PROGRAMA DE TRABAJO

CÍA.: PROAUTO C.A.

ÁREA: NÓMINA
RUC: 1790978303001
FECHA:
No.PROCEDIMIENTO REF. P/T HECHO POR FECHA
Seleccionar una muestra de 12 empleados de las oficinas
administrativas y verificar que esto incluya: documentos personales,
1 curriculum vitae, récord policial, contrato legalizado, aviso de entrada,
permisos, vacaciones, certificados médicos, memos. A-1 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 8 empleados que indique el proceso de
selección que incluya: anuncio publicitario, solicitud de empleo,
2 solicitud del jefe departamental, pruebas de aptitud, entrevistas con el
jefe departamental y memo de aprobación de contratación A-2 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 10 empleados y realice un análisis de los
roles de pago de cada empleado en el cual se indique: sueldo
3 nominal, comisiones, horas extras, IESS, y descuentos realizados de
los 12 meses del año. A-3 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 13 empleados y realice un análisis de las
4 solicitudes de préstamo de cada empleado en el cual contenga:
solicitud de préstamo, pagarés y carta compromiso de pago. A-4 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 9 empleados y realice un análisis de las
planillas del IESS revisando la información que arroja el sistema, el
5 sistema del IESS (internet), y comprobante de pago debitado de los 12
meses del año. A-5 L. Cedeño 3/20/2009
Realice un análisis de los décimos que se cancela al personal
6 administrativo; tanto el registro del sistema como el reporte que se
envía al Ministerio de Trabajo. A-6 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 10 empleados y realice un análisis al
7 registro de horas de llegada y salida de las horas extras y verificación
en el sistema del pago de los mismos. A-7 L. Cedeño 3/20/2009
Realice un análisis del Manual de Procedimientos al cual se rigen para
8 pagar los sueldos y salarios y verificar si éste se cumple. A-8 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 13 empleados y realice el análisis del pago
9 de utilidades de cada uno de ellos con el depósito realizado en su
cuenta a cada uno de ellos. A-9 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccione una muestra de 10 empleados realizando un análisis del
pago de fondos de reserva al personal administrativo, verificando la
10 información que arroja el sistema, con el sistema del IESS y
comprobantes de pago. A-10 L. Cedeño 3/20/2009
Realice un análisis a los programas de capacitación de los empleados
11 administrativos. A-11 L. Cedeño 3/20/2009
Seleccionar una muestra de 12 personas y revisar los procedimientos
12 que se han tomado para otorgar préstamos a los empleados
administrativos. A-12 L. Cedeño 3/20/2009
Realizar un análisis a los reportes que envían las empresas con las
cuales los empleados administrativos tienen créditos y verificar en una
13 muestra de 8 empleados y verificar si los descuentos coinciden con el
reporte. A-13 L. Cedeño 3/20/2009
de entradas y salidas del personal administrativo y verificarlo si se
14 están aplicando algún sistema de multas o descuento al rol del
empleado. A-14 L. Cedeño 3/20/2009
Tomar una muestra de 11 empleados y realizar un análisis del registro
de permisos otorgados al personal administrativo y verificar si alguno
15 de ellos se excede en permisos y verificar si éstos de alguna manera
se están recuperando en horas de trabajo o se las realiza con cargo a
vacaciones. A-15 L. Cedeño 3/20/2009
PROAUTO C.A. A-1
Elaborado
Liliana
por: Cedeño
Fecha: 20 de marzo del 2009
RevisadoIng.
por:Yessenia
Fecha:
Luna
25 de marzo del 2009
AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE NÓMINA
PROAUTO C.A. Elaborado por:
Revisado por:
AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE NOMINA
AÑO: 2008 ÁREA EVALUADA: RECURSOS HUMANOS (NÓMINA)
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DEL FILE DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO

DOCUMENTOS CURRICULUM RÉCORD CONTRATO AVISO DE

NOMBRE
PERSONALES VITAE POLICIAL LEGALIZADO ENTRADA

1 Mario Andrade √ √ X 1 √

2 Juan Calixto √ √ √ √ √
3 Esthela Román √ √ √ √ √
4 Patricio Sánchez √ √ √ √ √
√ √ √ √ √
5 Marcela Echeverría
6 Sandra Montalvo X √ √ √ √

