REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR EDUCACIÓN SUPERIOR

COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO

(CUAM) AMPLIACIÓN GUACARA

SISTEMA DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADO PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA

EMPRESA OCI-METALMECÁNICA C. A.

AÑO 2010

Autor:

Cortez, Jorge C.I. No. 17.316.682

Profesora: Ing. Yemala Castillo

Guacara, Abril de 2010

INDICE GENERAL

| PP. |

| |

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………….... | 3 |

| |

CAPITULO | |

I EL PROBLEMA | |

Planteamiento del Problema………………………………………………… | 5 |

Objetivo de la Investigación…………………………………………………. | 8 |

Objetivo General………………………………………………………….. | 8 |

Objetivos Específicos……………………………………………………. | 8 |
Justificación………………………………………………………………….. | 9 |

| |

II. MARCO TEORICO | |

Antecedentes de la Investigación……………………………..……………. | 11 |

Bases Teóricas…………………………………………….………………….. | 16 |

Bases Legales.………..……………………………….……...………………. | 24 |

| |

III. MARCO METODOLOGICO | |

Tipo de la Investigación…………………………………………………….………... | |

Diseño de la Investigación …………………………………………………............. | |

Metodología del Sistema………….………………………………...………………. | 31 |

Fases de la Metodología……………………………………………………………... | 32 |

Planificación de Sistemas………………………………………………………… | 32 |

Análisis de Sistemas……………………………………………………………… | 33 |

Diagrama de casos de uso………………………………………………………. | 33 |

Diseño de sistemas………………………………………………………………. | 37 |

Implementación de Sistemas……………………………………………………. | 38 |

Soporte de sistemas……………………………………………………………… | |

Población……………………………………………………………………………... | |

Muestra……………………………………………………………………………….. | |

Técnicas de Recolección de Datos………………………………………………… |

|

Tecnicas para el análisis de los datos……………………………………………. |

|

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS……………………………………………….. | 39 |

| 41 |
 | |

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información para gestión administrativa son considerados las herramientas
básicas de cualquier organización. Cuando son bien concebidos, gracias a ellos, las actividades
administrativas pueden fluir normalmente.

La utilización de sistemas de información para la gestión administrativa parece ser la

metodología más adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización. No
se puede decir que el buen rendimiento, habilidad para gerenciar, lograr nuevos negocios y
crecimiento de una organización, etc. Se debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de
la planeación y diseño de los sistemas de información para la gestión administrativos como base
fundamental en todo proceso de decisiones.

La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales ambientales, tecnológicos, etc.,
conllevan a las organizaciones a idear sistemas de gestión administrativa más dinámicos, más
fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las estructuras organizacionales y
procedimientos tradicionales con el fin de lograr valores programáticos que permitan la
integración de insumos complejos, tanto internos como externos.

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones modernas apuestan a desarrollo de sistemas

de información para la gestión administrativa que le permitan hacer frente a la complejidad y
multiplicación de las operaciones en forma bastante efectiva.

Por ello, el siguiente estudio tiene como objetivo Desarrollar un sistema de información
computarizado para la gestión administrativa de la empresa Oci-metalmecánica C. A. para el Año
2010, el mismo está estructurado de la siguiente manera:

En el capítulo I, Titulado El Problema, se define el planteamiento del problema, la formulación

de las interrogantes de la investigación, los objetivos generales y específicos, y la justificación.

En el capítulo II, Titulado Marco Teórico, constituidos por los antecedentes de la investigación,
bases teórica, bases legales y la operacionalización de las variables.

En el capítulo III, Titulado Marco Metodológico donde se describe el tipo y diseño de

investigación, así como selección de la población y muestra , las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, la validez del instrumentos así como determinación de la confiabilidad del
mismo y por último se describe el procedimiento que llevaran los investigadores para la
realización de este trabajo.

CAPITULO I
EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Con el transcurso del tiempo la tecnología avanza, las empresas se sienten en la necesidad de
adquirir tecnología para el mejoramiento de sus sistemas y a las vez sus procedimientos, con el fin
de garantizar un eficaz funcionamiento y así obtener una adaptación paralela de condiciones con
las empresas líderes del mercado.

Al respecto Hernández (2006), señala que hoy en día, las empresas quieren ocupar un lugar
privilegiado en un mercado cambiante y lleno de retos. Por esa razón necesitan crear nuevas
estrategias enfocadas al incremento de calidad en sus productos y servicios, analizar sus fortalezas
y debilidades, tomar en cuenta sus oportunidades y amenazas para poder así crear ventajas
competitivas que los encamine hacia un mejor escenario, una de ellas es la innovación en
tecnología de la información.

Por ello, es importante confrontar el desarrollo que se ha llevado a cabo en el campo de la

informática, tal vez la palabra clave es la comunicación, pues el hombre ha sido capaz de
comunicarse más fácilmente con un deseo interminable, que se puede decir, no se ha realizado
del todo pero va encaminado hacia él, es un hecho que las computadoras liberan al hombre de las
abrumadoras tareas de efectuar rutinas masivas y le permite emplear su inteligencia en tareas
más estimulantes e interesantes.

Cabe señalar, que las computadoras son más que un cerebro de alta velocidad, se ha
convertido en un auxiliar del hombre para una amplia variedad de tareas; actualmente se ha
observado una gran innovación en tecnologías de la información y comunicación, la cual ha
permitido, la evolución del computador como herramienta de trabajo para desarrollar sistemas de
información para los distintos sectores sociales como: económicos, educativos, sociales, políticos,
organizacionales como empresas, entre otros.

Por consiguientes, Doupovec O. (2002), señala que los procesos rutinarios en forma manual
procesan información lenta, llevarla a un sistema automatizado garantiza un mejor trato de
información. Por ello, los avances tecnológicos, han obligado al hombre no solo a desarrollar sino a
incrementar la calidad de las diferentes formas de producción de bienes la potencia y las
posibilidades de este aparato (Computador), han cambiado profundamente tanto en su
concepción como en su uso, sin olvidar o dejar de lado, que la función de un computador se
reduce a tratar la información que le sea suministrada y proveer los resultados requeridos.

Entonces, la diseminación de la tecnología significa que las operaciones cotidianas de casi toda
la organización se vuelven cada vez más diferentes del funcionamiento adecuado de esta
tecnología. El grado de dependencia es difícil de discernir en un principio, a medida que
organizaciones y personas van ajustándose a las nuevas tecnologías, los procedimientos y sistema
manuales va dejando de manera sutil y paulatina de tener cualquier importancia práctica, tal es el
caso de los procesos de gestión administrativas que incluyen facturación, presupuestos, pedidos,
facturas y recibos tanto de compras como de ventas e histórico de documentos, y devoluciones,
asimismo, en factura incorpora descuento comercial y por pronto pago, reportes, recargo
financiero, portes, anticipos y depósitos; régimen de impuesto del valor agregado (IVA) y recargo
de equivalencia; fecha prevista de entrega, forma de envío, dirección de entrega, etiquetas de
envío y agencia de transporte; notas internas y notas para el impreso. En relación a los almacenes,
inventarios valorados, regularizaciones de existencias, intercambios entre almacenes y
producciones de artículos compuestos (control de costes laborales). Consulta de todo tipo de
movimientos en almacenes, con información al detalle sobre cualquier movimiento.

Ahora bien, hoy día la posibilidad de tener un sistema de gestión administrativa a través de
medios electrónicos, es una magnífica opción, no sólo para los comerciantes, sino también, para
aquellos productores y/o distribuidores de bienes y servicios tradicionales. En efecto, por la
naturaleza de ciertos negocios, el sistema de gestión administrativa, luce como una excelente
opción para el ahorro de costos, además por la comodidad que significa el poder archivar de forma
electrónica tales documentos, a los fines de cumplir con el deber formal de todo empresario o
profesional, de conservar las copias o documentos que las sustituyan.

