08 wi REPUBLICA DEL ECUADOR . 05 ABR 2012 Ministerio de Fi eel JERNO NACIONAL PE del Eenador ACUERDO No. 196 EL MINISTRO DE FINANZAS Considerando: QUE 41 articulo 286 de la Constitueién de la Repitiblica, establece que las finanzas piiblicas, en todos los niveles de gobierno, se conduciran de forme sostendble, responsable y transparente y procurarén la estabilidad eondmica; QUE el articulo 70 del Cédigo Orgénico de Planificacién y Finanzas Piblicas define como Sistema Nacional de Finanzas Péblicas, SINFIP, al conjunto de normas, politicas, instrumentos, procesos, actividades, registros y operaciones que las entidades y organismos del Sector Pablico deben realizer con el objeto de gestionar en Jorma programada los ingresos, gastos y financiamiento puiblicos con sujecin al Plan Nacional de Desarrollo y a les politicas pablicas establecidas en cicha ley: QUE el articalo 74 del Codigo Orginico de Planificacion y Finanzas Piblicas, numeral 6, establece'que es atribucién del ente rector del SINFIP dictar las normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catdlogos, glosarios, ¥ otros instrumentos de cumplimsiento obligatorio por parte de les entidades del sector piblien para él disefio, implantacién y funcionsmiento del SINFIP y sus componentes; QUE mediante Acuerdo Ministerial No. 447, publicado en ol Suglemento del Registro Oficial No. 259 de 2g de enero del 2008, se actualizaron los Principios del Sistema de Administracién Financiera, las Normas Técnicas de Presupuesto, cl Clasificador Presupuestario de Ingresos y Gastos, los Frincipios y Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, el Catélogo General de Cnentas y las Normas Técnicas de Tesorerfa, aplicables a todas las entidades del Sector Publico no Financiero; QUE mediante Acuerdo Ministerial No. 283 de az de octubre del 2010, se convalidé, entre otras, las disposiciones del Acuerdo No. 447, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008 y sus reformas, en lo que no se opongan alo dispuestc en el “COPLAFIP”; QUE el disofic, implantacién y fencionamicnto del SINFIP y sus componentes, requiere de normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadares, glosarios y otros instrumentos de cumplimiento obligatorio para las entidades del sector pablico; y, En ejercicio de ia facultad que le confiere el numeral 6 del articulo 74 del Cadigo Orgdnico de Planificaciéa y Finanzas Péblicas.a ‘Ministerio de Finanzas Sa OBIERNG NACIONAL OF det Ecuador nemetne.2c ea 08s Acuerda: Art. 1+ Sustitiyase a continuacion del numeral 4.9.3 del Acuerdo Ministerial No. 447, publicade en el Suplemento del Regisiro Oficial No. 259 de 24 de enero del 2008, las siguientes normas técnicas: 5- PRINCIPIOS FUNDAMENTALES: La creecién y uso de fondos de reposicion y a rendir cuentas no exime a las entidades del Sector Péblico de su obligacibn de cumplir con los principios fundamentales de presupuestacién y planificacion, a fin de que de nna manera programada cumpla con Jas obligaciones legalmente exigibles en las que incurran. Todas las Unidades administrativas, bajo la supervisién y coordinacion de la Entidad Operativa Desconcentrada de la que dependan, deberdn realizar el levantemiento de sus necesidades de gasto carriente y de inversién que serén incorporadas en la presupuestacién anual, 6. CONCEPTOS 6.1 RENDICION Es el acto de regularizar las transaccioxes de los Fondos en sus correspondientes partidas pregupuestarias. 6.2 LIQUIDACION Para Ta aplicacion del Art, 165 del Cddigo Organico de Planificacién y Finanzas Pablicas, se entenderd por liquidacién, la operacién contable de establecer saldos asignados, utilizados y disponibles, con sus respectivos justificativos. 6.3 DEVOLUCION DE SALDOS Es el acto de entregar Jos recursos disponibles determinados en la liquidacién a las cuentas pablicas disponibles para el efecto. 7. TIPOS DE FONDOS: Los Fondos pueden ser de Reposicién, a Rendir Cuentas y para Gestion de Liquidez de Entidades Péiblicas. Los fondos de reposicién se caracterizan por estar sujetos a rendicién, reposicion y Viguidacién y soa Cajas Chicas y Fondos Rotatives. Los fonilos a rendir cuentas son creados para un fin especifico. No estan sujetos a reposiciéa, énicamente a la liquidecion caando se cumple con el objetiva para el que09 ABR 2019 Shu Ode Aateto Yuna Ministerio de Finanzas emer Sequerno wastnne ne del Ecuador wae ataraned SE eoabon rs fue creado. 