event proposal

Sajian Event dari :

Sekretariat :
Jl. Kebon Tiwu III No. 36 Kota Tasikmalaya Telp. 0265-340886
Kontak Person : Ikhsanul Holiqin 08156000992
Joni Supriadi Yusuf, S.E. 022-91288407
E-Mail
: andromeda_contact@yahoo.com

Pengantar
Bismillahirohmanirrahiim

Nasyid, sebagai salah satu budaya Islam dan media untuk berdakwah
sudah dikenal sejak zaman Rasulullah. Namun keberadaannya seolah
tenggelam dengan hingar bingar musik modern dan baru beberapa tahun
belakangan ini saja Nasyid mulai memiliki penggemar sendiri, paling tidak di
Indonesia. Tasikmalaya sebagai predikat Kota Santri dengan jumlah komunitas
Nasyid yang cukup besar di Jawa Barat tidak lepas dari fenomena umum dari
perkembangan musik nasyid. Segmen yang meliputi pelaku seni dan penggemar
sudah sedemikian rupa menunjukan perkembangan yang cukup pesat. Menurut
pengamatan kami jumlah grup musik Nasyid banyak bermunculan dari mulai yang
berbasis institusi pendidikan Islam baik dari masyarakat umum.
Menyadari fenomena tersebut kami dari Andromeda Event Organizer bermaksud akan
menyelenggarakan event yang dapat dijadikan wadah apresiasi komunitas musik
nasyid di Tasikmalaya dan sekitarnya. Adapun format yang akan kami sajikan adalah
kontes nasyid yang bersifat Open dengan tajuk Tasik Nasyid Contest. Untuk
mendukung penyelenggaran event tersebut kami mengharap peran serta pelaku usaha
dan Instansi di Tasikmalaya dalam kerangka kerjasama yang saling menguntungkan
dimana event tersebut dapat dijadikan promotion tool dan communcation kit bagi produk
yang bersangkut sehingga dapat memberikan dampak langsung dan tidak langsung bagi
produk tersebut baik berupa pembentukan image yang baik, brand awareness hingga
sales impact dimana terbentuk karena perspektif publik berupa penilaian bahwa produk
tersebut memiliki kepedulian terhadap apresiasi dan perkembangan musik nasyid
khususnya di Tasikmalaya.

Target dan Tujuan

Adapun Target dan Tujuan event ini adalah :
1. Meraih sukses penyelenggaraan event sebagaimana perencanaan yang ditetapkan
2. Dapat dijadikan wahana silaturahim dan apreasiasi bagi komunitas pelaku seni musik nasyid
3. Secara kuantitatif memperoleh audiens minimal 1000 orang
4. Secara kuantitatif memperoleh peserta sebanyak 30 Grup
5. Memberikan tingkat kepuasaan yang tinggi bagi audiens dan peserta event
6. Memberikan manfaat ekonomis bagi sponsor
7. Mampu meningkatkan image dan brand awareness produk sponsor

Data Teknis Event

Nama Event

TASIK NASYID CONTEST

Format

Kontes Terbuka Nasyid

Waktu Pelaksanaan

Jumat - Ahad / 8-10 September 2006

Venue

Gedung Ukhuwah Islamiyah Singaparna

Partisipan (Target Kuantitatif)

Grup Nasyid (30)

Auidiens (Target Kuantitatif)

Masyarakat Umum (1000)

Talents

The Fikr, Salsabila

Host

DJ Andie

Organizer

ANDROMEDA EVENT ORGANIZER

Budget

Rp. 30.000.000,-

Target Sponsor

Random (on process)

Konsep Global

Kontes terbuka nasyid mencakup nasyid modern, tradisional, voice

yang dipilih oleh juri dari sekian banyak peserta yang hadir. Dengan
hadirnya bintang tamu diharapkan para peserta dapat terpacu
semangatnya untuk menampilkan performance yang terbaik dihadapan
juri. Dari event ini diharapkan seni nasyid tetap terjaga sebagai langkah
seni dakwah modern di Tasikmalaya khususnya dan umumnya
di wilayah Jawa-Barat.

