IEST PRIVADO DE

COMERCIO EXTERIOR

TALLER DE FERIAS Y MANIFESTACIONES

COMERCIALES INTERNACIONALES

Elaborado por:
Docentes del Curso

VI CICLO
Cuaderno de Trabajo

2012

NDICE

I.- Normas para el desarrollo del cuaderno de trabajo y presentacin

del trabajo final del Taller de Ferias y MCI.. ...... 03
Contenido del trabajo a desarrollar:

1. Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX...... 05

2. Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX... 09
3. Inversin Proyectada con registro del aporte individualizado de los socios..... 13
4. Bocetos y planos del Stand proyectado para la exhibicin . 14
5. Ficha Tcnica del producto principal a exhibir... 21
6. Imgenes de todos los Materiales Promocionales (publicitarios) y de
comunicacin a presentar en el FERIADEX .. 23

ANEXO: REGLAMENTO DEL FERIADEX . 29

Gua de remisin FERIADEX. 37
BIBLIOGRAFA.... 38

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

I.- NORMAS PARA EL DESARROLLO DEL CUADERNO DE TRABAJO Y PRESENTACIN

DEL TRABAJO FINAL DEL TALLER DE FERIAS Y MCI

1. El objetivo principal del cuaderno de trabajo es ser una gua para aplicar de manera
prctica los conceptos tericos aprendidos en clase, para la participacin en Ferias
internacionales y adaptarlos a la presentacin que realizar el grupo a fin de ciclo
en el FERIADEX con la asesora del Docente del curso.
2. Para ello se tomarn los formatos y plantillas internacionales y se los modificar y
acondicionar al formato particular del FERIADEX, tratando de emular de la
manera ms real posible el formato de una Feria Internacional especializada dirigida
a un pblico de compradores profesionales.
3. Todos los grupos estarn conformados por los mismos integrantes definidos para el
Taller de Formacin y Gestin de Empresas Exportadoras a fin de uniformizar
tareas entre todos los cursos de VI ciclo con proyeccin a la participacin de cada
grupo en el FERIADEX.
4. El Trabajo Final consiste en elaborar un Plan de Trabajo integral que se comenzar
a trabajar desde el inicio de clases.
5. El trabajo deber de ser presentado en 1 Cd que contenga el archivo digital del
trabajo dentro de 1 sobre A4 en el cual se debe pegar el impreso de la caratula del
trabajo. (No utilizar cartulas pre-impresas y completadas a mano)
6. El trabajo se presentar en 2 partes:
a) Avance del Trabajo antes del examen parcial.
b) Trabajo final completo antes del examen final.
Las fechas de entrega del trabajo sern comunicadas oportunamente por el
Docente del curso.

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7. Los trabajos debern de ser presentados tomando en cuenta lo siguiente:

a) CONTAR CON EL FORMATO DE UNA MONOGRAFA
b) Desarrollado en 1 solo archivo en formato Word, con las imgenes, planos y
cuadros que sean necesarios insertados en el archivo en la mejor resolucin
posible.
c) ndice y pginas numeradas.
d) Incluir en una carpeta adicional, con el nombre de ANEXOS, los archivos
complementarios que sean necesarios como videos, entrevistas y otros en el
formato digital necesario para su visualizacin en software de uso comn.
e) Los CDs sern revisados en el momento de la entrega por el Docente para
verificar la conformidad de los archivos segn lo especificado.
f)

Por ningn motivo se recibirn trabajos enviados por e-mail

8. Finalmente los alumnos integrantes del grupo podrn integrar los contenidos de este
trabajo a lo solicitado para la memoria de Gestin de VI ciclo.

La Cartula debe contener la siguiente informacin:

Logo de la Institucin:
Nombre del Taller: TALLER DE FERIAS Y MCI.
Encabezado siguiente:
PLAN DE TRABAJO PARA LA PARTICIPACION
DE LA EMPRESA (Insertar nombre) EN LA FERIADEX

Producto:
Mercado:
Marca:
Seccin:
Integrantes: (En orden alfabtico - Apellidos, Nombres)
Nombre y Correo electrnico del representante:
Nombre del Docente:
Semestre Acadmico:
Fecha:

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1.- Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX:

Informacin de referencia: A continuacin se presenta una plantilla con el modelo de las 3 etapas
de un Plan de Actividades-Cronograma para una Feria Internacional con los tems que se deben
tener en cuenta para desarrollar uno propio y aplicarlo segn la Feria Internacional seleccionada:

ETAPA 1 PRE-FERIA

- 12
a
- 10
- 09
a
- 08

Check
List

Actividades

Mes

Inicio: Empresa decide participar en feria seleccionada

Elaboracin y aprobacin del Plan de Actividades-Cronograma
Elaboracin y aprobacin del Presupuesto inicial
Nombramiento del Jefe a cargo de la participacin

Solicitud de documentacin a los organizadores de la Feria

Determinar el rea del stand por contratar
Realizar Inscripcin preliminar
Verificar condiciones de participacin y suscribir contrato con la feria con el pago
respectivo
Realizar eleccin de la ubicacin del stand en la primera fecha fijada por el
organizador

