ANALISA SISTEM PEMBU PENGABSENAN

PADA KEMENTERIAN PERHUBUNGAN

JAKARTA PUSAT

LAPORAN KULIAH
KERJA PRAKTIK
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada Program Diploma Tiga
(D.III)

AHMAD ASHARI

12135634

Program Studi Manajemen Informatika

Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika
Jakarta
2015

PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktek ini telah disetujui untuk dinilai pada Tahun Akademik
2015/2016
di Semester Lima.

DOSEN PENASEHAT AKADEMIK

Kelas 12.5F.25

(Yulia Safitri, M.Kom)

KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya
Laporan

Kuliah

Kerja

Praktik

(KKP)

dengan

judul

"Analisa

Sistem

Pengabsenan Pada Kementerian Perhubungan Jakarta Pusat ". yang merupakan salah
satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Lapangan Program Studi Manajemen
Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan
laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan
saran, serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk
itu penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang
terhormat:
1. Direktur Akademi Manajemen Informatikan dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen
Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
3. Ibu Yulia Safitri.M.Kom selaku Dosen Penasehat Akademik

yang

telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian laporan ini.

4. Bapak Mochamad Haryoko selaku Kepala Sub Bagian Tata Usaha Kelaikan
Udara Kementerian Perhubungan Jakarta Selatan.
.

ii

5. Bapak Trisulo Petaling, S.Kom, selaku Kepala Kasi Sarana Komunikasi

Keimigrasian Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat.
Akhirnya penulis berharap semoga laporan ini bermanfaat bagi semua pihak
yang membantu, meskipun dalam laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh
karena itu kritik dan saran yang membangun tetap penulis harapkan.

Jakarta, Desember 2015

Penulis

AHMAD ASHARI

iii

DAFTAR
ISI

Halaman
Lembar Judul Laporan KKP ....................................................................................
Lembar Persetujuan KKP ......................................................................................... i
Kata Pengantar ......................................................................................................... ii
Daftar Isi ................................................................................................................... iv
Daftar Simbol ........................................................................................................... vi
Daftar Gambar ..........................................................................................................viii
Daftar Tabel ............................................................................................................. ix
Daftar Lampiran ....................................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Umum ........................................................................................................... 1
1.2. Maksud dan Tujuan .................................................................................... 2
1.3. Metode Penelitian ....................................................................................... 3
1.4. Ruang Lingkup ............................................................................................ 4
1.5. Sistematika Pengumpulan Data ................................................................ 4
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem .................................................................................. 6
2.1. Peralatan Pendukung (Tool System) .......................................................... 10
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum ........................................................................................................... 21
3.2. Tinjauan Perusahaan ................................................................................... 21

iv

3.2.1. Seajarah Instansi .............................................................................. 22

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ...................................................... 26
3.3. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................................ 31
3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan ............................................. 33
3.5. Kamus Data .................................................................................................. 36
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................................................ 46
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .......................................... 46
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran .......................................... 50
3.6.3. Spesifiksi File (*) ............................................................................... 52
3.6.4. Spesifikasi Program (*) .................................................................... 58
3.6.5. Struktur Kode (*) ............................................................................... 59
3.7. Spesifikasi Sistem Komputer (*) ................................................................ 61
3.7.1. Umum .................................................................................................. 61
3.7.2. Perangkat Lunak ................................................................................ 61
3.7.3. Perangkat Keras ................................................................................. 61
3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer ......................................................... 62
3.8. Permasalahan Pokok ..................................................................................... 63
3.9. Pemecahan Masalah ..................................................................................... 64
BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan ................................................................................................... 65
4.2. Saran .............................................................................................................. 66
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 67
DAFTAR RIWAYAT HIDUP ...................................................................................... 68
SURAT KETERANGAN PKL .................................................................................... 69
NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK ........................................................................ 70
LAMPIRAN LAMPIRAN ......................................................................................... 72

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

EXTERNAL ENTITY
Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau
tujuan pada arus data.

DATA FLOW
Digunakan untuk menggambarkan suatu arus data.

PROCESS
Digunakan untuk menggambarkan suatu proses yang
sedang berlangsung.

DATA STORE
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk
menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

vi

B. Simbol Konfigurasi Komputer

DISPLAY
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan menampilkan
data melalui CRT (Cathode Ray Tube) atau monitor.

MANUAL INPUT
Digunakan untuk menggambarkan kegiatan memasukan
data dengan menggunakan terminal (keyboard).
LINE PRINTER
Digunakan untuk menggambarkan pengeluaran data pada
mesin pencetak (printer).
FLOPPY DISK DRIVE
Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan data
dengan media disket.

HARD DISK DRIVE

Digunakan untuk menggambarkan proses pembacaan data
dengan media hard disk.
PROCESS
Digunakan untuk menunjukkan proses pengolahan data
pada computer

vii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1. Gambar III.1 Struktur Organisasi ........................................................... 28

2. Gambar III.2 Diagram Kontek Sistem Berjalan ..................................... 33
3. Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .......................................... 34
4. Gambar III.4 Diagram Detail 1.0 ........................................................... 35
5. Gambar III.8 Diagram Hipo Sistem Berjalan ........................................ 58
6. Gambar III.9 Konfigurasi Sistem Komputer .......................................... 62

viii

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Tabel III.1 Spesifikasi Tabel Pemohon ............................................. 52

2. Tabel III.2 Spesifikasi Tabel Pegawai ............................................. 54
3. Tabel III.3 Spesifikasi Tabel User .................................................... 55
4. Tabel III.4 Spesifikasi Tabel Pendaftaran ......................................... 56

ix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman
A.1. Lampiran Formulir ........................................................................... 72
A.2. Lampiran Surat Pernyataan .............................................................. 74
A.3. Lampiran KTP .................................................................................. 75
A.4. Lampiran Kartu Keluarga .................................................................. 76
A.5. Lampiran Akta Kelahiran .................................................................. 77
A.6. Lampiran Buku Nikah ....................................................................... 78
A.7. Lampiran Ijazah ................................................................................. 79
B.1. Lampiran Tanda Terima Pemohon .................................................. 80
B.2. Lampiran Tanda Terima Pembayaran ............................................... 80
B.3. Lampiran Paspor ................................................................................ 81

BAB I
PENDAHULUAN
1.1.

