Universidad Del mar

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Integrantes:

1|Pgina

2|Pgina

Los eventos sociales son una forma en la que las instituciones o

individuos pueden recaudar fondos para apoyar los objetivos generales
de una organizacin. Los eventos para recaudar fondos se pueden
realizar de distinta manera en los que destacan las cenas de galas,
subastas, exposiciones, torneos, entre otros.
La organizacin que reciba los fondos puede ser una asociacin civil, que
es una organizacin privada que dispone de personalidad jurdica y que
no tiene afn lucrativo. Estas asociaciones se componen de personas
fsicas que trabajan en conjunto con un fin social, educativo, cultural o de
otro tipo.

El presente trabajo pretende dar a conocer los lineamientos que se

seguirn para organizar la 1er exposicin fotogrfica, con la finalidad
de recabar fondos en beneficio HOPE A.C, asociacin que apoya a nios
de escasos recursos que habitan en comunidades cercanas a Bahas de
Huatulco.
El evento ser patrocinado por diferentes actores, y los organizadores se
encargarn de la realizacin del evento sin esperar la obtencin de
beneficios econmicos personales.

3|Pgina

Contenido
1. Caracterizacin del evento. ..................................................................................... 5
2. Tiempo de planeacin..6
3. Perfil del cliente.8
4. Nmero de asistentes................................................................................................ 8
5. Objetivos (General, especficos)............................................................................. 8
6. Requerimientos............................................................................................................ 9
7. Costos totales (presupuesto) .................................................................................. 9
8. Precio de venta al cliente ....................................................................................... 10
9. Formatos de empresa .............................................................................................. 10
10. Organigrama ............................................................................................................ 11
12.Planos de montaje ................................................................................................... 15
13. Invitaciones (cdigos de vestimenta) .............................................................. 16
14. Decoracin ................................................................................................................ 16
15. Directorio de proveedores .................................................................................. 17
16. Programa (desarrollo del evento) ..................................................................... 18
17. Ceremonial y protocolo ....................................................................................... 18
18. Medidas de seguridad .......................................................................................... 19

4|Pgina

El evento a realizar consistir en llevar a cabo una exposicin fotogrfica,

la cual tiene por objetivo recolectar fondos para una obra de
beneficencia en favor de HOPE A.C . Poco se sabe acerca de la
beneficencia y los efectos que esta pueda generar en determinado grupo
de la sociedad, sera ideal que poco a poco se vayan generando ms
eventos de esta categora, favoreciendo a ms y ms personas da con
da.
El presente evento es organizado por el colectivo
arty,. Este colectivo busca fomentar e impulsar
eventos de carcter cultural dentro del destino,
dado que son pocos los llevados a cabo. As
mismo tambin se pretende apoyar a diversas
asociaciones civiles que estn a travs de la
creacin de eventos con una causa.
Como primer evento, este colectivo organizar una exposicin
fotogrfica, la cual tiene por objetivo apoyar a la A.C mencionada
anteriormente, buscando fomentar la fotografa e impulsar a fotgrafos
locales dando a conocer las diferentes obras que estos tienen.
La exposicin no tendr costo alguno, por lo que el pblico interesado
puede acceder realizando un donativo. Las fotografas expuestas estarn
disponibles para efectuar una compra, el precio de estas depender de lo
que el artista establezca al igual que el tamao que esta tenga.
En la entrada se estarn brindando copas de vino espumoso, el cual ser
para los asistentes a la exposicin. Durante el evento se llevar a cabo
una charla en la cual se expresar el motivo del evento, al mismo tiempo
se invitar a los participantes a cooperar con la causa.

5|Pgina

mayo
Domingo

Lunes

Martes

Establecer

Mircoles
qu

Jueves

Contactar a los

clase de evento se

fotgrafos

llevar a cabo para

deseen

recaudar fondos para

algunas

la beneficencia.

