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Introducción.
El Comité de Dirección está formado por el Director Gerente y [os Directores de todos los
Departamentos. En reunión celebrada, este Comité ha decidido que las áreas y procesos
afectados por el Plan de sistemas de información sean los siguientes :
• Administración :
• Contabilidad : Modernización e integración con otros procesos.
• Facturación : Modernización e integración con otros procesos.
• Recursos Humanos : Modernización e integración con otros procesos.
• Recepción : Gestión optimizada de los expedientes de obras y
presupuestos.
• Compras y Almacén :
• Compras : Renovación del sistema e integración con otros procesos.
• Almacén : Control informático del stock e integración con Compras.
• Calidad :
• Gestión informatizada del Sistema de Gestión de la Calidad implantado en
la organización según el referencial ¡SO 9001:2000.
• Técnico :
• Mejora de la eficiencia en el trabajo.
■ Producción :
• Modernización de las técnicas de fabricación.
■ Informática:
• Mejora de los procesos de comunicación internos y externos.
Para ello se ha puesto en marcha un Plan Operativo cuyos primeros objetivos consisten en
un traslado de instalaciones de la organización de las actuales a otras más modernas, amplias
y funcionales; asi como la apertura de una delegación técnica y comercial en Madrid.
Introducción.
En esta actividad se detalla e! alcance de! plan, se organiza el equipo de personas que lo
va a llevar a cabo y se elabora un calendario de ejecución. Todos los resultados o productos de
esta actividad constituirán el marco de actuación del proyecto más detallado que en PSI 1 en
cuanto a objetivos, procesos afectados, participantes, resultados y fechas de entrega.
• Administración :
o Contabilidad :
■ Proceso : La Sra. Nogueira, bajo ¡as directrices del Sr. Brea, introduce
los apuntes contables en un equipo informático que es independiente
del resto de la empresa y en un programa no estándar con base de
datos propia y que corre bajo MS-DOS.
■ Objetivos : Agilizar el trabajo e interconectar la contabilidad con la
facturación y ios stocks, manteniendo bases de datos comunes que
permitan mejorar la coherencia en la información.
o Facturación:
■ Proceso : El Sr. García, de forma bastante independiente al Director
del Departamento es el responsable de realizar la facturación a los
Clientes, para lo que se apoya en un sistema informático hecho a
medida y que corre bajo UNÍX. La base de datos es propietaria e
independiente de otros procesos del Departamento. El volumen de
■ facturas es muy bajo (10-15 facturas / mes), aunque de un importe
muy elevado. El método más usual de facturación es la certificación a
origen por metros cuadrados de producto colocados.
■ Objetivos : Interconectar la facturación con la contabilidad,
manteniendo bases de datos comunes que permitan mejorar la
coherencia en la información. Mejorar la flexibilidad en el Sistema de
Facturación. o RR.HH. :
Proceso : La Sra. Nogueira es la responsable de mantener una carpeta
por cada empleado, que se guarda en un armario y donde constan
todos los datos del trabajador.
■ Objetivos : Mejorar la eficiencia en el trabajo, facilitando la búsqueda
de datos y el acceso a los mismos.
o Recepción :
Proceso : La Sra. Colmenero se encarga de mantener una hoja de
cálculo Excel dónde se introducen las ofertas emitidas, así como una
carpeta para cada expediente de petición de oferta que llega a la
empresa, que guarda en un armario del archivo. Objetivos : Mejora en
el acceso a información, ofreciendo estadísticas y relacionando los
expedientes con las correspondientes ofertas de manera ágil y
coherente.
Compras y Almacén :
o Compras:
Proceso : La Sra. Várela, bajo las Directrices del Director de
Departamento, introduce los pedidos en un sistema informático propio,
con base de datos abierta (Access). El volumen de pedidos es muy
elevado. El sistema es fácilmente modificable, pero muy limitado en
cuanto a análisis de datos y es monopuesto.
■ Objetivos : Mejorar el proceso de forma que sea multipuesto y ofrezca
análisis de datos. Integrar con el Almacén, de forma que al recibir los
pedidos el material aparezca dado de alta en almacén. Utilizar las
mismas BD que en Almacén.
o Almacén ;
■ Proceso : El encargado de almacén, Sr. Veiga, mantiene un control del
material "de cabeza", sin ningún tipo de apoyo informático.