Umum
Seiring dengan perkembangan teknologi dan arus globalisasi, telah

memudahkan orang-orang untuk melakukan perjalanan dari satu negara ke negara

yang lain, sehingga tidak terasa lagi adanya batas-batas antar negara (boderless).
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan internasional karena harus ditunjukkan
ketika memasuki perbatasan suatu negara, untuk itu kita sebagai warga negara
Indonesia yang ingin berkunjung ke Luar Negeri wajib memiliki paspor, Paspor bisa
dibuat di kantor Imigrasi dan salah satunya adalah Kantor Imigrasi Kelas I Khusus
Jakarta Barat.
Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat adalah salah satu instansi
pemerintah yang berdiri di bawah naungan Kementrian Hukum & Hak Asasi
Manusia Republik Indonesia wilayah DKI Jakarta yang melayani pembuatan izin
keimigrasian. Analisis terhadap sistem pembuatan paspor

yang ada dalam kantor

imigrasi dilakukan untuk mengidentifikasi kelemahan yang ada dan mengusulkan

langkah-langkah untuk perbaikannya.
Untuk menghindari paspor digunakan oleh pihak-pihak yang tidak diinginkan
seperti contohnya teroris, maka setiap Warga Negara Indonesia (WNI) yang ingin
dibuatkan paspor datanya harus terinci dan tidak adanya duplikasi data. Paspor yang

dibuat oleh Tenaga Kerja Imigran (TKI) maupun Warga Negara Indonesia
(WNI) lainnya, harus adanya database yang mencukupi untuk menyimpan semua data
file. Karena setiap Warga

Negara Indonesia (WNI) hanya

diperbolehkan

mempunyai satu paspor dan prosedurnya harus jelas dan teratur. Maka dari itu penulis
tertarik untuk mengambil judul Analisa Sistem Pembuatan Paspor pada Kantor
Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat.

1.2.

Maksud dan Tujuan

Maksud penulisan laporan analisa sistem pembuatan paspor di Kantor

Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat ini yaitu:

1.

Mengembangkan kemampuan penulis dalam menganalisa prosedur sistem

informasi yang berjalan pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat.

2.

Menganalisa sejauh mana permasalahan dan kelemahan yang ada di Kantor

Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat mengenai pembuatan paspor .

3.

Sebagai bahan masukan dan pertimbangan bagi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus
Jakarta Barat untuk dapat meningkatkan kualitas pelayanan, khususnya untuk
permohonan pembuatan paspor.

4.

Memberikan informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan.

Sedangkan tujuan dari penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini

yaitu untuk melengkapi dan memenuhi kelulusan mata kuliah Kuliah Kerja Praktik
(KKP) pada program Diploma Tiga jurusan Manajemen Informatika.

1.3.

Metode Pengumpulan Data

Dalam kegiatan penulisan laporan ini, penulis menggunakan metode

penelitian deskriptif analitis, yaitu metode mengumpulkan, menyajikan serta

menganalisa data sehingga dapat memberikan gambaran yang cukup jelas atas objek
yang diteliti untuk menarik kesimpulan.
Cara yang digunakan penulis dalam pengumpulan data adalah:
1.

Metode Observasi
Metode ini dilakukan dengan proses pengamatan langsung terhadap kegiatan
yang berhubungan dengan penulisan laporan ini yaitu pada bagian loket
sehingga mendapatkan informasi yang jelas mengenai permasalahan atau
penggunaan sistem yang berjalan.

2.

Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan proses tanya jawab yang dilakukan penulis
kepada staff kantor imigrasi bagian kepegawaian guna mendapatkan informasi
secara terperinci mengenai kegiatan pembuatan paspor dan organisasi yang ada
didalamnya.

3.

Metode Studi Pustaka

Metode ini dilakukan dengan mengumpulkan referensi-referensi yang ada di
buku dan internet sebagai bahan pertimbangan untuk mendekati dan meneliti
kebenaran antara teori dengan praktik yang ada.

1.4.

Ruang Lingkup
Dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini penulis mencoba

membahas mengenai prosedur pembuatan paspor pada Kantor Imigrasi Kelas I

Khusus Jakarta Barat yang terdiri mulai dari prosedur permohonan, prosedur
pembayaran, prosedur pengambilan data biometrik serta prosedur penyelesaian
paspor.

1.5.

Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan yang ada dalam penulisan

laporan ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk

mempermudah pembaca memahami laporan analisa sistem informasi pembuatan
paspor ini.
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai latar belakang secara
umum, ruang lingkup penelitian, maksud dan tujuan, metode penulisan yang
digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menguraikan mengenai pembahasan teoritis sebagai
landasan berfikir dan konsep-konsep yang digunakan sebagai acuan dalam
penulisan laporan ini yaitu sistem informasi.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Pada bab ini penulis mencoba menguraikan mengenai profil instansi, sejarah
instansi, visi dan misi, janji layanan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur
sistem berjalan, diagram alir data sistem berjalan, dokumen-dokumen yang
terkait, sistem komputer yang digunakan, serta membahas permasalahan
pokok beserta pemecahannya.
BAB IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran dari seluruh
pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP)

BAB II LANDASAN
TEORI

2.1.

Konsep Dasar Sistem

Dalam konsep dasar sistem ini, penulis menjelaskan mengenai sistem informasi,
karakteristik sistem, dan klasifikasi sistem.
1.

Pengertian Sistem Informasi

Menurut Mc.Leod dalam Hanif Al Fatta (2007:4) mengemukakan bahwa

sistem adalah sebagai sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai satu tujuan.
Informasi ialah data yang telah diolah menjadi bentuk atau sesuatu yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Menurut Kertaha didalam Hanif
Al Fatta (2007:9) mendefinisikan sistem informasi adalah alat untuk menyajikan
informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya.
Komponen dari Sistem Informasi antara lain :
a. Perangkat keras (Hardware)
b. Perangkat lunak (Software)
c. Database
d. Prosedur
6

e. Personil/Orang
f. Jaringan komputer dan komunikasi data

2.

Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin (2008:10) memahami dan mengembangkan suatu

sistem, maka kita harus dapat membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang
membedakannya. Unsur-unsur itu adalah karakteristik sistem atau sifat-sifat tertentu
yang menggambarkan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. adapun
karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Karakteristik sistem terdiri dari 8 aspek yaitu :
a. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang
artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari
sistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat dari sistem yang menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
b. Lingkungan Luar (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem.

c. Batasan (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang
lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu
sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
d. Jalinan (Interface)
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang
lainnya. Jalinan ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem yang lain.
e. Masukan (Input)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa
pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).
f. Proses (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukkan menjadi keluaran.
g. Keluaran (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna.
h. Sasaran/ Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau
suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan
keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.

3.

Klasifikasi Sistem

Menurut Istianingsih (2009:5) sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut

pandang. Diantaranya adalah sebagai berikut ini :
a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak
nampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara
fisik.
b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
oleh manusia, sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang
dirancang oleh manusia.
c. Sistem Deterministic dan Sistem Probabilistic
Sistem determnistic adalah sistem yang tingkah lakunya dapat diprediksi.
Sedangkan sistem probabilistic merupakan sistem yang tingkah lakunya belum
diprediksi karena mengandung probabilistic.
d. Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh
lingkungan luarnya. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak
berhubungan dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya.

2.2.

Peralatan Pendukung (Tools System)

Peralatan yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika dari model

suatu sistem pada penulisan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini yaitu dengan
menggunakan simbol-simbol berupa diagram-diagram yang menunjukkan secara
tepat arti dan fungsinya, antara lain sebagai berikut:
1.

Diagram Alir Data (DAD)

a. Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)

Diagram alir data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data
didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih lanjut data flow diagram juga
merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
b. Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah sebagai
berikut :
1) Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar yang digunakan untuk
menggambarkan asal atau tujuan data. external entity ini dapat berupa orang
atau organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau output dari
sistem.
2) Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk lingkaran yang digunakan untuk memproses
pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh orang, mesin,

atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
3) Alir Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir
diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar
(external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu
diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
4) Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang tidak sempurna, yang
digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. data store ini biasanya
berkaitan dengan penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita
magnetic, file disket, dan file harddisk. Data store ini juga berkaitan dengan
penyimpanan folder.

c. Aturan Main DAD

Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku dan berlaku dalam
penggunaan data flow diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
1) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity
dengan external entity lainnya secara langsung.
2) Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.

