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GUIA DE APRENDIZAJE 5
Esta guía lo ayudará y orientará en el proceso auto formativo que le permitirá conocer e
incrementar sus conocimientos respecto a los libros de comercio. Es por eso que se ha
desarrollado un resumen para que el aprendiz estudie el tema, pero donde él también debe
poner de su empeño por medio de la investigación para conocer a fondo del tema, y además
elaborará unas actividades recomendadas para poner en práctica lo aprendido.
Recuerde que todo método de enseñanza-aprendizaje requiere de técnicas y métodos de
estudio, además de dedicación disciplina y responsabilidad.
Objetivos:
Registrar la información contable en los libros principales y auxiliares contables.
Reconocer los aspectos legales que tratan los libros contables.
Registrar el comprobante de contabilidad en los libros mayores y auxiliares.
Fuentes:
Contabilidad General-Hernando Díaz.
Contabilidad Universitaria-Coral & Gudiño.
Decreto 410 de 1971-Código de Comercio.
Decreto 2649 de 1993.
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Guía elaborada por: Liceth Paola Peña. Gloria Martínez.
Deyanira Ruiz. Juan Carlos Garzón. Diego Bustos
SENA REGIONAL BOGOTA-CUNDINAMARCA
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
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• Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de
tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad en cada una de ellas.
• El libro es firmado por el secretario de Cámara de Comercio, como constancia de su
registro.
• Los libros auxiliares no requieren ser registrados.
Clases de libros
Los siguientes se consideran libros obligatorios y deben ser registrados:
El libro de inventarios y balances.
El libro diario.
El libro mayor y balances.
El libro de actas (para personas jurídicas).
El libro de acciones o de registro de socios.
La clase de libros auxiliares que un comerciante puede necesitar, depende del tipo de
empresa e información que maneje; entre los más utilizados están:
Auxiliar de caja.
Auxiliar de bancos.
Auxiliar de clientes.
Auxiliar de proveedores.
Auxilias de ingresos.
Auxiliar de gastos.
Auxiliar de comercio al por mayor y al por menor.
Auxiliar de mercancías no fabricadas por la empresa.
Auxiliar de impuesto a las ventas por pagar.
Libros principales
Llamados también mayores y oficiales, son los libros que deben llevar obligatoriamente los
comerciantes, y en los cuales registran en forma sintética las operaciones mercantiles que
realizan durante un lapso determinado.
De acuerdo con las disposiciones legales, los comerciantes deben llevar los siguientes libros:
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para la oficina por valor de $5’600.000 según factura N° 5656, la socia Deyanira Ruiz
aporta mercancía por valor de $45’000.000 según factura N° 899, y $12’000.000 con
cheque N° 9876543 de BanCoñac según recibo de caja 2.
LIBRODEINVENTARIOSYBALANCES
Cantidad Cuentasydetalle Valorunitario Valorparcial Valortotal
ACTIVO
CAJA $ 92.000.000
CajaGeneral saldosegúnarqueo $ 92.000.000
MERCANCIASNOFAB. PORLAEMPRESA $ 45.000.000
Anexo1 $ 45.000.000
TERRENOS $ 100.000.000
LoteCA-45-78-10segúnN.C. 1 $ 100.000.000
EQUIPODEOFICINA $ 5.600.000
2 Computador $ 1.200.000 $ 2.400.000
4 Escritorios $ 300.000 $ 1.200.000
1 Salapararecepción $ 1.500.000 $ 1.500.000
4 Sillasde escritorio $ 80.000 $ 320.000
1 Archivador $ 180.000 $ 180.000
TOTALACTIVO $ 242.600.000
PASIVO $ -
PATRIMONIO
APORTESSOCIALES
Cuotasopartesdeinteréssocial $ 242.600.000
Socio Diego Bustos $ 100.000.000
SociaPaolaPeña $ 85.600.000
SociaDeyaniraRuiz $ 57.000.000
TOTALPASIVOYPATRIMONIO $ 242.600.000
2 PASIVO $ -
3 PATRIMONIO
3115 Aportessociales $ 242.600.000 $ 242.600.000
TOTALPASIVOYPATRIMONIO $ 242.600.000
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• Libro Diario
Es un libro principal, en el que se registra en orden cronológico cada comprobante de
contabilidad elaborado por la empresa durante un mes.
Con el fin de obtener mayor movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se
totalizan los registros débitos y créditos, información necesaria que se traslada al libro
Mayor en la columna de movimiento mensual.
Registros en el libro Diario Columnario. Una vez elaborado el comprobante de
contabilidad con sus soportes, se procede a registrar, teniendo en cuenta las
siguientes columnas:
1. Fecha. Aquí se escribe el año, mes y día del comprobante que se está
registrando.
2. Detalle o Descripción. En esta columna se escribe el nombre y el número del
comprobante.
3. Una serie de columnas con Debe y Haber. Cada columna doble corresponde al
nombre de una cuenta; las dos últimas, se utilizan para Cuentas varias, donde
la primera sirve para el nombre de la cuenta y la segunda para registrar los
movimientos débitos y créditos.
Procedimientos.
Se inicia el Diario Columnario con el comprobante de apertura, o sea, el que
corresponde al Inventario General Inicial y se traslada esta información al libro
Mayor y Balances.
Se registra en orden cronológico cada uno de los comprobantes de contabilidad
correspondientes a un mes.
Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el
comprobante de apertura. Estos valores se trasladan a la columna de
movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.
