PREGUNTAS DE DISCUSIN

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

PROYECTO
l.

GRUPAL:
DEL

sustento: Los Interesados (St.akeholders)del proyecto deben recibir Informacin de manera

oportuna. Las comunrcaciones globales que usan fonmatos estndar a travs de un Sistema
de Gestin de Comunicaciones pueden reducir el Impacto de las diferencias culturales.
4. En el proceso Gestionar las Comunicaciones, los Informes de Desempello se centran en
todo 10 siguiente, EXCEPTO:

Un Director de Proyecto (Project Manager) planifica llevar a cabo una Reunin de

Arranque (Reunin Klckoff) en la que probablemente se tratar todo lo siguiente,
EXCEPTO:
Establecer las relaciones de trabajo y los formatos estndar para las comunicaciones
en el proyecto.
Revisar los Planes del Proyecto.
Establecer las responsabllldades de grupo as como las responsabilidades
Individuales.
d. Discutir temas legales especficos con respecto al contrato.

e.
f.
g.
h.

a.

b.
c.

Respuesta: D
Sustento: La Reunin de Arranque (Reunin Kick-off) se lleva a cabo despus de la

adjudicacin del contrato o la aprobacin del proyecto. Esta reunin da la oportunidad

para que los participantes del proyecto se conozcan entre si y revisen la Informacin
acerca del proyecto. Hay que tener cuidado, ya que esta reunin no es un "foro para discutir
los temas
detallados del proyecto.

Respuesta:D
sustento: Los Informes sobre el desempeo del proyecto consisten en recoleccin y anlisis

peridico de datos frente a datos reales, ya que busca el progreso del proyecto y
desempeo. Estos informes Incluyen anlisis del desempeo, trabajo completo durante el
periodo, etc. El sistema de Informacin para la direccin de proyectos forma parte de los
factores ambientales de la empresa que Influyen en el proceso de gestin de las
comunicaciones
.
S.

2. Uno de los propsitos del Plan de Gestin de las Comunicaciones es proporcionar

c.
d.

Mtodos que se utl112arn para transmitir la Informacin.

Mtodos que se utilizaran para liberar del proyecto a los miembros del equipo
cuandoya no sean necesarios.
Relaciones de responsabllldad entre los lnteresados (Stakeholders) y la organizacin
del proyecto.
Niveles de habilidad y experiencia de cada miembro del equipo.

Respuestai
A

Sustento: El Plan de Gestin de las Comunicaciones tambin debe contener una estructura

de distribucin que muestre los mtodos que se utilizarn para distribuir los diversos tipos
de Informacin, los Individuos u organizaciones a quienes se les distribuir la Informacin,
los cronogramas de produccin mostrando cundo se producir cada tipo de comunicacin,
y los mtodos para acceder a la informacin entre las comunicaciones programadas.
Tambin deben estar Incluidas discusiones sobre cmo se actualizar el plan y cmo se
revisar segn los cambios necesarios. El nivel de detalle debe ser apropiado para el tamao
y complejidad del proyecto.
3.

Los Directores de Proyectos (Project Managers) asignados a proyectos Internacionales

deben conocer temas claves sobre entornos lnterculturales y poner especial nfasis en:
a. Establecer un sistema de Informe de desempello.
e, Desarrollar un sistema para manejar las comunicaciones.
c. Establecer y seguir un cronograma de produccin para la distribucin de la
informacin con el nn de evitar respuestas a solicitudes de Informacin entre las
comunicacionesprogramadas.
d. Usar servicios de traduccin escritos y formales para los Informes del proyecto.

Respuesta:
B

Usted acaba de ser nombrado Director de Proyecto (Project Manager) para un

importante proyecto de la compaila. Una de sus primeras actividades como Director del
Proyecto ha sido crear un sistema de recuperacin y recopilacin de Informacin, el cual
puede Incluir todo lo siguiente, EXCEPTO:
a.
b.
c.
d.

Informacin sobre:
a.
b.

Trabajo completo durante el periodo.

Anlisis del desempello pasado.
Resumen de los datos aprobados en el periodo.
El sistema de Informacin para la direccin de proyectos.

Sistemas manuales de almacenamiento.

Software de Direccin de Proyectos.
Dispositivos de recoleccin de datos.
Bases de datos electrnicas.

Respuesta:
C

Sustento: Los sistemas de recuperacin y recopilacin de Informacin pueden Incluir

sistemas manuales de almacenamiento, software de Olrecci6n de Proyectos, y bases

de datos electrnicas.
Los dispositivos de recoleccin de datos Incluyen lectores de
bandas magnticas, escneres, lectores de cdigos de barras, etc., por tanto no
pueden fonnar
parte de un sistema de recuperacin y recopllacln de Informacin.

6.

La facilitacin de reuniones, es una sesin especial de trabajo grupal dentro del contexto
proyecto. As mismo con el fin de generar mejores resultados, permite:

a.
b.
c.
d.

Un tiempo libre establecido.

Uso efectivo de los recursos.
Distribuir la agenda con entctpacn.
Documentar y publicar el acta de la reunin.

Respuesta: B
Sustenta: La facilitacin de reuniones permite el uso efectivo de los recursos, ubicando a

cada persona en el mejor lugar donde puede desempearse, con el fin de generar mejores
resultados. La facilitacin de reuniones suma un gran valor al proyecto.
7.

Usted ha sido elegido como Project manager y tiene ms de 30 Interesados y en todo

el ciclo de vida del proyecto usted debe asegurarse que las necesidades de Informacin
de los Interesados se lleven a cabo en el proyecto. lEn qu proceso de Gestin de las
Comunicaciones se encuentra?

a.
b.
c.
d.

dichas necesidades. El anlisis debe incluir consideraciones sobre las tecnologlas y mtodos
adecuados para pmporclonar la Informacin necesaria.

Gestionar las Comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones.
Planificar la Gestin de las Comunicaciones.
Plan para la Direccin del Proyecto.

Retipuesta:
B
Sustento: Controlar
las com unlcacicnes es el
proceso de
monltorear y
controlar
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las
necesidades de informacin de los interesados en el proyecto se cumplen. El beneficio clave
de este proceso es que este asegura un flujo de informacin opclonal entre todos los
participantes en la comunicacin, en cualquier momento en el tiempo.
8. Las necesidades y expectativas de los Interesados (Stakeholders)
informacinque necesiten, se Identifican, analizan y documentan en
l:

11. El Director de Proyecto (Project Manager) pasa mucho tiempo comunicndose con el
equipo, los Interesados (Stakeholders), el cliente y el Patrocinador (Sponsor). Se
pueden observar fcilmente los desaflos Implicados, especialmente si un miembro del
equipo tiene que comunicar un concepto tcnico a otro miembro del equipo de diferente
pas. El PRIMER paso en este proceso es:
a.
b.
c.
d.

Codificar el
Decodificar
Determinar
Determinar

mensaje.
el mensaje.
los bucles de retrmilimentacin.
el medio.

en cuanto a la

Respuesta: A
Sustento: Es esencial traducir los pensamientos o Ideas a un lenguaje que sea comprensible
por otros; ste es el primer paso en el modelo bsico de comunicacin. Luego, el mensaje
puede ser enviado usando una variedad de tecnologas, y el receptor lo decodiftca o lo
traduce nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.

Respuesta: C
Sustento: El Plan de Gestin de las Comunicaciones describe cmo ser
recolectada,
organizada y distribuida la Informacin del proyecto a los Interesados. Como tal, ste es un
componente crtico en la Gestin de los Interesados.

12. El Plan para la Direccin del Proyecto es una entrada al proceso Controlar las
Comunicaciones. <Qu parte del plan es la MS relevante para este proceso?

a.

b.
c.
d.

9.

Plan Para la Direccin del Proyecto.

Plan de Gestin de los Recursos Humanos.
Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Registro de lnteresados.

<Cul de las siguientes capacidades es la MS Importante para un Director de Proyecto

(Project Manager)?
a.
b,
c.
d.

