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INFORME:

“LOGÍSTICA DE COMERCIO EXTERIOR”

Año 2010

Introducción:

1 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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Nuestro grupo editorial se encuentra en la actualidad ante la necesidad de

consolidar el crecimiento experimentado en los últimos años. Este
crecimiento si bien ha posibilitado una notable expansión del negocio
también genera grandes desafíos y compromisos, sobre todo en cuanto a la
necesidad de cambios estructurales y del modelo de gestión.

Es importante tener en cuenta lo que representamos hacia el exterior,

cambiar el manejo “de entre casa” por un enfoque con el cliente como eje
de nuestra gestión, para consolidar una estructura de servicios de calidad.

Este desafío debe orientarse a consolidar el papel de liderazgo, afianzar el

crecimiento y optimizar el funcionamiento de nuestra organización, así
como
aumentar el valor percibido por los clientes de nuestro servicio.

Cuando de habla de servicio por encima de producto se apunta a fidelizar a

los clientes, y para ello con productos (por más buenos que sean) solamente
no alcanza, lo importante es sobresalir en el servicio para perdurar.

La globalización, Internet, el avance de los medios de comunicación y

transporte, la abundante disponibilidad de información, hacen que los
clientes del siglo XXI tengan expectativas y exigencias cada día mayores, el
reto es alcanzar los niveles de calidad necesarios y superarnos
constantemente.

Este estudio apunta al desarrollo de la función logística como medio para

mejorar el servicio y la eficiencia de nuestro comercio exterior.

Cambiar es necesario e inevitable, para que los cambios sean beneficiosos

debemos apuntar a la mejora continua y establecer mecanismos que la
impulsen.

Para finalizar esta introducción deseo acotar que este informe no pretende
atacar de ninguna manera a nadie, ni dentro ni fuera de la empresa, ya que
la causa principal de las fallas en los procesos no suelen ser las personas,
sino la falta de definición de los mecanismos propios de los procesos.
Además, cuando se encuentra un error, debe atacarse a la causa del mismo,
no al operario.

Se toma a la empresa como un conjunto de personas unidas con un objetivo

en común: el aporte a la sociedad de productos y servicios de la mejor
calidad posible.

“El beneficio de la empresa finalmente será el beneficio de

todos.”

2 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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La actualización de los paradigmas de gestión es fundamental para

sostener la
actividad de cualquier empresa que quiera seguir siendo competitiva sin
poner en riesgo su posición en el mercado, máxime dentro del contexto
actual de intensa competencia.

Las empresas exitosas son las que tienen mayor capacidad y velocidad
de adaptación, pudiendo sacar provecho a las oportunidades en un
entorno muy cambiante. Eso les da ventajas frente las que no reaccionan
a tiempo.

Para ser adaptables y competitivos es fundamental una adecuada

estructura y manejo logístico.

La logística busca (entre otras cosas) añadir valor a los productos al

menor costo.

Esto se logra maximizando la disponibilidad del producto, minimizando la

disponibilidad de inventarios, facilitando las funciones de ventas,
mejorando y ampliando los servicios al cliente.
Se busca reducir los costos de inventarios, transporte, almacenaje,
manejo, seguros y procesamiento de los productos en su camino al
destinatario final.

La logística implica darle al cliente…

“…lo que quiere, donde lo quiere, cuando lo quiere,

superando sus expectativas previas” claramente el foco está en
el SERVICIO

El concepto logístico más avanzado habla de “Customer Delightful”,

esto quiere decir deleitar al cliente, ir más allá de la satisfacción por el
servicio recibido, no solo el cumplimiento de una demanda específica.
Busca que el cliente sea fiel.

Se trabaja estableciendo alianzas con clientes y proveedores, de las que

surgen acuerdos para la mejora en los sistemas de intercambio,
coordinación de funciones, aumento de beneficios mutuos y nuevas
oportunidades de negocio (circulo virtuoso).

La logística no es una disciplina aislada, sino que se encuentra

estrechamente vinculada a la gestión de la calidad, el departamento
comercial, la distribución, la producción y el marketing, por ejemplo.

Esta disciplina no se ocupa solo de la producción, el almacenamiento y el

transporte de mercadería. Logística es también: tener información
disponible y confiable, crear alianzas y negociar mejores acuerdos con
los proveedores y clientes, optimizar los recursos materiales y humanos,

3 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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estandarizar procesos, mejorar los ambientes de trabajo, definir

objetivos y prioridades para la mejora continua.

Una buena gestión logística necesita informática, telecomunicaciones,

organización, conocimiento del mercado, transporte y ubicación
estratégica.
El buen manejo de la logística se va a reflejar en un incremento de los
beneficios, reducción de costos, mejores productos, más ventas, mejora
de la imagen percibida e incrementos de la cuota de mercado, entre
otros efectos.

La guía para el trabajo en logística es la mejora de la situación financiera

de la empresa y de los ratios de rotación (indicador de resultados).

Algunas Herramientas y modelos vigentes:

“Por donde anda el Mundo?”

Six Sigma – nivel de errores de los procesos menos de 3,4 fallas por
millón

SMED – un minuto para cambios dentro de un proceso productivo

(llegando a 10 segundos)

Just in Time – Reducción en los tiempos de proceso / Reducción de

Stock al mínimo.

Lean production – Tener solo lo que se necesita, donde se necesita y

cuando se necesita. Reducción al mínimo del despilfarro y de lo que no
añade valor.

La mayoría de estas innovaciones fueron impulsadas por ingenieros

japoneses y americanos luego de la segunda guerra mundial (en muchos
casos adaptando y mejorando los modelos de producción para fines
militares) y son la base sobre la que se apoya la excelente confiabilidad
de los productos japoneses y el éxito de sus empresas sobre todo en
sectores manufactureros (ej. Toyota, Sony, Panasonic, Yamaha,
Mitsubishi, Toshiba, Honda, Suzuki…)

Destacan por su óptimo aprovechamiento de los recursos disponibles, la

calidad (cumplimiento de las especificaciones) de sus productos y su
capacidad de adaptación e innovación.

Se sustentan sobre una alta formación de sus recursos humanos, el

trabajo en equipo, la participación del personal y la búsqueda constante
de la mejora de los procesos productivos.

Típicos beneficios para la empresa que trabaja en la mejora

constante:

♦ Reducción del lead time (tiempo total desde llegada de la orden

de compra hasta que el cliente recibe el producto)

4 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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♦ Reducción de los costes de transporte de mercaderías (mejor

servicio y menos gastos, acuerdos y alianzas estratégicas)

♦ Reducción del Stock (con la reducción notable de gastos que

supone y su consecuente aumento de liquidez para la compañía)

♦ Aumento en el volumen y la calidad de la información disponible.

Reducción de la incertidumbre, actualización de informes en
tiempo real (fundamental para la planificación y la toma de
decisiones)

♦ Estandarización y automatización de procesos para asegurar el

mayor nivel de calidad posible, evitando errores mediante la
prevención.

♦ Mejora de la rotación. (menor inversión de capital por unidad de

beneficio)

♦ Participación del personal en el proceso, compromiso con la

mejora constante y la superación. Fidelización de los clientes
internos (empleados).

