MANEJO DE ARCHIVOS E INFORMACIÓN

INDICE

1. RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

2. COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

3. MEDIOS DE ALMACENAMIENTO

4. CLASES DE ARCHIVOS.

5. CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROFILMACIÓN DIGITALIZACIÓN

DE LA INFORMACIÓN APLICADOS A LA GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN

6. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN

7. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Proceso donde se accede a una información previamente

almacenada, mediante herramientas informáticas que permiten

establecer ecuaciones de búsqueda específicas. Dicha información

ha debido de ser estructura previamente a su almacenamiento.

Este proceso se lleva a cabo mediante consultas a la base de datos

donde se almacena la información estructurada, mediante un

lenguaje de interrogación adecuado. Es necesario tener en cuenta

los elementos clave que permiten hacer la búsqueda, determinando

un mayor grado de pertinencia y precisión, como son: los índices,

palabras clave, tesauros y los fenómenos que se pueden dar en el

proceso como son el ruido y silencio documental. Uno de los

problemas que surgen en la búsqueda de información es si lo que

recuperamos es "mucho o poco" es decir, dependiendo del tipo de

búsqueda se pueden recuperar multitud de documentos o

simplemente un número muy reducido. A este fenómeno se

denomina Silencio o Ruido documental.

Silencio documental: Son aquellos documentos almacenados en

la base de datos pero que no han sido recuperados, debido a que la

estrategia de búsqueda ha sido demasiado específica o que las

palabras clave utilizadas no son las adecuadas para definir la

búsqueda.

Ruido documental: Son aquellos documentos recuperados por el

sistema pero que no son relevantes. Esto suele ocurrir cuando la

estrategia de búsqueda se ha definido demasiado genérica.

COPIAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Una copia de seguridad o Backup en informática es un archivo

digital, un conjunto de archivos o la totalidad de los datos
considerados lo suficientemente importantes para ser conservados.
También se emplea el término a veces como un eufemismo para
denominar a cualquier archivo copiado sin autorización. La única
diferencia reside en obtener beneficios monetarios (lucro) de la
realización de la copia de seguridad, si esa copia se considera
propiedad intelectual protegida y no se tienen derechos sobre ella.
Fundamentalmente son útiles para dos cosas. Primero, recuperarse
de una catástrofe informática. Segundo recuperar una pequeña
cantidad de archivos que pueden haberse eliminado
accidentalmente o corrompido. La pérdida de datos es muy común.
El 66% de los usuarios de internet han sufrido una seria pérdida de
datos.
Ya que los sistemas de backup contienen por lo menos una copia de
todos los datos que vale la pena salvar, deben de tenerse en cuenta
los requerimientos de almacenamiento. La organización del espacio
de almacenamiento y la administración del proceso de efectuar el
Backup son tareas complicadas. Para brindar una estructura al
almacenamiento es conveniente utilizar un modelo de almacenaje
de datos. Actualmente (abril de 2010), existen muchos diferentes
tipos de dispositivos para almacenar datos que son útiles para
hacer Backup. También hay distintas formas en que estos
dispositivos pueden ser dispuestos para proveer repetitividad,
seguridad en los datos y facilidad de traslado.

Antes de que los datos sean enviados a su lugar de

almacenamiento se lo debe seleccionar, extraer y manipular. Se
han desarrollado muchas técnicas diferentes para optimizar el
procedimiento de efectuar los Backup. Estos procedimientos
incluyen entre otros optimizaciones para trabajar con archivos
abiertos y fuentes de datos en uso y también incluyen procesos de
compresión, cifrado, y procesos de de duplicación, entendiéndose
por esto último a una forma específica de compresión donde los
datos superfluos son eliminados. Muchas organizaciones e
individuos tratan de asegurarse que el proceso de Backup se
efectúe de la manera esperada y trabajan en la evaluación y la
validación de las técnicas utilizadas. También es importante
reconocer las limitaciones y los factores humanos que están
involucrados en cualquier esquema de Backup que se utilice.