Experiencia en supervisin.
Habilidades de negociacin.
Educacin en un campo tcnico.
Capacidad para trabajar en equipo.

Respuesta: D
Sustento: La gestin del proyecto consiste en conseguir Que se hagan las cosas a travs
de
las personas que generalmente reportan directamente al Director del Provecto (Project
Manager). La capacidad de Influenciar a los miembros del equipo del proyecto, as como a
otros Interesados (Stakeholders), es fundamental para el xito del proyecto.
10. Usted es el responsable de un proyecto que tiene mltiples clientes Internos. Debido a
que muchas personas estn Interesadas en este proyecto, usted decide preparar un Plan
de Gestin de las Comunicaciones del proyecto. El PRIMER paso para preparar este
plan
es:
a.

Realizar un anlisis de los Interesados (Stakeholders) para evaluar las necesidades

de Informacin.
b. Determinar un cronograma de produccin para mostrar cundo se producir cada
tipo de comunicacin.
c. Describir la Informacin que se planea distribuir.
d. Establecer un repositorio para todos los documentos del proyecto de modo que sean
fcilmente accesibles.

Respuesta: A
Sustento: El an61isls de los Interesados (Stakeholders) se utiliza para analizar
las
necesidades de Informacin de tos Interesados y determinar las fuentes para cumplir con

a.
b.
c.
d.

Proceso de gestin de la configuracin.

Tcnicas de comunicacin.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
Unea Base para la Medicin del pesempeo.

Respuesta:
D
Sustento: La Unea Base es un plan aprobado y distribuido en el tiempo, contra el cual

se

puede medir el desempeo del alcance, tiempo, costo, y calidad en una base regular y
peridica. Tambin puede Incluir parmetros tcnicos y de calidad.
13. Usted est en la Iniciacin del proyecto y observa un alto grado de conflicto entre los
Interesados (Stakeholders). Dichos conflictos frecuentemente se originan por:
a. Las decisiones tcnicas que se necesitan realizar.
b. La aplicacin de la metodologia de gestin del proyecto.
c. El establecimiento del proyecto en un entorno de gestin matricial.
d. SI se requiere una Oficina de Direccin de Proyectos (PMO).
Respuesta:
C
Sustento: En la fase de iniciacin, todavla no se han tomado muchas decisiones
concernientes a la gobernablldad del proyecto. Es Importante establecer a la brevedad
posible los roles, responsabilidades, y autoridades para la toma de decisiones, de modo tal
que el proyecto se encarrile tan rpido como sea posible.
14. lCul de los SIGUIENTES trminos describe la fuerte presin dentro de un orupo
para conformarse a las normas grupales en desmedro de Ideas Innovadoras y crticas?
a.
b.
c.
d.

Dinmicas de grupo.
Dichos del grupo.
Pensamiento grupal.
Grupo de presin.

Respuesta:
C

lrvlng Jalns Invent este trmino en 1971 para alertar a las personas de
que puede surgir una gran desventaja para la creatividad cuando un equipo se hace
demasiado cohesivo y amable.
sustento:

15. Un Director de Proyecto (Project Manager) est tratando de usar las habilidades de
escucha emptlca para entender el marco de referencia de otra persona. Al seguir este
enfoque se deberla:
a.
b.
c.
d.

Imitar el contenido del mensaje.

Investigar, luego evaluar el contenido.
Evaluar el contenido, luego recomendar.
Refrasear lo recibido y reflejar los sentimientos.

Respuesta: D

Sustento:

La escucha ernptlca consiste en mirar el mundo de la misma forma en que el

otro lo ve, con el objetivo de comprender la visin y los sentimientos de las personas. Al
contrario que la escucha simptica, la escucha emptlca no contiene elementos de juicio de
valor.

16. La informacin recibida de los Interesados (Stakehoiders) con respecto a las operaciones
del proyecto puede ser distribuida y usada para rnoomcar o mejorar rendimientos
futuros del proyecto. Esto se realiza actualizando los Activos de los Procesos de la
Organizacin, lDurante qu proceso?
a.
b,
c.
d.

P1anlflcar la Gestin de las Comunicaciones.

Gestlonar las Comunicaciones.
Controlarlas Comunicaciones.
Planificar la Gestin de los Interesados.

Respuesta: B
Sustento: La retroalimentacinque se recibe de los Interesados se debe utilizar para
mejorar el rendimiento del proyecto a travs de la difusin de Lecciones Aprendidas en el
proceso Gestionar las Comunicaciones.

17. Los enunciados de las polticas y fllosoflas organlzaclonales, descripciones de puestos de

trabajo, y restricciones, son ejemplos de:
a.
b.
c.
d.

Comunicacin
Comunicacin
Comunicacin
Comunicacin

descendente.
lateral.
externa.
horizontal.

Respuesta: A
sustento:La -eomunlcacin descendente proporciona direccin y control para los miembros
del equipo del proyecto v otros empleados. Contiene Informacin relacionada al trabajo,
tales como acciones solicitadas, estndares, el tiempo para que las actividades se realicen,
las actividades que deben completarse y las mediciones de progreso.
18. Un ejemplo de un buen ejercicio para construir equipos es:
a.
b.
c.
d.

Reunin para revisar el rendimiento.

Sesin de Lecciones Aprendidas en los cierres de fase.
Preparacin del Informe del proyecto.
Reunin con el cliente sobre el progreso del proyecto.

Respuesta:
B
Sustenta: Cuando se lleva a cabo las sesiones de Lecciones Aprendidas en los cierres
de
fase, se promueve la colalx>racln y la comunicacin entre los miembros del equipo de
proyecto. En esta reunin, se recuerdan los logros alcanzados y se recalca lo que se va a
hacer, fomentando un sentido de trabajo en equipo.
19. Usted ha decidido organizar un grupo de estudio con otros Directores de Proyectos
(Project Managers)
de su organizacin para ayudartes a prepararse para el examen de
organizar
este g
certificacin PMP. lQu tipo de comunicacin se est empleando en los esfuerzos por
a. Horizontal. rupo?
b. Vertical.
c. Formal.
d. Externa.
Respuesta: A
Sustento: Las habilidades de comunicacin se utilizan para Intercambiar Informacin entre
el emisor y el receptor. La comunicacin horizontal se da en el mismo nivel entre dos o ms
personas de la organizacin, en lugar de hacia arriba y hacia abajo.
20. El Gerente General de su ccmpala le acaba de enviar un correo pidindole que realice
una presentacin de su proyecto (el cual ha estado en ejecucin durante 18 meses) a
ms de SO l nteresados (Stakeholders) internos y externos. El Gerente General program
la presentacin para el siguiente lunes. El PRIMER paso para la preparacin de la
presentacin debera ser:
a.
b.
c.
d.

Definir la audiencia.
Determinar el objetivo.
Decidir sobre la forma general de la presentacin.
Planificar una estrategia de presentacin.

Respuesta~B
Sustento: Slo despus de determinar los objetivos, se podr abordar de manera efectiva
los otros temas listados.

TEST DE EVALUACIN PARA DESARROLLO EN CASA:

GESTIN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO
1. SI se tienen 4 personas en un equipo de proyecto y se agregan 9 ms, lCuntos canales de
comunicacin ADICIONAi.ES se crearn?

a. 6.
b, 30.
c.
d.

36.
72.

a.
b.

Respuesta: D
Sustento:
Para calcular los canales de comunicacin tenemos la siguiente frmula N(N-1)/2, donde N es el
nmero de personas del equipo.
Entonces
:
Para el equiJ)O original de 4 personas tenlamos 4(4-1)/2 ~ 6 canales de comunicacin.
Para el nuevo equipo tenemos 13 personas donde 13(13-1)/2 = 78 canales de
Nos piden calcular cuntoscanales mas de
comunicacinnecesitamos,entoncesrestamos
los datos obtenidos anteriormente: 786~72

a. Todos los Incidentes deben ser resueltas antes de cerrar el proyecto.

b. El Registro de Incidentes es una herramienta para que los Interesados registren slo las
polmicas resueltas.
c. El Registro de Incidentes proporciona un repositorio para lo que ya ha suceddo en el
proyecto.
d. Para facilitar las comunicaciones no se requiere de un registro de Incidentes.
Respuesta:
C

Respuesta: B
Sustento: Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso para determinar las
necesdades de Informacin y requisitos de los Interesados en el proyecto y para definir como
abordar las comunicaciones.

