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Fascicule 9 - Tournois de golf

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uniquement dans le but d’alléger le texte;

• le mot entreprise est utilisé dans son sens large du terme et dans le
but d’en alléger le texte; il comprend également association,
corporation, regroupement, institution, organisme ...;

• les Phases STRUCTURATION et ÉVALUATION, de même que le volet


Commandite, ne sont traitées que dans le fascicule 1 - Guide
général pour éviter la redondance.

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Table des matières

Préambule ............................................................................................................................................... 5

Phase 2 : PLANIFICATION ..................................................................................................................... 7

2.1 Définir les objectifs ......................................................................................................................... 8


2.2 Identifier la clientèle cible ............................................................................................................... 10
2.3 Déterminer le pro forma de la journée du tournoi de golf .............................................................. 12
2.4 Choisir le moment propice ............................................................................................................. 15
2.5 Rechercher les clubs de golf potentiels et recommander le club optimal ..................................... 16
2.5.1 L’élaboration d’une grille de pré-sélection pour la recherche ............................................ 17
2.5.2 L’évaluation de vos exigences physiques ......................................................................... 18
2.5.3 La recherche de clubs de golf potentiels ........................................................................... 19
2.5.3.1 la recherche documentaire .................................................................................. 19
2.5.3.2 l’analyse documentaire ........................................................................................ 20
2.5.3.3 la disponibilité des clubs de golf potentiels ......................................................... 20
2.5.3.4 la visite de familiarisation (inspection) des lieux .................................................. 21
2.5.3.5 la recommandation d’un club de golf optimal ...................................................... 22
2.5.3.6 la négociation et la signature d’un contrat avec un club de golf .......................... 23
exemple-type de convention - tournoi de golf ...................................................... 24
exemple-type de convention - réception .............................................................. 27
2.6 Établir un budget pro forma ......................................................................................................... 30
exemple-type de budget pro forma ..................................................................... 31
exemple-type de mode de calcul ......................................................................... 32
2.7 Présenter un rapport sur la Phase PLANIFICATION ..................................................................... 34

Phase 3 : MISE EN PLACE ................................................................................................................... 35

3.1 Activer les fonctions ou comités .................................................................................................... 35


3.1.1 Assurer ses arrières .......................................................................................................... 35
3.1.2 Prévoir un scénario de rechange, au cas où ... un Plan B ............................................... 36
3.1.2.1 un Plan « Para-pluie » ......................................................................................... 36
... des suggestions ............................................................................................. 37
... quelques conseils .......................................................................................... 38
3.1.2.2 un Plan de sécurité et de mesures d’urgence .................................................... 40
... dispositions et mesures ................................................................................. 40
3.2 Élaborer l’échéancier critique ........................................................................................................ 42
3.2.1 L’échéancier préliminaire .................................................................................................. 42
3.2.2 L’échéancier critique ......................................................................................................... 42
exemple-type d’un échéancier préliminaire .......................................................... 43
3.3 Actualiser le budget pro forma ....................................................................................................... 44

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3.4 Suivre minutieusement l’échéancier critique et le budget ............................................................. 44


3.4.1 Notes afférentes à la fonction Programmation ................................................................. 45
3.4.1.1 l’animation........................................................................................................... 45
3.4.1.1.1 les concours ...................................................................................... 46
l’assurance pour le concours du trou d’un coup............................... 47
exemple-type de divers jeu sur le terrain ......................................... 48
3.4.1.1.2 l’animation ... de mille et une façons ............................................... 50
3.4.1.2 la fonction alimentaire et consommation ........................................................... 58
3.4.2 Notes afférentes à la fonction Communications / Mise en marché .................................. 59
3.4.2.1 l’invitation ........................................................................................................... 59
3.4.2.1.1 le formulaire d’inscription .................................................................. 62
3.4.2.1.2 le suivi de l’invitation ......................................................................... 63
exemple-type d’un billet avec coupons détachables ........................ 64
3.4.2.2 le cadeau de participation, les prix aux gagnants ............................................. 65
3.4.2.3 la formation des équipes .................................................................................... 68
3.4.2.4 le pointage et les résultats des gagnants .......................................................... 70
la méthode de bris d’égalité ............................................................................... 71
3.4.2.5 l’identification et l’affichage ................................................................................ 72
3.4.2.5.1 l’identification des voiturettes et des sacs de golf ............................ 72
3.4.2.5.2 l’identification des voiturettes - logistique ......................................... 74
3.4.2.5.3 l’identification des personnes-ressources, bénévoles sur le site ...... 74
3.4.2.5.4 l’affichage sur le site ......................................................................... 75
3.4.2.6 le photographe ................................................................................................... 76
3.5 Présenter le rapport de la Phase MISE EN PLACE ...................................................................... 77

Phase 4 : EXÉCUTION .......................................................................................................................... 78

4.1 Élaborer le cahier de charges ........................................................................................................ 79


exemple-type de scénario détaillé de déroulement ............................................. 80
4.2 Tenir une réunion de production .................................................................................................... 87
4.3 Revoir une dernière fois tout le déroulement de la journée .......................................................... 90
4.4 Suivre minutieusement tout le déroulement du tournoi de golf .................................................... 90