7 Alexandra Salvador √ √ √ √ √
√ X √ √ √

8 Ana María Solórzano

√ √ √ √ √
9 Andrés Bautista
10 Sergio Santana √ √ √ 1 X
11 Beatriz Vinueza X √ √ √ √

12 Sara Morales √ √ √ √ √

1 El contrato ha sido archivado pero no legalizado

2 Registra permisos por enfermedad, pero no adjunta certificado médico

3 Registra memos pero no los que firma el empleado en su aceptación

 A-1
Lilian Cedeño Fecha: 20 de marzo 2009
Yessenia Luna Fecha: 25 de marzo 2009

ECURSOS HUMANOS (NÓMINA)

PERMISOS Y CERTIFICADO
MEMOS
VACACIONES MEDICO
OBSERVACIONES
2 √ 3 el récord policial fue extraviado y no se le ha solicitado
al empleado saque uno nuevo.
√ √ √
√ √ √
√ √ √
√ √ √
2 X √ No presenta copia de cédula actualizada, pues la que
existe en los archivos está totalmente ilegible y
pertenece a una de las antiguas especies.

√ √ √
√ √ 3 El empleado no ha presentado su hoja de vida puesto
que fue una persona contratada porque realizaba
prácticas en la empresa.
√ √ √
√ √ √ El aviso aún no ha sido retirado del IESS

2 X 3 El empleado no ha presentado su certificado de

honorabilidad
X √ √ La solicitud de vacaciones no tiene aprobación del jefe
inmediato.
 TAREA DEL GERENTE
Incentivo a la creatividad y
la innovación, a toma de
riesgos, tolerancia a errores.
Buenas relaciones con las
personas involucradas.
DESCONGELAMIENTO CAMBIO
Invitar a los empleados a cursos de
capacitación, seminarios, etc. Que permitan al
Realizar los cambios que se
empleado introducirse más en los asuntos de
requieran o la implementación de
la empresa, tolerando sus errores para que se
algún nuevo proyecto
sientan más seguros del gran paso que están
dando.
Al momento en que se realiza el
cambio el gerente es quien debe
Apoyar al empleado para que el se sienta tener mayor contacto con sus
seguro de los cambios que se van a producir. empleados y hacerlos sentir que el
cambio que se realiza es para bien
de todos

Ayuda a las personas de Apoyar al cambio y tener mayor

Tener mayor contacto con aquellas personas
comportamiento poco contacto con aquellas personas que
que su comportamiento no es tan esperado
eficaz. se quieren resistir al cambio

Indicar que el cambio es algo que toda

Minimizar la resistencia al Realizar interacción con los
empresa necesita y que este va acompañado
cambio empleados
del apoyo de todos los empleados
 RECONGELAMIENTO

Incentivar a aquellos empleados que

sean más creativos con sus ideas y a
aquellos que se adapten más
rápidamente al cambio.

Realizar reuniones de equipo para

evaluar sus relaciones con cada uno de
sus compañeros de trabajo

Crear dinámicas grupales cada semana

sean diferentes y que sean los
empleados con comportamiento poco
eficaz quienes organicen estas
reuniones.

Realizar seguimientos y
retroalimentación constante.
 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Empresa: PROAUTO C.A.
Área a ser evaluada: Dpto. Pre-Entrega
No. Cuestionario Si No N/ A Observaciones

Dispone de algún procedimiento para la entrega de

1 vehículos a los vendedores?
Realiza algún tipo de control para la entrega de
2 vehículos a los vendedores?
Existe algún procedimiento para la exhibición de los
3 vehículos?
Usted realiza inventarios de los vehículos? Cada que
4 tiempo?
Actualmente tiene conocimiento de cuántos
vehículos entran cada día al patio desde la fábrica
5 GM?
Existe algún control para movilizar a las unidades
6 fuera del patio?
Ha tenido inconvenientes con las Auditorías que
7 GMAC
Con quéle frecuencia
realiza? se realizan las Auditorías desde
8 GMAC?
Dispone de algún archivo donde registren el
9 movimiento de las unidades?
Se realizan los pre-chequeos debidos a las unidades
10 antes de ser entregadas a los clientes?
Los vehículos son entregados a los vendedores por
11 debajo del kilometraje permitido?
Ha tenido inconvenientes con los accesorios
12 instalados en los vehículos?
El personal que está a su mando, cumple a cabalidad
13 con lo solicitado?
14
15
16
17
18
19
20
 A-1
PROAUTO C.A. Elaborado por: Lilian Cedeño
Revisado por: Yessenia Luna
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2008 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS AL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE LAS UNIDADES

