PERANCANGAN SISTEM APLIKASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN

OLEH-OLEH DI JOGJA DENGAN MENGGUNAKAN

VISUAL BASIC DAN MS.ACCESS

Pengertian Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan

satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat

lunak untuk memanipulasinya. Database merupakan salah satu komponen yang penting

dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para

pemakai. Penerapan database dalam sistem informasi dinamakan database system.

Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi yang

mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya

dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu

organisasi.

Kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain

sehingga membentuk satu bangunan data untuk menginformasikan satu perusahaan,

instansi dalam batasan tertentu.

Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file yang

lainnya berarti tersebut bukanlah kelompok dari satu database, ia akan dapat membentuk

satu database sendiri. Basis berasal dari bahasa inggris yaitu base. Kata basis dapat

diartikan sebagai tempat untuk menyimpan barang (alat).

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan (relasi). Relasi

biasanya ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Dalam satu file terdapat record-

record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang
 seragam. Satu record terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukkan bahwa field

tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan direkam dalam satu record.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa

kriteria penting, yaitu :

1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.

2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa

perlu mengubah basis datanya.

3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.

4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem baru secara mudah.

5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

Prinsip utama Basis Data adalah pengaturan data dengan tujuan utama

fleksibelitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data

diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Efisiensi meliputi speed, space, dan accurancy.

2. Menangani data dalam jumlah besar.

3. Kebersamaan pemakaian ( sharebility ).

4. Meniadakan aplikasi dan inkosistensi data.

Sistem basis data merupakan perpaduan antara basis data dan sistem manajemen basis data
(SMBD).

Perancangan Sistem

Setelah melalui analisis sistem maka langkah selanjutnya adalah merancang

sistem. Perancangan Sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa

yang mesti diselesaikan. Tahap ini menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen

 perangkat keras dan perangkat lunak dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem

akan benar-benar sesuai dengan rancang bangun yang telah ditetapkan tahap analisa sistem.

Perancangan sistem adalah tahap mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional

serta persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu

sistem dibentuk yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau

pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah dalam satu kesatuan yang utuh.

Tujuan dari perancangan sistem secara umum adalah untuk memberikan

gambaran secara umum kepada pemakai tentang sistem yang baru. Perancangan sistem

aplikas penjualan dan pembelian oleh-oleh dengan Visual Basic berbasis microsoft acces

ini terdiri dari beberapa komponen. Komponen yang dimaksud berupa : Data Flow

Diagram (DFD), HIPO ( Hiererchy Input Proces Output), struktur tabel dan desain relasi

antar tabel serta desain antar muka (form).

Perancangan Flowchart dan Data Flow Diagram (DFD)

Alat bantu dalam analisis sistem dapat menggunakan Flowchart atau data Flow

Diagram (DFD). Flowchart dan data Flow Diagram menggambarkan tahapan proses suatu

sistem. Berikut ini adalah gambar Flowchart dan data Flow diagram yang diusulkan dalam

sistem baru :

16
 START

Operator Melakukan Login

Tidak
Login
Benar

YA

Masuk Sistem

Selesai

Gambar 3.1. Flowchart Sistem

3.1.1.DFD Level 0

DFD level 0 merupakan penjabaran dari Context Digram.

Psw,dtOleh,dtJnsOleh,dtSuplayer,dtOperator
a 1
operato Sistem
r Penjualan
Info DtOleh,dt Jenis Oleh,dtSuplayer,dtOperator dan
Pembelian

Gambar 3.2. DFD Level 0

3.1.2. Data Flow Diagram Level 1

DFD level 0 juga sebagai overview diagram dan menjadi jembatan antara Context

Diagram dengan Level 1.

