Account Payable procedure

Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :

a. Faktur dari pemasok
b. Kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau
tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke pemasok,
yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedur adalah :
a. Kartu utang. Digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap
kreditur/
b. Jurnal pembelian. Digunakan untuk mecantat transaksi pembelian
c. Jurnal pengeluaran kas. Digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran
utang dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai
berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang
yang diselenggarakan untuk setiap kreditur
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan
pembayaran utang di-posting ke dalam kartu utang

Voucher Payable Procedures

Jika dalam account payable procedure pencatatan utang melalui 4 tahap, dalam
voucher payable procedure, pencatatan utang hanya melalui dua tahap :
pencatatan utang dalam register bukti kas keluar (voucher register) dan jurnal
pengeluaran kas. Bahkan dalam prosedur pencatatan utang tertentu (one-time
voucher procedure dengan cash basis) pencatatan utang hanya dilakukan melalui
satu tahap saja. Dokumen yang digunakan dalam voucher payable procedures
adalah :
-

Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek (voucher atau
voucher check). Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher
payable procedures. Formulir ini mempunyai 3 fungsi : (1) sebagai surat
perintah kepada bagian kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah
yang tercantum di dalamnya, (2) sebagai pemberitahuan kepada kreditor
mengenai tujuan pembayarannya (sebagai remittance advice), dan (3)
sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi
lain.

Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucer payable procedures adalah :

1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)
Procedure pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi
menjadi berikut :
1. One-time Voucher procedures. Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari
pemasok dibuatkan satu set voucher (terdiri 3 lembar). One-time voucher
procedures ini dibagi menjadi dua :
a. One-time voucher procedure dengan dasar tunai (cash basis). Dalam
prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. Pada
saat jatuh tempo faktur tersebut, fungsi akuntansi membuat bukti kas
keluar dan kemudian mencatatnya dalam jurnal pengeluaran kas. Dalam
prosedur pencatatan utang ini tidak diselenggarakan catatan formal
mengenai faktur yang belum dibayar.
b. One-time voucher procedure dengan dasar waktu (accrual basis). Dalam
prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok,
langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian
atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam
register bukti kas keluar (voucher register). Pada saat bukti kas keluar
tersebut jatuh tempo, dokumen ini dikirimkan ke bagian kasa sebagai
dasar untuk membuat cek untuk dibayarkan kepada pemasok.
Pengeluaran cek ini dicatat dalam jurnal pengeluaran kas. Prosedur ini
sering juga disebut sebagai full-fledged voucher system.

Built-up Voucher Procedures. Dalam procedur ini, satu set voucher dapat
digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang
diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar,
kemudian bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam arsip
menurut abjad. Jika diterima lagi faktur dari pemasok yang sama, oleh fungsi
akuntansi bukti kas keluar tersebut diambil dari arsip untuk diisi dengan informasi
dari faktur yang baru diterima tersebut. Bukti kas keluar tersebut dikembalikan ke
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Pada akhir
bulan atau pada saat jatuh tempo pembayaran yang lain, bukti kas keluar tersebut
diambil dari arsip, dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam register bukti kas keluar
dan kemudian diserahkan kepada fungsi keuangan untuk dibuatkan cek. Cek ini
dicatat oleh fungsi keuangan dalam register cek dan bukti kas keluar beserta
dokumen pendukungnya dikembalikan lagi ke fungsi akuntansi untuk disimpan
dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar merupakan catatan utang yang
diselenggarakan atas dasar waktu (accrual basis). Karena bukti kas keluar dicatat
dalam register bukti kas keluar pada saat bukti kas keluar tersebut dibayar, hal ini
berarti pendebitan rekening lawan utang dilakukan atas dasar tunai (cash basis).
Pendebitan rekening lawan utang dapat dilakukan dengan dasar waktu dengan cara
sebagai berikut :

1. Dibuat jurnal unutk semua bukti kas keluar yang belum dibayar pada saat
pembuatan laporan keuangan, atau
2. Menutup semua bukti kas keluar (dengan cara menjumlah rupiah faktur yang
tercantum di dalamnya) pada saaat pembuatan laporan keuangan.

Gambar Prosedur Pencatatan Utang dengan Account Payable Procedure

transaksi timbulnya utang

Faktur dari pemasok

Jurnal Pembelian

Jurnal Pembelian

Kuitansi dari pemasok

transaksi pembayaran utang

Jurnal Pengeluaran Kas

Gambar Register Cek

REGISTER CEK
Bulan: ________________

Tanggal

Dibayarkan kepada

Bank

No.
Cek

No.
BKK

Jumlah

Gambar One-Time Voucher Procedure dengan Cash Basis

2

1
Faktur dari Pemasok

T
Faktur disimpan sementara menunggu jatuh tempo

Faktur

Pada saat jatuh tempo

Membuat bukti kas keluar

Faktur dari Pemasok

Dikirim ke kreditur bersama dengan cek.

Jurnal Pengeluaran Kas

1
Faktur dari Pemasok
Gambar One-Time voucher procedure dengan accrual basis

Membuat bukti kas keluar

Mengisi Cek

SOP

Faktur

Bukti kas keluar

Bukti Kas Keluar

Cek

Dikirim ke pemasok
Faktur

Register Cek
Bukti Kas Keluar

Register Bukti Kas Keluar