Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

DOKUMENTASI
SISTEM MANAJEMEN MUTU

ISO 9001:2008
1 MENGAPA ? …..(1)
Persyaratan klausul 4.1

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM part 1; GENERAL REQUIREMENT :
“ perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan,

menerapkan, memelihara sistem manajemen mutu dan
secara meningkatkan efektifitasnya dalam aturan yang
sesuai dengan sesuai persyaratan Standar Internasional
ini.”
1 MENGAPA ? …..(2)
Persyaratan klausul 4.2.1
MANAGEMENT SYSTEM part 2;
DOCUMENTATION REQUIREMENT part 1; General
Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup :

a) Pernyataan yang terdokumentasi atas kebijakan mutu dan sasaran
mutu,
b) Pedoman mutu,
c) Prosedur terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh Standar
Internasional ini,
d) Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh perusahaan untuk
memastikan perencanaan, operasi serta pengendalian yang efektif
atas proses-Prosesnya,
e) Catatan yang disyaratkan oleh Standar Internasional ini (lihat
4.2.4).
PRINSIPNYA :
Write what you do !
Do what you write !
Approve and Review it !
Lihat persyaratan 4.2.3 ISO 9001:2008

2 UNTUK APA ? …..(1)
1. Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2008;
2. Mendokumentasikan kebijakan perusahaan dan

prosedur;
3. Memberikan gambaran yang jelas mengenai

sistem manajemen mutu perusahaan;
4. Memberikan kejelasan tugas, tanggung jawab dan

wewenang dari setiap fungsi perusahaan;
5. Memberikan bukti kepada pelanggan bahwa produk

atau jasa yang dihasilkan terjamin sesuai
dengan spesifikasi dan persyaratan
2. UNTUK APA ? …….(2)
6. Sebagai alat komunikasi dalam menerapkan sistem

manajemen mutu;
7. Sebagai acuan standar dalam penerapan dan

pemeliharaan sistem manajemen mutu;
8. Sebagai persiapan menghadapi audit eksternal

dalam rangka sertifikasi;
3 APA SAJA ? …….(1)
PIRAMIDA DOKUMENTASI
Pedoman
Mutu
Prosedur-Prosedur
Dokumen Pendukung
(Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen lain)
3 APA SAJA ? …….(2)
1. PEDOMAN MUTU, berisi :
• Uraian tentang ruang lingkup SMM, temasuk rincian dan

pertimbangan adanya pengeluaran (exclusion) dari
persyaratan klausul 7
• Prosedur terdokumentasi untuk SMM atau referensinya
• Penjelasan tentang interaksi dari proses-proses dalam
SMM (Diagram proses bisnis)
3 APA SAJA ? ……(3)
2 PROSEDUR (PROCEDURES) :
 Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan

hubungannya dengan proses lain secara kronologis,
dengan identifikasi terhadap titik-titik kritis;
3 APA SAJA ? ……(4)
3 DOKUMEN PENDUKUNG (Supporting Documents) :
3.1 Instruksi Kerja (Work Instructions) :
 Uraian mengenai langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang

termuat dalam suatu prosedur dan hanya melibatkan satu fungsi /
personel saja;
3.2 Formulir (Forms) :
 Media pembuktian penerapan Prosedur Mutu (dan Instruksi Kerja);

3 APA SAJA ? ……SUATU CONTOH (5)
7.4 PEMBELIAN (PROSEDUR)

PEMILIHAN
1. Ruang Lingkup SUPPLIER
2. Tanggung Jawab
PEDOMAN dan Wewenang
MUTU 3. Aktivitas Mutu (PROSEDUR)
4. Dokumen Terkait PEMBELIAN
1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Definisi
4. Dok. Pendukung
INSTRUKSI KERJA 5. Uraian Prosedur
EV ALUASI SUPPLIER 6. Lampiran
APPROV ED
SUPPLIER
LIST
1 .....
2 .....
3 .....
4 .....
4 PEDOMAN MUTU (Quality Manual) ……(1)
4a Umum
 Merupakan peta sistem manajemen mutu perusahaan;
 Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal (pelanggan

maupun calon pelanggan, atau pihak yang disetujui);
 Memberikan gambaran umum mengenai kebijakan

perusahaan dalam memenuhi persyaratan standar ISO
9001 : 2008;
4a Umum
Manfaat :
 Memberikan ruang lingkup yang jelas mengenai

tugas, tanggung jawab, dan wewenang;
 Sebagai alat promosi (marketing tools);
 Memberikan bukti bahwa ada sistem yang jelas;