En vista de lo anteriormente descrito, y para abordar la problemática que afecta la empresa

Oci-metalmecánica C.A. ubicada en la carretera nacional de los Guayos Municipio Los Guayos, se
observa, que llevan un sistema de control manual de la gestión administrativa, entre las que se
encuentran facturación, inventario, y otras. En relación a la factura son realizadas bajo formularios
impresos de hojas de cálculos de Excel, teniendo como consecuencias, registros de inventario no
fiable, con anulaciones consecutivas de la factura, lo que significa, para la empresa altos costos en
papelería y conlleva a realizar nuevamente el procedimiento de facturación. Asimismo, se
evidencia congestionamiento en la realización del proceso de facturación, ya que, no hay registro
del cliente, debido a que queda solo una copia de factura, que pudiera en algún momento
extraviarse en el lapso de archivar manualmente, entre otras. En tal sentido, el operador, se
demora en buscar los datos del cliente, ya que debe hacerlo por las facturas anteriores, lo que
significa, buscar archivo, desglosar las facturas y ubicarlo de acuerdo a un solo renglón que
generalmente se hace a través del primer inicial del apellido, ocasionando este proceso, pérdida
de tiempo vendedor/cliente por la espera de factura manual, generando así, retardo en el
procedimiento de compra, retardo en la emisión de la factura y retardo en el despacho del
producto.

En relación con el almacenamiento del producto final los productos no tienen una
nomenclatura y esto dificulta conocer su existencia y localización dentro del almacén, ya que, solo
existe en el departamento, una lista de productos y cantidad estimada de existencia archivados en
hojas de cálculos Excel, esto conlleva a la empresa a perdida del cliente, perdida de hora/hombre
así como también retardo en la entrega del producto, de la misma manera causa retardo en el
cierre mensual y/o trimestral de las actividades regulares por la demora del proceso.

Cabe agregar que sobre las causas que originan la necesidad de llevar un buen sistema
administrativo computarizado en la empresa, se define Sistema de información computarizado de
gestión administrativa como una herramienta necesaria para erradicar los problemas más
comunes en cuanto al sistema de control manual de sus archivos; además, ofrece una
herramienta de trabajo exacta y rápida para el personal que allí labora ejecutando de forma
computarizada la: Facturación , compra, inventario en un corto período de tiempo para dar inicio a
las actividades de la empresa de manera eficiente e integral.

Tomando en consideración lo antes expuesto y con la intención de presentar una alternativa de

solución a la problemática anteriormente descrito, surgen unas interrogantes:

¿Es importante diagnosticar la necesidad de implementación de un sistema de información

computarizado de gestión administrativa de la empresa Oci-metalmecánica C.A, para conocer la
utilización del proceso actual de facturación, a través de un instrumento de recolección de datos,
observación directa y entrevista?

¿De qué manera, se debe diseñar un sistema de información computarizado de gestión

administrativa para la empresa Oci-metalmecánica C. A. a través, de diagramas UML?

¿Será factible construir un sistema de información computarizado de gestión administrativa para

la empresa Oci-metalmecánica C. A. a través de la herramienta Visual Basic 6.0?

Dando respuesta a estas interrogantes y reafirmando la evolución de la tecnología de la

información y comunicación; los autores tienen la necesidad de emprender una investigación
titulada sistema de información computarizado de gestión administrativa en la empresa Oci-
metalmecánica C. A. con la finalidad de optimizar, el proceso de facturación, control de inventario
y que permita minimizar el tiempo de entrega de pedidos.

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 General

Desarrollar un sistema de información computarizado de gestión administrativa en la empresa

Oci-metalmecánica C. A., con la finalidad de optimizar, el proceso de facturación, control de
inventario y que permita minimizar el tiempo de entrega de pedidos.

1.2.2 Especifico
 Diagnosticar la necesidad de implementación de un sistema de información computarizado de
gestión administrativa de la empresa Oci-metalmecánica C.A, para conocer la utilización del
proceso actual de facturación, a través de un instrumento de recolección de datos, observación
directa y entrevista.

Determinar los requerimientos de información para el sistema propuesto mediante un estudio

de necesidades de los usuarios

Diseñar un sistema de información computarizado de gestión administrativa para la empresa

Oci-metalmecánica C. A., utilizando herramientas de diseño tales como los diagramas UML.

Construir un sistema de información computarizado de gestión administrativa para la empresa

Oci-metalmecánica C. A., a través de la herramienta Visual Basic 6.0 y el Manejador de Base de
Datos MySQL.

1.3 Justificación de la Investigación

Es importante señalar, que en tiempos pasados, se discutían las dificultades planteadas por los
sistemas de información, que se refería a las personas, no a la tecnología de la información, luego
se ha intentado despertar el interés ante las posibilidades que ella brinda.

En tal sentido, muchos años más tarde, se examinan las predicciones hechas con referencias al
cambio tecnológico, resulta impresionante su penetración y la incorporación de la tecnología de la
información a la vida cotidiana pues al fin, su influencia en el hombre no se ha hecho esperar y el
ser humano a tomado amplia conciencia de la profunda alteración que la utilización no sólo de
computador sino del conjunto de técnicas de tratamiento de la información derivada de su uso, ha
llevado a construir los desafíos del futuro, tal es el caso de los sistemas de gestión administrativo,
que se implementan en empresas para la optimización de la información.

Por ello la siguiente investigación tiene como objetivo principal Desarrollar un sistema de
información computarizado de gestión administrativa en la empresa Oci-metalmecánica C. A. con
la finalidad de optimizar, el proceso de facturación, control de inventario y que permita minimizar
el tiempo de entrega de pedidos al cliente. Por lo cual se justifica, ya que, permitirá automatizar
departamentos como compras, caja, almacén, en las que actualmente se realizan de manera
manual. Dicha automatización generara información oportuna, precisa y confiable en materia de
eficacia, confiabilidad, veracidad y rapidez.

Asimismo, permitirá tener una mejor comunicación entre los departamentos con datos de
exactitud, para tener un flujo de información de calidad y evitar redundancia de datos.

Cabe destacar que este Sistema de información comprende una serie de aplicaciones
capaces de realizar las operaciones siguientes: mantenimiento de archivos que proporcione una
mejor manera de proveer información actualizada para la toma de decisiones, registro y control de
todos los procesos inherentes a proveedores, clientes, emisión de notas de entrega, reportes
internos (reporte de inventarios, reporte de clientes, reporte de proveedores, reporte de
almacén), con la finalidad de ofrecer reportes acordes a las necesidades de la empresa.

De la misma manera, disminuirán los gastos de costos ya que, los procesos fundamentales,
automatizados generan una información de calidad a tiempo y disminuye la dedicación en talento
humano encargadas, generando un mejor proceso a la hora del inventario, planificación y control
de producción de la empresa. Por consiguiente, optimiza el inventario de producto terminado, ya
que se conoce de manera inmediata los productos almacenados.

Finalmente brindará satisfacción al cliente, ya que recibirá de forma inmediata los pedidos, sin
pérdida de tiempo y quedará unos registros fiables de sus datos a la hora de cualquier
eventualidad con el producto obtenido.

CAPITULO II

MARCO TEORICO

La teoría es elemento fundamental de la investigación, le aporta su origen porque es fuente de

nuevos problemas e hipótesis; su marco, porque proporciona el sistema conceptual que se aplica a
la observación, clasificación y sistematización de los datos de la realidad y su fin porque la
investigación debe desembocar cada vez teorías más perfectas. Este "marco" no debe delimitar la
búsqueda del investigador, pues sólo es "referencial", es decir, sólo tiene por finalidad exponer lo
que se ha hecho hasta el momento para esclarecer el fenómeno objeto de la investigación.