8. FONDOS DE REPOSICION 8.1 CAJA CHICA E] fondo fijo de caja chica tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas. Todas las instituciones del sector publico dederan obligatoriamente aperturar el Fondo Fijo de Caja Chica conforme al presente Acuerdo y a la reglamentacién interna ave para el efecto hayan emitido. Adicionalmente, las Entidades Operativas Desconcentradas obligatoriamente aperturarin el Fondo Fijo de Caja Chica Institucional en Jas Unidades Adninistrativas sin presupuesto bajo su dependencia, para lo cual se regirén en 0 establecide en el instructive anexo al presente Acuerdo, 8.1.1 LIMITES Se establece como limites de caja chica para los despachos ministeriales, de los titulares o de las maximas autoridades de! sector pitblico, hasta quinientos délares USD 500.00); para ias unidades de produceién del sector ptblico, hasta quinientos délares (USD 500.00), para las unidades de transportes, abastecimientos, mantenimiento y/o construcciones hasta trescientos délares (USD 300.00) y para las unidades administrativas en general y aquellas que presten servicios institucionales a Ja ciudadania a nivel territorial, hasta doscientos délares (USD 200.00). Wo existen limites para los desembolsos en cada compra, siempre y cuando no superen los techos establecidos para el fondo. 8.1.2 DESTINO El fondo de caja chica se puede utilizar para la adquisicién de suministros y materiales, insumos, titiles de aseo, fatocopias, mantenimientos menores y otros pagos de bienes y servicios que tienen el caracter de imprevisibles y/o urgentes. Los fondos asignados a las unidades de transporte, abastecimientos, mantenimiento y/o construcciones, se utilizarén fandamentalmente para la acquisicion oportune de partes, piezas, insumos y repuestos y la compra de suministros y materiales pata una raejor conservacién y mantenimiento de los vehiculos y bienes en general de la institueién. 8.1.3 OBLIGATORIEDAD{ ‘hy 10de gosto y 4 Wasnt 5 Tels, 3e68300— 3998400 ‘Ministerio de Finanzas See ste costco nacioya De del Ecuador bate ward vee \AREPUAL IGA DEL ECUADOR Las instituciones y organismas del sector ptblico, contemplados en él Art. 225 de la Constitucién de la Repiblica, deberén de manera obligatotia establecer politicas que viabilicen la apertura, administraci6a y control de los fondos fijos de caja chica institucional. Las Entidades Operativas Desconcentzadas estén en la obligacién de aperturar La eaja chice institucional en las respectivas Unidades Administrativas que no manejan presnpnesto prestadoras de servicios que dependan de ellas. Cuando se reslicen las adquisiciones 0 el pago de obligaciones con el fonco de caja chiea, se procumara como norma general efectuar las transacciones con proveedores que oftezcan los bienes y/o servicios al menor costo ¥ la mejor calidad. 8.1.4 PROHIBICION Se prohibe utilizar el fondo de eaja chica para dl pago de bienes y servicios en beneficio personal, anticipo de viaticos, subsistencias, alimentacién, sueldos, horas extras, préstamos, donaciones, multas, agasajos, suscripcién z revistas y periédices, arreglos florales, compra de uctivos fijos, decoraciones de oficinas (no ineluye maptenimientos menores ai adquisicin de simbolos patrios), movilizacion relacionada con asuntes particulares, insumos de cafeteria y, en general, gastos que no tienen el carécter de previsibles o urgentes y de menor evantia. Sdlo en el caso de los Despachos de loy Ministras y Secretarios de Estado y faneionarios con rango de Ministzo de Estado 0 Superior se podré adquirir con caja chica acreglos florales ¢ insumos de cafeteria. La adquisicién de agua para consumo bumano se realizaré mediante los procesos establecidas en la Ley Orgdnica del Sistema Nacional de Contratacion Pablica, sin aplicar cajas chicas. 