Inviting wan cen Quality Performance Contsol Systecmy — ISO24—1 Inrichting van een Quality Performance Control Systeem Ir. J. Bais Inleiding 5021-1 Geautomatiseerde hulpmiddelen 1021-2 Kowvaliteitsmeetsysteem 15021 2 Conditieschaal 15021- 3 Conditiemeting gebruikmakend van gebre- kenopname Is02l- 4 Intensiteitscore 15021- 5 Ernstklasse 15021- 6 Gebrekklasse 13021- 6 Berekening gebrekconditie 13021- 6 Maatregelkeuze achterat 15021~ 9 Risicomeetsysteem 15021- 9 Herstelprioriteit 15021- 9 Risicoaspecten 1502110 Risicoscores 15021-11 Genormeertle gebrekentijsten 15021-11 Afstemmingsinstrument 1502-13, Het afstemmingsschema 15021-13 De aspeetprioriteiten-matris 35021-14 Doorschuifmechanisme in planning 15021-16 Instellen van de ap-matrix 15021-16 ‘Monitoringinstrument 1502-18 Operatioasle monitoring 15021-18 Tactische monitoring [5021-18 Strategische monitoring 15021-18 Literatur 15021-19 1. Inleiaing In artikel 15020 is het instrumentarium beschreven dat nodig is voor het maken en beherea van prestatieafspraken en de eisen die dit stelt aan de informatievoorziening, Het prestatieconcept van inspectie, 28 Oderbodamanaenen september 2001 veo15021-2 —_nvichting van een Quality Performance Control Systeem planning en programmering tot en met de contractering werd stap ‘Yoor stap uitgewerkt. Ook werd een praktische leidraad beschreven die bij het afsluiten van een prestatiecontract kan worden gevolgd. In dit artikel wordt de inrichting van een Quality Performance Con- trol System beschreven.De diverse onderdelen van zo’n systeem komen achtereenvolgens aan de orde: een kwaliteitsmeetsysteem, een risicomeetsysteem, een afstemmingsinstrument en een monito- ringsinstrument, Geautomatiseerde hulpmiddelen Prestatiegericht werken is meer dan alleen een afsprakenkader ont- wikkelen. De benodigde basisgegevens waarover afnemer en leve- rancier dienen te kunnen deschikken, moeten eenvoudig uitwissel- baar en voor beide partijen eenvoudig digitaal toegankelijk zijn. Na het uitvoeren van cen nulmeting om de startkwaliteit vast te stellen, dienen beide partijen kosten, kwaliteit en risico’s op een eenduidige en heldere manier op clkaar af te kunnen stemmen. Zonder een ge- automatiseerd hulpmiddel js dit nauwelijks mogelijk. Ten slotte is het nodig dat tijdens de duur van het contract het proces ,,gemoni- tord” kan worden. Ook hierbij is geautomatiseerde verwerking on- ontbeerlijk De software die nodig is om prestatie-overeenkomsten te beheren wordt ook wel met de term , Quality Performance Control System” of kortweg ,QPC” aangeduid. De insichting van een QPC is nodig, om contractpartijen efficiént te kunnen laten samenwerken, Fen QPC bestaat uit de volgende onderdelen: — een kwaliteitsmeetsysteem; een tisicomeetsysieem; — een afstemmningsinstrument; een monitoringsinstrument, 3. Kwaliteitsmeetsysteem Hot kwaliteitsmeetsysteem vormt de ruggengraat van een QPC. Bin- nen dit meetsysteem dient de benodigde informatie verzameld te worden om kwalitets- en risico-status zichtbaar te maken. Verder dient het kwaliteitsmeetsysteem: 1. een basis te vormen voor het maken van kosten- en kwaliteits- afspraken; 38 Oxteboatsmanagenet sper 20hlnrichting van ven Quality Performance Control Systeem — 1S0Z1-3, 2. convoudig hanteerbaar te zijn; 3. een duidelijk kader te bieden naar de opdrachtgever voor het plannen en