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FACULTAD DE
CIENCIAS DE LA COMUNICACIÓN,
TURISMO Y PSICOLOGÍA
CURSO:
Contabilidad II
Contabilidad en las Agencias de
Viajes
INTEGRANTES:
Las agencias de viajes son organismos económicos que se forman para ofrecer
al público los servicios que requieren para realizar su viaje, se dedica a poner
en el mercado productos que se especializan en el sector turístico, ofrecen el
servicio de transporte, alimentación, hospedaje, entre otros.
La venta de los productos que ellos brindan al público puede ser en manera
conjunta, es decir un paquete o programa, o en forma desglosada en la que los
servicios se dan separado uno de otros.
Son los operadores de viajes que tratan directamente con el público. Ellos
diseñan, operan, promocionan y venden casi exclusivamente a su propia
clientela. El minorista puede ser una agencia de viajes pequeña o una
organización con varias sucursales que venden cientos de tours. Las grandes
compañías pueden ofrecer sus tours a otros agentes y pagarles comisión. Las
pequeñas empresas pueden aceptar reservaciones de otros agentes según su
propio criterio. Aun cuando hay una regla tacita sobre el hecho de que los
agentes pueden reservar para sus para sus clientes cualquier tour que se
anuncie, existen varias razones por las que esto no se practica como regla
general. En primer lugar, el operador minorista puede ya tener el núcleo de un
grupo y solo esta haciendo publicidad para ampliar un poco el negocio. En
segundo lugar, muchos agentes titubean para reservar para sus clientes con
otro minorista porque temen perder cualquier negocio de repetición puesto que
los operadores minoristas automáticamente añadirán el nombre y la dirección
del cliente a su lista de correos.
3.- Contratistas generales de tours: Son los operadores de viajes que no arman
ni promueven sus propios tours. Ellos presentan reservaciones a mayoristas o
contratistas locales. Los departamentos de tours de las aerolíneas, las
cooperativas, los grupos afines y las organizaciones no lucrativas se agrupan
en esta categoría.
4.- Contratista de tours locales: Son los operadores locales de viajes que
proporcionan los servicios que requieren todas las demás categorías (cuando
estos no tienen oficinas locales, o cuando tratan directamente con los hoteles).
Los contratistas locales aseguran reservan, coordinan, supervisan y manejan
pagos por todos los servicios en su área. Sus servicios son invaluables para
una operación eficiente y exitosa ya sea de un grupo o un FIT (Inclusive Tour al
extranjero)
TOUR OPERADORES:
Para crear un tour se emplea una gran cantidad de tiempo dinero y esfuerzo.
La planeación, elaboración, el cálculo del precio y la venta del producto final
requieren de habilidad, conocimientos, experiencia y visión. Los operadores de
viajes con los creadores de tours. El tour es producto de su imaginación, sus
ideas, su iniciativa y su trabajo. Los operadores establecidos y con una
reputación hecha tienen un equipo de gran experiencia que procesa los
detalles operacionales, los cuales muchas veces ocupan un largo tiempo, y se
encargan de manejar las situaciones de emergencia. Ellos deben vender su
producto bien y manejarlo exitosamente. Los operadores de viajes pueden ser
mayoristas o minoristas. Thomas Cook Inc. Y American Express son dos
buenos ejemplos de una organización dual. Los agentes de viajes minoristas
también pueden ser sus propios operadores de viajes y vender sus tours al
mayoreo a otras agencias. Fe hecho, la mayoría de los operadores de viajes no
son sino minoristas que han alcanzado el éxito con sus propias operaciones de
tours en grupo.
La industria de las agencias de viajes se origino sobre las bases de tours en
grupo más que sobre una base minorista.
Definición:
Son la empresa que subarrienda a otras agencias y empresas a quienes paga
una comisión. En su relación con los minoristas, con operadores de viaje
mayoristas, al igual que con la línea aérea de su elección, comparten
obligaciones comunes, responsabilidades y problemas. Cada uno es una
empresa, pero en la venta y la operación de un viaje el operador es la parte
principal; las aerolíneas, los contratistas elegidos y los agentes minoristas son
los vendedores. Esta es una relación delicada debe entenderse y mantenerse
de manera apropiada.