SITUACIÓN ACTUAL

Comenzaremos a trabajar para la mejora y dependerá del grado de

conciencia y compromiso de todos acerca de la necesidad del cambio el
poder llegar a alcanzar un nuevo nivel de calidad en nuestro trabajo.

Apuntes

Notamos la falta de estándares de calidad, es decir de parámetros que

midan el nivel de eficiencia en el que están trabajando los principales
procesos (entregas, producción, niveles de stock, etc).
Para ello primero hay que definir los procesos, estableciendo la forma en
la que deben realizarse y la planificación necesaria para que así ocurra.

Actualmente muchos procesos se realizan en forma aleatoria, de la

manera en la que el propio ejecutante puede o cree que debe, en
algunos casos sin la adecuada capacitación u orientación. Tampoco hay
establecidos mecanismos claros para la solución de contingencias que
puedan ocurrir, alterando la normal marcha de un proceso y generando
demoras excesivas.

Para trabajar en la mejora y la prevención de fallas, es fundamental el

apoyo de la dirección de la forma de trabajo (ej. Procesamiento de un
pedido) así como también posibilitar ámbitos y canales de comunicación
para el planteo de sugerencias de mejora (que puedan auto gestionar las
mejoras, involucrando al personal).

5 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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Es importante solucionar rápidamente los errores cuando aparecen, pero

más importante aún es eliminar la causa raíz del mismo, para que no se
repitan.
El registro de estos acontecimientos facilita su resolución futura.

Analizando algunos procesos se nota la falta de personal responsable del

Grupo en algunas tareas clave (ej. Armado de pedidos en depósito Z.F.)
lo que dificulta la gestión y el control de dichos procesos así como la
generación de información.

Todo esto lleva a que la dirección no pueda muchas veces disponer de

información actualizada y confiable para decidir sobre la implementación
de mejoras.

Algunos ejemplos de situaciones a evitar:

♦ Mercadería que aparece en stock pero a la hora de
despachar no está

♦ Mercadería que a pesar de haber sido reservada se envía a

otro cliente

♦ Envío de mercadería equivocada a los clientes, confusión

de títulos y fondos

♦ Deterioro de mercadería y su sucesivo envío desde un

centro de distribución a otro a pesar de ser inutilizable,
ingreso en nuevo centro de distribución como mercadería
factible de envío a clientes

♦ Demoras y errores en la estimación del costo de envíos a

clientes

♦ Demora excesiva en el procesamiento de algunos pedidos,

sin haberse
establecido un tiempo estándar para un proceso cuyas
etapas suelen ser siempre las mismas. Formación de
“cuellos de botella”

♦ Falta de disponibilidad de información detallada,

actualizada e inmediata sobre la mercancía en stock (ej.
Cabida por cajas)

♦ Dependencia de terceros para la ejecución de tareas

críticas, sin que haya un sentido claro de responsabilidad
de parte de ellos ante los errores que pueden cometer y su
repercusión. Además de que no tienen muchas veces una
instrucción acerca de algunos procesos clave (ej. Armado
de un pedido en pallets, contrato de seguro).

6 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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♦ Se les realizan comunicaciones a los clientes de forma

independiente al Departamento Comercial sin coordinación
previa. Se notaron errores en el nombre del cliente en
algunas comunicaciones (de las empresas y de las
personas).

♦ Imposibilidad de estimación inmediata de volúmenes del

envío previo al armado con consecuente pérdida de tiempo
para la cotización.

♦ Cotización de transporte sin buscar la opción más

económica, con posterior encarecimiento del producto.

♦ Falta de seguimiento de los pedidos una vez enviados y de

aviso al departamento Comercial en caso de haber
demoras.

♦ No hay ningún tipo de protocolo o modelo estándar a la

hora de las comunicaciones, ya sean internas (ej. Aviso de
entrada de una nueva mercadería al stock) como hacia el
exterior (ej. Comunicación de salida de pedido, llegada a
destino, confirmación del cliente, aviso de disponibilidad
de un nuevo producto).

♦ Cliente pide pedido con desplegables y va sin

desplegables.

♦ Falta de disponibilidad de muestras en forma ágil.

♦ No definición de mecanismos de envío de muestras por

Courier, muchas veces sin la optimización de costos
posible.

♦ Falta de un control automatizado del stock, entradas y

salidas, información de las partidas de mercadería (uso de
fichas escritas a mano).

♦ Falta de conocimiento de las obras a ingresar, su factible

fecha de entrada, fondo al que pertenecen, características,
etc.

Uno de los temas de fondo es la falta de confianza en un sistema que

reiteradamente ha demostrado tener graves carencias a la hora de
satisfacer las demandas de los clientes.

El objetivo es generar un sistema confiable, a partir de la experiencia, el

conocimiento y la propia gestión de sus usuarios. Un sistema en el que
todos creamos y confiemos, para luego transmitirles a los clientes esa
confianza.

No alcanza con vender libros, debemos vender un servicio integral, que

además del producto le asegure al cliente la disponibilidad de su pedido

7 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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en tiempo y forma, de la manera más eficiente y con información a su

disposición paso a paso (trazabilidad). Además podríamos ampliar las
opciones de producto a ofrecer a los clientes (personalización).

Análisis F.O.D.A.
Este análisis, muy común en el marketing, procura establecer en forma sintética
las principales Fortalezas y Debilidades propias de la empresa, así como las
Oportunidades y Amenzas del entorno.
Es un buen punto de inicio para marcar objetivos.

FORTALEZAS Y DEBILIDADES (PROPIAS)

FORTALEZAS

♦ Trayectoria y experiencia dentro del mercado.

♦ Marca reconocida y bien posicionada en el sector.

♦ Alta confianza con los clientes y proveedores principales

♦ Fondo editorial rico, amplio y variado

♦ Gran volumen de producción y favorable estructura de costos

♦ Importante cifra de ventas y share del mercado de crédito.

♦ Cobertura de distribución en todo el mercado hispanohablante.

DEBILIDADES

♦ Falta de definición de políticas y estrategias hacia el cliente.