Sustento: Se utiliza un registro de Incidentes para registrar y monltorear la resolucin de

Incidentes, facilitando las comunicaciones y asegurand.o un entendimiento comn de Incidentes.
La Informacin obtenida es Importante para el proceso Controlar las Comunicaciones, ya que
proporciona un repositorio para lo que ya ha sucedido en el proyecto.
7.

La responsabilidad de la decodcaon del mensaje recae en:

a.
b.
c.
d.

lCul de las siguientes

Comunicaciones?
a.
b.
c.

alternativas

es

FALSA

La MAYOR parte de la comunicacin entre las personas es:

a.
b.
c.
d.

El Emisor
El Receptor
El Plan de Gestin de las Comunicaciones
Losmodelos de comunicaciones

Respuesta: B
Sustento: El receptor debe decodlcar el mensaje cuidadosamente
comprendi.
4.

d. Informal y verbal
Respuesta: A
Sustenta: La comunicacin escrita formal se usa para problemas complejos, Planes de Gestin
del Proyecto, Acta de Constitucin del Proyecto, memorandos, comunicacin a gran distancia

El proceso para crear un plan Indicando cmo se llevarn a cabo todas las comunicaciones en el
proyecto se conoce como:
a. Modelamlento de las comunicaciones
b, Planificar la Gestin de las comunicaciones
c. Mtodo para distribuir la Informacin
d. Planlflcacln de la distribucin de la comunicacin

3.

Formal y escrito
Informal y escrito

c. Fonnal y verbal

6.
lCui de los siguientes enunciados es VERDADEROcon respecto a los
incidentes?

comunicacin.

2.

Respuesta: B
Sustenta: Gestionar las Comunicaciones es e! proceso que consiste en poner la lnfonnacln
relevante a disposicin de los Interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este
proceso se ejecuta a lo largo de todo el ci'clo de vida del proyecto y en todos los procesos de
direccin. En este caso, el enfoque esta puesto principalmente en el proceso de ejecucin, que
Incluye la Implementacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones, asl como la respuesta a
solicitudes de Informacin Inesperadas.
5. La ltima revisin del estado de proyecto muestra que hay un retraso de ms de tres semanas.
Usted est obligado a comunicar esto> problema al diente. Este mensaje debe ser:

y conflnnar

que se

respecto al proceso Gestionar las

Gestionar las Comunicaciones es un proceso de ejecucin.

El proceso Gestionar las Comunicaciones finaliza cuando el producto ha sido aceptado.
Gestionar las Comunicaciones puede Implicar atencin de solicltudes Inesperadas de los
Interesados.
d. Gestionar las Comunicaciones con lleva la ejecucin del Plan de Gestin de las
Comunicaciones.

Verbal
No verbal
Documentada
Innecesaria

Respuesta: B
sustento: Aproximadamente el 55% de todas las comunicaciones son no verbales, por ejemplo,
en base al lenguaje corporal. Por lo tanto, la mayora de lo que se comunica es no verbal.
8.

lCul de las siguientes tcnicas de comunicacin es fa MS efectiva para resolver conflictos?

a. Mensajera Instantnea
b. Video conferencias
c. E-mail
d. Comunicacin cara a cara

Respuesta: D

La comunicacincara a cara es la tcnicams efectivapara la resolucinde

conflictos, pues permite que la confrontacin entre las personas sea ms directa y espontnea. Y
sobre todo que el conflicto se solucione en el momento y no se diluya en una serle de Idas y
venidas de respuestas.

Sustento:

9.

El Plan de Gestin de las Comunicaciones generalmente

alternativas, excepto;
a.
b.
c.
d.

contiene TODAS las siguientes

La respuestaesperada de los lnteresadosa la comunicacin.

Los requerimientos de comunicacin de los Interesados.
Qu tecnologa se va a utilizar para comunicar la Informacin.
Un glosarlo de trminos.

Respuesta: A
Sustento: Por lo general el Plan de Gestin de las Comunicaciones proporciona:
Los requerimientosde comunicacinde los interesados.
La Informacin que debe ser comunicada, incluido el idioma, formato, contenido y
nivel
de detalle.
El motivo de distribucin de dicha informacin.
El plazo y frecuencia para la distribucin de la Informacin requerida.
La persona responsable de comunicar la Informacin.
La persona o los grupos que recibirn la Informacin.
Los mtodos o tecnologas utilizados para trasmitir la Informacin.
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin.
El mtodo para actualizar y refinar el Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Un glosario de termlnologia comn, etc.
10. Usted como Project manager comparte la necesidad de comunicar
la informacin del
proyecto a su equipo del
proyecto, adems necesita considerar
y
documentar
adecuadamente
los mtodos de almacenamiento,
recuperacin y disposicin final de la
Informacin del
proyecto. lEn qu procesode Gestinde
las comunicaciones,se
encuentra?
a. Gestionarlas Comunicaciones.
b. Planificar la Gestin de las Comunicaciones.
c. Controlarlas Comunicaciones.
d. Plan de Gestin de las comunicaciones.

Respuesta: A
Sustento: Mientras todo el proyecto comparte la necesidad de comunicar la informacin
del
proyecto, la necesidad de lnfonmactn y los mtodos de distribucin pueden variar ampliamente.
En adlctn, los mtodosde almacenamiento.,recuperaciny disposicin final de la
informacindel proyecto necesitan ser considerados y documentados apropiadamente
durante el proceso de Gestionar las Comunicaciones.

11. Usted recibi a ltimo minuto el tnfonme de Estado de un miembro del Equipo de Proyecto, el
cual usted cree que est Incorrecto. Este reporte muestra tareas como completadas, pero usted
tiene ta certeza que no ms del 60% han sido completadas; adems en dicho reporte se detalla
que ya fueron entregados a los clientes. Usted est por tener una reunin con los Interesados
claves (Stakeholders). cu<ll es la ME.JORmanera de manejar este problema?
a. Pedir al miembro del equipo que escribi el reporte que firme al final del documento.
b. Pedir a los Interesados que se difiera la reunin hasta tener un Informe veraz y consistente.
c. Convocar al equipo del proyecto a una reunin para llegar al fondo de la discrepancia.

d. No hacer nada con este Informe y entregar un Informe modificado en la prxima reunin
con los lnteresados.
Respuesta:B
Sustento: SI el Director del Proyecto tiene casi la certeza que la Informacin dada en el
Reporte de Estado no es cierta, es preferible que difiera la reunin con los lnteresados clave,
pues dar
Informacin incorrecta podria traerle serlos problemas y generar falta de confianza. Luego debe
obtener datos reales del proyecto los cuales deben verse reflejados en el Reporte del Proyecto.
12. La habilidad MAS importante que un Director del Proyecto (Project Manager) debe tener es:
a. Habilidad administrativa.
b. Habilidad para la planificacin.
c. Habilidad para el contacto con el cliente.
d. Habilidad para la comunicacin.
Respuesta:
D
Sustento: Un Director de Proyecto debe poseer muchas habilidades blandas para
poder
gestionar el proyecto y al equipo eficientemente, pero la habilidad que mas necesitar
durante el proyecto ser la comunicacin, ya sea de manera fonmal o Informal, escrita o
verbal, el Director del Proyecto deber comunicarse con todo el equipo de proyecto para
poder ejecutar el proyecto de la mejor manera.
13. La MEJOR definicin de ruido es:
a. Cualquier informacin insoportable que se encuentra en forma escrita o verbal en las
comunicaciones de los proyectos.
b. Algo que interfiere con la transmisin y el entendimiento de un mensaje.
c. Cualquier comunicacinque tiene lugar a travsde canales no oflclalesdel proyecto.
d. un acrnimo de comunicacin.
Respuesta:
B
Sustento: El ruido es la Interferencia que origina una mala transmisin
y un
pobre
entendimiento del mensaje. El ruido no permite que el mensaje sea transmitido del
emisor
al
receptor,con
xito.
14. Un Director del Proyecto (Project Manager) est sosteniendo una reunin con los Interesados
en relacin al estado de un gran proyecto para la construccin de una nueva pista de
aterrizaje en un aeropuerto. El proyecto tiene un CPI de 1.2 y un SPI de 1.25; adems, el
Director del Proyecto tiene que entregar el mensaje a los Interesados de que una prueba
crucial de calidad ha fallado. Qu tipo de comunicacin representa esta reunin?
a.
b,
c.
d.

