Unidades archivísticas

PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO O DOCUMENTAL

El Patrimonio Archivístico común es el conjunto de documentos que forman parte del
Patrimonio Nacional de uno o varios estados que no puede dividirse sin riesgo de perder
sus valores (C. Couture).

El P.H.E. según L. 16/1985 es: “el principal testigo de la contribución histórica de los
españoles a la civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea”.

ARCHIVO-INSTITUCIÓN
El archivo es la institución donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los
conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administración, la información, la
investigación y la cultura. (Diccionario del CIA).

FUNCIONES DEL ARCHIVO

- Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el

periodo de máxima utilidad para la gestión en las oficinas y para la toma de
decisiones.
- Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.
- Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la
documentación, respetando el Principio de Procedencia en sus dos grados.
- Describir la documentación.
- Determinar los plazos de vigencia y periodos de utilización.
- Acondicionar la documentación mediante las instalaciones y equipamiento
adecuado.
- Procurar que las funciones desempeñadas aparezcan recogidas en una norma
técnica o reglamento.
- Prestar el servicio adecuado a cada uno de los usuarios del archivo, dentro de los
límites marcados por la ley.

GRUPO DE FONDOS
“Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos
de un archivo, generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar
procedencia de ámbito superior” (Diccionario de Terminología Archivística. CIA).

La relación que existe entre los fondos que se agrupan puede ser de tipo jurídico (fondos
públicos o privados), o en función de la administración a la que pertenecen etc.

FONDO
Según la Ley de Patrimonio Histórico Español el fondo son “los conjuntos orgánicos de
documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, pública
o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la
investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa.”

Según la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León (art.3) el fondo

es “el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por
cualquier entidad pública o privada, persona física o jurídica y conservados como
garantía de derechos, como fuente de información para la gestión administrativa y la
investigación o con cualquier otro fin.”

SUBFONDO
“El subfondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una
unidad administrativa subordinada, que posee cierto grado de autonomía. Un subfondo
podrá existir dentro de un fondo.” (Grupo de Trabajo de Normalización. Canadá).

La tradición archivística española rechaza este término, consagrado por la norma ISAD
(G), prefiriendo el de Sección de Fondo, insistiendo que estos deben establecerse con
criterios orgánicos-funcionales.

SERIE
Documentos organizados de acuerdo con un sistema de organización o conservados
como una unidad, porque son resultado de la propia formación o proceso de
organización, o de la misma actividad; tienen una forma particular; o por otras
relaciones surgidas fuera de su creación recepción o uso. Una serie puede denominarse
serie documental.” (Norma ISAD (G) 2).

Criterios para el establecimiento de las series:

- Un cambio en la normativa que establece el procedimiento que regula el
desarrollo de una actividad no significa la aparición de una nueva serie.
- La producción de tipos documentales distintos en el desarrollo de una misma
actividad no rompe la unidad de la serie.
- El cambio de soporte de los documentos tampoco rompe la unidad de la serie.
- Un traspaso de competencias de un organismo a otro da lugar a series distintas.

SUBSERIE
Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier
razón derivada de su creación recepción o utilización.
Entre los criterios que pueden servir de base para la identificación de la subserie
podemos señalar:
- Cambios significativos y duraderos en la tipología documental.
- Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
- Cambios permanentes en el soporte de los documentos integrantes de las series.
- Respetando de cualquier división introducida por la oficina productora.

UNIDAD DOCUMENTAL
La unidad documental es el elemento indivisible de una serie documental, que puede
estar constituido por un solo documento (unidad documental simple) o por varios
(unidad documental compuesta). La unidad documental compuesta se considera desde
el punto de vista archivístico indivisible.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA

El expediente es la unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.

Un expediente es un conjunto ordenado de documentos que materializan las actuaciones

encaminadas a la resolución administrativa de un asunto determinado.

DOCUMENTO DE ARCHIVO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones
por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características
de tipo material y formal. (Diccionario de Terminología Archivística. CIA)

CARACTERÍSTICAS:
- El origen. Se produce como resultado de la gestión, por la propia lógica
administrativa sin que el archivero pueda decidir que documentos se generar y se
archivan.
- El valor probatorio. Otros documentos tienen solo valor informativo, los
documentos orgánicos tienen otros valores primario que los diferencian de los
documentos de las bibliotecas.
- Unicidad. Se trata de documentos únicos, para justificar el valor probatorio los
documentos tienten signos de validación que diferencian un documento de otro
aunque posean la misma información.
- Carácter seriado. El documento de archivo surge como resultado de una
actividad continua y reglada como fruto de los procesos administrativos que dan
como resultado las series documentales.

Según la Ley de Patrimonio Histórico Español (art. 49.1) el documento es “toda

expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora
o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes
informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones”.

Según la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de Castilla y León (art. 2) el

documento es “toda expresión en lenguaje natural o convencional, incluidas las de
carácter gráfico, sonoro o audiovisual, recogida en cualquier tipo de soporte material,
incluido el informático, que constituya testimonio de los hechos que afectan a los
individuos o a los grupos sociales. A los efectos de la presente Ley se excluyen de este
concepto los ejemplares múltiples de las obras editadas o publicadas y los bienes
muebles de naturaleza esencialmente artística, arqueológica o etnográfica.”

COLECCIONES DOCUMENTALES
“La colección documental es la reunión artificial de documentos acumulados sobre la
base de algunas características comunes, sin tener en cuenta la procedencia de dichos
documentos. No debe confundirse con el fondo documental”. (Norma ISAD (G))
 - La colección, por principios, es antiarchivística.
- Solo se realizarán colecciones de documentos que hayan perdido toda
vinculación posible a su fondo de origen.
- No se debe confundir la colección con las agrupaciones físicas a efectos de
conservación.

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN Y DE REFERENCIA PARA LOS USUARIOS

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

GUÍA DEL ARCHIVO. Es el instrumento de descripción que aporta una visión del conjunto
del o de los fondos del archivo. Incluye información sobre la organización y contenido
de cada fondo, los servicios del archivo.

INVENTARIO. Es el instrumento de descripción que describe un fondo documental

haciendo referencia la su localización concreta.

CATÁLOGO. Es un instrumento que describe unidades documentales seleccionadas por

su tipología, su temática u otra razón, que han sido previamente seleccionadas para ese
fin. Es preceptivo su uso para colecciones.

INSTRUMENTOS DE REFERENCIA

GUÍA DE CENTROS DE ARCHIVOS. Es un instrumento de referencia general destinado a

dirigir a los ciudadanos al conocimiento, difusión y explotación de los archivos. Ofrece
información sobre varios centros y la documentación que contienen (Archivos de un
estado o de un sistema archivístico).

BIBLIOGRÁFICO DE INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN. Es el instrumento de referencia

donde se reseñan los instrumentos de descripción elaborados por un archivo o grupo de
archivos.

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN Y DE REFERENCIA PARA ARCHIVEROS

MANUAL DE GESTIÓN. Es un instrumento preparado para las personas que tienen alguna
responsabilidad en materia de gestión de archivos. Trata de aplicar la reglamentación,
directivas, normas, métodos y procesos relativos a la gestión de archivos.

LISTA DE AUTORIDADES. Es un instrumento de normalización consistente en la

verificación y autorización de la elección de un encabezamiento de autoridad, así como
el control de la uniformidad de las entradas autorizadas de un instrumento de
descripción.

TESAURO. Instrumento constituido por un repertorio alfabético de términos

normalizados de un vocabulario generalmente especializado con el fin de analizar o
indicar la información relativa a los documentos, series, fondos, etc.