Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Controlul – moment
de bilanţ al activităţii
de management
Cine verifică?1
1
După: Joseph Massie, John Douglas, “Managing – a contemporary introduction”, second
edition, Prentice Hall, Inc, Englewood Cliffs, New Jersey, 1977, cap.16
Fundamentele managementului firmei
2
Nicolescu O., Verboncu I. – Management, Editura Economică, Bucureşti, 1996, pag.29
Fundamentele managementului firmei
Evident este faptul că, semantic, controlul are atât un sens comun, cât şi
unul managerial.
Pentru a înţelege ce înseamnă controlul, să încercăm să identificăm, pentru început,
ceea ce nu înseamna controlul managerial.
Se consideră controlul ca fiind o constrângere, desemnând forţă,
putere. “Omul trebuie să controleze mediul înconjurator. Iordache nu mai poate
controla balonul. Mafia ... controleză traficul de valută falsă”. Sunt câteva exemple
de control în sensul de “putere asupra lucrurilor”.
Controlul pe care-l analizăm , nu are acest sens.
Un alt sens este: controlul ca formă de influenţare socială; în această
accepţiune, înseamnă “autoritate asupra altora”. De exemplu, grupurile formale
exercită control asupra muncii (prin mijloace pe care le vom studia la
“Managementul resurselor umane”) pentru a stăvili acţiunea factorilor care
determină scăderea productivităţii muncii, neîncadrarea în standardele stabilite.
Şi această interpretare a noţiunii de control diferă de cea pe care o studiem.
Controlul managerial3 este activitatea care “măsoara performanţa şi
dirijează acţiunea către sarcini prestabilite”; aceasta este acceptiunea dată de
noi şi ridică, într-o organizaţie, o serie de întrebări la care nu totdeauna este simplu
de răspuns: cum se înfăptuieşte controlul ? cine trebuie să controleze ? etc.
O organizaţie fără control va fi dominată de haos şi confuzie.
Oamenii nu vor şti unde sunt şi ce fac sau cum munca lor duce la atingerea
unor obiective, a unui plan. Calitatea unor produse şi servicii aflate pe piaţa noastră
ne îndreptăţesc să apreciem, şi putem da numeroase exemple, că în organizaţiile
respective lipseşte controlul.
3
Termenul de control, aşa cum îl vom folosi în continuare, este sinonim cu verificarea.
4
Exemplul este preluat, tradus şi prelucrat din: Joseph Massie, John Douglas, “Managing –
a contemporary introduction”, second edition, Prentice-Hall, Inc. Englewood Cliffs, New Jersey,
cap.16.
Controlul – moment de bilanţ al activităţii de management
Este elementul care, de obicei, solicită volumul cel mai mare de muncă,
printre altele şi pentru că presupune o evidenţă privitoare la rezultatele efortului
celui (sau celor) desemnat să-l efectueze. Pe de altă parte, este evident că acest
element trebuie stabilit la începutul operaţiunilor, mai ales atunci când trebuie
adunate, pe parcurs, informaţii despre activitatea unei persoane, a unui grup de
persoane sau, la limită, a tuturor angajaţilor unei organizaţii.
Iată câteva exemple de astfel de unităţi măsurabile:
pentru producţie, în unităţi fizice ca: produse/om-oră, cantitatea de rebuturi la
1000 de piese, număr de clienţi serviţi/oră etc.;
în termeni financiari, se folosesc, de regulă, veniturile sau costurile în unităţi
monetare, cheltuieli la 1000 unităţi venituri etc.;
în marketing, obiectivul poate fi stabilit în număr de unităţi vândute, cota de
piaţă ce urmează să fie cucerită, numărul de vizite pe care trebuie să le
realizeze, pe lună, de exemplu, un comisionar, vânzări realizate de fiecare
vânzator etc.
În alegerea unităţilor de măsură a performanţelor trebuie să se aibă în
vedere:
1. Sarcinile şi rezultatele trebuie date în aceleaşi unităţi de măsură. De exemplu,
dacă sarcina a fost stabilită în lei, atunci şi performanţele realizate trebuie să
fie măsurate tot în lei.
2. Unitatea de măsură aleasă pentru performanţă trebuie să încurajeze raportarea
promptă a performanţelor efectiv realizate. De exemplu, dacă volumul fizic de
produse vândute este disponibil zilnic, el va fi preferat altei unităţi de măsură,
mai greu de obţinut.