Formal verbal.
Informal verbal.
Paralingual.
No verbal.

Respuesta: 8
Sustento: Generalmente las reuniones del proyecto se manejan utilizando una
comunicacin Informal verbal, que permita que la reunin se desarrolle con mayor
confianza entre los miembros del equipo del proyecto.
15. Usted acaba de asumir el cargo de Director del Proyecto (Project Manager) para la
construccin de una nueva pista de aterrizaje de un gran aeropuerto. El proyecto ya est en

progreso, y se tienen Identificados a ms de 200 Interesados. Usted quiere saber cmo puede
comunicarse con estos Interesados. tDnde encontrara usted este tipo de Informacin?
a.

Depende del tipo de proyecto.

18.

Las Lecciones Aprendidas pueden contener:

b,
c.
d.

En el Plan de Gestin de Interesados.

En el Plan de Gestin de las Comunicaciones.
En los requerimientos de comunicacin.

Respuesta:
C
Sustento; Por lo general el Plan de Gestin de las Comunicaciones
proporciona:
Los requerimientos de comunicacin de los Interesados.
La informacin que debe ser comunicada, lnduldo el idioma, formato, contenido y nivel
de detalle.
El motivo de distribucin de dicha Informacin.
El plazo y frecuencia para la distribucin de la Informacin
requerida. La persona responsable de comunicar la Informacin.
La persona responsable de autorizar la divulgacin de Informacin confidencial.
La persona o los grupos que recibirn la Informacin.
Los mtodos o tecnologas utilizados para trasmitir la Informacin.
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin.
El mtodo para actualizar y refinar el Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Un glosarlo de terminologa comn.

a.
b.

a.
b.
c.
d.

En e1 Plan de Gestin de las Comunicaciones.

En el Informe de las actividades del proyecto.
En los Informes de Desempeo del proyecto.
En el Plan para la Direccin del Proyecto.

Resp.uesta:
C

Sustento: Los Informes de Desempelo del Proyecto se utilizan para distribuir la Informacin
sobre el estado y desempeo del proyecto, deben estar disponibles antes de las reuniones del
proyecto y deben ser lo ms precisos y actuales posibles. Las orovecciones se actualizan y emiten
nuevamente basndose en las mediciones del desempeo del trabajo suministradas a medida que
el proyecto se ejecuta. Esta es Informacin acerca del desempeo pasado del proyecto que podra
tener un Impacto sobre el futuro del mismo, por ejemplo, las estimaciones al trmino (EAC) y las
estimaciones para concluir (ETC).

d.

Anlisis de las causas de las variaciones ms Importantes en el proyecto.

Respuesta:

Sustenta:Las lecciones Aprendidas incluyen lo que se hizo bien, lo que se hizo mal, y lo que se
hara diferente si se pudiera volver a hacer el proyecto. Otra manera de decir esto es que estas
lecciones tambin incluyen las causas de las polmicas que el proyecto tiene que afrontar y el
razonamiento subyacente a la accin correctiva Implementada, asi como el anlisis de las causas
de las variaciones ms Importantes en el proyecto.

19. lEn qu documento se puede utlllzar el anlisis de valor ganado?

a.
b.
c.
d.

Mary est usando un pronstico para determinar la Estimacin a la Conclusi6n (EAC) de su

proyecto. lOnde seria MEJOR Incluir esta informacin?

16.

c.

El saber colectivo del equipo sobre todas las especialidades del proyecto.
El feedback de los dientes en cuanto a lo que se podra haber hecho despus de terminar el
proyecto.
Informacin a utilizarse corno entrada para el cierre administrativo.

Registro de Incidentes.
Plan para la Direa:In del Proyecto.
Informe de oesemoeo.
Reporte de valor del proyecto.

Respuesta:
C
Sustento: Los Informes de Desempeo organizan
y
resumen la Informacin
recopilada, y presentan los resultados de cualquier anlisis realizado comparado con la Unea
Base para la Medicin del Desempei\o. Entre los formatos comunes de informes de
desempei\o,
se encuentran los diagramas de barras, las curvas S, los histogramas y los
cuadros. El anlisis de variacin, el anlisis de valor ganado y los datos de proyecciones a
menudo se Incluyen en el Informe de Desempeo.

20.

La comunicacin es la clave para el xito de un proyecto. Como Director del Proyecto usted
tiene tres Interesados con quienes necesita comunicarse; por lo tanto, tiene seis canales de
comunicacin. Un nuevo Interesado ha sido adicionado al proyecto. lCuntos canales
de comunicacin se necesita ahora 7

a. 7
17. Mario es un Director de Proyecto (Project Manager) que est participando en una reunin con
los clientes. Despus de que los dientes participan, Mario OJldadosamente repite y reformula
el mensaje hada ellos. lQu es lo que est poniendo en prctica?
a.
b.
c.
d.

Habilldades de escucha.
Gestin de las comunicaciones en el proyecto.
Cortesa profesional.
Escucha pasiva.

Respuesta;
A

Sustenta: En las habilidades de escucha el receptor debe decodificar el

mensaje cuidadosamente y confirmar que se comprendi. Esto Incluye observar al

emisor, captar
gestos fsicos y expresiones faciales, pensar qu decir antes de responder, y utilizar escucha
activa, en la cuat el receptor confirma que l o ella est escuchando, confirma que est de
acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le aclare. Incluso el receptor puede repetir lo dicho
por el emisor para asegurarse que entendi el mensaje correctamente.

b.

c.

d.

10
12
16

Respuesta:
8

Sustento: El equipo inicial est formado por 4 personas (3 Interesados y usted como
el
Director del Proyecto), pero ahora se incorporar
tendremos 5 personas. Calculamos los canales
slgule.nte frmula N(N-1)/2, donde N equivale
proyecto. Por tanto ahora necesitaremos 5(51 )/2

una persona ms al equipo, por lo tanto,

de comunicacin que se necesita con la
al nmero de personas que hay en el
10 canales de comunicacin.

21. Todos los siguientes son factores de tecnologla de la comunicacin que pueden afectar el
proyecto, EXCEPTO:
a.
b.
c.
d.

La urgencia de la necesidad de Informacin.

La disponibilidad de la tecnologla.
Sensibilidad y Confidencialidad de la Informacin.
El entorno de la empresa.

Respuesta;D
sustento: Entre los factores de tecnologla de la comunicacin que pueden afectar
el proyecto se Incluyen:
La urgencia-dela necesidad de la Informacin,
La dlsponlbllldad de. la tecnologla,
Fcil de usar,
Sensibilidad y ConfJdenclalidad de la !nformacin,
El entorno del proyecto.
22. Usted es Director de un proyecto (Project Manager) de $100,000 para el desarrollo de un
nuevo producto. Su proyecto est ejecutndose bien y est a tiempo, en el presupuesto y con
los requerimientos solicitados. Esta maf\ana, el Patrocinador (Sponsor) del proyecto lo llam
para expresar su preocupacinsobreel proyecto. De acuerdoa la Linea Base del
Cronograma,
el proyecto deberla estar cerca de su finalizacin, pero el Patrocinador no sabe el estado actual
del proyecto. Usted le recuerda que su equipo de proyecto produce un informe semanal del
estado del proyecto, el cual se distribuye vla correo electrnico. El Patrocinador le indica que
el correo electrnico es demasiado Impersonal y que los informes verbales son de su
preferencia. Esta situacin de Insatisfaccin hubiera sido evitada si se hubiera efectuado un
cuidadoso y correcto proceso de:
a.
b.