uitvoeren van herstel- en vervangingsactivitetten; 4, monitoring van het onderhoudsproces mogelijk te maken 3.1, Conditieschaat De Kern van cen kwatiteitsmeetsysteem bestaat uit kwaliteitsmeet- lat, De inmiddets wijdverspreide 6-puntsconditieschaal, waarbij con- ditie I staat yor nieuwbouwkwaliteit en 6 voor slooprip is bet voor geschikt. Zie fguur | | matig slecht | 5) 6 zeer zeer matig } slecht slecht | pect ents cepa Higuue 1, Condiieschaal Conditie 1: geen gebreken [Goed} Nieuwbouwkwaliteit op basis van een gedegen ontwerp, uitvocring en materiaalkeuze, Conditie 2: lichte veroudering [Redelijk} Invloeden vanuit gebruik, weer en wind manifesteren zich in lichte mate, Het bouwdes\/-element is ,ingelopen”, de ,nieuwigheid” is er duidelijk af. Puncticvervuiling is zonder meer gewaarborgd. Conditie 3: eerste gebreken [Matig] Invloeden vanuit gebruik, weer en wind manifesteren zich ia de eer- ste gebreken zoals houtrot, corrosie, en dergelijke, Het veroude- ringsproces is over vrijwel de gehele linie duidelijk op gang geko- men, 38 Ondrtowismsngeent seen: 201 vont1502-4 Jarichting van een Quality Performance Contest Systeom Conditie 4: duidetijke gebreken Zeer matig] Het veroudetingsproces heeft het bouwdeel/-element duidetijk in zijn greep. De beste tijd is vaorbil; het einde nadert. Storingen ia de functievervulling komen plaatselijk voor en/of zijn reeds meerdere malen voorgekomen. Conditie 5: einde levensduur situatie [Sleche} Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden. Rogelmatig komen ernstige gebreken voor. De functievervulling van het totaal is niet meer gewaarborgd. Het einde is in feite bereikt. Conditie 6: werking niet langer gewaarborgd (slooprip) [Zeer slechi} Het verouderingsproces is dusdanig gevorderd dat sprake is van voortdurende storing in de functievervulting van het bouwdeel/ele- ment. 3.2. Conditiemeting gebruikmakend van gebrekenopname De vasistelling van een conditiescore gebaseerd op een enkelvoudig, gebrek is een praktisch hulpmiddet voor de inspecteur/planner om. achteraf een passende maatregel te kunnen vaststellen. De inspec- teur volstaat met het opgeven van het geconstateerde gebrek met bijbehorende gebreknoeveelheid. Voor deze hoeveelheid bepaalt hij de gebrekintensiteit. De afgeleide vonditie ~ die in het vervolg de gebrekconditie heet ~ wordt in afzonderlijke stappen achteraf bere- kend. 1. Br wordt een gebrek geconstateerd. 2. De bijbehorende gebrekhoeveelheid wordt vastgesteld (afhian- Keli van de hoeveetheid van het elernent dat bij dit gebrek be~ trokken is). 3. De intensiteit van het gebrek wordt vastgesteld (O=niet van toe- passing, 1= beginnend, 2 = in ontwikkeling, 3 = eindstadium) Deze werkwijze leidt tot cen simpele en helder overdraagbare con- ditiemeting, gebaseerd op een gebrekenopname, De gebrekconditic wordt achteraf berekend gebruikmakend van de ernst- en intensi- teitklasse van het gebiek. Opmerking De direct van een gebrek afgeleide gebrekconditie moet niet verward worden met de gemiddelde overall conditie van een complete ver- zameling elementen. Op managementniveau is men voornamelijk 8 Ondehoudemanngent_ tenia 2AThvcnting van eon Quality Performance Conteol System — 150215 geinteresseerd in deze gemiddelden. Incidentele uitschieters binnen cen verzameling zijn minder interessant. Op uitvoerend niveau is men hier