obras

9 Gestionar

Llevar a cabo

una reunin en la

donar

que se establezca

sus

para

la

el lugar, hora y
fecha de cuando se

de

llevar a cabo la

fondos

Sbado

que
de

recaudacin

Viernes

exposicin

10

11

12

13

17

Establecer 18

19

20

14

permisos

15

16

Realizar

contacto con los

compra

patrocinadores

materiales
necesarios

de

la

21

los
para

llevar a cabo el
evento

6|Pgina

22

23

29

30

24

evento

26

27

28

a 31

Dar

conocer

25

el
por

diferentes
medios

junio
Domingo

Lunes

Martes

Mircoles

Jueves

Sbado

10

11

17

18

24

25

12

13 Montar las

14

15 Inauguracin 16

fotografas

Viernes

de la galera

para la
exhibicin

19

20

21

26

27

28

22

23

7|Pgina

El evento est enfocado a personas con gustos por la cultura, las

manifestaciones artsticas y vivencias culturales. El evento estar abierto al
pblico en general, sin embargo se emitirn invitaciones a personas que
tienen cierto poder adquisitivo y sean posibles compradores.
Los asistentes a los que va enfocado el evento tienen el siguiente perfil:

Edad de 20 aos en adelante

Nivel de estudios indistinto

Gusto por manifestaciones artsticas

De acuerdo a la capacidad del saln el nmero de participantes ser de 130,

contando con 15 invitados.
Los visitantes sern atendidos en la recepcin por una persona, quien ser la
encargada de orientar a los invitados hacia la zona de exhibicin. Un mesero
ser el encargado de ofrecerles una copa de vino espumoso.

Objetivo general:
Obtencin de fondos econmicos a travs de donativos y venta de
fotografas, canalizando lo recaudado a la asociacin civil Hope.
Objetivos especficos:

Recaudacin de fondos para apoyar a nios de comunidades de

bajos recursos.

Dar a conocer las obras de los diferentes fotgrafos locales.

Generar una dinmica artstica y cultural en Huatulco.

8|Pgina

Promover la realizacin de este tipo de eventos dentro del destino.

1.

Lugar para llevar a cabo el evento.

2.

Fotografas

3.

Paneles de exhibicin.

4.

Gestionar patrocinios

5.

Equipo de luz y sonido

6.

Recursos humanos

7.

Mobiliario

8.

Promocin y publicidad del evento

10.

Material de papelera

Botellas de boones

30

$ 40.00

1200.00

Meseros

$250.00

$ 1,000.00

Alquiler del saln

$ 3000.00

$3000.00

Copas y charolas

130 y 2

Impresin de invitaciones

15

800.00
$150.00

9|Pgina

$6,150.00

El presupuesto es una estimacin de lo que se gastara durante la realizacin

del evento, sin embargo se opt por conseguir patrocinadores que realicen
aportaciones tanto econmicas como en especie.

No habr un costo para ingresar a la exposicin, ser de carcter gratuito.

Estar abierta la opcin de que los asistentes efecten un donativo que
consideren adecuado, de esta manera se pretende incitar a que apoyen al
objetivo del evento. Por otra parte, el costo de las fotografas estar definido
de acuerdo al artista que las haya donado y al tamao de la fotografa.

Nombre del proveedor

No. Art.

Descripcin

Cantidad

Precio

Importe

10 | P g i n a

Total

Bahas de Huatulco, Oaxaca a 4 de mayo de 2016

ASUNTO: Solicitud de fotografas.

A QUIEN CORRESPONDA:
Los que suscriben, colectivo arty de Bahas de Huatulco, un grupo de jvenes sin
fines de lucro teniendo como razn fomentar actividades de carcter cultural
dentro del destino.
Por este medio nos dirigimos a su distinguida persona de la manera ms atenta y
respetuosa con el fin de solicitar su valioso apoyo para hacernos la donacin de
algunas de sus obras fotogrficas, mismas que sern exhibidas en la exposicin
fotogrfica que se llevar a cabo el 16 de junio del presente ao en el hotel Castillo
en un horario de 18:00-21:00 hrs. La finalidad de dicho evento es recaudar fondos
para HOPE A.C, en caso de brindarnos este apoyo tenga por seguro que las
fotografas sern resguardadas y reproducidas nicamente por el grupo.
Sin otro asunto que tratar nos despedimos de usted esperando una respuesta
favorable ante nuestra peticin, al mismo tiempo aprovechamos la ocasin para
enviarle un cordial saludo.
Respetuosamente
Fidel Hernndez Ramrez
Fortino Lpez Lpez
Gabriela Lorenzo Acevedo
Guadalupe Luis Lpez
Ulises Ortz Mijangos.
11 | P g i n a

En la ciudad de _______, el ___ de _________ de ________, el (la) suscrito(a)

con domicilio en _________________, por mi propio derecho en mi calidad
___________________, en lo sucesivo la OBRA, manifiesto que cedo la
patrimoniales de autor que sobre ella me corresponden a nivel nacional e
_________________________, en lo sucesivo _____________.