Al finalizar el período contable, se registran, en igual forma que el comprobante
de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta
información se traslada al libro Mayor y Balances.
Corrección de errores. Cuando se escribe en alguna cuenta valores incorrectos, se
anula el folio con la explicación correspondiente y la firma del contador.
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l ib r o d e d ia r io
1105 CAJA 1 1 0 B A N C O 1S 4 3 5 M E R C . N O F A B .2 EM
2 0 5P RP ESA
R O V EE D O R ES2 4 0 8 I V A
N° F EC H A D ETA LLE CO DIGO C U EN TA S DEBE H A B ER
D EB E H ABER DEBE H A B ER D EB E H A B ER D EB E H A B ER D E B E H A B ER
1 2010-01- 01
C o m p r. A p e rt$u92.000
ra $ 45.000 1504TER REN O S $ 100.000
2 1524EQ U IP O D E O F I C I$N A 5.600
3 3115A P O R T ES SO C IA LES $ 242.600
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LIBROMAYORYBALANCES:PROCEDIMIENTOPARA OBTENERSALDOS
SaldoAnterior MovimientoMensual Saldo
Débitos Créditos Débitos Créditos Débitos Créditos
$ 1.000.000 $ 500.000 $ 1.500.000
$ 2.000.000 $ 800.000 $ 2.800.000
$ 500.000 $ 200.000 $ 300.000
$ 800.000 $ 400.000 $ 400.000
$ 700.000 $ 200.000 $ 150.000 $ 750.000
$ 740.000 $ 620.000 $ 300.000 $ 420.000
Los saldos de las cuentas del Activo, generalmente, son débitos, aunque puede darse
el caso, como Bancos, que resulte saldo crédito, cuando está en sobregiro. Las
cuentas de Costos y Gastos tienen saldo débito, y las cuentas del Pasivo, Patrimonio
e Ingreso tienen saldo crédito.
Procedimientos.
Se registra el comprobante de apertura en la columna Saldos Anteriores.
Se registran las operaciones mensuales en las columnas correspondientes al
Movimiento.
Se determinan los nuevos saldos de cada cuenta, estos a su vez constituyen
los saldos anteriores del mes siguiente.
Al finalizar el período contable, en la columna Movimiento se registra el
comprobante de ajustes para obtener el saldo real de las cuentas, que servirá
de base para la elaboración de los estados financieros.
Al finalizar el ciclo contable, se registra el comprobante de cierre, para cancelar
en el libro Mayor los saldos de las cuentas nominales o de resultados y obtener
los valores correspondientes al Balance General.
Corrección de errores. Cuando se cometen errores en este libro, pueden corregirse
así:
• Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la
siguiente.
• Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.
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• Libros Auxiliares
Son los libros de contabilidad en los que se registra en forma detallada, los valores e
información registrados en los libros principales; no requieren registro en la Cámara de
Comercio.
Cada empresa determina el número de libros auxiliares que necesita, de acuerdo con
su tamaño y con el catálogo de cuentas que maneje.
• Registro en los libros auxiliares. Se traslada a los libros auxiliares la información
presentada en las columnas parciales de comprobante de contabilidad. Los
registros se deben efectuar en las siguientes partes del libro auxiliar, o tomando
la información directamente de los soportes codificados para el registro
contable.
1. Fecha. Cronológicamente se registra el año, mes y día del comprobante de
diario correspondiente.
2. Detalle. Se describe la transacción, indicando el soporte que la respalda.
3. Número de comprobante de contabilidad. Se registran en orden consecutivo.
4. Débitos y Créditos. Se registra el movimiento dl valor débito o crédito de cada
subcuenta, tomado de la columna parciales del comprobante de contabilidad.
5. Saldos. Aquí se escribe el valor que resulte después del movimiento débito o
crédito de acuerdo con las siguientes reglas:
a. En las cuentas del Activo, Costos y Gastos, por tener saldo débito, la
columna Saldos aumenta con los valores registrados en el Debe y
disminuye con los valores registrados en el Haber.
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b. En las cuentas del Pasivo, Patrimonio e Ingresos, por tener saldo crédito,
su saldo aumenta con los valores registrados en el Haber y disminuye
con los valores registrados en el Debe.
• Corrección de errores. Pueden presentarse vario casos:
Omisión de uno varios asientos contables. Se registran en la fecha en
que se advierten, sin alterar el orden cronológico, escribiendo la fecha de
omisión en el detalle.
Error en el registro de la cantidad. Cualquier error en los asiento se
registra con un nuevo asiento. Para anular el asiento errado, contabilizar
la misma cantidad en la columna contraria y registrar el asiento correcto.
Registro en otra cuenta. En este caso se anula el registro en la cuenta
equivocada, por medio de un nuevo asiento, registrado en la columna
contraria y se contabiliza el asiento correcto en la cuenta que
corresponda.
Error en la fecha. En este caso, como no puede alterarse el orden
cronológico, se anula el asiento con la explicación correspondiente y se
registra un nuevo asiento indicando la fecha correcta.
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Trabajo a entregar.
• ¿Qué situaciones se prohíben en los libros de comercio?
• ¿Cuándo se aplicará sanción en cuanto a libros de contabilidad se refiere?
• Mencione y explique otros tipos de auxiliares.
• Explique el Libro de actas y Registro de Socios.
• Explique el Libro Fiscal de Registro de Operaciones Diarias.
• Explique el Libro Fiscal de Registro de Facturación.
• Explique el Registro Consolidado de Facturación.
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