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Tutorial Microsoft Project 2010

TUTORIAL
Microsoft Project 2010
Fonctionalits de base
Microsoft Project est un logiciel de la suite Microsoft Office. Il sagit dun logiciel de gestion de projet
et plus prcisement de gestion de planning de projet. Nous allons voir ensemble les fonctionnalits
de base du logiciel qui ne reprsente que 10 % de ses capacits

I.

Le bandeau de dmarrage.

Comme tout logiciel de la suite Pack Office, MS Project est structur autour dun bandeau dans
lequel nous utiliserons que 5 onglets.

II.

Fichier : longlet classique pour enregistrer, imprimer


Tache : va permettre de travailler sur les diffrentes taches du produit.
Ressource : va permettre de crer les ressources et de les organiser.
Projet : va permettre de dfinir le projet
Affichage : pour grer les paramtres daffichage du logiciel.

La mise en place dun projet

Pour apprendre se servir de ce logiciel, nous allons tudier lexemple du projet suivant :
Tache
A : Etude du dossier
B : Modlisation 3D du montage
C : Fabrication du montage
D : Commande des pices
E : Rception des pices

Dure
2j
7j
8j
1j
1j

Prdcesseurs
A
E;B
A
D + 3 jours

Responsable
Alain
Bernard
Cdric
Delphine
Eric

Le projet va commencer le 4 fvrier


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Nicolas GUIBERT
IUT Grenoble

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1. Prparation du projet
Il sagit dans cette tape de dfinir le calendrier, les cadences de travail et la date de dbut du projet

Notre calendrier crer est le suivant : 7 h/j de 8h 12h et de 13h 16h. Le 12 fvrier est
chm dans lentreprise pour cause de sminaire.
Il faut dans un premier temps mettre en place le calendrier de travail de lentreprise. Licne
Modifier le temps de Travail permet de changer les horaires et dajouter des jours chms ou
fris dans le calendrier. Deux possibilits de calendrier :

Le calendrier standard dun projet pour MS Project : tous les jours 9h-12h et 14h-18h
Un calendrier personnalis en le crant et en donnant vos propres horaires ( crer un
nouveau calendrier , , onglet exception pour dclarer un jour chm ou spcifique

Onglet semaines de travail et icone dtail pour dfinir chaque jours)

Dfinir les horaires de travail :

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Nicolas GUIBERT
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Il faut ensuite informer le dmarrage des taches lheure souhait (ici 8 h). Pour cela ,
appuyer sur Option puis dans longlet Panification indiqu un Dbut par dfaut et
une Fin par dfaut qui correspond au calendrier mis en place.

Il faut enfin dfinir la date de dbut de projet et spcifier quon utilise le calendrier que nous venons
de crer.
Se placer dans longlet Projet puis Informations sur le projet et entrer la date de dbut de
projet (ici le 11 Dcembre 2012 remplacer par le 4 fvrier 2013) et le calendrier Standard
remplacer par Mon Calendrier .

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Nicolas GUIBERT
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Pour finir, il faut lui demander de mettre en place un affichage qui correspond notre calendrier
crer. Pour cela, Clic droit sur lchelle de temps du diagramme de Gantt puis Echelle des temps

Onglet Priode chmes et choix du Calendrier.

Il est possible a postriori de dplacer un projet dans le temps via licne Dplacer le projet et
choisir la nouvelle date de dbut de projet.

2. Squenage du projet
On peut remarquer 5 grandes taches ce projet:
Tache
A : Etude du dossier
B : Modlisation 3D du montage
C : Fabrication du montage
D : Commande des pices
E : Rception des pices

Dure
2j
7j
8j
1j
1j

Prdcesseurs
A
E;B
A
D + 3 jours

On va rentrer ces taches dans le logiciel via longlet Tache


Chaque ligne correspond une tache qui porte un numro, un nom, une dure. Concernant la dure,
il est possible dindiquer des minutes (1 min), des heures (1 h), des jours (pas besoin de le prciser,
cest ce qui est fait par dfaut) et des semaines (1 sm)

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On peut mettre les prdcesseurs en utilisant les numros de ligne de chaque tache (et uniquement
les numros de lignes, pas le nom des taches). Si plusieurs prdcesseurs, mettre des ;.

On peut remarquer alors la planification du projet au plus tt partir de la date de dbut du projet.

