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LES MODES DE CLASSEMENT

Produire, recevoir,gérer de l'information engendre une suite d'actions que l'on doit
organiser. L'une de ces actions consiste à classer les informations. Le but du
classemnt est de stocker et de retrouver rapidement ce que l'on cherche, grace à
une méthode appropriée.
Un document est un élément d'information servant de preuve. Désigne autant le
fond, la forme, que le support lui même. Il doit obligatoirement être DATE parce que
sa durée devie est limitée.
Un document naît, vit et meurt. A sa naissance, il doit être IDENTIFIER. L'IDENTIFIANT
qui permet de distinguer les documents, puis de les classer etde les ranger, s'appelle
la DENOMINATION. Un véhicule de l'information à plusieurs utilisateurs. L'emploi d'un
langage commun est indispensable.
L'identifiant est bien la REFERENCE commune qui désigne précisément le document
que l'on demande. Les documents deréférences se regroupent en DOSSIERS. Les
dossiers à un certain moment, doivent être pré-archivés, c'est à dire organisés et
contrôlés, en vue de versement aux archives.
Une distinction entre documents vitaux et non vitaux doit être faite au moment de
leur versement. Les dossiers archivables de même thème ou référence se
regtoupent en UNITÉS D'ARCHIVAGE.

LES ORDRES DE CLASSEMENT


I-
En matière de classement, il existe TROIS ORDRES FONDAMENTAUX:
L'ordre APHABETIQUE
EX:DUPOND
DUPRE
DURAND
DUVAL
L'ordre NUMÉRIQUE
Ex:317 120
317 130
317 140
L'ordre CHRONOLOGIQUE
EX:17.04.75
24.05.75
08.06.75
Souvent exprimés par 170475 ou 750417
200575 ou 750520
080675 ou 750608
Un certain nombre d'autrees ordres existent:géographique, décimal,
alphanumérique... Ces ordres découlent des trois ordres fondamentaux. Ils sont
moins utilisés parce que souvent plus difficile à exploiter. Pour classer des documents
ou des dossiers, on peut utiliser plusieurs ordres simultanément.
Dans le premier chapitre nous avons bati un cadre général qui nous a permis de nous
familiariser avec le langage du classement, tout en enseignant les règles de base de
cette fonction. Il est nécessaire maintenant de connaître les différents types de
classement et même de classification pour savoir lesquels choisir. Nous allons donc
étudier les différents tyoes de classement courants, capables d'apporter des
solutions simples aux problèmes fréquemment rencontrés dans les différents
organismes, administrations et entreprises.
1. Le classement alphabétique
Le classement alphabétique consiste à classer les mots directeurs ou mos clés dans
l'ordre de succession des lettres de l'alphabet. Cette définition est donnée dans la
NORME AFNOR 44 001<<Classement alphabétique des DENOMINATIONS>>. Le
classement alphabétique est facilement utilisable puisque tout le monde connaît
l'ordre des lettres de l'alphabet.
11.
Il sert à classer des DENOMINATIONS. La dénomination prise comme base de
classement doit être claire et précise. Exemple: désignation commerciale d'une
entreprise.
12.
Tant qu'il s'agit de classer des nols simples, le classement alphabétique ne présente
aucune difficulté. C'est le principe du classement des mots dans le dictionnaire.Les
coses se compliquent quant il s'agit des noms composés entre eux. La norme
homologuée AFNOR Z 44-001*donne de nombreux exemples d'application.En
l'absence d'une dénomination précise, il faut choisir un MOT DIRECTEUR dans un
ensemble de mots. Le mot directeur est pris, selon des critères déterminés, parmis
ceux qui composent une dénomination, en vue de servir de base au classelent de
celle-ci.
13.
On prebd comme mot directeur de classement:
 LE PREMIER NOM PROPRE, simple ou composé, que se soit un nom propre de
personne, un nom propre géographique, un nom publicitaire, ou à défaut:
 L'INITIALE de la DENOMINATION(première lettre d'un sigle commerciale), ou à
défaut:
 LE PREMIER VERBE ou à défaut:
 LE PREMIER NOM COMMUN ou le PREMIER ADJECTIF pris substantivement. Le
problème, une fois ces règles énoncées, peut être résolu; ce n'est pas
toujours le cas.
En effet, dans une dénomination composée de plusieurs noms, il est quelque fois
difficilede discerner le DESCRIPTEUR principal. On resoud cette difficulté en créant à
partir des mots secondaires, des fiches supplémentaires que l'on classe
alphabétiquement au terme choisi. Cette pratique s'appelle un RENVOI
2. Le classement numérique
Le classement numérique dans la suite naturelle des nombres, est un classement de
type <<linéaire>>.On inscrit sur chaque document ou dossier un numéro pris dans
la suite logique des nombres. Les pièces ou dossiers sont rangées dans l'ordre
croissant des chiffres.Cette disposition permet une lecture facile des chiffres,
d'autant plus que l'on peut découper en classes ou séquences des séries de
numéros. Le classement numérique, bien que simple nécessite en plus de la tenue
d'un repertoire, ne serait ce que pour prendre le <<bon>> numéro suivant. Les
dossiers rangés à la suite les uns des autres n'ont pas à être déplacés lors de la
création de nouveaux dossiers.Le classement numérique est pratiquement toujours
associé à un classement alphabétique. Une affaire est identifiée par un nom et
classée à l'aide d'une référence chiffrée.
Exemple:
Dossier N°1 AFFAIRE JEAN
Dossier N°2 CHARLES
Dossier N°3 PIERRE
Dossier N°4 JACQUES
Dossier N°5 YVES
Le répertoire, outil de recherche , sera classé dans l'ordre alphabétique. Les
rubriques étant inscrites de façon suivantes:
AFFAIRE DOSSIER
CHARLES N°2
JACQUES N°4
JEAN N°1
PIERRE N°3
YVES N°5
LE numéro du dossier nous donne sa position dans le classement. C'est à dire son
adresse dans le rangement déterminé.
21.
Outre celui d'être clair, facile à exploiter et be nécessitant pas un déplacement des
dossiers rangés précedemment, il élimine les confusion dues aux noms homonymes
dans un classement alphabétique. Les recherches surtout dans les centres de
classement importants, sont plus rapides, la mémoire visuelle des employés est bien
entraînée. Aucune interprétation n'est demandée qui fixe mieux l'attention des
personnels.L'absence d'un dossier dans la séquence d'un numéro est rapidement
répérée. Une séquence est une suite d'images, de mots, ou dans notre exemple, de
chiffres. Dans une série de numéros(série de 1000), on peut découper la séquence
des cents premiers puis des cent seconds....

