1.

Allgemeine Grundlagen der Teamarbeit

 Ziele und Aufgaben definieren
- Zielvereinbarungen treffen die von allen Beteiligten akzeptiert werden
- Vorher systematische Analyse des Ist-Standes
 Wie Ziele vereinbart werden
- Zielvereinbarung wenn eine Abweichung zw. Soll- und Ist-Stand besteht und wenn der Weg zum
angestrebten Soll-Zustand nicht klar ist
 Aufgaben beschreiben
- Gemeinsam klären welche Teilaufgaben sich aus den Zielen ergeben
- Welche Teilaufgabe passt zu der Kompetenz eines Mitglieds
 Checkliste / Fragen zur Klärung von Zielen und Aufgaben
- Was soll konkret bis wann erreicht werden?
- Welche Zwischenziele sind sinnvoll?
- Wer soll welche Aufgaben übernehmen?
 Rollen festlegen und Tätigkeiten verteilen
- Schwierigkeiten bei Interrollenkonflikt / bei Leistungskonflikt / bei Imagekonflikt / bei
Schnittstellenkonflikt
 Checkliste / Fragen zur Rollenklärung und Aufgabenverteilung
- Welche Fähigkeiten besitzen die einzelnen Teammitglieder?
- Welche sinnvolle Arbeitsteilung ergibt sich daraus?
- Welche Rollen innerhalb des Teams sind vorgegeben?
 Richtig delegieren
- Ziel ist die Entlastung der Vorgesetzten und die Motivation der Mitglieder zu steigern
- Delegieren bedeutet, Aufgaben und Kompetenzen übertragen, aber Raum für Entscheidungen und
Handlungen der Teammitglieder lassen
- Delegation benötigt: eine klare Zielvorgabe/ die Verantwortung für die operative Umsetzung/ die
dafür notwendige Entscheidungskompetenz/ die notwendige Ressourcenverfügung/ eine
Vereinbarung zur Überprüfung der Zielerreichung
 Grundsätze für richtiges Delegieren
- Verantwortung und entsprechende Befugnis übertragen
- Die Bedeutung der übertragenen Arbeit herausstellen
- Zeiten einplanen, in denen man für die Teammitglieder verfügbar ist
- Andere Teammitglieder über die Delegation informieren
- Gelegentlich überprüfen, ob der Delegationsbereich noch angemessen ist

2. Entscheidungsabläufe und Kompetenzen festlegen

 Entscheidungsprozess
- 1. Informationsphase = es werden alle für die Entscheidungsfindung relevanten Informationen
zusammengetragen
- 2. Beratungsphase = die einzelnen Informationen in einer Diskussion bewerten und anschließend in
Entscheidungsvorschläge münden zu lassen. Es geht noch nicht darum Entscheidungen zu treffen. Am
Ende werden die Mitglieder befragt welche Lösung sie bevorzugen.
- 3. Entscheidungsphase = es wird nach dem vorher festgelegten Modus entschieden.
- 4. Transparenzphase = Um alle am Prozess beteiligten Personen zu informieren, erläutern die
Entscheider, warum sie Ihre Entscheidung getroffen haben. Dieser Schritt drückt Wertschätzung
gegenüber allen Beteiligten aus.
- 5. Bilanzierung = Vereinbarung eines Zeitpunktes um die Entscheidung nochmals zu überprüfen. Gibt
die Möglichkeit Fehlentscheidungen zu korrigieren.
 Störungen im Entscheidungsprozess
- Beeinflussung der Entscheidung durch absichtliches einseitiges Informationen geben um eine
bestimmte Entscheidung zu begünstigen
- Der Entscheidungsmodus nicht transparent ist
- Entscheidungsspielräume werden nicht deutlich gemacht oder nicht eingehalten.
 Entscheidungsverfahren, Prinzipien
- 1. Hierarchieprinzip = Es entscheidet die Leitung. Sie ist durch die Organisationsstruktur vorgegeben
und muss somit nicht bestimmt werden.
- 2. Mehrheitsprinzip = der gebräuchlichste Entscheidungsmodus. Der Vorteil ist, dass es rasch geht, da
man sich die Transparenzphase sparen kann.
- 3. Qualifizierte Mehrheit / Sperrminorität = eine vorher definierte Anzahl von Stimmenzahl unterhalb
der Mehrheit hat die Wirkung eines Vetos.
- 4. Vetorecht = es kann einzelnen Teammitgliedern eingeräumt werden, die in besonderer Weise
betroffen sind oder Verantwortung für die Entscheidung übernehmen müssen. Das Vetorecht ist also
immer mit bestimmten Personen oder Positionen verbunden.
- 5. Konsensprinzip A = Stimmenthaltungen werden als Zustimmung gewertet. Einzelne Mitglieder
können so zum Ausdruck bringen, dass sie die Entscheidung nicht für optimal halten, aber auch nicht
blockieren wollen.
- 6. Konsensprinzip B = Stimmenthaltungen werden automatisch als Gegenstimmen gewertet. So
getroffene Entscheidungen erweisen sich in der Praxis als sehr tragfähig, weil man sich dafür oder
dagegen entscheiden muss.

