Manual de Gestión de la I+D+i

MANUAL DE GESTION DE
I+D+I
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INDICE

1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I ................................................................. 3

1.1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE IDI .............................................................................. 3

1.2 MAPA DE PROCESOS ................................................................................................................... 4

2 REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION .............................................................................. 5

2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ..................................................................................... 5

2.2 PARTES INTERESADAS ................................................................................................................ 5
2.3 POLÍTICA DE I+D+I .................................................................................................................... 6
2.4 PLANIFICACIÓN .......................................................................................................................... 6
2.5 ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RESPONSABILIDADES Y COMUNICACIÓN.................................... 8
2.6 REVISION POR LA DIRECCION ......................................................................................... 10

3 GESTION DE LOS RECURSOS .................................................................................................. 11

3.1 PROVISION DE RECURSOS ................................................................................................ 11

3.2 RECURSOS HUMANOS ....................................................................................................... 11
3.2.1 GENERALIDADES ............................................................................................................. 11
3.2.2 MOTIVACION DEL PERSONAL ....................................................................................... 12
3.2.3 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN ........................................... 12
3.3 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO ....................................................... 13

4 ACTIVIDADES DE I+D+I ............................................................................................................ 13

4.1 IDENTIFICACIÓN DE ACTIVIDADES ........................................................................................... 13

4.2 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I ........................................................................... 14
4.3 PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS DE LAS ACTIVIDADES DE I+D+I
14
4.4 COMPRAS .............................................................................................................................. 15

5 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA .......................................................................................... 15

5.1 AUDITORIAS INTERNAS .................................................................................................... 15

5.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO DE I+D+I Y DE SUS RESULTADOS. CONTROL
DE DESVIACIONES. .................................................................................................................................. 15

5.3 ANALISIS DE DATOS........................................................................................................... 16

5.4 MEJORA ................................................................................................................................. 16

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1 MODELO Y SISTEMA DE GESTION DE LA I+D+I

1.1 Alcance del Sistema de Gestión de IDI

Tras el análisis de las actividades realizadas por la empresa se
identifica que toda la organización debe estar implicada como agentes
motores de la innovación, cada uno de ellos desde las actividades que
desarrolla en su propio departamento así como en la participación en
proyectos multifuncionales.

Actividades de I+D+I
Las actividades de I+D+I desarrolladas por la empresa se dividen en
tres grandes áreas

ACTIVIDADES DE I+D+I
Innovaciones de producto Desarrollo de nuevos productos y
servicios
Innovaciones Organizativas Nuevos métodos de gestión y trabajo,
nuevas herramientas de uso interno.
Eficiencia de la organización.
Mejoras de producto Mejoras de productos ya existentes

El sistema de gestión de la innovación se integra dentro del modelo

de sistema de gestión vigente en la empresa, en consecuencia el
control documental y de los registros se realiza según se desarrolla
en los procedimientos PR.421 Control de documentos y PR.422
Control de registros.

Los objetivos del sistema de gestión de la Innovación se recogen en

el cuadro de mando de la empresa. Dichos objetivos están alineados
con estrategia y la política de la empresa.

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1.2 Mapa de procesos

Como ya se ha indicado anteriormente, la innovación es un proceso
estratégico de la empresa, tal y como se ve en el Mapa General de
Procesos.

A continuación se presenta el mapa del proceso de la Innovación. En

este mapa se plasman las interacciones entre las actividades y sirve
de base para el desarrollo posterior de los indicadores y objetivos.

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2 REPONSABILIDADES DE LA DIRECCION

2.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

El compromiso de la Dirección con la Gestión de la Innovación en la
empresa se recoge en la Política de Innovación elaborada. Dicha
política es adecuadamente comunicada y desplegada a toda la
organización, mediante su publicación en el tablón de anuncios y las
actividades formativas oportunas.