Il est possible dinsrer des jours dattente entre deux taches via la commande FD (exemple : ici la
tache C dbutera 2 jours aprs la fin de la tache B):

On peut aussi mettre des jours de chevauchement entre deux taches via la commande (exemple : ici
la tache C commencera une journe avant la fin prvue de la tache B):

Il existe dautres options pour dcaler les taches :

FD : fin dbut (la tache dbutera X jours aprs la fin de la tache prcdente)
DD : dbut dbut (la tache dbutera X jours aprs le dbut de la tache prcdente)
FF : fin fin (la tache finira X jours aprs la fin de la tache prcdente)
DF : dbut fin (la tache finira X jours aprs le dbut de la tache prcdente)

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3. Planification automatique dun projet :


Un fois toutes les taches rentres et les prdcesseurs indiqus, il est possible de demander au
logiciel de planifier automatiquement le projet :

Au plus tt (ds que possible)


Au plus tard (le plus tard possible)

Pour cela, un icone Information est prsent dans longlet Tache .

Slectionner la ou les taches puis Cliquer sur Informations , Avances et type de


contrainte et ensuite Ds que possible ou Le plus tard possible

Il est aussi possible de planifier de manire manuelle en dplaant les taches avec la sourie
directement dans le planning.

4. Organisation des taches en phase.


Pour MS Project, une phase est une tache rcapitulative.
Elle va vous permettre principalement de connaitre le temps du projet ou dune partie du projet.
Pour cela, insrer une ligne (Clic Droit Insrer une tache) avant la 1er tche du projet. Slectionner
les taches de la phase et cliquez sur lIcne Abaisser la tche

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La tache rcapitulative (Projet) vous donne la dure du projet (9 jours), la date de dbut et la date de
fin. Pratique
Il est possible de crer des grandes parties au projet et de mettre des contraintes denchainement
entre les grandes parties comme on peut le voir dans cet exemple o le projet est divis en 2 grandes
parties 1 et 2 qui senchaine avec 1 jour de dcalage.

5. Visualisation du chemin critique du projet


MS Project permet de visualiser rapidement le chemin critique du projet via longle Format en
cochant Taches critiques .

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Les taches du chemin critique apparaissent en rouge. Les marges (libres) en noir.

III.

La Gestion des ressources (Onglet Ressources ).

Pour MS Project, une ressource est une personne travaillant sur une ou plusieurs taches du projet. Il
est possible de crer autant de ressources possible et de leur affecter un cout et un temps de travail
(100% tant un temps plein, 50% un Mi-temps, 125 % quivaut un temps plein et 25% dheures
supplmentaires)

1. Cration des ressources :


Dans longlet Tache puis licne droulant dans Vue , choisir Tableau des ressources

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Nicolas GUIBERT
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Lensemble des ressources et de leurs informations saffiche. Avec longlet Ressources il est
possible dajouter des nouvelles ressources :

Ressources de travails : des hommes


Ressources matriels : des machines

Exercice : crer les ressources du projet en leur affectant un temps plein chacun.

2. Affecter les ressources une tache.


Une fois les ressources cres, on peut les affecter aux taches dans le diagramme de Gantt (menu
droulant de Vue dans onglet Tache ) en les slectionnant dans la colonne des ressources

Il est tout fait possible daffecter plusieurs personnes une mme tache. On remarque dans cet
exemple que Cdric est utilis sur 2 taches en parallle. Il est donc utilis 200%. MS Project nous le
signal par les petits bonhommes rouges dans la 1er colonne.

Par un clic droit sur les taches problme, on a la possibilit de re-plannifier automatiquement les
taches pour viter la surcharge de Cdric. On pourrait aussi ignorer le problme et le surcharger.
Enfin, on peut aussi modifier manuellement le planning pour lever la surcharge en dplaant la
sourie les taches dans le diagramme de Gantt.
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Il est possible tout instant de visualiser lutilisation de toutes les ressources via le Graph des
ressources , les surcharges sont indiqus en rouge.

IV.

Suivi davancement dun projet

Une fois quun projet est rentr sur MS Project, il est possible dassurer son suivi. Suivre le projet
signifie que nous allons informer un instant donn (une date) ltat davancement rel du projet.
MS Project sera alors capable de nous dire si le projet est dans les temps par rapport la
planification initiale, en avance par rapport la planification ou en retard.

Reprenons lexemple du dbut du tutoriel :


Le projet a dbut le 4 fvrier. Il est constitu de 5 taches (A, B, C, D, E). Les dures et les
enchainements donnent la planification prvisionnelle suivante.

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En thorie, le projet doit donc finir le 27 Fvrier. Chacune des taches une date de dbut et de fin
prvue par le logiciel.

