Acuerdo 060/2000

Articulo tercero: la unidad de correspondencia que gestione de manera

centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y
distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos
contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental.

Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia

en el control y normalización unificados en cada entidad.

Las unidades de correspondencia deben contar con un personal capacitado y,

que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente las comunicaciones
de carácter oficial mediante servicios que faciliten la atención a las
solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan ala
observancia plena de los principios que rigen la administración publica.

Articulo quinto: los procedimientos para la radicación de comunicaciones

oficiales, no se podrán reservar los números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será
designada en estricto orden de recepción de los documentos. Al comenzar
cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas mecánicos o manuales.

Se debe dejar constancia por escrito de la unidad de correspondencia.

Articulo octavo: las unidades de correspondencia, elaboran, planillas,

formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la
recepción de los documentos que dispongan de servicios de alerta para el
seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.

Articulo decimo: las comunicaciones oficiales que ingresen a las

instituciones deberán ser revisadas para verificar la competencia, donde se
deba enviar respuesta y asunto correspondiente.

Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre del

responsable o responsables.

Articulo decimo primero: las comunicaciones oficiales enviadas en soporte

papel se elaboran en original y máximo dos copias. En los casos en los cuales
haya varios destinarios, se elaboran igual cantidad de copias adicionales.
Articulo decimo segundo: se tramita teniendo en cuenta la información que
forma parte de las series establecidas en las tablas de retención
documental.

Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico,
deberían producir este documento.

Articulo decimo tercero: las entidades que dispongan de internet y

servicios de correo electrónico reglamentaran su utilización. En todo caso
las unidades de correspondencia tendrán el control de las comunicaciones
oficiales recibidas y enviadas.

RECIBO DE CORRESPONDENCIA
RT: el recibo de documentos es una de las tareas más importantes y
definitivas en la utilización y tratamiento de las comunicaciones
empresariales.

Por la variedad de documentos que llegan a diario a las se debe normalizar el

procedimiento para su manejo y control.

Los procesos de recibo y de despacho se normalizan de acuerdo al tamaño,

organización de cada entidad y el flujo de la documentación en dos formas:

*manual

*electrónica: por medio de un programa o de un software de

correspondencia.

Pasos para el recibo de documentación:

1. Recepción: consiste en recibir las comunicaciones provenientes de

distintas fuentes y distintos conductos, pueden ser directos e
indirectos.

Se fundamenta en una labor de inspección que no es más que la revisión de

los documentos para determinar:
La documentación es recibida en forma:

Directa: -si esta dirigida a la empresa o a un funcionario.

-si se trata de una comunicación oficial.

-si el sobre viene en buen estado.

*Indirecta: -si el asunto que trata va dirigido a la dependencia que le

compete.

-si están firmadas.

-si la fecha es actual.

-si se cita el domicilio del remitente.

Cuando este proceso es centralizado, con instrucciones claras, para que las
demás oficinas no puedan recibir y tramitar documentos directamente,
siendo canalizado por la oficina central.

CLASIFICACION DE LAS COMUNICACIONES

RT: después del recibo de la documentación es clasificación, la cual puede
agruparse así:

* Correspondencia externa:

Es la documentación o encomiendas enviadas

Entre la Sede y otras entidades o particulares. Además entre funcionarios

de la misma, siempre que se encuentren localizados en diferente ciudad, o
con sus empleados cuando se refiera a relaciones laborales.

Es decir que las cartas que la institución recibe o envía a dependencias de la

misma, (facultades, centros, institutos, etc.) situados en otras ciudades o a
sus empleados en relación a su vinculo

Laboral.
Según su origen y destino se divide en:

*Correspondencia externa recibida: Es la que llega a la Sede por medio del

servicio de mensajería, entrega personal, apartado aéreo, fax y correo
electrónico.

La correspondencia externa recibida es oficial ò particular:

Oficial: Se refiere exclusivamente a los asuntos propios de la entidad,

Independiente del medio utilizado, (mensajería, fax, correo electrónico).

Puede tener carácter confidencial y en éste caso se someterá a trámite
especial.

Particular: Es al que llega a la institución a título personal, trata de asuntos

personales no relacionados con las actividades de la entidad y no Cita el
cargo del funcionario. No generan trámite para las entidades. Puede
reconocerse porque se identifica visiblemente como "personal" o
"confidencial".

La correspondencia que venga dirigida a la revisoría fiscal o Auditoria,

cooperativas, sindicatos, asociaciones fondos y demás oficinas delegadas de
otras entidades autónomas que allí funcionen, se tratará como
correspondencia particular.