AGENCIAS MAYORISTAS
A los operadores de viajes que no tienen trato directo con el público se les
conoce en general como mayoristas, aunque puedan ser mayoristas y
minoristas al mismo tiempo. Los mayoristas reúnen todos los elementos del
paquete de viaje. Reservan el espacio con los transportistas para las fechas
específicas; reservan habitaciones de hoteles para cada ciudad del itinerario;
solicitan alimentos para el grupo, y contratan autobuses panorámicos y
servicios de traslado en cada área. Imprimen folletos y los distribuyen en todas
las agencias de viajes. Los mayoristas dependen por completo de los agentes
de viajes minoristas para la venta de sus viajes.
Definición:
Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes
combinados para su afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto
al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas
específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.
Desde luego, los mayoristas deben aumentar el costo de los arreglos de viaje
para cubrir sus costos, las comisiones que pagan a los agentes y obtener
utilidades. Pero, un con este aumento, los clientes se benefician con las tarifas
de grupo que se usan en todo el viaje. El concesionario, quien garantiza el
cupo lleno de un autobús para traslados a hoteles y recorridos panorámicos,
cobra menos por persona ya que hay un ahorro sustancial en lo que gastaría si
tuviera que usar automóviles o limusinas privadas para transportar a un
pequeño número de pasajeros. Por lo tanto, los mayoristas deben contar deben
contar con minio de 15 personas (algunos exigen 35) para cada salida de viaje.
Los mayoristas de lujo, los más costosos, pueden recuperar sus gastos con
grupos de 10 a más personas.
Estos grupos se forman con los clientes que adquieren el tour en las agencias
de viajes. Los miembros de estos grupos deben reunirse en la ciudad de salida;
por lo general Nueva York (JFK), Toronto o Montreal si es un viaje a Europa;
Los , San Francisco o Seattle si es Hawai, el Oriente y el Pacífico; Nueva Cork
o Miami si son viajes al Caribe o Sudamérica; Nueva Cork, Chicago, Nueva
Orleáns, San Antonio.
AGENCIAS MINORISTAS
Definición:
Como se sabe existen dos tipos de agencias de viajes de acuerdo a su
función, una es la productora y el otro tipo de agencia es la que cumple con la
función de intermediaria. La agencia minorista tiene la función de vender
directamente al público consumidor del servicio, esta únicamente se encarga
de promocionar con todas las personas que desean saber sobre lo que se
ofrece. La mercancía que pone en el mercado es variado ya que puede vender
los paquetes y programas ya organizados por la mayorista o los servicios de
manera desglosada haciendo el contacto directamente con el prestatario del
servicio dependiendo de las necesidades o preferencias del cliente, basándose
en eso se seleccionara el tipo de servicio que se brindará.
La agencia minorista debe sacar un margen de ganancia por cada venta que
realiza, el operador o la agencia mayorista, dependiendo el caso, son los que
ponen el porcentaje de comisión para la minorista esta puede variar entre 10 a
15% según como lo decidan los prestatarios de servicios. Estos también
pueden optar por darle el costo neto del paquete para que la minorista
determine cuanto desea ganar, a esto se le conoce como utilidad, ellos deciden
su porcentaje de ganancia y esto variada el precio del paquete. El vendedor, es
decir quien realizo la venta, recibe una comisión al igual que la empresa esta
va desde los 5 dólares y es determinado por los prestatarios. Hay ocasiones en
que las agencias que elaboran el producto le dan al minorista una competencia
desleal al ofrecerle al vendedor una comisión mayor con la condición que esta
no la venda a través del minorista y así esa agencia quedarse con una mayor
parte de la ganancia.
El Recibo
Los recibos son los documentos mediante los que la persona que los elabora y
los da, reconoce haber recibido una cantidad de dinero de la persona que
acepta el recibo.
Generalmente los recibos van en talonarios y constan de dos partes:
El recibo propiamente dicho, que se entrega a la persona que efectúa el
pago como justificante del mismo.