-7

Seleccin de los productos a exhibir

Elaboracin de Bocetos preliminares del Stand

-6

Bsqueda y Seleccin de la empresa que construir el stand

Seleccin del personal de la empresa que participar en la Feria

Recepcin de propuestas de la empresa que construir el stand

Suscripcin de contrato para la construccin del stand
Seleccin del Boceto definitivo del Stand (adicionalmente con plano de distribucin)
Seleccin de la empresa que elaborara material publicitario, documentacin y
merchandising
Se inicia Capacitacin del personal de la empresa que participar en la Feria.
Gestin de documentacin de viaje del personal que participar en la Feria.
Primera actualizacin del presupuesto inicial.

-5

-4
-3
-2
-1

Envo de informacin de la empresa a incluir en el Catlogo de expositores de la feria

Compra de pasajes, reserva de hoteles para personal que participar en la feria
Contrato con la empresa que elaborar material publicitario, documentacin y
merchandising

Elaboracin de los productos y muestras que se exhibirn en la feria

Diseo y contratacin de la empresa que elaborar los uniformes del personal
Inicio de difusin publicitaria en la sede de la feria de la participacin de la empresa

Mailings / invitaciones a posibles clientes en la sede de la feria

Difusin en Prensa de participacin de la empresa
Coordinaciones e invitacin al Consejero Econmico Comercial del Per en la sede
de la Feria

Bsqueda y contratacin de personal de apoyo en la sede de la feria: traductores,

anfitrionas, etc.
Envo anticipado de muestras, productos a exhibirse, folletera

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ETAPA 2 DURANTE LA FERIA

Check
List

Actividades

Mes

1 Semana o das antes:

Viaje de la delegacin de la empresa al pas sede de la feria
Retiro de las muestras, productos a exhibirse y folletera enviados con anticipacin
Inicio del montaje del Stand desde el primer da permitido por el organizador

DESARROLLO DE LA PARTICIPACIN EN LA FERIA

Hasta 1 semana luego de finalizada la feria
Desmontaje del Stand (al da siguiente de finalizada la feria)
Reenvo al Per de las muestras, productos exhibidos
Visita personal a principales compradores contactados durante la feria
Inicio de comunicaciones acordadas con posibles clientes
Retorno de la delegacin de la empresa

ETAPA 3 POST-FERIA

+1

+2
+6
+ 12

Check
List

Actividades

Mes

Primer anlisis de la participacin, emisin de informe y balance preliminar.

Registro de compradores interesados contactados en base de datos
Seguimiento de primeras comunicaciones y/o envo de cotizaciones y muestras.
Verificacin del logro de los objetivos corporativos alcanzados
Identificacin y evaluacin de principales problemas, debilidades y fallas sucedidas
en los das de Feria.
Verificacin del presupuesto ejecutado Vs presupuesto preliminar

Continuar el seguimiento de contactos logrados

Decisin de participacin en la siguiente edicin de la feria, de ser positivo se reinicia
la misma secuencia del proceso

Segundo anlisis de la participacin y primer balance de resultados.

Tercer anlisis de la participacin y balance final de resultados

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TAREA PARA INCLUIR EN EL TRABAJO FINAL:

a) Utilizando la plantilla anterior, completar y/o reemplazar los contenidos con todas las
posibles actividades que ha planificado y programado el grupo en las 3 etapas del
FERIADEX.
b) Se cambian los tiempos originales en meses convirtindolo al de las semanas que falten
para llegar a la fecha del FERIADEX.
c) En la columna final colocar un Check () a las actividades que ya han sido ejecutadas
hasta las 2 fechas de entrega del trabajo (Avance o trabajo completo).
d) Importante: Tener en cuenta de eliminar y/o reemplazar los contenidos que no
correspondan para el FERIADEX.
Ejemplo: Coordinaciones e invitacin al Consejero Econmico Comercial del Per en la
sede de la Feria (No corresponde pues solo se aplica fuera del pas, se debe eliminar).

ETAPA 1 PRE-FERIADEX

- 12
- 11
- 10
-9
-8
-7
-6
-5
-4
-3
-2
-1

Check
List

Actividades

Semana

Inicio: Empresa decide participar en el FERIADEX

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ETAPA 2 DURANTE LA FERIADEX

Check
List

Actividades

Semana
1 Semana o das antes:

DESARROLLO DE LA PARTICIPACIN EN LA FERIADEX

Hasta 1 semana luego de finalizada la feria

ETAPA 3 POST-FERIADEX

+1
+2
+6
+ 12

Check
List

Actividades

Semana

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2.- Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX

segn formato:
Informacin de referencia: A continuacin se presenta una plantilla de Presupuesto para una
Feria Internacional con los tems que se deben tener en cuenta para desarrollar uno propio y
aplicarlo segn la Feria Internacional seleccionada en el pas de destino:

Fecha:

RUBROS

Cod.