♦ Extrema concentración de jerarquías en mandos superiores y poca o

nula autoridad de los mandos intermedios

♦ Falta de definición formal de algunos procesos de trabajo

♦ Necesidad de actualización y capacitación de algunas funciones

♦ Carencia de equipos para la resolución de problemas y mejora de

procesos

♦ Falta de actualización tecnológica y estandarización de procesos

OPORTUNIDADES y AMENAZAS (DEL ENTORNO)

8 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks
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OPORTUNIDADES

♦ Buena situación económica del área, crecimiento y tendencia a la

estabilidad

♦ Ampliación de políticas sociales y de apoyo a la cultura en la región

♦ Escasez de editores locales importantes en la mayoría de los países

latinoamericanos con capacidad de competir a nivel internacional
(más aún en crédito)

♦ Crecimiento del mercado latino en USA (40 millones de personas)

♦ Abaratamiento de tecnologías para la comunicación, gestión y

desarrollo de contenidos, excelentes recursos humanos disponibles a
bajo costo

♦ Cercanía a Brasil y potencial de negocios importante

♦ Disposición de una cartera de clientes ávidos de nuevos productos y

que quieren trabajar con los nuestros

AMENAZAS

♦ Acceso al crédito de sectores tradicionalmente marginados

♦ Fluctuación del tipo de cambio en los distintos países / Inflación

♦ Competencia de grupos multimedios de contenidos

♦ Mercados informales

♦ Reducción del ciclo de vida de los productos

♦ Crecimiento de otros canales de venta, necesidad de actualización

permanente

♦ Desarrollo de productos alternativos/complementarios al libro (Libro

Electrónico / Dispositivos de lectura / Tablet PC etc. )

♦ Rechazo acentuado a las forma de ventas tradicionales

♦ Tendencia a la adopción de soportes digitales para la transmisión de

contenidos culturales

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Análisis sobre las características principales del negocio

Principal Activo = Stock

Desde la producción editorial de los libros hasta la cobranza no hay

transformaciones materiales hechas de forma directa por nuestras
empresas.
La industrialización completa, el almacenamiento y la entrega del producto
tangible (en la mayoría de los casos) son tareas realizadas por terceros.
Esto destaca el papel de nuestra gestión como generadora de valor en el
servicio que se les brinda a los clientes.

Se puede interpretar de este modo que la materia prima del negocio es

nuestro propio capital de trabajo y su naturaleza es la intermediación en
base al cobro de:

Gestión de la producción
+
Derechos sobre el uso de los contenidos
(Que aunque intangibles, son parte esencial del patrimonio de nuestra empresa)

Principales Rubros
Gastos _ (mantenimiento, operativos e imprentas)
Ingresos _ (Venta, canjes y negocios especiales -derechos y
coediciones-)

Debido a que tanto las compras como las ventas se hacen financiadas en el
tiempo, se trata de un negocio en el que la liquidez es clave ya que el costo
de mantenimiento es constante.
Si logramos reducir los costos operativos y los devengados del
mantenimiento del capital inmovilizado (y su volumen) aumentaremos
notablemente la disponibilidad de recursos disponibles.

Es importante recordar que cada gasto extra o pérdida evitable se resta de

los beneficios y/o posibilidades de inversión.

También es importante destacar que el solo aumento de las ventas

no implica el crecimiento y desarrollo de una empresa; sino que por
el contrario genera mayores desafíos para sustentar una estructura
acorde al volumen de negocios que debe gestionarse.

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Guía para la Mejora Continua

Se presenta un modelo de 3 etapas para la planificación de las mejoras

logísticas en cada área:

1. Analizar la situación actual

(Cómo estamos hoy?)

(1.1) Identificaremos los principales procesos

(críticos)
(1.2) los definiremos y analizaremos
(1.3) plantearemos cuales son las potencialidades de
mejora en cada área, suprimiendo redundancias
y todo lo que no genere valor (enfoque de
calidad)

2. Luego plantearemos objetivos en 2 etapas:

(Qué deberíamos lograr?)

(2.1) Generar los cambios primarios y urgentes del

modelo actual. Definir los objetivos en base a
conceptos que unifiquen los criterios y guíen el
proceso de mejora continua. Ej. (“Todos los
colaboradores trabajarán con la misma versión de
programas informáticos”)

(2.2) Profundización y ampliación de los cambios a la

totalidad de la estructura, involucrando las
áreas relacionadas mediante la creación de
equipos sectoriales, que trabajen mejorar lo
realizado en el punto (2.1) de acuerdo al
análisis (1.3)

Los objetivos deben ser tangibles y ponderables para

medirse y saber si los cumplimos.

11 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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3. A continuación se presentarán las propuestas para

optimizar el trabajo en cada área y alcanzar dichos
objetivos.
(Cómo lo lograremos?)

Se dividirán los objetivos por área y orden de prioridad.

Se determinará un plan de trabajo inmediato (a 1 año)
estableciendo tareas individuales, colectivas, medio de
comunicación y periodicidad de encuentros de evaluación y
coordinación.
Se dividirán las tareas y se asignarán funciones de
facilitador y comunicador (entre grupos y hacia la
dirección).
Estableceremos las necesidades de incorporación de
recursos.
Los procesos una vez redefinidos se establecerán de forma
de estandarizarlos y controlarlos. Para esto se plantearán
fechas de implementación.

OBJETIVOS DE TRABAJO
Particulares para el Área de Comercio Exterior

Objetivos Primarios

1. Creación de un Departamento de Operaciones.

2. Planteo de las necesidades de recursos humanos y de capacitación.

Consideramos fundamental la incorporación de recursos humanos
propios en Zona Franca para el manejo de stock.

3. Definir un nuevo organigrama de trabajo de acuerdo con las

necesidades detectadas.

4. Crear equipos de trabajo en cada sector para que trabajen en las

propuestas de mejora.

5. Determinar los responsables de cada proceso y su método de

trabajo.

6. Establecer vías de comunicación para el planteo de soluciones

y mejoras a través de canales de comunicación abiertos y no
vinculantes.

7. Estandarizar los procesos y sistematizar las funciones

operativas a través de medios definidos y controlables, vías de
comunicación y criterios de actuación preestablecidos.

8. Trabajar sobre propuestas para mejorar los ratios de las

variables más importantes:

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o Rotación
o Niveles de stock / Ventas
o Costos operativos / Ventas
o LEAD TIME (tiempo total transcurrido entre la orden de pedido y que recibe la
mercadería)

Definir acciones efectivas para la mejora de estas áreas y las

herramientas de medición y control de las variables elegidas en cada
caso.

9. Aumentar la disponibilidad de información logística. Creemos que se

puede potenciar, por ejemplo, con un sistema de manejo de stock
automatizado, a través de lectores de código de barras (en pedidos,
pallets, cajas y productos)

10. Elaborar un plan de acciones para un período de 2 años, a fin de

implementar exitosamente el modelo de trabajo, medir su impacto y
ampliarlo en su alcance.

Otros objetivos:

♦ Definición de acuerdos con principales proveedores.

♦ Optimización del espacio en Centros de Distribución
♦ Estudio de la viabilidad y conveniencia de establecer nuevos centros
de distribución (caso Panamá)

Esta parte del documento corresponde a una propuesta específica para el

Departamento de Operaciones, y es independiente de las propuestas y
mejoras que se puedan considerar como consecuencia del estudio anterior.