Antecedentes de la investigación

Quintero J. (2007), realizó una investigación titulada Implantación de un Nuevo Sistema de

Control de Inventarios e Investigación Acerca de los Resultados de su Aplicación, para optar al
Título de Técnico Superior Universitario en la carrera de informatica en el Indtituto Uniersitario de
Tecnologia Valencia, planteándose como objetivo general, estudiar y realizar el Sistema de Control
de Investigación de la empresa y aplicar ajuste, correcciones y adaptaciones que sean necesarias
para garantizar el acuerdo abastecimiento, logra llegar a la siguiente conclusión:

Un sistema de control de inventarios diseñados especialmente paras las necesidades de la

empresa constituye un factor esencial en las políticas de producción y venta así como en las
proyecciones funcionales, puesto que permite garantizar el adecuado, suficiente y oportuno
suministro de materia prima para la producción con el mínimo posible de inversión estática en los
inventarios que lo supone y significa ahorro de dinero y racionalidad de la producción.

El software de monitoreo fue desarrollado en el lenguaje Visual Basic 6.0 para realizar una
interfaces basadas en Windows. La filosofía del proyecto es que el sistema pueda ser utilizado por
cualquier persona, tanto en su parte de configuración como en su parte de monitoreo, para no
tener necesidad de contratar personas especializadas en los equipos del sistema para su
configuración y establecimiento en el nodo; se utilizó una librería llamada Powertcp para el
manejo del protocolo SNMP bajo TCP/IP y el Sistema está en la capacidad de agregar, remover y
configurar cada nodo.

La presente investigación se relaciona con el estudio, ya que trata de la implementación de un

sistema de control de inventario, a través de software, siendo parte importante en el desarrollo y
objetivos que se proponen en la misma, ya que trata de desarrollar un sistema de gestión
administrativo, que incluyen el inventario entre sus variable.

De la misma manera, Naranjo, P (2003), en su trabajo titulado Diseño de un Sistema de

Información Gerencial que sirva de apoyo en la Toma de Decisiones de la Alta Gerencia del Grupo
Químico, para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la carrera de informatica en la
universidad centroccidental lisandro Alvarado, planteó como objetivo general proponer un
sistema automatizado que permitiera el manejo de la información en forma gráfica y resumida
para dar apoyo a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia del grupo químico para
mejorar el manejo del negocio, el cual para lograr su objetivo estudió el funcionamiento del
sistema actual que poseían (sus debilidades y fortalezas, los requerimientos de la información por
parte de la gerencia, las áreas que formarían parte del sistema de apoyo gerencial.

Concluyéndose la recomendación de la finalización del diseño del sistema de información

gerencial, su implantación con la finalidad de que la alta gerencia cuenta con una herramienta
poderosa en el manejo de la información, sugerencia que se relaciona con el desarrollo de la
investigación planteada, ya que con la implantación de un proceso automatizado, los
investigadores pretenden mejorar, el mecanismo del control de la información, a objeto de
obtener una verificación rápida de la data, sobre determinadas operaciones que le permitan
aplicar oportunamente de controles administrativos en pro de la organización y el servicio al
cliente.

El presente estudio se relaciona con la investigación porque propone un sistema automatizado

que permita el manejo de la información, en esta investigación, el obtuvo general es el desarrollo
de un sistema de gestión administrativo, que ayuda a agilizar la información y permita facilitar el
proceso administrativo de una manera eficaz.

Asimismo, Ibarra J. (2004), realizó un estudio titulado Diseño de un sistema automatizado que
lleve el control efectivo, su objetivo es proponer la automatización del proceso de inscripción que
controle, registre de manera segura, precisa y eficiente la información del alumno inscrito en la
Escuela Técnica "Luis Razetti".

Modalidad proyecto factible de tipo de campo de diseño no experimental La población

seleccionada para este trabajo ha sido el personal que labora en el plantel, tal como docentes,
administrativos y directivos que en total serán 40 personas, la muestra 14 personas que conforma
el 35% de la población para la recolección de los datos se realizo mediante un instrumento tipo
cuestionario que se aplico a través de la observación directa y la entrevista. Dado que se trata de
un cuestionario de (12) planteamientos, por el cual se utilizo la formula denominada (K R 21). La
aplicación de dicha fórmula arrojo un coeficiente de confiabilidad r=0.69

Los resultados indican que el proceso de inscripción de la Escuela Técnica Comercial "Luis
Razetti" se lleva de forma manual esto conlleva a proponer un sistema automatizado de
inscripción del alumnado. Diseñar un Sistema automatizado de Inscripción, que contribuya a
agilizar el flujo de la información involucrada a lo largo del proceso de inscripción, y por ende que
permita un manejo más óptimo del tiempo destinado a las auditorias, búsqueda de información y
documentos, todo ello en aras de adecuarse a las tendencias y exigencias que impone
continuamente el mercado, garantizando así, su competitividad u supervivencia

Las ventajas que trae el sistema automatizado de inscripción, ofrece una gran velocidad en el
procesamiento y manejo de datos trayendo consigo también la agilidad de generar reportes en
muy poco tiempo y asimismo facilita las auditorias, evitando pérdida de tiempo, datos, evitando la
duplicación de inscripciones, ofreciendo seguridad de los datos, brindando una interfaz amigable
entre el usuario y el sistema.

La mala manipulación del sistema por usuarios inexpertos en el sistema trayendo como
consecuencia la pérdida o eliminación de registros accidentalmente, fallas eléctricas muy largas.

Concluyendo que los docente manifiesta que es necesario implantar para mayor efectividad un
sistema automatizado de inscripción la cual agilizará de manera eficiente este proceso, ya que
permitirá que los usuarios puedan acceder a la información solicitada sin complicados procesos
que dificultan el proceso

El estudio se relaciona con la investigación, porque pretende incorporar un sistema

computarizado automatizado, objetivo de la presente investigación, que trata del desarrollo de un
sistema de información computarizado para la gestión administrativa.

2.2. Contexto Histórico de la Empresa Oci- Metalmecánica, C.A.

En el año 1962, la Compañía de construcciones Christiani & Nielsen, inició la fabricación de

algunos pequeños componentes para la fabricación automotriz. En 1.968, se constituye la empresa
Christiani & Nielsen Metalmecánica, C. A. con nuevas instalaciones para atender la creciente
demanda de mercado de piezas estampadas y los requerimientos de las empresas fabricantes de
vehículos que necesitaban incorporar partes producidas en el país. La compañía continúo
desarrollándose vigorosamente. Con la adquisición de sus acciones en 1972 por parte de la
Overses Contructors inc, subsidiaria de Kaiser Industries de Estados Unidos, cambio de razón social
y paso a llamarse OCI-METALMECANICA, C.A

En 1977, inversionistas venezolanos adquieren la totalidad de las acciones, de esta forma OCI-
METALMECANICA, C. A paso a ser un integrante nacional. Con ello, se inició un programa dinámico
de expansión cuya acción más notoria fue la apertura de una nueva planta de 15.000 metros
cuadrados de construcción sobre un terreno de 10.000 metros cuadrados ubicados en los Guayos,
Valencia.

En la actualidad, OCI-METALMECANICA, C. A, ocupa relevante posición dentro de la industria

de estampados al servicio de la industria automotriz en Venezuela, se ha convertido en una de las
pocas empresas de esta naturaleza, dentro de los países del Pacto Andino, con capacidad instalada
para abastecer gran parte de la demanda de piezas estampadas del Mercado Regional e
Internacional.

OCI-METALMECANICA, C. A. está preparada para diversificar su producción y atender a

requerimientos específicos de la industria de estampados. Su estructura organizativa le permite
ejecutar el diseño, fabricar el herramental requerido y llegar al producto final, bajo las normas más
exigentes de calidad y terminación, tanto en piezas sencillas, como en piezas de alta complejidad.
Debido a todas las características, es por ello que le brinda sus servicios a las ensambladoras
como: FORD MOTOR DE VENEZUELA, GENERAL MOTOR DE VENEZUELA, TOYOTA DE VENEZUELA Y
CHRYSLER DE VENEZUELA, todas estas en el ámbito Nacional y a nivel Internacional a A. M.
GENRAL (U.S.A). La organización OCI- METALMECÁNICA, C. A. es una empresa fabricante de chasis
y estampados automotrices, tiene un alto sentido que superan las expectativas del cliente en
calidad y servicio. Se ha demostrado en poseer un recurso humano guiado con sólidos principios
morales y éticos de comprobada lealtad, responsabilidad y calificación.