22.
Lorsqu'on a beaucoup de dossier à classer(banques, caisses de retraites, compagnies
d'assurances... ), les numéros utilisés comportent un nombre de chiffres important
qu'il devient difficile de lire. Les dossiers arrivés à leur date de peremption laisse des
séquences de numéros inutilisées. Ces inconvénients sont résolus par le système
numérique terminal ou décimal développé aux paragraphes 3 et 4. Enfin deux
répertoires doivent être tenus:
 L'un NUMÉRIQUE pour l'affection des numéros de dossiers,
 L'autre ALPHABÉTIQUE pour faciliter les recherches.
Il est préférable de tenir ce dernier répertoire sur des fiches pour permettre
d'intercaler de nouveaux noms dans les fichiers.

3. Le classement chronologique
C'est un ordre simple que tout le monde connaît parfaitement. D'ailleurs, dans les
entreprises, il est courant d'appeler les classeurs regroupant les dossiers, des
<<chronos>>. Dans les dossiers, les documents sont rangés dans l'ordre d'arrivée,
au fur et à mesure de leur réception ou de leur création, le plus ancien de date en
dessous, et le plus récent par dessus.
L'ordre chronologique permet également la tenue d'échéanciers, d'agendas, de
journaux comptables, etc... Rappelons aussi que les documents naissent, vivent et
meurent et qu'ils doivent être obligatoirement DATES. C'est une condition sine qua
non pour gérer correctement les dossiers et les éliminer à l'issue des durèes de
conservations fixées. Si le classement chronologique est parfait pour ordonner les
documents, par contre il n'est pas d'un grand secours lorsqu'on pose la
question<<OU>>? On tiendra à jour un registre ou il sera aisé de parcourir surtout
si, de mémoire, on situe la période temps pendant laquelle on a éffectué le
classement.
Une autre remarque est à faire concernant les documents classés dans cet ordre: les
éléments d'une même affaire sont dispersés. Encore une fois, on pallie à cette
inconvénient en regroupant des documents en dossiers classés sur la base
idéologique par exemple.