juist wél in geinteresseerd, Het gaat hier om het probleem, otimmersysteem” versus ,beleidsmatige opname”. In een timmer- system moet je precies weten wit, waar on in welke omvang iets gedaan moet worden. Dit vraagt om een andere benadering waarbij ‘ook gebreken, omvang, plats en intensiteit nauwkeurig vastgelegd moeten worden, Bij het vaststellen van cen gebrekconditie wordt slechts én gebrek herleid tot én conditiescore. De beschouwde hoeveelheid waarop het_gebrek en de gebrekconditie betrekking hebben, blijven het zelfde. In het tweede geval worden meerdere gebreken ~ die even- tueel betrekking kunnen hebben op afwijkende hoeveetheden en meerdere subelementen met eventueel verschillende dimensies — her- eid tot én gemiddelde conditiescore. Het mag duidelik zijn dat dit ~ in tegenstelling tot de vaststelling van een gebrekconditie ~ een veel complexere opgave is. Parameters dic bij het vaststellen van de gebrekconditie een rol spe- Ten zijn: intensiteitscore; cernstklasse; ~ gebrekklasse, 3.3, Intensiteitscore De intensiteit vertelt ons iets over de mate waarin een gebrek ont- wikKeld is over het opperviak of het aantal dat in beschouwing ge- nomen wordt. De intensiteitscore is een opname-parameter die door dle inspecteur moet worden opgegeven. De volgende intensiteitsco- res worden onderscheiden, Zie tabel | Tabel 1. Intensiteitscores. Incensi- | Ontwikkelings- | Toolichting teitscore | fase f Beginnend | Nauwelijes viehtbare aantasting,lichte veroudering 2 In ontwvikkeling | Duidelik in ontwikkeling over beschouwd oppervlak indstadium | Bijna geheet ontwikkeld over beschouwd oppervink oerhousmamigenenl_ sponse 2001 esa150216 Invichting van een Quality Performance Control Systeem 3.4. Emstklasse Nict alle gebreken met cen identieke gebrekhoeveetheid en imensi- teit resulteren in een gelijke gebrekconditie. Dit komt omdat niet alle gebreken een gelijke zwaarte of gewicht hebben. Het gewicht van een gebrek wordt door de bijbehorende ernstklasse bepaald, De erst-parameter vertelt ons iets over het effect dat een gebrek op de Jevenséuurbetindiging van cen element kan hebben. Dit effect wordt vooraf vastgelegd. Het betreft hier dus geen opname- maar een nor- meringsparametes. Er worden drie klassen onderscheiden: Emst = 3 Het desbetreffende gebrek kan uitontwikkeld (d.w.z. met een inten- siteit 3) leiden tot levensduurbedindiging (conditie 5), Emst = 2 Het desbetreffeade gebrek kan uitontwikkeld (d.w2. met een inten- siteit 3) leiden tot substantiéle aantasting van het element (conditie 4). Ernst = 1 Het desbetreffende gebrek kan uitontwikkeld (d.w.z. met een inten- siteit 3) leiden tot een zichtbaar gebrek aan het element zonder dat er sprake is van een substantiéle aantasting (conditie 3). 3.5. Gebrekkiasse Normeringen worden binnen een Quality Performance Control Sys- tem vastgelegd in genormeerde gebrekenlijsten. Bij de vulling van deze lijsten zijn de gebreken vooraf in een tiental gebrekklassen ge- rubriceerd. Iedere gebrekklasse is standaard gekoppeld azn een be- paalde ernstklasse, zoals figuur 2 laat zien. 3.6. Berekening gebrekconditie De gebrekconditie wordt nadethand berekend vanvit de intensiteit-, ernst-en gebrekklasse van een gebrek, Zoals vit figuur 3 blifkt kun- nen alleen ernstige gebreken leiden tot cen levensduurbedindiging, van het element (conditie 5 of 