Le projet commence vritablement le 4 Fvrier. Au bout dune semaine, cest--dire le 11 fvrier, le


chef de projet fait un point davancement sur son projet. En interrogeant tous les acteurs du projet,
voil lavancement rel du projet :

La tache A est compltement finie


Seul 25 % de la tache B e t effectu. (il reste donc 75 % du travail)
La tache C na pas commence.
La tache D est acheve 50 %
La tache E na pas commenc.

Le chef de projet souhaite savoir si le projet avance conformment la prvision, sil est en retard
ou en avance. Si cela nest pas le cas il aimerait connaitre la nouvelle date de fin de projet.
Pour faire cela, le chef de projet va faire appel MS Project en utilisant longlet Projet .

1. Dfinir la date dtat


La premire action faire est de rentrer dans MS project la date dtat. Cette date dtat correspond
au jour o le chef de projet fait son bilan davancement. Dans notre cas, la date dtat est le 11
fvrier.
Cliquer sur licne Date dtat et rentrer la bonne date (11 Fvrier)

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2. Informer MS Project de lavancement des taches.


La deuxime action mener est dinformer MS Project de ltat davancement des taches la date
dtat. (Dans notre cas : A 100%, B 25%, C 0%, D 50%, E 0%)
On se place tout dabord dans le mode Suivi Gantt :

Il faut insrer une nouvelle colonne qui permettra dentrer le % de travail achev.
En cliquant sur licne Ajouter une nouvelle colonne, slectionner % Achev

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Par dfaut lavancement de toutes les taches est 0%, nous allons le complter en fonction de
lavancement rel (Dans notre cas : A 100%, B 25%, C 0%, D 50%, E 0%)

Remarque :
Il est aussi possible de rentrer cet avancement, en slectionnant une tache puis par un Clic Droit
douvrir les Informations et de complter le champ davancement.

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Exercice : faire le suivi de projet sur lexemple de cette partie.

3. Indicateur dtat dune tache


A partir de ce moment, MS Project est capable de nous dire quelles sont les taches en avance ou en
retard, la date dtat (le 11 fvrier dans notre cas). Pour cela dans la partie tableau, cliquer sur
Ajouter une nouvelle colonne

Choisir dans la liste la colonne Indicateur dtat .

Des icnes apparaissent pour nous dire si :

La tche est acheve

La tche est en retard

La tche est juste dans les temps.

4. Modification automatique du planning en cas de retard


Attention cette fonctionnalit nest possible qu partir de MS Project 2007. Pour les versions
antrieures, il faut le faire manuellement (voir suite du tutorial)
Pour finir, MS Project sera capable de replanifier le projet en prenant en compte lavancement rel
rentr la date dtat.
Pour cela, se placer en mode de planification automatique en slectionnant toutes les taches puis
licne Planification automatique :

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Dans longlet Projet cliquez sur Mettre jour le projet

Puis Prvoir nouveau le travail en indiquant la date laquelle il doit recommencer la


planification (la date dtat dans la majorit des cas).

On peut remarquer que MS Project fractionne les taches en retard et dcale les parties non ralises
des taches du projet partir de la date dtat( le 11 fvrier).

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La date de fin initiale du projet tait le 27 fvrier. Finalement, en prenant en compte les retards
constats le 11 fvrier, la nouvelle date de fin de projet sera le 30 fvrier (soit 2 jours de retard).
Un tel suivi de projet peut tre effectu tous les jours par exemple afin de dtecter au plus vite un
retard.

5. Modification manuelle du planning en cas de retard


Si vous possdez une version de MS Project antrieur la version 2007, la re planification
automatique nexiste pas. Il faut dans ce cas le faire manuellement en suivant cette procdure :
Dans un premier temps, se placer en mode de planification manuelle en slectionnant toutes les
taches puis licne Planification manuelle :

Pour chacune des taches en retard (par exemple la B) cliquez sur licne Fractionner . il va nous
permettre de dcouper la tche en 2 partie : une partie ralise et une partie non ralise.

Pour faire cela, utiliser le curseur qui apparait sur le Gantt et cliquez lendroit souhait (essayez
dtre prcis, vous pouvez utiliser un zoom du Gantt).

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On remarque alors les taches fractionne :

On peut alors bouger manuellement les taches fractionnes pour placer la partie non ralise la
date dtat

On remarque que les autres taches (mme les taches lies) ne bougent pas. Cest normal car on est
en dplacement manuel. On peut demander de replacer les taches lis via licne Respecter les
liaisons en ayant pris soin de slectionner toutes les taches du projet.

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On tombe sur le mme rsultat quavec la planification automatique.

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