3) Didalam data flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan

menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
4) Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang
keluar.

d. Tahapan Pembuatan DAD

Langkah-langkah dalam membuat DAD dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat
konstruksi data flow diagram yaitu sebagai berikut :
1) Diagram Konteks
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang
akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan
sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.
2) Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang didalam
diagram konteks yang penggambarannya secara lebih terperinci.
3) Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail
lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol.

2.

Kamus Data / Data Dictionary (DD)

Menurut H.Muhammad Subekti (2004:13) kamus data (data dictionary)

adalah merupakan alat yang penting bagi DBA dalam melaksanakan fungsinya berisi
deskripsi dari suatu data. Sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data
dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi pendekatan
terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan data yang mengalir
pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih detail lagi tentang
data flow diagram yang mencakup proses, data flow dan data store. Fungsi dari
kamus data adalah sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang
diagram alir data

yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain itu juga

untuk menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun
secara abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a. Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuratan.
b. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporanlaporan.
c. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file.
d. Mengembangkan logika untuk proses-proses Diagram Alir Data (DAD).
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang
dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai berikut :

A. Nama Arus Data

Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di data flow
diagram, maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka
yang membaca data flow diagram dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang
suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung mencarinya dengan
mudah di kamus data.
1) Alias
Alias atau nama lain dari data yang dituliskan karena data yang sama
mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu
dengan yang lainnya.
2) Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk
dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan computer, laporan
terarah, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field adalah
bentuk data dari arus data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
3) Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan
menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya
memudahkan mencari arus data didalam data flow diagram.

4) Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di
kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keteranganketerangan tentang arus data tersebut.
5) Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu
dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mendefisinikan kapan
input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus
dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
6) Volume
Volume yang perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume ratarata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan
banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu, sedangkan
volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
7) Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat pada kamus data yang
terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.

3.

Notasi Kamus Data

Notasi kamus data terbagi dalam dua bagian yaitu Notasi Tipe Data dan

Notasi Struktur Data.

A. Notasi Tipe Data
Notasi Tipe Data adalah suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna
dari simbol yang dijelaskan. Adapun bentuk notasi sebagai berikut:
Tabel II.1 Notasi Tipe Data
Notasi

Keterangan

Setiap karakter

Angka numeric

Karakter alphabet

Angka nol tampilkan sebagai spasi kosong

Titik sebagai penulisan ribuan

Koma sebagai pemecah pecahan

Hypen sebagai tanda penghubung

Slash sebagai tanda pembagi

B. Notasi Struktur Data

Struktur dari data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item
data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat digambarkan dengan
menyebutkan nama dari item-item datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya
misalnya informasi tentang apakah item data tersebut pasti ada atau hanya bersifat
dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan informasi-informasi tambahan ini
di kamus data dipergunakan notasi-notasi sebagai berikut :
Tabel II.2 Notasi Struktur Data
Notasi

Keterangan

Terbentuk dari (IS COMPOSED) atau terdiri dari (CONSIST

OF) atau sama dengan (IS EQUIVALEN OF)

AND

[]

Salah satu dari (memilih salah satu dari elemen-elemen data

didalam kurung bracket ini)

Sama dengan simbol [ ] atau pemisah pada bentuk [ ]

N[]M

Iterasi (elemen data didalam kurung bracket beriterasi mulai

minimum N kali dan maksimum M kali)

()

Optional (elemen data didalam kurung parenthesis sifatnya

optional, dapat ada dan dapat tidak ada)

4.

*atau**

Keterangan setelah tanda ini adalah komentar

Indentefier data store

Alias

Nama lain untuk data

Pengkodean
Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam

komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan

dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.
Perancangan suatu kode harus diperhatikan beberapa hal, yaitu sebagai berikut :
1. Harus mudah diingat
Supaya kode mudah diingat, maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan
kode tersebut dengan obyek yang diwakili dengan kodenya.
2. Harus unik
Tidak ada kode yang keluar kembar untuk masing-masing item yang diwakilinya.
3. Harus fleksibel
Memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap
diwakili oleh kode.

4. Harus efisien
Kode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila
direkam dan disimpan di luar komputer.
5. Harus konsisten
Kode harus konsisten dengan kode yang telah digunakan.
6. Harus distandarisasi
Kode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam
organisasi, untuk menghindari terjadinya kebingungan, salah pengertian dan
terjadi kesalahan pemakaian bagi yang menggunakannya.
7. Spasi dihindari
Menghindari kesalahan di dalam menggunakannya.
8. Hindari kemiripan karakter
Karakter-karakter yang hampir serupa bentuk dan bunyi pengucapannya,
sebaiknya tidak digunakan dalam kode.
Ada beberapa macam tipe kode yang dapat digunakan diantaranya :
a. Kode Mnemonik
Kode mnemonic digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat. Kode mnemonic
dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter dari item yang
akan diwakili dengan kode ini.

b. Kode Urut
Kode urut disebut juga kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut
satu dengan kode berikutnya.
c. Kode Blok
Kode blok mengklarifikasikan item ke dalam kelompok tertentu yang
mencerminkan satu klarifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan.
d. Kode Group
Kode group merupakan kode berdasarkan field-field kode yang mempunyai
arti.
e. Kode Desimal
Mengklarifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0
sampai dengan 9 atau 00 sampai dengan 99 tergantung banyaknya kelompok.

BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.

Umum
Sistem informasi pada saat ini mengalami perkembangan yang amat pesat,

yang memungkinkan mempengaruhi beberapa bidang baik individual maupun juga

bidang usaha. Sistem informasi sendiri berguna bagi organisasi sebagai elemen
pengolah data, dimana organisasi juga akan memberi dukungan bagi pengambilan
keputusan dari tingkat rendah hingga tingkat tertinggi dalam suatu organisasi.
Dalam kegiatannya sistem yang digunakan pada Kantor Imigrasi Kelas I
Khusus Jakarta Barat sudah terkomputerisasi dengan baik, setiap bidang kegiatan
yang ada secara tidak langsung di awasi oleh Kepala Kantor Imigrasi

dengan

melakukan pemeriksaan terhadap dokumen-dokumen dan arsip-arsip yang terkait

dengan prosedur pembuatan paspor.
Untuk itulah penulis akan membahas mengenai tinjauan instansi serta
prosedur sitem berjalan yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat.
3.2.

Tinjauan Instansi
Dalam pelaksanaan kegiatannya Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat

memiliki visi dan misi yang baik. Berdasarkan hasil observasi, interview dan
research yang telah dilakukan, pembuatan paspor sendiri dilakukan oleh sub seksi
bagian keimigrasian, yang sistem pendaftarannya masih menggunakan formulir yang
21

22

harus diisi secara manual untuk kemudian dilakukan entry data sehingga data
menjadi terkomputerisasi. Sistem yang sudah terkomputerisasi dapat membantu
menyajikan informasi yang lebih akurat dan tepat waktu juga mengurangi kesalahan
dalam pencatatan laporan.

