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CALIDAD

Curso de Auditorías internas de calidad

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2. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD

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PRÓLOGO
Es evidente que la eficacia de un sistema de gestión de la calidad , que debe estar organizada de una forma sistemática y
consistente, formaliza el sistema de calidad, y debe:

Proporcionar un conjunto de requisitos claros y concisos al personal;

Facilitar la coherencia de las actividades vinculadas a la calidad y un entendimiento uniforme de los requisitos, en toda
la organización;
Ser fácilmente distribuida de forma que se asegure un fácil acceso a todo aquel que necesite utilizar la documentación
del sistema con objeto de consultarla;
Proporcionar el mismo conjunto de instrucciones de forma simultanea a todo el personal involucrado;
Facilitar de forma eficaz los cambios en la gestión (un sistema de calidad no puede ser rígido, y deberá adaptarse a
las mejoras necesarias y responder a los cambios del entorno y de la actividad económica. Es esencial que cualquier
cambio en los requisitos sea comunicado de forma inmediata y simultáneamente a todo el personal involucrado)
En caso de cambios en el personal, asegurar la continuidad o permanencia, y reducir el tiempo de formación del
personal;
Facilitar la actividades de supervisión y las auditorias del sistema de la calidad.

Todas las normas de sistemas de calidad hacen referencia a la documentación y a los registros. No deben ser confundidos
estos dos términos, a pesar de que en lenguaje coloquial ambos sean llamados documentos. En lo referente a su aplicación
y utilización en las normas, se ha adoptado el siguiente significado:

Registro según ISO 9000:2000 se define como:

"documento que indica los resultados alcanzados o proporciona la evidencia de las actividades realizadas"

Los registros son, por tanto, la evidencia documental de que una actividad ha sido realizada y/o que se han alcanzado los
resultados.

Documento se define como:

"información y su medio de soporte"

Un documento en el uso de la norma significa el documento que estipula los requisitos o la forma como es necesario
realizar la actividad.

Es importante recordar que el término "documentado" utilizado en la norma no es un sinónimo de escrito. Un sistema de
calidad, y los procedimientos en particular, pueden estar documentados por escrito, pero también se puede en formas
de diagramas de flujo, bocetos, dibujos, series de fotografías, cintas de sonido, videos, etc. Los documentos pueden
ser establecidos en cualquier formato, como copias en papel o medios electrónicos, incluyendo copias de software.

Es importante que la documentación del sistema de calidad refleje la forma en que la organización funciona realmente. Los
procedimientos escritos, las instrucciones de trabajo, etc., generaran la aversión del usuario, ya que pueden estar muy lejos
de la realidad diaria.

Establecer un sistema de calidad documentado no debe ser sinónimo de "generación de papel"; por consiguiente la
documentación no debe ser excesiva. Por lo tanto el sistema de calidad debe estar bien planificado y su documentación
diseñada cuidadosamente para asegurar sencillez, claridad y control eficiente.

Los documentos se deben ajustar a la organización y su cultura. El auditor debe entender que la documentación es para la
organización y sus miembros y no para el auditor.

Los auditores deben recordar el contenido de la Nota 3 en la cláusula 4.2.1 de ISO 9001:2000

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