Planificar la Gestin de las Comunicaciones.

Gestionar las Comunicaciones.

d.

Plan de Gestin de las Comunicaciones.

c. Controlar las Comunicaciones.

Respuesta:
A
Sustento: Planificar la Gestin de las Comunicaciones es el proceso que Implica Identificar
las
necesidades de Informacin y de comunicacin de los Interesados del proyecto y para definir cmo
abordar las comunicaciones. Una comunicacineficaz significaque la Informacinse
suministra en el formatoadecuado, en el momento justo y con el impactoapropiado.

23. Para un Director de Proyecto (Project Manager), Kul de las siguientes alternativas es una
desventaja al emplear los informes de Desempeo comparado con mirar ln-situ qu est
pasando en un proyecto,hacerpreguntas y ayudar a tos miembrosdel equipo?
a.
b.
c.
d.

LOS informes
Los Informes
Los Informes
han ocurroo,
Los !nformes

de Desempeo incluyen la informacin de todo el equipo.

de Desempeo Incluyen la Informacin de los Interesados.
de Desempeo generalmente muestran los problemas despus de que ellos
de Desempeo suministran informacin sobre las tendencias.

Respuesta:
C
Los Informes de Desempeo se emiten de forma peridica,donde organizan
y resumen la Informacin recopilada del periodo y presentan los resultados de los
anlisis realiz.ados del periodo. Una de las desventajas de este Informe es que la Informacin que
Incluye es sobre eventos ya ocurrdi os,
por ello se recomienda observar cualquier
anomalia en los informespara prever acciones correctivasantes que los problemas
sucedan.
Sustento!

24.

d.

28

Respuesta:
C
Sustento; Para ello debemos calcular primero los canales de comunicacin que
hablan
cuando el equipo estaba conformado por 5 personas, para ello utilizaremos la siguiente
frmula N(N-1)/2, donde N es la cantidad de personas.
Entonces 5(5 1)/2= 10 canales.
Ahora calcularemos los canales de comunicacin necesarios para un equipo de 8 personas,
entonces 8(8-1)/2= 28.
La pregunta nos dice lcuntos canales de comunicacin se han agregado? , es decir,
cuntos canales ms hay, esto lo obtenemos con una simple resta: 2810=18,
son 18
canales de comunicacl6nlos que se han agregado.
25. lQu es lo LTIMO que se realiza en el cierre de un proyecto?
a. Completar las LeccionesAprendidas.
b. Proporcionar toda la documentacin pertinente al cliente.
c. Actualizar los ard'livos.
d. Terminar de liberar al equipo de proyecto.
Respu.esta;
D
Sustento:
Lo ltimo que se debe realizar es la liberadndel equipo, pues ellos nos
permitirn
completar las Lecciones Aprendidas, la documentacin y actualizacin de los archivos, y dems
informacinque se necesite para cerrarel
proyecto.
26. Usted ha sido asignado como Director del Proyecto (ProJect Manager) para un proyecto
Industrial grande. Este proyecto de un ao de duracin est casi a la mitad, e Involucra a cinco
proveedores diferentes y muchos Interesados. Usted quiere saber rpidamente dnde se
encuentra el proyecto. Cul de los siguientes Informes serian de MAYOR utilidad para
encontrar tal informacin?

a.
b.
c.
d.

Estado de la tarea.
Desempeo.
Pronsticos.
Las comunicaciones.

Respuesta: a
Sustento:LosInformesde Desempeoorganizanla Informacinrecopilada, y presentan los
resultados de cualquier anlisis realizado comparando la lnea base para la medicin del
desempeo, suministra Informacin sobre el avance y estado del proyecto, Incluyendo:
El anlisis del desempeo pasado.
El estado actual de jos riesgos e Incidentes.
El trabajo completado durante el periodo.
El trabajo que deber completarse en el prximo periodo.
El resumen de los datos aprobados en el periodo.
Los resultados del anlisis de vertacln.
La conclusin proyectada del proyecto (Incluido el tiempo y costo).
Otra informacinrelevante que debe ser revisada y analizada.
27. Un equipo de proyecto ha completado todo los entregables tcnicos del proyecto, y el cliente
tambin ha aceptado el producto del proyecto. Sin embargo, no se han completado las
Lecciones Aprendidas requeridas por el proyecto. lCual es el estado del proyecto?

Originalmente,
su proyectotena cinco miembrosde equipo. Ahora el alcance se ha
extendido, y hay un total de ocho personas en el equipo del proyecto, lCuntos canales de
comunicacin se han agregado?

a. 9
b.

c.

10
18

a. El proyecto est Incompleto porque el proyecto necesita ser replaneado.

b. El proyecto est incompleto hasta que todos los entregables estn completos y aceptados.
c. El proyecto est completo porque el cliente ha aceptado los entregables.

d.

El proyecto est completo porque el proyecto ha alcanzado la fecha comprometida.

Los recursos asignados para las actividades de comunicacin, Incluidos el tiempo y

el presupuesto
El proceso de escalamiento, con identificacin de los plazos y la cadena de mando
{nombres) para et escalamiento de aquellos Incidentes que no puedan resolverse a
un
nivel
Inferior;
El mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
Un glosario de la term lnoiogla comn;
Diagramas de flujo oe la Informacin que circula dentro del proyecto, los flujos de
trabajo con la posible secuencia de autorilaclones, la lista de Informes y los planes
de reuniones,etc.,
y
Restricciones en materia de comunicacin, generalmente derivadas de una
legislacin o normativa especifica, de la tecnologa, de las polticas de la
orcantzacjn, etc.

Respuesta:
B
sustento: El proyecto es considerado como concluido cuando todos los entregables del
proyecto hayan sido completados y aprobados. Dentro de los entregables tambin se
consideran los documentos de Cierre del Proyecto, como son las Lecciones Aprendidas.
28. El conductor de la reunin {chairperson) debera asegurarse de que:
a,
b.

e
d.

Se definan y entiendan las reglas de la reunin.

Los lderes del proyecto sean los nicos que pueden hablar.
Todos los temas de la agenda deben completarse Independientemente de cunto tiempo
tome ello.
Se dedique tiempo adecuado a temas que no estn en la agenda pero que son Importantes
para l.

Respuesta:
A
Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y
stas podrian ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo
todo en las reuniones, y lo nico que consigue es una reunin ineficiente y poco productiva.
Por ello debemostener en cuenta ciertasreglascon respectoa las reuniones:
Estl!blecer un tiempo lmite y ceirse a ste.
Programar reuniones peridicas con anticipacin.
Reunirsecon el equiporegularmente,pero no muyfrecuente.
Tener un propsito para cada reunin.
Crear una agenda con las aportaciones del equipo.
Distribuir la agenda con antelacin.
Cumplir con la agenda.
Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.
Reunir a la gente Idnea.
Presidir y llevar la reunin con un conjunto de reglas.
Asignar entregables y lmites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que
resulten producto de las reuniones.
Documentar y publicar el acta de la reunin.

29. Uno de los propsitos del Plan de Gestin de las Comunicaciones es proveer
acerca de:

30. Como director del proyecto (ProJect Manager) usted tiene diferentes tipos de reuniones y para
realizar una reunin eficiente y productiva utiliza diversas reglas EXCEPTO:
a.
b.
c.
d.

