Workflow

A tecnologia que vai revolucionar processos.

Igor Jorge /Paulo Stevo

 O que é workflow?
“ Workflow é a tecnologia que possibilita automatizar processos,
racionalizando-os e potencializando-os por meio de dois
componentes implícitos: organização e tecnologia.”
Aceitação.
Como toda tecnologia, Workflow tem também sua
curva de aprendizado e aceitação. Antes entretanto, é
importante ressalvar que, por melhor que seja uma
tecnologia, jamais terá 100% de aceitação. É consenso
geral que uma excelente taxa de aceitação de uma
tecnologia que fica ao redor de 80% da população que
o utiliza. Isso não quer dizer que os 20% que não
aceita.
Ponto de Inflexão
O fracasso de um projeto Workflow ocorre por dois
motivos: (1) a falta de preparo das pessoas que vão
trabalhar com a nova tecnologia, incluindo-se aqui
tanto técnicos, quanto usuários dela; (2) falta de
preparo da própria tecnologia e do ambiente
tecnológico no qual ela vai rodar.
Ponto de Saturação
Entre o primeiro e o segundo ano de utilização da
tecnologia, e a cada ano subseqüente, é comum
ocorrer o ponto de saturação. É claro que o que está
implantado continua a ser utilizado, os procedimentos
automatizados continuam a ser executados da mesma
forma como foram implantados e é justamente por
isso que o ponto de saturação pode ser perigoso.
Algumas vezes, pode ocorrer uma volta as passado,
justamente em decorrência de progressiva falta de
perspectivas de reinvenção da tecnologia usada.
Ponto de revitalização
Antes que o Workflow entre na fase de saturação, e
conseqüente declínio de utilização, é necessário
revitalizá-lo. Para tanto, alguns pontos tratados no
projeto original devem ser revistos na fase de
revitalização do uso da tecnologia.
Os processos
 “Conjunto de atividades que tem por finalidade transformar, montar,
manipular e processar matéria-prima para produzir bens que serão
disponibilizados para clientes.”

 “Processo é uma série de atividades que consomem recursos e

produzem um bem ou serviço.”

 “Processo é uma série de atividades inter-relacionadas que convertem

negócios de entrada e negócios de saída.”
Os três Rs do workflow

Roles(Papeis);
Rules (Regras);
Routes (rotinas);
Papel ou Role.
Papel ou Role é o conjunto de características e
habilidades necessárias para executar determinada
tarefa ou tarefas pertencentes a uma atividade. O
Papel ou Role sempre é o mesmo, as
responsabilidades são sempre as mesmas.
Papel usuário.
O papel usuário é pessoal e intransferível e serve para
identificar todos os usuários que tenham acesso a um
sistema Workflow. Quando o papel usuário deixar de
existir por demissão, promoção ou outra ocorrência
qualquer, deve ser desativado.
Papel função.
O papel função é o que a atividade deve desempenhar
dentro da cadeia de valores. É obrigatória a definição
de cada um dos papéis função existentes no fluxo de
trabalho de forma particularizada.
Regras ou Rules
As regras são elementos que definem de que forma os
dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser
processados, roteados e controlados pelo sistema
Workflow. As regras definem, basicamente, quais
informações devem transitar pelo fluxo de trabalho e
sob quais condições.
Routes ou caminhos.
É o controle de movimentação exercido sobre os
documentos. Os comandos do elemento rota
controlam como os documentos se movem de um
ponto a outro, dentro do fluxo de trabalho.
Tipos de Workflow
AD HOC
 Administrativo
 Produção ou Transação
 Orientado para Objeto
 Baseado no conhecimento
Tipos de Workflow – AD HOC
Para ser usado dinamicamente por grupos de trabalho
cujos participantes necessitem executar
procedimentos individualizados para cada documento
processado.
Tipos de Workflow -Administrativo
Orientado para as rotinas administrativas.
Ideal para tratamento de documentos e formulários.
Gerenciamento de prazos com todos os tipos de
alarmes possíveis.
Tipos de Workflow – Produção ou
Translação
Peso pesado das aplicações Workflow.
Orientado para aplicações que envolvem grandes
quantidades de dados, muitas políticas de negócio e
recursos financeiros em grande escala.
Tipos de Workflow – Orientado
para Objeto
Um objeto é o conjunto de atributos, ou dados, e
instruções sobre como os dados e os atributos devem
ser processados, estocados, recuperados e
visualizados pelo usuário.
Tipos de Workflow – Baseado no
Conhecimento
Aprende com seus próprios erros e acertos.
Vai além da execução pura e simples das regras
preestabelecida e incorpora exceções a seus
procedimentos.
Paradigma na gestão de processos.
Tadeu Cruz. Rio de Janeiro : E-Papers Serviços
Editoriais, 2006.

Workflow : a tecnologia que vai revolucionar

processos / Tadeu Cruz. – São Paulo : Atlas, 1998.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto_de_Workflow