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LA ELABORACIN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organizacin
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogot, D.C. 2003
Elaborado por:
Correo Electrnico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Pgina
INTRODUCCIN
Capitulo I
Capitulo II
Capitulo III
Capitulo IV
4. DEFINICIONES
BIBLIOGRAFA
Anexos
INTRODUCCION
CAPITULO I
1.1 DEFINICIN
1
CONDE VILLAVERDE, Mara Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid:
Direccin de Archivos Estatales, 1992. p.57.
2
COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de
Retencin Documental: Documento de Trabajo. 1 ed. Santaf de Bogot: AGD, 2001. 55 p.: il
Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos deben
ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el
curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo.
Definido por el AGN como: conservacin de los documentos dentro del fondo
documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,
para efectos de elaboracin de TVD debe ser entendido como el principio
que hace referencia a la secuencia lgica, en la que se producen los
documentos, en la ejecucin de los trmites para la resolucin de los
diferentes asuntos3
DOCUMENTO ORDEN
3
Gua Practica Para la Elaboracin de Tablas de Retencin Documental. Op cit., p.6
Ley 594 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la ley general
de archivos y se dicta otras disposiciones
4
SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organizacin de archivos: un objeto de investigacin,
Bogot: Proyecto Desarrollo e implementacin del Sistema Distrital de Administracin de
Archivos, Mircoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.
CAPITULO II
2.1 DEFINICION
2.2 OBJETO
2.3 ALCANCE
La ejecucin del plan deber estar sujeto a la aprobacin definitiva por parte
del Comit de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas
requiere de un control, evaluacin y ajuste sobre el cumplimiento de los logros
alcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programacin
de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento
que se presenta a continuacin:
PLAN DE ACCION
Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicacin y opera a partir del archivo
central o Histrico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las
siguientes acciones:
5
SOLANO, op. cit., p. 6
CAPITULO III
Este procedimiento permitir reunir todos los datos que se puedan extraer
relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo
acumulado en estudio. Los datos debern aportar informacin sobre el acervo
documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la informacin,
conservacin, cantidad, ubicacin y estado fsico.
6
ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION
Capacitacin en el rea
TALENTO HUMANO
Experiencia
Caractersticas del
soporte
Conservacin
RECURSOS documental
DOCUMENTALES
Valorares de los
documentos
Ubicacin
Funcionalidad
RECURSOS
LOCATIVOS
Condiciones fsicas y
de seguridad
6
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Gua para la asistencia en administracin
documental. Medelln: SENA, 1995. 54 p.
7
PROYECTO DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA UNICO DE
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Curso taller para ajustes y aplicacin de Tabla de
Retencin Documental. Bogot. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.
DEPENDENCIA__________________________________
8
Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.
por el Archivo General de la Nacin (AGN), en las dos primeras casillas del
formato de la Tabla de Valoracin Documental - TVD se encuentra el cuadro
de clasificacin correspondiente.
A partir de una clasificacin lgica, que permita conocer el fondo, sus mutuas
relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de
Clasificacin Documental, que concibe tres reas:
DENOMINACIN ORGANIZACIN
LOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SECCION DOCUMENTAL
SUBSECCION DOCUMENTAL
SERIES GENERALES
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Aos
Serie
Dependencia tipologa Documental Extremos
Subserie
NOTA ACLARATORIA:
SERIES ESPECIFICAS
CODIGO
Nombre , Asunto, Serie, Subserie y Aos
Serie
Dependencia tipologa Documental Extremos
Subserie
NOTA ACLARATORIA:
Encolumnado
CODIGO
DENOMINACIN DEPENDENCIA
DEPENDENCIA
1.1
CODIGO CODIGO
SERIE SUBSERIE
Cdigo de
la Serie
Cdigo de
Oficina Nombre
Serie Doc.
Cdigo de
la Subserie Nombre de
la subserie
Aos
Tipologa Extremos
Documental
Notas
9
FERNNDEZ GIL, Paloma. Manual de organizacin de archivos de gestin en las oficinas
municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.
Cdigo No
Serie Documental
ACTAS
Subserie Documental
Actas de Arqueo de Caja
Fuente: Archivo General del Distrito Gua Metodologca para la elaboracin de TRD
Fecha
Valor Documental
Esto nos indica que hay que hacer una evaluacin de los valores de
los documentos, que tendr que indicarnos:
RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central
Retencin
RETENCION
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS FECHAS EN AOS
VALOR
DOCUMENTALES DOCUMENTAL Archivo
INICIAL FINAL
Central
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada,
1985 1990 P 20
Recibida, Enviada y Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, Enviada
Recibida, Enviada y Recibida 1974 1983
- Oficios
Correspondencia Interna y Externa,
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. 1987 s.f
- Oficios
- Memorandos
Disposicin Final
10
CORTEZ MESA, Elizabeth. Gua metodologca para la elaboracin de tablas de retencin
documental (Propuesta Final). Bogot D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.