Respuesta:
D
Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y stas
pocran ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo todo en las
reuniones, y lo nico que oonslguees una reunin Ineficientey poco productiva.
Por ello debemos tener en cuenta ciertas reglas con respecto a las reuniones:
Establecer un tiempo limite y ceirse a ste.
Programar reuniones peridicas con anticipacin.
Reunirse con el equipo regularmente, pero no muy frecuente.
Tener un propsito para cada reunin.
Crear una agenda con las eportacones del equipo.
Distribuir la agenda con antelacin.
Cumplir con la agenda.
Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.
Reunir a la gente Idnea.
Presidir y llevar la reunin con un conjunto de reglas.
Asignar entregables y lmites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que
resulten producto de las reuniones.
Documentar y publicar el acta de la reunin,

informacin

a. Los mtodos que sern usados para reunir y almacenar Informacin.

b, Los mtodos que sern usados para liberar a los miembros del equipo de trabajo
del proyecto cuando no se les necesite ms.
c. El e-mail y la tecnologa de videoconferencia que ser usada a lo largo del proyecto.
d. La experiencia y niveles de habilidad de cada miembro del equipo.
Respuesta: A
Sustento: El Plan de Gestin de las Comunicaciones provee Informacin
sobre: Los requisitos de comunicacin de los Interesados;
La Informacin que debe ser comunicada, Incluidos el Idioma, el formato, el
contenido y el nivel de detalle;
El motivo de la distribucin de dicha Informacin;
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la Informacin requerida y para la
recepcin de la confirmacin o respuesta, si corresponde;
La persona responsable de comunicar la Informacin;
La persona responsable de autorizar la divulgacin de Informacin confidencial;
La persona o los grupos que recibirn la Informacin,
Los mtodos o tecnologas utltzados para transmitir la Informacin, tales como los
memorandos, correo electrnico y/o los comunicados de prensa;

Ceirse a un tiempo lmite ya establecido.

Realizar la programacin de reuniones peridicas anticipadamente.
Las aportaciones del equipo en las reuniones generarn una agenda,
Documentar y evlter publicar el acta de la reunin.

31. Una herramienta o tcnica usada para el proceso de Planificar la Gestin de las Comunicaciones
es:

a. Anlisis de los clientes det proyecto.

b. Habilidades de comunicacin.
c. Sistemas de distribucin de Informacin.
d. TecnoloQa de la comunicacin.
Respuesta' D
Sustento:Las herramientas o tcnicas usadas en el proceso Planificar la Gestin de las
Comunicaciones son:
Anlisis de Requisitos de Comunicacin,

Tecnologa de la Comunicacin,
Modelos de Comunicacin,
Mtodos de Comunicacin, y
Reuniones.
La existenda de barreras de comunicacin puede causar:

36. Ud. ha sido asignado como Director del Proyecto {Project Manager) para un proyecto de
telecomunicaciones. Este proyecto de duracin de un ao tiene un avance del 50%
a proxlmadamente, e Involucra tres proveedores y treinta personas en el equipo del proyecto. A
Ud. le interesarla ver los requerimientos de comunicaciones para el proyecto y qu metodologia
se est
usando Proyecto.
para apoyar las comunicaciones en el proyecto. lQue deberia Ud. consultar?
a.
El Plandel
b. El Plan de Gestionar las Comunicaciones.
c. Las polticas de la empresa.
d. El Plande Gestin de las Comunicaciones.

32. a. Que el proyecto finalice a tiempo.

b. Que se filtre informacin fuera de la organizacin.
c. Que ocurran conflictos.
d. Que la alta gerencia est satisfecha.
Respuesta:
C

Sustento: Una mala planlftcacln de las comunci aciones puede traer consigo barreras
de comunicacin entre los Interesados del proyecto, como falta de infonmacln, entregables
mal desarrollados, etc., lo cual originar conflictos entre los Interesados del proyectos, puesto
que no se tomaron en cuenta sus requerimientos.
33. lCundo se mejora la comunicacin?
a.
b.
c.
d.

Cuando
Cuando
Cuando
Cuando

el emisor le habla ms fuerte al receptor.

se usan ms movimientos ffslcos (body language ).
el emisor le habla ms lentamente al receptor.
el emisor verifica la correcta recepcin del mensaje.

Respuesta:
D
Sustenta: Se mejora la comunicacin cuando el emisor verifica
recepcin del
mensaje, esto se puede lograr pidindole al receptor que repita el mensaje.

37. Usted es el Director de un proyecto (Project Manager) de construccin y necesita comunicar a

sus miembros del equipo donde deben Implementar acciones correctivas para obtener el xito
del proyecto. lQu documento utilzaria?

la correcta

34. Se exige la correspondencia escrita y fonmal con el cliente cuando:

a.
b.
c.
d.

Respuesta: D
Sustento:El Plan de Gestin de las Comunicaciones provee informacin
sobre: Los requisitos de Informacin de los interesados.
La Informacinque debe ser comunicada, incluidos el formato,kflome, contenidoy nivel
de detalle.
El motivo de distribucin de dicha Informacin.
El plazo y la frecuencia para la distribucin de la informacin requerida.
La persona responsable de comunicar la Informacin.
La persona o gruposque recibirnla informacin.
Los mtodos o tecnologas utilizados para transmitir la Informacin, tales como los
memorandos, el correo electrnico y/o comunicacin Impresa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicacin.

Se detectan defectos.
El cliente solicita trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato.
El proyecto tiene desfase con respecto al plan original de trabajo.
El proyecto tiene sobrecostos.

Respuesta:
B
Sustento: la comunicacin escrita y fonnal se da cuando se tiene que formalizar acuerdos
sobre el proyecto, que contemple alguna modificacin en la Linea Basedel proyecto. Por ejemplo
una Solicitud de Cambio, o un trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato Inicial.

a.
b.
c.
d.

lnfonmes de Desempeo.
Plan de Gestin de las Comunicaciones.
Registro de interesados.
Reuniones.

Respuesta:A
Sustento: Se recopila el desempeo de la Informacin, se analiza, y se enva a los
Interesados. Es Importante que el Director del Proyecto comprenda que:
> Los Informes deben lnduir mediciones contra la Linea Base para la Medicin del
Desempeo establecido en el Plan para la Direccin del Proyecto. Es Importante
tener una Linea Base para la Medicin del Desempeo (las Lineas Base del Alcance,
tiempo, y Costo combinadas') que pueda ser medida. Estas mediciones son
Indicadores de cun exitoso es el Director del Proyecto.
> Los informes deben ser veraces y no esconder lo que est pasando realmente.
l> Se debe Informar el costo, tiempo, alcance, y rendimiento de calidad, no slo el
cronograma.
> Los informes ayudan a los miembros del equipo a saber dnde necesitan
recomendar e implementar acciones correcitvas.
> Es necesario obtener feedback de las personasque han recibido los infonnes como
parte de este proceso.

35. La comunicacin en el marco de un contrato deberia tender a ser:

a. Comunicacin fonmal y
b. Comunicacin formal y
c. Comunicacin lnfonmal
d. Comunicacin informal

escrtta.
verbal.
y escrita.
y verbal.

Respuesta:
A
Sustento: Se recomienda que la comunicacin en el marco del contrato sea de
fonma escrita y formal, para que haya documentos que avalen los acuerdos tomados y estos
estn redactados conrectamente.

38. lCul de las siguientes NO

Comunicaciones?
a.
b.
c.
d.

es una entrada al proceso Planificar la Gestin de las

FactoresAmbientales de la Empresa.
Activos de los Procesosde la Organizacin.
Tcnicas de recopilacin de Informacin.
Plan para la Direccin del Proyecto.