3.2.1. Sejarah Instansi

Kantor Imigrasi kelas I khusus Jakarta Barat ditetapkan berdasarkan Surat
keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia RI nomor : M.01-PR.07.04
Tahun2006 tanggal 10 mei 2006. Adapun wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I
Khusus Jakarta Barat yang ditetapkan berdasarkan Surat Keputusan Menteri
kehakiman RI nomor :M.03-PR.07.04 Tahun 1991 tanggal 15 April 1991. Kantor
Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat merupakan salah satu instansi Unit Pelaksana
Teknis di bawah Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia DKI
Jakarta. Berlokasi di Jalan Pos Kota No. 4 Jakarta Barat, di wilayah tujuan wisata dan
cagar budaya Kota Tua Zona 2 berdasarkan Peraturan Daerah No. 2 Tahun 1999.
Dalam perjalanan panjang sejarahnya, lokasi gedung Kantor Imigrasi Jakarta
Barat telah beberapa kali berpindah tempat. Awalnya berlokasi di Jl. Pintu Besar
Selatan, yang sekarang ditempati oleh Suku Dinas Kependudukan Wilayah
Kotamadya Jakarta Barat, kemudian dalam kurun waktu yang tidak terlalu lama
dipindahkan ke Jl. Roa Malaka Selatan No. 6 Jakarta Barat. Karena kondisi gedung
kantor yang termakan usia hingga kurang layak untuk melaksanakan kegiatan
perkantoran, maka pada tahun 1986 Kantor Imigrasi Jakarta Barat dipindahkan ke Jl.

Batu Tulis No. 2 Jakarta Pusat, menempati bekas gedung Pendidikan dan Latihan
Departemen

Kehakiman

RI.

Kemudian,

setelah

status

gedung

tersebut

diserahterimakan kepada Departemen Keuangan RI, selanjutnya, terhitung mulai

tanggal 20 Juni 1994, Kantor Imigrasi Jakarta Barat secara resmi berlokasi di Jl. Pos
Kota No. 4 Jakarta Barat. Surat Keputusan Kepala Kantor Wilayah Departemen
Kehakiman DKI Jakarta Nomor : W7.A.PR.07.04-4554 tanggal 30 September 1991
adalah meliputi enam kecamatan di wilayah kotamadya Jakarta Barat, yaitu :
1. Kecamatan Grogol Petamburan
2. Kecamatan Kebon Jeruk
3. Kecamatan Kembangan
4. Kecamatan Tambora
5. Kecamatan Taman Sari
6. Kecamatan Palmerah
Sedangkan dua kecamatan lainnya, yaitu kecamatan Cengkareng dan Kalideres
yang secara administratif juga berada di wilayah Kotamadya Jakarta Barat merupakan
wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Soekarno-Hatta.

Visi dan Misi

1. Mewujudkan Peraturan Perundang-Undangan yang berkualitas.
2.

Mewujudkan pelayanan hukum yang berkualitas.

3. Mewujudkan penegakan hukum yang berkualitas.

4. Mewujudkan penghormatan, pemenuhan, dan perlindungan HAM.
5. Mewujudkan layanan manajemen administrasi Kementerian Hukum dan
HAM.
6. Mewujudkan aparatur Kementerian Hukum dan HAM yang profesional dan
berintegritas.

1. Profesional
Aparat Kementerian Hukum dan HAM adalah aparat yang bekerja keras
untuk mencapai tujuan organisasi melalui penguasaan bidang tugasnya,
menjunjung tinggi etika dan integritas profesi.
2. Akuntabel
Setiap

Kegiatan

dalam

rangka

penyelenggaraan

pemerintahan

dapa

dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan atau

peraturan yang berlaku.
3. Sinergi
Komitmen untuk membangun dan memastikan hubungan kerjasama yang
produktif serta kemitraan yang harmonis dengan para pemangku kepentingan
untuk menemukan dan melaksanakan solusi terbaik, bermanfaat dan
berkualitas.

4. Transparan
Kementerian Hukum dan HAM menjamin akses kebebasan bagi setiap orang
untuk memperoleh informasi tentang penyelenggaraan pemerintahan, yakni
informasi tentang kebijakan, proses pembuatan dan pelaksanaannya, serta
hasil-hasil yang dicapai.
5. Inovatif
Kementerian Hukum dan HAM mendukung kreativitas dan mengembangkan
inisiatif untuk selalu melakukan pembaharuan dalam penyelenggaraan tugas
dan fungsinya.
Misi
a) Terwujudnya politik legislasi yang berkualitas melalui pembentukan
peraturan perundangan yang terencana;
b) Terwujudnya Layanan hukum Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia
yang cepat dan murah yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
c) Terwujudnya penegakan hukum yang berkualitas di bidang Keimigrasian,
Hak Kekayaan Intelektual, kerjasama timbal balik dengan Negara lain,
Pembinaan Pemasyarakatan serta efektifitas koordinasi antar instansi penegak
hukum;
d) Terwujudnya kebijakan nasional yang mendorong penghormatan
perlindungan dan pemenuhan hak asasi manusia;
e) Terwujudnya manajemen organsisasi yang akuntabel dengan penyelenggaraan
birokrasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang profesional.

f) Terwujudnya aparat Kementerian Hukum dan HAM yang profesional dan

berintegritas.
Janji Layanan
Dalam kegiatannya melayani publik Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta
Barat berpegang kepada janji layanan, yaitu:
1.

Kepastian Persyaratan.

2.

Kepastian Biaya.

3.

Kepastian Waktu Penyelesaian.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Untuk

mencapai

tujuannya,

sebuah

instansi

memerlukan

organisasi

terstruktur. Organisasi yang baik dalam instansi adalah yang berdasarkan

perencanaan mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara
melaksanakan pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang
memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus dan pengelompokan orangorang untuk tujuan menerapkan manajemen kepegawaian.
Pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat struktur organisasi yang
digunakan yaitu struktur organisasi lini dan staff. Yang dimaksud dengan struktur
organisasi lini dan staff yaitu bentuk organisasi dimana asas organisasi lini tetap
dipertahankan dengan menambahkan unit staf yang bertugas memberi saran, bantuan
dan layanan pada pimpinan sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil

keputusan. Ciri organisasi yang menggunakan struktur organisasi lini dan staff yaitu
termasuk organisasi besar dan komplek, jumlah karyawan besar, hubungan atasan dan
bawahan tidak bersifat langsung.

Tujuan suatu instansi menyusun struktur organisasi, yaitu :

1.

Membedakan suatu pekerjaan.

2.

Memberikan kemungkinan dilakukannya koordinasi atau tugas-tugas, sehingga

kegiatan pekerjaannya akan lebih efektif.

3.

Menentukan batasan tanggung jawab dan wewenang yang dibutuhkan.

4.

Sebagai alat untuk menyokong dan mencerminkan pelaksanaan strategi usaha.