■ Objetivos : Implantar un control informático del almacén que optimice
los stocks al integrarse con Compras.
Calidad :
■ Proceso : El Sr. García mantiene al día el Sistema de Gestión de la
Calidad según norma ISO 9001:2000. El Sistema genera gran cantidad
de información, que se almacena en AZ, resultando complicado su
análisis y su almacenamiento.
Técnico : Objetivos : Reducir el espacio necesario para almacenamiento y
mejorar el tratamiento de los datos informatizando el Sistema de
Calidad. Optimizar la distribución de documentación de Calidad.
Informática
o Red :
■ Proceso : En la empresa existe una interconexión de los equipos
mediante una red Novell con 5 puestos, que se hace pequeña.
■ Objetivos : En las nuevas instalaciones, instalar una red lo
suficientemente potente como para soportar el estado actual de la
organización y futuras ampliaciones.
o Telefonía :
■ Proceso : Existe una centralita analógica con 4 números y una línea de
enlace a móviles. La centralita no es ampliable.
■ Objetivos : Instalar una centralita que dé soporte al crecimiento de la
empresa, ampliable y que permita mejorar la calidad de las
comunicaciones.
o Internet:
■ Proceso : Hay un ordenador conectado a Internet mediante una tarjeta
RDSI, con una línea dedicada a tal fin.
- Objetivo : Conectar todos los puestos de trabajo a Internet, con algún
método para controlar ios accesos.
Tarea PSI 2.2 : Organización del PSI.
Calidad :
o Nombre : Sr. Castro
o Cargo : Responsable Control Calidad
o Conocimientos T.l. : Medio
o Funciones:
■ Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
Contabilidad :
o Nombre : Sra. Nogueira o
Cargo: Administrativo o
Conocimientos T.l.: Medio o
Funciones:
Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
Facturación :
o Nombre : Sr. García F.
o Cargo : Administrativo
o Conocimientos T.l. : Medio / bajo
o Funciones:
■ Participar en las tareas que íe sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
RRHH :
o Nombre : Sra. Nogueira o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
■ Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en Sos Sistemas correspondientes.
Recepción :
o Nombre : Sra. Colmenero o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
■ Participaren las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSÍ
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
Compras :
o Nombre : Sra. Várela o
Cargo : Administrativo o
Conocimientos T.l. : Medio o
Funciones:
■ Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
Almacén :
o Nombre : Sr. Veiga o
Cargo : Responsable Almacén o
Conocimientos T.l. : Bajo o
Funciones:
■ Participar en las tareas que le sean encomendadas en el Plan.
■ Participar en todas las reuniones relacionadas con el PSI
correspondientes a su Departamento.
■ Introducción de Datos en los Sistemas correspondientes.
2. Equipos de Trabajo :
(RR.HH.)
COMPRAS/ALMACÉN Sr. X. García Sra. Várela EQUIPO COMPRAS
1. Sistema de Contabilidad.
1.1. Fecha de entrega esperada : Diciembre 2004
1.2. Factores Críticos de éxito : Formación de los usuarios
1.3. Tareas y responsables : Ver planning.
2. Sistema de Facturación.
2.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2005
2.2. Factores Críticos de éxito : Formación de los usuarios, correcta selección de la
herramienta
2.3. Tareas y responsables : Ver píanning.
3. Sistema de Personal.
3.1. Fecha de entrega esperada : Marzo 2004
3.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables ai ser
una tarea no crítica.
3.3. Tareas y responsables : Ver planning.
4. Sistema de Expedientes.
4.1. Fecha de entrega esperada : Junio 2004
4.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables al ser
una tarea no crítica.
4.3. Tareas y responsables : Ver planning.
5. Sistema de Pedidos.
5.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004
5.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente. Formación de los usuarios.
5.3. Tareas y responsables : Ver planning.
6. Sistema de Almacén.
6.1. Fecha de entrega esperada : Agosto 2004
6.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente. Formación de los usuarios. Correcta
codificación de los artículos.
6.3. Tareas y responsables : Ver planning.
7. Sistema de Calidad.
7.1. Fecha de entrega esperada : Octubre 2004
7.2. Factores Críticos de éxito : Dedicación suficiente por parte de los responsables al ser
una tarea no crítica.
7.3. Tareas y responsables : Ver planning.
8. Sistema CAD-CAM.
8.1. Fecha de entrega esperada : Julio 2005
8.2. Factores Críticos de éxito : Formación e información a los usuarios. Correcta selección
de las herramientas. Dedicación necesaria por parte de los responsables.
