Y SUS

FUNCIONES

Llam, pues, Jeremas a Baruc,

hijo de Neras, y Baruc escribi al
dictado de Jeremas, en un rollo,
todas las palabras que el Seor le
haba hablado

Jeremas 36:4

La Secretaria de iglesia
LA IMPORTANCIA DEL CARGO
Gran parte del funcionamiento eficiente de la iglesia
depende de la obra de la SECRETARIA.

Debido a las

funciones importantes y especializadas de este puesto,

es sabio elegir a alguien que pueda ser reelegido por
repetidos perodos, con el fin de dar continuidad al
mantenimiento de los registros y a la informacin.

La Secretaria de iglesia
Cualidades de una buena secretaria
1.Temerosa
2.Buena
3.Estar

de Dios

reputacin

llena del Espritu Santo

4.Ser

sabia en las decisiones

5.Fiel

en darle sus diezmos al Seor.

6.Procurar

un vestuario que se adecue a su cargo, siempre

con decencia y modestia.

7.Tener

buen testimonio de los de dentro y de fuera.

La Secretaria de iglesia
Cuatro actividades bsicas desarrolladas por la
Secretara
Administrar
Registrar
Conservar
Informar

La Secretaria de iglesia
ADMINISTRAR
Administrar, es

una prerrogativa inherente de

su actividad.
Como secretaria general

forma parte de las

decisiones de las Reuniones Administrativas de

la Iglesia, no slo comunica los acuerdos sino,
que vela para que stos se cumplan.

La Secretaria de iglesia
REGISTRAR
Registrar tiene dos propsitos:
1.Registrar

claramente

las

decisiones

tomadas por las Juntas y las reuniones, para

ser comunicadas a las personas involucradas
2.Conservar esos registros archivados para el

futuro, como historia de la iglesia.

La Secretaria de iglesia
Es la encargada de redactar las agendas y actas
Mantener los libros de registros que contienen los

nombres de todos los miembros

Movimiento de entrada y salida de miembros al da.
Actividades

relacionadas

funcionamiento de su labor.

con

el

buen

La Secretaria de iglesia
CONSERVAR
La Secretaria es responsable por el trabajo de
conservacin de los miembros.
Debe ser una persona comprometida con su
trabajo.
Debe estar atenta del paradero de los miembros.
Debe informar al pastor o diconos de los
miembros que se ausentan.

CONSERVACIN
Un alma es de ms valor para el cielo que
todo Secretaria
un mundo de propiedades,
casas,
La
de iglesia
tierras y dinero (vale la Sangre de Cristo)

CONSERVACIN

2. Revisin peridica de los avances de la

iglesia.
a. Conocer la membresa.
b. Estudiar la membresa en la iglesia
local junto a la dems directivas.
c. Actualizar los datos de los miembros.

CONSERVACIN

c) G.E.R. (Grupo Especial de Revisin)

a) Conformar el Grupo.
b) Analizar las listas de Iglesia.
c) Presentar el informe del anlisis
realizado.
d) Estudiar nombre por nombre

La Secretaria de iglesia
INFORMAR
La secretaria tiene la responsabilidad de informar de las
decisiones tomadas:
1.Comunicar el horario, fecha y lugar de las sesiones.
2.Informar a la iglesia el movimiento de miembros y las
estadsticas
3.Informar a la persona que su caso ser estudiado por
la junta
4.Informar al miembro que su carta de traslado esta
siendo considerada y que pronto tendr informacin
objetiva.