Análisis: Principales procesos logísticos

Principales esquemas relativos a la comercialización del producto:

1. Producción en IMPRENTA ------ CLIENTE (nosotros

coordinamos)

2. IMPRENTA --- (Centros de Distribución --- STOCK) ---

CLIENTE

Operativa de Com. Exterior:

Áreas de trabajo

1- PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCION

Elaboración de planes de producción

13 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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• Definición de productos y variables

• Estimación de cantidades
• Previsión de fechas de producción, disponibilidad y entrada a
stock
• Coordinación de etapas de producción, seguimiento
• Planificación y control de la calidad del producto

2- GESTIÓN DEL STOCK

• Estimación de dimensiones, inventario actualizado

• Excedentes y faltantes de productos (liquidaciones y alerta sobre
mínimos)
• Entradas y salidas a los Centros de Distribución (movimientos y
equilibrio)

3- PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

Armado, manejo y entrega de pedidos a clientes finales

• Definición de la orden de pedido
• Coordinación de envío de la forma más eficiente
• Información y seguimiento del proceso
• Comunicaciones con los clientes (internos y externos)

El trabajo se centrará en estas 3 áreas aunque principalmente

atacaremos las carencias en los puntos 2 y 3, ya que el primero es más
complejo pues requiere de una gran disponibilidad de información a
través de canales que deben establecerse previamente fuera de la
estructura de comercio exterior.
Además, los resultados de una mejora en la gestión de los puntos 2 y 3
son fácilmente comprobables mediante indicadores.

1- PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCION

Proceso principal: Elaboración de planes de producción

Etapas

• Definición de productos y sus variables

• Estimación de cantidades
• Previsión de fechas de producción, disponibilidad y entrada a
stock
• Control de calidad de producto terminado

Objetivo: Optimización de los planes para producir lo que necesitamos

cuando lo necesitamos (productos y cantidades).

14 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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• Definición de los productos y variables a producir

La definición del libro, en sus características físicas, así como la etapa de

producción editorial que termina con el desarrollo de un archivo digital para
la impresión del producto material, son etapas muy importantes porque
determinan el producto a realizar.

No nos detendremos en ellas por el desconocimiento de los complejos

procesos de edición editorial. Donde si trabajaremos será en los aspectos
referentes a la transferencia de información, tanto el manejo interno como
para la gestión comercial.

Previo a la realización de cada plan de producción, el departamento de

operaciones necesitará saber las características de impresión.

Algunas de estas son:

• Formato.
• Número de páginas
• Número de tintas a utilizar.
• Tipo de portada, acabados y efectos
• Guardas
• Papel: Gramaje y Acabados especiales.
• Tipo de encuadernación
• Versiones especiales, estuches, extras

Una vez comenzado el plan de producción se deberán tener los archivos y la

información lista en el momento de enviarla a la imprenta. Esta es
información acerca del libro, como las versiones, características físicas,
componentes e interiores.

Información - Bases de datos:

Tanto la empresa como los principales clientes trabajan con bases de datos,
y estas requieren información de los títulos como ser:

-Imagen de portada, Título, Autor/es, Fecha de publicación, Subtítulos,

Género, Sello editorial, Cantidad de páginas, papel, Número de Tomos,
Estuche, CD, Imprenta, Dimensiones, Peso, Encuadernación, Acabados
especiales, ISBN, Código de barras, Copyright.

15 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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Para esto el departamento de operaciones y el de producción deberán

gestionar una base de datos, con lo referente al contenido de la obra y
operaciones a sus características físicas. A su vez la misma se debe
actualizar periódicamente.
Cada cambio en alguna de estas características, una vez aprobado, deberá
pasar mediante un informe con formato único a cada una de las áreas
involucradas para modificar la base de datos, los materiales promocionales,
fijar precios, comunicar a clientes y procesar el stock diferenciado a partir
de ese momento.

Considerar los cambios y variables en los productos (coordinado con MKT,

comercial y producción).Ver la posible aplicación nuevos modelos de
producción reducida y/o personalizada (Print on Demand)

Nuevos títulos:

Además de un producto se genera un nuevo caudal de información que

debe ser oportunamente comunicado a cada área de interés.
La disponibilidad de información y contenidos de los nuevos títulos puede
potenciar su pre venta, aumentando la rotación.

• Estimación de las cantidades de producción

En base a las demandas del departamento comercial, sobre datos de pre-

venta, potencial de ventas y reposiciones.

Información necesaria:

1- Administración
Históricos de venta por producto y su respectiva tendencia en los últimos 12
meses.

2- Dirección
Establecer prioridades de productos sobre los que se trabajará en la
temporada.
Determinar el período a cubrir con la producción.

3- Centros de Distribución
Stock disponible y proyectado.
Datos sobre rotación de los productos.

4- Comercial
Reportes del departamento comercial sobre nuevos pedidos confirmados y
pre venta.
Proyección de ventas para el período de 12 meses.

• Determinar el orden de producción y estimar sus posibles

fechas de entrega.

Información necesaria

16 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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Dirección Comercial – Determinación de un cronograma de las fechas

óptimas de salida al mercado para los productos según temporadas por
países y potencialidades. (por semestre)

Centros de Distribución – Necesidades de stock y potencial de

desabastecimientos para el período previsto en la producción. (6 meses o 1
año depende del producto)

Operaciones / Imprenta - Estimación del tiempo necesario para la

producción de acuerdo al tipo de producto y el volumen. Determinar
opciones de transporte

Planificación final de la producción para el período:

Una vez establecidas:

A) Las cantidades necesarias de producción

B) Fechas estimadas de salida al mercado (cronograma)

-Se evaluará la conveniencia financiera y/o logística de buscar nuevos

proveedores para alguno de los productos a fin de cumplir el plan.

-Se medirán las posibles variables que existan referentes al costo y su

repercusión sobre el plan proyectado (tendencia del precio del papel,
evaluación del tipo de cambio)

-Por último se dispondrá de un cuadro de referencia de precios, que

compara las cotizaciones para diferentes productos que ofrecen
proveedores diversos, así como sus condiciones de financiación y sus plazos
de entrega.

Plan de producción (tentativo)

El plan será revisado y aprobado por la Dirección antes de considerarse

definitivo.
Una vez establecido un plan tentativo, se procederá a la negociación por
parte de la dirección con las imprentas y la comunicación de los cambios
que se consideren convenientes para la ejecución del plan.
En base a ello la dirección aprobará un PLAN DEFINITIVO.

El seguimiento de cada proveedor será importante para la negociación y las

entregas a los clientes en fecha.

Una vez aprobado el Plan de Producción.

Se comunicará a los diferentes centros de distribución sobre el

calendario previsto de entrega de productos.

Se comunicarán al departamento comercial las fechas de entrega a

clientes y de entrada en stock de productos.

17 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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Estas tareas corresponden al departamento de operaciones, en

coordinación con los encargados de producción.

SALIDA DE PRODUCCION: Control de Calidad del producto

terminado

- Control de calidad, ver si las partidas de imprentan cumplen con los

requerimientos especificados para cada producto
- Recepción de clientes, control de llegada OK
- Recepción de mercaderías en los centros de distribución.

2-STOCK

Gestión del Inventario (Stock)

- Estimación de dimensiones, inventario actualizado

- Excedentes y faltantes de productos (liquidaciones y alerta
sobre mínimos)
- Entradas y salidas a los Centros de Distribución (movimientos
y equilibrio)

El Stock es el principal activo tangible de la empresa (y una gran

fuente de gastos).

El gasto de mantenimiento de un stock sobredimensionado es improductivo

y se va acumulando sobre el costo del producto. Un aspecto peligroso de
este asunto es que rara vez se mide, tomando como costo del producto un
valor distorsionado.