Respuesta:
C
Sustento: Las entradas del proceso Planificar las Comunicaciones
son: Registro de Interesados,
Plan para la Direccin del Proyecto,
Factores Ambientales de la Empresa, y
Activos de los Procesos de la Organizacin.
39. Usted le pregunta a uno de sus Interesados cmo van las cosas por su parte del proyecto y l
responde "las cosas estn bien" con un tono sarcstico. <Cul es la MEJOR manera de describir
el tipo de comunicacin que utiliz?
a. Retroalimentacin.
b. Escucharectvarnente.
c. 'No-verbal.
d. Paralingual.
R.espuesta:
D
Sustento: La comunicacin Parallngual es aquella donde el tono de voz ayuda a transmitir
un mensaje.
40. lCul de las siguientes NO es un ejemplo de escuchar efectivamente?
a.
b.
c.
d.

Mover la cabeza manifestando acuerdo cuando alguien habla.

Replantear lo que se ha dicho para asegurarse que se entendi.
Hacer preguntas aclaratorias.
Hacer distintas tareas y revisar su correo electrnico durante una conversacin.

Respuesta:
o
Sustento: Para escuchar efectivamente
el receptor debe decodificar el mensaje
cuidadosamente y confirmar que se comprendi. Esto Incluye observar al emisor, captar
gestos fsicos y expresiones faciales, pensar qu decir antes de responder, y utilizar escucha
activa, en la cual el receptor confirma que l o ella estn escuchando, confirma que est de
acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le

aclare.

Test de Sesin: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

PROYECTO
1.

DEL

Los cambios de alcance, restricciones,

supuestos, requerimientos de
integracin e lntertaz, roles y responsabilidades superpuestas pueden plantear desaflos
en las comunicaciones. La presencia de barreras de comunicacin es muy probable que
lleve a:

a. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).

b, Los procesos, procedimientos y polticas de la empresa.
c. Los Sistemas de Gestin del Conocimiento.
d. Las mejoras generales del producto.
Respuesta: A
Sustento: Planificar la Gestin de las Comunicaciones frecuentemente supone la creacin de
entregables adicionales que a la vez requieren tiempo y esfuerzo adlclonal. Esto significa que
puede ser necesario actualizar la EDT, el Cronecrama y el Presupuesto del proyecto.
S. El Director de Proyecto (Project Manager} puede mejorar las comunicaciones en el
proyecto y las Actividades de Desarrollo de Equipos a travs de la realizacin de todo lo
slguiMte, EXCEPTO:

a. Reducir la productividad.
b. Incrementar la hostilidad.
c. Bajar la moral.
d. Incrementar los conflictos.

a.
b.
c.
d.

Respuesta:

Sustento: Las barreras de comunicacin conllevan a un pobre fiujo de Informacin.

Por
consiguiente, los mensajes son malinterpretados por los receptores, creando de este modo
diferentes percepciones, entendimientos y marcos de referencia. SI no se hace nada, la
pobre comunicacin Incrementar el conflicto entre los interesados (Stakeholders) del
proyecto, lo que causar que los otros problemas mencionados surjan.
2.

Las habilidades
Comunicaciones

de

gestin

general

relevantes

para

el

proceso

Gestionar

Respuesta: B
Sustento: Ademas de los otros elementos mencionados, el Director del Proyecto tambin
puede mejorar las comunicaciones mediante la eliminacin de los obstculos de
comunicacin y servir como ejemplo de comunicador efecttvo.

las

Incluyen:

.
a. Planificacin operacional.
b. Comportamlentcorganlzaclonal.
c. Gestionar los requisitos de Informacin de los Interesados.
d. Influenciar la organizacin.
Respuesta:
C
sustento: Las habilidades de comunicacin
son parte de las habilidades de gestin
general, e Incluyen gestionar los recuenmrentos de Informacin de los interesados. Con
respecto a la gestin de las comunicaciones, quiere decir que las personas adecuadas
obtienen la Informacin correcta en el momento oportuno, tal como se defini en el plan
de gestin de las comunicaciones.
3.

El problema MS comn en la comunicacin que se presenta durante una negociacin es

Que;
a.
b.
c.
d.

Cada una de las partes puede malinterpretar lo que la otra parte ha dicho.
Cada una de las partes puede darse por vencida.
Una de las partes puede tratar de confundir a la otra.
Una de las partes puede estar ocupada pensando acerca de lo que va a decir
mientras parece escuchar lo Que se est diciendo.

Respuesta:
A
sustento: La comunicacin efectiva es la dave para una negociacin exitosa. El problema
ms comn de comunicacin durante las negociaciones es el malentendido. Un Director de
Proyecto {Project Manager) debe escuchar de manera activa, reconocer lo que se dice y
plantear una propuesta.
4.

Tener un "sala de guerra.

Ser un obstaculizador de la buena comunicacin.
Ser un facilitador de la comunlcacn.
Realizar reuniones efectivas.

Como resultado de ejecutar el proceso Planificar

podra ser necesario actualizar:

la Gestin de las Comunicaciones,

Los atributos o datos de un Plan de Gestin de las Comunicaciones Incluyen:

a.
b.

Roles.
Responsabilidades.
c. tica.
d. Autoridad.
Respuesta:
B
Sustento: Las responsabilidades de los miembros del equipo encargados de la generacin
y distribucin de la informacin deben ser identificadas en el plan de Gestin de las
Comunicaciones. otros atributos del Plan de Gestin de las comunicaciones Incluyen los
elementos de comunicacin, el propsito de la distribucin de la Informacin, la frecuencia y
el perodo de tiempo para la distribucin de la informacin, la distribucin de la informacin y
los mtodos de transmisin.
7. Al tratar con los clientes, el Director del Proyecto (Project Manager) debe:
a. Ser honesto en la medida Que la organizacin del proyecto est protegida de lltlglos.
b. Esfor.tarse por desarrollar una retaon abierta, honesta y amigable.
c. Tratar de maximizar los beneficios mediante el fomento de la corrupcin del alcance.
d. Hacer lo que sea para satisfacer al diente y obtener negocios adicionales.
Respuesta:
B
Sustento: Las relaciones creadas sobre la honestidad pueden soportar la adversidad. Por
lo tanto, el mejor enfoque para un Director de Proyectos es ser honesto en sus
relaciones. Cuando un cliente tiene fe y credibilidad en el Project Manager, es muy
probable que le asigne trabajo que le genere Ingresos adicionales

8.

Recientemente usted ha escuchado Que el diente llam a su Informe de Progreso el

cdigo Hammurabl", debido a que parece estar escrito en Jeroglficos y que son
completamente Indescifrables para todos, excepto para un estudioso de antigedades.
lCmo pudo haberse evitado esta situacin?

sustento: La negociacin Implica un compromiso para que cada Involucrado sienta que ha
recibido algo de valor, tnctustve si se tuvieran que hacer ciertos sacrtcios.

a.

12. Al final de cada proyecto, el equipo debe preparar un resumen de Lecciones Aprendidas
que se enfoca en todo lo siguiente, EXCEPTO:

b.
c.
d.

Informando al cliente, al inicio del proyecto, de los tipos de lnfonmes que ellos
recibirn.
Usando tcnicas de gestin de riesgos para Identificar los problemas de los clientes.
Contratando a un experto escritor de lnfonmes para preparar informes estndar.
Involucrando al cuente en la planificacin de las comunicaciones.

Respuesta:
D
Sustento: El Plan de Gestin de las Comunicaciones se prepara durante la planificacin
de las comunicaciones. Este plan debe Incluir una descripcin de la Informacin a
ser distribuida, incluyendo el formato, contenido, nivel de detalle y las convenciones
y definiciones a ser usadas.
9.

Cuando se comunica con una persona orientada a la accin, el Director del Proyecto
(ProJect Manager) debe:
a. Ser lo ms breve posible y enfatizar el sentido prctico de sus Ideas.
b. Proporcionar opciones, incluyendo argumentos a favor y en
contra. c. Montener la calma si la otra persona se va por la
tangente.
d. Hablar tan rpido como sea posible para asecurar Que toda la lnfonmacin se
transmiti.

a.
b.
c.
d.

