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ARCHIVO GENERAL 1.10-2010 .7"
DE LA NACiÓN ..
COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN


CIRCULAR EXTERNA N° O O O 6

PARA: MINISTROS, SUPERINTENDENTES, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS


ADMINISTRATIVOS; SECRETARIOS GENERALES, JEFES DE RECURSOS
HUMANOS, JEFES DE CONTROL INTERNO, Y DEPENDENCIAS
ENCARGADAS DEL MANEJO DOCUMENTAL y ARCHlVfsTICO, DE LOS
MINISTERIOS, SUPERINTENDENCIAS y DEPARTAMENTOS
ADMINISTRATIVOS.

DE DIRECTOR GENERAL, ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN

ASUNTO: ENCUESTA SOBRE LA POLfTICA ARCHIVfsTICA DE LA NACiÓN.

FECHA 5 de octubre de 2010

Como es de su conocimiento, la Ley General de Archivos tiene por objetivo regular la función
archivística del Estado, razón por la cual el Archivo General de la Nación viene trabajando a través de
su Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística, en el estudio del impacto social y
jurídico de la normatividad archivística, todo en aras de preparar las políticas que a futuro puedan
regular esta importante actividad del Estado.

Como todo planteamiento de una política pública, es de la mayor importancia contar con información
que permita diagnosticar las necesidades de esta temática, razón por la cual el Archivo General de la
Nación ha desarrollado un cuestionario dirigido a Secretarios Generales, Jefes de Recursos
Humanos, Jefes de Controi Interno, y dependencias encargadas del manejo documental y
archivístico, o los funcionarios que cumplan sus respectivas funciones en los Ministerios,
Superintendencias y Departamentos Administrativos, del cual solicitamos su amable colaboración
dedicándole el tiempo necesario para resolver las preguntas allí planteadas.

Debemos aclarar que las preguntas del mencionado cuestionario no buscan realizar una labor
fiscalizadora y por lo tanto serán analizadas globalmente con el fin de observar la percepción y
comportamiento de las entidades del Estado, sector central del orden nacional en relación con las
normas de archivo.

De las entidades a las cuales se dirige este cuestionario, algunas serán seleccionadas con el fin de
realizar una entrevista personalizada con investigadores del Archivo General de la Nación, para
puntualizar algunos aspectos particulares de la información obtenida.

El cuestionario será enviado por correo electrónico a la dirección institucional de las respectivas
entidades, e igualmente estará disponible para su descarga en el sitio web:
www.archivoaeneral.gov.co. Solicitamos atentamente el envio de las respuestas a este cuestionario
por medio de los funcionarios del Grupo de Insp~cción y Vigilancia, o a más tardar en los siguientes

--
ESTABLECIMIENTO PúBLICO ADSCRITOAL MINISTERIO DE CULTURA
Cra. 6 NI 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contacto@archivoaeneral.aov.co. P'sina Web: www.archivoaeneral.aoY.co.
HIT .x>12883S-6 Atención de Quejas Redamos y SUlerendas. Unea ¡ratuita fuera de 8OIotá 0~1173. 3372035 BOIod. Cobnbia. GD-302-FR-
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de la IndependontJ.de Colombia .~ j¡\,-
ARCHIVO GENERAL 1810-2010 '"
Di: LA NACIÓN ..
COI.OMBIA
30 días calendarío, posteriores a la recepción de esta comunicación, vía correo electrónico enviado
a la dirección contacto@archivoaeneral.gov.co.

Agradecemos su colaboración con la presente encuesta, y de antemano acudimos a su compromiso


con el país en el interés de promover un Estado transparente a partir de la función archivística.