KEPALA KANTOR
IMIGRASI

KEPALA BAGIAN TATA

USAHA

KEPALA SUB BAGIAN

KEPEGAWAIN DAN
UMUM

KEPALA SUB BAGIAN

KEUANGAN

KABID.PENDARATAN
DAN IZIN MASUK

KABID.INFORMASI DAN
SARANA KOMUNIKASI
KEIMIGRASIAN

KABID.LALU LINTAS
STATUS KEIMIGRASIAN

KABID.PENGAWASAN
DAN PENINDAKAN
KEIMIGRASIAN

KASI INFORMASI
KEIMIGRASIAN

KASI PERIZINAN
KEIMIGRASIAN

KASI PENGAWASAN
KEIMIGRASIAN

KASI SARANA
KOMUNIKASI
KEIMIGRASIAN

KASI STATUS
KEIMIGRASIAN

KASI PENINDAKAN
KEIMIGRASIAN

KASI UNIT A

KASI UNIT B

KASI UNIT C

Sesuai SK Menteri Kehakiman RI Nomor M.03.PR.07.04 Tahun 1991

Gambar III.1 Struktur Organisasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta

Barat

Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut:

1.

Kepala Kantor Imigrasi

Menyusun dan menetapkan uraian tugas dan wewenang para Pejabat Struktural
dari setiap Unit Kerja di Lingkungan Kantor Imigrasi dan mendelegasikan
wewenang secara hirarki dalam rangka penerapan sistem bagi tugas untuk
kelancaran arus kerja.

2.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Bertugas dalam melakukan urusan tata usaha dan urusan rumah tangga Kantor
Imigrasi, selain itu bagian tata usaha bertanggung jawab atas kinerja bagian
kepegawaian, bagian keuangan dan bagian umum.

3.

Kepala Urusan Kepegawaian

Bertugas dalam urusan kepegawaian.

4.

Kepala Urusan Keuangan

Bertugas dalam urusan administrasi Kantor Imigrasi.

5.

Kepala Urusan Umum

Bertugas dalam urusan surat-menyurat, perlengkapan dan rumah tangga Kantor
Imigrasi.

6.

Kepala Seksi Fosarkim

Bertugas melakukan penyebaran dan pemanfaatan informasi serta pengelolaan
sarana

komunikasi

keimigrasian

dilingkungan

Kantor

Imigrasi

yang

bersangkutan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku,

mengawasi kinerja subsi informasi dan subsi komunikasi.
7.

Kepala Subsi Informasi

Melakukan pengumpulan, penelaahan, analisis data, evaluasi, penyajian dan
penyebarannya untuk penyelididkan keimigrasian.

8.

Kepala Subsi Komunikasi

Bertugas melakukan pemeliharaan,

pengamanan dokumen keimigrasian dan

penggunaan serta pemeliharaan sarana komunikasi.

9.

Kepala Seksi Lalintuskim

Bertugas melakukan kegiatan keimigrasian dibidang lalulintas keimigrasian
dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi lantaskim dan
statuskim.

10. Kepala Subsi Lantaskim

Bertugas melakukan pemberian dokumen perjalanan, izin berangkat dan izin
kembali.
11. Kepala Subsi Statuskim
Bertugas melakukan penentuan status keimigrasian bagi orang asing yang
berada di Indonesia dan melakukan penelitian terhadap kebenaran bukti-bukti
kewarganegaraan seseorang mengenai status kewarganegaraan.

12. Kepala Seksi Wasdakim

Bertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang
asing dilingkungan Kantor Imigrasi yang bersangkutan berdasarkan peraturan
perundang-undangan yang berlaku, mengawasi kinerja subsi waskim dan subsi
dakim.
13. Kepala Subsi Waskim
Bertugas melakukan pemantauan terhadap pelanggaran perizinan keimigrasian
dan mengadakan kerjasama antar instansi di bidang pengawasan orang asing.

14. Kepala Subsi Dakim

Melakukan penyidikan dan penindakan terhadap pelanggaran keimigrasian.

3.3.

Prosedur Sistem Berjalan

Pada Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat sistem yang digunakan

sudah terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam proses entry data pemohon agar
informasi pemohon dapat langsung diterima oleh kantor pusat. Berikut adalah
prosedur sistem berjalan pembuatan paspor

di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus

Jakarta Barat.
1.

Prosedur Permohonan Pembuatan Paspor Baru

Untuk melakukan pendaftaran, pemohon harus memberikan formulir, surat
pernyataan, copy KTP, copy KK, Copy Akta Kelahiran/Surat Nikah/Ijazah ke

bagian loket

untuk selanjutnya dilakukan pemeriksaan berkas, jika berkas

sudah lengkap maka bagian loket akan melakukan entry data untuk selanjutnya
mengirimkan data ke pusat melalui sistem. Kemudian dibuatkan tanda terima
permohonan sebanyak 2 rangkap, warna putih untuk pemohon, dan warna
kuning diserahkan ke bagian kasir.

Berkas formulir, surat pernyataan,

copy KTP, copy

Kelahiran/Surat

KK,

Copy

Akta

Nikah/Ijazah

pun

diarsipkan kedalam arsip imigrasi.

2.

Prosedur Pembayaran
Pemohon harus melakukan pembayaran ke bagian kasir dengan menyerahkan
tanda terima permohonan, bagian kasir akan membuatkan tanda terima
pembayaran sebanyak 3 rangkap, 1 untuk bendahara, 1 untuk pemohon dan 1
lagi untuk di arsipkan kedalam arsip keuangan.

3.

Prosedur Pengambilan Data Biometrik

Pemohon diminta untuk foto, wawancara dan pengambilan sidik jari di bagian
lalintuskim dengan menyerahkan tanda terima pembayaran, setelah selesai
paspor pun di cetak dan selanjutnya diserahkan ke kepala kantor imigrasi.

4.

Prosedur Penyelesaian Paspor

Sebagai tahap akhir penyelesaian paspor, paspor kemudian ditandatangani oleh
kepala kantor imigrasi kemudian diserahkan ke bagian loket untuk selanjutnya
diserahkan ke pemohon.

3.4.

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Gambar III.2 Diagram Konte Sistem Berjalan

Keterangan:
KTP

: Kartu Tanda Penduduk

KK

: Kartu Keluarga SP

: Surat Pernyataan TTPermohonan

Terima Permohonan TTPembayaran
Terima Pembayaran

: Tanda
: Tanda

Gambar III.2 Diagram Nol Sistem Berjalan

Pemohon

Ktp, KK,
Ijazah, Buku
nikah,
Formulir, Sp

TTPermohon
an

Ttpermohonana

1.0
Data imigrasi

D1

Prosedu
r
Permohona
n

2.0
TTPermohonan

Pembayaran
TTPembayaran

Prosedur
Pembayar
an

TTPembayar
an
Lalintuskim

Prosedur
Data
Biometri
k

TTPembayar
an

Paspo
r

4.0
Paspor
Paspor

Prosedur
Penyelesa
in Paspor

Keterangan:
: Kartu Tanda Penduduk

D2

Kepala

Paspo
r

KTP

Arsip
Imigrasi

Arsip Keuangan

KK

: Kartu Keluarga SP

: Surat Pernyataan TTPermohonan

: Tanda

Terima Permohonan TTPembayaran

: Tanda

Terima Pembayaran

Gambar III.3 Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan

Ktp, KK, Ijazah,
Buku nikah,
Formulir, SP

1.
1

1.2
Pengecekan
Data
Pemoho

Proses
Pendaftaran

TTPermohonan

1.4

Pembuatan

1.3
TTpenyerah
an

Pembutan
TTpemohon

Data Pemohon
dicek ke pusat
lewat sistem

TTpenyerahan

1.5
Penyeraha
n
TTPermohon
an

D1

Arsip Imigrasi

Data
Imigrasi

Keterangan:
KTP

: Kartu Tanda Penduduk

KK

: Kartu Keluarga SP

: Surat Pernyataan TTPermohonan

Terima Permohonan

: Tanda

Pemeriksaan
Berkas
Dan Entry Data

3.5.