6) (Om deze rekensystematiek te illustreren, wordt hierna een praktijk~ voorbeeld uitgewerkt, Rekenvoorbeeld: gemetselde gevel Gemetselde gevel: 3400 m? (totale hoeveetheid over hele object) 3 Ostuhoudanangenent tember 20:Tnrichting van een Quality Performance Control Systoem — 1SO21-7 are ie ce gee ea wn a 1 paetente seed eat ia: Seems oe sir comer a 2) ratnesamang (eigen, cockesas te Seapiteocegend i pr ee on adele me a wiainieserscns nates Baania enn meses Sessa eee ee st a een vi ne 4) econ scab screens sa Toaegemer "pi | i 5] catenin Soeaiiaa Spe cee store Geib ein opi rab unvaicooeticensig | fara orton dice seg ant san Ti ices anne aa epee omar ecceate ey meena ae Sind gece Sieceectean tae a a ecomet Giana ogee an-op oteaRe Braces nas oaswmenloe ‘tye Sam ein maRR ERT 0] crtaiecsetainewaretn | Serenenan cre kosaeas Sic tnt emote Speen i i i i i Figur 2. Oversicht gebreksklasse gekoppelé aan ernsiklasse Gebrekenkiasse Oo 1 Pia une 2 Gansiuchove samernong Tat 4 Nteoo! rire antag ret £ Voldoon san epeneuing 5 Crdersrlntvertingen riper (atteaater pate stating tet 7 enigitscanglatcenngvrserena Tet 2 Verutngyericuing 9 Narsinie Douw on detail LIfe | 0 Grtrokondlovealiga lomerten Sats Figuur 3. Berekering gbrekcondite, De volgende gebreken worden geconstateerd: = phiatselijk afwezig voegwerk kopgevel zuidzijde; ~ graffity ter plaatse van gemetselde entree achterziide. 3 Ondctoutanangsnent septate 200) sat1S2E-8 —Ivichting van cen Quality Performance Control Systesm De gebrekenregistratie vindt als volgt plaats Gebrekenregistratie Gebrek 1 Element: Voegwerk gevelmetselwerk Gebrek Afwezig voegwerk Inspectiehoeveelheid: 200 m* Locatie: Gevelmetselwerk kopgevel Intensitet: 2 (in ontwikkeling over bovenste deel van gevelviak) Omvang: 50% (van 200 mm?) Gebrek 2. Element: Gevelmetselwerk Gebrek: Graffiti Inspectichoeveelheid: 20 m? (oppervlak beklad) Locatie: Metselwerk begane grond ter plaatste van entree achterzijde Intensiteit: 3 (eindstadium) Omvang: 100% (van 20 m?) De conditievaststelling kan ner direct uit de intensiteit en de ernst van het geconstateerde gebrek worden afgeleid, In tabel 2 is de re- suterende condiviescore vastgesteld voor de tien verschillende ge- brekenklassen die worden gehanteerd. mens ox Ena] ii] 1-2] =o 1 [pantaingpararetnete | a | 3 | | 5 Zconsrctive eben [a] 3 al | (tecmmmcoome 3 |Malfealniensixe getclon [3] 8 a TS], “sgeed voven [eidoot it aan egsineng | 3 [se | 8)”) wld knstende Seeorkenawekrgscag [2 [2] 3 | «| | ‘epaletsonce 3 [Matereaionperaxte orbrken| @ [2] 3 | 4 cotomde. 7 [stoode wating LPS La] Cont intense @ | Esthetische gebreken 1 t[2[3 Emst | Marge boaw apt fe ps 10 [Onivekerdalvenaligo deen [TTP 213 Tabel 2. Vastteling condiiescore 38 Onderhoudonangenentsetenber 20Inciting van eon Quality Performance Control System — 1S021-9 Afgeleide gebrekcondities in het voorbeetd xia nu Conditie voegwerk 100 m? kopgevel = Iniensiteit + Ernst - 1 = 243-134 Conditie metselwerk entree 20 m’ Intensiteit + Ernst= T= 341-153 De hier vastgestelde conditiescores ain pure, zuivere scores «lie rechistreeks voor de maatregeltoekenning achteraf kunnen worden gebruikt, 37. Maatregelkeuze achteraf De maatreyelkeuze die achteraf plaatsvindt kan qua aard en om- vang gebaseerd worden op de door de inspecteur vastgelegde gebre- komvang en de berekende gebrekconditie. Tabel 3 