$ USA

Nuevos Check
Soles S/.
List

Euros

1 Costos del espacio fsico a utilizar y conexos

1a. Costo del espacio fsico Alquiler del Stand
1b. Diseo, construccin y decoracin del stand (incluidos gastos montaje y desmontaje)
1c.

Costos por alquiler de mobiliario (estantera, mesas, sillas, mostradores, mdulos o

exhibidores)

1d. Publicidad visual, banners, displays, gigantografias

Contratacin de otros servicios adicionales: mayor carga de electricidad, agua, otros

1e. equipos y audiovisuales, Servicios de comunicacin (telefnia, Internet ), seguros,
almacn adicional,seguridad ylimpieza interna.
Sub-Total 1
2 Costos operativos
2a. Pasajes aereos para la delegacin.
2b. Alojamiento en Hoteles u otros.
2c.

Viticos correspondientes a: alimentacin, transporte local (taxi, metro, tren) y

comunicaciones del personal (Telfonos e internet)

2d. Costos por gestin de visas, seguro de viajes y otros trmites vinculados.
2e. Capacitacin especializada del personal
2f. Uniformes y accesorios

Contratacin de personal adicional de apoyo en la sede de la feria (traductores,

anfitrionas, impulsadores)
Costos de contactos con los clientes y organizadores (servicio telefnico, correo,
2h.
invitaciones etc).

2g.

Sub-Total 2

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RUBROS

Cod.

$ USA

Euros

Nuevos Check
Soles S/. List

3 Costos promocionales y documentarios

Diseo y preparacin de documentacin sobre los productos y diverso material
3a.
promocional (Brouchures, folletera, catalogos, flderes, Cds, Videos)
Diseo y preparacin de merchandising y diversos artculos promocionales incluidas
3b.
muestras.
3c. Costos por difusin en prensa y diversos medios de comunicacin.
3d.

Fichas de registros de visitantes, proformas, fichas tcnicas de los productos,

company profile

3e.

Tarjetas personales de presentacin de los integrantes de la delegacin.

Traslado y envo de los productos a exhibir, de muestras y material promocional
3f.
incluidos impuestos, aranceles o derechos de aduana
Sub-Total 3
4 Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados (10% del Total)
Sub-Total 4
RESUMEN

1
2
3
4

Costos del espacio fsico a utilizar y conexos

Costos operativos
Costos promocionales y documentarios
Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados

TOTAL
T.C. Dolares a Euros =
T.C. Euros a Nuevos Soles =
T.C. Dolares a Nuevos Soles =

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10

TAREA PARA INCLUIR EN EL TRABAJO FINAL:

a) Utilizando la plantilla anterior, completar y/o reemplazar los contenidos por los rubros y
cifras de egresos y gastos que ha planificado el grupo para ejecutar relacionados al
FERIADEX.
b) El ajuste se realizar cambiando los rubros que no correspondan y se lo adaptar a los
tems de gastos que se proyecten con el mayor detalle posible hasta el final del
FERIADEX.
c) Para el FERIADEX no se aplica la columna de Euros, pero si se deben completar las 2
columnas de $ USA y Nuevos Soles S/.
d) En la columna final colocar un Check ( ) a los rubros que ya han sido desembolsados
hasta las 2 fechas de entrega del trabajo (Avance o trabajo completo).
e) Importante: Tener en cuenta de eliminar y/o reemplazar los contenidos que no
correspondan para las actividades en el FERIADEX.
Ejemplo: Pasajes areos para la delegacin Alojamiento en hoteles (No corresponden
pues solo se aplica fuera del pas, se deben eliminar).
PRESUPUESTO DE EGRESOS Y GASTOS PARA EL FERIADEX
Cod.

RUBROS

Fecha:
$ USA

Euros

Nuevos Check
Soles S/.
List

1 Costos del espacio fsico a utilizar y conexos

1a.
1b.
1c.
1d.
1e.

Sub-Total 1
2 Costos operativos
2a.
2b.
2c.
2d.
2e.
2f.
2g.
2h.

Sub-Total 2

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11

RUBROS

Cod.

$ USA

Euros

Nuevos Check
Soles S/. List

3 Costos promocionales y documentarios

3a.
3b.
3c.
3d.
3e.
3f.

Sub-Total 3
4 Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados (10% del Total)
Sub-Total 4
RESUMEN

1
2
3
4

Costos del espacio fsico a utilizar y conexos

Costos operativos
Costos promocionales y documentarios
Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados

TOTAL
T.C. Dolares a Euros =
T.C. Euros a Nuevos Soles =
T.C. Dolares a Nuevos Soles =

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3.- Inversin Proyectada con registro del aporte individualizado de los socios:
TAREA PARA EL TRABAJO FINAL:
a) Elaborar un cuadro precisando el total que se proyecta llegar a recaudar con los aportes
individualizados de los socios del grupo hasta el final del FERIADEX
b) Calendarizar la recaudacin por lapsos de tiempo semanal o quincenal
c) Para el total de la inversin se presume una recaudacin equitativa de cada uno de los
socios, pero queda supeditado al criterio del grupo la variacin de esta regla.
d) Precisar el monto parcial o total recaudado hasta las 2 fechas de entrega del trabajo.
(Avance o trabajo completo):
e) Se adjunta un formato modelo, pero el grupo podr variarlo o disear su propio formato
siempre que cumpla con las instrucciones anteriores
f) Muy Importante: El total de la inversin proyectada debe ser igual o mayor al presupuesto
de egresos.
.