3. Rollen in Teams
 Rolle der Teamleitung
- Sie moderiert die Zusammenarbeit im Team
- Sie ist für die Zielerreichung im Team verantwortlich
- Sie sucht mit dem Team stets nach Lösungen mit dem besten Nutzen-Aufwand-Verhältnis für da
Projekt
- Projektleitung ist eine Führungsaufgabe
 Grundlagen effektiver Teamführung
Teamleitung soll
- Offene, ehrliche Persönlichkeit haben
- Die Mitglieder nicht manipulieren bzw. dominieren
- Das Team stimulieren und die Fähigkeiten des Einzelnen herausfordern und anerkennen
- Gemeinsam mit dem Team die Zieldefinition erarbeiten
- Konkrete Aufgaben formulieren
- Ergebnisse der Teamarbeit akzeptieren / realisieren
- Alle notwendigen Informationen weitergeben
- Sich verantwortliche für Problemlösungen fühlen
- Anregungen nicht als Kritik sondern als Hilfe verstehen
- Individuelle Entfaltungen des Einzelnen zulassen
- Teamspielregeln einhalten
 Teamrollen und Teamzusammensetzungen
 Wichtige Rollen für produktive Teamarbeit
- Leiter / Moderator
- Umsetzer /& Koordinator
- Kreativer Ideengeber
- Vernetzer
- Teamarbeiter
- Detailarbeiter / Vollender
 Beschreibung der Teamrollen
- Der Leiter = Es werden Ziele vorgegeben oder Impulse gesetzt und es wird an die Einhaltung von
getroffenen Vereinbarungen erinnert. Er ist dominant ohne zu beherrschen. Er übt klares kritisches
Feedback. Er spricht ohne Hemmungen und ist leicht ansprechbar. Delegieren fällt ihm leicht. Er kann
Prioritäten setzen und Entscheidungsprozesse moderieren.
- Der Umsetzer = besitzt die Führerschaft in Bezug auf die Aufgabe. Das Hauptinteresse gilt dem
Erreichen von Zielen und Ergebnissen. Die wesentliche Funktion des Umsetzers besteht darin den
Anstrengungen des Teams Gestalt zu geben.
- Der kreative Ideengeber = für das Team eine Quelle origineller Ideen, Anregungen und Vorschläge,
also für Innovation. Er besitzt großen Einfallsreichtum und wird nach einer unorthodoxen
Problemlösung suchen.
- Der Vernetzer = stellt den Kontakt zu den relevanten Umwelten des Teams sicher und trägt
Informationen, Ideen und Entwicklungen von draußen ins Team.
- Der Teamarbeiter = Er spürt am ehesten Bedürfnisse und Sorgen der Teammitglieder. Er ist das
Bindeglied zwischen den Teammitgliedern.
- Der Detailarbeiter = bringt das Projekt zum Abschluss bzw. gibt einer Sachen den letzten Schliff.
 Innen- und Außenorientierung
- Außenorientiert = der Leiter / der kreative Ideengeber / der Vernetzer
- Innenorientiert = der Umsetzer / der Detailarbeiter / der Teamarbeiter
 Das Verhältnis der Teamrollen zueinander

4. Kooperation im Team / Effektive Teambesprechung

 Aufgabenverteilung und Abstimmungsbedarf
- Grundsatz für Aufgabenverteilung: Je größer die Überschneidungen, desto höher ist der
Abstimmungsbedarf.
 Checkliste / Was zeichnet ein Spitzenteam aus?
- Ziele werden erreicht, Arbeit ist erfolgreich.
- Atmosphäre im Team ist positiv.
- Es herrscht Hierarchiefreiheit und wenig Rivalität.
- In der Gruppe besteht gegenseitige Loyalität.
- Die Potentiale der Teammitglieder werden optimal genutzt.
 Teamfähigkeit + Gegenüberstellung Teamfähigkeit / mangelnde Teamfähigkeit
- Teamfähigkeit = auf Rivalität verzichten / eigene Arbeit und Ergebnisse offenzulegen / Fremde
Leistungen anerkennen / Konflikte konstruktiv auszutragen / persönliche Interessen mit kollektiven
Zielen des Teams verbinden
- Mangelnde Teamfähigkeit = umständliche Darstellung von Sachverhalten / Abwertung der Beiträge
anderer / Geheimniskrämerei / Unfähigkeit zum Perspektivenwechsel / Abwehr jeglicher Kritik
 Effektive Teambesprechungen
- Austausch von Information, Abstimmung und Entscheidungsfindung
 Ablauf von Besprechungen
- Trennung von Tagesgeschäft und Grundsatzfragen ( Unterscheidung von kurz-, mittel- und
langfristigen Fragen )
- Entstehung der Tagesordnung = das Wichtigste steht ober auf der Liste
- Vorbereitung der Teilnehmenden = Anspruchsvolle Sachfragen können auch in einem guten Team nur
effizient bearbeitet werden, wenn alle Mitglieder sich vorher sachkundig gemacht und auf die
Diskussion vorbereitet haben.

 Ablauf der Sitzung

 Eine gute Verständigung benötigt
- Partner, die kontinuierlich physisch präsent sind
- Ein einigermaßen angenehmes Klima
- Die notwendige Zeit und Ruhe, um sprechen und hören zu können
 Protokoll und Bilanz der Ergebnisse
- Jede Sitzung braucht ein schriftliches Ergebnis-Protokoll, in dem kurz festgehalten ist, was inhaltlich
beschlossen und bezüglich des weiteren Vorgehens festgelegt wurde. Es gibt für jeden jederzeit
nachlesbar Antwort auf die entscheidende Frage: Wer tut was bis wann?
 Kultur von Besprechungen / Regeln für die Kommunikation in Team-Meetings
Regeln:
- Erst hinhören, dann reden
- Konstruktive Kritik üben und annehmen
- Hart in der Sache – fair zur Person
- Rolle des „Teufels-Advokaten“ akzeptieren, ohne ihn den Prozess dominieren zu lassen
- Überzeugen und Konsens statt Überreden oder Abbügeln
- Offen mit allen relevanten Informationen umgehen
- Moderieren und visualisieren
- Kein Projekt ohne Aktionsplan und Dokumentation