NORMAS TÉCNICAS Y LEGALES PARA LA

CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

LEY 594 DE 2000

(Julio 14)
Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de
2004
 por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones.

DECRETA:
TITULOI

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES

FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer

las reglas y principios generales que regulan la función archivística
del Estado.
ARTÍCULO 2º. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a
laadministración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos
regulados por la presente ley.ARTÍCULO 3º. Definiciones. Para los
efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
ARTÍCULO 4º. Principios generales. Los principios generales que
rigen la función archivística son los siguientes:
Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de
disponer de la documentación organizada, en tal forma que la
información institucional sea recuperable para uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la
historia.
Los servidores públicos son responsables de la organización,
conservación, uso y manejo de los documentos.

T I T U L O II

SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, ORGANOS ASESORES,

COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTÍCULO 5º . El Sistema Nacional de Archivos:

El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la
modernización y homogenización metodológica de la función
archivística y propiciará la cooperación e integración de los
archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración
pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de
los archivos activos, como centros de información esenciales para la
misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la
memoria colectiva.
Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que
conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán,
ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación,
cooperación, descentralización y autonomía.
ARTÍCULO 6º. De los planes y programas. Las entidades
integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus
funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y
programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica,
ejecución, control, seguimiento y coordinación, así.La planeación y
programación la formularán las instituciones archivísticas de
acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales
del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la
Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos,
las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y
las entidades públicas y privadas que presten este servicio.

T I T U L O III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
ARTÍCULO 7º.Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y
competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su
jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
PARÁGRAFO.El Archivo General de la nación tendrá las funciones
señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las
incorporadas en la presente ley.
ARTÍCULO 8º. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto
de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por
ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la
ley los desarrolle.
ARTÍCULO 9º. Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los
archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley,
así como los archivos de los organismos de control y de los
organismos autónomos será de carácter obligatorio.

T I T U L O IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 11.Obligatoriedad de la conformación de los
archivos públicos.El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en
cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital
de los documentos y la normatividad archivística.
ARTÍCULO 12.Responsabilidad. La administración pública será
responsable de la gestión de documentos y de la administración de
sus archivos.
ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La
administración pública deberá garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus
archivos. En los casos de construcción de edificios públicos,
adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en
cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de
archivos.
ARTÍCULO 14.Propiedad, manejo y aprovechamiento de los
archivos públicos. La documentación de la administración pública
es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control
de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien
de uso público, no son susceptibles de enajenación.
PARÁGRAFO 1º. La administración pública podrá contratar con
personas naturales o jurídicas los servicios de custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
PARÁGRAFO 2º. Se podrá contratar la administración de archivos
históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e
idoneidad.
PARÁGRAFO 3º. El Archivo General de la Nación establecerá los
requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales
o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo
o administración de archivos históricos.
ARTÍCULO 15.Responsabilidad especial y obligaciones de los
servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las
funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su
cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin
que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya
lugar en caso de irregularidades.
ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén
los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o
los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía,
pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga estén los
archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios
archivísticos.
ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de
archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más
rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la
Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en
su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor.
Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad
democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y
poner al servicio de la comunidad la documentación de la
administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio
documental de la Nación.
ARTÍCULO 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las
entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los
funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su
labor.
PARÁGRAFO. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará
programas de formación profesional y de especialización en
archivística, así como programas de capacitación formal y no
formal, desarrollados por instituciones educativas.
ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado
podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y
conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico,
electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando
cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión,
teniendo encuenta aspectos como la conservación física, las
condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos
soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados
medios gozarán de la validez y eficacia del documento original,
siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes
procesales y se garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
PARÁGRAFO 2º.Los documentos originales que posean valores
históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
ARTÍCULO 20.Supresión, fusión o privatización de entidades
públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen
deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus
funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas
o vinculadas.
PARÁGRAFO.Las entidades públicas que se privaticen deberán
transferir su documentación histórica al ministerio o entidad
territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