 Info oleh -oleh 1.1
a 01 Data oleh
Operator Info jenis oleh -oleh
Info data operator Input,Edit,dan
Info data suplayer tambah data
02 Data jenis oleh
Input data operator
Input data suplayer
03 Data suplayer
Input data jenis oleh -oleh
Input data oleh -oleh
04 Data operator

Info semua laporan

1.2 Data oleh -oleh
Data jenis oleh -oleh
Laporan Data suplayer
Data operator
Transaksi penjualan perperiode

Seluruh transaksi pembelian

Transaksi pembelian pernota

Transaksi pembelian

Seluruh transaksi
Trans.penjualan

Data stok oleh

per periode

Data jns oleh

Seluruh data
penjualan
pernota

Data oleh
perjenis
suplayer

1.5

1.3 Pembelian
Dt.Oleh , Dt.jnsOleh ,Dt.Suplayer
Transaksi
1.6
Dt.Oleh , DtJnsOleh

Penjualan

1.4
Info Validasi
Data operator
Validasi login
Password

Gambar 3.3. DFD Level 1

3.2. HIPO (Hierarchy Input Proces Output )

Hipo sebenarnya adalah alat dokumentasi program, akan tetapi sekarang HIPO

juga banyak digunakan sebagai alat desain dan teknik dokumentasi dalam siklus

pengembangan sistem. Hipo berbasis pada fungsi, yaitu tiap-tiap modul didalam sistem

digambarkan oleh fungsi utamanya.

Sasaran Hipo adalah sebagai berikut :

Untuk menyediakan struktur program guna pemakaian fungsi dari sistem.

 2. Untuk lebih menekankan fungsi-fungsi yang harus

diselesaikan oleh program.

Untuk menjelaskan input yang digunakan dan output yang dihasilkan.

Hipo terdiri dari dua bagian yaitu :

Hierarcy Chart ( Hipo Diagram )

Digunakan untuk menjelaskan atau mengambarkan struktur program.

IPO ( Input Proces Output )

Digunakan untuk menjelaskan atau menjabarkan masukan. Proses dan keluaran yang

terjadi pada modul yang bersangkutan.

Pada pembahasan ini Hipo yang dirancang adalah sebagai berikut :

1. Hipo Menu Utama Sistem

Sistem

Menu Menu Menu Menu About

Operator Oleh-Oleh Laporan
Pencarian Transaksi Me

Gambar 3.4. Hipo Sistem

Keterangan :

a. Menu Operator terdiri dari sub menu login sistem, logout sistem, dan keluar sistem.

b. Menu Oleh-Oleh terdiri dari data suplayer, data jenis oleh-

oleh, data oleh-oleh dan manjemen operator.

c. Menu Pencarian terdiri dari form pencarian data oleh-oleh

d. Menu Transaksi terdiri dari sub menu transaksi pembelian

dan menu transaksi penjualan.

e. Menu Laporan terdiri dari seluruh data suplayer, seluruh

data jenis oleh-oleh, data stok oleh-oleh, data oleh-oleh perjenis, seluruh transaksi

pembelian, transaksi pembelian per periode, transaksi pembelian per nota, seluruh

transaksi penjualan, transaksi penjualan per periode, transaksi penjualan per nota.

f. Menu About Me berisi sub menu tentang programmer, dan

tentang program ini.

 SUPLAYER
TRANS_PEMBELIAN Det_TransPembelian
Kd_Spl*
Nm_Spl No_Pembelian*
Kd_Spl** Id_dPembelian*
Alamat_Spl
Tgl_Beli No_Pembelian**
No_Telp
Jam_Beli Kd_OlehOleh*
No_Hp
Harga_Beli
Keterangan
Persen_Hrg_Jual
Jumlah

OLEHOLEH

JENIS_OLEHOLEH Kd_Oleh-Oleh*
Kd_Jenis* Kd_Jenis**
Nm_Jenis Nm_Oleh-Oleh
Keterangan Hrg_Satuan
Stok
Keterangan

OPERATOR

Kd_Operator* TRANSPENJUALAN Det_TransPenjualan

Nm_Operator
Kelamin No_penjualan* ID_dPenjualan*
Alamat Nm_penjualan No_penjualan**
User_ID Tgl_Jual Kd_OlehOleh**
Pass_ID Jam_Jual Jumlah