Se encuentra ubicada en la avenida principal de la Vivienda Popular Los Guayos- Valencia-

Estado Carabobo. Actualmente mantiene una sólida posición en el mercado nacional e
internacional de productos estampados y ensamblado automotor, convirtiéndose en una empresa
de capacidad instalada de gran demanda en el mercado. Asimismo, está preparada para atender
los requerimientos específicos de la industria del estampado.

Su estructura organizativa le permite fabricar piezas automotrices requeridas como: caja de

Pick-up, parachoques, compuertas, soportes, pisos, tanques de gasolinas y chasis, y llegar al
producto final lo que garantiza el beneficio a los trabajadores, para obtener el mejoramiento
continuo del personal y maquinas en el entorno físico, ambiental, psicológico.

Por otra parte su estructura funcional se encuentra distribuida de la siguiente manera.

Presidencia, gerencia General, gerencia de administración y finanzas, Gerencia de Ingeniería y
calidad, Gerencia de Compras, Gerencia de Ventas y Planificación Gerencia de Planta.
Departamento de Relaciones Industriales. Departamento Médico (Servicio Médico) Departamento
de Protección-Estampado, Departamento de Producción-Ensamblaje, Departamento de
Matricería, los cuales se pueden observar en el gráfico Nro. 1.

2.3. Bases Teóricas

2.3.1.- Sistema.

Según Macedonio, A (2005) son el conjunto de dos o más elementos de cualquier clase
interrelacionados entre sí, que puede dividirse en partes o subsistemas. Conjunto ordenado de
procedimientos (operaciones y métodos), relacionados entre sí, que contribuyen a realizar una
función, ó a lograr un objetivo. Un sistema se compone: Elementos Físicos: Formas Reporte
Equipo Material Papel. Elementos de Información: Datos Archivo de Datos (Memoria)
Instrucciones, ¿Cómo Hacerlo? Procedimientos, ¿Qué hacer y cómo hacerlo? Medias
evaluaciones-comparaciones. Y finalmente un elementos Humanos: Quién Acciones tomadas
Conexiones-interrelaciones

Ibarra (2004) señala que un sistema, debe considerarse como un todo puede dividirse en
partes o subsistemas. Estos subsistemas son sistemas más pequeños que tienen las siguientes
propiedades: Cada subsistema tiene un efecto sobre el sistema. Toda parte del sistema es
afectada por lo menos alguna otra parte, por lo tanto, ninguna parte debe influir
independientemente sobre es todo. Él todo no puede ser descompuesto en subconjuntos
independientes. Un sistema de información proporciona información para la toma de decisiones
en la resolución de problemas dentro de una organización.

En concordancia con los autores, un sistema es un conjunto de uno o varios elementos que se
unen y que a su vez, tienen la capacidad de subdividirse en pequeños sistemas.

La Unidad de Organización y Sistemas tiene múltiples funciones, entre las que podemos
destacar: Elaborar programas que normen el curso de acción en la planeación procesos y métodos
que puedan mejorar la operación de la empresa. Colaborar en el diseño y elaboración de
programas de operación ingresos y egresos que conforman la planeación de la empresa
estableciendo la coordinación y el control adecuado tanto para autorización como para su
ejecución. Programar los estudios que se realizarán en la unidad, usando las técnicas de análisis
administrativos idóneas. Determinar la viabilidad de los estudios solicitados a ésta unidad para
proponer su realización, estableciendo las bases que lo fundamenten. Lograr la participación del
personal de la empresa y su colaboración para implementar mejores sistemas de trabajo. Analizar
y diagnosticar sobre métodos de operación administrativos en uso, que afecten los programas de
trabajo de la institución entre otros.

2.3.2.- Sistema de Información.

Según Hernández, L (2006) el sistema de información es un sistema que procesa datos, en

forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines de toma de decisiones.

El sistema de información dentro de una organización juega el papel análogo al del sistema
nervioso de un animal. Incluido en el sistema están los componentes que ejecutan funciones tales
como: la percepción, clasificación, transmisión, almacenamiento, recuperación, transformación. Su
propósito primordial es proporcionar información para la toma de decisiones y la coordinación. En
el sentido más amplio el sistema de información incluye todos los componentes envueltos en la
toma de decisiones, coordinación y advertencia tanto humanos como automáticos.
 Objetivo del sistema de información. Proporciona información para la toma de decisiones y
solución de problemas, actividades que son vitales y obligatorias en cualquier tipo de organización
y que permite controlar y dirigir su existencia, operación y destino.

Sistema de Información Administrativo. Un sistema de información es todo un proceso, por

medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de datos, a
fin de sacar conclusiones, que se informarán a la Gerencia y demás personas interesadas en la
organización: con el deliberado propósito de orientar la toma de las decisiones. Funciones de un
Sistema de Información. Los Sistemas de Información difieren en sus tipos de entradas y salidas,
en el tipo de procesamiento y en su estructura. Estos elementos están determinados por el
propósito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez, por la organización. A pesar de las
diferencias que puedan existir entre distintos sistemas de información, en todos ellos se pueden
encontrar un conjunto de funciones.

a). Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar clasificar, ordenar,

calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones que tienen lugar durante
la realización de actividades en la organización.

b). Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados, por el procesamiento de
transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento adecuada (base de
datos o archivos); un método que facilite su almacenamiento, actualización y acceso; y un
dispositivo apropiado de almacenamiento (discos, cintas, disquetes, etc.)

c). Mantenimiento de Archivos: Los archivos o base de datos del sistema deben mantenerse
actualizados. Las operaciones básicas de mantenimiento son la inserción. La modificación y la
eliminación de datos en los medios de almacenamiento.

d). Generación de Reportes: La realización de estas funciones es esencial para el sistema de

información, ella se encarga de producir la información requerida y transmitirla a los puntos o
centros de información que la soliciten.

2.3.3.- Análisis de los Sistemas

Hernández, L (2006) que se debe tomar como, base un lenguaje de programación orientados a
eventos, que soporta conceptos del paradigma orientado a objeto. Proporciona una excelente
plataforma de desarrollo de aplicaciones rápidas, donde se puede crear aplicaciones bajo el
ambiente Windows facilitando el desarrollo e implementación de programas bajo entorno gráfico,
donde el usuario decide que hacer a través de eventos (Clic, Doble clic, Soltar o presionar una
tecla, etc.), los cuales generan una comunicación por medio de menús, colores, sonido, animación,
videos y otros y lo cual permite diseñar aplicaciones gráficas con sonido, animación, videos y otros
elementos de multimedia.
2.3.4 Lenguaje de Programación

Bonnet, (1992) señala que los lenguajes utilizados para escribir programas de
computadoras que puedan ser entendidos por ellas se denominan lenguajes de programación.
También se dice que un programa es un conjunto de órdenes o instrucciones que resuelven un
problema específico basado en un lenguaje de programación.

Bonnet, (ob.cit) refiere que los lenguajes de programación se clasifican según su base
desarrollo y su uso en a) Lenguaje basado en cálculos numéricos en lo que se mencionan el Fortan,
Maple, Matlab y Algol, b) Lenguajes para Negocios como Cobol, c) Lenguajes para la inteligencia
Artificial como Prolog, Adal, Lisp y Logo y d) lenguajes para sistemas como C y el ensamblador.