GESTION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 21.Programas de gestión documental. Las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en
cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos.
PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios
gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre
que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
ARTÍCULO 22. Procesos archivísticos. La gestión de
documentación dentro del concepto de archivo total, comprende
procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de
los documentos.
ARTÍCULO 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo
vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión.Comprende toda la documentación que es
sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos
por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya
consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en
general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo
central los documentos de archivo de conservación permanente.
ARTÍCULO 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental
ARTÍCULO 25. De los documentos contables, notariales y otros. El
Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y
el del sector correspondiente, de conformidad con las normas
aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de
retención documental, organización y conservación de las historias
clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos
notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los
documentos producidos por las entidades privadas que presten
servicios públicos.
ARTÍCULO 26. Inventario documental. Es obligación de las
entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de
manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.

T I T U L O VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
ARTÍCULO 27. Acceso y consulta de los documentos.Todas las
personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que
dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la
Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados
garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y
buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la
Constitución y las leyes.
ARTÍCULO 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el
inciso 2o. del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así:
"La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta
años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo
hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por
cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión
adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o
fotocopias del mismo".

ARTÍCULO 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando

los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal
que su estado de conservación impida su acceso directo, las
instituciones suministrarán la información contenida en estos
mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación
del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.
T I T U L O VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos
legales lasentidades del Estado podrán autorizar la salida temporal
de los documentos de archivo.
ARTÍCULO 31. Documentos históricos. En los archivos públicos
de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la
salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el
jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la
integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los
mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
PARÁGRAFO. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por
motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones
culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera
del territorio nacional.

T I T U L O VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
ARTÍCULO 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la
Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier
momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del
Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la
presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna
situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que
adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el
caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las
responsabilidades administrativas y ordenar las medidas
pertinentes.
ARTÍCULO 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo
General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los
documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios,
tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de
carácter privado.
ARTÍCULO 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el
artículo 8o. de la Constitución Política, el Archivo General de la
Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer
efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y
servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido
en esta ley y sus disposiciones.
ARTÍCULO 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a
través del Archivo General de la Nación, y las entidades
territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos,
tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el
incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas
reglamentarias, así:

T I T U L O IX
ARCHIVOS PRIVADOS
personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se
deriven de la prestación de sus servicios.
ARTÍCULO 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado
estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos
históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y
cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará
especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y
centros de investigación y enseñanza científica y técnica,
empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las
asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos
familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la
ciencia, la literatura y la política.
ARTÍCULO 38. Registro de archivos. Las personas naturales o
jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o
archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el
registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación.
Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados
declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad,
posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que
el Archivo General de la Nación solicite.
ARTÍCULO 39. Declaración de interés cultural de documentos
privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin
perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento
que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural
los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte
del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de
libre acceso.
ARTÍCULO 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional
establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios
para los archivos privados declarados de interés cultural, tales
como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
ARTÍCULO 41. Prohibiciones. Se prohíbe a los organismos privados
y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa
autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar
a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de
interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal,
serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a
repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos
ilegalmente del territorio colombiano;

b) Transferir a título oneroso o gratuito la propiedad, posesión o

tenencia de documentos históricos, sin previa información al
Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición
de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales
vigentes.
ARTÍCULO 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando
las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o
jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de
investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los
contratos una cláusula donde se establezca la obligación de
aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo
de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas
sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados
a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
PARÁGRAFO. Las personas jurídicas internacionales con sedes o
filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se
regularán por las convenciones internacionales y los contratos
suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá
recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
ARTÍCULO 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales
pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años
deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo
General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno
Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las
medidas pertinentes.

TITULOX
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION
ARTÍCULO 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los
archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y
legados de documentos históricos.
ARTÍCULO 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados
de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser
adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en
venta.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la
expropiación por vía administrativa a la que se refiere la
Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter
histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción,
desaparición, deterioro o pérdida.