kan bijvoorbeeld als leidraad dienen. ‘Tabel 3° Keuze en omwang maatregeltype. Gemeton pure” conditie | Maatregetype Kostnindicate f Geen W 2 Preventiefonderhoud 210 Hh 3 Onderhouds-iroinginasbeurt | 2 tot 5% 4 Repataticbeurt $101 0% 5 Inograle vervanaing 100% le Intograle vervanging 100% Gebruikmakend van tabel 3 leidt het gebrek aan het voegwerk tot de volgende maatregelformulering: Conditie voegwerk 100 m* kopgevel = 4. Reparatiebeurt over 100 m* Conditic metselwerk entree 20 m? = 3 Reinigingsbeurt over 20 m* 4. Risicomeetsysteem 4.1. Herstelprioriteit Het uitvoeringstijdstip van gekozen herstelmaatregelen dient op de herstelprioriteit van geconstatcerde gebreken gebaseerd te worden, M Onwetiousmmigsnent spt 2007 wan18 Contr Systeem 15021-10 ting van een Quality Perfo Tijdens de inspectie wordt daarom niet alleen kwalitstieve informa- tie (gebreken, condities) verzameld, maar ook aanvullende informa- tie (Fisieoscores) waarmee achteraf een prioriteitscore kan worden vasigesteld. Zoals de gebrekconditie bepalend is voor de aard een ingreep, 20 is de prioriteitscore bepalend voor het tijdstip van de ingreep. Fen kwaliteitsmeetsysteem richt zich op het verzamelen van teas aspecten +[273[4|5[6|7[8]9 [vetighoiaigazondhers Spt Jcunumistonscne waarde feearteprovas Wering/gsbrukawaarde Betvingswaarce Finance motievertinarkt Teawisohe movieven Reseigeving [ervlgrchage Maritetfisica > Grote kane op beinvloosing Gerings kans op buinvoeding Not van toepacsing igur Fe Acpectpnoriteiten matrix rire oog_ PO sag specter 7[213]4[5[6]7 [819 [aignoia/Geeonahad ¥ [Gutuuristorscne waarde ‘J [Besiieproces i Wering/gebr owaarde 7 Belovngswaerae Fnancisle motievenrnare Hrechriscne motleven FResetoeven Vervlgscnade Figur 8: Aspectprioviteten mat ix. De invloed van cen gebrek ten opzichte van elk van de genoemde aspecten wordt vastgesteld met een cijfer 3 tot | (zie hiervoor). Voor elk van deze aspectscores wordt in de ap-matrix vasigelegd welke prioriteit daaraan moet worden toegekend: | is de hoogste en 9 is de laagste prioriteit. In figuur 7 zijn de risicoscores (in navolging van de Red) aancensluitend op de priositeitsschaal geprojecteerd. Dit be- hoeft echter niet per se zo plaats te vinden, Aspectscore | van een. 8 Onlrhoulsnigemestseptnder 2901 sont1302118 nvchting van eon Quality Pecormance Control Systeem bepaald aspect kan voor bepaalde handelingen en ¢lementen heel goed een veel lagere prioriteit krijgen dan aspectscore 2 van een vol. end aspect. Ook de volgende indeling is daarom zeer goed denk- baar (Gguur 8). 5. Monitoringinstrument Monitoring vindt plats op zowel het operationele, tactische als het strategische niveau van een organisatie, Op het operationele beheer- niveau wordt de kwaliteit van afzonderlijke elementen gemonitord, op het tactische niveau de kwaliteit van elementverzamelingen en op het strategische niveau de kwaliteit van gebouwen en gebouwverza- melingen. 6.1. Operationele monitoring Operationele monitoring heeft tot doel om de kwaliteit van indivie duele elementen te bewaken. Ook biedt operationele monitoring de mogelijkheid specificke onderhoudsactiviteiten vast te stellen en te begroten. Dit is met name van belang voor de aansturing van de uitvoering. Het instrument dat hiervoor ingezet wordt is de gebre- kenopname. 