Cordialmente,

L
-«"' -{(

..-,-- - 1- GNpo de Nom\8tividadY Polita Armivistica


.,.~- ~ c~.." ; - CoordinadoraGrupode NorrnatMdady PolltlcaArchivistica !It:1
GNpo de Norrnatlvklad y Desarrollo de la PoIltlca Armlvistica

ESTABLECIMIENTOPÚBLICOADSCRITOAL MINISTERIO DE CULTURA


Cra. 6 NI 6-91 Tel: 3282888 Fax: 337 20 19, E-Mail: contactoearchivoaeneral.aov.co. Página Web: www.archivoaeneral.aov.co.
NIT 800128835-6 Atención de Quejas Redamos y Sugerendas, Unea gratuita fuera de Bosotá 01800091173, 3372035 Bogotá, Colombia. GD-302-FR
003
El Archivo General de la Nación responsable de dictar normas y desarrollar la política archivística en el
país, se ha propuesto conocer el estado actual de los archivos en relación con el cumplimiento de las
normas archivísticas y la percepción que de ellas tienen no sólo los servidores públicos sino las
empresas privadas, los particulares y la ciudadanía en general.

Como un primer paso para el logro de tal meta, el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política
Archivística ha incluido en el Plan de Acción 2010, en el eje de Modernización de los Archivos
Públicos, en el marco del Proyecto Implantación del Sistema Nacional de Archivos, donde uno de los
objetivos es: Desarrollar la Adecuación Normativa, y la actividad relacionada con el "Impacto social y
jurídico de la normatividad archivística" y en el eje Recuperación y Conservación del Patrimonio
Documental Colombiano, Proyecto Preservación del Patrimonio Documental Colombiano y las
actividades relacionadas con el "Cumplimiento del Decreto 998/97".

Para tal efecto, el Grupo de Normatividad y Desarrollo de la Política Archivística, diseñó una encuesta
con el fin de obtener datos de primera mano que permitan conocer diversos aspectos relacionados con
el reconocimiento, aplicación y percepción de las normas y lineamientos del Archivo General de la
Nación en sus dieciocho años de funcionamiento y a diez de haberse promulgado de la Ley de
Archivos en Colombia. Esta encuesta se aplicará en una primera fase a las entidades del orden
nacional del nivel central, la Presidencia de la República, la Vicepresidencia, los Ministerios, los
Departamentos Administrativos y las Superintendencias.

Objetivos
Son objetivos específicos de la aplicación de la encuesta:

1. Conocer el impacto de las normas archivísticas en las entidades.


2. Recolectar datos acerca de los conceptos técnicos emitidos por el AGN a solicitud de las entidades
3. Conocer el estado general de la gestión de archivos vitales (Historias Laborales).
4. Conocer el estado del manejo de documentos electrónicos.
5. Recolectar datos acerca del progreso y cumplimiento del Decreto 998 de 1997.

Esta encuesta está dirigida a varios funcionarios dentro de cada entidad, se diligencia una encuesta
por cada uno:

1. Secretario General.
2. Coordinador de Personal o Talento Humano (o quién haga sus veces).
3. Coordinador del Centro de Documentación, Correspondencia y Archivo o Gestión documental (o
quién haga sus veces).
4. Coordinador de Control Interno (o quién haga sus veces).

Instrucciones

Por favor diligencie la encuesta y anexe los documentos indicados,

Muchas gracias.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACiÓN


GRUPO DE NORMATIVIDAD y DESARROLLO DE LA POLíTICA ARCHIVíSTICA

Pr-oceso:Desarrollo
de la PolíticaArchivística Fecha:2010-05-25
INFORMACIÓN GENERAL

Percepción Archivo General de la Nación

Marque la(s) opción(es) según corresponda.

1. ¿A usted le han sido de utilidad los servicios prestados por el AGN?

til I~ 1I

Otros:

2. ¿Ha recibido visitas del AGN?

[8.111 NO 11
3. ¿Porqué motivo?

Otros:

4. ¿Cree que la forma en que el Archivo General de la Nación divulga las normas archivísticas
facilitan su aplicación?

l§l! I NO11

Explique su respuesta:
11. Gestión documental
5. Adjunte el mapa de procesos de su entidad conforme a la norma NTCGP-1 000.

6. Describa y anexe un esquema del flujo documental en dos de sus procesos misionales:

7. Especifique problemáticas y fortalezas de la aplicación del artículo 24 de la Ley 594 de 2000 en su


entidad:

8. ¿Cuántas solicitudes de información y derechos de petición recibió anualmente en los últimos 5


años?

a, ¿Cuál fue el tiempo promedio de respuesta de los derechos de petición en cada uno de los
años especificados?

b. ¿Cuál fue el tiempo promedio de respuesta de las solicitudes de información en cada uno de
los años especificados?