La Secretaria de iglesia
INFORMAR
5.A la Iglesia
desconocido

sobre

miembros

con

paradero

6.A la Asociacin/Misin por medio de los informes, el

movimiento de miembros.
7.A los diconos de la iglesia los nombres de los
miembros para ser visitados.
8.A la iglesia cuando un miembros haya terminado su
periodo de disciplina
9.Al miembro de la iglesia cuando termina la disciplina

RESPONSABILIDADES DE LA
SECRETARIA

Responsabilidades de la
Secretaria
Responsabilidades bsicas
1.Aceptar su nombramiento como una eleccin
del Seor
2.Estudiar y conocer el Manual de la iglesia.
3.Conocer y familiarizarse bien con las fichas, los
formularios, certificados, el Sistema de Secretara
de la Iglesia
4.Proveer carta de recomendacin a los miembros
retirados siempre y cundo el pastor lo avale.

Responsabilidades de la
Secretaria
RESPONSABILIDADES BSICAS:
5.Mantener contacto regularmente con la
Tesorera general de la iglesia para un
control mas transparente de las finanzas.
6.Mantener actualizados todos los libros y
los informes que estn bajo responsabilidad
de la Secretara

LA SECRETARIA Y LIDERAZGO DE LA IGLESIA

1.Junto con el pastor y los diconos de la iglesia,
preparan LA AGENDA DE TODO EL AO.
2.Convoca a los lideres para las reuniones.
3.Acta como Secretaria de la junta de iglesia
4.Prepara anticipadamente junto con el pastor y
diconos de iglesia la agenda
5.Hace copias de la agenda y las distribuye a cada
lder.

EL SECRETARIO Y LA JUNTA DE IGLESIA

6.Confirma el qurum de la junta en cada reunin
7.Presenta la lista de los que no estn asistiendo
a la iglesia
8.Informa al pastor y a la junta de las censuras de
miembros ya vencidas
9.Prepara el acta de las decisiones de la junta y
de las recomendaciones que sern presentadas a
la iglesia

Responsabilidades del
Secretario

LA SECRETARIA Y DIRECTIVAS DE IGLESIA

10.Con anticipacin al da para el bautismo, o

profesin de fe, presenta las fichas de registro
para su anlisis a la junta directiva de la iglesia
11.Notifica todas las decisiones de la junta a las
personas involucradas y publica en el directorio
las que tienen importancia para la iglesia.

Responsabilidades de la
secretaria
ACTITUDES Y HBITOS DE UNA SECRETARIA
RESPONSABLE
1.Asiste a todas las reuniones que estn
relacionadas con su rea
2.Conoce a todos los miembros de iglesia por el
nombre y saben donde viven
3.Utiliza equilibradamente el sigilo en su trabajo
4.Procura actuar con diplomacia en el desempeo
de sus funciones

Responsabilidades de LA
SECRETARIA
5. Asiste a los cursos de perfeccionamiento y
actualizacin de Secretara promovidos por sus
Pastores.
6. Participa de la recepcin de los miembros, para
conocerlos mejor
7. Presenta los nuevos miembros a los oficiales y
los ayuda a crear un crculo de amistad en la
iglesia

Responsabilidades de la
Secretaria
8. Es organizada: un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar
9. Es celoso de los registros de la Secretara y no
descarta o destruye documentos
10.Sabe trabajar en equipo
11.Promotor de la unidad y programas de la
iglesia
12.Es puntual y servicial

Responsabilidades de la
Secretaria
LA SECRETARIA
Y LA CEREMONIA DE
CASAMIENTO

Tiene las siguientes responsabilidades:

5.Elabora los trminos y actas compatibles con la
modalidades de casamiento.
6.El casamiento podr ser realizado en el templo o
en algn otro lugar, pero debe estar en conformidad
con los principios de la iglesia.
7.Debe ser registrado en el Libro de Registros de
Casamiento de la iglesia
8.Debe ser uno de los primeros en llegar, sea o no
invitado.

Responsabilidades de la
secretaria

LA
SECRETARIA
CASAMIENTO

LA

CEREMONIA

DE

Tiene las siguientes responsabilidades:

1.Cuando la JD de la iglesia vota autorizar la
realizacin de un casamiento, el secretario debe
entregar a los novios la ficha de casamiento
2.Debe ser consciente de que la iglesia no realiza el
casamiento de un CRISTIANO CON UN INCONVERSO
3.Pedir con anticipacin EL ACTA de matrimonio

DEBE CUMPLIR BASICAMENTE

CUATRO FUNCIONES:
1.
2.
3.
4.