4b. Struktur dan Isi
 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedomannya :
ISO 10013 ‘Pedoman Penyusunan Pedoman Mutu’;
 Secara garis besar memuat :
 Kebijakan mutu (quality policy);
 Uraian mengenai perusahaan;
 Uraian mengenai kebijakan perusahaan dalam
memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2000,
lingkup penerapan SMM, pengeluaran (exclusion)
persyaratan, interaksi antar proses SMM
 Referensi silang (daftar PROSEDUR);
4c. Format dan Lay Out
 Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudah

diubah;
 Memiliki sistem identifikasi yang jelas untuk

memudahkan pengendalian (dan jika terjadi perubahan);
 Memiliki sistem pengendalian terhadap distribusi

salinan;
 Memiliki identifikasi halaman untuk menjaga

integritas Pedoman Mutu;
Setiap halaman memuat :
 Nama atau logo perusahaan;
 Nama atau judul dokumen;
 Nomor revisi;
 Nomor halaman;
 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak

menyebut nama, tetapi jabatan) :
 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;
 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;
 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;
 Status dokumen :
 CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

CONTOH Pedoman Mutu
PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN HUTAN TANAMAN
BADAN LITBANG KEHUTANAN
PEDOMAN MUTU
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
No. Bagian : 5.0 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 25-05-00 Halaman : 1/4
5.1 Komitmen Manajemen
Kepala Pusat mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan

memelihara sistem manajemen mutu, yaitu dengan cara :
 menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

 menetapkan struktur perusahaan;
 menetapkan tanggung jawab dan wewenang;
 menyediakan sumber daya personel yang memadai;
 menunjuk Wakil Manajemen;
 meninjau sistem manajemen mutu secara berkala;
5 PROSEDUR (PROCEDURES) ……(1)
5a Umum
 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau

yang memahami proses atau aktivitas (menjaga
ownership);
 Memperhatikan persyaratan klausul standar ISO
9001:2008;
 Memperhatikan titik-titik kritis suatu proses;
 Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan

Perusahaan, Peraturan Pemerintah, standar lain);
5a Umum
Manfaat :
 Dapat dijadikan referensi bagi personel baru;
 Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;
 Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;
 Sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu;
 Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal

maupun eksternal) untuk menilai keefektifan sistem;
5b. Struktur dan Isi
 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good

management practice di dunia industri;
Secara garis besar memuat :
1.0 Tujuan
2.0 Ruang Lingkup
3.0 Definisi
4.0 Dokumen Pendukung
5.0 Uraian Prosedur
6.0 Lampiran
7.0 Riwayat Perubahan
5b Struktur dan Isi
1.0 Tujuan
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini

diberlakukan dan apa yang harus dicapai.
2.0 Ruang Lingkup
Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa

dari kegiatan perusahaan yang dicakup oleh prosedur, serta
kapan prosedur ini akan diikuti.
5b Struktur dan Isi
3.0 Definisi
Keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan

dalam prosedur.
4.0 Dokumen Pendukung
Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja, Peraturan

Pemerintah, Peraturan Perusahaan, standar teknis, manual book, dll.)
yang harus dibaca dalam hubungannya dengan prosedur tersebut;
untuk menjaga agar isi prosedur tetap dalam tingkat yang dapat diatur,
khususnya bagi prosedur yang terlalu panjang atau kompleks atau di
mana dokumen yang dijadikan referensi merupakan dokumen yang
berdiri sendiri.
5b Struktur dan Isi
5.0 Uraian Prosedur
Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap kejadian

yang membentuk prosedur. Langkah-langkah ini harus menunjukkan
suatu struktur urutan yang logis; dan jika perlu didukung dengan
diagram alir.
6.0 Lampiran
Daftar dari segala media yang diperlukan dalam melaksanakan

prosedur seperti diagram, formulir, dll.
5c Format dan Lay Out
 Mudah dipahami (understandable);
 Dapat dilaksanakan (actionable);
 Dapat diaudit (auditable);

Setiap halaman memuat :
 Nama atau logo perusahaan;
 Nama atau judul dokumen;
 Nomor revisi;
 Nomor halaman;
 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