Si se pudiera reducir el stock no sólo aumentarían inmediatamente la

liquidez, los beneficios netos y la capacidad de inversión, sino que también
se reducirían permanentemente los costos operativos derivados del
mantenimiento de ese excedente de stock.

Buscaremos que el stock tenga su mínima dimensión en relación al volumen

de ventas para que la rotación sea la más alta posible. Se trabajará hacia un
modelo tendiente al “stock 0”.

Con una estimación de la demanda lo más acertada posible, más un

seguimiento continuo de la producción y las ventas, se podría
reducir la incidencia del stock sobre el total producido y con ello
disminuirán los gastos considerablemente.

También trabajaremos para:

• Poder prever desabastecimientos y excesos de productos en los

Centros de Distribución.

18 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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• Reducir los costos de almacenes y transportes (estos últimos inciden

en el costo final que tiene el producto para el cliente)

• Generar un flujo de información constante y sistematizado que

colabore a tener información disponible y actualizada en forma
permanente.

MEJORA DE LA EFICIENCIA DEL STOCK - Procedimiento

Evaluación del stock actual

En un principio y para ganar tiempo se tomará como válida la información

disponible sobre el stock. Mientras se trabaja con esa información se
planteará un relevamiento de los elementos del inventario (cantidades,
antigüedad y estado)

Se determinarán los excedentes y de acuerdo a las cantidades y tipos de

productos se procederá a su promoción con el fin de limpiar las bodegas de
elementos de difícil comercialización y baja rotación. (Productos
Promocionales)

Por ejemplo: se puede comenzar a premiar a los clientes que paguen en fecha con
un % de bonificación sobre esa lista de productos “promocionales”.

Dado el stock actual se estudiará:

Productos que presentan excedentes de stock de acuerdo al Plan de Ventas

a 12 meses.
Se debería liquidar por encima de un 20% del excedente con una estrategia
comercial enfocada a ello, (Productos Promocionales, catálogo y sector
especial en Buenos Aires, Bogotá o Guadalajara)

Productos Antiguos, (caso similar)

Finalizada esta etapa si se procederá a verificar la validez de los datos

existentes acerca de la mercadería en stock y finalmente se determinará el
stock real.

Debería definirse una estrategia acerca de la forma de almacenamiento

dentro del Centro de Distribución de acuerdo a una lógica (agrupar por
sellos, tipos de productos, temporadas de venta)

Se establecerá un nivel mínimo de stock para cada línea de producto como

% de las ventas anuales, por lo tanto la cantidad mínima de stock será un

19 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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dato variable que se actualizará automáticamente y estará disponible, salvo

excepciones (ej. productos zafrales)

Se estimará el costo anual de mantenimiento del stock para ponderarlo y

controlarlo.

Envases y embalajes

• Homogenización de tamaños: establecer un mínimo de cajas

necesario de diferentes tamaños para empacar cualquier clase de
libro en base a los formatos actuales.
• Definir cantidades por caja idénticas para productos de mismo
formato.
• Asimismo se prevé la rotulación de cajas incluyendo la información
referente a su contenido.
Las cajas son además de un envase, un medio de comunicación.

GESTIÓN DE CENTROS DE DISTRIBUCIÓN

• Cantidades en stock de los distintos depósitos.

• Aviso de embarques para provisión del espacio con copia a oficinas
coordinadoras para supervisión.
• La información la gestionará operaciones que dispondrá a diario de
los niveles de stock, los ingresos en curso, las salidas pendientes, las
pérdidas, el costo estimado de mantenimiento a ese nivel, ya sea de
manejo interno como de gastos externos.

La interconexión debe darse a través de canales informáticos actualizada a

través de lectores de código de barras, para ello en cada depósito debería
haber un Laptop, conectado a Internet para transmitir la información y los
informes al resto.

Se designarán las personas encargadas del Stock, ya sea en cada Centro de

Distribución como en las oficinas de coordinación. Estas personas trabajarán
con la dirección de operaciones en la readecuación de sus informes así
como el establecimiento de nuevos informes y reportes (ej. Entradas y
salidas, niveles de stock, rotación, aviso de potenciales desabastecimientos)

Sería conveniente trabajar mediante un sistema de Stock del tipo FIFO, lo

primero en entrar es lo primero en salir. Esto impide la coexistencia de
varias ediciones del mismo título en stock y hace que siempre tengamos
disponible la mercadería con menor tiempo de almacenaje.

Se sugiere trabajar con un programa de gestión de stock, basado en

lectores de códigos de barra, primero mediante una prueba piloto con un
sello. Buscamos que se lea el código de cada mercadería que ingresa o sale,
esta información se almacenará en un sistema de gestión de inventarios
que a su vez contendrá todas las características asociadas a cada producto

20 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 21

y partida. Los mismos códigos estarán disponibles en las fichas de producto

en las oficinas, donde también se dispondrán de lectoras.

Los datos de este sistema complementarán el del sistema de administración

en uso actual, y acelerarán la disponibilidad de información y el armado de
los pedidos. El sistema actual no se ha podido adaptar a nuestras
necesidades de información en este sentido. En la actualidad se manejan
aspectos de producción y stock a través de planillas de Excel, que conviven
con el sistema de gestión (Plataforma) por lo que no vemos inconvenientes
en la convivencia a futuro de un programa de gestión automatizada de
stocks y el sistema administrativo actual.

La coordinación se deberá llevar a cabo por Operaciones que recibirá

información diariamente y coordinará las entradas y salidas de mercadería
desde y hacia cada depósito a través de las oficinas de gestión y el personal
en depósito.

El Departamento de Operaciones recibirá a su vez información de bajas de

inventario excepcionales y demás información de importancia.
Cuando hablamos de Departamento nos referimos a un equipo de personas
con objetivos comunes, tareas definidas y una estructura de trabajo, no
tienen por que estar en el mismo lugar físico ni trabajar exclusivamente en
este sector.

La utilización de un sistema de código de barras (con un código numérico

asociado) puede a su vez, generar códigos para cada pedido en lo que se
resuma toda la información referente a los mismos, lo cual facilita
notablemente su rastreo.

Se deberían unificar criterios en el manejo de la información (llamar a los

títulos por su nombre)

Distribución física del inventario

Consideramos ideal el almacenamiento en pallets con etiquetas que

referencien la información del producto y su partida correspondiente
(códigos)

Stocks mínimos y excedentes

Hay que determinar los productos de mayor rotación (generadores de

valor), los cuales no deben sufrir desabastecimientos.

Los niveles del Stock “inicial” para cada zafra de ventas serán determinados
por el plan de ventas, de acuerdo al Dto. Comercial y para estar a resguardo
de la demanda, estimándose una reposición semestral o anual de acuerdo
al plan de producción.

Se establecerá un nivel de stock mínimo (cantidad correspondiente a un %

de ventas en el período), por debajo del cual habría que planificar una

21 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 22

nueva producción del producto, este plazo debería irse reduciendo en la

medida que mejore la eficiencia del sistema de producción.

