Programa de Formacin: Organizacin Documental en el Entorno Laboral

Resultados de Aprendizaje: Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema

establecido por la organizacin, la normatividad vigente, normas y tcnicas de prevencin y
conservacin documental y el sistema de gestin de la calidad.

Estimado aprendiz.
La Organizacin Documental, permite establecer el mtodo de control de documentos y
conservacin de la informacin para una buena gestin de las entidades, por lo tanto en esta
semana conocern el mecanismo en la cual estos deben ser cuidados segn la normatividad que
soportan su preservacin.
A continuacin usted encontrar descrita cada una de las actividades que debe realizar en la
cuarta y ltima semana de formacin, se deben desarrollar teniendo en cuenta el cuarto
contenido de estudio: Inventario nico Documental y Conservacin de Documentos, dispuesto para
la realizacin de esta gua.
Recuerde que para el desarrollo de las diferentes actividades planteadas, resulta indispensable
recordar el uso de fuentes bibliogrficas y webgrafas, en caso de que sea necesario.
Evite usar contenidos, fragmentos de textos y parafraseos sin la correspondiente referencia y cita.
Igualmente, recuerde la puntualidad y compromiso en la entrega de actividades para un adecuado
proceso y culminacin del programa de formacin.

ACTIVIDAD 4
Descripcin:
Una vez comprendidos los procesos de conservacin y prevencin de los documentos, es
importante que ahora se indague frente a otro elemento esencial de la temtica, que es el
Inventario nico Documental, a travs de la siguiente actividad:
Caso N 2 EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO
Daniel, es el responsable del almacn en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificacin de su jefe
inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que
la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30
das. Por lo tanto, en la notificacin se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al
funcionario que lo reemplazar, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el
cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de
tiempo. Este le solicita a su compaero que reciba el cargo sin el inventario documental.

Segn el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:
1. Cmo debe comenzar hacer el inventario documental?
2. Es correcto lo que le sucedi al nuevo funcionario del almacn? Justifique su respuesta.
3. Cules son las consecuencias que se presentan por la carencia del inventario documental?
4. Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.
5. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia de la aplicacin del Inventario
Documental?
Deber elaborar un documento preferiblemente en Word en donde debe desarrollar las cinco (5)
preguntas propuestas para el caso, adems realice un cuadro sinptico en donde se evidencie
los aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas pblicas y privadas en la
conservacin y prevencin de los documentos en el manejo del archivo. Para desarrollar el
cuadro sinptico puede apoyarse del acuerdo 048 de 2000 ( http://190.26.215.130/index.php?
idcategoria=2005# ) y del acuerdo 050 de 2000 ( http://190.26.215.130/?idcategoria=2007# ) que
encuentra en el material para el desarrollo de la gua de aprendizaje 4.
Recomendacin:
No olvide la importancia de citar y referenciar cuando emplea material de diferentes fuentes,
adems emplear normas bsicas de redaccin de documentos. (ICONTEC o APA).
Usted deber entregar el documento a travs del espacio dispuesto para ello en la plataforma
Blackboard, denominado: ENVO DE LA ACTIVIDAD 4 DOCUMENTO
ACTIVIDAD 2: Evaluacin Unidad 4
La evaluacin correspondiente a esta actividad de aprendizaje busca verificar el conocimiento
adquirido y validar su competencia en las distintas temticas tratadas.
La evaluacin consta de 10 preguntas y su duracin es de 1 hora. El aprendiz tiene habilitado dos
intentos, y cuando sea iniciada la prueba, debe terminarla.
La evaluacin se encuentra disponible en el botn Actividades / Actividad de aprendizaje
4 / Evaluacin Unidad 4 en el men principal del programa.