También se pueden clasificar en tres grandes categorías: a) Máquinas, b) Bajo nivel y Alto
nivel.

a) Los Lenguajes Máquina: Son aquellos cuya instrucción son directamente entendibles por la
computadora y no necesitan traducción posterior para que la UCP, pueda entender y ejecutar el
programa. La programación en lenguaje máquina es difícil, por ello se necesitan lenguajes que
permitan simplificar este proceso. Los lenguajes de bajo nivel han sido diseñados para ese fin.

b) Los Lenguajes de Programación de Alto Nivel: Son los más utilizados como lenguajes de
Programación, en los que las instrucciones o sentencias a la computadora son escritas con
palabras similares a los lenguajes humanos ejemplos de estos lenguajes de alto nivel son (C y Ada,
BASIC, COBOL, SNOBOL, LISP Y PROLOG, APL Y FORTAN, PASCAL.) en general lenguaje inglés, como
lo es el caso de Visual Basic, lo que facilita la escritura y la fácil compresión por el programador. En
el sistema se utilizara el siguiente lenguaje, en sus seis versiones, Visual Basic ha pasado de ser el
lenguaje de programación más simple de Microsoft Windows a un entorno de desarrollo
sumamente complejo, capaz de proporcionar cualquier tipo de aplicación, desde las utilidades más
sencillas a grandes aplicaciones cliente / servidor para "n" usuarios.

2.3.5 Seguridad del Sistema Automatizado

Doupovec O. (2002). Refiere que la seguridad de un sistema tiene múltiples facetas,

incluyendo desde aspectos tales como protección ante posibles daños físicos de los datos (fuegos,
terremotos, etc.) hasta el acceso indebido a los mismos (intrusos, fallos de confidencialidad, etc.)
los ataques contra la confidencialidad, la integridad o la disponibilidad de un sistema.

En el caso de un sistema informático hay varios electos susceptibles de sufrir dichos ataques,
no siendo suficiente proteger solo alguno de ellos o protegerlos parcialmente. El hardware, el
software y los datos de un sistema informático pueden sufrir ataques internos o externos al
sistema. Por lo tanto, la seguridad debe tener en cuenta eventos externos provenientes del
entorno en que opera el sistema. De nada sirve tener mecanismos de protección interna muy
buenos, si el sistema o si no existe una política de salvaguarda de datos ante la rotura de un disco.
2.3.6 El Enfoque de los sistemas administrativos en las organizaciones.

Según Macedonio, A (2005) Los sistemas administrativos deben sustentarse básicamente en

tres subsistemas:

1. Los subsistemas de planeación, regulación y control.

2. El subsistema de operación.

3. El subsistema de apoyo, tanto administrativo como institucional.

Estos subsistemas, conformarían un modelo general de un sistema administrativo, los cuales

trabajando coordinadamente son los que lograrán el engranaje adecuado para el buen
funcionamiento de la organización. El avance tecnológico, el tamaño de las organizaciones y la
rapidez con que se producen los cambios en el orden político, económico, jurídico, fiscal y social,
están obligando a idear procedimientos administrativos más dinámicos, más fluidos y flexibles que
a veces tienden a romper con las estructuras y procedimientos del desempeño exacto y eficiente
que aconseja la administración tradicional, a efecto de lograr valores programáticos que reclaman
la unificación e integración de insumos complejos, tanto internos como externos. Es decir, los
requerimientos de operatividad para responder a la dinámica del ambiente que se encuentran en
la producción, o sea en los resultados; con un concepto de eficacia o efectividad, más que en los
procedimientos internos, con un criterio de eficiencia.

2.3.7 Sistema de información para la Gestión Administrativa

Para efecto de esta investigación, los autores consideran que el Sistema de información para la
gestión administrativa tiene como propósito, agilizar los procesos de una organización como lo
son la facturación, inventario, registro de cliente, ventas y compras. Entre sus principales
características se destacan:

Clientes y proveedores: Verificador de NIF. Días de pago por defecto, régimen de IVA, recargo de
equivalencia e IRPF. Descuento comercial por defecto, por pronto pago y recargo financiero.
Forma de pago habitual. Precios personalizados a clientes y múltiples direcciones de entrega por
cliente.

Artículos: Familias y subfamilias, tallas y colores, unidades/caja, números de serie y control de

garantías. Artículos tipo kit. En un mismo artículo dispones de precios de compra por cantidades y
por proveedores, cuatro tarifas y descuento de ventas. Cambio masivo de precios muy versátil.
Control de stock actual, a servir, a pedir, máximo y mínimo, ficha técnica y características
personalizables.
Facturación: Presupuestos, pedidos, notas de entrega, facturas y recibos tanto de compras como
de ventas e histórico de documentos. Devoluciones. En factura incorpora descuento comercial y
por pronto pago, recargo financiero, portes, anticipos y depósitos; retención IRPF, régimen de IVA
y recargo de equivalencia; fecha prevista de entrega, forma de envío, dirección de entrega, notas
internas y notas para el impreso.

Inventario: Inventarios valorados, regularizaciones de existencias, intercambios entre almacenes y

producciones de artículos compuestos, Consulta de todo tipo de movimientos en almacenes (con
información al detalle sobre cualquier movimiento). Entrada y salida de producto, devoluciones
del producto, reportes de auditoría, del total de ingreso del producto mensual.

2.4 Bases Legales

Ley de Tecnologías de Información en Venezuela en su: Título I Disposiciones Generales

Artículo 1 Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la protección integral de los
sistemas que utilicen tecnologías de información, así como la prevención y sanción de los delitos
cometidos contra tales sistemas o cualquiera de sus componentes o los cometidos mediante el uso
de dichas tecnologías, en los términos previstos en esta ley.

Artículo 2 Definiciones. A los efectos de la presente ley y cumpliendo con lo previsto en el art.
9 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, se entiende por:

a. Democracia Electrónica: Profundización de la participación de los ciudadanos en la vida

pública mediante las tecnologías de información para el disfrute de los derechos y el cumplimiento
de las obligaciones que le consagran la Constitución y las leyes, especialmente, en los procesos de
decisión, planificación y cogestión de la actividad pública y el ejercicio de la contraloría social.

b. Estándares abiertos: Especificaciones técnicas, publicadas y controladas por alguna

organización que se encarga de su desarrollo, las cuales han sido aceptadas por la industria,
estando a disposición de cualquier usuario para ser implementadas en un software libre u otro,
promoviendo la competitividad, interoperabilidad o flexibilidad.

c. Gobierno electrónico: Modelo de gestión pública que se fundamenta en el uso intensivo de las
tecnologías de información para proveer medios ágiles, confiables y efectivos de información,
comunicación y participación de los ciudadanos, para la prestación segura y directa de servicios, y
que tiene como objetivo fundamental transformar al Estado como resultado de las mejoras de los
procesos y el aumento de la eficiencia y transparencia

d. Tecnología de Información: rama de la tecnología que se dedica al estudio, aplicación y

procesamiento de data, lo cual involucra la obtención, creación, almacenamiento, administración,
modificación, manejo, movimiento, control, visualización, distribución, intercambio, transmisión o
recepción de información en forma automática, así como el desarrollo y uso del "hardware",
"firmware", "software", cualesquiera de sus componentes y todos los procedimientos asociados
con el procesamiento de data.

e. Programas y aplicaciones libres: Programas informáticos, comúnmente conocidos como

software libre, cuya licencia garantiza al usuario acceso al código fuente y lo autoriza a ejecutarlo
con cualquier propósito, modificarlo y redistribuirlo tanto el programa original como sus
modificaciones en las mismas condiciones de licenciamiento acordadas al programa original, sin
tener que pagar regalías a los desarrolladores previos.

f. Red: Infraestructura conformada por el conjunto de elementos de tecnologías de información

conectados entre sí que pueden intercambiar información.

g. Seguridad de las redes y de los sistemas de información: la capacidad de las redes o de los
sistemas de información de garantizar un determinado nivel de confianza y funcionamiento, frente
a los accidentes o acciones dolosas o culposas

h. que pongan en peligro la disponibilidad, autenticidad, integridad y confidencialidad de los

datos almacenados y transmitidos y de los correspondientes servicios que dichas redes y sistemas
ofrecen o hacen accesibles.

i. Sistema: cualquier arreglo organizado de recursos y procedimientos diseñados para el uso de

tecnologías de información, unidos y regulados por interacción o interdependencia para cumplir
una serie de funciones específicas, así como la combinación de dos o más componentes
interrelacionados, organizados en un paquete funcional, de manera que estén en capacidad de
realizar una función operacional o satisfacer un requerimiento dentro de unas especificaciones
previstas.