T I T U L O XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
ARTÍCULO 46. Conservación de documentos. Los archivos de la
Administración Pública deberán implementar un sistema integrado
de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
ARTÍCULO 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo,
sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de
comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas
nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el
Archivo General de la Nación.
PARÁGRAFO. Los documentos de archivo de conservación
permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso,
deberá preverse un programa de transferencia de información para
garantizar la preservación y conservación de la misma.
ARTÍCULO 48. Conservación de documentos en nuevos soportes.
El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas
generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a
los documentos en nuevos soportes.
ARTÍCULO 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del
artículo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedará así: "En ningún caso los
documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque
hayan sido reproducidos por cualquier medio".

T I T U L O XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO
DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION
ARTÍCULO 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá
premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones
que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos
contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio
documental del país, así como a los autores de estudios históricos
significativos para la historiografía nacional elaborados con base en
fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en:
becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y
distinciones honoríficas.

T I T U L O XIII
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 51. Apoyo de los organismos de control. La
Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la
República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al
Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo
preceptuado en esta ley.
ARTÍCULO 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la
fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las
disposiciones que le sean contrarias.

MEDIOS DE ALMACENAMIENTO

Una parte fundamental de un ordenador es su capacidad de leer y

almacenar datos.

De leer datos porque sin leer datos ni tan siquiera podría ponerse
en marcha y de archivar datos porque si no podemos guardar
nuestro trabajo ¿para qué queremos el ordenador.

Antes de continuar, quiero reseñar que el tamaño (físico) de

muchos de estos sistemas de almacenamiento se miden en
pulgadas (') y su capacidad en bytes. Un byte es igual a 8 bits. La
progresión natural de estos es 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512 y 1.024,
por lo que un kilobyte (Kb) no son 1.000 bytes, sino 1.024 bytes.

Igualmente, un Megabyte (Mb) es igual a 1.024 Kb y un Gigabyte es

igual a 1.024 Kb. Este es el motivo de que, entre otras cosas, los
discos duros nunca coincidan con el tamaño que nos dice el
fabricante.

Aquí encontraremos algunas clases de Medios de almacenamiento.

DISQUETES

Es el primer sistema de almacenamiento extraíble que se instaló en

un PC.

DISCOS DUROS

Es el medio de almacenamiento por excelencia. Desde que en 1.955

saliera el primer disco duro hasta nuestros días, el disco duro o HDD
ha tenido un gran desarrollo.

El disco duro esta compuesto básicamente de:

- Varios discos de metal magnetizado, que es donde se guardan los

datos.
- Un motor que hace girar los discos.
- Un conjunto de cabezales, que son los que leen la información
guardada en los discos.
- Un electroimán que mueve los cabezales.
- Un circuito electrónico de control, que incluye el interface con el
ordenador y la memoria caché.
- Una caja hermética (aunque no al vacío), que protege el conjunto.

LAPICES DE MEMORIA
Creados por IBM en 1.998 para sustituir a los disquetes en las IBM
Think Pad, los lápices de memoria (también llamados Memory Pen y
Pendrive) funcionan bajo el Estándar USB Mass Storage
(almacenamiento masivo USB).
Los actuales Pendrive usan el estándar USB 2.0, con una
transferencia de hasta 480 Mbit/s, aunque en la práctica trabajan a
160 Mbit/s.

Están compuestos básicamente por:

- Un conector USB macho

- Un controlador USB, que incorpora un pequeño micro RISC y mini
memorias RAM y ROM
- Uno o varios chips de memoria Flash NAND
- Un cristal oscilador a 12 Mh para el control de flujo de salida de
datos

Dependiendo de su capacidad (pueden llegar hasta los 60 Gb), se

puede trabajar con ellos como si de un disco duro se tratase,
incluso (si la placa base del ordenador lo permite) arrancando
desde ellos.

TARJETAS DE MEMORIA

Basadas en memorias del tipo flash, pero, a diferencia de los lápices

de memoria, sin controladores, por lo que necesitan de unidades
lectoras para poder funcionar.
Los tipos más comunes son:

Secure Digital (SD)

Con una capacidad de hasta 4 Gb, son las mas empleadas. Basadas
en las MMC, algo anteriores en su creación, son físicamente del
mismo tamaño, aunque algo mas gruesas las SD. También son mas
rápidas que las MMC y tienen una pestaña anti sobre escritura en
un lateral.