Tres veces al año se debería estudiar la conveniencia de un embarque

propio de ajuste de stock entre los diferentes depósitos, consolidando
información de los 3 sellos. Se verá la posibilidad de redistribuir la
mercadería coincidiendo con las principales ferias (BA, Bogotá, FIL) como
forma de plantear ofertas a los clientes de cada área geográfica.

Semestralmente (abril / octubre) también se debería hacer un relevamiento

del stock para determinar los productos a liquidar, remanentes, excedentes
o de sustitución por nuevas ediciones.

ANÁLISIS DE PROCESOS

Flujos de información generada:

STOCK // ENTRADA // SALIDA

PROCESOS

STOCK

- Del depósito a oficina (Operaciones)

- Verificación
- Disponibilidad para Comercial

ENTRADA DE MERCADERIA

- De Operaciones a oficinas locales y depósitos

22 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 23

- Coordinación de llegada y disponibilidad de espacio (inclusión en

stock pendiente de ingreso)
- Procesamiento de entrada – depósito y oficina
- Informe a Operaciones
- Nuevo Stock actualizado y confirmado

SALIDA DE PEDIDO

- (Ventas) a Operaciones y oficinas locales

- Coordinación oficinas locales y depósito (inclusión en stock reservado
pendiente salida)
- Comunicación detalles salida a Operaciones
- Informe a destinatario
- Confirmación de salida (baja definitiva de stock)

Para agilizar esto y disponer de información actualizada y confiable se hace

necesario disponer de personal propio para la realización de la entrada y
salida de las mercaderías, equipado para tener total conectividad y con la
formación adecuada para la resolución de sus tareas asignadas.

3- PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

- Armado, gestión y entrega de pedidos a clientes finales

- Definición de la orden de pedido

- Información y seguimiento del proceso, procesos de
comunicación entre las áreas.
- Coordinación de envío de la forma más eficiente.
- Comunicaciones con los clientes (internos y externos)

COORDINACIÓN DE LOS PEDIDOS

El departamento comercial coordinará con operaciones el origen y destino

de las mercaderías requeridas x los clientes.
Se establecerán las prioridades de común acuerdo, en base a los
requerimientos comerciales y la capacidad de operaciones.
Se generará un informe sobre los pedidos. Contiene productos precios y
cantidades,
características del embarque – peso y dimensiones. (Mejor forma de
acondicionar la mercadería).
Coordinación de las fechas de entrega y aviso a los clientes ante salidas.

Transportes

Buscaremos tener un cuadro con las principales vías de transporte de forma

de consolidar y prever los costos de los envíos. Además disponer de una

23 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 24

lista de proveedores por destino para la cotización para el caso de grandes

volúmenes o urgentes.

Se archivarán al cerrarse la carpeta del pedido los costos finales de

transporte y operativa del envío para tener un registro que facilite la
estimación en casos futuros similares de acuerdo a peso volumen y costo
FOB.

Estimación del tipo de carga.

Contenedores – método de cálculo del volumen total de una determinada

carga por la sumatoria de los volúmenes de los productos correspondientes
más un índice estimativo del espacio de desperdicio para ese volumen
teniendo en cuenta posibles variantes (ej, palletizado). De esta manera
determinar % de llenado y conveniencia de consolidado, numero de pallets
posible o % de contenedor lleno.

Consolidación

Se esperará con un máximo de un mes al alcance del 70% de llenado de

contenedores en caso de envíos de imprenta.
Se evaluará la viabilidad en los diferentes mercados de consolidar envíos en
contenedor cerrado consolidando pedidos de varios clientes, con la opción
de ofrecerles el envío con flete pago (ideal para ferias).

Buscar la sistematización del proceso de embalaje de cajas, y preparación

de la carga.

Carga y descarga

Cargar primero en origen lo que saldrá último y disponer de la misma forma

en depósito teniendo más a mano lo que tenga mayor salida.

CREACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

PLAN DE DIRECCION DE OPERACIONES

El nuevo departamento deberá trabajar en la mejora constante, servir de

referencia a los restantes en la implementación de procesos, supervisar
éstos y centralizar la información de su competencia.

La dirección toma las decisiones a la vez que debe pedir la información

necesaria para la toma de decisiones.

24 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 25

Integrantes del Departamento de Operaciones:

• Encargados en Centros de Distribución

• Encargados en Oficinas
• Dirección de Operaciones

Los encargados en oficinas serán responsables del control de la información

correspondiente a su área, generada desde los centros de distribución, la
dirección analizará la información para conocer el estado de situación
actualizado (stock, salidas, entradas, rotación).
A su vez la dirección de operaciones promoverá las acciones de mejora
continua en el resto de la estructura.

Se trabajará con información de todos los procesos y áreas bajo su dominio.

Debería recibir reportes de las áreas involucradas en los procesos logísticos
periódicamente.

El departamento mantendrá una comunicación periódica y constante en la

búsqueda de la mejora de sus medios de trabajo (reportes, informes, etc.)

Funciones del Departamento de Operaciones:

• Elabora los Planes de Producción

• Trabaja con la información de los distintos centros de distribución, la

supervisa y consolida.

• Junto con el departamento comercial y los centros de distribución

coordinará el despacho de mercaderías a los clientes.

• Recibirá y procesará cualquier aviso sobre contingencias en la

producción y/o distribución de los productos.

• Analizará la factibilidad de las operaciones especiales junto al Dto

Comercial y la Dirección.

• Genera estadísticas sobre la marcha de los modelos de mejora

continua y sobre el rendimiento de la operativa (ej. Rotación)

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES
Funciones Específicas

INFORMES A IMPLEMENTAR

25 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 26

 Sobre el Stock: Semanal y Mensual Completo con previsiones de

altas y bajas. Se indicarán posibles desabastecimientos y excesos
estimados.

 Semanal y Mensual sobre las Operaciones de los distintos centros

de distribución. Entradas y salidas efectivas.

 Rotación: Tabla indicando los niveles por títulos.

 Producción: Planes de producción (semestrales/anuales) Las

fechas estimadas para presentar los planes a la dirección son abril
y octubre.

 Informe de seguimiento del plan de producción (desvíos y

cambios)

 Informe de disponibilidad de nuevos productos, con la información

referente a los mismos.

Otras funciones y reportes

Deberá tener disponible la información para la dirección en el momento que

lo solicite y entregarle informes periódicos referentes a los temas
principales (stock, producción, pedidos en proceso, rotación, etc.)

Coordinación del Programa de Mejora Continua, canalización de

sugerencias.

Implementación de informes de área, aplicación de herramientas de gestión

de la calidad, como las 5 S, en cada departamento.

5 S: “nunca tendrás una segunda oportunidad de crear una primera impresión”

modalidad de trabajo que implica que cada uno se haga responsable de su
ambiente de trabajo y creación de equipos para trabajar sobre 5 conceptos clave
para la mejora continua de las condiciones laborales, apunta a la responsabilidad,
mejora del ambiente y por consiguiente a la productividad.