No existe un modelo oficial de recibo, por lo que cada empresa deberá elaborar
los suyos propios. En el recibo deberán figurar los siguientes datos: número de
recibo, nombre de la persona o empresa que entrega el dinero, cantidad de
dinero, en letra y número, concepto por el que se paga, lugar y fecha de
expedición del recibo y nombre y firma de la persona que recibe el dinero.
La Factura
En la factura aparecen una serie de datos con carácter obligatorio, como son:
Datos del proveedor o suministrador del bien, es decir, de quien vende.
Fecha de factura.
Número de factura.
Los datos obligatorios son los que aparecen en el Real Decreto 2402/1985,
BOE de 30 de diciembre:
Importe total de la operación de compraventa.
En las ventas al por menor, bastara con poner, a continuación del precio
la expresión “IVA incluido”.
Letra de Cambio
El Cheque
Los cheques son documentos que contienen una orden de pagar una
determinada cantidad de dinero. Partiendo de sus características, los podemos
definir como: título de valor por medio del cual una persona manda u ordena
una cantidad de crédito al pago de una cierta cantidad de dinero que
previamente esté en poder de aquella, a la orden del mandante o de un tercero,
quedando con ella obligados solidariamente todos los firmantes.
El cheque es una forma de disponer de nuestros fondos, ya que podemos
complementarlo y exigir al banco que nos los pague en caja y, también una
forma de pago, ya que podemos entregarlo a un tercero como si se tratase de
dinero.
Forma de cheque
Circuitos Administrativos
Idealmente, la mejor gestión comercial de una agencia sería cobrar todos los
servicios al contado. Pero esto no siempre se da.
El cliente, en función de su comisión, tendrá la forma de pago. La empresa,
solicitará los pagos atrasados a 30, 60 y/o 90 días, mientras que el particular
abonara los servicios antes de la fecha de salida.
Antes de iniciar todo el proceso de una reserva, se solicitará al cliente, sea de
la condición que sea, como piensa abonar los servicios solicitados.
Puede indicar o proponer hacerlo de las siguientes formas:
De otra parte, el pago con tarjetas de crédito puede dar con riesgos
complementarios, si estos no son aceptados. Recordemos finalmente, la
obligatoriedad de solicitar autorización, de los importes de las tarjetas.
En la relación con otorgar pagos a crédito tener mucho cuidado. Dar crédito a
cualquiera a 30, 60 y hasta de 90 días, sin recargos.
Excepción hecha, de que las agencias de viajes dispongan de un flujo de
efectivo muy elevado, aceptar estas condiciones, pueden dar una muy alta
facturación mes/año, con mínima o nula rentabilidad.
Mucha atención con los pagos de los clientes, mediante bonos full credit. El
bono full credit cubre todos los gastos hechos por un cliente dentro de un
mismo establecimiento. Pero muchas veces no se recuerda que se ha hecho o
se ha consumido. Un cobro derivado meses más tarde, puede ser que el cliente
renuncie al pago, argumento no haber hecho uso de los cargos reflejados.
Quien solicite un full credit, deberá firmar todas las notas de cargos, la factura
del proveedor deberá acompañar estas notas o fotocopias de las mismas. La
agencia debería de negociar antes con el cliente que desee un full credit, que le
cobrará un porcentaje por encima de la factura del proveedor.
Pensar que un full credit puede, no hacerse nunca efectivo. El ejecutivo que lo
utilizó, ya no trabaja en la empresa, y esta no quiere hacerse responsable de
unos gastos que no le pertenecen. En muchos casos los establecimientos
otorgan full credit para cantidades previamente limitadas.
Con todo el razonamiento anterior, se debe suponer, que no es rentable
trabajar con tarjeta de crédito. Por contrapartida, debemos tener bien presentes
las dos grandes marcas de tarjetas de crédito que, a su vez, ofrece servicios
turísticos. Ambas, revierten sus márgenes, vender programas turísticos sin
poder aceptar las tarjetas de crédito.
