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Y REGISTROS
Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010
ELABORA
PROPONE
AUTORIZA
1 de enero de 2010
1 de enero de 2010
1 de enero de 2010
Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010
CONTENIDO
44 SAA 2
CAPTULO
PGINA
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Objeto
1.2. mbito de aplicacin
1.3. Definiciones
1.4. Referencia normativa
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2. DISPOSICIONES ESPECFICAS
2.1. Control de documentos
2.2. Control de registros
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3. DISPOSICIONES FINALES
3.1. Interpretacin
3.2. Supervisin y control
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4.
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DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010
1. DISPOSICIONES
GENERALES
1.1. Objeto
Establecer las directrices para el control de los documentos y registros del Subsistema de Administracin Ambiental.
1.3. Definiciones
Documento. Informacin y su medio de soporte (papel, disco magntico, ptico, electrnico, fotografa, etctera).
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de las actividades realizadas.
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2. DISPOSICIONES
ESPECFICAS
2.1.1. Los centros de trabajo o instalaciones deben controlar los documentos escritos, impresos, sonoros, visuales,
electrnicos, informticos u hologrficos requeridos y definidos por el Subsistema de Administracin Ambiental
(SAA); estableciendo, implementando y manteniendo uno o varios procedimientos para:
a) Elaborar los documentos de manera legible, determinando una estructura y formato que considere ttulos nicos, codificacin, fechas, nmero de revisiones, histrico de las actualizaciones o responsable de la revisin.
b) Identificar los documentos, definiendo una codificacin nica y de fcil interpretacin y acceso.
c) Aprobar los documentos nuevos y actualizados con relacin a su adecuacin antes de su emisin, considerando qu, quin y cmo se aprueban.
d) Revisar y actualizar los documentos, con base en un programa (fechas y responsables) o derivado de cambios legales, de procesos, de estructura organizacional o de mejores prcticas. A travs de personal competente y con autoridad en el centro de trabajo o instalacin. Identificando adems, la revisin actual de
los mismos.
e) Administrar los cambios, identificando su ubicacin, la justificacin, el proponente y la fecha.
f) Los documentos vigentes deben estar disponibles para los usuarios correspondientes donde se realizan
operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del subsistema, definiendo la ubicacin (en las instalaciones o por medio electrnico), el resguardo, el uso y mantenimiento de los mismos.
g) Establecer la forma de identificacin y distribucin eficaz de los documentos de origen externo necesarios para la planeacin y operacin del SAA. Determinando la codificacin, ubicacin, acceso y responsables correspondientes.
h) Prevenir que existan documentos obsoletos con base en el numeral d) y, en su caso, definir el tiempo de
disponibilidad y la forma de identificar aquellos que por cualquier circunstancia se deban mantener.
Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010
2.1.2. El centro de trabajo o instalacin deben garantizar la comunicacin y correcta aplicacin de los documentos vigentes a travs de ciclos de trabajo.
2.1.3. Debe definirse el acceso por las partes interesadas externas a los documentos conforme a la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
2.1.4. El centro de trabajo o instalacin puede alinear el control documental del SAA al control documental empleado por otros sistemas de gestin implantados, siempre y cuando cumplan con los requisitos especificados
para el elemento.
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2.2.2. El centro de trabajo o instalacin deber establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para
la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros
del SAA, considerando, entre otros:
a) Codificacin.
b) Indexacin.
c) Archivo.
d) Tiempos.
e) Ubicacin.
f) Perfiles de acceso.
g) Emisin, disponibilidad y baja.
2.2.3. Asimismo, deber mantener legibles, identificables y trazables los registros detectados; considerando que los
registros son permanentes y normalmente no se modifican.
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Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
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3. DISPOSICIONES
FINALES
3.1. Interpretacin
Corresponde a la Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la
Direccin Corporativa de Operaciones (DCO) hacer la interpretacin de los contenidos y requisitos establecidos en
esta gua tcnica.
4.1. Esta gua tcnica entrar en vigor 30 das despus de que la SDOSSPA disponga de las evidencias objetivas
suficientes de que ha sido difundida y comunicada a las Subdirecciones y Auditoras de Seguridad Industrial y
Proteccin Ambiental y las reas con esta funcin en los centros de trabajo o instalaciones de Petrleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios.
4.2. La gua sustituye a cualquier otro documento corporativo que haya sido emitido sobre el particular. Los
Organismos Subsidiarios podrn desarrollar sus propios procedimientos especficos; pero debern ajustarse
como mnimo a las disposiciones establecidas en este documento.
4.3. Cualquier rea de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios usuaria de esta gua podr proponer modificaciones, las cuales deben ser enviadas a la SDOSSPA para su anlisis e incorporacin, en caso de que se determine su procedencia.
4.4. La gua ser revisada cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin lo ameritan.
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4. DISPOSICIONES
TRANSITORIAS