RETENCION
FECHAS EN AOS
DISPOSICION
VALOR
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTA
FINAL
DOCUMENTALES Archivo
INICIAL INICIAL CT E S M
Central
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna 1985 1990 S 20 X X
Enviada, Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
- Memorandos
Correspondencia Externa, 1974 1983
Enviada Recibida, Enviada y
Recibida
- Oficios
Procedimientos
FECHAS PROCEDIMIENTO
SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS
INICIAL INICIAL DISPOSICION FINAL
DOCUMENTALES
CORRESPONDENCIA
Correspondencia Interna Enviada, 1985 1990 Esta serie posee Valor Histrico,
Recibida, Enviada y Recibida Cientfico y Cultural, ya que refleja
- Oficios el funcionamiento de la entidad ya
- Memorandos que contiene comunicaciones de
Correspondencia Externa, Enviada 1974 1983 todas las dependencias. Pasados 20
Recibida, Enviada y Recibida aos se selecciona una muestra
- Oficios aleatoria del 5% por cada ao.
Correspondencia Interna y Externa, 1987 s.f
Enviada, Recibida, Enviada y Recibida.
- Oficios
- Memorandos
CAPITULO IV
11
COLOMBIA. Presidencia de la Repblica: Por medio de la cual se dicta la Ley General
de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogot: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-
48.
BIBLIOGRAFA
Anexo A
ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL
ARCHIVISTICO12
RECURSOS DOCUMENTALES
1. ARCHIVO
Centralizado? Descentralizado?
Otro?
Cual?
S No
Por qu?
S No
Por qu? _________________________________________________________
12
Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TCNICA EN ADMINISTRACION
DOCUMENTAL SENA Regional Medelln.
No Por qu?
FONDO ACUMULADO
S No Explique la razn:--
Qu auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondo
acumulado:
Periodicidad
En qu forma?
Cules?
Razones: _______________________________________
Fecha de diligenciamiento
Nombre y cargo del encuestador
UBICACION
Cercana Lejana
Muebles, cules?________________________________________________
____________________________________________________________________________
__________________________________________________
CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD
S No Cul?
ANEXO B
13
Modelo de Inventario de Archivos en su Estado Natural
Nombre: _______________________________________________
Cargo: ________________________________________________________________
Firma:_____________________________________________________ Fecha: Da Mes A
13
Formato tomado del Mini-Manual No 3 GESTION DOCUMENTAL BASES PARA LA ELABORACIN DE UN PROGRAMA
ANEXO C
TCNICAS DE SELECCIN DOCUMENTAL
TCNICAS CARACTERSTICAS
CUANTITATIVAS
Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservacin tienen la misma probabilidad
de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no
depende, en ningn momento, de pautas o periodos. Es un
mtodo basado en la estadstica.
Muestreo numrico Es un muestreo aleatorio estadstico que consiste en conservar
una muestra de expedientes escogidos de manera rgida o
sistemtica. Se selecciona a priori un determinado tamao de la
muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por
ejemplo: 15, 25, 35.N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este
mtodo depende del establecimiento de una pauta de seleccin ,
segn la cual se conservan cada ensimo elemento o bien todos
los documentos de un mes, ao o de cualquier otra unidad
cronolgica.
Muestreo sistemtico La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica
mediante frmulas matemticas (Poblacin finita e infinita).
Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigue
estimaciones ms precisas.
Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto
de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le
denomina afijacin. Cuando la muestra se reparte por igual entre
los diferentes estratos se dice que la afijacin es igual o
uniforme.
N = nmero de elementos o tamao de la
poblacin
n = tamao de la muestra
L = nmero de estratos
N1+N2+NL = N
N1+n2+nL = n
Muestreo por conglomerados Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades.
o reas Cuando el conglomerado se corresponde con un rea o zonas
territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el
nombre de muestreo por reas: los conglomerados tiene que ser
lo ms heterogneo posible.
Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos
subconglomerados y as sucesivamente. Tambin se le llama
polietpico.
El ms frecuente de los muestreos por etapas es el bietpico, en
el que se seleccionan los conglomerados o reas y despus las
unidades secundarias que corresponden a los elementos del
conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar
ningn otro tipo de unidad intermedia.
TECNICAS CARACTERISTICAS
CUALITATIVAS
Muestreo representativo o Cuando hay un gran nmero de grupos documentales idnticos
14
ESPAA. Ayuntamiento de Barcelona. Tcniques de Mostreig. Castell: Ayuntamiento
de Barcelona, s.f. p. 1-19
SERIES GENERALES
SERIES ESPECIFICAS
CONVENCIONES
CDIGO DISPOSICION FINAL SMBOLOS
D = Dependencia CT = Conservacin Total E = Eliminacin SERIE = MAYSCULA SOSTENIDA SUBSERIE = Mayscula Inicial
S = Serie Sb = Subserie M = Microfilmacin S = Seleccionar P = Posee Valor Primario. S = Posee Valor Secundario. - = Tipo Documental