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Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.

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«Réaliser un publipostage avec Word» est


une ressource proposée par Christine Willefert
de l’équipe de l’APP d’Arras.

Objectifs
• Concevoir la base de données et la lettre type
• Utiliser les fonctions de base d’un publipostage en traitement de texte

Pré-requis
Toute personne maîtrisant la mise en forme et la mise en page d’un document Word

Durée : 4h

SOMMAIRE

Exercice 1 – réaliser un mailing simple (1) page 02

Exercice 2 – réaliser un mailing simple (2) page 05

Exercice 3 – réaliser un mailing simple (3) page 07

Bilan – réaliser un mailing simple (1) page 09

«APP-Entreprises» - 1 -
Réaliser un publipostage avec Word – 40.30.04

Exercice 1 : réaliser un mailing simple

Bureautique Le publipostage ou mailing consiste à mettre en relation une lettre type


et un fichier de données afin d’éditer les courriers de chacun de façon
automatique.

Pour démarrer le publipostage :

Fichier Nouveau OK (pour avoir un nouveau document à l’écran).


Outil Lettre et Publipostage – Fusion publipostage – Lettres - Suivant-
utiliser le document actuel (pour créer le document de base qui
Objectifs contiendra la lettre type)

- Concevoir une
base de données et Suivant – Saisie d’une nouvelle liste de destinataires – Créer –
la lettre type
personnaliser. Cliquer sur un des champs à annuler puis sur supprimer
- Utiliser les
pour l’enlever de la liste. Ne conserver que : TITRE – PRENOM – NOM
fonctions de base – ADRESSE ligne 1 – CODE POSTAL – VILLE. Les mettre dans cet
d’un publipostage ordre en utilisant les touches « monter » et « descendre » - OK. (Cela
permet de définir la structure du fichier qui contiendra les destinataires)

Saisir dans la grille les destinataires et leurs coordonnées.


Appuyer sur nouvelle entrée pour ajouter un enregistrement de plus.
Cliquer sur Fermer après la saisie de la dernière. Une fois ce travail
effectué, enregistrer la structure du fichier de données dans votre
dossier sous le nom MAILEXF01. Appuyer sur OK pour revenir au
document où doit être saisie la lettre. Suivant (écriture de votre lettre).

Il vous faut à présent taper le courrier, à l’intérieur de celui-ci


apparaissent les champs du fichier de données pour les obtenir cliquer
sur l’icône « insérer champ fusion » ou sur « autres éléments » Pensez
à présenter au mieux la lettre (disposition, tabulations…).

Enregistrer la lettre sous le nom MAILEX01, puis lancer la fusion à


l’écran en cliquant sur suivant Aperçu de vos lettres. Faire défiler les
différents destinataires pour vérifier si tout passe de façon correcte.
Appuyer sur Suivante : fin de fusion puis Imprimer si le résultat vous
convient. Enregistrer et Fermer

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Le Fichier de données :

Monsieur Madame Mademoiselle Monsieur Mademoiselle

Stéphane Brigitte Catherine Christian Laeticia

DUPONT DEGRAEVE LAFLEUR DUBOSC CASTA

3 Place du Prado 117 Bd Carnot 14 Bd Lancel 10 rue A. Briand 78 rue de Lorient

33000 75005 62217 62000 11000

BORDEAUX PARIS BEAURAINS ARRAS CARCASSONNE

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Lettre principale :

« TITRE » « NOM »

« ADRESSE1 »

« CODEPOSTAL » « VILLE »

Objet : Paris,
Super tirage (insérer la date du jour)

« TITRE » « NOM »

Imaginez que vous receviez une lettre signée par moi et commençant par ces
mots :

« TITRE » « NOM », j’ai le plaisir de vous annoncer que vous avez gagné au
grand tirage de l’année. Aussi je vous remercie de bien vouloir m’appeler très
vite au téléphone pour me dire où vous préférez partir : en Chine, en Amérique,
au Mexique ou au pays des Tzars ?

Eh oui c’est vrai, « TITRE » « NOM », cette lettre est prête sur mon bureau. Il
n’y manque que le nom et l’adresse du gagnant. Le nom ? Je serais heureux
que ce soit le votre : « TITRE » « NOM », l’adresse également la votre :
« ADRESSE1 » « CODEPOSTAL » « VILLE ».

Pour participer au grand tirage, c’est vraiment facile : renvoyez très vite le
coupon ci-joint. Vous recevrez alors chez vous pour un examen gratuit de dix
jours notre encyclopédie.

Aussi, « TITRE » « NOM », dites-moi OUI dès aujourd’hui. Bien Cordialement.

Le responsable de la publication.

B. BONNIFACE

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Exercice 2 : réaliser un mailing simple (2)

Bureautique Vous travaillez au Garage Derambure et votre Responsable vous


demande d’envoyer la lettre publicitaire ci-dessous aux jeunes clients
qui viennent d’avoir 20 ans et dont voici les coordonnées.

A vous de définir les rubriques et de constituer le fichier de données que


vous sauvegarderez sous le nom de CLIENTS.

Objectifs
Il vous faut ensuite créer la lettre type et lui donner le nom de
- Concevoir une DERAMBURE, puis lancez la fusion à l’écran. Si les lettres fusionnées
base de données et
la lettre type sont bonnes lancez alors l’impression sans sauvegarder cette fusion.