Lo que sería preciso hacer, es desviar el pago con tarjetas de crédito hacia
productos o paquetes turísticos que, generados por nosotros, nos permitan
obtener unos márgenes de beneficio por encima de los márgenes de comisión
que se nos resten de las ventas vía tarjeta, siempre teniendo en cuenta, que
las reservas aéreas podrán ser hechas efectivas vía UATP/CCCF. Si
trabajando no obstante con tarifas especiales, se deberá consultar con la
compañía si aceptan el UATP para estas tarifas. Las plazas chárter no tienen
ese tratamiento.
También conviene recomendar al cliente, el uso de tarjetas que tengan
retenciones por comisión mas bajas, al tiempo que mayores garantías que se
refieren a las coberturas del seguro, que favorecen a ambos, agencia y cliente.
Al tiempo recordar que, en función del volumen de ventas a través de tarjetas
de crédito, se obtiene reducciones en las comisiones reducidas, y también que,
una agencia que tenga los carteles anunciadores de las tarjetas de crédito de
forma visible, no puede dejar de aceptar un pago por este procedimiento, pero
tampoco puede cargar importes extras.
Por último, recordar la obligatoriedad de solicitar, siempre el código de
aceptación de la tarjeta.
Cierre de la venta y facturación
El proceso Contable:
SUMAS SALDOS
Nº CUENTAS DEL MAYOR
DEBE HABER
102 CAPITAL 150.000 150.000
DEUDAS A L/P C
170 30.000 30.000
ENTIDADES
220 TERRENOS Y BIENES 20.000 20.000
221 CONSTRUCCIONES 80.000 80.000
226 MOBILIARIO 30.000 30.000
ELEMENTOS DE
228 10.000 10.000
TRANSPORTE
229 OTRO INMOVILIZADO 5.000 5.000
310 MATERIAS PRIMAS A 2.300 2.300
311 MATERIAS PRIMAS B 1.000 1.00
400 PROVEEDORES 30.00 3.000
PROVEEDORES EF C A
401 2.000 3.000
PAGAR
523 PROVEEDORES INM, C/P 5.000 5.000
524 EFECTOS A PAGAR 3.000 9.000 6.000
570 CAJA 1.000 300 70.000
572 BANCOS 180.000 141.000 39.000
TOTALES 340.000 340.000 188.000 188.000
Desarrollo Contable:
Regularización:
Asiento de cierre: Una vez realizados estos asientos, las cuentas quedaran
saldadas. Estos asientos registrados en el libro diario y traspasado al libro
mayor, nos permitirán conocer la situación patrimonial y los resultados de la
empresa en la fecha de cierre del ejercicio. A partir de este momento, las
cuentas registradas en el libro mayor según sea el caso, presentarán saldo
deudor o saldo acreedor, procediendo a cerrarlas mediante el denominado
asiento de cierre que consistirá en cargar todas las cuentas con saldo acreedor
y abonar todas las cuentas con saldo deudor. Por tanto, el asiento de cierre
tendrá como cargos los saldos acreedores y como abonos los saldos deudores.
El agente de viajes tiene a su alcance numerosas guías. Más que para su uso
práctico en el trabajo diario de un agente, el material expedido gratuitamente
por las oficinas de turismo está indicado para realizar consultas con objeto de
orientar al cliente antes y
Después de la contratación de servicios .
• Consideraciones generales
• Valoración de existencias
Coste histórico
Las existencias no sometidas a transformación y las existencias transformadas.
En ningún caso se incluirán los intereses devengados por pago aplazado ni las
mermas ni deterioros que sufran los productos mientras están almacenados.
Existencias transformadas
Las existencias que han sido objeto de elaboración por la propia empresa se
valoran en coste histórico de sumar precio de adquisición las de materias
primas y otros materiales de costes de transformación.
La suma de los costes de adquisición y transformación también recibe el
nombre de coste de producción.
Forman parte del coste de producción de las existencias todos los
costes directos e indirectos necesarios para llevar a cabo la misma como
son.
Los costes de materias primas. Materiales, mano de obra y energía.