La Política de Innovación ha sido elaborada teniendo como referencia

la estrategia de la empresa (Misión, Visión y Valores de la empresa),
y se hace realidad mediante la asignación de recursos en el plan de
negocio, y el establecimiento de objetivos estratégicos y operativos a
todos los niveles de la organización.

De manera anual (en la revisión por la Dirección del Sistema de

Gestión) se comprueba la adecuación de la Política. Y si los cambios
internos o externos ocurridos así lo requieren, se modifica la Política
para su adaptación y enfoque a las partes interesadas.

2.2 Partes interesadas

El proceso de I+D+I, se entiende como un proceso estratégico dentro
del mapa general de procesos de la organización. En este sentido se
han identificado las partes interesadas en las actividades de la
empresa, como paso previo a la identificación de sus requisitos y su
inclusión en los proyectos que desarrollamos.

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PARTES INTERESADAS

Clientes

Proveedo- Empleados Las partes interesadas

res se consideran como
fuentes de información
Empresa
y requisitos que
alimentan el sistema de
Accionis- Sociedad
tas gestión de la empresa.

Colabora-
dores

2.3 Política de I+D+I

Cada organización debe describir aquí su política de I+D+I. No más
de un folio y si tenemos otros sistemas de gestión debemos buscar la
integración de todos en una misma política. Además, si tenemos
certificado un Sistema de Gestión Medioambiental os recordamos que
la política debe ser pública y publicada.

2.4 Planificación
La empresa realiza la planificación de sus actividades generales según
el procedimiento Pr.541 Planificación Estratégica. La planificación de
la gestión de I+D+I se establece para garantizar la realización de
actividades innovadoras, conocer el riesgo, establecer una adecuada
asignación de recursos, poder realizar un seguimiento y control de las
mismas y en definitiva alcanzar los objetivos y obtener resultados.

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Estrategia (misión, visión)

Plan de Negocio. Cuadro de Mando.

Objetivos de la organización

Planes de Departamento / Proyectos

(planificación de la unidad de gestión de IDI)

Determinación de objetivos e indicadores operacionales

(objetivos para la unidad de gestión de IDI y para los proyectos que
se inicien)

Los proyectos de IDI se planifican y desarrollan según lo descrito en

el procedimiento Inn-08 de Gestión de Proyectos.

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2.5 Estructura, organización, responsabilidades y

comunicación.
En la empresa la estructura definida para la Gestión de la Innovación
abarca:
ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES
Unidad de Gestión de IDI Define, desarrolla implanta y Utiliza las herramientas
Integrada por la Dirección IDI
y el Responsable de Identifica /analiza problemas
Innovación Analiza, selecciona ideas IDI
Planificación, seguimiento y control de cartera de
proyectos
Transferencia de tecnología
Control seguimiento y documentación de resultados
Protección y explotación de resultados
Medición, análisis y mejora
Equipos de proyecto. Usa herramientas IDI
Integrados por personal de Desarrolla los proyectos asignados, innovaciones y
la organización mejoras. Genera conocimiento

El representante de la Dirección para el sistema de gestión de la

Innovación es el responsable de Innovación, cuyas responsabilidades
principales son:
- Asegurarse de que se establecen, implantan y mantienen las
actividades necesarias para el sistema de gestión de I+D+I.
- Informar a la Dirección sobre el desempeño del sistema de
gestión de I+D+I y de cualquier necesidad de mejora.
- Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de las
actividades de I+D+I en la organización.