ADMINISTRACIN
ARCHIVOS
CONSERVACIN
GUARDIN E INTRPRETE DE LOS
REGLAMENTOS

I.-ADMINISTRACIN
1. La administracin ocupa el 80% del
tiempo del Secretario.
- La clave para realizar sta funcin descansa en
el concepto de Equipo de trabajo.
- Este concepto afecta dos dimensiones de su vida
profesional.
- Sus colegas de Administracin.
- Su Secretaria.

 La IASD. Tiene una forma

A. EL GOBIERNO DE LA
IGLESIA, ATRAVS DEL
representativa de gobierno.
SISTEMA DE DIRECTIVAS La junta directiva, tiene

autoridad administrativa.
La JD. Tiene funciones:
Legislativas, Ejecutivas y
de Supervisin.
La autoridad de la JD. Es
compartida con los
administradores.

B. AUTORIDAD DE LA
ADMINISTRACIN.

EL PRESIDENTE. Es el presidente de la

JD. y es el primer oficial.

EL SECRETARIO Y EL TESORERO,
a.
b.

trabajan en ntima relacin.

El secretario debe llevar datos detallados
de la contabilidad de la IGLESIA.
En la recaudacin de fondos ambos
deben estar presentes y comprobar que
sus datos coinciden.

 C.

CONSENSO ADMINISTRATIVO.

La secretaria/o tiene una participacin

muy importante en las decisiones de la
administracin que son tomadas por los tres
administradores. Para que sea efectivo, debe
estar basado en una relacin de equipo.
La relacin entre los tres administradores
es horizontal en vez de vertical. No es de
jerarqua.

 D.

SUBORDINACIN E INTERRELACIN
ENTRE LAS DIVERSAS ORGANIZACIONES.

1. LA IGLESIA, est subordinada a sus lideres

superiores: A quienes debe obediencia y respeto.
2. LA SECRETARIA, en efecto debe contribuir a la
actualizacin de acta, membresa e inventarios.
3. La TESORERA, debe ser un persona, que asista con
regularidad a los servicios y saber con exactitud que
das le corresponde guardar las ofrendas.
4. La TESORERA debe rendir un informe verbal y por
escrito a Pastor y Diconos, el cual debe coincidir con
los datos que tiene la SECRETARIA/O (el da de
recaudacin de fondos)

1.

La TESORERA GENERAL recoger las

ofrendas los das siguientes:
a.
b.
c.
d.

Domingos por la tarde.

Jueves por la noche
Das de sesiones de lideres.
Entre otros das.

Nota: Es imprescindible que cada TESORERO, se esfuerce por

hacer crecer las finanzas (caja) que Dios les ha confiado. Segn
Mateo 25:14-30. (por medio de Rifas, ventas, subastas etc.)

1.

2.

3.

Los tesoreros, no deben hacer prestamos a ningn

miembro que se les acerque presentndoles una
necesidad.
Todo tesorero debe reconocer que el dinero de las
OFRENDAS tiene dueo y esta en el Cielo y que
el/ella solo es un administrador de los bienes del
Seor.
No debe aun ni prestarse a l mismo, aunque as
su necesidad se demasiado Grande.

1.

2.

3.

Todo TESORERO debe manejar la transparencia en el

manejo de las finanzas, llevando un control conjuntamente
con la o el secretario.
No olvidarse de sacar el DIEZMO cada mes del total de las
ofrendas recaudadas. Y entregrselo a su Pastor cada primer
domingo del mes, quin a su ves lo trasladar a las oficinas
centrales.
Todo fiel administrador cuando la ofrenda que recaudo no
cuadra un numero redondo, lo pone de su bolsa. Ejemplo: (Se
recaudo la cantidad de Q. 18.95, el fiel tesorero pone de su
bolsillo el resto para cuadrar un numero redondo que
equivaldra a Q. 20.00 quetzales exactos.

