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ALUMNO:
CARLOS ALBERTO HOYA SANJUAN
ALUMNO:
CARLOS ALBERTO HOYA SANJUAN
TUTOR:
JUAN ORLANDO BERDUGO MORANTES
ADMINISTRADOR DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
Contenido
Pg.
RESUMEN..............................................................................................................................5
INTRODUCCIN..................................................................................................................6
1.
2.
3.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
Construir frmulas..................................................................................................10
3.6.
Validar Indicadores.................................................................................................14
3.7.
Comunicar e Informar............................................................................................16
1.
CONCLUSIONES........................................................................................................17
2.
BIBLIOGRAFA.......................................................................................................18
RESUMEN
INTRODUCCIN
Procesos
Productos
Resultados intermedios
Resultados finales y su impacto
En esta fase de la reflexin debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la
informacin. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la informacin, los
indicadores habrn de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentacin.
Con qu se compara?
Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que
pueden ser tanto internos a la organizacin, como externos a la misma y que servirn para
efectuar comparaciones.
Este primer paso responde a la pregunta: Cules son los productos estratgicos y objetivos
que sern evaluados? Este ser el punto de partida para asegurar la coherencia de los
indicadores que se pretende construir, su anlisis definir el tipo de medicin y los
esfuerzos necesarios para obtener la informacin, pero cmo determinar lo que se considera
estratgico para la organizacin, este interrogante se ilustra a travs de las siguientes
caractersticas:
Es el principal bien o servicio que la institucin proporciona directamente a un usuario
externo.
La provisin de un producto estratgico o relevante es responsabilidad de la institucin ya
sea en forma directa o subcontratado.
La demanda de los usuarios de productos estratgicos es continua, sistemtica,
permanente y cautiva.
Los recursos que se consumen en la generacin de un producto estratgico son
importantes, ya sea como porcentaje del presupuesto destinado a la provisin del servicio, o
bien por el porcentaje de funcionarios afectados a la provisin del servicio.
En este punto es importante as mismo precisar las metas asociadas a dichos objetivos; una
meta se define como la expresin concreta y cuantificable de los logros que la
organizacin planea alcanzar en el ao (u otro periodo de tiempo) con relacin a los
3.2.
Para este paso se responde a la pregunta: Cuntos indicadores construir? El nmero y tipo
de indicadores depender de los objetivos determinados para la evaluacin de las
caractersticas de la entidad y del nivel de la organizacin que se pretendan desarrollar. En
general, los criterios para decidir el nmero de indicadores tienen que ver con los siguientes
aspectos:
El nmero de indicadores debe limitarse a una cantidad que permita apuntar a lo esencial,
que permita captar el inters de los diferentes usuarios a los cuales va dirigido.
Que cubran los diferentes procesos de la organizacin: estratgicos, misionales y de
apoyo.
Que cubran las dimensiones del desempeo de manera integrada: eficiencia, eficacia,
efectividad y economa.
Que permitan conocer el desempeo de los procesos resultados intermedios, donde a
travs del monitoreo o seguimiento se trata de verificar si lo que se est realizando es
conforme con el plan de accin establecido con anterioridad, con el fin de identificar
debilidades, demoras, etc.
Junto con lo anterior, estos resultados intermedios sirven para construir indicadores de
calidad, que posibiliten tener antecedentes sobre la eficacia y la oportunidad del producto
final.
3.3.
Construir frmulas
Identificacin ficha tcnica (cdigo, versin, fecha): Permite asignar un cdigo, fecha de
creacin y versin de la ficha, en caso de posteriores ajustes a la misma. Corresponder o se
asignarn de acuerdo al sistema de gestin documental o del sistema de gestin de la
calidad de la entidad.
Nombre del proceso: Identifica el nombre del proceso al cual corresponde el indicador.
Tipo de proceso: Se establece si se trata de un proceso Estratgico, Misional, de Apoyo o
de Medicin y Anlisis.
Objetivo del proceso: Identifica el objetivo del proceso al cual corresponde el indicador.
Procesos que suministran informacin y datos al indicador: Se debe establecer la fuente
de los datos, con el fin de que el responsable conozca de dnde se alimenta el indicador,
seala la(s) fuente(s) de las cuales se obtiene la informacin para el clculo del indicador.
Por ejemplo: Sistemas de informacin, resultados encuestas del cliente externo, interno,
verificacin del servicio y control de visitantes.
Responsable de calcular: Identifica el responsable de alimentar los datos necesarios para
el anlisis posterior de la informacin.
Responsable de analizar: Identifica el responsable de realizar el anlisis de la informacin
(si aplica, ya que el responsable de calcular podra ser el mismo responsable de analizar la
informacin).
Usuarios de la informacin recolectada y analizada: Se determina si existe ms de un
usuario que requiera hacer uso de la informacin del indicador.
Objetivo del indicador: Seala el para qu se establece el indicador y qu mide.
Tipo de indicador: De acuerdo a la tipologa de los indicadores: Eficacia, Eficiencia,
Efectividad, Economa.
Frmula del indicador: Frmula matemtica utilizada para el clculo del indicador.