8.1.5 REPOSICION La reposicion del fondo se efectuard cuando se haya consumiido al menos el sesenta por ciento del moato establecido, previa la presentacién del formulario corzespondiente, adjuntande los originales de los comprobantes de venta y demas documentos auturizados que justifiquen los pagos realizados. Para solicitar Ja reposicién, las unidades administrativas sin presupuesto ¥ que dependen de una Entidad Operativa Deseoncentrada, utitizarén el formulario que se anexa al Instructivo emitido a través del presente Acuerdo. EL resto de entidades del sector piblico podré utilizar sus pcopios formularios cuando dispongan de su reglamentacién interna. Se deberé presentar de manera mensual los documentos de soporte para fines tributarios,09 ABR 2012 fy 1085 Agetoy. ssington Ministerio de Finanzas Tete eeteee tooeae caBienNo nACionaL DE del Ecuador ed LAREPIBLIEA DEL BEUABOR, 086 wont ox 8.1.6 REGISTRO ¥ RESPALDO Los comprobantes de venta y demas documentos autorizados deben contener el registra tinieo de contribuyentes del praveedor, o cuando no fuere posible su nombre, niimero de cédulle de ciudadania y robrica. Todo pago realizedo con el fondo de caja chica debe tener el respaldo del respectivo formulario, en el que conste basicamente el valor en mimero y letras, el concepto, la fechs y las firmas de responsabilidad del funcionario que autoriza el gasto y del responsable del manejo y custodia del fondo. 8.1.7 CONTROL Para ssegurar el uso adecuado de los recursos del fondo, se realizarin arqueas periédicos sorpresivos por parte de las unidades financieras y de las direcciones de auditoria interna 9 fa unidad que haga sus veces en cada entidad. 8.1.8 INSTRUCTIVOS Las instituciones y organismos del sector pablico, contempledos en el articule 225 de Ja Coustitucién de la Replica, estableceréa y utilizaran los fondos de eaja chica de acnerdo a sus reales necesidades de gestion. Las entidades elaborardn. sus propios instractivos, en los cuales se establecerda los requisites y la reglamentacion interna para su correcta aplicacién, pero dichos instructivos no podran rebasar en forma alguna los limites de Ios montos méximos para su apertura. Para el caso de las Unidades Administrativas que no suanejan presupuesto y que dependen de una Entidad Operativa Desconcentrada, deberén aplicar dl Instructive anexo al presente Acuerdo. 8.2 FONDOS ROTATIVOS 8.2.4 DEFINICION #8 un fondo para cubrir obligaciones que por su caracteristiea no pueden ser realizadas con los procesos normales de la gestiéa financiera institucional. Pueden ser Fondos Rotativos Institucionales y para Proyectos y Programas. $u manejo debera Observar lo dispuesto en la Ley Orgénica cel Sistema Nacional de Contratacion Publica. 8.2.2 LIMITE 8.2.2.1 - PARA FONDOS ROYATIVOS INSTITUCIONALES Y PARA BlersenerieAs cae Agoss y 4. vasningon i Ministerio de Finanzas Tem. 9399200 caste NEN Be Gel Ecuador wratane “O85 PROYECTOS Y PROGRAMAS. E] manejo de recursos financieros a través de fondos rotativos scrviré para que estas sean canalizados para atender necesidades ungentes, hasta un monto no mayor a USD. 300.000,00 6 el 10% de la asignacién presupuestaria anval institucional de las partidas correspondientes al grupo de gastos de bienes y servicios de consumo y de inversi6n, el que sea menor, a xcepcién de los que se crearen a fevor del sector Salud y la Secretarfa Nacional de GestiGn de Riesgos, casos en los que podrén llegar a USD. 300.000,00 ain si este superase el 10%. Para la apertura de estos fondos se deberi comtar con la respectiva asignacion y cettificacién presupuestaria, y se procesarén finicamente cuando los ministros rectares los apraeben mediante acuerdo ministerial que contenga el reglamento para su uso. La aperture de estos fondos sera de cardcter obligatorio exclusivamente para jas ontidades del sector Salud y le Secretaria Nacional de Gestién de Riesgos. Serd facultativo del Ministerio de Finanzas autorizar la creaci6a de estos fondos en otros sectares, El uso de estos fondos no podra ser destinado al pago de servicios basicos. Estos fondos deberdn ser liquidados y sus saldos reintegrados ala Cuenta Unica del Tesoro Nacional en el mes de diciembre de conformidad con les directrices nara el cierre del ejerciciv, con excepeién de los creados en las entidades del sector Salud y la Secretaria Nacional de Gestién de Riesgos. 