Trabajo en equipo
Principios

del concepto de trabajo en equipo con sus

colegas de Administracin
Cada posicin es necesaria.
Cada posicin cumple una funcin especializada.
Cada miembro debe conocer las reglas y proce-dimientos
Los miembros del equipo deben estar en constante

comunicacin.
La tesorera/o hace equipo con el/la secretaria y por lo tanto
se sugiere que mantengan una comunicacin abierta y
amena.

Trabajo en equipo. Cont.

1. Cada miembro del equipo realiza mejor su tarea
cuando hay mutuo apoyo y cooperacin.
2. Areas afectadas por el concepto de trabajo en
equipo con su secretaria.
- Funcin.
- Relacin.

3.Claves para el xito del trabajo en equipo.

- Concenso.
- Tiempo.

Descripcion de funciones
II. REGISTROS.
1. LOS REGISTROS QUE SON DE RESPONSABILIDAD
DEL SECRETARIO, SON VARIADOS Y COMPRENDEN
COMPLEJOS MATERIALES.
2. TIENE DOS PROPSITOS:
a. Contar con evidencias de las decisiones de la Junta
para ser comunicadas a quien corresponda.
b. Conservar tales registros para el futuro e histrico.

REGISTROS. Continuacin
EN LA IGLESIA:
1. El libro de actas.
2. El Libro Registro de MEMBRESIA (fichero)
3. LIBRO DE INVETARIOS.
4. Libro de la historia de la iglesia
5. El Libro de visitas
6. Carpeta de archivos con las copias de los

informes trimestrales.

Registros, continuacin
EN

LAS ORGANIZACIONES

1. El registro de MEMBRESIA de toda la

organizacin
2. El registro de las actas de la junta
directiva y de las sesiones administrativas.
3. El registro de los obras alcanzadas.

Registros,Continuacin
EN

LA UNIDAD.

Cada secretaria est obligada a llevar un registro de los miembros

de su organizacin.
2. Debe promover la unidad de su directiva y de esa manera
ejemplificar el cambio.
1.

Nota: Es su deber asistir a los cultos de Enseanza los cuales son en

pro de su crecimiento espiritual. (Domingo Dominical/ y Jueves de
enseanza)

Registros, continuacin
EN LAS INSTITUCIONES.

1.Las actas de la IGLESIA deben ser

mantenidas con el mismo sentido de
permanencia y actualizacin.
2. El secretario de la iglesia local, debe cuidar Que
tales documentos estn al da.
3. Y conservar la discresion ya que su contenido es
de caracter privado.

Descripcin de funciones
III.

CONSERVACIN

1. No slo es cuidar que las listas estn al da

en los registros
2. Sobre todo se debe tener un programa
de conservacin.
3. Debe preocuparse para que los miembros
estn activos en el programa de la iglesia.

Descripcin de funciones
IV.-GUARDIN E INTRPRETE DE
LOS REGLAMENTOS.
1. Los reglamentos no slo regulan, sino que
ayudan a los administradores a tener un
medio comn de consulta, de comunicacin,

y de administracin.

Guardin e intrprete de los

2.

Los reglamentos son la va para la ejecucin

administrativa de las actividades de la iglesia.
Los reglamentos permiten al administrador
conocer anticipadamente la forma de trabajo
de la iglesia y sus dependencias. A la vez le
permite saber cual es la razn de la MISION
de la Iglesia, y porque ha sido organizada.

Guardin e intrprete de los

1.

A nivel de la Iglesias locales,

el Manual de la Iglesia regula
la administracin de la
misma.

