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Développement d’habiletés de gestion

GESTION DU TEMPS

➟ 1. Résumé des concepts vus lors de la session


portant sur la gestion du stress - Suite et fin
➟ 2. Exposé sur la gestion du temps
➟ 3. Exercices individuels et de groupes
➟ 4. Plénière
➟ 5. Préparation pour la session 4
➟ gestion des réunions

Faculté des sciences de l’administration Jacques Grisé, professeur de Management


Gérer le temps
Auto-diagnostic

➤ Objectif : prise de conscience de l’ampleur du problème


On est à la merci Le temps est géré
du temps efficacement

➤ Exercice d’auto-diagnostic
➤ Pendant 2 semaines, notez dans votre agenda :
➤ tout ce que vous faites le temps que vous y consacrez
➤ les résultats que vous obtenez les causes des empêchements
➤ À la fin de chaque journée, consacrez 15 minutes pour reviser vos notes et vous poser les
questions suivantes :
➤ Cette activité était-elle nécessaire ? Le temps alloué était-il justifié ?
➤ Les résultats anticipés ont-ils été atteints ? Le moment de l’exécution était-il
opportun ?

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Situation personnelle

➤ Il faut connaître nos habitudes d’utilisation du temps


☛ Comment gérez-vous actuellement votre temps?
☛ Dans quel domane dois-je améliorer ma gestion du temps ou en
modifier l’allocation ? (Faites le tempogramme)
➤ Conseils pratiques pour être plus efficace et faire des
économies de temps.
➤ au téléphone
➤ en réunion de travail

➤ en entretien face à face

➤ en lisant

➤ en gestion de courrier ou de documents

➤ en déplacement
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Bilan de la gestion du temps
Analysez votre situation

Trois possibilités ou une combinaison


de celles-ci:
➊ Vous avez un problème de
comportement ?
➋ Vous vous organisez mal ?
➌ Vous en avez trop à faire pour vos
capacités ?
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1. Problème de comportement

➤ MANQUE DE CONFIANCE - recherche de la


perfection
➤ HABITUDE DE REMETTRE À PLUS TARD
(procrastination)
➤ CAUSES SOUS-JACENTES À LA
PROCRASTINATION
➤ 3 TYPES DE DIVERSIONS MENTALES
➤ CONTRER LA PROCRASTINATION
➤ GÉRER PAR CRISE

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2. Problème d’organisation

✔ FIXEZ DES OBJECTIFS - PLANIFIEZ


✔ IDENTIFIEZ VOS SOURCES DE PERTE DE TEMPS
(EXERCICE)
✔ UTILISEZ UN AGENDA
✔ LISEZ EFFICACEMENT
✔ RATIONALISEZ L’USAGE DU TÉLÉPHONE
✔ GÉREZ LES RÉUNIONS EFFICACEMENT
✔ CONCENTREZ-VOUS ET FAITES UNE CHOSE À LA FOIS
✔ ALLOUEZ LE TEMPS ET LES EFFORTS EN FONCTION
DES PRIORITÉS
✔ ATTENTION AUX INTERRUPTIONS
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Causes des interruptions

➤ Causes externes ➤ Causes internes


❏ Téléphone ❏ Manque de discipline personnelle
❏ Visiteurs inattendus ❏ Incapacité à déléguer
❏ Environnement sujet aux crises ❏ Bureau encombré
❏ Patron trop curieux/contrôlant ou ❏ Procrastination
insécure ❏ Ego (seulement moi pour
❏ Manque d’aide (secrétaire/assist.) répondre aux questions)
❏ Subordonnés mal formés ou trop ❏ Peur d’offenser (si on ne répond
dépendants pas soi-même au téléphone)
❏ Système téléphonique inadéquat ❏ Désir de se montrer disponible
❏ Emplacement du bureau (près de ❏ Être plus sujet aux interruptions :
la porte d’entrée, des insécurité, attention limitée, ne
distributrices, des toilettes) pas aimer son travail
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3. Problème de surcharge

❉ Apprendre à dire non


❉ Vérifier les rôles et les attentes des
autres
❉ Déléguer, responsabiliser les
collaborateurs
❉ Solliciter de l’aide
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«Sources de pertes de temps» Un exercice

❶ Individuellement, reprendre l’exercice et identifier les actions


prioritaires; puis, dressez
➀ un plan d’action réaliste
➁ un échéancier
➂ des moyens de contrôle
➃ un engagement avec vous-même ou avec quelqu’un d’autre
➋ En groupe, déterminez certains moyens efficaces pour minimiser
les pertes de temps
➌ Brosser le portrait d’une personne qui gère bien son temps
➍ Compte rendu à la classe
➎ Plénière

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Prenez le temps
de gérer le temps

➤ Faites une liste journalière des tâches ➤ Déléguez le plus possible


➤ Déterminez vos périodes de ➤ Préservez au moins une heure sans
forte productivité et programmer en interruption
conséquence ➤ Lunchez au bureau au moins 1 ou 2
➤ Faites filtrer vos appels, utilser un midis par semaine
répondeur ➤ Lisez efficacement et notez les idées
➤ Disposez votre mobilier pour utiles
décourager les visites inopportunes ➤ Téléphonez aux gens entre 8h00 et
➤ Classez ce qui sera utile à nouveau 9h00 ou entre 16h30 et 17h00
➤ Inscrivez en tête de liste de demain ➤ Prendre du temps pour planifier et se
les choses non-accomplies garder des moments pour soi
aujourd’hui

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Le temps, la vie...

➤ Ce n’est pas le temps qui passe, c’est nous;


➤ Quoi que nous fassions, nous arrivons tous ensemble au
1er janvier (à condition de survivre);
➤ Ceux qui emploient mal leur temps sont les premiers à
se plaindre de sa briéveté;
➤ Fuyons ceux qui perdent leur temps car ils ne savent
pas le faire seuls
➤ “Changer, c’est remplacer une mauvaise habitude par
une nouvelle” - (Érasme)
➤ “Le temps où on donne au temps le temps de nous
rejoindre” - (Vigneault)
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