8.2.2.2 PARA FONDOS ROTATIVOS EN ENTIDADES OPERATIVAS DESCONCENTRADAS PARA UNIDADES ADMINISTRATIVAS SIN PRESUPUESTO DE LOS SECTORES SALUD, EDUCACION, INTERIOR E INCLUSION ECONOMICA Y SOCIAL. En las Entidades Operativas de los sectores de salud, educacién, interior ¢ indusién econémiea y social, que deban ejercer coordinaciéa, supervision y control a unicades administrativas que no manejan presupuesto, se crearén obligaioriamente todos los afios fondos rotativos en el nivel de Cocrdinacién mis desconcentrado en el territorio (Cireuito, Distrito, Provincia o Zona), Estos fondos se utilizaran para atencer las necesidades urgentes 0 eventos no previsibles que puedan presentarse en diehas unidades que no manejan presupuesto y qne dependan de aquellas. Estos recursos deberdn ser presupuestados en cada Entidad Operativa Coordinadora (Coordinacién Cireuital o Distrital o Provincial o Zonal) y aprobados por el Ministerio de Finanzas. E) monto de cada fondo no podra exceder el 0,0000002% del Presupaesto Geaeral del Estado inicial que corresponde a la infima cuantia establecida por el INCOP, siendo su maximo anual para reponer hasta USD. 20.000,00. La Autoridad nominadora de la Entidad Operativa Coordinadora designaré a un funcionario de su dependencia como responsabie de la administracién del fondo89 ape 2012 Ax 10d Agosto} Weamngon Ministerio de Finanzas "Seveene ~ 206880) ‘omens wheronat del Ecuador it LAREPUBLICA DELECUADDR 085 rotativo. Adicionalmente, le Entidad emitira un reglamento que delimite su uso. En caso de que se presente una urgencia o evento no previsible en Jas Unidades Administrativas sin presupuesto que dificulte la prestacién de servicios a la ciudadanfa, ésta comunicard a la Entidad Operativa (Coordinacién Circuital o Distrital o Provincial o Zonal), a fin de que solvente dicha emergencia o eventualidad mediante el uso del fondo rotative. Estos recursos serén utilizados en compras cuya monto sea superior a USD. 200 y deberdn reponerse una vez consumido el 60% del mismo, sin que se supere cl limite establecido. ‘Todas las adquisiciones que se efectiien con recursos de este fondo deberdn ser a nombre de Ja Entidad Operativa Coordinadora a fin de que se proceda von los justificativos tributarios y contables que fueran del caso. 8.2.3 DEPOSITO Y APERTURA DE CUENTAS. Les fondos rotativos se mantendran depositades en una cuenta en la banca piiblica. Se utilizaran exclusivamente en los fines pare los cuales fneron creados. Las instituciones del sector péblico solicitarén 2 la unided responsable del ‘Tesoro Nacional Ja apertura de la cuenta para el manejo del fondo rotativo, adjuntando el Tespectivo reglamento para su uso, aprobado por la méxime autoridad institucional, el que deberd observar lo dispuesto en la normativa legal vigente establecida por el Ministerio de Finanzas, la Contraloria General del Estado, Instituto Nacional de Compras Publicas y Servicio de Rentas Internas. 8.2.4 REPOSICION, LIQUIDACION Y DEVOLUCION DE SALDOS La reposicién se realizard sobre la base de Ja documentacién remitida por el responsable del manejo del fondo para su debldo registro y se liquidara ineludibiemente #1 final del ejercicio fiseal correspondiente. La devolucién de los saldos ser obligatoria al final del ejercicio fiscal con excepcién de los fondos rotativos institucionales de las entidades que conforman el sector Salid y la Secretarfa Nacional de Gestion de Riesgos. Para el efecto, utilizaran la cuenta rotativa de ingresos institucional aperturada en el sistema financiero nacioual correspousal del Banco Central, con el cédigo de depésito de devolucién que corresponda. 