Cuando hay inestabilidad en los precios, y las mismas existencia tienen distinto
precio de adquisición dependiendo del momento en que se compren, se
plantea el problema de cómo valorar las salidas por ventas o consumo con el
fin de poder calcular el beneficio obtenido con las mismas; y al mismo tiempo
saber el valor de las existencias finales de almacén que deberán ser incluidas
en el balance de situación.
Una posibilidad consistirá en identificar el precio de cada unidad siguiendo de
forma individual su trayectoria física y temporal pero esto no es viable en la
mayoría de los casos por antieconómico.
Por este motivo se puede recurrir a otros métodos que permitan resolver el
problema sin tener que recurrir a la identificación de las distintas partidas
compradas.
• Sistema de control de existencias
• LIFO
• PMP
• HIFO
Según este método, los precios de las distintas entradas se promediaran con el
fin de obtener un único precio en almacén aplicable a todas las salidas. El
cálculo del PMP puede hacerse una sola vez al final del periodo, o bien
continuamente a lo largo del mismo, cada vez que cambie el precio de entrada.
A esta última variante se le conoce también como media móvil.
Por ejemplo, si suponemos que una agencia de viajes obtiene 120 000 dólares
en ventas brutas durante un mes. Con un promedio de comisiones del 10%, los
ingresos netos son de 12 000 dólares. Si los gastos de operación de la
agencia, o gastos indirectos, son de 9000 dólares por mes, sus utilidades
correspondientes a ese mes serán de 3000 dólares. Si los gastos indirectos
aumentan o las ventas decrecen, las utilidades disminuyen.
Vouchers
Un voucher expedido por una agencia de viajes es recibido por los prestadores
de servicios como si se tratáse de dinero en efectivo. Un voucher es un recibo
de venta que representa un comprobante específico de un itinerario. Por
ejemplo, se puede expedir un comprobante para una estadía en hotel, la renta
de un automóvil o un pasaje de avión. En el momento en que el cliente lo
presenta, el voucher se acepta como si fuese un pago.
Los vouchers se manejan de dos maneras. Una de ellas consiste en pagar el
servicio por anticipado mediante un depósito en efectivo o una orden de cargos
diversos. Por ejemplo, supongamos que un cliente paga de antemano su
estancia en un hotel de Las Bahamas. La agencia remite de antemano su
estancia envía por correo un cheque con el importe de la habitación al hotel
correspondiente y le extiende un comprobante al cliente. Al registrarse, el
cliente presenta el comprobante, el cual es aceptado por el hotel como si se
tratáse de un pago.
Otra forma de manejar Los comprobantes es retener el pago hasta el momento
en que el servicio se proporcione. Por ejemplo, supongamos que una agencia
extiende un comprobante para que le transporte al aeropuerto se haga a través
de un servicio de limosinas. El cliente presenta, entonces, el comprobante al
conductor de la limosina, quien lo acepta como si se tratáse de un boleto de
pago. Posteriormente, el servicio de limosina presenta el comprobante a la
agencia para recibir su pago.
Se pueden emplear archivos físicos, electrónicos o ambos para almacenar y
tener bajo control los comprobantes.
• El estado financiero
• El estado de operaciones
• El análisis de flujo de efectivo
• El reporte de excepción
• El estado financiero
Una agencia que opera bajo un contrato de franquicia realiza pagos por
concepto de regalías y cubre cuotas de publicidad a un franquiciante.
Cada concepto de ingresos y de gastos se muestra como un monto en dólares
y como un porcentaje de comisiones brutas. El porcentaje permite al cuerpo
administrativo observar la relación entre gastos y ventas, y estimar los costos
futuros en que deberá incurrir el negocio.
El total de gastos de operación se resta del total de ingresos para determinar
las utilidades o pérdidas del mes.
Para llevar un seguimiento exacto del desempeño financiero de la agencia,
deberá prepararse mes a mes un estado de operaciones. Al final de cada
calendario, los estados de operaciones mensuales se combinan para elaborar
un estado de operaciones anual.
BIBLIOGRAFIA