Correspondencia externa

Despachada: Es la que se produce de manera oficial, dirigida a otras

entidades, particulares, a funcionarios de la misma localizados en otras
ciudades, a sus empleados sobre asuntos relacionados con su vinculación
laboral o a las dependencias autónomas que funcionen dentro de la misma
institución.

Tomando en cuenta la forma de envío, la correspondencia externa

despachada será:

* Entrega ordinaria: corresponde a las cartas enviadas por correo ordinario,

aéreo y nacional

* Entrega especial:
Identificará la correspondencia enviada por correo recomendado o
entregado personalmente a los destinatarios, previa radicación.

* CORRESPONDENCIA INTERNA

Es la que se produce entre los funcionarios localizados en la Sede, como

constancias, certificados, comunicados, memorandos, circulares, oficios y
actas que se cursan entre las oficinas de la Universidad. Son de carácter
oficial.

*documentos contables.

*folletos, revistas y publicaciones.

*propaganda.

*APERTURA: se trata de la apertura de sobre o empaque de las

comunicaciones oficiales, para sacar sus documentos y anexos.

*REVISION: las comunicaciones que ingresen deben ser revisadas, para

verificar sus anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o
entidad remitente, dirección donde se debe enviar y asunto. Luego se hará
la radicación del mismo.

RADICACION
Radicar es ubicar. Consiste en asignarle un numero mediante el cual se va a
identificar y consultar., dejando constancia de la hora y fecha de recibo o
envío con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de
vencimiento el las

Leyes establecidas.

Esta no se efectúa con toda la documentación recibida, solo se radican:

-cartas, memorandos, telegramas, fax, correspondencia confidencial.

PASOS PARA LA RADICACION:

- Se efectúa por medio de un sello, que al imprimírselo significa que es

propiedad de la empresa, esta puede ser manual, mecánico y electrónico.
Para el control se adiciona un espacio para la firma de quien de respuesta y
fecha de esta.

REGISTRO
El programa permite almacenar y mantener actualizada la información sobre
la correspondencia.

Recibida y despachada. Facilita la consulta sobre: fecha, remitente,

destinatario, número de radicación, etc.

Si el registro se lleva manualmente el formato debe llevar:

Numero de registro, Fecha de elaboración y de recibo, ciudad de origen,

persona o entidad que la envía y asunto. Para su control se debe dejar un
espacio para registrar el número y fecha de respuesta.

Dentro de este proceso se debe tener en cuenta:

No radicar la correspondencia personal: si no trae la información

personal registrada. Esta correspondencia solo se fecha en el sobre.
Colocar la fecha de recibo a: folletos, revistas, publicaciones,
inscripciones.
Devolver, sin abrir, la correspondencia que por error llegue a esta
oficina.
Hacer las observaciones pertinentes en el radicador, cuando las
comunicaciones llegan sin firmar.
Verificar que los anexos enunciados estén completos: en caso
contrario, hacer la aclaración en forma oral o escrita. Cuando esta
llega por correo.

DISTRIBUSION O REPARTO
Después de registradas se procede al reparto y distribución de las mismas,
a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

Uno de los procedimientos más prácticos es utilizar un casillero con el

nombre de las dependencias o sus códigos. La recolección y entrega de esta
la realiza el mensajero, quien se apoya en bolsas diseñadas para tal fin.
siempre habrán dos bolsas, una para guardar la que se recibe y otra en la
oficina para guardar la que será enviada.

TRAMITE

Este control consiste en vigilar las comunicaciones que sigan su curso normal
sin demora, ni extravió en este proceso.

Por el volumen de los documentos, es más práctico y menos costoso utilizar:

los servicios postales

correo urbano
correo nacional o internacional
servicios especializados en correo

CONTROLES QUE SE EFECTUAN

 En casos de de distribución interna y despacho externo, es necesario
llevar un control de lo que sale de la oficina, por control y
aclaraciones posteriores.
 Es de mucha ayuda que las secretarias de cada dependencia lleven sus
controles, de la correspondencia recibida y despachada, los cuales se
deben revisar semanalmente para la correspondencia pendiente.
 Sucede con frecuencia que el jefe de la oficina delegue en otro
funcionario la respuesta. De no llevar sus controles se le puede
perder la pista a un documento con la consecuencia de no saber su
trámite y si se le dio respuesta.

 En el funcionario encargado de radicar la correspondencia recae la

responsabilidad de no aceptar comunicaciones que no reúnan todos los
requisitos para su envió como:
Anexos
Estilo
Técnicas mecanográficas
Otros aspectos