9g. FONDOS A RENDIR CUENTAS E] manejo de recursos financieras a través de fondos a rendir cuentas ro podrd exceder al 5% de la asignacién presupuestaria anual institucional de las pattidas correspondientes a los grupos de gasto de bienes y servicios de consumo y de inversion.AY. 108 Agoste v4 Weshngor . . Fane. "soseuon “aeeue Ministerio de Finanzas 53598500 ~ 9808509 seer ere Aah Feaador vert ove No se podrin utilizar para el pago de remuneraciones, honorarios, vidticos, adquisicién de bienes de larga duracién y se utilizarin tnicamente para cubrir obligaciones, que por su caracteristica no pueden realizadas con los procesos normales de la gestion financiera institucional. La responsabilidad del manejo sera del funcionario designado para esta gestién. En la contratacién de servicios y bienes se deberé observar las disposiciones Ge la Ley Organica de Contratacién Publica y su reglamento. En general debera observer las normas de contrel interno expedidas por la Contraloria General del Estado, ademas de las disposiciones del Servicie de Rentas Internas. Sera liquidado una vez que se cumpla él fin espeeffico y obligatoriamente en el ejercieio fiscal vigente. De existir salo no utilizado éste ser reintegrado ala cuenta rotativa institucional con él eddigo de devolueion que corresponda y no podrd ser descontado a través de némina. 10. FONDO DE REPOSICION PARA GESTION DE LIQUIDEZ DE ENTIDADES PUBLICAS. 40.1 DEFINICION. Son fondos creados Gnicamente mediante convenio debidamente suscrito por el ‘Ministro de Finanzas y les dems entidades intervinientes, con ls finalidad de atender necesidades de liquidez de las entidades piblicas en cuantias importantes. La devolucién de saldos se realizaré a la fecha de término del acto administrativo con el cual se ered dicho fondo de reposieion. 10.2 CONDICIONES Los fondos de reposicién para gestién de liqnidez de les entidades piiblicas, por sx naturaleza, no serin susceptibles de rendicién, ni requerirén asignacion presupaestaria previa. 10.3 APERTURA DE CUENTAS 0 SUBCUENTAS, Para su ejecucién la entidad beneficiaria de] Fondo debera solicitar ale Subsecretaria del Tesoro Nacional la autorizacién para la creacién de la cuenta o subcuenta respectiva en e] Banco Central del Ecuador y la transterencia eorrespondiente. Art. 2.- Las Unidades Administrativas que no manejan presupuesto y que dependan de una Entidad Operativa Desconcentrada, deberdn de manera obligatoria y exclusiva regirse al Instructivo para el Manejo del Fondo Fijo de Caja Chica en Unidades Administrativas asf como a los formularios, que se anexan al presente Acuerdo. Art. 3.- Los fondos rotativos especiales institucionales que se hnbieran creado cor‘Av 10d Aqoety J. Washngon ‘Ministerio de Finanzas “ee Soeaean e002 SOMERS KACIONAL OE del Eouador vee poe OSE anterioridad 21 presente Acuerdo tendrén ¢l tratamiento de fondos rotativos institucionales a los que se refiere el numeral 8.2.2.1. DISPOSICION GENERAL.- Quede derogado el Acuerdo No, 338 emitido por el Ministerio de Finanzas el 29 de diciembre de 2010. Este Acuerdo entraré en vigencia a partir de la presente fecha, sin perjuicio de su publicacién en el Registro Oficial. Dado en el Distrito Metropolitano de Quito.a_§ 9 ABR 2012 Pat ivera Yanez MINIS: E FINANZAS8 Ministerio de Finanzas tae Sone beac 1 INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL FONDO FIO DE CAJA CHICA EN UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE NO MANEJAN PRESUPUESTO. ANTECEDENTES ¥ BASE LEGAL La entrega aficiemte de los servicios pablices a través de les diferentes instituciones del Gebierno Central en los distintos espacios tercitoriales, sc ha convertido en uma gran preooupacién de Jas autoridades, razén por Ja que se ha dispueste la creacin de Fondes Fijos de Cajas Chicas que puedan ser implementados y administrados en aquelles Unidades Administrativas que no maaejan presupueste y que tienen dependencia directa 4c una Entidad Operativa Desconcentrada (EOD). Estas Unidades Administrativas, a través de la implementacién del fondo fijo de caja chica, finanviarén aquelles eventualidades yue se les presente y que afecten diretamente ala prestacin del servicio que ofrecen a la comunidad, La Contraloria General del Estado, a tavés de Ia Norma de Control Intemo No. 405-08 establece que los anticipos de fondos “Son recursos financieros entregados en calidad ce ansicipos destinados a cubrir gestos especificos, garantias, (undus » rendir cuentas, débitos indebides sujetos a reclamo y egresos realizados por cecuperar, serén adecuadamente controlados y debidements comprometidas en base a la disponibilidad presupuestaria con el fin de precautelar una apropiada y documentada rondicién de cucntes y 1a devolucién de