Compartir las mejores prctces con otros equipos de proyecto, dentro de la

organizacin.
Alertar a los otros equipos sobre posibles problemas.
Sugerir mtodos para mitigar los riesgos de manera efectiva con el fin de asegurar el
xito del proyecto.
Compartir slo aspectos positivos del proyecto para rplicas futuras en otros
proyectos de la organizacin.

Rl!tSpuesta: o
Sustento; El resumen de las Lecciones Aprendidas debe documentar los aspectos positivos
y negativos del proyecto, de tal manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de
los
xitos y fracasos del equipo, mediante la replicacin de las cosas buenas del proyecto y
evitando los errores.
13. Los cambios en el proceso Gestionar las Comunicaciones pueden provocar cambios en el:
a. Plan para la Direccin del Proyecto y en el Sistema de [nfonme del Rendimiento.
b. Sistema de Control lnte<rado de Cambios y en el Pian de Gestin de las
Cornunkaclones.
c. Proceso de Monltoreo y Control del proyecto.
d. Plan de Gestin de las Comunicaciones.

Respuesta: A
sustento: Las personas orientadas a la accin tienden a ser pragmticas y no les
gusta
discutir demasiado sobre un tema. Por lo tanto, la mejor estrategia es presentar las Ideas de
manera concisa junto con los beneficios asociados a su aplicacin.
10. Usted quiere eseeurarse que la infonmacln recopilada sobre el estado y progreso del
proyecto, sea significativa para los interesados. Para determinar mtricas especficas
usted definir el contenido y el nivel de detalle Que requieren. Toda esta lnfonmacln
deberla documentar1a en:
a.
b.
c.
d.

La Estructura de Desglosedel Trabajo (EDT).

La metodologa de Direccin de Proyectos.
El Acta de Constitucin del Proyecto (Project Charter).
El Plan de Gestin de las Comunicaciones.

Respul!tSta:
D
sustento: El anlisis de las necesidades de Informacin de los Interesados debe
ser
realizado por el equipo de proyecto para asegurar que los interesados recibirn la
lnfonmacin solicitada. Los informes de desempeo son un ejemplo del tipo de Informacin
que los Interesados tfplcamente requieren. Dichos requerimientos de lnfonmacln deben ser
Incluidos en el plan de gestin de las comunicaciones.
11. El proceso de reunirse con otros para llegar a un acuerdo se llama:
a. Ganar - ganar.
b. Negociacin.
c. Obtenerun sf.
d. Confrontacin.
Respuesta:
B

Respuesta:

Sustento: Cualquier cambio respecto a la Identificacin, recoleccin y distribucin de la

Informacin debe estar refieJado en el plan de gestin de las comunk:aciones.
14. El requerimiento HS Importante para aseeurar que los Incidentes sern resueltos es
que ellos:
a. Estn Incluidos en la EDT.
b, Estn Incluidos en el Registro de Riesgos del proyecto.
c. Sean asignados a un propietario y con una fecha limite de cierre.
d. Llamen la atencin del Director del Proyecto (Project Manager) Inmediatamente.
Respuesta: C
Sustento: SI se dejan los Incidentes en el aire, los confilctos aparecern y el proyecto
podrla retrasarse. Se deben encargar a una persona responsable para ase<urar que el
Incidente
sea abordado y asl facilitar su resolucin.
15. Como lder de la Oficina de Proyectos (PMO), usted participar en las revisiones de
desempeo de todos los proyectos principales. Para asegurar que estas revisiones sean
productivas, usted recomienda que todos los Directores de Proyectos (Project Manager.;)
tienen que asegurar>eque:
a.
b.
c.
d.

Se recopile la lnfonmacln sobre el desempeo del trabajo de los entregables.

Se utilice el anlisis del valor para los productos de todos los proyectos.
Todos los documentos del proyecto estn disponibles antes de las reuniones.
Se enfoquen en las variaciones de costo y cronograma en lugar del alcance,
recursos, calidad y r1esgos.

Respuesta:
A
Sustenta:

La Informacin sobre el Desempeo del Trabajo describe el estado de los

entregables del proyecto. Adems proporciona detalles con respecto a lo que ha sido
cumplido hasta la fecha o durante un periodo de ttempc especfico.

19. En la comunicacin Interpersonal los mensajes son enviados simultneamente de forma

verbal y no verbal. Como regla general, lQu PORCENTAJE del mensaje se enva
realmente a travs de seales no verbales?

a. 5% al 15%.
16. Los Informes
sobre:

de Desempeo proporclonan Informacin

a. Alcance, tiempo, costo y calidad.

b. Satisfaccin del cliente.

c. Variaciones Inaceptables.
d.

Corrupcin del alcance.

Respuesta:
A
sustento: El desempeo del proyecto centra su atencin sobre las cuatro principales
reas de un proyecto: alcance, tiempo, costo y calidad. No se centra en una sola rea
excluyendo a las otras.

b,
c.
d.

20% al 30%.
40% al 50%.
Ms del 50%.

Respuesta:
D

Sustento: Las seales no verbales se pueden dlVldlr en cuatro categorias: fisicas,

estticas, por signos y por smbolos. Muchos estudios han demostrado que ms del 50% del
contenido de los mensajes son transmitidos
a travs de seales no verbales como
expresiones faciales,
contactos y movimientos del cuerpo, en lugar de palabras habladas.

20. lCul de las S.ZGUIENTESfrmulas calcula el nmero de canales de comunicacin en

un proyecto?
17. lCul de los SlGUIENTES enunciados es verdadero con respecto a la
comunicacin dentro de un ambiente de proyectos?
a.
b,
c.
d.

El Director del Proyecto (Project Manager) debe asumir la carga principal de

responseblcao para asegurar que los mensajes enviados sean recibidos.
Las reuniones efectivas, el saln de guerra y una matriz ajustada promueven la
comunicacin efectiva.
51 un proyecto consta de 12 personas, existen 48 posibles canales de comunicacin.
La mayora de los Directores de Proyectos pasan aproximadamente un 30% de sus
horas de trabajo ocupados en la comunicacin.

a.

b.

c.

d.

n(n-1)/2.
(n21)/2.
(n2-1)/n.
(2"2)/ 1".

Respuesta: A
Susterrto: El numero de canales de comunicacin en un proyecto es n(nl)/2.
Donde: n= nmero de lnteresados (Stakeholders).

Respuesta:
8
Sustenta:Las reuniones efectivas comienzan y terminan a tiempo, siguen una
agenda, y generan elementos
de accin para las personas. Un saln de guerra
proporciona una Identidad de equipo y un lugar para realizar las tareas del proyecto. Una
matnz ajustada Indica que los miembros del equipo del proyecto se sitan dentro de una
proximidad fislca
cercana, lo cual fortalece la comunicacin Informal y las actividades de desarrollo de equipos.
18. La Planificacin de las Comunicaciones frecuentemente est vinculada con los Factores
Ambientales de la Empresa y con las Influencias de la organizacin. Con relacin a los
Factores Ambientales de la Empresa, lCul de los siguientes enunciados es
VERDADERO?
a.

La estructura de la organizacin tiene un efecto principal sobre los requerimientos de

comunicaciones del proyecto.
Las directrices estandarizadas, Instrucciones de trabajo, y los criterios de medicin
del desempee son elementos claves que se deben considerar.
c. Los procedimientos para aprobar y publicar autorizaciones de trabajo para las
operaciones, deben ser tomados en consideracin.
d. Los criterios y directrices para adaptar los procesos estndar a las necesidades
especficas del proyecto deben ser indicados explcitamente.
b.

Respuesta:
A
Susrento: Deben tenerse en cuenta los factores ambientales de la empresa debido a
que lnfiuenciaran Indudablemente en el xito del proyecto. Las lnfiuenclas de la
organizacin deben ser consideradas puesto que el proyecto tpicamente es parte de una
organizacin ms amplia. La madurez de la organizacin tambin puede Influenciar en el
proyecto con
respecto a su sistema de gestin, cultura, estilo, estructura orqantzaconat, y
Oficina de
Gestin de Proyectos (PMD).