8.3. Tareas y responsables : Ver planning.
9. Instalaciones.
9.1. Fecha de entrega esperada : Enero 2004
9.2. Factores Críticos de éxito : Correcta selección de los equipos según las necesidades.
9.3. Tareas y responsables : Ver planning.
Introducción.
El objetivo de esta actividad es recopilar y analizar todos los antecedentes generales que
puedan afectar a los procesos y a las unidades organizativas implicadas en el Plan de
Sistemas de Información, asi como a los resultados del mismo. Pueden ser de especial interés
los estudios realizados con anterioridad al Plan de Sistemas de Información, relativos a los
sistemas de información de su ámbito, o bien a su entorno tecnológico, cuyas conclusiones
deben ser conocidas por el equipo de trabajo del Plan de Sistemas de Información.
La información obtenida en esta actividad se tendrá en cuenta en la elaboración de los
requisitos.
De la entrevista se concluye que no existe ningún tipo de estudio previo sobre Sistemas de
Información, y que la informatización de la organización se produjo de forma no planificada e
independiente para cada tarea, siempre con ayuda exterior.
Introducción.
El objetivo final de esta actividad va a ser la especificación de los requisitos de información
de la organización, asi como obtener un modelo de información que los complemente.
Para conseguir este objetivo, se estudia el proceso o procesos de la organización incluidos
en el ámbito del Plan de Sistemas de Información. Para ello es necesario llevar a cabo
sesiones de trabajo con los usuarios, analizando cada proceso ta! y como debería ser, y no
según su situación actual, ya que ésta puede estar condicionada por los sistemas de
información existentes.
Del mismo modo, se identifican los requisitos de información, y se elabora un modelo de
información que represente las distintas entidades implicadas en el proceso, así como las
relaciones entre ellas.
Por último, se clasifican los requisitos identificados según su prioridad, con el objetivo de
incorporarlos al catálogo de requisitos del Plan de Sistemas de Información.
1. Contabilidad:
1.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Brea, Director de Administración.
1.5. Actividades :
• La Sra. Nogueira recoge las facturas de Proveedores, las facturas a Clientes, los
datos mensuales de salario del personal y otros datos relevantes y los introduce en
ei programa de Contabilidad, que genera las salidas necesarias.
• EL proceso de Contabilidad se considera bastante estándar, no existiendo
peculiaridades propias de la actividad de la organización.
2. Facturación :
2.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Brea, Director de Administración.
2.5. Actividades
• El Sr. García recoge la información de material fabricado y lo contrasta con ios
presupuestos, introduciendo los datos en un sistema informático "a medida" que
genera las facturas a Cuentes.
• La facturación suele ser mediante certificaciones a origen. Es decir; se factura la
cantidad de obra ejecutada deduciéndola del total. Es común que las mediciones
de obra varíen según el presupuesto establecido.
• La unidad básica de facturación es el metro cuadrado de producto, aunque en el
caso de ventanas o puertas también se puede facturar por unidades.
3. Personal :
3.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Brea, Director de Administración.
3.5. Actividades :
• La Sra. Nogueira introduce los datos del personal en una carpeta que archiva en un
armario.
• Mensualmente introduce en una hoja de Cálculo las horas trabajadas por cada
empleado y los datos de contrato a fin de calcular su salario.
4. Expedientes:
4.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Brea, Director de Administración.
4.5. Actividades :
• La Sra. Colmenero recoge toda la información de la obra y la introduce en una
carpeta de expediente, que entrega a un técnico para la elaboración del
presupuesto. Una vez realizado éste, !o recoge para enviarlo al Cliente, archivando
uria copia en la misma carpeta de expediente, que archiva en armarios.
5. Compras :
5.1. Participantes en ¡a reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Méndez, Director de Compras.
5.5. Actividades :
• La Sra. Várela recoge las necesidades de Compra indicadas por el Director del
Departamento y las introduce en el programa informático que produce las órdenes
de compra que se envían por fax al proveedor incluyendo todos los datos
necesarios sobre el producto, así como la fecha de entrega necesaria. Se distingue
entre los siguientes tipos de Materias Primas : Perfiles, Paneles, Accesorios,
Selladores, Chapas y Otros. Cada uno de estos tipos de materias primas
cuenta con unos atributos específicos, como son : o Perfiles:
■ Sección.