los montos ng utilizados. Por efectos del cierre del ejervicio fiscal. los fondos serdn liquidades y su diferencia depositada a través de la cuenta rotativa de ingresos de ceda entidad, hasta el 28 de diciembre de cada afio, excepto los anticipos a servidoras y servidores piblicos". Adicionalmente, en el literal d) Caja chica institucional y proyectos programados, pirrafo cuarto, se establece que “Las montos de los fondos de ‘caja chica se fijaran de acuendo a la reglamentacién emitida por cl Minislerio de Finanzas ¥ por la misma entidad y seréz manejados por personas independienies de quienes ‘administran dinero o efectian labores contables”. En consideracién de lo que establece el Art. 165 del Codigo Organica de Planificacioa y Finanzas Piblicas, que dice: ~Las entidades y organismos del sector ptbliea pueden esiablecer fondes de reposicién para la atenciéa de pagos urgontos, de acuerdo a las normas téenicas que para el efecto cmita cl ente rector de las finanzas publicas. La liguidacién de estos fondos se efectuar dentro del ajercicio fiseal correspondiente.”, al Miniscerio de Finanzas mediante Acuerdo No. 338 de 29 de diciombre de 2010, acordé incorporar dentro del Acuerda Ministerial No. 447, publicado en el Suplewento del Regisira Oficial No. 259 de 24 de enero de 2008, las Normas Técnicas de Fondos de Reposicién para Cajas Chicas Institucionales, Cajay Chicas en Proyectos y Programas, Fondo Rotalivo institucional, Fondos Rotatives en Proyectos y Programas, Fondo Rotativo Fspecial-Institucional, Fondo Rolativo Especial-Proyectos y Programas y, Fondo de Reposicién para Gestion de Liquidez de Entidades Pablicas. A pesar de que existen arguuienaciones legales y los correspondientes manuales y reglamentes de utilizacion de Jos fondos fijos de cajas chicas, en muches emtidades del 18 Ministerio de Finanzas uSmonee bet tears del Eeuador Los responsables de la Unidad Financiera de Ia Entidad Operativa Deseoncentrada deberdn como misximo hasta la segunda semana de enero de cada atio, aperturat el Forde Fijo de Caja Chica Institucionst para cada una de sus Unidades Administratives dependientes DETERMINACION DE LOS MONTOS La Entidad Operativa Desconcentada aperturard cajas chicas en las Unidades Aduinistrativas de su jurisdiccién que ao manejan presupuesto. Estos recursos se financiarén con las partidas presupuestarias que comreapordan dentro del grape de gasto 33 (bieres y servicios de consumo), consignados en el presupuesto de cada Entidad Operativa Desconcentrada. EI monto de apertura seri de USD. 200.00, con reposiciones ‘petiédicas. RESPONSABLE DEL FONDO Las méximas autoridades de las Unidades Administrativas que no mangjan presupuesto designardn oficialmente a un servidot @ nommbramiento coma responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chics, quien ademis deberd coordinar su administracién con la autoridad que le designs, informacién que deberd comunivar a la Unidad Financiera de la Entidad Operetiva Desconcentrada de la que dependa, asi como el cambio del responsable. Si en las Unidades Acministrativas no existe personal a nombramiento, por excepeidn se aceprara que la méwima autoridad designe a algun servidor a conirato como Responsable del Foado, Para aquellas Unidades Administrativas Unipersonales, la rcsponsabilided de Ja adminisizacton del Fondo recacré en la Gnica persona que ahi labora. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE, El servidor desigrado como responsable del fondo deberd cumplir con las siguientes obligasiones, @) Cumptir con las disposiciones del presente instructive y la normativa vigest aplicable +) Retirar y mantener en efectivo la tansferencia que se le asigne a su cuenta personal pera el manejo del fondo, en un iémine maximo de 4% horas de realizada (consideranco dias habiles). ©) _Justificar con los documentos autorizados el uso de las fondos de Ia caja chica, caso conlrario, serin debitados de sus baberes los valores no sustentados. En caso de no disponer de factura o nota de venta, se podran utilizar recibos prenumeradas.