La implementación de la herramienta de las 5 S constituye

generalmente el primer paso para la implementación de una cultura
de calidad en las organizaciones, ya que involucra al personal en la
aplicación de soluciones a sus problemas cotidianos y la mejora de
su entorno laboral.

26 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 27

INFORMACION LOGISTICA NECESARIA

Para la elaboración de planes de producción y la toma de decisiones
(planificación)

Necesidades de información:

1. Sobre Ventas: x Mercado / Clientes / Productos y Líneas / Informes

Periódicos
2. Entregas desde Imprenta: % del total / principales destinos.
3. Fechas de entregas.
4. Fechas de salida al mercado, nuevos productos y temporadas.
5. Stock: Movimientos, Composición y Valoración
6. Paretto: de Ventas x clientes / productos
7. Estimación de la rotación
8. Informes de estimación de la demanda del Dto. Comercial
9. Base de datos con info. de productos comercial y características

Sistema de previsión de la demanda: Elementos a considerar

Las curvas de venta pueden dar una clara idea sobre el ciclo de vida de
cada producto y estimar su demanda futura.
A ello debemos añadir que se conocen cuales son los períodos del año de
mayor demanda para cada producto (zafras).
Esto sumado a cuales sean sus mercados más importantes y la tendencia
de estos darán la pauta de la demanda a corto y mediano plazo.
Además se deberá disponer de información para el seguimiento de las
economías.

OTRAS INFORMACIONES A TENER EN CUENTA

• Estado de cuenta de los clientes

• Indicadores del mercado: papel / petróleo / PBI / cuadro de costo
producción / tipo de cambio y tendencia

27 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 28

IMPLEMENTACIÓN:

Este esquema ilustra el proceso de elaboración de los planes de

producción:

• En la primera etapa Operaciones recopila la información necesaria.

• En la segunda, se aprueba un plan definitivo por parte de la
Dirección.
• La tercera etapa comunica el plan a Imprentas, Centros de
Distribución y Dto Comercial.
• Finalmente, en las 2 últimas etapas, se procede a la entrada de la
mercadería en stock y la entrega a los clientes (desde los Centros de
Distribución o desde Imprenta)

Debemos integrar la función logística en todas las áreas involucradas de

forma que haya una plena conciencia de su importancia. Buscaremos
disponer de la información que cada área debe transmitir dentro del
esquema.

Una vez realizado esto aumentaremos el flujo de información entre los

interesados. El nuevo departamento irá trabajando con las restantes áreas
de la empresa para que estas identifiquen sus flujos de información,
entrantes y salientes.
Buscaremos la generación de equipos de mejora y canales para el planteo
de propuestas.

28 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 29

CONEXIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS

No se puede trabajar de forma aislada.

DEPARTAMENTO COMERCIAL

♦ Información sobre los clientes para la administración.

♦ Realiza semestralmente una previsión de ventas para el período en
cada mercado.
♦ Es quien genera las órdenes de pedido de mercadería para el
comienzo de la cadena logística.

ADMINISTRACION

♦ Procesa las órdenes de pedido junto a operaciones.

♦ Seguimiento de ventas por mercado, informes mensuales de ventas
concretadas.
♦ Mantiene el estado de cuenta y las fichas de cliente en base a info.
del Dto Comercial.
♦ Realiza informes históricos de venta.
♦ Recepción y envío de documentación necesaria para los movimientos
de comercio exterior de mercaderías (Impo – Expo).

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION EDITORIAL

♦ Genera una base de datos completa sobre cada título en la que se

encuentra toda la información referente al mismo, así como imágenes
y materiales auxiliares suministradas por publicidad.
♦ Recopilará muestras de cada título de reciente impresión, formando
bibliotecas en cada una de las oficinas con los títulos de mayor
interés.
♦ Comunicará al Dto. de Operaciones las modificaciones a efectuar en
los títulos, previas a su producción, así como el lanzamiento de
nuevos títulos, etc.

OFICINAS LOCALES (Argentina, Colombia, Uruguay)

♦ Generarán informes de Stock actualizados.

♦ Presentarán la documentación necesaria para el envío y recepción de
mercaderías.
♦ Facturarán en caso de ser necesario.
♦ Informarán sobre opciones de transporte existentes.
♦ Informarán al Dto. Operaciones sobre contingencias que pudieran
existir.
♦ Mensualmente se evaluarán todos los costos que surjan de las
funciones operativas en cada centro de distribución.

DEPÓSITOS

29 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 30

♦ Harán el control de calidad de los productos en base a las

especificaciones recibidas.
♦ Brindarán un reporte semanal de operaciones (salidas / entradas)
♦ Informarán a las oficinas locales sobre cualquier evento de
relevancia.
♦ Coordinarán las necesidades de recursos para satisfacer demandas
específicas en los pedidos.
♦ Controlarán los embarques para que se cumplan las especificaciones
de los mismos.

PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DE LA FUNCION LOGISTICA

ETAPAS:

1) DEFINICION DEL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE

OPERACIONES.

2) DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS (ASIGNACIÓN Y

PRESUPUESTO)

3) CAPACITACIÓN TECNICA Y CONTRATACION DE RRHH NECESARIOS.

4) CONEXIÓN ENTRE LAS DISTINTAS AREAS INVOLUCRADAS.

5) CAPACITACION PARA ENFOQUE EN PROCESOS.

6) CONCIENTIZACION DE LOS PROCESOS DE MEJORA CONTINUA,

IMPLEMENTACION DE LAS 5 S

7) CONSOLIDACIÓN DE CANALES PARA LA TRASMISIÓN DE LAS

PROPUESTAS DE MEJORA.

8) IMPLEMENTACIÓN PRIMARIA (SECTORIAL) Y PUESTA EN MARCHA

30 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 31

9) ANÁLISIS DE PRODUCCIÓN, STOCK, C DISTRIBUCION, ROTACIÓN,

ETC.

10) AMPLIACIÓN: NOMINATED VENDOR DE PRODUCTOS ESTRELLA

11) FUNCIONAMIENTO DE AMBOS MODELOS Y TENDENCIA AL

SEGUNDO.

Objetivos Logísticos Tangibles

1. Mejora de la Calidad del Servicio al Cliente

2. Aumento del volumen de información disponible para la planificación

estratégica.

3. Estimación y cumplimiento de los Planes de producción, mejora en

su estimación. Previsibilidad de costos y tiempos de salida al
mercado.

4. Incremento de la Rotación mediante Reducción de Costos, Stock y

Manejo de Márgenes establecidos. Esto genera productos de gran
rentabilidad.

5. Reducción de los desajuste de Stock, reducción de su costos fijos y

operativos. Mejora en la estimación del stock (exactitud de
inventarios).

6. Baja del Costo Operativo, descenso del capital inmovilizado,

aumento de la liquidez. Posibilidades de inversión y mejora de
resultados.

31 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 32

7. Potenciar el desarrollo de productos innovadores con una mejor

estructura y especialización de los recursos. Mejora en el
posicionamiento de nuestra empresa hacia el exterior.

8. Mejora de la elaboración de Promociones / coordinación de

Lanzamiento de Productos. Oportunidades de mejora de la
rotación y eliminación de productos poco exitosos.