4. Le classement décimal
Le classement à base analytique, nous l'avons vu, consiste àextraire les idées d'un
texte en vue de les classer. Ces idées expriment un certain nombre de connaissance
que l'on peut diviser et subdiviser de manière à organiser un classement très
hiérarchisé. Le classement décimal montre qu'entre deux nombres décimaux
consécutifs, on peut toujours intercaler neuf autres nombres décimaux. Dans un
classement décimal universel (CDU) qui est une excellente application du classement
décimal, on numérote chaque division et subdivision de 0 à 9, pour obtenir dix
positions, soit dix titres possibles.
41.
Melvil DEWEY(1851-1931), bibliographe américain, est l'inventeur de la classification
décimal qui porte son nom et qui, aujourd'hui, est appelée la Classification Décimal
Universel(CDU). Melvil DEWEY établit une liste de connaissances humaines
repartissant le savoir en dix classes:
0-Généralités
1-Philosophie
2-Théologie/Religion
3-Sciences sociales/Droit
4-Philosophie/Linguistique
5-Sciences pures
6-Sciences appliquées et technique
7-Beaux-arts/Arts appliqués
8-Littérature
9-Histoire/Géographie
Chaque classe ainsi déterminée est divisée à son tour en dix positions que l'on peut
elles-mêmes sudiviser.
Exemple:
CLASSE DIVISION SUBDIVISION
3
4
5 50
51
52
53
54
55 550
551
552
Le système est simple et dans la mesure ou le plan général de classement est bien
établi, les personnels s'habituent très rapidement au mode hiérarchique mis en
place. Là encore, un repertoire alphabetique des dossiers complètera agréablement
le classement numérique décimal. Signalons encore une variante à cette
classification, c'est l'emploi des lettres dans une division ou subdivision qui permet
de developper plus de dix classes.
Exemple:
6(Sciences Appliquées)
65(Organisation)
651(Administration des bureaux)
651-C (Correspondance commerciale)

5- Le classement géographique
Un service a quelque fois besoin d'obtenir des réponses à des questions relatives à
des affaires qui se développent dans un lieu donné. Le classement géographique
nécessite de délimiter parfaitement les territoires par pays, Etats, régions,
departements, villes... . Le classement à mettre en place est à base dénominale, et
l'ordre à retenir est alphabétique.
Souvent un numéro d'ordre administratif est attribué(c'est le cas des départements
en France. On choisira alors l'ordre numérique pour classer les dossiers.

6- Le classement alphanumérique
Il est établit à la fois sur les lettres de l'alphabet et la série des chiffres. On fixe un
MOT DIRECTEUR dont on utilise que la lettre initiale, classée alpha numériquement.
Cette lettre est associée à un numéro d'ordre de dossier. Il est indispensable de
constituer un répertoire pour connaître le nom du dossier et le numéro d'appel qui lui
est attribué. Cette disposition est pratiquement inapplicable quand les documents à
classer sont très nombreux.

II-
1- Le classement alphabétique
 A utiliser de préférence pour les correspondances, fichiers et dossiers de
clients, de fournisseurs, de personnels.
 Intercaler de nouveaux éléments oblige à déplacer les dossiers, surtout dans
des services qui se développent régulièrement.
 Nombres d'erreurs peuvent être commises. Une bonne connaissance de la
norme NFZ 44-001 éditée par l'AFNOR est utile.
 Il faut l'associer à un autre ordre.

1- Leclassement numérique
 Il n'existe pas d'exemple où il n'est pas applicable
 Les risques d'erreurs sont réduits
 Les rangements sont facilités(les dossiers se placent à la suite les uns des
autres)
 Ils offrent une bonne confidentialité aux classements
 Les dossiers sont plus rapidement trouvés
 Il s'adapte bien à tous les rangements d'un grand nombre de documents,
dossiers et ouvrages de bibliothèque.

3- Le classement chronologique

 Le classement chronologique est complémentaire à d'autres ordres de


classements.
 C'est un excellent classement surtout pour des personnels non expérimentés.
En principe,on ne commet pas d'erreurs dans ce mode de classement.
 Il est extensible
 Il se prête bien au classement de documents comptables à la tenue
d'agendas, d'échéanciers, de plannings.
 Il n'est pas favorable lorsqu'on doit consulter plusieurs documents d'une
même affaire en même temps sils ne sont pas regroupés dans un dossier.