9. De las siguientes normas en materia de gestión de archivo, señale las que aplica en su entidad:
8.

b. ¿Qué otras normas conoce y aplica?

10. ¿Cuál es? o ¿cuáles son? de las anteriores la/s que más aplica?

11. ¿Entregaen custodiadocumentosde la entidada terceros? ¿Cuáles?

Otros:

12. ¿Bajoqué parámetroslo realiza? (especifique)


a. Técnicos:
b. Jurídicos:
c. Económicos:
d. Tipo de relación contractual con el tercero,

13. Adjunte el organigramaactualizadode su entidad, ubique el área de archivo o su similar, e


indiquesu ubicaciónjerárquica:
14. ¿Quién maneja los archivos de su entidad? Especifique cargos, número de funcionarios y
contratistas encargados 1.

15. ¿De qué manera están organizando los archivos en su entidad? Describa de manera general el
procedimiento en cada caso:

a. Archivos de Gestión:

b. Archivo Central

1 Laspreguntas14 y 16 tambiénse formulandentrode la Auto-Evaluaciónde la FunciónArchivística que formula el Grupo


de Inspección y Vigilancia del AGN.
c. Archivo Histórico:

16. ¿Qué porcentaje del presupuesto de la entidad se asigna para el tema archivístico? %

17. ¿Comparativamente, cómo ubica esta asignación presupuestal respecto de otras áreas de su
entidad? (ubique de mayor a menor la asignación presupuestal del archivo de su entidad con
respecto a otras dependencias, siendo 5 con mayor asignación y 1 la de menor asignación)

Dependencia Asignación
1
2
3
.4
-~~

18. Tablas de retención documental (TRD)2:

19. ¿Su entidad tiene Fondos Acumulados? I sil I NO] I

20. Tablas de Valoración Documental (TVD)

21. Transferencias secundarias. Anexe el cronograma de transferencias secundarias para las


vigencias 2010- 2011.

22. ¿Qué entidades adscritas o vinculadas le han realizado transferencias secundarias al archivo
de su entidad?

23. ¿Qué entidades por razón de su fusión, liquidación o privatización les han realizado
transferencias?

2 Las preguntas19 a 24 tambiénse formulandentrode la Auto-Evaluaciónde la FunciónArchivística que formula el Grupo


~p~ión v Vigilancia del AGN. -~
Proceso: Desarrollo de la Política Archivístíca Fecha: 2010-05-25 Versión:1 Código: PA-311-FR-244 Página 5 de 8
111. Medios digitales3

24. En su entidad ¿qué procesos son gestionados electrónicamente? Enumérelos:

25. Especifique qué procesos tienen alguna etapa en la que se produzca algún documento digital o
electrónico.

26. ¿Qué mecanismos (físicos, jurídicos, y de procedimiento) utiliza para la gestión y validez de los
documentos que recibe por medios electrónicos (correo electrónico, gestión en línea, otros), o para los
que emite su entidad? Nómbrelos.

27. ¿Cómo aplica dichos parámetros para los documentos electrónicos?

28. ¿Cómo se relaciona la unidad de sistemas (o la dependencia que haga sus veces) con la
unidad de archivo (o la que haga sus veces)? Describa.

29. ¿Utiliza el sistema ORFEO?

I sil I NO I I

30. ¿De qué otra manera se produce esta relación?

31. ¿Utiliza ORFEO original o modificado?

32. ¿Utilizaotro sistemasimilar? ¿Cuál?

33. ¿Conocenormassobre gestión documental relativas a medios digitales?