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Proveedores:
CANALES DE COMUNICACIÓN Encuestas
Valoración de proveedores
Desarrollo de proyectos
Ferias
Reuniones Proyecto Comercial

As e n
n
ió

am era
ac

G
rm

bl l
Personas.

ea
Fo
HERRAMIENTAS
•Comunicación informal
•Tablones informativos
Va

•Publicaciones
lo

•Listas de distribución
ra

•Sistema de Gestión
c ió

información y conocimiento
n

CLIENTES
de

•Encuestas satisfacción Encuestas

i té
ld

Dpto. comercial

om
Quejas y reclamaciones
es

C Nuevos proyectos
em

Entrevistas
pe

Otras partes interesadas:

ño

-Declaración medioambiental
-Datos de PRL
-Publicidad
-Publicaciones

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2.6 REVISION POR LA DIRECCION

La dirección de la empresa realiza de manera anual una revisión de
los sistemas de gestión implantados, entre ellos el sistema de gestión
de la innovación, con el objeto de asegurar su conveniencia,
adecuación y eficacia continuas. Los contenidos de dicha revisión son:

Entradas Salidas
Resultados de auditorías Acciones de mejora encaminadas a:
Retroalimentación de partes La mejora de la eficacia
interesadas. Uso de los recursos
Seguimiento y medición del proceso de Necesidades de recursos
IDI.
Información del seguimiento y medición Detección de oportunidades de mejora
de los resultados del proceso IDI. Necesidad de realizar cambios en el
Estado de las acciones correctoras y sistema de gestión
preventivas.
Acciones de seguimiento de revisiones Modificación de la política
previas
Cambios que podrían afectar al sistema
de gestión IDI
Recomendaciones para la mejora

La revisión de la Dirección sirve de primer paso para realizar la

previsión tecnológica y desarrollar el plan de I+D+I de la
organización.

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3 GESTION DE LOS RECURSOS

3.1 PROVISION DE RECURSOS

La Dirección de la empresa proporciona los recursos necesarios para:
- Implantar, mantener y mejorar una Unidad de Gestión de
I+D+I, mediante su asignación en el plan de negocio.
- Aumentar la satisfacción de las partes interesadas, dando
respuesta a sus necesidades y expectativas
- Fomentar la cooperación con entidades externas que
proporcionen conocimientos, metodología, instrumentos,
financiación, etc.

3.2 RECURSOS HUMANOS

3.2.1 GENERALIDADES
Las personas que trabajan en I+D+I deben reunir los niveles de
cualificación, formación, habilidades y experiencia profesional
apropiados, que le califiquen como competente para las actividades
que tenga asignadas. Todo ello queda reflejado en las asignaciones
por áreas de conocimiento, que se desarrollan conforme al
procedimiento Inn-09 de Base de conocimiento. Las necesidades
detectadas y relacionadas con la base de conocimiento y los niveles
de experiencia, se plasman en el Plan de Formación de la
organización.

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3.2.2 MOTIVACION DEL PERSONAL

La empresa, en línea con su estrategia y su política desarrolla las
siguientes actividades de motivación del personal:

Actividades Soporte documental

Formación Poner los códigos de los procedimientos
Participación correspondientes
Equipos de mejora
Desarrollo de creatividad
Dirección por objetivos
Objetivos:
- Promover la toma de conciencia de la importancia de la I+D+I
- Motivar e ilusionar al personal
- Impulsar la participación del personal
- Simplificar y facilitar las aportaciones de información de los distintos
departamentos.

3.2.3 COMPETENCIA TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN

Según se desarrolla en el procedimientos Pr.621 Competencia, toma
de conciencia y formación e Inn-09 Base de conocimiento tecnológico
de la organización.
a) Determina la competencia necesaria para el personal de I+D+I
b) Proporciona formación necesaria u otras acciones para
satisfacer necesidad
c) Evalúa eficacia de acciones tomas
d) Asegura que el personal es consciente de la pertinencia e
importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro
de los objetivos de I+D+I.
e) Mantiene los registros apropiados de la educación, formación,
habilidades y experiencia

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3.3 INFRAESTRUCTURAS Y AMBIENTE DE TRABAJO

La organización proporciona y mantiene la infraestructura necesaria
mediante el procedimiento PR.761 control de equipos e instalaciones
para el proceso de I+D+I incluyendo:

a) Espacio de trabajo y servicios asociados.

b) Equipo para realizar las actividades de I+D+I
c) Servicios de apoyo
d) Ambiente de trabajo