TransFlash o Micro SD
Usadas en telefonía Móvil. Con adaptador para lectores de tarjetas

Compact Flash (CF)

Con una capacidad de hasta 8 Gb.

Multimedia Card (MMC)

Con una capacidad de hasta 1 gb

CDs
Es el medio idóneo para difundir programas y datos que no
queramos que se alteren, ya que una vez cerrada su grabación,
esta no se puede alterar, salvo en los cds del tipo regrabable, que
nos permiten borrarlos para volver a utilizarlos, con una vida útil
(según el fabricante) de unas 1.000 grabaciones.

DVDs

Por su mayor capacidad (de 4.5 Gb en los normales y de 8,5 Gb en

los de doble capa) y mayor calidad en la grabación, es el medio
ideal para multimedia de gran formato y copias de seguridad de
gran capacidad.

Existen dos tipos diferentes de e DVD: DVD –R y DVD +R. Ambos

tipos son compatibles en un 90% de los lectores y su diferencia se
debe mas a temas de patentes que a temas técnicos (aunque
existen algunas pequeñas diferencias).

CLASES DE ARCHIVOS.

Podemos dividir los archivos en dos grandes grupos. Éstos son los
ejecutables y los no ejecutables o archivos de datos. La diferencia
fundamental entre ellos es que los primeros están creados para
funcionar por si mismos y los segundos almacenan información que
tendrá que ser utilizada con ayuda de algún programa.

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples
o estructurados o según su función.
SEGÚN SU FUNCION.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo
largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos
fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información
actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo
de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien
acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
b.- Archivos de Movimiento
Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros
(constantes), y contienen algún campo común en sus registros con
aquellos, para el procesamiento de las modificaciones
experimentados por los mismos.
c.- Archivo de Maniobra o Transitorio
Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del
programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:
Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un
dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la
computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos
fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen
información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo
de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien
acumulan datos de variación periódica en el timpo.
Archivos de Movimientoo Transacciones : Son aquellos que se
utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen
algún campo común en sus registros con aquellos, para el
procesamiento de las modificaciones experimentados por los
mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares
creados durante la ejecución del programa y borrados
habitualmente al terminar el mismo.
 CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROFILMACIÓN Y

DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN APLICADOS A LA

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

La microfilmación es un sistema de archivo, gestión y difusión

documental. Su producción está sometida a un alto grado de
normalización, tanto en su metodología como en los materiales
utilizados y un estricto control de productos resultantes.
Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento
original, representada a un grado de reducción determinado y
conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición
dentro de una serie documental puede ser establecida.

Las tecnologías digitales consisten en la conversión de información

a señales codificadas con base en series de dígitos (ceros y unos),
los cuales son interpretados por procesadores electrónicos y
almacenados en soportes electromagnéticos (discos duros y
disquetes) o soportes ópticos basados en la tecnología láser: Disco
óptico numérico (DON), videodiscos, discos compactos (CD-A, CD-
ROM), y DVD.

Las principales ventajas de estas tecnologías son la posibilidad de

almacenar, gestionar y distribuir gran cantidad de información de
naturaleza mixta (texto, sonido, imágenes fijas, video) en muy poco
espacio, lo cual implica la recuperación precisa y rápida de esa
información, el acceso en línea y la fácil y poco costosa
reproducción.

Si se comparan las posibilidades y capacidades del soporte en papel

con el CD-ROM se encuentran las siguientes características:
En cuanto al peso del soporte para la misma cantidad de
información, mientras un CD-ROM pesa 19,8 gr., en papel significa
unas 4 toneladas.

Un CD-ROM almacena 650 megabytes de información, equivalentes

a unas 500.000 páginas de texto impresas.

El tamaño del papel es variable en tanto que el del CD-ROM es

normalizado, 12 cms. de diámetro.