Sistem peninjauan dan pengesahan (tidak menyebut nama,

tetapi jabatan):
 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;
 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;
 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;
 Status dokumen :
CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

CONTOH Prosedur Mutu
PROSEDUR MUTU
PELAYANAN PERMINTAAN NOMOR KLASIFIKASI UDC/ODC
No. Dok: PM – SET – 4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Kasubag Perpustakaan
Diperiksa oleh Kabag Peneltian & Informasi
Disetujui oleh Sekretaris Badan Litbang
Status
No Salinan
PROSEDUR MUTU
No. Dok: PM – SET – 4 . 03 - 2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
1.0 TUJUAN
Memberikan petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur pelayanan permintaan nomor
Klasifikasi UDC/ODC untuk artikel Jurnal/Buletin.
2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan pada seluruh kegiatan peleyanan permintaan Nomor Klasifikasi
UDC/ODC untuk artikel Jurnal dan Buletin Lingkup Badan Litbang.
PROSEDUR MUTU
No. Dok: PM-SET-4.03-2 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
3.0 DEFINISI
3.1 Pustakawan : PNS yang diberi tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak penuh oleh
pejabat yang berwenang untuk melaksanakan kegiatan kepustakawanan
pada unit-unit perpustakaan dan informasi instansi pemerintah atau unit
tertentu lainnya.
3.2 No.Klasifikasi : Nomor kode buku/jurnal yang didapatkan dari sistem klasifikasi tertentu
dalam sistem penyusunan koleksi perpustakaan berdasarkan subjek
buku/jurnal.
3.3 UDC : Universal Decimal Classification
3.4 ODC : Oxford System of Decimal Classification for Forestry)
PROSEDUR MUTU
4.0 DOKUMEN PENDUKUNG

4.1 Pedoman Klasifikasi UDC
4.2 Pedoman Kalsifikasi ODC
5.0 URAIAN PROSEDUR

5.1 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menerima Nota Dinas Permintaan Nomor Klasifikasi
dari Sekretariat Dewan Redaksi Jurnal/Buletin yang dilampiri dengan formulir
permintaan nomor klasifikasi dan soft file keseluruhan artikel.
5.2 Kepala Sub Bagian Perpustakaan mencermati nota dinas dan menyerahkan formulir
permintaan nomor klasifikasi dan disposisi proses klasifikasi kepada pustakawan.
PROSEDUR MUTU
5.3 Pustakawan melakukan klasifikasi sesuai dengan Pedoman Klasifikasi UDC dan Pedoman
Klasifikasi ODC, formulir permintaan nomor klasifikasi yang telah diisi dan
ditandatangani kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Perpustakaan.
5.4 Kepala Sub Bagian Perpustakaan melakukan verifikasi nomor klasifikasi yang telah
dilaukan oleh Pustakawanan,
5.4.1 Apabila pemberian nomor klasifikasi tidak sesuai maka proses selanjutnya adalah
point 5.5.
5.4.2 Apabila nomor klasifikasi tidak sesuai maka, Kepala Sub Bagian Perpustakaan
mengembalikan formulir kepada Pustakawan untuk dilakukan proses seperti point
5.3.
PROSEDUR MUTU
5.5 Kepala Sub Bagian Perpustakaan menendatangani formulir permintaan nomor klasifikasi
yang telah lengkap dan dikembalikan kepada Sekretariat Dewan Redaksi.
6.0 LAMPIRAN
6.1 Formulir Permintaan Nomor Klasifikasi UDC/ODC
7.0 RIWAYAT PERUBAHAN

7.1 Teritan Pertama
6 INSTRUKSI KERJA (Work Instructions) ……(1)
6a Umum
 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau yang

memahami proses atau aktivitas (menjaga ownership);
 Tidak semua Prosedur harus dibuatkan Instruksi Kerjanya,

pertimbangannya :
 Kerumitan dan kompleksitas aktivitas;
 Kualifikasi personel pelaksana;
 Sifat aktivitas (kritis tidaknya terhadap mutu,

keselamatan, atau faktor lainnya);
6b Struktur dan Isi
 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi menurut good management

practice di dunia industri;
 Secara garis besar memuat :
 Tahapan pelaksanaan aktivitas;