4 ACTIVIDADES DE I+D+I

4.1 Identificación de Actividades

A continuación se presenta un listado de las herramientas de IDI
empleadas en la organización:
- Vigilancia Tecnológica
- Previsión Tecnológica
- Creatividad
- Análisis interno y externo
- Análisis y selección de ideas
- Transferencia de tecnología
- Gestión de proyectos
- Diferenciación de activos tecnológicos
- Inventario tecnológico
- Prospectiva
- Base de conocimiento tecnológico

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4.2 RESULTADOS DEL PROCESO DE I+D+I

Los resultados del proceso de IDI pueden ser:

RESULTADOS SOPORTE
Nuevos productos, tecnologías, etc. Proyecto
Conocimiento Sistema de Gestión de la
información y del conocimiento
Ideas Sistema de mejora, de
sugerencias, etc.
Mejoras Proyectos, registro.
Todo ello queda documentado (en el proyecto, en el sistema
informático, etc.) y alimenta el sistema de gestión de la información y
del conocimiento de la empresa.
Seguimiento y medición: mediante los correspondientes objetivos e
indicadores definidos específicamente para cada proyecto o para la
unidad de gestión de IDI conjuntamente.

4.3 PROTECCIÓN Y EXPLOTACIÓN DE RESULTADOS DE LAS

ACTIVIDADES DE I+D+I
La empresa se plantea a nivel estratégico la protección y explotación
de los resultados de las actividades de I+D+I, siempre que esto sea
posible. Esta protección y explotación se planteará de manera
específica para cada proyecto que se desarrolle.

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4.4 COMPRAS
El proceso de compras se desarrolla conforme al PR.741
procedimiento de compras. Las subcontrataciones y productos
adquiridos cumplen con los requisitos fijados por la unidad de I+D+I,
cuando se hayan establecido. Los proveedores para los que se
determina necesario se evalúan según los criterios de la unidad
I+D+I.

5 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA

5.1 AUDITORIAS INTERNAS

La organización realiza auditorías planificadas de su sistema de
gestión.

El objetivo principal de la realización de las auditorías es determinar

si el sistema de gestión, en este caso de I+D+I, es conforme a los
requisitos de la norma de referencia, se ha implantado y es eficaz.

5.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DEL PROCESO DE I+D+I y de

sus resultados. Control de desviaciones.

La organización dispone de un conjunto de indicadores que permiten

realizar el seguimiento y la medición del proceso de IDI, relacionados
con el mapa de procesos de IDI.

Los proyectos de IDI se controlan en función de su propia

planificación y objetivos. El seguimiento de los mismos lo realiza el
comité de gestión. Las desviaciones tanto de objetivos como de
planificaciones, en proyectos son registrados sobre la propia

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documentación del proyecto, mediante la herramienta informática o

en las actas de reunión del comité, emitiéndose un informe anual .

Las desviaciones y en general el seguimiento en los indicadores y

objetivos son controladas por la Dirección de la organización y
registradas en las actas de reunión correspondientes.

5.3 ANALISIS DE DATOS

Los datos recopilados en el sistema de gestión de la organización son
analizados por la Dirección de la empresa y por el comité de gestión.
Se emite un acta de cada reunión, así como un informe de revisión
por la dirección con carácter anual.

5.4 MEJORA
Uno de los enfoques de la organización es la mejora continua de
todas sus actividades y sistemas de gestión, las herramientas de las
que la empresa dispone para poder realizar esta mejora son:
- revisión de la política: revisión por la dirección
- seguimiento y revisión de objetivos e indicadores.
Determinación de la estrategia de la empresa.
- los resultados de las auditorías internas y externas
- las acciones correctoras y preventivas
- los sistemas de sugerencias y participación del personal y otras
partes interesadas.
- Las alianzas externas, la transferencia de tecnología y buenas
prácticas, benchmarking.
- El uso de las herramientas de la innovación.

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