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GUA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

Y REGISTROS
Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010

ELABORA

PROPONE

AUTORIZA

Ing. Miguel A. Miranda Mendoza


Gerencia de Disciplina Operativa
y Ejecucin del Sistema SSPA

Ing. Luis F. Betancourt Snchez


Subdireccin de Disciplina
Operativa, Seguridad, Salud y
Proteccin Ambiental

Ing. Carlos R. Murrieta Cummings


Director Corporativo
de Operaciones

1 de enero de 2010

1 de enero de 2010

1 de enero de 2010

Lineamientos y Guas Tcnicas 43

Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010

GUA PARA EL CONTROL DE


DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTENIDO

44 SAA 2

CAPTULO

PGINA

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto

1.2. mbito de aplicacin

1.3. Definiciones

1.4. Referencia normativa

45
45
45
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2. DISPOSICIONES ESPECFICAS

2.1. Control de documentos

2.2. Control de registros

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3. DISPOSICIONES FINALES

3.1. Interpretacin

3.2. Supervisin y control

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4.

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DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Clave: 800/16000/DCO/GT/037/10
Revisin: 1
Fecha: 01/01/2010

1. DISPOSICIONES
GENERALES

1.1. Objeto
Establecer las directrices para el control de los documentos y registros del Subsistema de Administracin Ambiental.

1.2. mbito de aplicacin


La presente gua es de aplicacin general en centros de trabajo o instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos
Subsidiarios para el control de documentos y registros del Subsistema de Administracin Ambiental.

1.3. Definiciones
Documento. Informacin y su medio de soporte (papel, disco magntico, ptico, electrnico, fotografa, etctera).
Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de las actividades realizadas.

1.4. Referencia normativa


Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
NMX-SAA-14001-IMNC-2004 (ISO 14001:2004). Sistemas de gestin ambiental-Requisitos con orientacin para su
uso. Requisitos 4.4.5 y 4.5.4.
NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14004:2004). Sistemas de gestin ambiental-Directrices generales sobre principios, sistemas y tcnicas de apoyo. Requisitos 4.4.5 y 4.5.4.

2.1. Control de Documentos

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2. DISPOSICIONES
ESPECFICAS

2.1.1. Los centros de trabajo o instalaciones deben controlar los documentos escritos, impresos, sonoros, visuales,
electrnicos, informticos u hologrficos requeridos y definidos por el Subsistema de Administracin Ambiental
(SAA); estableciendo, implementando y manteniendo uno o varios procedimientos para:
a) Elaborar los documentos de manera legible, determinando una estructura y formato que considere ttulos nicos, codificacin, fechas, nmero de revisiones, histrico de las actualizaciones o responsable de la revisin.
b) Identificar los documentos, definiendo una codificacin nica y de fcil interpretacin y acceso.
c) Aprobar los documentos nuevos y actualizados con relacin a su adecuacin antes de su emisin, considerando qu, quin y cmo se aprueban.
d) Revisar y actualizar los documentos, con base en un programa (fechas y responsables) o derivado de cambios legales, de procesos, de estructura organizacional o de mejores prcticas. A travs de personal competente y con autoridad en el centro de trabajo o instalacin. Identificando adems, la revisin actual de
los mismos.
e) Administrar los cambios, identificando su ubicacin, la justificacin, el proponente y la fecha.
f) Los documentos vigentes deben estar disponibles para los usuarios correspondientes donde se realizan
operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del subsistema, definiendo la ubicacin (en las instalaciones o por medio electrnico), el resguardo, el uso y mantenimiento de los mismos.
g) Establecer la forma de identificacin y distribucin eficaz de los documentos de origen externo necesarios para la planeacin y operacin del SAA. Determinando la codificacin, ubicacin, acceso y responsables correspondientes.
h) Prevenir que existan documentos obsoletos con base en el numeral d) y, en su caso, definir el tiempo de
disponibilidad y la forma de identificar aquellos que por cualquier circunstancia se deban mantener.

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2.1.2. El centro de trabajo o instalacin deben garantizar la comunicacin y correcta aplicacin de los documentos vigentes a travs de ciclos de trabajo.
2.1.3. Debe definirse el acceso por las partes interesadas externas a los documentos conforme a la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
2.1.4. El centro de trabajo o instalacin puede alinear el control documental del SAA al control documental empleado por otros sistemas de gestin implantados, siempre y cuando cumplan con los requisitos especificados
para el elemento.

2.2. Control de Registros


2.2.1. El centro de trabajo o instalacin debe establecer y mantener los registros que requieren para gestionar sus
asuntos ambientales demostrando la conformidad con los requisitos del SAA y los resultados logrados, con la
intencin de que proporcionen evidencia de la operacin en curso y los resultados del mismo. Dichos registros
deberan incluir:
a) Informacin sobre el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos.
b) Detalles sobre no conformidades y acciones correctivas y preventivas.
c) Resultados de auditoras al SAA y de revisiones por la Direccin.
d) Informacin sobre caractersticas ambientales de los productos.
e) Evidencia de cumplimiento de objetivos y metas.
f) Informacin sobre participacin en formacin del personal.
g) Permisos, licencias u otras autorizaciones de carcter legal.
h) Resultados de inspecciones y calibraciones.
i) Resultados de controles operacionales.

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2.2.2. El centro de trabajo o instalacin deber establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para
la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros
del SAA, considerando, entre otros:
a) Codificacin.
b) Indexacin.
c) Archivo.
d) Tiempos.
e) Ubicacin.
f) Perfiles de acceso.
g) Emisin, disponibilidad y baja.
2.2.3. Asimismo, deber mantener legibles, identificables y trazables los registros detectados; considerando que los
registros son permanentes y normalmente no se modifican.

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3. DISPOSICIONES
FINALES

3.1. Interpretacin
Corresponde a la Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la
Direccin Corporativa de Operaciones (DCO) hacer la interpretacin de los contenidos y requisitos establecidos en
esta gua tcnica.

3.2. Supervisin y control


Es responsabilidad de la SDOSSPA supervisar la aplicacin adecuada de este documento, as como mantenerlo
disponible y actualizado.

4.1. Esta gua tcnica entrar en vigor 30 das despus de que la SDOSSPA disponga de las evidencias objetivas
suficientes de que ha sido difundida y comunicada a las Subdirecciones y Auditoras de Seguridad Industrial y
Proteccin Ambiental y las reas con esta funcin en los centros de trabajo o instalaciones de Petrleos
Mexicanos y Organismos Subsidiarios.
4.2. La gua sustituye a cualquier otro documento corporativo que haya sido emitido sobre el particular. Los
Organismos Subsidiarios podrn desarrollar sus propios procedimientos especficos; pero debern ajustarse
como mnimo a las disposiciones establecidas en este documento.
4.3. Cualquier rea de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios usuaria de esta gua podr proponer modificaciones, las cuales deben ser enviadas a la SDOSSPA para su anlisis e incorporacin, en caso de que se determine su procedencia.
4.4. La gua ser revisada cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin lo ameritan.

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4. DISPOSICIONES
TRANSITORIAS

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