3.3.1 Komponen tabel

1. Tabel Operator

Tabel 3.1. Tabel Operator

Kolom Tipe data Panjang

Kd_Operator CHAR 4
Nm_Operator VARCHAR 45
Kelamin CHAR 1
Alamat VARCHAR 100
User_ID VARCHAR 25
Pass_ID VARCHAR 25
2. Tabel Suplayer

Tabel 3.2 Tabel Suplayer

Kolom Tipe data Panjang

Kd_Spl CHAR 4
Nama_Spl VARCHAR 35
Alamat_Spl VARCHAR 100
No_Telp VARCHAR 15
No_Hp VARCHAR 15
Keterangan MEDIUMTEXT

3. Tabel Jenis Oleh-oleh

Tabel 3.3 Tabel Jenis Oleh-Oleh

Kolom Tipe data Panjang

Kd_Jenis CHAR 3

Nama_Jenis VARCHAR 50

Keterangan VARCHAR 100

4. Tabel Oleh-Oleh

Tabel 3.4. Tabel Oleh-Oleh

Kolom Tipe data Panjang

Kd_OlehOleh CHAR 5
Kd_Jenis CHAR 3
Nm_OlehOleh VARCHAR 60
Harga_Satuan INT 11
Stok SMALLINT 6
Keterangan MEDIUMTEXT

5. Tabel TransPembelian

Tabel 3.5. Tabel TransPembelian

Kolom Tipe data Panjang

 No_Pembelian CHAR 7
Kd_Spl CHAR 4
Tgl_Beli DATE

6. Tabel Det_TransPembelian

Tabel 3.6. Tabel Det_TransPembelian

Kolom Tipe data Panjang

ID_dPembelian INT 7 (Auoto)
No_Pembelian CHAR 7
Kd_OlehOleh CHAR 5
Harga_Beli INT 15
Persen_Hrg_Jual SMALLINT 6
Jumlah SMALLINT 6

7. Tabel TransPenjualan

Tabel 3.7. Tabel TransPenjualan

Kolom Tipe data Panjang

No_Penjualan CHAR 7
Nm_Pembeli VARCHAR 45
Alamat VARCHAR 45
Tgl_Jual DATE

8. Tabel Det_TransPenjualan

Tabel 3.8. Tabel Det_TransPenjualan

Kolom Tipe data Panjang

ID_Penjualan INT 7 (Auoto)
No_Penjualan CHAR 7
Kd_OlehOleh CHAR 5
Jumlah SMALLINT 6

3.4. Rancangan Desain Sistem penjualan dan pembelin.

 Aplikasi penjualan dan pembelian oleh terdiri dari beberapa halaman yang salig

berhubungan satu sama lainya, dan hubungan satu halaman ke halaman lainnya disebut

link. Link ini dapat memudahkan admin mengedit, menghapus dan menambah data

transaksi yang diperlukan dengan waktu yang cepat tanpa harus mengetik nama file yang

ingin dibuka disistem penjualan dan pembelian. Berikut ini struktur link sistem :

Login Operator Halaman Index

Menu Halaman Index

Administrasi

Oleh-Oleh

Pencarian

Transaksi

Laporan

About Me

Gambar 3.11. Struktur Link Menu Utama

Pada halaman index terdapat beberapa menu yang biasa digunakan oleh operator

diatanranya :

a. Menu Administrasi Link menuju form login sistem

b. Menu Oleh-Oleh Link menuju form Data suplayer, Data jenis oleh-

oleh, Data Oleh-Oleh, dan manajemen operator.

c. Menu Pencarian Link menuju form pencarian.

d. Menu Transaksi Link menuju form transaksi penjualan dan form

transaksi pembelian.