_____________________,
de autor(a) de _______I
totalidad de los derechos
internacional, a favor del

Bajo ese tenor por medio de la presente convengo, reconozco y manifiesto bajo protesta de decir verdad
lo siguiente:

I. Que de conformidad con el artculo 83, de la Ley Federal del Derecho de Autor, relacionada con la figura de
Obra por Encargo, la OBRA me fue encomendada expresamente por ________ con domicilio en
________________________________________________________________________________________
________.

II. Que la titularidad de los derechos patrimoniales de autor de la OBRA, en trminos del artculo 27, de la
Ley Federal del Derecho de Autor (reproduccin en todas sus modalidades, transformacin o adaptacin,
comunicacin pblica, distribucin y en general cualquier tipo de explotacin que se pueda realizar por
cualquier medio conocido o por conocer), son propiedad nica y exclusiva de ____________.

III. Que la OBRA podr ser divulgada y comercializada por ______________ a travs de cualquier medio en
la Repblica Mexicana y en cualquier otro pas o territorio del mundo, e incluso ser modificada, compendiada,
traducida y de cualquier forma explotada, en todo o en parte por _________________
IV. Que no he otorgado, ni otorgar por ningn motivo, consentimiento alguno para la utilizacin de la
OBRA por cualquier medio y su materializacin en productos o servicios de cualquier naturaleza, en favor
de empresa, sociedad, institucin, dependencia, entidad de naturaleza pblica o privada, distinta a
______________

V. Aunado a lo anterior, ser obligacin de __________, hacer la mencin correspondiente respecto de mi

calidad de autor(a) de la OBRA.

VI. Que la OBRA, es original y que es de creacin exclusiva, no existe impedimento de ninguna naturaleza
para responder por cualquier accin de reivindicacin, plagio u otra clase de reclamacin que al respecto
pudiera sobrevenir.

VII. Garantizo la originalidad y titularidad de la OBRA en favor de ______________quien se encuentra

facultado para gestionar ante el Instituto Nacional del Derecho de Autor, el registro de la OBRA y en su
caso del presente instrumento.
VIII. Con fundamento en el artculo 33, de la Ley Federal del Derecho de Autor, cedo los derechos
patrimoniales por un trmino indefinido a partir de la firma del presente, en virtud de que al ser atribucin de
ste Instituto promover y fomentar una cultura de la transparencia y acceso a la informacin pblica,

12 | P g i n a

encargado de dirigir y vigilar el cumplimiento de las Leyes de Transparencia, Acceso a la Informacin Pblica,
y de Proteccin de Datos Personales ambas del Distrito Federal y de las normas que de ellas deriven,
requiere contar de manera permanente en su gestin con todos los elementos de creacin que le permitan
cumplir con ello.
Suscribo la presente, como constancia de la autora de la OBRA, y confirmo que los derechos
patrimoniales, el titular es exclusivamente _________________.

Sealo
como
domicilio
para
or
notificaciones______________________________________________________

Anexo
copia
simple
de
mi
credencial
___________________________________

de

elector

con

recibir

nmero

de

folio

"EL AUTOR"

__________________________
C.

TESTIGO

TESTIGO

C. ______________________

C. ____________________

13 | P g i n a

Director de galera

Departamento de
proyectos

Voluntariado

Departamento de
promocin

Personal operativo

Departamento de
seguridad

Las ganancias obtenidas por la venta de las fotografas sern del 100%, no
se descontar la inversin realizada debido a que todos los materiales a
utilizar sern patrocinados por diversos actores.
Entre los patrocinadores se encuentran:

Hotel Castillo Huatulco, quien ser el encargado de realizar el

prstamo del saln para poder efectuar el evento as mismo esta
empresa tambin proporcionar tanto copas como charolas, las
cuales son herramientas de trabajo para los meseros.