Fechas: Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Montos
Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena individuales
1
2
3
4
5
6
aportados S/.
Socio 1 - aportes:
Nombres
Socio 2 - aportes:
Nombres
Socio 3 - aportes:
Nombres
Socio 4 - aportes:
Nombres
Sub-Totales
recaudados por
el Grupo
TOTAL GENERAL
DE INVERSIN S/.

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4.- Bocetos y planos del Stand proyectado para la exhibicin:

Indicaciones para presentar el trabajo:
a) Desarrollar Bocetos tridimensionales del Stand a escala de las medidas que se indican.
b) Poner ttulo numerado a cada boceto en su secuencia de elaboracin:
Boceto N1, Boceto N 2, Boceto Final.
c) Es obligatorio desarrollar como mnimo 3 bocetos en diferente secuencia de avance, los
bocetos de un mismo diseo presentados desde diferente ngulo se considerarn como un
solo boceto.
d) Para elaboracin de los bocetos del stand se podrn utilizar todas las herramientas
informticas a las que se tenga acceso, pero para insertarlo al trabajo en Word deber ser
convertido a formato JPG.
e) Tambin son vlidos los bocetos elaborados a mano con cualquier material, el cual deber
ser escaneado y convertido a formato JPG.
f) Por lo menos el diseo de Boceto final debe ser a todo color y debe ser el proyecto ms
cercano al que se montar en el FERIADEX.
g) Para todos los casos los bocetos deben desarrollarse en perspectiva tridimensional
respetando las medidas sealadas.
h) Incluir un plano o esquema (planta general) incluyendo las medidas de mobiliario, estantes,
pantallas, paredes, cenefa, etc.
i) De no haber cambios en las medidas de los stands informadas por los organizadores del
FERIADEX se asumirn como medidas del stand las siguientes:
Ancho (2 mts); largo (2mts); Alto (2.45 mts.); Ancho de Cenefa (0.45 mts).
j) Tomar en cuenta los aspectos de colores, imgenes, textos, iluminacin, distribucin y
racionalidad del espacio aprendidos en clase.
k) Importante: Para la entrega del avance del trabajo se completarn los siguientes puntos:
1. Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX
2. Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX
3. Registro de los ingresos recibidos y proyectados por el aporte de los socios
4. Bocetos y planos del Stand (Por lo menos 1 Boceto)
A continuacin se muestran algunos Bocetos de stands de ejemplo:

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14

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

15

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

16

MODELOS DE PLANO O ESQUEMA PLANTA GENERAL

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17

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

18

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

19

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

20

5.- Ficha Tcnica del producto principal a exhibir:

Indicaciones: Incluir en este punto del trabajo final una ficha tcnica con lo siguiente:
a) Ficha Tcnica con el mayor detalle posible en descripciones de:
Caractersticas, medidas, peso, colores, forma de presentacin, tallas, tipo de envase,
materiales que lo componen, informacin nutricional y otros segn la naturaleza del producto.
b) Desarrollarlo en 1 sola pgina.
A continuacin se muestran algunos ejemplos:

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FICHA TECNICA
PRODUCTO

MAHI - MAHI FRESCO CONGELADO IQF SIN PIEL,

CLASIFICADO EN CUBOS DE 1 Oz. Cada uno

NOMBRE CIENTIFICO
CODIGO DE PRODUCTO

CORYPHAENA HIPPURUS

MARCA
PRESENTACIN
TIPO DE ENVASE

RICOPEZ
CAJA DE 16 Oz. Neto / 45a g. NETO
PRIMARIO: BOLSA DE POLIETILENO
TERMOSELLADA
SECUNDARIO: CAJA DE CARTON PLEGADIZO
PLASTIFICADO
CAJA DE CARTON CORRUGADO DOBLE 40 x 40 x
30 CM
16 CUBOS
16 Oz./ 454 g.
APACIBLE
CARNE BLANCA
SEMI FORME
VER TABLA NUTRICIONAL ADJUNTA
01-nov-11

TIPO DE EMBALAJE
N DE UNIDADES/ ENVASES
PESO NETO
SABOR
COLOR
TEXTURA
TABLA NUTRICIONAL
FECHA DE PRODUCCION DEL
LOTE
FECHA DE VENCIMIENTO DEL
LOTE
INSTRUCCIONES DE USO

OTROS NOMBRES

P. A.
PERU 0304.29.90.00
USA 0304.29.60.91

6 MESES
Conservacin:
- 8C (1 semana)
- 12 C (1 mes)
- 18 C (6 meses)
MAHI MAHI, PERICO, DORADO, DOLPHINFISH,
DORADO DO MER

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22

6.- Imgenes de todos los Materiales Promocionales (publicitarios) y de

comunicacin a presentar en el FERIADEX:
Indicacin: Incluir en este punto del trabajo final las imgenes de todos los materiales
publicitarios que se sealan a continuacin
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Catlogos, brouchure, trpticos, merchandising, otros.