Hadiah

Juara I
Juara II
Juara III
Jura Harapan I
Jura Harapan II
Juara Favorit

(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 1.500.000,00)

(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 900.000,00)
(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 750.000,00)
(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 500.000,00)
(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 250.000,00)
(Trofi+Piagam+Setara Kas Rp. 500.000,00)

Produksi
Properti Event

Venue
Venue yang dipilih adalah Gedung Ukhuwah Islamiyah Singaparna Kab.
Tasikmalaya berdasarkan beberapa aspek di bawah ini :
1. Aspek Pengembangan event di Daerah Kabupaten Tasikmalaya untuk mencoba
suasana baru yang tidak selalu didominasi di wilayah Kota Tasikmalaya
2. Aspek Kemampuan Penyediaan fasilitas yang cukup memadai yang didukung
dengan tempat strategis (di Jalan Raya Tasik-Singaparna) lahan parkir yang
memadai dan daya dukung power
3. Aspek Pasar dimana komunitas nasyid dominan berada di wilayah Kabupaten
Tasikmalaya

Legal & Permit

Pengurusan perijinan acara kepada pihak berwenang (Venue, Depag Kab, Polres
Tasikmalaya,) dilakukan oleh Andromeda Event Organizer
Sound System
Sounds system interior disesuaikan dengan venue kapasitas maksimal 10.000 watt.
Sounds system yang diperlukan adalah :
1. 1 Set sound lengkap dengan instrumen suara lainya
2. Microphone Wireless maksimal 10 buah
3. CD player
4. Mixing Control
5. Suporting Item

Main Stage
1. Main stage mengikuti design dan enviroment yang telah disepakati bersama oleh Andromeda
dengan Sponsor
2. Main stage diproduksi oleh supplier yang disepakati bersama.
3. Supervisi dilakukan oleh pihak Andromeda dengan Sponsor.
4. Jadwal Loading mengikuti Production Schedule yang telah ditentukan oleh Andromeda.

Produksi
Properti Event

Branding
1. Penempatan sponsor branding sebanyak 20 titik di area akan
dipasang pada H-2 diluar area tersebut dilakukan oleh pihak sponsor.
2. Event branding berupa famplet, leaflet, Spanduk, Baligo yang disebar
disekitar Kota dan Kabupaten Tasikmalaya.
3. Pemasangan Signage di sekitar lokasi acara jalan menuju Gedung Ukhuwah
Islamiah Singaparna kabupaten Tasikmalaya.
Room / Other Requirement
Selain Gedung Ukhuwah Islamiah, Andromeda Juga menyediakan ruang lain sebagai
berikut :
1. Ruang meeting, untuk kepantingan produksi.
2. Ruang ganti untuk kepentingan talents.
3. Space parkir untuk kendaraan.
A/V System
1. A/V System disiapkan oleh supplier yang telah ditunjuk oleh event organizer dan
sponsor.
2. A/V System yang diperlukan adalah :
- Handycam
- VCD player
- Personal Computer / Laptop
Facilities
1. City tranportation
Team EO
1 Unit Mobil (3 hari)
Talents
(tergantung permintaan)
2. Meals
Team EO
Talents

Snack 150 box

(tergantung permintaan)

3. Comunication System for productions

Operasional
- Cellular Voucher 4 unit @ Rp. 100.000
4. Documentation
Master Document report
Copy of internal
5. Other
Crew costume
Doorprize
Merchandist

- 1 album
- 2 Album

Produksi
Program Event
CREW BRIEFING
1.
Selama proses preparing akan dilakukan briefing kepada crew
yang terlibat ini secara kontinyu di evet organizer Base Camp Jl.
Kebontiwu III No.36 Kota Tasikmalaya
PARTICIPANTS CATHCING
1.
Untuk audiens participant dan talents performance akan dilakukan inviting
door to door ke setiap pesantren yang terdaftar di Departem Agama baik Kota
maupun Kabupaten Tasikmalaya.
2.
Untuk local talents performance akan dilakukan audisi dan technical meeting di
tempat yang telah ditentukan oleh pihak event organizer.
PROGRESS REPORT
1.
Team event organizer akan melakukan Progress Repot kepada pihak sponsor yang
meliputi proses persiapan sampai dengan produksi acara.
2.
Dalam hal ini dilaporkan seluruh perkembangan dan proses persiapan yang telah
dan akan dilakukan.
FINAL PROGRESS REPORT
1.
Team event organizer akan melakukan final progress report pada H 1 kepada sponsor
di Branch Office sponsor.
2.
Dalam hal ini dilaporkan seluruh perkembangan dan proses persiapan yang telah ada
dan akan dilakukan.
FINAL TECHNICAL MEETING
1.
Pada H 3, akan diadakan seluruh perkembangan dan proses persiapan yang telah dan
akan dilakukan.
2.
Final Technical Meeting membahas segala hal yang berhubungan dengan proses persiapan
baik teknis maupun non teknis.
GENERAL REHEARSAL
1.
Latihan dilakukan pada H 1.
ARTIST BRIEFING
1.
Seluruh talents yang terlibat dan kan mendapat briefing langsung dari Stage Manager.
2.
Briefing dilakukan secara lisan dan tertulis di tempat yang akan ditentukkan.
3.
Briefing terakhir dilakukan setelah setelah Rehearsal yang melibatkan seluruh artis dan stage
management team.
4.
Briefing dapat dilakukan secara menyeluruh atau perorang melihat kondisi di Lokasi.
5.
MC akan mendapat Brief tersendiri dari Stage Manager dan Project Officer, Event Manager
sebelum acara berlangsung.
FINAL CHECK
1.
Final Check dilakukan setelah General Rehearsal oleh seluruh pihak yang terlibat dalam acara ini.
2.
Final Check meliputi seluruh materi produksi dan program.