Pixel: esta empresa aportar a evento patrocinando la impresin de

las invitaciones, las cuales se les harn llegar a cada uno de los

14 | P g i n a

invitados. Al igual que la impresin de carteles los cuales servirn

para promocionar al evento dentro de la comunidad.

Ultramarinos ser la empresa que destine 20 botellas de boones, el

cual se servir a los invitados al entrar.

Foto conejo ser la empresa encargada de realizar la impresin de las

fotografas, este impresin es un patrocinio por parte de la
organizacin.

La parte central del saln ser destinada para ubicar los paneles donde se
ubicarn la fotografas (1). En las paredes del saln se pretende ubicar otras
fotografas de mayor tamao (2).

15 | P g i n a

La invitacin ser enviada a personas distinguidas, sin embargo el evento

est abierto al pblico en general.

El saln donde se exhibirn las fotografas estar acondicionado con luces,

las cuales contrastarn con los colores de las fotografas. La decoracin del
saln estar a cargo de un especialista. El estilo minimalista es el que se
pretende llevar a cabo en la decoracin del saln, caracterizndose por la
utilizacin de pocos elementos, emitiendo una imagen pulcra y sencilla.

16 | P g i n a

Guamuchil 2008, Diseo

Sector

H,

Crucecita,

de Telfono: 01 958 587 0009

la fotografas,
Santa elaboracin

Mara Huatulco.

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Pgina:
http://www.tuugo.com.mx/C

videos, ompanies/foto-conejo.

renta

de

fotgrafos.
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601,

de Tel: (01 951) 506 00 99

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Exhacienda

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vincolas.

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Candiani. Oaxaca,
Oaxaca de Jurez.
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de Tel: 019 5 58 3 41 54 / 019 58

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loza,
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Huatulco Oaxaca

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de meseros

Calle
N0.

Gardenia Venta
402,

de Tel: 958 113 5031

La bebidas

Crucesita,

70989 alcohlicas.

Santa

Mara

Huatulco, Oax.

17 | P g i n a

6:00 pm

Recepcin de los invitados

Edecanes

6:10 pm

Servicio de bebidas de cortesa

Mesero

6:30 pm

Inauguracin del evento

Organizador del evento

7:00 pm Observacin del material fotogrfico

8:30 pm

Agradecimiento y despedida

Invitados
Organizador del evento

Protocolo para invitados

De acuerdo a la regla del centro mtrico el presentador estar en el

centro del lugar, el presentador ser el encargado de dar la
bienvenida a los invitados.

A la derecha de este se ubicar el representante de la Asociacin Civil

HOPE. a quin se les donar los fondos recaudados.

Los patrocinadores del evento formarn parte de la mesa del

presdium ubicando a cada uno de manera alternada.

Los invitados deben dar una respuesta a la invitacin enviada.

La vestimenta requerida es de tipo cctel.

No se permitir el acceso de cmaras fotogrficas.

18 | P g i n a

Protocolo para personal

Saludar, presentar y conversar con los invitados.

El personal de recepcin saludar de mano

El personal deber hablar con cortesa y amabilidad.

El personal debe brindar una despedida corts.

Dirigirse a los invitados de acuerdo a su cargo.

Debido a que el evento de exposicin fotogrfica cuenta con material de

fotgrafos locales y forneos, se requiere de medidas de seguridad para
resguardo y proteccin del material fotogrfico, existen lineamientos de
seguridad que debern ser llevados a cabo durante la exposicin:
Dispositivos de seguridad

La galera cuenta con circuito cerrado de cmaras de vigilancia las 24

horas..

Se cuentan con sistema de alarma silenciosa conectada con los

cuerpos de seguridad.

Sistemas detectores de humo.

Extintores a base de polvo de clase D

Generadores elctricos de emergencia.

Salidas de emergencia

Cordones delimitadores.

Personal de seguridad dentro de la galera.

Detector de metal en las puertas

Botiqun de primeros auxilios

Sealamientos de seguridad.

Caja de seguridad.

Medidas de seguridad
19 | P g i n a

Se contar con personal de seguridad.

No se podrn tocar las fotografas expuestas.

Se deben respetar los cordones que delimitan la distancia de las

fotografas.

En caso de cualquier percance el personal de seguridad indicar las

salidas de emergencia.

Se prohbe el acceso a personas bajo efecto de alguna sustancia.

20 | P g i n a