LOS REGLAMENTOS.
Caractersticas:
Los

reglamentos tienen caractersticas

dinmicas y estn sujetos a:
1. Evaluacin
2. Modificacin
3. Cambio.
Los reglamentos no son estticos, debido a
que sirven a una entidad viviente, dinmica,
y en constante desarrollo.

LA SECRETARIA DE IGLESIA
ES UN CARGO IMPORTANTE:
LA SECRETARIA DE LA

IGLESIA
DESEMPEA UNO DE LOS CARGOS
MAS IMPORTANTES DE LA IGLESIA, Y DE
SU DEBIDO EJERCICIO DEPENDE EN
GRAN PARTE EL FUNCIONAMIENTO
EFICIENTE DE LA MISMA

CUALIDADES DE UN
BUENA
SECRETARIA:

CUALIDADES DE UN BUENA
SECRETARIA...
Confiable.

El pastor, la Junta, los oficiales

de la iglesia, pueden confiar en lla?
Discreta. Mantiene en reserva los asuntos
secretos del pastor, diconos e iglesia?
Consagrada. Ha dedicado completamente
su vida al Seor y a su cargo encomendado.
Integra. Representa bien a su iglesia en
todo lugar y momento. Habla bien de ella y
de sus pastores, porque los ama de verdad.

CUALIDADES DE UN BUENA
SECRETARIA...
Responsable.

Realiza su trabajo con amor y

responsabilidad, lo hace bien y lo mantiene al
da.
Puntual. Esta a tiempo en las reuniones,
enva sus informes estadsticos a tiempo.
Espritu de equipo. Le gusta trabajar con la
hermandad y mantiene una buena relacin
con los dems oficiales de la Iglesia.
Especialmente con sus pastores.

DEBERES Y
RESPONSABILIDADES

1. ES SECRETARIA DE LA
JUNTA DIRECTIVA DE LA
IGLESIA
A.

Recibe todas las solicitudes que debe

estudiar la Junta Directiva de la Iglesia
B. Prepara una agenda para estudiarla con el
pastor y/o con los diconos.
C. Prepara la agenda para la sesin.
D. Convoca a los Miembros de las directivas.
E. Anota y mantiene las actas de todas las
reuniones al dia.

2. ES SECRETARIA DE LAS
REUNIONES
ADMINISTRATIVAS
A.

Prepara la agenda para la reunin

B. Anota y mantiene un informe actualizado
del avance de la iglesia local. Ella sabe a
donde se dirige su iglesia.
Plano

3. MANTIENE EL LIBRO DE
MEMBRESIA
A. Mantener al da el libro de MEMBRESIA, es de
suma importancia.
B. Se debe registrar en el libro de la MEMBRESIA
todo nuevo miembro que ingresa: por bautismo,
por profesin de fe y por carta de traslado.
C. De igual manera se debe eliminar del libro todos
aquellos que son retirados: por apostasa, por carta
de traslado, o fallecimiento.

4. ES RESPONSABLE POR
LA CORRESPONDENCIA
A. Con los miembros de la iglesia,
especialmente con aquellos que se
ausentan
B. Cuando hay la transferencia de un
miembro, con la secretara de la iglesia
correspondiente.

5. ES RESPONSABLE POR
LOS INFORMES
Prepara y enva los informes estadsticos
con todos los cambios de MEMBRESIA.
B. Maneja un registro de los recin
bautizados, con todos los datos que se
solicita dicha ficha.
A.

6. ES RESPONSABLE DE
CUIDAR...
A. Del libro de MEMBRESIA.
B. Del libro de actas y dems libros
C. De los registros y archivos de la iglesia,
los cuales pertenecen a la iglesia.
D. Del fichero ???

7. OTRAS ACTIVIDADES...
Prepara el certificado de
bautismo.
B. Ayuda al pastor durante la
ceremonia bautismal.
A.

NOTA: Motiva a todos los lideres a cumplir con sus

responsabilidades seccionales. Basada en la agenda local
les recuerda a sus lideres las actividades del mes.