9. Satisfacción de clientes, mejora en el cumplimiento de

condiciones y plazo de entrega. Oferta de mejores productos,
planes promocionales, producción personalizada, planificación
conjunta, alianzas, etc.

10. Reducción del Lead Time (Tiempo de Entrega) y Tiempo Rector

(Tiempo que tarda un pedido en convertirse en Dinero). Aumento de
la liquidez y mejora del servicio.

AMPLIACIÓN DEL PLAN (etapa 2 PRODUCCION)

Una vez implementado el sistema de previsión de la demanda que

nos permita determinar las cantidades más convenientes de producción,
se buscará dar un paso más para la mejora de la logística del grupo.

NOMINATED VENDOR

QUE ES?

Una Asociación Estratégica con los proveedores (imprentas en nuestro

caso), mediante un acuerdo para el suministro de determinada cantidad de
producto en condiciones preestablecidas.

Ejemplo: se negocia de antemano la producción de 50.000 enciclopedias para un

período de 12 meses. Se estipulan 5 entregas de 10.000, las cuales se pueden
subdividir en embarques de hasta 2.000 unidades. Al superar el 70% del
contenedor la imprenta para el envío. Tiempo máximo de entrega de cada partida
de 10.000 unidades, 60 días.

PARA QUE SIRVE?

32 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 33

• Conocer y asegurar la disponibilidad de producto a un precio

determinado.
• Reducir el costo de tener un stock
• Mejorar el servicio a los clientes.
• Reducir el tiempo de entrega.
• Fidelizar clientes con ediciones especiales personalizadas (tapa,
estuches, etc)

Trabajaremos con los datos que surjan de la etapa anterior, ya que al

alcanzar un determinado tiempo de implementada esperamos disponer de
una fiable fuente de información sobre la cual estimar la demanda.

Llegado el final del primer año, se realizarán los siguientes

estudios:

-Paretto de volumen de ventas para cada mercado (por

productos)
-Tabla que indique el índice de Rotación de los productos.
-Gráfico Histórico de Ventas.

De ellos surgirán los productos estrella, con mayor peso relativo dentro
del total de ventas y un nivel de rotación medio/alto (en esto influye el
margen).

Se tendrán en cuenta las variables del entorno que pudieran influir en las
estimaciones de los volúmenes de venta que se asignarán a los diferentes
mercados, como ser la situación económica y política de los países, los
eventos que durante el año pudieran afectar las ventas de un determinado
producto o país, etc.

Con esta información, se realizará una estimación de los volúmenes de cada

producto que se colocarán en el mercado durante la etapa en cuestión, de
forma similar al procedimiento de armado de los planes de producción.

BUSQUEDA DEL NOMINATED VENDOR

Una vez definidos los productos que saldrán al mercado y las cantidades de
cada uno que se necesitarán proveedores de los mismos.

La propuesta a las imprentas será que se comprometan a suministrar un

volumen determinado del producto en ese período, bajo determinadas
condiciones.

El acuerdo establecerá un precio fijo unitario en base a un pedido anual de

ese producto, se detallarán las características del producto y los destinos
posibles contemplados para su envío. La idea es contratar la producción
anual de antemano, fijar un precio y evitar tener que almacenarlo nosotros.

33 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

 34

(ej. Un diccionario la imprenta lo envía a cada mercado cuando corresponde

la zafra, pero lo puede imprimir todo junto)

De este modo la imprenta se compromete a suministrar una cantidad del

producto durante ese período de acuerdo a los pedidos que le realice la
empresa cuando esta lo considere oportuno.

ESPECIFICACIONES DEL ACUERDO

Una característica importante del acuerdo es que establecerá un tiempo

máximo (a determinar) para la entrega de los pedidos solicitados por
nuestro grupo (estableciendo cantidades mínimas y máximas de las
partidas).

Se incluirán cláusulas en el contrato de actualización y/o anulación, que

establezcan las variaciones en el precio una vez superado el volumen del
contrato, o que pasa si no se alcanza (lo ideal sería dejarlo a cumplir en el
siguiente período mediante un reajuste del precio) y los demás indicadores
que determinarán los cambios que pudieran ocurrir (ej. topa del tipo de
cambio)

Implementación

Una vez pasada la etapa que se firmen los diferentes contratos con las
imprentas, se trabajará conociendo el precio de costo de un producto para
un período, y este no variará. A la vez, se podrán salir a vender los
productos con un tiempo de entrega controlado, y mucho menor al habitual,
mejorando la respuesta a los pedidos.

Otra gran ventaja es la disminución del stock, que permite reducir en forma
importante los gastos derivados de su mantenimiento, así como los costos
de las operaciones.

Los clientes que superen determinado volumen serán bonificados con un

precio especial ya que las imprentas pagan el flete de las mercaderías que
superen un 70% de cabida en los contenedores. Se puede llegar a trabajar
con “flete pago”.

Se podrán asignar cuotas de los volúmenes comprometidos para que

grandes clientes tengan su propia versión de las obras en poco tiempo y con
capacidad de reposición.

Comenzaremos con los productos que justifiquen por sus expectativas de

venta la implementación de esta herramienta, con los demás continuaremos
trabajando de forma habitual hasta que se considere oportuno el pasaje a
este nuevo modelo.

El sistema es ideal para series de títulos de formato similar y productos de

gran volumen de ventas anual.

34 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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ETAPAS DE LA IMPLEMENTACION

AÑO 1 – Creación del departamento de operaciones

Puesta en marcha del programa de mejora continua
Modelo de estimación de la producción (1)

AÑO 2 - ( 1 ) + Nominated Vendor ( 2 ).

Sucesivos… Tendencia a consolidación de ( 1 ) y ampliación de ( 2 ).

• CONCLUSIONES:

o En una primer etapa apuntamos a consolidar la

estructura que consideramos debe existir en una
empresa con esta actividad.

o La estructura no son solo los recursos materiales y

humanos asignados a la función logística, sino los
métodos de procesamiento e intercambio de
información a implementarse.

o Una vez que se estime que el aumento de la eficiencia

así lo permita se irán incorporando más herramientas
logísticas.

o El proceso gradual en un principio lo enfocamos desde

el servicio, tomando al cliente como eje de nuestra
gestión.

o El stock, la producción controlada y la determinación de

los niveles de rotación serán indicadores de la evolución
de la mejora.

o Al alcanzar el éxito en esta etapa, con una buena

estimación de los planes de producción, podremos
aumentar aún más la apuesta, aproximándonos al
concepto Just In Time, a través del Nominated Vendor.

o A la mejora en la eficiencia nos aportará una todavía

mayor reducción de costos y una clara ventaja
competitiva de cara al cliente.

o De esta forma se capitaliza la empresa tanto de forma

interna aumentando su eficiencia como hacia fuera,
generando una mejor imagen, en definitiva siendo más
competitiva.

35 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks

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ARTICULOS DE INTERÉS

libro “Cómo Elegir Títulos Rentables” - Fondo de Cultura Económica

36 Logística de Comercio Exterior – Grupo CLASA- Latinbooks