Conclusion .............................................................................................................................................. 91

Annexes

P Aide-mémoire de pré-sélection de critères pour la recherche de clubs de golf .............................. 93


P Aide-mémoire pour la recherche de clubs de golf potentiels .......................................................... 94

P Aide-mémoire pour l’inventaire des équipements, du matériel, des fournitures requis pour le
tournoi de golf ................................................................................................................................. 98
P Lexique abrégé du golf ................................................................................................................... 101

En documents attachés

P Exemple-type d’échéancier critique pour un tournoi de golf dans un fichier PDF...................16 pages
P Exemple-type de cahier de charges pour un tournoi de golf dans un fichier PDF....................6 pages

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Préambule

Les origines du golf ...

Depuis que le monde est monde, de nombreuses civilisations


jouaient à un jeu avec un bâton et une balle. L’origine du golf
demeure toujours un mystère; en dépit d’études d’éminents
historiens et chercheurs sur cette question, aucune évidence
irréfutable n’a été trouvée. Mais tous semblent s’entendre
pour admettre que ce jeu a été inventé pour s’amuser.

En parcourant leurs nombreux écrits, on apprend toutefois


que le trou constitue l’élément vital séparant le golf des
autres jeux de balle et de bâton. « Le golf est ainsi unique en
ce sens que, sur un parcours semé d’obstacles disposés
pour rendre la tâche difficile, l’objectif est de projeter une
balle dans les airs jusqu’à un point où elle terminera sa
course sous terre : le trou ». C’est en Écosse que les
premières évidences auraient fait leurs apparitions.

... et du 19 e trou

Une théorie, selon Malcolm Campbell, serait que des pêcheurs de la côte Est de l’Écosse auraient
inventé le jeu du golf alors qu’ils revenaient de leur bateau vers la maison. Déambulant le long
d’étendues gazonnées entre des dunes de sable et munis d‘un bois d’épave courbé, ils s’adonnaient à
frapper un caillou. D’instinct de compétition, chacun voulait voir à nouveau s’il pouvait l’envoyer plus loin.
Le hic! Le caillou se retrouvant dans une cavité sablonneuse, le pêcheur, pris en défaut, se devait de le
libérer de cette fosse de sable et ainsi poursuivre le jeu. Une scène de jeu s’ensuivit : des pêcheurs
compétitifs, un parcours semé d’obstacles et finissant au même point : possiblement près de l’auberge du
village, le fameux 19e trou pour fraterniser - manger, boire, raconter leurs exploits de parcours ... et leurs
histoires de pêche.

L’origine de l’organisation du premier tournoi de golf

Le premier tournoi de golf, pour lequel des preuves existent, est celui des Gentilshommes Golfeurs de
Leith qui devint plus tard l’Honorable Compagnie des Golfeurs d’Édimbourg, soit en 1744; le conseil
municipal d’Édimbourg implantait à ce moment une tradition en remettant un bâton d’argent au vainqueur
du Royal et Ancien Club de Golf de St-Andrews, la « Mecque du golf », depuis.

Les tournois de golf « corporatifs », « philanthropiques »

Les tournois de golf organisés par les entreprises, associations, organismes,


institutions ... s’inscrivent dans cette tradition où s’amuser et fraterniser
perdurent depuis plus de 250 ans, au-delà d’objectifs corporatifs ou
philanthropiques, si louables soient-ils. Mais encore, d’un tournoi de golf à
l’autre, avons-nous la responsabilité d’innover, de créer pour améliorer notre
« handicap » comme organisateur. C’est à ce titre et comme auteur de ce
fascicule que je vous livre les ingrédients essentiels à l’organisation de
tournois de golf.

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Tout organisateur de tournois de golf, aussi aguerri soit-il, cherche d’une année à l’autre à fidéliser ses
participants et partenaires, à faire en sorte que son tournoi se distingue de la compétition. D’une année à
l’autre, il faut revoir son plan de match pour la prochaine édition de son tournoi. S’y soustraire, c’est
prendre un risque : une cote d’amour en baisse, un sérieux « handicap » qui pourrait alors affecter la
notoriété du tournoi.

Seront abordés dans ce fascicule, les différentes facettes en matière d’organisation et de gestion de
tournois de golf, les obstacles potentiels dans ce parcours et surtout des façons de faire, des trucs et
astuces pour les surmonter.

Plusieurs termes utilisés dans ce fascicule peuvent être plus ou moins familiers à certaines personnes,
particulièrement celles qui n’ont jamais joué au golf, et qui pourtant ont la tâche d’organiser un tournoi de
golf. Je vous invite donc tous, à prendre connaissance du Lexique abrégé du golf, en annexe de ce
fascicule.

Avertissement : La démarche utilisée dans ce fascicule demeure la même que celle explicitée dans le
fascicule 1 - Guide général. De manière à éviter toute redondance, le traitement de l’information portera
davantage sur l’organisation et la gestion de tournois de golf.

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