- Utiliser les
fonctions de base
d’un publipostage

Melle BOULAMI Régine, 12 rue des Lilas 62223 ST NICOLAS


Melle ROBRIEN Sylvie, 25 rue Chanzy 62223 ST NICOLAS
Mr GATIRE Thierry, 3 allée des Sapins 62217 BEAURAINS
Melle LEMOINE Béatrice Le Peclet Apt 5 62223 ST NICOLAS
Mr DURANT Jean, 15rue du four 62223 ST NICOLAS

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GARAGE DERAMBURE
12 rue du puits St Josse

R62223 SAINT - NICOLAS / Tél : 03.21.22.32.48

«titre» «nom» «prénom»


«adresse1»,
«codepostal», «ville»,

Saint-Nazaire,
Le 22 juillet 2006

«titre»,

Vous possédez, au Garage Derambure, un compte client qui


laisse apparaître que vous vous intéressez aux voitures customisées.
Nous sommes heureux de vous inviter à l’exposition « Customez-vous »
qui aura lieu Place Léo Lagrange à St Nicolas du 1er au 15 août. Vous
pouvez venir retirer vos billets d’entrée dans nos locaux à partir du 25
juillet 2006.

Dans l’attente de votre visite,

Nous vous prions d’agréer, «titre», l’expression de nos sentiments


distingués.

Le Responsable

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Exercice 3 : réaliser un mailing simple (3)

Bureautique Vous travaillez au CE de l’entreprise et vous répondez aux personnes


qui se sont inscrites aux différents voyages proposés. Voici le fichier de
données que vous sauvegarderez sous le nom INSCRITS.

Titre Mademoiselle Monsieur Madame


Prénom Jeannine Pierre Véronique
Nom LEBAS JULIEN GUEGANT

Adresse 1 8 bd Crespel 10 rue du moulin 1 rue basse

Objectifs Code postal 62000 62217 59700


Ville ARRAS ACHICOURT DOUAI
- Concevoir une
base de données et Date Lettre 22 décembre 2006 24 janvier 2007 26 janvier 2007
la lettre type
Objet Votre circuit Votre circuit Votre séjour
- Utiliser les
fonctions de base Voyage Chine Mexique Irlande
d’un publipostage
Dates de
voyage 1er au 21 juillet 15 au 31 mai 3 au 17 mars

Animateur Cécile Olivier Bernard

Arrhes 1200 € 750 € 250 €

Taper à présent la lettre, remplacer les XXXX par les champs


nécessaires. A l’intérieur de la lettre un accord doit se faire sur le mot
« accompagné », pour cela il faut utiliser une fonction : cliquer sur
insérer mot clé, si alors sinon, si titre égal Monsieur taper
accompagné sinon accompagnée.

Enregistrer la lettre sous le nom VOYAGE. Fusionnez les deux


documents et imprimez les lettres.

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XXXXX
XXXXX
XXXXX XXXXX

Arras,
Objet : Le XXXXX
XXXXX

XXXXX

Vous avez pris l’heureuse décision de participer à notre voyage


organisé :

XXXXX

du XXXXX

Nous avons bien reçu le montant de vos arrhes soit : XXXXX

La formule que vous avez choisie vous donne droit à


l’accompagnement par un animateur. Vous serez donc accompagné(*)
par : XXXXX

Nous vous remercions de la confiance que vous accordez à notre


Comité d’entreprise
et vous souhaitons un excellent séjour.

Nous vous prions d’agréer, M. XXXXX, nos meilleures salutations.

Le Président

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Bilan : réaliser un mailing simple

Bureautique Au service facturation d’une entreprise et le responsable


demande d’envoyer la lettre de règlement aux différents fournisseurs
dont voici les références ci-dessous.

Vous devez définir un fichier de données que vous nommerez


FREGLT à partir de ces renseignements (pour ajouter un champ ne
figurant pas dans ceux proposés par WORD, taper son nom sans
espace dans nom de champ et cliquer sur ajouter un champ).

Taper la lettre de base à enregistrer sous le nom REGLT.


Objectifs
Lancer la fusion et imprimerez les différentes lettres. Ne pas
- Concevoir une enregistrer les lettres fusionnées.
base de données et
la lettre type
Fichier de données :
- Utiliser les
fonctions de base Monsieur BERTRAND – 110 rue Victor Hugo – 14800 DEAUVILLE
d’un publipostage Facture n° 453 du 22 (du mois dernier)
Commande n°234 du 15 (du mois dernier)
Montant : 654

Madame DEGALAIX – 25 Grand’- Place – 59100 ROUBAIX


Facture n° 56 du 25 (du mois dernier)
Commande n° 213 du 5 (du mois dernier)
Montant : 367

Mademoiselle SIMON – 120 Bd Gambetta – 06000 NICE


Facture n°D438 du 17 (du mois dernier)
Commande n° 231 du 10 (du mois dernier)
Montant : 897

Mr PERCEVAL – 3 Place Maupassant – 42000 ST ETIENNE


Facture n°987 du 19 (il y a 2 mois)
Commande n° 203 du 11 (il y a 2 mois)
Montant : 954

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Compléter la lettre
Ne pas oublier la suscription
Et la présentation

Vos références :
Comptabilité

Nos références :
AV/234

Objet : Paris le ………


N/ Règlement

..…,

Nous avons bien reçu votre facture n° « NUMFACT » du


« DATEFACT » relative à notre commande n° « NUMCOMM »
du « DATECOMM ».

Vous trouverez ci-joint, en règlement, un chèque bancaire d’un


montant de « MONTANT » euros au profit de votre compte.

Nous vous en souhaitons bonne réception.

Veuillez agréer, ……., nos salutations distinguées.

Le chef comptable,

R. Duhautois

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