Kamus Data
Kamus data yang digunakan dalam prosedur pembuatan paspor adalah sebagai

berikut:
1. Dokumen Masukan
a. Formulir
Nama Arus

: Formulir

Alias

: -

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Berisi data pemohon

Periode

: Setiap melakukan pendaftaran

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Nomor_formulir + nama_kantor + judul + perhatian

Isi

: Jenis_permohonan + nama + jenis_kelamin + TTL +

tinggi_badan + no_KTP + tempat_dikeluarkan +
tgl_dikeluarkan

nama_dan_alamat_kantor

berlaku_sampai

pekerjaan

alamat_pemohon + telepon + email + nama_ibu +

kewarganegaraan + nama_suami/istri + ttd_pemohon +
ttd_penerima + ttd_petugas + catatan_petugas_loket +
catatan_petugas_wawancara + catatan_petugas_TU
paraf_pegawai
Footer

: NIKIM + tanggal + paraf_pejim +

kelengkapan_persyaratan + daftar_cekal +
kelainan_surat + persetujuan + ttd_KAKANIM

b. Surat Pernyataan
Nama Arus

: Surat Pernyataan

Alias

: SP

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai salah satu syarat pembuatan paspor

Periode

: Setiap melakukan permohon

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Nama_kantor + alamat_kantor + judul

Isi

: Nama + Tempat_Tanggal_Lahir + alamat + pekerjaan +

no identitas + pernyataan

Footer

Tanggal + tandatangan_pejabat_wawancara + materai +

tandatangan_pemohon

c. Kartu Tanda Penduduk

Nama Arus

: Kartu Tanda Penduduk

Alias

: KTP

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor

Periode

: Saat melakukan permohonan

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Is

: provinsi + kota + NIK + nama + Tempat_Tanggal_Lahir

judul + kewarganegaraan

+ jenis_kelamin + golongan_darah + alamat + agama +

pekerjaan + berlaku_hingga + status + foto 2x

Footer

: ttd_pemegang_KTP + nama_kota + tanggal +

ttd_kepala_dinas_kependudukan_dan_catatan_sipil

d. Kartu Keluarga
Nama Arus

: Kartu Keluarga

Alias

: KK

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai syarat kelengkapan pembuatan paspor

Periode

: Setiap melaksanakan permohonan

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

judul + nomor_KK + nama_kepala_keluarga + alamat +

RT/RW + Desa/kelurahan + kecamatan +
kabupaten/kota + kode_pos + provinsi
1 {no + nama_lengkap + NIK + jenis_kelamin +

Isi

tempat_lahir + tanggal_lahir + agama + pendidikan +

jenis_pekerjaan

status_perkawinan

status_hubungan_dalam_keluarga + kewarganegaraan +

dokumen_imigrasi + nama_orang_tua} 10

Footer

Dikeluarkan_oleh
+
tanggal
+
lembar
ttd_kepala_keluarga + ttd_kepala_dinas_KCS

e. Akta Lahir
Nama Arus

: Akta Lahir

Alias

: -

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai kelengkapan melakukan permohonan

Periode

: Saat melakukan permohonan

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Judul + Nomor

Isi

Footer

: Tanggal + ttd_kepala_dinas_KCS

f. Buku Nikah

pernyataan

Nama Arus

: Buku Nikah

Alias

: -

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai salah satu syarat pembuatan papor

Periode

: Setiap terjadinya permohonan

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi

Header

: Judul + lambang_garuda

Isi

: Lambang_garuda + nasehat + doa + akta_nikah +

kewarganegaraan + kecamatan + kabupaten/kota + foto
+ undang_undang_pernikahan + catatan_kelahiran

Footer

g. Ijazah
Nama Arus

: Ijazah

Alias

: -

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Pemohon - Proses 1.0

Penjelasan

: Sebagai salah satu syarat pembuatan papor

Periode

: Setiap terjadinya pendaftaran

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + footer

Header

: Judul + no_seri_ijazah

Isi

: Nama + Tempat_dan_Tanggal_Lahir + fakultas +

Program_pendidikan + jurusan + program_studi

Footer

Status + tanggal_lulus + ttd_rektor

2. Dokumen Keluaran
a. Tanda Terima Permohonan
Nama Arus

: Tanda terima pemohon

Alias

: TTP

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: proses 1.0 pemohon

Penjelasan

: Sebagai bukti kelengkapan berkas

Periode

: Setiap berkas permohonan sudah lengkap

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

Isi

: Telah_diterima_dari

judul
+

permohonan

harap_menghadap_kembali_pada + tanggal

Footer

Perhatian

kota

ttd_pejabat_penerima_permohonan
b. Tanda Terima Pembayaran
Nama Arus

: Tanda Terima Pembayaran

Alias

: TTB

Bentuk Data

: Cetakan Komputer Arus

Data
Penjelasan

: proses 2.0 Pemohon

: Sebagai bukti pembayaran

tanggal

Periode

: Setiap melakukan pembayaran

Volume

: 35-75 surat per hari

Struktur Data

: Header + Isi + Footer

Header

: Nama intansi + alamat + keterangan

Isi

: Judul

no

no_pemohon

nama

tempat_tanggal_lahir + jenis_pemohon + jenis_SPRI +

no_pertorasi_SPRI + no_registrasi + tarif + jumlah
Perhatian
Footer

tanggal

ttd_bendahara_penerima

c. Paspor
Nama Arus

: Paspor

Alias

: Paspor

Bentuk Data

: Cetakan Komputer

Arus Data

: Lalintuskim proses 3.0

Proses 3.0 kepala kantor
Kepala kantor proses 4.0
Proses 4.0 pemohon

ttd_bendahara

Penjelasan

: Sebagai persyaratan keluar negeri

Periode

: Setelah permohonan pembuatan paspor selesai

Volume

: 35-75 buku paspor per hari

Struktur Data

: Header + Isi

Header

: Judul + kewarganegaraan

Isi

: Penjelasan + jenis/tipe + kode_negara + no_paspor +

nama_lengkap + jenis_kelamin + kewarganegaraan +
TTL + tgl_dikeluarkan + tgl_habis_berlaku

+ foto +

kantor_yang_mengeluarkan + no_reg_paspor

kolom_kecuali + ttd_pemegang + ttd_pejabat + NIL +

no_file

no_KTP

pekerjaan_pemegang

alamat_pemegang + EX_PPRI_no_tgl + negara_tujuan

+ cap/stempel

3.6.

