EL DOCUMENTO

(Tomado de Manuel Vásquez, introducción a la archivología)

DEFINICIÓN

El documento de archivo es un soporte modificado por un texto a él

adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y
tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente
transmitir información útil para el trámite. A continuación se
explican los términos de la definición:

“Soporte modificado por un texto a él adherido”. Es la definición de

documento en general.

“que surge”. Es un modo específico de expresar la relación del

documento con la empresa o persona que realiza la actividad
administrativa. También podría decirse producido o recibido.

“Como resultado de una actividad administrativa”. Es el núcleo

central y característico de la definición. Si un documento se produce o
se recibe no forma parte de un trámite no es un documento de
archivo.

“Y tienen como fin impartir una orden”. Asentar la voluntad de la

autoridad con intención de que sea obedecida” Son los documentos
dispositivos. –leyes, decretos, resoluciones, circulares normativas.

“Y tienen como fin probar algo”. Hay documentos que dan fe,
testimonian. Actas.

“Y tienen como fin solamente transmitir una información”. Todo

documento es, de alguna manera, informativo. Esta frases se refiere
a que aquellos documentos informativos únicamente llevan noticias,
sin gozar del atributo de hacer fé, ni de imponer la voluntad de la
autoridad.

Si se analiza cuidadosamente un documento archivístico escrito se

descubre que hay mucho más de él que un soporte, una forma y un
contenido. La circunstancia del escrito implica tanto la presencia de
un hecho y una voluntad de manifestarlo, como voluntad de dar
origen al acto. También indica un propósito. De hecho la existencia
de cualquier escrito, directa o indirectamente, determina
consecuencias, es decir puede crear, preservar, modificar o concluir
situaciones. Además el documento por medio del cual un hecho y
una voluntad determinan consecuencias es el resultado de un
procedimiento, de un proceso de creación, que se verá reflejado en
la forma documental.
TERMINOS RELACIONADOS CONEL DOCUMENTO DE ARCHIVO

PIEZA DOCUMENTAL. Es la unidad archivística mínima que se

constituye por un solo documento completo. Una carta, un recibo, un
comprobante, un acta, un memorando

REGISTRO. Acepciones que interesan al castellano.

Registro. Es una unidad de datos que se constituyen en un conjunto

de datos interrelacionados.

Registro. En diplomática especie de compilador. Copia de documentos

emitidos o recibidos.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Los documentos de archivo han de someterse a clasificaciones

fundamentales:

Por el tipo documental

Por la tradición documental
Por la función a la que sirven los documentos
Por el grado de accesibilidad a los documentos
Por el ámbito jurídico al que pertenecen
Por la relación temporal entre el hecho y el documento
Por el soporte del texto
Por el sentido humano que percibe el mensaje
Por el grado de elaboración
Por la fuente

1. POR EL TIPO DOCUMENTAL

No existen documentos de archivo como tales, sino tipos

documentales.

TIPO DOCUMENTAL. Es el carácter o atributo (de un documento de

archivo) que se origina en la actividad administrativa a la que sirve el
documento. Se manifiesta en la diagramación, formato y contenido
distintivos y que sirve para clasificarlos, ordenarlos, describirlos y en
general procesarlos.

Existen infinitos tipos documentales, porque cada uno está hecho a

la medida para una actividad administrativa. Entonces, es normal
que haya tantos tipos documentales como tramitaciones o
actividades haya en la administración pública, privada o personal.
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Pero es un defecto que existan distintos tipos documentales para una

misma actividad. Cuando hay planificación se normaliza la producción
de tipos documentales de modo que, a igual actividad corresponda
idéntica diagramación de tipo documental.

El documentalista, analista o archivista, ha de saber además, que

todo esfuerzo por disminuir el número de tipos documentales o de
normalizarlos y homologarlos, redunda en la disminución,
normalización y homologación de las actividades, que son la causa
de los tipos documentales.

Por el tipo documental, los documentos de archivo conforman tres

grandes subcategorías: documentos dispositivos o imperativos,
testimoniales o probatorios, informativos o noticiosos.

CLASIFICACION POR LA TRADICION DOCUMENTAL

Tradición documental es el carácter o atributo de un documento de

archivo que se origina en el objetivo que persigue cada uno de los
ejemplares y permite clasificar tales ejemplares: Original, copia,
borrador.

Original es el ejemplar de un documento auténtico, cuyo texto

presenta todos los requisitos que lo habilitan ( habilitaron) para
cumplir el objetivo al que está (estaba) destinado. Pueden ser
original único u original múltiple ( los que se producen en ejemplares
de igual valor)

Copia es el ejemplar de un documento que contiene el texto del

original pero que se ha producido para cumplir el objetivo por el cual
se creó el documento. Se clasifican en copias de constancia, copias
de seguridad y copias de distribución.

Borrador. Es un documento provisional, preparatorio, previo al

ejemplar original. El borrador se encuentra en situación marginal con
respecto de la archivalía. No suele ser considerado parte de ella.

Minuta. Es un boceto, un esquema, enumeración de asuntos que

habrán de volcarse en el documento original. Ejemplo, Las notas que
se toman en una reunión.

POR EL TIPO DE FUNCIÓN A QUE LE SIRVEN LOS DOCUMENTOS

Las instituciones y las personas que producen documentos presentan

siempre dos categorías o tipos de tareas: Las que son características
de la institución y las que son generales y que se cumplen como
apoyo a las primeras. Esta duplicidad de funciones y tareas se
refleja en los documentos. Hay documentos sustantivos o
característicos (sirven a las funciones para las cuales existe la
institución) y documentos o Facilitativos (sirven de apoyo
administrativo).

POR EL GRADO DE ACCESIBILIDAD

Esta clasificación, tiene sentido para los documentos en trámite,

vigentes o en plazo precaucional. Es decir en las dos primeras etapas
del ciclo vital del documento. Pueden ser: libre acceso,
confidenciales, ultrasecretos.

POR EL ÁMBITO AL QUE PERTENECEN

Púbicos (elaborados en las empresas del Estado) Privados

(producidos por las personas o en las empresas privadas)

POR LA RELACION TEMPORAL ENTRE EL HECHO Y EL DOCUMENTO

Se clasifican en documentos anteriores al hecho ( son la mayoría de

los documentos dispositivos, porque tienden a causar los hechos)
Simultáneos al hecho ( son gran parte de los testimoniales, dan
validez a hechos) documentos posteriores al hecho ( narran hechos
ya pasados)

POR EL PORTE DEL TEXTO

Debido al continuo avance en las técnicas de transmisión de

mensajes, no existe una clasificación definitiva ni completa. Pueden
ser antiguos o modernos.

POR EL SENTIDO HUMANO QUE PERCIBE EL MENSAJE

Pueden ser visibles (sin aparatos, con aparatos) audibles o sonoros