6.2. Tactische monitoring Tactische monitoring heeft tot doel om de kwaliteit van element- verzamelingen te bewaken. Op basis hiervan kan worden bepaald in hhoeverre de gewenste prestatie binnen een elementverzameling ook daadwerkelijk wordt gerealiseerd, Ook kan worden bekeken of de Kosten en kwaliteitontwikkeling aansluiten bij de eisen en wensen vau de organisatie, Het instrument dat hiervoor ingezet wordt is de gebrekenopname. 6.3. Strategische monitoring Strategische monitoring heeft tot doel om het algemene gemiddelde onderhoudsniveau te bewaken. Het gaat hierbij om een gemiddelde norm die moet worden gehaald, De basis wordt gevormd door de gegevens die yoortkomen uit de tactische monitoring. Ten behoeve van de strategische monitoring wordt uit de beschikbare gegevens managementinformatie gegenereerd. Deze informatic wordt gepre- senteerd in de vorm van Key Performance Indicators (KPI's). Op 58 Qotoneimanogemantsetenbe 20Inching van cen Quality Performance Control $ grond van deze geaggregeerde kengetallen (benchmarks) kan het ‘onderhoudsproces op de voet worden gevolgd. Eventuele bijsturin- gen kunnen hiervan het gevole zijn. De benchmarks geven de ma- ager ee helicopterview over het geheel. Ook kunnen de effecten van een mogelijke ingreep voorat goed worden vasigesteld. Indien bijvoorbeeld tot een grootschalige aanpak van een gebouw wordt besloten, kan vooraf worden bepaald of de aanpak van voldoende of te overmatige omvang is om het gewenste en/of verwachte kwa- liteitsniveau te bereiken. Het ondersteunt daarmee de onderbou- wing van de besluitvorming. 7. Literatuar Bais, J. HL, Handleiding meerjaren onderhoudsplanningsprogramma Primax, januari 2000. Bais, J. H., ,.Primax Plus Pakket biedt unieke afstemmingsmetho- dick voor onderhoudsprogranmering”, in: Elementair Software rniews, 1998, niewwsbulletin 3 Bais, 1. H., ,Zin-en onzin van de geautomatiseerde ondethoudsplan- ning”, in: Onderhowd en duurzaumheid ~ Methodicken, TU Delft, Bond voor materiaaikennis, februari 1994. Bais, J. Hen A. Straub, ,Henden en voeten aan prestatie-overeen- komsten in het onderhoud”, in; Facility Management Maga- zine, februari 1999. Bais, J. H. en A. Straub, ,Onderhoudsplanning beter af te stemmen op behoefte:, in: Renovatie en Onderhoud, september 1997. Bais, J. H. en A. Straub, ,Veel onderhoudspakketten blijven in de bockenkast”, in: Renovatie en Onderhoud, augustss L997. Behr, F, C., ,Contracteren van onderhoudswerkzaamheden”, in: Onderhoudsmanagement, december 1996. Diverse auteurs, Onderhoudsheleid waningcorporaties: Strategisch voorraadbeleid, stuurinstrumenten en onderhoudscontracten, Reader ten behoeve van OTB-studiedag, TU Delft, december 1996. Diverse auteurs, Onderhoudsbeleid woningeorporaties: Strategisch voorraadbeleid, stwurinstrumenten en onderhoudscontracten. Reader ten behoeve van OTB-studiedag, TU Delft, november 1999, Kerklaan, L., Het meten van prestaties met behulp van indicatoren, httpy/www.management.hpb.net, Kerklaan, L., Indicatoren: Simpel, Snel en Motiverend, http:lwww. mamagenent.Apb. net.15021-20 invichting van eon Qua y Pecformance Control Systeem Mastenbroek, W., Performance-management, tot mislukken ge~ doemd?, http:hwww xanagement. hpb.net. Strategisch samenwerken in het bownproces ~ Het prestatiebeginsel: Begrippen en conteacten, SBR-rappost. Stichting Bouwresearch, 1995, 6 Onsemontinangement september D1