■ Precio / metro ó precio / Kilo.
Peso teórico (k/m2)
■ Superficie (dm2/m)
■ Longitud (m)
■ Tratamiento (sin tratar, anodízado o lacado)
■ Color
o Paneles:
Precio (unidad ó m2)
■ Altura (mm)
Anchura (mm.)
■ Composición.
o Accesorios:
Precio
■ Tratamiento / Color.
o Selladores:
■ Precio
■ Composición.
■ Fecha de Caducidad.
o Chapas:
■ Precio Kg.
■ Altura (mm)
■ Anchura (mm.)
■ Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)
■ Color
o Otros:
■ Dependiente de! Material
Una vez que llega el material comprueba las cantidades cotejando el pedido con el
albarán.
En caso de producirse cualquier incidencia, la Sra. Várela cubre un parte de No
Conformidad que entrega a Calidad.
Una vez al año, el Departamento emite un informe de Evaluación de Proveedores,
donde se indican las incidencias más importantes detectadas.
6. Almacén:
6.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X- García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Méndez, Director de Compras I Almacén.
6.5. Actividades :
• El Sr. Veiga recepciona el material, comprobando calidades y cantidades con el
albarán según el Procedimiento de Calidad correspondiente, y almacenando e!
mismo según la zona prevista a tal fin.
• En cada embalaje coloca una etiqueta de aceptación donde consta la fecha. Si
existe algún problema cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.
• El Sr. Veiga entrega al personal de fabricación las materias primas necesarias para
el desarrollo de las tareas a realizar.
7. Técnico/ Diseño :
7.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de SI.
• Sr. Otero, Director Técnico.
7.5. Actividades :
• El Técnico asignado recoge la información de la obra. La estudia y elabora un
presupuesto que entrega a Recepción para su envío al Cliente.
• Si la obra es aceptada, el técnico elabora las órdenes de fabricación ayudado de
sistemas CAD (AutoCad), entregando a Producción estas órdenes de fabricación
impresas.
• En caso de producirse cualquier incidencia (errores en mediciones, indefiniciones
en el proyecto, etc) cubre un parte de No Conformidad que entrega a Calidad.
Producción:
i.1. Participantes en la reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de Sí.
• Sr. Blanco, Director de Producción.
9. Calidad:
9.1. Participantes en ¡a reunión :
• Sr. X. García, Jefe de Proyecto de Sí.
• Sr. Castro, Responsable de Control de Calidad.
9.5. Actividades :
• El Sr. Castro recibe ios partes de No Conformidad y los almacena en un
archivador. Cada dos meses realiza un estudio de las NNCC, con un informe que
entrega al Director de Departamento.
• Anualmente el Departamento realiza auditorías internas de Calidad a todos los
Departamentos, de las que emite un informe.
• El Director de Departamento analiza todos los informes con los responsables del
área correspondiente a fin de tomas las medidas correctoras oportunas.
• Anualmente, el Director de Departamento, junto con el Gerente, realizan una
Revisión global del Sistema de Calidad
Tarea PSI 4.2 : Análisis de la Necesidades de Información.
1. Contabilidad.
1.1. Información de Entrada :
• Facturas de Proveedores.
• Facturas a Clientes.
• Datos de Proveedores.
• Datos de Clientes.
2. Facturación.
2.1. Información de Entrada :
• Presupuestos.
• Informes de producto entregado.
• Datos de Clientes.
3. Personal.
3.1. Información de Entrada :
• Datos personales.
• Datos laborales.
• Horas trabajadas.
5. Compras.
5.1. Información de Entrada :
• Datos de Proveedores.
• Necesidades de Materias Primas.
• Albaranes de Entrega.
• Datos de Materias Primas :
o Perfiles:
■ Sección.
■ Precio / metro ó precio / Kilo.
■ Peso teórico (k/m2)
■ Superficie (dm2/m)
■ Longitud (m)
■ Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)
■ Color
o Paneles:
■ Precio (unidad ó m2)
■ Altura (mm)
■ Anchura (mm.)
■ Composición,
o Accesorios :
■ Precio
■ Tratamiento / Color,
o Selladores:
■ Precio
■ Composición.
■ Fecha de Caducidad.
o Chapas:
■ Precio kg.
■ Altura (mm)
■ Anchura (mm.)
■ Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado)
■ Color
o Otros :
Dependiente del Material
o Pedidos Recibidos :
• Por Obra
• Por Proveedor
• Entre fechas
• Por Artículo
• Por familia de artículos
• Combinación de los anteriores.
o Pedidos Totales :
• Por Obra
• Por Proveedor
• Entre fechas
• Por Artículo
• Por familia de artículos
• Combinación de los anteriores.
6. Almacén.
6.1. Información de Entrada :
• Datos de Materias Primas :
o Perfiles :
o Paneles :
o Accesorios:
o Selladores :
o Chapas:
o Otros.
Albaranes de
Entrega.
Introducción.
El objetivo de esta actividad es obtener una valoración de la situación actual al margen de
los requisitos del catálogo, apoyándose en criterios relativos a facilidad de mantenimiento,
documentación, flexibilidad, facilidad de uso, etc. En esta actividad se debe tener en cuenta la
opinión de los usuarios, ya que aportarán elementos de valoración, como por ejemplo, su nivel
de satisfacción con cada sistema de información.
Se seleccionan los sistemas de información actuales que son objeto del análisis y se lleva
a cabo el estudio de los mismos con la profundidad y el detalle que se determine conveniente
en función de los objetivos definidos para el Plan de Sistemas de Información. Este estudio
permite, para cada sistema, determinar sus carencias y valorarlos. Esta valoración se utilizará
en la actividad Diseño del Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), donde se analizará la
cobertura de los sistemas de información actuales con respecto a los requisitos.
Tarea PSI 5.1 : Alcance y Objetivos del Estudio de los Sistemas de
Información Actuales.
1. Sistema : Contabilidad
1.1. Objetivos :
1.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizar a qué procesos de la Organización da
soporte y en qué forma lo hace.
1.1.2. N° Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuaho.
1.1.3. Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, asi como su fiabilidad.
1.1.4.Conecíividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con
otros del mismo ámbito (Facturación)
1.1.5. Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.
1.1.6.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la
herramienta.
1.1.7.Seguridad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y
restauración de datos.
1.1-8. Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.
1.1.9. Mantenimiento : Facilidad y Coste.
1.1.10. Opinión de los usuarios : Registrar la opinión de los usuarios del Sistema.
2. Sistema : Facturación
2.1. Objetivos :
2.1.1.Procesos a los que da Soporte : Analizara qué procesos de la Organización da
soporte y en qué forma lo hace.
2.1.2. N° Usuarios : Ver si el sistema admite multiusuario o es monousuario.
2.1.3. Bases de Datos : Ver si son abiertas o cerradas, así como su fiabilidad.
2.1.4.Conectividad : Observar si el Sistema es independiente, o si se relaciona con
otros def mismo ámbito (Contabilidad)
2.1.5. Facilidad de uso : Estudiar la facilidad de manejo y las interfaz de usuario.
2.1.6.Facilidad de aprendizaje : Analizar la facilidad de aprendizaje de la
herramienta.
2.1.7.Segundad de los datos : Analizar el sistema de copias de segundad y
restauración de datos.
2.1.8.Parametrización : Ver si el Sistema es personalizare a fin de introducir nuevas
características particulares de facturación.
2.1.9. Otros Riesgos y amenazas : Analizar la incidencia de otros riesgos posibles.
2.1.10. Mantenimiento : Facilidad y Coste.
2.1.11. Opinión de los usuarios : Registrar la opinión de los usuarios del Sistema.
Una vez definidos el alcance y los objetivos del estudio de los Sistemas de Información
actuales, se realiza el análisis, llegando a las siguientes conclusiones :
Sistema : Contabilidad
1.1. Procesos a los que da Soporte :
Contabilidad como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de
decisiones.
1.2. N° Usuarios :
Monousuario, sin posibilidad de cambio a multiusuario
1.3. Bases de Datos :
Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de información.
1.4. Conectividad :
El sistema es independiente de Facturación, y sin posibilidad de interconexión.
1.5. Facilidad de uso :
Simple de usar Interfaz de usuario MS-DOS poco amigable pero de fácil manejo.
1.6. Facilidad de aprendizaje :
Sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.
1.7. Seguridad de !os datos :
Permite realización de copias de segundad a disquete, no automáticas.
1.8. Otros Riesgos y amenazas :
Riesgo de obsolescencia tecnológica al ser un sistema basado en MS DOS.
Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un
programa desarrollado por una pequeña empresa.
1.9. Mantenimiento:
Bajo coste, pero dependiente de una pequeña empresa.
1.10. Opinión de los usuarios :
Entrevistados el sr. Brea y la sra. Nogueira, comentan que el sistema les resulta
sencillo de usar, aunque consideran la interfaz un poco obsoleta.
Inciden en la necesidad de poder personalizar los informes, ya que la impresión de los
mismos resulta poco atractiva y sobrecargada.
Solicitan que, si se cambia el Sistema, el nuevo pueda conectarse automáticamente
con Facturación
2. Sistema ; Facturación
2.1. Procesos a los que da Soporte :
Facturación como herramienta de trabajo y Gerencia como soporte a toma de
decisiones.
2.2. N° Usuarios :
Monousuario, sin posibilidad de cambio a muftiusuario
2.3. Bases de Datos :
Propietarias, sin posibilidad de acceso para traspaso de información.
2.4. Conectividad :
El sistema es independiente, y sin posibilidad de interconexión.
2.5. Facilidad de uso :
Muy simple de usar. Interfaz de usuario tipo DOS poco amigable pero de fácil manejo.
2.6. Facilidad de aprendizaje :
Muy sencillo de aprender a manejar debido a las escasas opciones con las que cuenta.
2.7. Seguridad de los datos :
Permite realización de copias de seguridad a disquete, no automáticas.
2.8. Parametrización :
Dependiente de ¡a empresa suministradora. Posible pero poco operativa debido al
elevado coste.
2.9. Otros Riesgos y amenazas :
Riesgo de obsolescencia tecnológica al ser un sistema UNÍ.X.
Existe el riesgo de quedar sin cobertura de soporte de mantenimiento al ser un
programa desarrollado por una pequeña empresa.
2.10. Mantenimiento:
Bajo coste, pero dependiente de una pequeña empresa.
2.11. Opinión de los usuarios :
Entrevistado el Sr. F. García comenta que está muy contento con el funcionamiento del
Sistema, que nunca le ha causado problemas, y que el manejo es muy sencillo y rápido
al estar muy familiarizado con ei mismo.
3. Sistema : Compras
1. Contabilidad.
2. Facturación.
4. Técnico (CAD)
Introducción.
El objetivo de esta actividad es identificar y definir ios sistemas de información que van a
dar soporte a los procesos de la organización afectados por el Plan de Sistemas de
Información. Para ello, en primer lugar, se analiza la cobertura que los sistemas de información
actuales dan a ios requisitos recogidos en el catálogo elaborado en las actividades Estudio de
la Información Relevante (PSI 3) e Identificación de Requisitos (PSI 4). Esto permitirá efectuar
un diagnóstico de la situación actual, a partir del cual se seleccionan los sistemas de
información actuales considerados válidos, identificando las mejoras a realizar en los mismos.
Por último, se definen ios nuevos sistemas de información necesarios para cubrir los
requisitos y funciones de los procesos no soportados por los sistemas actuales seleccionados.
Teniendo en cuenta los resultados anteriores, se elabora e! modelo de sistemas de
información válido para dar soporte a los procesos de la organización incluidos en el ámbito del
Plan de Sistemas de Información.
Analizados los diferentes procesos y los sistemas de información actuales que les dan
cobertura se concluye lo siguiente :
1. Contabilidad :
Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se
encuentran cubiertas por el sistema de información actual:
Entradas :
Facturas de Proveedores SI
Facturas a Clientes SI
Datos de Proveedores SI
Datos de Clientes SI
Salidas :
Libros Contables SI
Balances / Cuentas anuales SI.
Las entidades aparecen recogidas en la situación actúa!. Las relaciones que se pretenden
en los requisitos de interconexión con el Sistema de Facturación se encuentran del siguiente
modo :
Facturas a Clientes NO
Datos de Clientes NO
2. Facturación :
Las siguientes entidades detectadas en el análisis de necesidades de información se
encuentran cubiertas por el sistema de información actual:
Entradas :
Presupuestos SI
Informes de Producto Entregado NO
Datos de Clientes SI
Salidas :
Facturas a Clientes SI
Previsión de cobros NO.