Company Profile (Perfil de la empresa)
Marca y eslogan a presentar.
Tarjetas personales de presentacin.
Imgenes de la pgina web de la empresa
Videos a proyectar en el stand en carpeta digital adjunta titulada ANEXOS (si lo han
previsto)

Algunos ejemplos a considerar:

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24

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25

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26

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27

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REGLAMENTO DE PARTICIPACIN

FERIADEX
IEST Privado de
Comercio Exterior
ADEX

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

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REGLAMENTO DE PARTICIPACIN - FERIADEX

1.-

DESARROLLO DEL EVENTO y ORGANIZADORES

La FERIADEX se encuentra a cargo del IEST Privado de Comercio Exterior de ADEX que la
organiza a travs de su Comit Organizador y se realiza semestralmente en el local ms adecuado
para su presentacin, tiene por finalidad que el alumno obtenga conocimientos y prcticas
aplicables en una Feria Internacional. La Direccin del IEST Privado de Comercio Exterior de
ADEX es el responsable de designar al Comit Organizador a cargo de la organizacin, ejecucin y
supervisin de la FERIADEX siendo la mxima autoridad para aplicacin de este reglamento.
El Comit Organizador designar al Supervisor de la FERIADEX quien representa al Organizador
ante el Expositor y est facultado para solucionar problemas relativos a la manifestacin ferial y
velar por el fiel cumplimiento del Reglamento de Participacin y las disposiciones generales que
dicte el Organizador.
El programa general de actividades de la feria es el siguiente:
Separacin/Pago y seleccin de los Stands
Se realiza segn programacin y forma que establece el Comit Organizador que informa con la
debida anticipacin a los alumnos participantes. Se desarrolla de manera justa y equitativa sin
otorgar preferencias de ninguna ndole.
Montaje y Desmontaje de Stands
Se realiza segn programacin y forma que establece el Comit Organizador que informa con la
debida anticipacin a los alumnos participantes de los das y horario exacto de su realizacin. Es
obligacin de los alumnos ejecutar las actividades de montaje y desmontaje de la manera ms
diligente y sin retrasos que motiven problemas en su participacin y para el desarrollo de la feria,
as como a aceptar las disposiciones y penalidades del Comit Organizador en caso de
incumplimientos.
Registro y acreditacin de los Expositores:
Se desarrolla durante las 2 horas previas a la apertura del primer da de feria.
Exhibicin Ferial:
Primer da: Desde las 10:00 hasta las 20.00 horas
Segundo da: Desde las 10:00 hasta las 18:00 horas.
Inauguracin: A las 12 horas del primer da.

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

30

2.-

DE LA CONTRATACION Y SELECCIN DE STANDS

Mediante Directiva del Comit Organizador se comunica a los alumnos el monto y forma de pago
de los stands as como el sistema de separacin de espacios de los mismos y las fechas en que se
realizarn.
En las fechas establecidas los expositores cancelaran el ntegro del costo del stand y al momento
de la separacin del stand presentaran el comprobante de pago junto a la ficha de inscripcin
debidamente completada (ambos en original y copia) a fin de separar la ubicacin de su stand en el
plano de la feria que ser publicado con anterioridad.
Los espacios elegidos son definitivos y no podrn ser cambiados o intercambiados entre los
expositores, salvo medidas de fuerza mayor que obliguen al organizador a variar el diseo del
plano original de la feria, parcial o totalmente. Pasadas las fechas establecidas y de no haberse
apersonado el expositor para seleccionar su stand, el comit organizador tiene la facultad de
asignarle a su criterio el espacio que considere ms conveniente, siempre que haya sido pagado
del costo total del mismo.

3.-

APERTURA DE LA EXPOSICION DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA

La feria se abrir al personal de los expositores a partir de las 08.00 horas del primer da de
exhibicin, a fin de culminar con los ltimos detalles de la presentacin, para dar luego el pase al
ingreso de los visitantes que se iniciar a partir de las 10:00 horas.
El Comit Organizador no se responsabiliza por los daos y/o prdidas que puedan sufrir los
bienes de los expositores por no haber ingresado antes de la hora de apertura de la feria, as como
durante las horas de exhibicin.
Queda establecido que partir de las 10:00 horas del da de la exhibicin no se podr realizar
ninguna actividad de montaje, decoracin y/o arreglo de los stands, solo se permitir el acceso de
abastecimiento de mercadera y/o productos exclusivos para la exposicin y su traslado se
efectuar necesariamente a mano.
El Expositor est obligado a abrir su stand, antes del ingreso del pblico visitante y a contar,
permanentemente con personal para atender al pblico hasta la hora de cierre establecida para la
exhibicin. En caso extremo que el expositor no haya concluido con el montaje de su stand deber
paralizar sus actividades al momento del ingreso del pblico y continuarlo al da siguiente en las
horas previas al inicio de actividades del segundo da.
Para todos los casos en que no se encontrara presente personal del stand al momento de iniciar el
ingreso del pblico, el organizador tendr la plena facultad de retirar las protecciones de acceso al
stand y de colocar a personal de la institucin para desarrollar cualquier actividad que considere
pertinente y durante el tiempo que lo considere, inclusive de trasladar a un almacn temporal los
artculos y mobiliario del stand, sin lugar a reclamo alguno de parte del expositor infractor de no
cumplir con el horario de atencin.

Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

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4.-

DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA

Credencial de expositor : El expositor contar con credenciales entregadas por el Comit
Organizador para el nmero de integrantes de cada empresa, que usarn los estudiantes durante
los das de la exposicin ferial.
La credencial es el nico medio de identificacin de su empresa, por lo que tiene que ser usada
obligatoriamente dentro del recinto ferial.
Durante el desarrollo de la exposicin no esta permitido que personal propio o contratado de los
expositores realicen ningun tipo de actividad publicitaria (distribucin de volantes o folleteria) fuera
del rea de su stand, ni en los pasadizos, accesos o puerta de ingreso de la feria.

5.-

MONTAJE, DESMONTAJE, DECORACION Y USO DE LOS STANDS

Ocupacin de Stand
Para hacer uso del stand, el expositor previamente deber contar con el VB del supervisor de la
feria que constatar en el mismo lugar del stand la entrega de este al expositor en el espacio
previamente separado y asignado, ningn expositor podr hacer uso del stand sin haber cumplido
antes con este requisito. Al expositor slo le est permitido ocupar el espacio del stand o rea que
tiene asignado segn el contrato firmado, tanto en ancho, largo como en altura sin sobrepasar sus
medidas.
En uno de los Frisos del Stand el Comit Organizador colocar el nombre de la empresa, (tal como
lo seal el expositor en su ficha de inscripcin), de manera uniforme para todos los expositores,
por lo tanto no se permite colocar ningn elemento o decoracin adicional en los frisos instalados
en los stands.
En caso el expositor dese prescindir de las paredes y estructura del stand y recibir solo el espacio
fsico libre para montar su propia estructura de exposicin, deber solicitarlo por escrito al Comit
Organizador con no menos de 30 das de anticipacin al evento ferial. De ser aprobada su solicitud
la estructura a montar no podr sobrepasar las medidas de largo y ancho establecidas para todos
los expositores, solo podr variar las medidas de altura segn lo indique en su solicitud y previa
aprobacin del Comit Organizador. En estos casos el expositor contar igualmente con los
mismos puntos de iluminacin y de energa elctrica que el resto de expositores.
Ingreso y Salida de Bienes, Materiales y/o Equipos al Recinto Ferial
El ingreso y salida de bienes, materiales y/o equipos al Recinto Ferial se realizar por los accesos
que el Comit organizador le informar de manera oportuna.
El expositor deber entregar en la puerta del Recinto Ferial, al personal de Seguridad acreditado,
dos copias de la Gua de Remisin (se adjunta como anexo 1) de los bienes, materiales y equipos
a ingresar; consignando el Nmero de Stand del expositor. En los bienes, materiales y equipos se
incluyen al mobiliario auxiliar a colocar en el stand o rea, materiales para decoracin y exhibicin
de productos, equipos audiovisuales, otros equipos y similares.
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La relacin detallada en la Gua de Remisin ser verificada y firmada por ambas partes en el
momento de su ingreso. El ingreso de algn bien, material o equipo no consignado en la gua de
remisin es de entera responsabilidad del expositor. El original de la gua de remisin con las
firmas deber ser presentado para su verificacin al momento del desmontaje y retiro de los
bienes, materiales y equipos que se hayan ingresado.
El personal de la empresa expositora deber en todo momento portar su pase de
montaje/desmontaje o estar incluido en las listas registradas con anticipacin, adems de su DNI.
Decoracin del Stand y uso del rea de exhibicin durante la feria
Corresponde a cada expositor el efectuar la decoracin del stand o rea asignada. De acuerdo a
las indicaciones siguientes.
a) La organizacin entregar a los expositores los stands pre-decorados que pueden ser
implementados de la siguiente manera: Armados con componentes del Sistema de Exhibicin
Octanorm, perfiles de aluminio, con paneles aglomerados o paneles de melamina o PVC, acabado
melamnico color blanco y/o planchas de sintra en color blanco. Se consideran frisos en nordex
pintados al duco con nombre del expositor en vynil adhesivo. Instalacin de dos braquets de
iluminacin y un tomacorriente doble. Mobiliario: 1 mesa y 2 sillas.
b) El expositor se compromete a entregar el stand en las mismas condiciones en que le fue
entregado. En caso de colocacin de zapatas o similares, el expositor se comprometer a retirarlas
finalizado el evento. El acabado final del stand deber realizarse de manera que no afecte la
presentacin y espacio de los stands colindantes y utilizando solo materiales de decoracin que
puedan ser retirados de las paredes, frisos y pisos sin causar daos a los mismos.
c)