j. Data: hechos, conceptos, instrucciones o caracteres representados de una manera apropiada

para que sean comunicados, transmitidos o procesados por seres humanos o por medios
automáticos y a los cuales se les asigna o se les puede asignar significado.

k. Información: significado que el ser humano le asigna a la data utilizando las convenciones
conocidas y generalmente aceptadas.

l. Documento: registro incorporado en un sistema en forma de escrito, video, audio o cualquier

otro medio, que contiene data o información acerca de un hecho o acto capaces de causar efectos
jurídicos.

m. Computador: dispositivo o unidad funcional que acepta data, la procesa de acuerdo con un
programa guardado y genera resultados, incluidas operaciones aritméticas o lógicas.

n. Hardware: equipos o dispositivos físicos considerados en forma independiente de su

capacidad o función, que forman un computador o sus componentes periféricos, de manera que
pueden incluir herramientas, implementos, instrumentos, conexiones, ensamblajes, componentes
y partes.
 o. Firmware: programa o segmento de programa incorporado de manera permanente en algún
componente de hardware.

p. Software: información organizada en forma de programas de computación, procedimientos y

documentación asociados, concebidos para realizar la operación de un sistema, de manera que
pueda proveer de instrucciones a los computadores así como de data expresada en cualquier
forma, con el objeto de que éstos realicen funciones específicas.

q. Programa: plan, rutina o secuencia de instrucciones utilizados para realizar un trabajo en

particular o resolver un problema dado a través de un computador.

r. Procesamiento de data o de información: realización sistemática de operaciones sobre data o

sobre información, tales como manejo, fusión, organización o cómputo.

s. Seguridad: Condición que resulta del establecimiento y mantenimiento de medidas de

protección que garanticen un estado de inviolabilidad de influencias o de actos hostiles específicos
que puedan propiciar el acceso a la data de personas no autorizadas o que afecten la operatividad
de las funciones de un sistema de computación.

Capítulo II De los Sistemas de Información del Estado Sistemas de información integrados.

Artículo 30. Los órganos y entes del Poder Público, rectores en la materia de su competencia,
crearán un sistema de información automatizado, ágil y de fácil acceso que sirva de apoyo al
funcionamiento de los servicios de atención al público, disponible para el organismo, para la
prestación misma del servicio, para el personal asignado a los mismos y, en general, para cualquier
funcionario de otros organismos, a los fines de integrar y compartir la información, propiciando la
coordinación y colaboración entre los órganos y entes del Poder Público Integración de sistemas
para consulta intra e intergubernamental

Artículo 31. Los órganos y entes del Poder Público deberán prever en el diseño y construcción de
sus sistemas, aplicaciones y servicios, las facilidades operativas para que los otros órganos y entes
en funciones puedan comprobar la existencia, vía consulta electrónica, de algún documento,
informe, antecedente, circunstancia o requisito necesario para la culminación de una determinada
solicitud, trámite o servicio, sin que en ningún caso se transfiera dicha carga al particular.

Asimismo, la Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas. En Venezuela, la posibilidad

de facturar electrónicamente aparece por vez primera en la Publicada en Gaceta Oficial de la
República Bolivariana de Venezuela No. 37.148, de fecha 28 de febrero de 2001.LIVA:

Artículo 54. “La Administración Tributaria podrá sustituir la utilización de las facturas en los
términos previstos en esta Ley, por el uso de sistemas, máquinas o equipos que garanticen la
inviolabilidad de los registros fiscales, así como establecer las características, requisitos y
especificaciones que los mismos deberán cumplir. Asimismo, la Administración Tributaria podrá
establecer regímenes simplificados de facturaciónpara aquellos casos en que la emisión de
facturas en los términos de esta Ley, pueda dificultar el desarrollo eficiente de la actividad, en
virtud del volumen de las operaciones del contribuyente”

Artículo 69 “La Administración Tributaria podrá establecer mediante Providencia, mecanismos

especiales de facturación para las operaciones de comercio electrónico grabadas por este
impuesto”

2.5 Sistema de Variable

El sistema de variable, permiten medir los conceptos teóricos, deben llevarse a sus referentes
empíricos, es decir, expresarse en indicadores que cumplan tal función. Según Bavaresco (2000),
"a esa descomposición de la variable, en su mínima expresión de análisis, se le ha denominado,
sistema de variable" (p. 76).

Variable: Sistema de información computarizado para la gestión administrativa.

Definición Operacional: Sistema de información para la gestión administrativa tiene como

propósito, agilizar los procesos de una organización como lo son la facturación, inventario,
registro de cliente, ventas y compras.

Definición Conceptual: Según Hernández (2006) Un sistema de información es todo un proceso,

por medio del cual se recopilan, clasifican, procesan, interpretan y se resumen cantidades de
datos, a fin de sacar conclusiones, que se informarán a la Gerencia y demás personas interesadas
en la organización: con el deliberado propósito de orientar la toma de las decisiones.

Glosario de Términos

Análisis: refiere a la descomposición de un todo en sus distintos elementos constituyentes, con el

fin de estudiar éstos de manera

Datos: Los datos son conjuntos discretos de valores (cifras, características, hechos,
transacciones...) objetivos sobre un hecho real, captados a través de encuestas, observaciones,
lecturas, mediciones, etc. En computación, se entiende datos como el número de bits inteligibles
por el hardware y el software.

Gestión: Es el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos
básicos para apoyar los objetivos de la organización.
Información: conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un
determinado ente o fenómeno.

Sistema: Conjunto de reglas, principios, ideas o cosas, que están unidas por un criterio común y
tienen una finalidad determinada

CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

El diseño metodológico, constituye una serie de operaciones donde se incluyen las

técnicas e instrumentos y los procedimientos que orientan el desarrollo de la investigación.

3.1 Tipo Investigación

La investigación está enmarcada dentro de la investigación de campo ya que se

estudiara la situación mediante observaciones y datos recolectados directamente de la realidad.
Con respecto a la investigación de campo según el Manual de Trabajos de Grado de la Universidad
Pedagógica Experimental Libertador UPEL (2005) es:

El análisis sistemático de problemas con el propósito de observar y recolectar los datos de la

realidad, profundizar en la comprensión de los hallazgos encontrados con la aplicación de los
instrumentos, y proporcionarle al investigador una lectura de la situación objeto de estudio más
rica en cuanto al conocimiento de la misma (p. 3).

Por lo antes señalado, se consideró adecuado enmarcar la investigación en el diseño de

campo, porque la información se recopilara en el lugar donde ocurren los hechos y porque ayuda
a encontrar respuestas a situaciones reales del problema planteado en la investigación.

Asimismo, corresponde a la modalidad de proyecto factible, que según el Manual

para elaboración de Trabajos de Grado, de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador
UPEL (2005), el proyecto factible “consiste en la elaboración de una propuesta o de un modelo
operativo viable, para aportar una solución posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer
las necesidades de una institución o grupo social” (p. 7).
 Se considera proyecto factible porque esta investigación pretende desarrollar un sistema de
información computarizado para la gestión administrativa de la empresa Oci-metalmecánica C. A.,
a objeto de mejorar la eficiencia de los procesos realizados en los departamentos administrativos,
y optimizar la calidad de servicio. Por otra parte la Universidad Pedagógica Experimental El
Libertador UPEL (2005) dice que:

El proyecto factible comprende las siguientes etapas generales: diagnostico, planteamiento y

fundamentación teórica de la propuesta, procedimiento metodológico, actividades y recursos
necesarios para su ejecución; análisis y conclusiones sobre la natalidad y realización del proyecto y
en caso de su desarrollo la ejecución de la propuesta y evaluación tanto del proceso como sus
resultados (p.7)

Asimismo, está orientado hacia una investigación de campo. Según Sabino, C (2006); una
investigación de campo “es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de
interés se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y
sus equipos”. (p.78) Estos datos obtenidos directamente de la experiencia empírica, denominación
que alude el hecho que son datos de primera, originales, productos de una investigación en curso,
sin la intermediación de ninguna naturaleza.