e. Menu Laporan Link menuju Laporan semua data Suplayer, Seluruh

data jenis oleh-oleh, laporan data stok oleh-oleh,

laporan data oleh-oleh per jenis, laporan seluruh

transaksi pembelian, laporan transaksi pembelisn

per periode, laporan pembelian per nota, laporan

seluruh transaksi penjualan, dan laporan transaksi

penjualan per periode, laporan penjualan per nota.

f. Menu About Me Link menuju form tentang programmer, dan form

program.
 MENU INPUT MENU EDIT /
DATA HAPUS DATA

Input data Edit/hapus data

Suplayer Suplayer

Input Data jenis Edit/Hapus Data

Oleh-Oleh jenis Oleh-Oleh

Input Data Oleh- Edit/Hapus Data

Oleh Oleh-Oleh

Input Data Edit/Hapus Data

Manajemen Manajemen
Operator Operator

Gambar 3.12. Struktur Link Sistem Administrator

Pada halaman administrator terdapat menu utama yaitu :

Input data : Link ini akan menuju halaman yang berisikan struktur tabel input

data

Edit / Hapus : Link ini akan menuju halaman edit /hapus yang berisikan struktur

tabel edit/hapus

Pada halaman input data akan menampilkan beberapa pilihan input data, yaitu

input data suplayer, data jenis oleh-oleh, data oleh-oleh, Manajemen Operator.

Halaman Edit/Hapus data juga menampilkan beberapa pilihan edit/hapus data,

yaitu edit/hapus data suplayer, edit/hapus data jenis oleh-oleh, edit/hapus data oleh-oleh,

edit/hapus manajemen operator. Pada halaman-halaman tersebut seorang operator dapat

menginput, menghapus ataupun dapat mengedit data yang sudah ada.

3.5. DESAIN INPUT OUTPUT

Desain input dan output sistem berfungsi untuk merencanakan form-form dan

tampilan yang menarik yang akan dibangun dalam aplikasi penjualan dan pembelian oleh-

oleh. Dengan perencanaan ini, pembuatan aplikasi akan lebih mudah dan lebih baik

hasilnya. Desain input sistem adalah perencanaan fasilitas sistem yang berfungsi untuk

memasukkan data ke sistem dan database.

1. Menu Utama

Fasilitas ini berfungsi sebagai langkah pertama untuk memilih menu apa yang akan

diakses atau dipakai. Menu ini terdiri dari:

a. Menu Administrasi : berisi tentang sub menu login sistem, logut sistem, dan keluar

sistem.

b. Menu oleh-oleh terdiri dari data suplayer, data jenis oleh-oleh, data oleh-oleh dan

manjemen operator.

c. Menu Pencarian terdiri dari form pencarian data oleh-oleh

a. Menu Transaksi terdiri dari sub menu transaksi pembelian

dan menu transaksi penjualan.

b. Menu Laporan terdiri dari seluruh data suplayer, seluruh

data jenis oleh-oleh, data stok oleh-oleh, data oleh-oleh perjenis, seluruh transaksi

pembelian, transaksi pembelian per periode, transaksi pembelian per nota, seluruh

transaksi penjualan, transaksi penjualan per periode, transaksi penjualan per nota.
 Menu utama

Halaman home adalah halaman yang pertama kali muncul ketika aplikasi ini dibuka. Untuk dapat

membuka aplikasi, operator harus memasukan username dan password dengan benar.

Tampilannya adalah sebagai berikut

Pencarian
Administrasi Oleh-Oleh Transaksi Laporan About Me
n

Animasi Flash

Gambar Oleh-Oleh

Konten Sistem Aplikasi

Gambar 3.13. Desain Menu Utama

Menu utama

Halaman home adalah halaman yang pertama kali muncul ketika aplikasi ini dibuka.

Untuk dapat membuka aplikasi, operator harus memasukan username dan password

dengan benar. Tampilannya adalah sebagai berikut :

Menu Oleh-Oleh

Dalam menu oleh terdapat empat macam menu yaitu :

a) Menu data suplayer

b) Menu data jenis-jenis oleh-oleh

c) Menu data oleh-oleh