3. Acurateţea nenecesară poate fi foarte costisitoare, fără să ofere informaţii
suplimentare – este drept că nici cifrele “sumare” nu ajută la interpretarea
datelor. Se urmăreşte obţinerea unor informaţii care reflectă un nivel de
exactitate suficient pentru interpretarea corectă a activităţii reale şi care nu
presupun costuri suplimentare, cu o creştere inutilă a gradului de exactitate.
De exemplu, urmărirea vânzărilor la nivelul unei zile este suficientă pentru a
evidenţia efortul depus de personalul operativ, nefiind nevoie de urmărirea pe
fiecare oră în parte.
De ce se compară?
Al treilea element al oricărui proces de control este compararea
realizărilor efective cu sarcina prestabilită, planificată. Este etapa care dă conţinut
datelor culese.
Firesc, variaţiile în performanţă sunt posibile în orice activitate; de aceea,
managerul trebuie să stabilească când variaţia – faţă de sarcină – este semnificativă
şi, în consecinţă, trebuie să i se acorde atenţie. Din acest motiv, tehnica de
comparare trebuie să indice clar şi rapid mărimea variaţiei.
Pot fi folosite următoarele tehnici simple de comparare:
înregistrarea sarcinii şi a performanţei efective în coloane alăturate permite o
rapidă apreciere vizuală a variaţiei;
Controlul – moment de bilanţ al activităţii de management
Aparat de măsură
Factorul - termometru Senzor şi corector
controlat - ochii şi mâinile
(temperatura omului
din camera )
Agregatul frigorific
Oameni Produse
Punct strategic de
Resurse Servicii
control
Timp Profit
Comandă de Achiziţii
Ordinul de achiziţii
producţie materiale
Proiecte şi
specificaţii
Studiul
timpului Planificarea şi controlul producţiei Controlul
stocurilor
Încărcare Programare Ordonare Execuţie
Control statistic Inspecţie
de calitate
Dosar de
control
Departament Departament
operativ operativ
Fig. 12.4 Relaţiile controlului producţiei cu departamente tip
Fundamentele managementului firmei
Q Stoc maxim
2
Punct de
reaprovizionare
1
Stoc minim
timp
1. este cantitatea medie utilizată în timpul ciclului de reaprovizionare
2. este cantitatea economică de comandă (aprovizionare)
B. CONTROLUL FINANCIAR.
∗
trebuie menţionat că, de regulă, cele trei elemente de cheltuieli (munca, materialele şi suplimentare)
sunt, la rândul lor, planificate pe principalele componente, ceea ce permite conducerii o analiză mai
analitică a abaterilor de la costurile planificate – standard.
Controlul – moment de bilanţ al activităţii de management
2. Controlul bugetar
Fără îndoială, bugetul, de fapt bugetele, reprezintă unele din cele mai
importante instrumente folosite în planificarea întregii activităţi a unei organizaţii.
Din punct de vedere al controlului financiar cu ajutorul bugetelor, ele
trebuie privite, şi utilizate, drept un set de sarcini (obiective, ţeluri) de venituri şi de
cheltuieli.
Controlul financiar cu ajutorul bugetelor este, de fapt, un sistem de a
compara sarcinile stabilite într-un buget cu veniturile şi cheltuielile reale şi de a
dirija, pe această bază, întreaga activitate a organizaţiei.
Controlul prin bugete este o aplicaţie directă şi simplă a celor patru
elemente esenţiale ale controlului∗.
După ce cifrele din buget sunt stabilite, se ţine o evidenţă a tuturor
veniturilor şi cheltuielilor reale. Pentru fiecare articol de buget se compară mărimea
planificată cu cea realizată şi se stabilesc variaţiile. Odată ce au fost determinate
sensurile şi amploarea abaterilor, managerul are informaţiile necesare pentru a
întreprinde măsurile de corectură care se impun, de exemplu:
Să ia măsuri pentru creşterea încasărilor.
Să reducă plăţile.
Să-şi revizuiască bugetul, în situaţia în care este depăşit.
∗
reamintim cele patru elemente esenţiale ale controlului: stabilirea sarcinilor, măsurarea realizărilor
efective, compararea performanţelor reale cu sarcinile prestabilite şi corectarea performanţei.
Fundamentele managementului firmei
5
Exemplul este preluat, tradus şi prelucrat din: Joseph Massie, John Douglas, op.cit, loc citat.
Fundamentele managementului firmei