® ‘Ministerlo de Finanzas “ee Seah Sea LREPIBOIEA De FCRAROR del Beuador ae 10. OBLIGACIONES DE LAS UNIDADES FINANCIERAS DE LAS ENTIDADES OPERATIVAS DESCONCENTRADAS a) Crear los fondos fijos de caja chica para las Unidades Administrativas que depencan de ellas y ro mengjan presupuesto, maximo hasia la segunda semana del mes de enero de cada ano, b) Enegar el Formulario AF-2 Compwbante de Caja Chica para Unidades Administrativas inmediatamente aperturade cl fondo. ¢) Brindar asistencia técnica a les responsables de Ja administracién de ios fondes fijos de caja chica, 4) Autorizar las reposiciones de les fondos jos de caja chica de lay Unidades Administrativas de su jurisdiccién, luego de la rendicién correspondiente. ©) Emitir una liquidaciin de compra de bienes y servicios a nombre del Responsable del Fondo por cada rendicién del fondo fijo de caja chica de las Unicades Adiinistrativas de su jurisdiccién. 1D) Supervisar el manejo dc los fondos fijos de caja chica de las Unidades Administrativas de su jurisdiccién. g) Disponer a un funeionario de la Entidad la realizacién de arqueos periddices aorpresives a los resporsatles de la administracién de los fondes fijos de caja chica de las Unidades Administrativas de su jurisdicci6n. Para esta larea se utilizaré el Formulario AF-3 h) Liquidar al finalizar el cjercicio fiscal, Jos foudos fijos de caja chica de las Unidades Administrativas de su jurisdiccion, ce acuerdo a las Directnces para el ciemte del gjercicio fiscal que emita el Ministerio de Finanzas. 11. DESEMBOLSOS La Unidad Financiera de la Entidad Operativa Desconcentrada gestionara la transierencia, ée los valores para el Fondo de Caja Chica a la cuenta personal del servider responsable en la Unidad Administrative, a vavés de los mecanismos establecidos (eSIGEF), Fl respoasable del Fondo realizar’ los desembolsos mediante pagos en efectivo, exclusivamente para la adquisicion de bienes 0 servicios emergent 12. LIMITES PARA EL USO DEL FONDO Los recursos del Fondo Fijo de Caja Chica podrin ser atilizados en la adquisicion de bienes y servicios de menor cuantia, que tengan la caracteristica de urgenies y que, adicionalmente n¢ estuviezon consicerados en el levantamiento de las necesidades que sirvieron de base para la formulacia de la proforma presupuestatia y presupuesto de ia Entidad Opcrativa Desconecatrada dc la cual depends El responsable del Fondo y la maxima autoridad de la Unided Administrativa deberin ccordinar y supervisar porque los fondos sean utllizados efvctivamente en Ja contratacién ylo adquisicién de bienes ¥ servicios urgentes, relacionados con la zotividad propia de laS Ministrrio de Finanzas “se SE Som wAisrerDea bat echaaowe del Ecuador Be 16. Rentas Internas, mediante Resolucién No, NAC-DGERCGC12-00195 de fecha 04 de abril de 2012. Para la adquisicién dc bicnes o servicios, los comprobantes de venta ¢ documentos autorizacios deberdn emitirse a nombre del responsable del fondo. quien por su naturaleza no estard cbligado a realizar refencién de impuesios, pues inicamente se eplicar4 el reembolso de gastos al que sc reficre el Reglameaw de la LORTI. Para obtener el reembolso, si el responsable de! fondo es un empleado en relacién de dependencia de la Unidad Administrativa, la Entidad Operativa Desconcentrada (EOD) de la que dependa deberd emitir una Liguidecién de compra de biones y presiacién de servicios; el reembolsante lo constituira entonces la EOD, El pago por reembolso de gastos debera estar susicatando en comprobantes de venta que cumplan con los requisites previstes en el Reglamento de Comprobantes de Venta, Retencién y Documentos Complementarios El valor a reemibolsar al zesponsable det fondo sera el total del costo del bien adquiride, incluyendo Los impuestos en los que se hubieran incurride por concepto de la compra. PROCEDIMIENTO PARA EL USO DE FORMULARIOS.- Para el manejo del fondo fijo de caja chica la uaidad adminiswativa debera contar cbligatcriamente con los siguicntes formularios: a) Formulario AF-1- Este formulario debe wilizarse para res fines 1) Para que cl Responsable Financiere de la Entidad Operativa Desconcentrada registre la apertura del Fondo Fijo de Caja Chica de cada Unidad Administretiva, con el correspondiente monte asignado. 