Frecuencia de la recoleccin: Se determina cada cunto tiempo se debe hacer recoleccin
de los datos para alimentar el indicador.
Frecuencia del anlisis: Se determina cada cunto tiempo se debe realizar el anlisis de los
datos recolectados.
Fuente de datos: Se relaciona con los procesos que suministran informacin o datos al
indicador, en este punto sin embargo se hace necesario precisar si provienen de un sistema
de informacin, encuestas, registros histricos fsicos de la entidad u otros que existan y
den soporte a la informacin que alimenta el indicador.
Validar Indicadores
Relevancia
DESCRIPCIN
Debe referirse a los procesos y productos esenciales que desarrolla
cada institucin para reflejar el grado de cumplimiento de sus
objetivos institucionales. La medicin de todos los productos o
actividades que realiza la institucin genera una saturacin de
informacin, tanto en la organizacin como fuera de esta.
Asegurarse de que estoy midiendo los objetivos vinculados a lo
estratgico. Cuando se trata de organizaciones que tienen ms de un
producto o servicio, es conveniente desarrollar un conjunto de
indicadores globales que represente su accionar estratgico vinculado
a su misin.
Este criterio implica preguntarse cul es la unidad de producto
(atenciones mdicas, asesoras legales, visitas inspectivas, etc.) y, ms
importante, procurar que dichas unidades de producto sean
equivalentes entre s en trminos de los recursos institucionales que
consumen (horas hombre, cantidad de insumos materiales, etc.). Si no
se da la equivalencia para alcanzar las metas se tender a ejecutar solo
las acciones que demandan relativamente menos recursos,
postergando o anulando las ms costosas o complejas, que a menudo
son las que tienen un mayor impacto sobre la gestin institucional.
Independencia
Los indicadores deben responder en lo fundamental a las acciones que
desarrolla y controla la institucin o a las variables del entorno que se
vean afectadas directamente por esas acciones. No puede estar
condicionado a factores externos, tales como la situacin general del
pas, la labor legislativa del parlamento o la actividad conexa de
terceros (pblicos o privados).
Costo
La obtencin de la informacin para la elaboracin del indicador debe
ser a costos que tengan correlacin con los recursos que se invierten
en la actividad.
Confiabilidad
Digno de confianza, independiente de quien realice la medicin. En
principio la base estadstica de los indicadores debe estar en
condiciones de ser auditada por las autoridades de la institucin y
examinada por observadores externos.
Simplicidad
y Existe una tensin entre ambos criterios: se deben cubrir los aspectos
Comprehensivida ms significativos del desempeo, pero la cantidad de indicadores no
d
puede exceder la capacidad de anlisis de los usuarios, tanto internos
como externos. Los indicadores deben ser de fcil comprensin, libre
de complejidades.
Oportunidad
Debe ser generado en el momento oportuno dependiendo del tipo de
indicador y de la necesidad de su medicin y difusin.
Focalizado
en Focalizado en reas susceptibles de corregir en el desempeo de los
reas controlables organismos pblicos, generando a la vez responsabilidades directas
en los funcionarios y el personal.
Participacin
Su elaboracin debe involucrar en el proceso a todos los actores
relevantes, con el fin de asegurar la legitimidad y reforzar el
compromiso con los objetivos e indicadores resultantes. Esto implica
adems que el indicador y el objetivo que pretende evaluar sea lo ms
consensual posible dentro de la organizacin.
No redundancia
Debe ser nico y no repetitivo
Homogeneidad
3.7.
Comunicar e Informar
Es importante precisar que los indicadores pueden ser utilizados para diferentes propsitos,
dependiendo del objetivo de la evaluacin, el mbito en que se realiza y los usuarios a los
que se dirige, por lo que para la comunicacin de los resultados es necesario tener en cuenta
que los indicadores no siempre podrn dar cuenta en forma integral del desempeo
institucional, requirindose de otros antecedentes complementarios para esto, lo que
refuerza un uso prudente de esta informacin, razn por la cual se hace necesario trabajar
bateras de indicadores, que permitan desde diferentes puntos de vista realizar el anlisis de
la situacin y las medidas correctivas de ser necesario.
As mismo es necesario enfocar la comunicacin de acuerdo a los interesados, si los
resultados estn orientados a la rendicin de cuentas a la ciudadana, su presentacin exige
en lo posible un componente educativo, un lenguaje sencillo y entendible, para que puedan
cumplirse con las expectativas de dichos usuarios frente a la informacin suministrada.
Por su parte, los informes para la Alta Direccin o Gerencia, requiere una periodicidad
frente a la presentacin de informes, de modo tal que pueda dar una lnea base para el
anlisis o una continuidad de los procesos para efectos de una acertada toma de decisiones.
CONCLUSIONES
Mediante la planeacin de las actividades de mercadeo, fue necesario crear los mecanismos
que garantizaron lograr las metas que se establecieron, el monitoreo constante a travs de
mediciones para determinar la efectividad de la implementacin del plan son aspectos muy
importantes.
Estos controles se realizaran con una periodicidad establecida por la empresa de acuerdo
con sus polticas. As se podrn verificar si se estn cumpliendo las metas.
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