De igual manera Balestrini, M (2008), señala que la utilización de este tipo de investigación de
campo permite recoger datos de interés de forma directa de la existencia mediante un tangible, a
partir de la experiencia práctica adquirida, producto del aporte personal de la investigación en
curso.

3.2 Diseño de la Investigación

En relación al diseño de la investigación, y de acuerdo a Polit (2007) “son las estrategias que
asume el investigador para explicar o responder el problema, dificultad o interrogantes abordados
en el estudio” (p. 394). Para esta investigación se cataloga por no experimental ya que no hay
manipulación de variables, la acción de las variables se toman de la realidad y el investigador no
interviene en ello, este diseño se observa desde el punto de vista transaccional, ya que permite el
nivel de profundizar las variables en un único momento en el tiempo del tema investigado; así
como a partir de datos que pueden ser obtenidos de otras fuentes disponibles.

3.3 Metodología de Sistema

En relación a método que se emplea para definir las fases Metodológicas, se utilizara la
metodología de sistemas de Jeffrey Whitten (1999), basado en la notación de UML, utilizando los
casos de uso para análisis y desarrollo del sistema propuesto, en tal sentido la metodología esta
dividida en las siguientes funciones: Planificación, Análisis, Diseño, implantación y soporte del
sistema.

3.4 Fases de la Metodología

A continuación se muestran las cinco funciones generales, conforme se estudien dichas faces y
actividades. También se describen los participantes, las entradas y las salidas adicionales y los
puntos de control de viabilidad/dominio de aplicación

3.4.1 Planificación de Sistemas

El ámbito de planificación de sistemas puede ser toda la empresa, una división de la misma o
cualquier otro tipo de sus unidades organizativas. Su propósito es identificar y establecer las
propuestas sobre aquellas aplicaciones de los sistemas de información cuyo desarrollo reporte
máximos beneficios para la empresa considerada en su conjunto. En esta fase se inicia la madurez
del funcionamiento de los sistemas de información. Sus entradas son las misiones de la empresa y
cualquier tipo de detalle o limitación de los sistemas existentes. Sus salidas clave o productos son
los planes de sistemas de empresas y de información y los proyectos planificados de desarrollo de
aplicaciones. En consecuencia, los proyectos planificados giran hacia las fases restantes.

3.4.2 Análisis de Sistemas

El dominio cubierto por el análisis del sistema es una única aplicación de sistema de
información. Su propósito es analizar el problema o la situación de la empresa de que se trate y
entonces definir las necesidades de la empresa con respecto a la creación y perfeccionamiento de
un sistema de información. Las necesidades de empresa no implican obligatoriamente una
información de tipo informática. El suceso que activa el análisis es bien el proyecto planificado de
desarrollo de aplicaciones (procedentes a la fase de planificación de sistemas) o un proyecto no
planificado de desarrollo de aplicaciones (que responden a un problema, una oportunidad o una
norma no prevista). Otras posibles entradas son los detalles y limitaciones de los sistemas
existentes y hechos o necesidades relacionadas con la empresa que explique lo que precisan los
usuarios, aunque no como se proyecta diseñar o implantar dichas necesidades.
 Para que la descripción del desarrollo de la propuesta sea fácil para el analista y entendible
para el usuario, es importante señalar el diagrama utilizado para esta identificación, el lenguaje
modelo unificado (UML), que es un lenguaje de modelamiento orientado a objetos, este lenguaje
se utiliza para especificar, visualizar y documentar los procesos de un sistema orientado a objetos
(OO), por medio de la información utilizada y producida mediante un proceso de desarrollo de
sistemas. También es un lenguaje grafico para modelar los requerimientos del sistema y las fases
del modelado seleccionado, por medio de diagrama, siendo esto, representaciones graficas de una
colección de elementos del modelo.

Así mismo UML permite procesos que son conducidos por casos de uso, centrado en la
arquitectura relativa e incremental y basada en sus componentes. La arquitectura de datos
proporciona una estructura para las necesidades de la información o de una función de negocio, la
arquitectura de aplicaciones comprende aquellos elementos de un sistema que transforma
objetivos dentro de la arquitectura de datos por algún propósito de negocio, conformado ambas el
hardware y el software empleados para dar el soporte a las aplicaciones. Es por eso que a
continuación se definirán los diagramas de casos de uso:

3.4.3 Diagramas de Casos de Uso

Representan las funciones del sistema desde el punto de vista usuario, el cual describe las
funciones que son desarrolladas en un sistema, el mismo es iniciado por un actor que espera
recibir una respuesta a un evento. También especifica la funcionalidad y el comportamiento de un
sistema mediante su interacción con los usuarios y/o otros sistemas. Asimismo se usan para
administrar y proveer el enfoque de un problema ayudando al analista a describir los servicios que
espera de dicho sistema.

3.4.4 Diseño de Sistemas

El dominio que cubre el diseño de sistema sigue siendo la aplicación de sistemas de información
única, del que se había en el análisis de sistemas. Su propósito es diseñar una solución técnica de
tipo informática que satisfaga las necesidades de la empresa según han sido especificadas durante
el análisis del sistema. El suceso que lo activa es la relación de necesidades de empresa. Otras
entradas, son las opciones y recomendaciones relacionadas con el diseño expuestas por los
usuarios de sistema. Asimismo toda la información recolectada de las investigaciones hechas serán
plasmadas en los casos de uso con el propósito de observar el flujo de las actividades que se
realizan en la empresa y que se tienen que realizar aun cuando el sistema propuesto este en
marcha.

3.4.5 Implementación de Sistemas

El dominio que cubre la implementación de sistemas es definido por los componentes de tipo
tecnológico de la aplicación de sistemas de información que se diseñaron en la fase anterior. Su
propósito es construir y/o ensamblar los componentes técnicos y poner en funcionamiento de
sistemas de información en producción. El suceso que lo activa es la relación técnica de diseño
obtenida del diseño de sistemas. Su producto resultante clave es un sistema de información en
producción. El termino producción de utiliza para describir un sistema que se ha puesto en
funcionamiento cotidiano. Otra de sus salidas es la documentación y la formación de usuarios
finales necesaria para utilizar el sistema en producción.

3.4.6 Soporte de Sistemas

Es el mantenimiento continuado de un sistema después que ha sido puesto en

funcionamiento. Ello incluye el mantenimiento de programas y las mejoras del sistema. El dominio
que cubre el soporte de sistemas, es el sistema de información puesto en producción mediante la
implantación de sistemas. El propósito del soporte de sistemas es sostener y mantener el sistema
durante el resto de su vida útil, ahora en lo que se refiere a este proyecto solo llegara a la fase de
diseño de sistema pero han sido explicadas todas las fases que se han requerido abarcar.

3.5 Población

Según Pardo (1999) “la población estará compuesta por individuos u objetos que
pertenecen a una misma clase, por poseer características similares”. (p. 63). Una población
está determinada por sus características definitorias. Por lo tanto, el conjunto de elementos que
posea esta característica se denomina población o universo. Población es la totalidad del
fenómeno a estudiar, donde las unidades poseen una característica común, que se estudia y da
origen a los datos de la investigación, es decir, una población es un conjunto de todas las cosas
que concuerden con una serie determinada de especificaciones. Un censo, por ejemplo, es el
recuento de todos los elementos de una población. La población seleccionada para este trabajo
ha sido el personal que labora en la empresa Oci-metalmecánica C.A, administrativos y directivos
que en total serán 40 personas.

3.6 Muestra

Según Balestrini, M (2002), Cuando se seleccionan algunos elementos con la intención de

averiguar algo sobre una población determinada, este grupo de elementos es denominado
muestra. Por supuesto, la intención de toda investigación es que lo que el resultado obtenido en la
muestra sea cierto para la población en su conjunto. La exactitud de la información recolectada
depende, en gran manera, de la forma en que fue seleccionada la muestra. Sin embargo, existen
casos en lo que no es posible medir cada uno de los individuos de una población. En esta ocasión,
se toma una.