El expositor que requiera retirar parcial o totalmente las instalaciones o infraestructura del stand
pre-decorado, deber solicitar estas modificaciones por escrito a los organizadores hasta la fecha
mxima establecida y de acuerdo a lo sealado en el tercer prrafo de la parte 5 de este
reglamento.
En caso de necesitar mayor carga elctrica, el expositor asumir los costos adicionales, de lo cual
deber informar del nivel de incremento de la carga elctrica y comunicarlo como mximo 20 das
antes del evento.
Pasados los plazos establecidos no se aceptar modificacin estructural alguna ni aumento de
carga.

d) El expositor debe tener en cuenta que est prohibido pintar, perforar, martillar o daar de cualquier
manera los elementos del stand predecorado, as como el uso de pintura (pulverizado),
pegamento, clavo, grapas, chinches o cualquier otro material que pueda daar en alguna forma la
integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio, as como el de los stands colindantes. Se
recomienda el uso de mobiliario auto soportante. El Organizador est facultado para detener
cualquier trabajo que considere inadecuado o riesgoso y para ordenar el arreglo o cambio de los
elementos de decoracin que infrinjan este reglamento.
e) El expositor no podr colocar material grafico, banner, afiches; etc. que sobrepasen las medidas
del stand. Ningn elemento podr restar visibilidad a los stands reas colindantes con la nica
excepcin de lo sealado en el tercer prrafo de la parte 5 de este reglamento.

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f)

En el caso de que los componentes del stand o rea asignada, sufrieran algn dao causado por el
expositor, ste se har responsable de cubrir el valor de su reposicin o reparacin, el cual ser
calculado por la empresa proveedora. No se permitir la salida de los bienes, materiales y equipos
ingresados por la empresa, en tanto no se responda por el dao causado.

g) El cableado, conexin o conexiones elctricas usadas para la decoracin en el stand o rea deber
usar nicamente cables vulcanizados (blindados), de forma tal que puedan ser revisadas por los
organizadores y el personal de Defensa Civil destinado para el evento. Cualquier otra conexin que
no cumpla este requisito ser retirada por la Organizacin de la feria.
h) En general los artculos de exposicin, muebles, equipos y accesorios, as como la decoracin e
iluminacin deben cumplir con la normativa de seguridad vigente para prevenir accidentes. Por
tanto, no est permitido el depsito, exposicin o uso de materiales peligrosos, inflamables,
pirotcnicos, explosivos e insalubres, as como cualquier tipo de sustancia peligrosa o perjudicial
para la salud y los que desprendan olores desagradables que puedan ocasionar molestias a otros
expositores y al pblico visitante. El Organizador est facultado a ordenar el retiro inmediato del
stand de los artculos de exposicin en cuestin y el expositor ser responsable por cualquier dao
o perjuicio que se cause a las instalaciones del recinto ferial.
i)

No est permitido pintar o cambiar el aspecto original de la alfombra del recinto ferial, debiendo
sta ser dejada en el mismo estado en que fue recibida. Pisos en linleo, losetas asflticas u otros
similares no podrn ser fijados por el expositor directamente al piso mediante el uso de pegamento
u otro material que dae el mismo.

j)

Queda prohibido circular con cualquier tipo de vehculo una vez inaugurada la feria.

k) No se permite la presencia de animales vivos en los stands.

l)

Queda prohibido proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado.

m) Queda prohibido hacer cualquier tipo de montaje en aquellas zonas definidas como pasillos de la
Feria. Ningn mueble o material de decoracin podr invadir los pasillos o interferir con la
visibilidad de los stands contnuos.
n) Queda prohibido utilizar equipos de audio cuyo volumen exceda un nivel razonable a criterio del
Comit Organizador, con la finalidad de no generar molestias en los demas expositores.
o) Queda establecido que la publicidad, textos o imgenes que muestren los expositores en los
stands estar referida solo a su empresa y productos, respetando los derechos de autor, licencias y
copyrights, la tica publicitaria, asi como el respeto a la moral y buenas costumbres, el Comit
Organizador est facultado para ordenar el retiro de cualquier material que a su criterio transgreda
esta directiva
p) Queda prohibido hacer mencin en su publicidad a otras empresas, sean o no expositoras.
q) Queda prohibido hacer propaganda poltica o de cualquier otra ndole, ajena a la comercial.
r)

Queda prohibido colocar precios visibles de los productos exhibidos en la feria.

s) Queda prohibido fumar y el consumo de alimentos dentro del stand por parte del personal.