I sil I NO I I

3 Para los efectosde esta encuestase entiende que "Un documento electr6nico es aquel contenido en un soporte electr6nico que, para su
visualización requiere una pantallatextual, una pantalla gráfica, ylo unos dispositivos de emisión de audio, video, etc; según el tipo de
información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en
otros no (si se trata de información anaIÓgica). Todo documento digital es un documento electrónico pero no ocurre lo mismo al revés, no
todo documento electrónico es un documento digital. Un documento electrónico puede ser bien analÓgico. bien digital. Documentos
electrónicos son, por ejemplo, una cinta de casete o una cinta de video, que precisan de un dispositivo electrónico para su lectura pero no
son digitales
Lo que distingue un medio analógico de un medio digital es, por una parte. la forma en que está codificada la información y, por otra, la
necesaria mediación de un ordenador para descodificar esta información. En el caso de un documento digital, la información está codificada
en bits, y para leer, visual izar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits..
LAMARCA LAPUENTE, Maria Jesús. Hipertexto:El nuevo conceptode documentoen la culturade la imagen. Tesis Doctoral, Universidad
Complutense de Madrid. Facultad de Ci~as: de la Información. Dpto. de Biblioteconomia y Documentación

Código: PA-311-FR-244 Pá:gina6de 8

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ENCUESTA IMPACTO Y CUMPLIMIENTO DE LA BICENTENARIO


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181&-2010 . 11
ARCHIVO GENERAL NORMA TIVIDAD ARCHIVíSTICA ~ 'c
Di: LA NACI()N
COLOMBIA

34. ¿Cuáles?

35. ¿las aplica?


I sil I NO I I

36. ¿Qué tipo de documentos cree que facilitan más el manejo de la información? (Califique de uno
a cinco, siendo 51a mayor calificación y 1 la menor).

37. ¿Qué estándares maneja para el almacenamiento físico de los soportes que contienen archivos
digitales? Descríbalos.

38. ¿Cómo aseguran la trazabilidad del documento electrónico dentro de su entidad? Describa.

IV. Historias Laborales (archivos vitales sector protección social)

39. El archivo de historias laborales se encuentran bajo custodia:


a. ¿De qué funcionario(s)?

b. ¿En qué dependencia(s)?

~ ¿Cómose alimentan o archivan los expedientes de historias laborales? Describa.

d, ¿Quién puede consultarlos?

40. ¿Dentro de su entidad las historias laborales son consideradas como archivo histórico?

I,~¡ ¡NOI I
41 Solicitudes de certificación laboral.

a. Relacione el número de solicitudes de certificaciones laborales que recibieron año a año durante
los últimos 5 años y el tiempo de respuesta promedio anual

SOLICITUDES DE CERTIFICACION -
a. Cantidad b. Tiempo de respuesta (dr~~-,--meses)-
I Año 2005
I Año 2000
IAño 2007
¡Año 2008
I

Año 2009

Proceso:Desarrollode~P()líticaArchivística -F~~2016.05-25 Versión:1 Código: PA-311-FR-244 Página 7 de 8


-- o "
v. Capacitación
42. a. ¿Qué tipo de capacitación reciben IQsfuncionarios del archivo para su manejo?

SOLICITUDES
Tema
- - VDE
.fecha del último realizado
CERTIFICACION

SI I NO
i. Talleres
ii. Seminarios
I iii. Cursos prácticos

Respecto de las capacitaciones que reciben los funcionarios del archivo de su entidad (Califique
de uno a cinco, siendo 51a mayor calificación y 1 la menor):

b. ¿Qué temas deben reforzarse? Nómbrelos.

c. ¿Los conocimientos adquiridos en las capacitaciones o a través de conceptos son


socializados entre los demás funcionarios de su entidad?
I sil I NO I I

do ¿Cómo lo realiza? Describa.

e. ¿Las dependencias encargadas de la Gestión Documental de la entidad se preocupan por


estar al tanto de los cambios en decretos y normas archivísticas para implementarlos en su labor?

r~,IINO I I
f. ¿Cómo lo hacen? Describa.

43. Observaciones

Nombre y firma de quien respondióla encuesta:

Bogotá, D.C.,
Fecha de diligenciamiento:
año mes día

-p¡;oceso:DeSarrollode la Política Archivística ~201 0-05-25 Versión: 1 Código: PA-311-FR-244 Página 8 de 8

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