Para que la muestra seleccionada sea realmente representativa de la realidad que busca
reflejar, los estratos en los cuales se divide la población a encuestar, quedando conformada por 20
integrantes del departamento administrativo y que representa el 50% de la población. Asimismo,
esta muestra se considera no probabilísticas ya que van a depender del investigador y realizar el
estudio y los análisis de la información recolectada, el cual está representado de acuerdo a los
parámetros establecidos.

3.7 Técnicas de Recolección de datos

Las técnicas de recolección de datos son lineamientos que direcciona la recolección de la

información. Según Ramírez (1999), la técnica “es un procedimiento más o menos estandarizado
que se ha realizado con el éxito en el ámbito de la ciencia” (p. 137) Según Tamayo (2008) las
técnicas e instrumentos de recolección de datos: son la expresión operativa del diseño de la
investigación, la especificación concreta de cómo se hará la investigación. Se incluye aquí: (a) Si la
investigación será con base en lecturas, encuestas, análisis de documentos u observaciones
directas de los hechos; b) Los pasos que darán y, posiblemente; c) Las instrucciones para quién
habrá de recoger los datos. (p.182). La recolección de los datos depende en gran parte del tipo de
investigación y del problema planteado para la misma, y puede incluir elementos como las fichas
bibliográfica, la observación, entrevistas, cuestionarios, paneles de información, listas de cotejos
entre otros

En su obra, Sabino, C (2007) afirma que los instrumentos de recolección de datos son recursos
de los cuales se vale el investigador para conocer el fenómeno o problemática a estudiar y obtener
la información necesaria de la misma. Aclara también que en cada instrumento puede observarse
dos (2) aspectos diferentes:

La forma del instrumento se refiere al tipo de aproximación establecidas con el empírico, a las
técnicas que se utilizan para esta tarea, en cuanto al contenido este queda expresado en las
especificación de los datos concretos que se necesitan conseguir; se realiza, por lo tanto en una
series de ítems que no son otras cosa que los indicadores bajo la forma de preguntas, de
elementos a observar, etc. De este modo, el instrumento sintetiza en si toda la labor previa de
investigación: resume los aportes del marco teórico al seleccionar datos que corresponde a los
indicadores y por lo tanto, a las variables concepto utilizados; pero también expresa todo lo que
tiene de específicamente de empírico el objeto de estudio, pues sintetiza, a través de las técnica
de recolección que emplea el diseño concreto escogido para el trabajo (pp.129 y 130).

Es de gran importancia utilizar los instrumentos correctos para asegurarse de obtener la

información relevante a fin de solucionar correctamente el problema mediante el estudio de los
datos verdaderamente relevantes. Considerando que esta investigación que se encuentra
centrada en el desarrollo de un sistema de información computarizado para la gestión
administrativa de la empresa Oci-metalmecánica C. A., bajo un enfoque de calidad de servicio; se
estima llevar a cabo la recolección de los datos a partir de la interpretación del proceso manual
que actualmente se lleva a cabo.

Existen dos métodos principales de recolección de datos a continuación: el método directo el

cual el investigador procede a recolectar los datos directamente de la fuente primaria de
información y el medio indirecto, en el cual la información llega al investigador a través de
personas o medios cercanos a la fuente primaria que le brinda los datos necesarios para realizar la
investigación. Para la presente investigación se utilizará el método directo ya que, al tratarse de un
proyecto factible con diseño de campo resulta imprescindible la presencia de los investigadores en
la fuente primaria a fin de garantizar la obtención de todos aquellos datos de importancia para la
resolución efectiva del problema.

Según Sabino (2008), dentro del método directo se tiene varias técnicas para recolectar los
datos entre los cuales se encuentran:

La observación directa: es el método mediante el cual se dirige a la fuente primaria de

información y se ocupan de percibir todo el ambiente y los procesos concernientes al problema, al
fin de tener una visión clara del entorno del problema y de las fallas existentes y percibir las
posibles soluciones que pueden tener en el mismo punto el instrumento utilizado en esta técnica
será una hoja de registro.

La entrevista: en la cual se entabla una conversación entre los investigadores y las personas
que están en contacto con la fuente primaria de información a fin de tratar de obtener datos
relevantes acerca de la situación, sus características y posibles soluciones.

Para la obtención de la información proviene directamente de la realidad estudiada, se utilizara la

observación científica, mediante la utilización de una hoja de Registro que permitirá a los
investigadores percibir la realidad actualmente existente en la empresa Oci.metalmecánica C.A.

Asimismo, otras de las técnicas aquí utilizadas es la encuesta, definida por Pardo (2007), como
aquella que consiste en: “obtener la información a través de preguntas formuladas a otras
personas, sin establecer diálogo con el encuestado y el grado de interacción es menor” (p.42).
Permite el contacto directo con los involucrados en el proceso y permite conocer de manera más
efectivas la información que se reuniere.

Para los intereses del presente proyecto fue efectuada la encuesta tipo cuestionario por ser el
más que se ajusta a la técnica de entrevista formalizada y permitirá recabar la información
relacionada con los factores que inciden en el Proceso de gestión administrativa, que incluyen
facturación, presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y recibos tanto de compras como de
ventas e histórico de documentos, y devoluciones. El cuestionario constara de doce (12) preguntas
cerradas, con alternativas de respuestas de "SI" y "NO" para ser aplicada al departamento de
Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Compras y Gerencia de Ventas.

Sabino, (1994) refiere, que los datos secundarios "son registros escritos que proceden también
de un contacto con la práctica, pero que ya han sido recogidos y muchas veces procesados por
otros investigadores". (p. 130). Los antecedentes tanto de la institución como del estudio, los
textos que han sido de base para la elaboración del desarrollo del sistema, las teorías que sustenta
los procesos descritos y en fin todo apoyo teórico presente.

Se consideran adecuadas las herramientas de recolección de datos señaladas, puesto que,

mediante su utilización se obtiene una recopilación de dato de primera mano acorde con la
realidad y con una visión muy amplia de lo que se debe hacer en el desarrollo del sistema. Se
agiliza, por lo tanto el proceso de análisis obteniéndose una mejor calidad en los datos recopilados
y una base de información que pueda ser utilizada en cualquier momento del desarrollo, a fin de
despejar incógnitas.

3.8 Técnica para el Análisis de los Datos

El análisis de los datos es un proceso que según Hurtado (2000), “involucra la clasificación, la
codificación, el procesamiento y la interacción de la información obtenida durante la recolección
de los datos” (p. 485). Aranguren. (1999) señala que “son el producto de las observaciones
efectuadas en las personas y objetos en los cuales se produce el fenómeno que queremos
estudiar” (p. 48). Dicho en otras palabras, son los antecedentes (en cifras) necesarios para llegar al
conocimiento de un hecho o para reducir las consecuencias de este.

Para analizar la información se tabularan los datos obtenidos de la aplicación del instrumento,
pueden encontrar de forma no ordenada, por lo que es muy difícil en general, obtener
conclusiones de los datos presentados de esta manera. Al respecto el mismo autor refiere “para
poder obtener una precisa y rápida información con propósitos de descripción o análisis, estos
deben organizarse de una manera sistemática; es decir, se requiere que los datos sean
clasificados” (p. 48).

Asimismo, se organizaran los datos según los números de ítems, luego se procederá a
porcentualizar la información mediante la estadística descriptiva, que al respecto Aranguren
(ob.cit) señala que: “tienen por objeto fundamental describir y analizar las características de un
conjunto de datos, obteniéndose de esa manera conclusiones sobre las características de dicho
conjunto y sobre las relaciones existentes con otras poblaciones, a fin de compararlas”. (p. 48).
Para la presente investigación se utilizará específicamente, frecuencia absoluta el cual el
Aranguren (ob, cit) las refiere como “el número de veces que aparece un valor” (p. 48). y la
frecuencia porcentual como “el porcentaje acumulado y lo va a denotar como la frecuencia
relativa acumulada por 100” (p. 48).

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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