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Sobre las obras de Montaje y Desmontaje

Todos los expositores, estn obligados a montar, desmontar y retirar los materiales utilizados para
el montaje, en los periodos de tiempo establecidos para ello.
El expositor debe de ajustarse necesariamente a las fechas y horarios establecidos para las etapas
de montaje y desmontaje de los stands.
El Expositor debe tener su mdulo limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de
exhibicin El material de embalaje, desmonte y desperdicio deber ser retirado del recinto ferial a
ms tardar 1 hora antes del ingreso del pblico.
Si por caso fortuito o fuerza mayor, el Expositor se viera imposibilitado de terminar la instalacin de
su stand en el plazo indicado indicada, deber solicitar autorizacin al Supervisor de la Feria para
concluir el montaje de su mdulo, fuera del horario de atencin al pblico, debiendo terminar las
obras a ms tardar al da siguiente de la inauguracin.

6.-

SEGURIDAD DURANTE LA FERIA

La FERIADEX, dispondr de seguridad las 24 horas, durante los das oficiales de montaje, de
exhibicin y de desmontaje en especial en las puertas de acceso, sin embargo el organizador no se
hace responsable, por cualquier prdida o dao ocurrido en cualquiera de las reas de la feria.
El expositor debe prestar especial atencin a los bienes dentro su stand rea, siendo obligatorio
mantener personal en el mismo durante las horas de montaje/desmontaje y de exhibicin.
Durante las horas de cierre al pblico, nadie podr permanecer dentro del recinto reservado a la
exposicin, excepto las personas de seguridad o de mantenimiento del evento. El expositor deber
instalar elementos temporales para impedir el acceso de las personas al interior de su stand,
(toldos, cortinas, cintas de embalaje. etc.) durante los tiempos del montaje y desmontaje en los que
no se encuentre en su stand, as como entre los 2 das de la feria.

7.-

MANTENIMIENTO DE LOS STANDS

Corresponde al expositor efectuar la limpieza de su stand o rea, debiendo mantener ste limpio de
escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibicin y de manera obligatoria durante los
horarios de visita del pblico. Todo desperdicio deber ser trasladado y depositado en los
contenedores de desperdicios respectivos, ubicados en las reas predeterminadas por la
organizacin.
Los expositores estn prohibidos de quemar, triturar, incinerar materiales o generar cualquier tipo
de fuentes de fuego.

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8.-

DE LA ENTREGA DE INFORMACIN:
Para la entrega de la informacin que debe efectuar cada expositor, tales como: datos para
credenciales, datos para directorio, Friso, contrato y otros; su cumplimiento de entrega en las
fechas indicadas son de carcter obligatorio. Cualquier informacin entregada fuera de fecha no
ser aceptada por el Comit Organizador, perdiendo la empresa todo derecho a reclamo.

9.-

DISPOSICIONES FINALES:
Queda establecido que los Organizadores tienen la facultad de desarrollar los cambios posteriores
que sean indispensable y necesarios en beneficio de los intereses de la feria o por motivos
obligados de fuerza mayor los cuales seran informados oportunamente a los expositores.
El Comit Organizador publicar oportunamente los cronogramas, fechas y procedimientos
necesarios para la buena marcha de la feria siendo suficiente su difusin en el correo oficial de la
institucin para su plena vigencia.
Cualquier asunto no contemplado en este reglamento solo podr ser resuelto por el Comit
Organizador, que tendr la facultad de incorporar nuevas disposiciones necesarias para el mejor
desarrollo del FERIADEX.
.

COMIT ORGANIZADOR DEL FERIADEX

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GUIA DE REMISIN - FERIADEX -

EMPRESA
PRODUCTO
RESPONSABLE
TELFONO
FECHA:
CANTIDAD PRODUCTO

EMAIL:
SECCIN:

N DE STAND:
ESTADO /CONDICIN

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25
OBSERVACIONES:

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BIBLIOGRAFIA
ALONSO GARCIA, Luis R.;
2003 Administracin de Ferias y exposiciones Internacionales. Editorial Universidad Inca Garcilaso
de la Vega. Lima Per, 1ra. Edicin.
AUMA
2009 Successful Participation in Trade Fairs, Berlin, Alemania.
T 396 C39.
1982 CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT.
Participacin en ferias comerciales. - Ginebra: CCI 97 p.
CORNEJO GARCIA, Enrique;
1998 Las ferias como instrumento de promocin del comercio Exterior. Editorial Universal de Lima.
IICA - Instituto Interamericano de Cooperacin para la Agricultura
2007 Como participar exitosamente en ferias internacionales, Daniel Rodrguez, Miami, USA
T 396 M64.
MILLER, STEVE.
1992 CMO OBTENER EL MXIMO BENEFICIO DE LAS FERIAS Y EXPOSICIONES. Mxico,
D.F. McGraw-Hill, 181 p.
T 396 S62.
SISKIND, BARRY.
2007 MARKETING DE EVENTOS: estrategias clave para ferias comerciales, presentaciones,
conferencias y otros eventos / Barry Siskind. -- Barcelona: Deusto.

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