Respecto al precio, el papel es cada vez más caro y su producción

acarrea problemas ecológicos, mientras que la tecnología del CD es
cada vez más barata.

La duración del papel es variable, entre 50 y 100 años según la

calidad, el CD-ROM puede durar más de cien años según los
fabricantes, pero algunos estudios técnicos sólo auguran un
promedio de 20 años.

La recuperación de la información en el soporte impreso se realiza

de manera secuencial y lenta, en tanto el CD permite una
recuperación directa y rápida.

Los requerimientos personales para acceder al CD son tener

conocimientos del manejo del computador y del lenguaje de
interrogación de las bases de datos; para acceder al soporte de
papel sólo se requiere saber leer.

Como desventajas de estas tecnologías se han mencionado la

fragilidad, inestabilidad y vulnerabilidad de la información digital, la
exigencia de ambientes especiales para la producción y la
conservación de los soportes, la incompatibilidad de los equipos
tecnológicos, el almacenamiento inadecuado sin clasificación ni
ordenación previos y sin sistemas de recuperación, y la
obsolescencia tecnológica.

El equipo básico para la digitalización de la información se compone

de: un computador, un escáner, el software de reconocimiento
óptico de caracteres, de proceso y recuperación de datos,
reproductora láser, juke-box o unidades lectoras de discos ópticos,
e impresora láser.

El proceso de digitalización y grabación sobre un soporte óptico

consta básicamente de tres etapas:
 1. Digitalización de la información mediante un escáner que
recoge la información: una ráfaga de luz ilumina el soporte
impreso (Texto, fotografía, etc.) y los sensores foto-eléctricos
traducen las intensidades reflejadas.

2. Una vez que el texto o la imagen está digitalizada en un

formato digital (ASCII, PDF, DOC, BMP, GIF, JPG) pasa al
manipulador de datos del sistema.

3. Almacenamiento de los archivos en un disco óptico por medio

de un grabador de discos.

El OCR (Reconocimiento óptico de caracteres) es una herramienta

de software que convierte los caracteres alfanuméricos capturados
por medio del escáner en códigos ASCII, con el fin de posibilitar el
proceso de indexado de lo que se almacena en el disco óptico.
Rojas Panesso advierte que "si se guardan los documentos en bruto,
la búsqueda de los documentos sería imposible y causaría mayor
daño, como si el documento se extraviara". El reconocimiento
óptico de caracteres permite la búsqueda y recuperación del texto
digitalizado.

Los tipos de información presentada en los CD-ROM van desde

texto completo, información numérica, bibliografías, directorios,
catálogos de productos, imágenes, audio, multimedia, software, etc.

Estas tecnologías del disco compacto, integradas a las aplicaciones

de procesamiento y recuperación de la información posibilitan la
gestión electrónica de documentos, ofreciendo grandes ventajas
para las organizaciones, tales como el ahorro de espacio, la
velocidad y precisión en la recuperación de la información,
seguridad en su preservación y facilidad de reproducción. Algunos
estudios indican que mediante los sistemas de gestión integrada de
los documentos, las organizaciones han logrado ser más
competitivas.

Las principales funciones que pueden abarcar los sistemas de

gestión integrada de la documentación son:

• La gestión de imágenes mediante el escáner.

• Tecnologías de almacenamiento óptico, que se plantea cada

vez más como la solución que acompaña a los sistemas de
gestión documental.
 • Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y
reconocimiento inteligente de caracteres (ICR).

• Software de gestión de documentos: programas de bases de

datos que permitan la construcción de índices para la
recuperación de la información.

• Software de gestión de los flujos de trabajo: ayudan al

personal de una organización a trabajar en conjunto, a
compartir información, a hacer más rápido los procesos y a
mejorar su productividad.

• Software para trabajo en grupo: Edición y gestión compartida

de documentos, correo electrónico, videoconferencias, etc.

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA

INFORMACIÓN.

En la seguridad de la información es importante señalar que su

manejo está basado en la tecnología y debemos de saber que
puede ser confidencial: la información está centralizada y puede
tener un alto valor. Puede ser divulgada, mal utilizada, ser robada,
borrada o saboteada. Esto afecta su disponibilidad y la pone en
riesgo.