Spesifikasi Sistem Berjalan

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Formulir
Nama Dokumen : Formulir
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah rangkap

: 2 rangkap

Bentuk

: lihat lampiran A-1

2. Surat Pernyataan
Nama Dokumen : Surat Pernyataan
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 1 lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-2

3. Kartu Tanda Penduduk

Nama Dokumen : Kartu Tanda Penduduk
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-3

4. Kartu Keluarga
Nama Dokumen : Kartu Keluarga
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 1 lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-4

5. Akta Lahir
Nama Dokumen : Akta Lahir
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 1 lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-5

6. Buku Nikah
Nama Dokumen : Buku Nikah
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-6

7. Ijazah
Nama Dokumen : Ijazah
Fungsi

: sebagai syarat permohonan paspor

Sumber

: pemohon

Tujuan

: bagian loket

Frekuensi

: setiap mengajukan permohonan

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 1 lembar

Bentuk

: lihat lampiran A-6

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Tanda Terima Permohonan
Nama Dokumen : Tanda Terima Permohonan
Fungsi

: sebagai bukti kelengkapan berkas permohonan

Sumber

: bagian entry data

Tujuan

: pemohon

Frekuensi

: setiap berkas permohonan lengkap

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 2 lembar

Bentuk

: lihat lampiran B-1

2. Tanda Terima Pembayaran

Nama Dokumen : Tanda Terima Pembayaran
Fungsi

: sebagai bukti pembayaran

Sumber

: kasir

Tujuan

: pemohon, bagian keuangan, bendahara

Frekuensi

: setiap pemohon telah melakukan pembayaran

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 3 lembar

Bentuk

: lihat lampiran B-2

3. Paspor
Nama Dokumen : Paspor
Fungsi

: sebagai syarat keluar negeri

Sumber

: bagian lalintuskim

Tujuan

: pemohon

Frekuensi

: setelah permohonan pembuatan paspor selesai

Media

: kertas

Jumlah Rangkap : 24/48 lembar

Bentuk

: lihat lampiran B-3

3.6.3. Spesifikasi File

Nama File

: Tabel Pemohon

Akronim File

: tb_pemohon

Fungsi File

: untuk menyimpan data pemohon

Tipe File

: file master

Organisasi File

: index sequential

Akses File

: random

Media File

: harddisk

Panjang Record

: 85 record

Kunci Field

: urutan_panggil

Software

: Microsoft E-Office

Tabel III.1 Spesifikasi Tabel Pemohon

No. Elemen Data

Akronim

Tipe

Panjang Ket

1.

Urutan Panggilan

urutan_panggil

Int

2.

Status

Status

Enum (layani, panggil

PK

ulang, lewati)
3.

No Paspor

no_paspor

Varchar

4.

Tanggal Antrian

tgl_antri

Date

5.

No Permohonan

no_permohonan Int

12

6.

Nama

Nama

Varchar

50

7.

Tanggal Lahir

tgl-lahir

Date

8.

Jenis Kelamin

Gender

Enum (L, P)

Nama File

: Tabel Pegawai

Akronim File

: tb_pegawai

Fungsi File

: untuk menyimpan data pegawai

Tipe File

: file master

Organisasi File

: index sequential

Akses File

: random

Media File

: harddisk

Panjang Record

: 140 record

Kunci Field

: NIP

15

Software

: Microsoft E-Office
Tabel III.2 Spesifikasi Tabel Pegawai

No. Elemen Data

Akronim

Tipe

Panjang Ket

1.

No Identitas

NIP

Int

20

2.

Nama

Nama

Varchar

50

3.

Jabatan

Jabatan

Varchar

20

4.

Tanggal Lahir

Tgl_lahir

Date

5.

Jenis Kelamin

Gender

Enum (L, P)

6.

Pendidikan

Pendidikan

Varchar

Terakhir

Nama File

: Tabel User

Akronim File

: tb_user

Fungsi File

: untuk dapat melakukan login sebagai admin

Tipe File

: file master

Organisasi File

: index sequential

Akses File

: random

50

PK

Media File

: harddisk

Panjang Record

: 93 record

Kunci Field

: Id_admin

Software

: Microsoft E-Office

Tabel III.3 Spesifikasi Tabel User

No. Elemen Data

Akronim

Tipe

Panjang Ket

1.

ID Admin

Id_admin

Int

2.

Username

Username

Varchar

25

3.

Password

Password

Varchar

10

4.

Email

Email

Varchar

30

5.

No Identitas

NIP

Int

20

Nama File

: Tabel Pendaftaran

Akronim File

: tb_pendaftaran

Fungsi File

: sebagai tabel transaksi pembuatan paspor

Tipe File

: file master

PK

Organisasi File

: index sequential

Akses File

: random

Media File

: harddisk

Panjang Record

: 755 record

Software

: Microsoft E-Office
Tabel III.4 Spesifikasi Tabel Pendaftaran

No. Elemen Data

Akronim

Tipe

Panjang Ket

1.

ID Admin

Id_admin

Varchar

20

2.

No Permohonan

no_permohonan

Int

50

3.

Tipe Permohonan

tipe_permohonan Varchar

4.

Tanggal

Tgl_transaksi

Date

5.

Nama_pemohon

Nama

Varchar

50

6.

Tempat lahir

Tempat_lahir

Varchar

25

7.

Tanggal lahir

Tanggal_lahir

Date

8.

Jenis Kelamin

Gender

Enum(L,P)

9.

E-mail

Email

Varchar

20

70

10.

Pekerjaan

Pekerjaan

Varchar

50

11.

Alamat

Alamat

Varchar

250

12.

Nama Ibu

Ibu

Varchar

50

13.

Nama ayah

Ayah

Varchar

50

14.

Kewarganegaraan

Negara

Varchar

35

15.

Nama Suami/Istri

Nama_sutri

Varchar

35

16.

Kantor Wilayah

Kantor

Varchar

50

3.6.4. Spesifikasi Program

Login

0.0
Menu Utama

1.0

2.0

3.0

File Alur Kerja

Utility

0.0

0.0

0.0

1.1

2.1

3.1

File Pemohon

Input Data & Koreksi

Cari Password

1.0

2.0

3.0

1.2

2.2

3.2

File Pegawai

Verifikasi Data

Logout

1.0

2.0

3.0

1.3

2.3

File User

Ambil Biometrik

1.0

2.0

Master File

2.4
Cetak Paspor
2.0
2.5
Uji Kualitas Paspor
2.0

Gambar III.8 Diagram Hipo Sistem Berjalan

Berdasarkan HIPO, spesifikasi program diantaranya:

1. Spesifikasi program Login
2. Spesifikasi program Menu Utama
3. Spesifikasi program Master File
4. Spesifikasi program Data Pemohon
5. Spesifikasi program Data Pegawai
6. Spesifikasi program Data User
7. Spesifikasi program Alur Kerja
8. Spesifikasi program Input Data dan Koreksi
9. Spesifikasi program Verifikasi Data
10. Spesifikasi program Ambil Biometrik
11. Spesifikasi program Cetak Paspor
12. Spesifikasi program Uji Kualitas Paspor
13. Spesifikasi program Utility
14. Spesifikasi program Ganti Password
15. Spesifikasi program Logout

3.6.5. Struktur Kode

Pengkodean merupakan proses untuk memudahkan dalam mengelompokkan
data dan pemrosesannya. Selain itu pengkodean juga dapat membantu sistem
informasi dalam mengidentifikasikan suatu objek, sehingga kesalahan-kesalahan

yang mungkin terjadi dalam proses identifikasi objek-objek tersebut dapat

dihindarkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat sebagai berikut :
1.