 Alat yang digunakan;
 Standar atau parameter yang dirujuk;
 Metode pengukuran, pengujian, dan pemeriksaan;
 Sumber daya pendukung lainnya;
Dapat berupa :
 Gambar;
 Diagram alir (flow chart);
 Uraian kalimat;
 Kombinasi ketiga di atas;
CONTOH Istruksi Kerja
INSTRUKSI KERJA
PENGOLAHAN BUKU PERPUSTAKAAN R.I ARDI KUSUMA
No. Dok: PM – SET – 4.03-2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Pustakawan
Disetujui oleh Kasubag Perpustakaan
Status
No Salinan
CONTOH Instruksi Kerja
INSTRUKSI KERJA
No. Dok: PM – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
1.0 TUJUAN
Memberi petunjuk dan penjelasan mengenai prosedur cara pengolahan buku di
Perpustakaan R. I. Adi Kusuma.
2.0 PELAKSANA
2.1 Pustakawan
2.3 Staf Perpustakaan
INSTRUKSI KERJA
3.0 PERALATAN
3.1 Koputer
3.2 Mesin Fotocopy
3.3 LAN/Internet
3.4 Printer
3.5 Software Database WINISIS
4.0 BAHAN - BAHAN

4.1 ATK
4.2 Stempel
4.3 Buku Inventaris
4.5 Lembar Kerja (Worksheet)
INSTRUKSI KERJA
No. Dok: IK – SET – 4 . 03 – 2.1 No. Revisi : 0.0 Tgl. Berlaku : 01-06-08
5.0 RINCIAN INSTRUKSI

5.1 Lakukan inventarisasi buku baru pada buku induk dengan cara mencatat judul buku
dalam buku induk.
5.2 Beri nomor induk/inventaris pada setiap eksamplar buku.
5.3 Lakukan katalogisasi dengan mengisi worksheet (lembar kerja), data-data dalam
worksheet adalah sebagai berikut :
- Data judul dan pernyataan tanggung jawab, terdiri dari unsur : Judul sebenarnya,
Judul paralel, Keterangan judul lain atau anak judul dan Keterangan penanggung
jawab.
- Data Edisi, terdiri dari unsur : Keterangan edisi, Penanggung jawab edisi dan
Keterangan yang berkaitan dengan edisi.
- Data penerbitan dan distribusi, yang terdiri dari unsur : Tempat terbit, Nama penerbit
dan Tahun terbit.
INSTRUKSI KERJA
- Data deskripsi fisik, meliputi unsur : Jumlah halaman atau jilid, Ilustrasi, Ukuran dan
Keterangan bahan terlampir atau penyerta..
- Daerah seri, terdiri dari unsur : Nama seri, Pernyataan tanggungjawab seri dan seri
dan nomor seri.
- Data catatan, data ini mencatat berbagai hal yang dianggap perlu oleh pustakawanan
pengolah sebagai informasi tambahan bagi pengguna perpustakaan.
- Data nomor standar, daerah ini berisi tentang nomor standar yang dimiliki oleh suatu
bahan pustaka, seperti ISBN (International Standar Book Number), ISSN
(International Standard Serial Number) dan Sebagainya.
INSTRUSI KERJA
5.4 Lakukan klasifikasi dengan cara mengisi kolom nomor klasifikasi pada worksheet dan
pada buku yang bersangkutan.
5.5 Lakukan entry data worksheet ke dalam pangkalan data komputer berupa database
WINISIS.
5.6 Lengkapi buku dengan label buku pada punggung buku berupa nomor panggil yang
berisi : nomor klasifikasi, tiga huruf pertama nama pengarang dan dan huruf pertama
judul.
5.7 Lakukan sheving (menyusun buku di rak koleksi sesuai dengan kode rak/lokasi dan
nomor klasifikasi).
6.0 RIWAYAT PERUBAHAN

6.1 Terbitan Pertama
7 FORMULIR (Forms)
 Merupakan pendukung pelaksanaan Prosedur atau Instruksi

Kerja;
 Sebagai bukti diterapkannya Prosedur atau Instruksi Kerja;
 Formulir yang telah diisi disebut catatan (records );
APPROVED VENDOR APPROVED VENDOR

LIST LIST
1. .... 1. PT. A
2. .... 2. PT. B
3. .... 3. PT. C
4. .... 4. PT. D
Formulir Catatan
8 PENGENDALIAN ……(1)
 Perhatikan persyaratan klausul 4.2.3 control of document;
 Bukan hanya Dokumen Internal yang berupa Pedoman Mutu,