No todas las entidades aparecen recogidas en la situación actual. Las relaciones que se
pretenden en los requisitos de interconexión con el Sistema de Contabilidad se encuentran del
siguiente modo :
Facturas a Clientes NO
Datos de Clientes NO
3. Personal.
4. Expedientes.
Información de Entrada :
• Datos de Proveedores. SI
• Necesidades de Materias Primas. NO
• Albaranes de Entrega. NO
• Datos de Materias Primas :
o Perfiles:
■ Sección. NO
■ Precio / metro ó precio / Kilo. NO
■ Peso teórico (k/m2) NO
- Superficie (dm2/m) NO
Longitud (m) SI
■ Tratamiento (sin tratar, anodizado o lacado) SI
- Color SI
o Paneles:
■ Precio {unidad ó m2) NO
■ Altura {mm) SI
» Anchura (mm.) SI
■ Composición. SI
o Accesorios :
■ Precio NO
■ Tratamiento / Color. SI
o Selladores:
■ Precio NO
■ Composición. SI
■ Fecha de Caducidad. SI
o Chapas:
■ Precio kg. NO
■ Altura (mm) SI
■ Anchura {mm.) SI
■ Tratamiento {sin tratar, anodizado o lacado) SI
■ Color SI
o Otros:
Dependiente del Material
Información de Salida ;
• Órdenes de Pedido. SI
• Informes de Pedidos :
o Pedidos Pendientes:
• Por Obra SI
• Por Proveedor SI
• Entre fechas SI
Por Artículo SI
• Por familia de artículos SI
• Combinación de los anteriores. NO
o Pedidos Recibidos :
• Por Obra SI
• Por Proveedor SI
• Entre fechas SI
• Por Artículo SI
• Por familia de artículos SI
• Combinación de los anteriores. NO
o Pedidos Totales ;
• Por Obra SI
• Por Proveedor SI
• Entre fechas SI
• Por Artículo SI
• Por familia de artículos SI
• Combinación de los anteriores. NO
7. Técnico / Producción.
Entrada :
Datos de los Perfiles. NO
Datos de los mecanizados. NO
Órdenes de Fabricación. NO
Salidas :
Programas para mecanizado automático. NO
8. Calidad
RESUMEN:
Como resumen se concluye que todos los sistemas actuales estudiados son sistemas a
sustituir, exceptuando el sistema de CAD, que se mantendrá sin mejoras como base de apoyo
al nuevo sistema de diseño y fabricación asistida por ordenador.
Tarea PSI 6.2 : Definición del Modelo de Sistemas de Información.
Una vez decidido cuáles son los sistemas de información a mantener y cuáles han de ser
sustituidos se concluye que el diagrama de representación de los sistemas de información
quedará como sigue. Todos los sistemas incluidos en et diagrama son nuevos sistemas.
CALIDAD
Facturas Proveedores
Materias
Material
Fabricado
Salarios
PERSONAL
Presupuesto FACTURACIÓN
Facturas Clientes
1. Contabilidad.
Las actividades a las que dará apoyo son introducción de apuntes contables y elaboración
de informes y balances.
2. Facturación.
Interconexión con Contabilidad con bases de datos comunes según punto anterior.
3. Expedientes.
4. Personal.
Herramienta de trabajo de RR. HH. que controlará los empleados, formación, datos
personales, bancarios etc.
5. Compras.
Control de stocks . Altas y bajas de Materias Primas. Interconexión con Compras. Soporte
a decisiones de compra de Materias Primas. Informes.
7. CAD / CAM
8. Calidad.
Introducción.
En esta actividad se propone una arquitectura tecnológica que de soporte al modelo de
información y de sistemas de información incluyendo, si es necesario, opciones. Para esta
actividad se tienen en cuenta especialmente los requisitos de carácter tecnológico, aunque es
necesario considerar el catálogo completo de requisitos para entender las necesidades de los
procesos y proponer los entornos tecnológicos que mejor se adapten a las mismas.
Tomando como base el entorno actual, así como los modelos de Sistemas de Información
y requisitos se definen las necesidades de infraestructura tecnológica.
Partiendo de la situación actual detectamos que la base tecnológica son PC's clónicos con
sistema operativo Microsoft Windows, con las excepciones de los puestos de contabilidad (MS-
DOS) y facturación (UNIX).
1. Red:
a. Noveíl Netware. : Debido a que es la instalada actualmente en la
organización
b. Windows 2000. : Debido a que es el sistema estándar más habitual del
momento.