2) Para que el Responsable del Fondo de la Unidad Adminisativa. una vez consumide cl 60% del Fondo solicite la reposiciéa y registros contables o Procedimicntos tributarios que correspondan a la Entidad Operativa Desconcentrada, 3) Para que el Responsable del Fondo de la Unidad Administrativa solicite la liquidacién del fondo al final del cjereicio fiscal, de conformidad con las Directrices emilidas por el ente rector de las finanzas publicas. Los saldos del fondo previo # Ia Liquidacién deberiu ser depositados cn Ja cuenta rotativa de ‘ingresos de la Entidad Operativa Desconcentrada por parte del Responsable del Fondo de la Unidad Administrativa. El formulario deberé contencr la siguicate informacién (Anexe 1) © Mimero del formulario: rumeracién imterca de la unided administrative que deberd ser renovada cada alo fiscal. © Lugar y fechae ee — 1A RErE BL DEL SEADOR del Ecuador » Nombre y Apellidos/Razn Social: Detalle del nombre y apelliéo det provoedor o fa razén social del mismo, asf come del responsable del fondo. © Firma: registro de la firma 0 huella del proveedor, asi como del responsible del fondo, > Cédula/RUC: detalle de Ia e6dula.o del RUC dol peoveedor y de la eédula del responsable del fondo. © Observaciones: cualquier comentario que fuera importante incorporar. ¢) Formulario AF-3,- Este formulario seré utilizado por las Entidades Operativas ‘Desconcentradas para los arqueos del fondo de caja chica. 17. DIFUSION.- Las Unidades Financieras de las Eatidades Operativas Descuncentradus difundirin a las Unidades Administrativas sin presupueste bajo su dependencia la obligaioriedad sobre el mangjo del Fondo Fijo de Caja Chica, adjuntando el preseate instructive y formularios anexos. 18. IMPRESION DE FORMULARIOS, La Entidad Operative Desconcentrada ceterminard el nimero de Formularios AF-2 que requerira cada Unidad Administrativa de sa dependeucia, procederd a su impresién pre numerada y secuencial (con wna copia) ads EOD entregaré los formulerios suficientes para la gestion de los siguientes 5 afios. La Entidad Operativa Desconcentrada elaborard el Formulario AF-1 anicamente pare la apertura del fondo. Cada Unidad Administrativa sin presupuesto claborard y utilizaré el Formulario AF-| para los casos de reposicién y liquidacién. Estes formularies deberin ser numerados internaments de manera secuencial conforme se os utilice. 19, PERDIDA DE FORMULARIOS.- En los casos de pérdida o destruccién de Los Formularios AF-2, se notificari ala Hntidad Operativa Desconcenirada para que proceda a dar la baja correspondiente y solicitara nuevos Formularios en caso de que asi lo requiera. 20. PLAZO PARA LA APERTURA- Las Entidades Operativas Desconventradas deberan aperturar el Fondo Fijo de Caja Chica ea todas las Unidades Administrativas bajo su dependercia dentro del plazo maximo de 45 dias contados a partir de ta fecha de publicaciin en cf Registro Oficia del Acuerdo Ministerial y el presente instructive anexo.1! * span cere rrogaououqubicee faraaninat angie SCUCTUEDEAPRIN CUO DURKBARONEE, ina I To 1 fenaes i a i worm tom. ven vee I wonesoxor vec C] mmo ree (moncortce: sume [7] soos 1 f ‘ H “SUSTiO ee ETA EPIRONO VORTAC, ! {SLCTIO EPR ATOSOENC RIANA ONDER ECA CHER FINDORIDTECUAGHCA Eat T Ta | mea T aw 1 ‘ran tie oan seatbte mmm Coe ome (—] 90. owes [7] oomjcisn vesein ] ace soouee (]_anmeoso. x ]memonemg sree ent esecins mane esrecsatr HD sess meeeCOMPROBANTEDE CAIACHICA PARA UMIDADES ADRINISTRATIVAS CCOMPROBANTE DE CAIA CHICA PARA UNIDACES ADMINISTRATIVS era nenonem luc ve cami lee emo ¥ femarcare cretnantrta Dicer ran SFA ACOA mare eon crmurneacoen oe rs) THe mo nwa om wa ao Femme avon resorsmever.09 rroDo1 revonsauroa 0100 4 i 4 4 tei ‘tee toro: iene area eon cee enue esse coat aio nino pci ymsncinonee Neo decane mena ‘COMPROBANTEDE CAJA CHICA PARA UNIDADES ADMINISTRATIVAS ‘CONPROBANTE DE CAJR CHICA PARA UNIDADCS ADMINISTRATINAS nemo hal ‘=om fee Formate 2 We, fermi? ™. 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Efectivo US$ Total uss Diferencia USS Explicacién diferencia: Para constancia de lo actuado suscriben la presente acta en dos copias, en el lugar y fecha antes indicada, las personas que en ella intervienen if) f) RESPONSABLE DELEGADO cl. a.