PROSEDUR, atau Instruksi Kerja saja yang harus
dikendalikan, tetapi juga Dokumen Eksternal seperti:
 Peraturan Pemerintah;
 Standar-standar;
 Manual Books;
 Surat Keputusan dari Assosiasi
 Ada master list (daftar induk);

8 PENGENDALIAN ……(2)
• Pihak yang menyimpan master dokumen (dokumen aslinya);
• Pihak yang mendapatkan salinan (copy) yang terkendali (controlled);

• Tingkatan pihak yang meninjau dan mengesahkan, baik untuk membuat
ataupun mengubah;
• Penomoran yang mudah, contoh :
 QP-01-01 : Quality Procedure
 WI-01-01-01 : Work Instruction
 FM-01-01-01 : Formulir
 PM-01-01 : PROSEDUR MUTU
 IK-01-01-01 : Instruksi Kerja

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

DOKUMENTASI

SISTEM MANAJEMEN MUTU

Persyaratan klausul 4.1

“ perusahaan harus menetapkan, mendokumentasikan,

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus mencakup :

Write what you do !

Do what you write !

Approve and Review it !

Lihat persyaratan 4.2.3 ISO 9001:2008

1. Memenuhi persyaratan standar ISO 9001: 2008;

2. Mendokumentasikan kebijakan perusahaan dan

3. Memberikan gambaran yang jelas mengenai

4. Memberikan kejelasan tugas, tanggung jawab dan

5. Memberikan bukti kepada pelanggan bahwa produk

6. Sebagai alat komunikasi dalam menerapkan sistem

7. Sebagai acuan standar dalam penerapan dan

8. Sebagai persiapan menghadapi audit eksternal

1. PEDOMAN MUTU, berisi :

• Uraian tentang ruang lingkup SMM, temasuk rincian dan

 Uraian mengenai suatu proses (aktivitas) dan

3.1 Instruksi Kerja (Work Instructions) :

 Uraian mengenai langkah-langkah terinci dari satu aktivitas yang

3.2 Formulir (Forms) :

 Media pembuktian penerapan Prosedur Mutu (dan Instruksi Kerja);

7.4 PEMBELIAN (PROSEDUR)

 Merupakan peta sistem manajemen mutu perusahaan;

 Dapat dipublikasikan internal maupun eksternal (pelanggan

 Memberikan gambaran umum mengenai kebijakan

 Memberikan ruang lingkup yang jelas mengenai

 Sebagai alat promosi (marketing tools);

 Memberikan bukti bahwa ada sistem yang jelas;

 Sederhana (terutama dari segi bahasa) dan mudah

 Memiliki sistem identifikasi yang jelas untuk

 Memiliki sistem pengendalian terhadap distribusi

 Memiliki identifikasi halaman untuk menjaga

Setiap halaman memuat :

 Nama atau logo perusahaan;

 Nama atau judul dokumen;

 Tanggal efektif berlaku (penerbitan);

Sistem peninjauan dan pengesahan (sebaiknya tidak

 Tanda tangan (dan tanggal) penyusun;

 Tanda tangan (dan tanggal) peninjau;

 Tanda tangan (dan tanggal) pengesahan;

 CONTROLLED atau UNCONTROLLED;

5.1 Komitmen Manajemen

Kepala Pusat mempunyai komitmen untuk menetapkan, menerapkan, dan

 menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu;

 Sebaiknya ditulis oleh staf yang melaksanakan atau

 Memperhatikan titik-titik kritis suatu proses;

 Memperhatikan persyaratan lainnya (Peraturan

 Dapat dijadikan referensi bagi personel baru;

 Sebagai alat pengendalian terhadap aktivitas;

 Menjamin konsistensi pelaksanaan aktivitas;

 Sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu;

 Sebagai dasar dalam melaksanakan audit (internal

 Tidak ada bentuk bakunya, tetapi ada pedoman dari good

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini

2.0 Ruang Lingkup

Suatu pernyataan singkat yang menerangkan bagian lingkup apa

Keterangan dari singkatan / terminologi / istilah khusus yang digunakan

4.0 Dokumen Pendukung

Suatu daftar dari dokumen lain (prosedur, instruksi kerja, Peraturan

5.0 Uraian Prosedur

Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahap kejadian