La información es poder y a la información se le conoce como:

Critica: Es indispensable para la operación de la empresa. Valiosa:

Es un activo de la empresa y muy valioso. Sensitiva: Debe de ser
conocida por las personas autorizadas

Existen dos palabras muy importantes que son riesgo y seguridad:

Riesgo: Es todo tipo de vulnerabilidades, amenazas que pueden

ocurrir sin previo aviso

Seguridad: Es una forma de protección contra los riesgos

La seguridad de la información abarca muchas cosas, pero todas

estas giran entorno a la información. Por ejemplo la disponibilidad,
comunicación, identificación de problemas, análisis de riesgos, la
integridad, confidencialidad, recuperación de los riesgos.

Seguridad de la Información tiene como fin la protección de la

información y de los sistemas de la información del acceso, uso,
divulgación, interrupción o destrucción no autorizada.1

El termino Seguridad de Información, Seguridad informática y

garantía de la información son usados con frecuencia y aunque su
significado no es el mismo, persiguen una misma finalidad al
proteger la Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la
información; Sin embargo entre ellos existen algunas diferencias
sutiles. Estas diferencias radican principalmente en el enfoque , las
metodologías utilizadas, y las zonas de concentración.

La Seguridad de la Información se refiere a la Confidencialidad,

Integridad y Disponibilidad de la información y datos,
independientemente de la forma los datos pueden tener:
electrónicos, impresos, audio u otras formas.

Además, la seguridad de la información involucra la implementación

de estrategias que cubran los procesos en donde la información es
el activo primordial.
 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental es el listado de series

documentales con sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por las unidades administrativas, en

cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo

de permanencia en cada fase de archivo.

Las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico

esencial que permite la normalización de la gestión documental, la

racionalización de la producción documental y la institucionalización

del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central,

e histórico.

La elaboración de las Tablas de Retención Documental se basa en la

estructura orgánico funcional de la Empresa y se apoyan en los

inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite

identificar Series y Subseries documentales.

Así mismo se siguen las etapas para la elaboración de las mismas,

enunciadas el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la

Nación, así:
PRIMERA ETAPA. Investigación preliminar sobre la Institución y

fuentes documentales.

“Compilar la información institucional contenida en disposiciones

legales relativas a la creación y cambios de la estructura

organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos

administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y

manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin

de identificar las unidades documentales que producen y/o

tramitan.”

SEGUNDA ETAPA. Análisis e interpretación de la información

recolectada.

“Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta

las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de

procedimientos. Identificar los valores primarios de la

documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos,

contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos

documentales. Establecer los tiempos de retención o permanencia

de las series y subseries documentales en cada fase de archivo:

gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y

garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad,

desde el momento en que se produce el documento hasta su

disposición final.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la

frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que

regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su

conservación total, selección o eliminación. La selección puede

aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a

series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra

registrado en otras series; a series documentales cuyo valor

informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de

muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el

tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar,

teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.”

TERCERA ETAPA. Elaboración y presentación de la Tabla de

Retención Documental para su aprobación.

“El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención

Documental de la Entidad con las series y subseries documentales

que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una

introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios

empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio

correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes

hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de

quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora

correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental

para su evaluación y aprobación.”

CUARTA ETAPA. Aplicación

“Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia

competente, el representante legal expedirá el acto administrativo

correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores

públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de

la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los

instructivos que refuercen y normalicen la organización de los

documentos y archivos de gestión y la preparación de las

transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de

archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las

Tablas de Retención Documental.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se

adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la

correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los

procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del

material metálico, identificación de material afectado por

biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de

la Entidad.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención

Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será

suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y

el de la dependencia respectiva.”

ETAPA QUINTA. Seguimiento y actualización de las Tablas de

retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma

de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de

Retención Documental en las dependencias y un plan de

mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones

suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones.

Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que

surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán

ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas

por el Comité de Archivo de la misma.