Produksi
Program Event
PRE-CURTAIN STANDBY TIME
1.
Seluruh pihak yang terlibat wajib sudah standby in position, tepat
30 menit sebelum acara berlangsung, dan melaporkan kehadiran
pada Stage Manager.
2.
Seluruh artis yang terlibat termasuk property pendukung wajib standby
60 menit sebelum acara berlangsung di posisi yang telah ditentukan.
3.
Stage Manager akan melakukan Standby Check selama 10 menit untuk
mengingat sisa waktu kepada seluruh pendukung acara.
SHOW
1.
Acara berjalan mengikuti Breakdown Script, dan Cue akan diberikan secara
lengkap oleh Stage Manager.
2.
Dalam menjalankan acara ini, Stage Manager didampingi satu orang dari Sponsor
yang memberikan koreksi, input, maupun revisi kecil terhadap jalanya acara.
TALENTS
1.
Bintang Tamu
The Fikr (Asuhan K.H. Abdullah Gymnastiar)
2.

Master of Ceremony
DJ Andie

Budget
No.
1

Item Budget
Program
1. Fee the Fikr
2. Fee salsabila
3. Fee Host
4. Fee Qori
5. Fee Juri
2 Akomodasi
1. kamar hotel
2. konsumsi bintang tamu
3. konsumsi talent lokal
4. transportasi bdg-tsm pp
3 Logistik
1. Venue
2. Stage
3. Sound system&lighting
5. ID card
6. emergency
7. Dokumentasi
9. dekorasi
4 Konsumsi
1. panitia
2. security
3. emrgency
4. crew stage&sound
5 Legal & Permit
1. ijin keramaian
2. personel keamanan
3. personel keamanan
6
Promosi
1. flyer
2. display koran
3. spot iklan radio
7 Hadiah
Juara I
Juara II
Juara III
Juara harapan I
Juara harapan II
Juara Favorit
Fee Crew

unit

price

total

1
1
3
1
3

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

2,500,000.00
500,000.00
500,000.00
1,500,000.00
900,000.00

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

2,500,000.00
500,000.00
1,500,000.00
1,500,000.00
2,700,000.00

6
15
15
1

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

312,800.00
40,000.00
20,000.00
1,000,000.00

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.

1,876,800.00
600,000.00
300,000.00
1,000,000.00

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
90 Rp.
60 Rp.

1,500,000.00
600,000.00
2,000,000.00
2,500.00
500,000.00
500,000.00
600,000.00

Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
Rp.
6,000.00 Rp.
6,000.00 Rp.

4,500,000.00
1,800,000.00
6,000,000.00
125,000.00
500,000.00
500,000.00
600,000.00

15 Rp.
50 Rp.
Rp.
1 Rp.
20 Rp.
20 Rp.

6,000.00 Rp.
6,000.00 Rp.
Rp.
200,000.00 Rp.
75,000.00 Rp.
30,000.00 Rp.

90,000.00
300,000.00
200,000.00
1,500,000.00
600,000.00

500 Rp.
1 Rp.
2 Rp.

300.00 Rp.
150,000.00 Rp.
200,000.00 Rp.

150,000.00
150,000.00
400,000.00

3
3
3
50
1
1
1

1
1
1
1
1
1
20 Rp.

1,500,000.00
900,000.00
750,000.00
500,000.00
250,000.00
500,000.00
100,000.00 Rp.
Total
Rp.

540,000.00
360,000.00

1,500,000.00
900,000.00
750,000.00
500,000.00
250,000.00
500,000.00
2,000,000.00
33,941,800.00

Tim Kerja
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Project Offiicer
Program & Competetion
Divison
Marketing Division
Financial Controller
Cashier
Accounting
Regristration Division
Procurement Divison
Legal Affair & Relationship
Divison

:
:

IKSHANUL HOLIQIN
CEPI KRISNANDI, JONI SUPRIADI YUSUF, S.E.

:
:
:
:
:
:
:

YANYAN H.
AYAT RUYATMANA, S.E.
RESTI
SUTRIAT
VERY HENDRAYANA, S.E.
YUSUP SUYANTO, S.E.; GINANJAR NUGRAHA
EVAN MUTAQIN DARUSSALAM

Penutup
Demikian kiranya konsep dari kami sehubungan dengan event ini, kami harap
Project Proposal ini dapat dimengerti isinya dan sangat mengharapkan terjalinnya kerjasama.
Tasikmalaya, Juni 2006
Project Officer

IKHSANUL HOLIQIN