Tanda Terima Pembayaran

9

Kode Kantor

2.

No Cetak Tanda Terima

Formulir
9

Nomor Cetak Formulir

3.

Type Paspor

Paspor
X

Jenis Paspor

Sistem kode acak pusat

3.7.

Spesifikasi Sistem Komputer

3.7.1. Umum
Perangkat sistem komputer terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu perangkat keras
dan perangkat lunak yang digunakan untuk mengimplementasikan perancangan
sistem yang penulis rancang.
3.7.2. Perangkat Lunak
Perangkat Lunak adalah suatu rangkaian intruksi atau perintah yang berfungsi
untuk menjalankan perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang digunakan adalah
sebagai berikut:
1. Sistem Operasi

: Microsoft Windows 2007

2. Paket Program

: Microsoft E-Office

3.7.3. Perangkat Keras

Perangkat Keras adalah unsur-unsur pendukung yang terdiri dari beberapa
perangkat keras komputer yang dapat digunakan dalam mempermudah proses kerja
manusia (brainware). Adapun perangkat keras yang digunakan adalah sebagai
berikut:
-

Processor

: Pentium IV

Memory

: 512 MB

Harddisk

: 80 GB

Mouse

: Standard

Keyboard

: Standard

Monitor

: VGA

Sound

: Standard

Scanner

: Canon

Printer

: Canon

Camera

: Mega Pixel

Finger Print

: Multimedia

3.7.4. Konfigurasi Sistem Komputer

Keyboard / Mouse

Hardisk

CPU

Flopy

80 GB

Printer

Monitor

Gambar III.9 Konfigurasi Sistem Komputer

3.8.

Permasalahan Pokok
Sistem pembuatan paspor yang telah berjalan di Kantor Imigrasi Kelas I

Khusus Jakarta Barat pada umumnya sudah terkomputerisasi dengan baik, dalam
proses pendaftaran sampai proses penyelesaian paspor, akan tetapi penulis melihat
masih adanya kelemahan pada sistem tersebut. Adapun kelemahannya sebagai
berikut:
1.

Minimnya pengetahuan masyarakat terhadap prosedur pembuatan paspor hal ini

disebabkan oleh kurangnya sosialisasi kepada masyarakat.

2.

Seringkali adanya perbedaan data pemohon pada formulir dengan data yang ada
pada ijazah, KTP ataupun KK. Perbedaan data pada berkas pemohon
menyebabkan permohonan tidak akan diproses.

3.

Kadang kala server pusat mengalami error sehingga proses entry data menjadi
terhambat.

4.

Mesin paspor yang rusak kadang kala menjadi kendala dalam proses
penyelesaian paspor.

3.9.

Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah tersebut disarankan:

1.

Memperkenalkan prosedur pembuatan paspor dan kegunaanya kepada

masyarakat dengan cara sosialisasi.

2.

Adanya bagian monitoring untuk menyampaikan informasi layanan kepada

pemohon.

3.

Pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan
sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang sistem mengalami error.

4.

Adanya tambahan alat pencetak paspor untuk mengurangi keterlambatan

penyelesaian paspor saat terjadi kerusakan mesin paspor.

BAB IV
PENUTUP
4.1.

Kesimpulan
Sebagai bab akhir dalam laporan Kuliah Kerja Praktik (KKP) ini, penulis

memberi kesimpulan yang diambil setelah melakukan riset dan observasi di Kantor
Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat yaitu sistem yang digunakan sudah
terkomputerisasi hal ini memudahkan dalam pengambilan data dan mengantisipasi
adanya kerusakan dan kehilangan data, akan tetapi jika sistem sedang mengalami
error menjadi kelemahan sistem yang sudah terkomputerisasi ini. Pada Kantor
Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat beberapa permasalahan yang sering muncul
yaitu seringkalinya terdapat perbedaan data pemohon.

65

66

4.2.

Saran
Saran-saran yang penulis sampaikan agar diterapkan untuk perkembangan dan

kemajuan, antara lain:

1.

pengecekan sistem harus dilakukan setiap satu bulan sekali hal ini bertujuan
sebagai bentuk antisipasi agar kecilnya peluang terjadinya sistem error.

2.

Adaya perangkat cadangan atau tambahan seperti alat cetak paspor untuk
meningkatkan kualitas Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Jakarta Barat.

3.

Perlu meningkatkan informasi lagi kepada masyarakat tidak hanya melalui

gambar yang ditempel di papan pengumuman saja.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta. Andi.
Andi, Krisbianto Paulus, dan Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi.
Bandung: Informatika.
Istianingsih. 2009. Pengertian Sistem & Analis Sistem.
http://widada@staff.gunadarma.ac.id (29-November-2012).

Diambil

Dari:

Kadir, Abdul. 2005. Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta, Yogyakarta: Andi Jogja
Ladjamudin, Al Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi. Jakarta. STMIK
Muhammadiyah.
Mardiyatmo. 2006. Kewirausahaan Menyusun Struktur Organisasi. Bogor. Ghalia
Indonesia.
Nurmala, Kania. 2010. Perancangan Sistem Informasi Penyelenggaraan Administrasi
Perkara Di Pengadilan Agama. Sukabumi.
Subekti, Muhammad.2004. Sistem Manajemen Basis Data. Bogor Selatan. Ghalia
Indonesia.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem Informasi Managemen. Jakarta: Andi Jogja.

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa
NIM

: 12135904

Nama

: Danang Kuncoro

Tempat, Tanggal Lahir

: Wonogiri, 12-Februari-1990

Alamat

: Jl. Jembatan Besi Rt.06/02 Kel. Jembatan Bsei

Kec. Tambora

B. Riwayat Pendidikan Formal dan Non-Formal

1. SDN II Nungkulan Girimarto , lulus tahun 2005
2. SMP N 3 Girimarto, lulus tahun 2008
3. SMA N 1 Jatisrono, lulus tahun 2009
C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi/Pekerjaan
1. Anggota Forpis PMI Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
2. Ketua OSIS SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2009 s.d 2010
3. Sekertaris PMR SMK PGRI 2 Kota Sukabumi tahun 2008 s.d 2009
4. Praktik Kerja Lapangan Dinas Kesehatan tahun 2010

Jakarta, 20 Desember 2015

Danang Kuncoro

SURAT KETERANGAN PKL

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK.

NILAI KULIAH KERJA PRAKTEK.

Lampiran A-1

Lampiran A-2

Lampiran A-3

Lampiran A-4

Lampiran A-5

Lampiran A-6

Lampiran A-7

Lampiran B-1

Lampiran B-2

Lampiran B-3