2. Sistema de acceso a red equipos :
a. Hub. : Sencillo y barato
b. Switch : Mayores prestaciones al permitir velocidades asimétricas.
3. Sistemas Operativos :
a. Windows 98. Ya instalado en la empresa, licencias pagadas
b. Windows 2000. Mayor estabilidad y prestaciones.
4. Hardware :
a. PC's clónicos. Más económicos. Buena relación calidad / precio
b. Equipos de marca (Compacq, DELL...). Mayor Habilidad y garantía.
5. Comunicaciones de voz :
a. Centralita R.T.B. (líneas analógicas) Mejor precio. Posible reutilización.
b. Centralita R.D.S.I. (líneas digitales) Mayores prestaciones y cafidad.
6. Acceso Internet:
a. Acceso R.D.S.I. tarifa plana. Puede utilizar línea RDSI existente.
b. Acceso A.D.S.L. tarifa plana. Necesidad de línea RTB. Económica y gran
ancho de banda.
Tarea PSI 7.2 : Selección de la Arquitectura Tecnológica.
Otro aspecto a tener en cuenta será la formación o el nivel de conocimiento de los usuarios
en las diferentes opciones, asi como posibles ampliaciones de futuro.
1. Cobertura de requisitos.
2. Reutiiización.
3. Conocimiento-formación usuarios.
4. Ampliaciones - opciones de futuro.
1. Red :
Debido a la formación de los usuarios tanto actuales como potenciales, así como a la
estandarización del sistema se elige como sistema operativo base de red ef WINDOWS 2000,
ya que permite cubrir los requisitos de conectividad, siendo sencillo eí manejo de las opciones
de seguridad tanto de accesos como de datos.
2. Acceso a red :
3. Sistemas Operativos :
4. Hardware :
Se opta por hardware clónico analizando las prestaciones y los precios. Debido a que la
experiencia de uso de este tipo de equipos en la empresa ha resultado exitosa no se observa
la necesidad del cambio de equipos,
5. Comunicaciones de Voz :
También se tiene en cuenta que la mayor parte de las aplicaciones estándar tipo E.R.P.
basan la conectividad en sistemas IP sobre Internet.
PSI 8 - Definición del Plan de Acción.
Introducción.
En el Plan de Acción, que se elabora en esta actividad, se definen los proyectos y acciones
a llevar a cabo para la implantación de los modelos de información y de sistemas de
información, determinados en las actividades Identificación de Requisitos (PSI 4) y Diseño del
Modelo de Sistemas de Información (PSI 6), con la arquitectura tecnológica propuesta en la
actividad Definición de la Arquitectura Tecnológica (PSI 7). El conjunto de estos tres modelos
constituye la arquitectura de información.
Dentro de¡ Plan de Acción se incluye un calendario de proyectos, con posibles alternativas,
y una estimación de recursos, cuyo detalle será mayor para los más inmediatos.
Para la elaboración del calendario se tienen que analizar las distintas variables que afecten
a la prioridad de cada proyecto y sistema de información. El orden definitivo de los proyectos y
acciones debe pactarse con los usuarios, para llegar a una solución de compromiso que resulte
la mejor posible para la organización.
Por último, se propone un plan de mantenimiento para el control y seguimiento de la
ejecución de los proyectos, así como para la actualización de los productos finales del Plan de
Sistemas de Información.
Una vez que esta implantación esté en marcha se comenzará con los sistemas de
expedientes y personal, que en principio son los más sencillos, pero que son procesos que
generan gran cantidad de papeles cuya gestión se puede simplificar en gran medida al tener
funcionando los respectivos sistemas.
■ Por último, el sistema de CAD-CAM se deja para cuando el resto de los sistemas estén
funcionando normalmente, previendo su implantación en solitario dada la previsible
complejidad.
Tarea PSI 8.2 : Elaboración del Plan de Mantenimiento del PSI.
A fin de realizar un seguimiento de las tareas encomendadas, así como informar de los
avances y gestionar los cambios se establece lo siguiente :
Introducción.
Esta actividad tiene como objetivo contrastar con los responsables de la dirección del Plan
de Sistemas de Información la arquitectura de información y el plan de acción elaborados
anteriormente, para mejorar la propuesta si se considera necesario y por último, obtener su
aprobación final.
1. Requisitos.
2. Situación Actual.
3. Diseño de! modelo de Sistemas de Información.
4. Arquitectura tecnológica
5. Plan de acción.