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Prparer et animer une runion dcisionnelle en dmocratie participative

En dmocratie participative, la prparation dun ordre du jour ncessite que lon porte une
attention toute particulire associer les participants au choix des sujets traiter. Il est pour
cela conseill de procder en trois tapes :

Fiche pratique A2

Animateur, Garant

PRPARER LORDRE DU JOUR DUNE RUNION


1 - RECUEILLIR TOUTES LES PROPOSITIONS ET DEMANDES
Les sujets traits lors dune runion doivent aborder les proccupations relles et directes des
membres du groupe concern. Il est donc important de les solliciter pour recueillir des
propositions de points traiter.
Si, au sein du groupe, il y a un sous-groupe de personnes identifies comme dirigeants
(exemples : le bureau associatif au sein dun Conseil dAdministration, lanimateur du
groupe de travail, le garant de la runion), lui demander dtablir une premire liste de
sujets traiter.
Contacter bien lavance toutes les personnes qui seront convies la runion (par liste de
diffusion sur Internet, par courrier, tlphone), 3 ou 4 jours avant pour une petite
runion, plusieurs semaines voire plusieurs mois lavance pour une grand-messe trs
importante.
Leur donner la date et lobjectif gnral de la runion. Leur fournir la liste des premiers
sujets traiter si certains ont dj t identifis.
Leur demander de complter la liste avec les sujets quils souhaitent aborder lors de la
runion. Durant cette tape, il ne faut pas quil y ait de limitation. Il sagit de bien
comprendre tout ce qui proccupe les membres du groupe.

2 - SLECTIONNER LES SUJETS QUI SERONT RELLEMENT TRAITS


Le recueil de toutes les propositions engendre gnralement un inventaire la Prvert : on
se retrouve avec beaucoup plus de sujets que ce que lon pourra traiter, des thmes disparates
et de niveaux trs diffrents. Il faut donc y associer une seconde phase durant laquelle on
rduit et on organise lordre du jour, en se posant les questions suivantes :
Quel est le degr durgence de tel sujet ?
Ce sujet a-t-il dj t abord ? Avec quel rsultat ? Est-il ncessaire den faire un
historique ?
Le groupe qui travaillera est-il lgitime pour prendre une dcision sur ce sujet, ou faut-il
renvoyer le sujet vers un autre lieu de dcision ?
Est-ce le bon moment pour engager une rflexion sur tel sujet ou sera-ce plus
appropri un moment ultrieur ?
Ce sujet mrite-t-il quon sy penche ? Il faut savoir que, prsenter de manire formelle un
sujet devant un groupe en lui demandant que pensezvous de ce sujet , lui donne
toujours de limportance aux yeux du groupe, quil en ait rellement ou non. Un temps
prcieux peut ainsi tre perdu discuter de choses sans importance, gnrant dailleurs
souvent un malaise dans le groupe qui ne comprend pas lui-mme pourquoi il travaille sur
ce sujet. Prudence donc !
Y a t il une dcision prendre sur ce sujet ?

Etc

La rponse ces questions permet daffiner lordre du jour :


Regrouper les sujets proches au sein de sujets gnriques ;
Renvoyer certains sujets vers dautres runions, dautres groupes de travail, etc.
Subdiviser certains sujets trop vastes en plusieurs sous-sujets ;
Hirarchiser limportance des sujets.
Cette tape doit tre mene par un sous-groupe bien au courant des sujets voqus. Si un
garant ou un groupe garant a t dsign pour piloter la runion, il est charg de piloter cette
tape.

3 - FIXER CLAIREMENT LES OBJECTIFS DU TRAVAIL SUR CHAQUE SUJET


A chaque point dordre du jour retenu, il est ncessaire dassocier un objectif atteindre. Cest
important car lobjectif nonc va changer le contenu du dbat. Par exemple, si les
participants savent quaucune dcision ou validation nest lordre du jour, la nature mme de
leur propos sera gnralement plus libre, plus imaginative ou utopiste. Par contre si une
dcision est ncessaire, les participants vont se focaliser sur la recherche dun consensus ou
sur le compromis entre plusieurs objectifs.
Les diffrents types dobjectifs atteindre concernant un sujet
Informer
Identifier des pistes de travail
Permettre lappropriation du sujet par le groupe Concevoir des solutions
Faire prendre conscience des enjeux
Prendre une dcision
Faire avancer la rflexion
Lobjectif choisi pour chaque sujet doit tre clairement exprim dans lordre du jour envoy
aux participants.

4 FAIRE UN RETOUR DINFORMATION VERS LE GROUPE


Renvoyer aux membres du groupe lordre du jour dfinitif. Leur laisser une dernire occasion
de ragir sils ont des critiques ou des propositions faire.
Un exemple dordre du jour

Ordre du jour de la runion du 25/10


Sujets traiter

Objectifs

Sujet n1 : La situation actuelle au niveau du Ministre


Prsentation

Information

Sujet n2 : Prparation de lAG


Etat des lieux
Prparation de la logistique
Choix des intervenants (suite aux premires propositions)

Information
Concevoir des solutions
Prendre une dcision

Sujet n3 : Premires orientations pour lanne prochaine


Premires pistes

Information, faire
Approprier le sujet

Brainstorming

Recherche de nouvelles
pistes

Merci de faire vos dernires propositions ou commentaires avant le 15/10

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