PEDIDO ACTA DE AUTORIZACIÓN GERENTE

CLIENTE FACTURA
VENDEDOR ENTREGA SUCURSAL

1 Sara Morales √ √ √ √
2 Ana María Solórzano √ X X 3

3 Julio Correa √ √ √ √
4 Martha Morales √ √ √ √
√ √ 2 √
5 Mauricio Mora
6 Angie Cedeño √ 1 √ 3

7 Maritza Morocho √ √ √ √
√ X X √
8 Pablo Serrano
1 El pedido por vendedor no fue realizado en su debido tiempo

2 El acta de entrega está llena pero no con el recibí conforme del cliente

3 No fue autorizada la entrega del vehículo por parte del Gerente de Sucursal porque el cliente no ha cancelado la cuota inicial en su totalidad
 A-1
Fecha: 20 de marzo 2009
Fecha: 25 de marzo 2009
OAUTO C.A.

E LAS UNIDADES

OBSERVACIONES

el vehículo fue facturado hace más de un mes y aún no

ha sido entregado el vehículo.

El vendedor no ha realizado su pedido de alistamiento del

vehículo y por ende no existe acta de entrega.

cuota inicial en su totalidad

 A-2
PROAUTO C.A. Elaborado por: Lilian Cedeño
Revisado por: Yessenia Luna
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2008 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENTREGA DEL VEHÍCULO

ORDEN DE COPIA COPIA DE COPIA PAGO COPIA RECIBO ACTA DE

CLIENTE
FACTURACIÓN FACTURA CÉDULA DE MATRÍCULA DE CAJA ENTREGA

1 Marco Morales √ √ √ √ 2 √
2 Andrés Sanchez √ √ X 1 √ √

3 Julia Santos √ √ √ √ √ √
4 María Quito √ √ √ 1 √ √
√ √ √ √ 2 √
5 Fabricio Martínez
6 Martha Moyano X √ √ 1 √ √

√ √
7 Francisca Pérez √ √ √ 1
1 El pago de matrícula no fue realizado por el cliente y el vehículo ya ha sido entregado al cliente

2 El cliente no ha cancelado la cuota inicial en su totalidad

A-2
Fecha: 20 de marzo 2009
Fecha: 25 de marzo 2009

OBSERVACIONES

no se adjunta copia de cédula del cliente

la orden de facturación no tiene firma de

autorización del Gerente de Area
 A-3
PROAUTO C.A. Elaborado por: Lilian Cedeño
Revisado por: Yessenia Luna
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2009 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS A LAS AUTORIZACIONES DE EXHIBICIONES O MOVILIZACIONES DE UNIDADES A GMAC

MOVILIZACIÓN MODELO CHASIS DESDE HASTA AUTORIZADO

1 Exhibición Hospital Militar Grand Vitara 5p 4x2 8LDCSV5586000023 2/25/2009 3/3/2009 1

2 Instalación de Carrocería FTR 32G JALFVR25F3536582 2/1/2009 3/2/2009 2
3 Exhibición Quicentro Spark GLS KL1MJ25659J253121 2/25/2009 3/25/2009 √

1 La movilización fue autorizada pero el vehículo no ha retornado al concesionario

2 El vehículo fue movilizado para instalación de carrocería y la autorización está vencida

 A-3
Fecha: 20 de marzo 2009
Fecha: 25 de marzo 2009

NIDADES A GMAC

OBSERVACIONES
 A-4
PROAUTO C.A. Elaborado por: Lilian Cedeño Fecha: 20 de marzo 2009
Revisado por: Yessenia Luna Fecha: 25 de marzo 2009
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2009 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DEL KILOMETRAJE DE LAS UNIDADES

CUMPLE CON LA
MODELO VEHICULO COLOR CHASIS KILOMETR.
NORMA
OBSERVACIONES
1 FVR 32M sin color 0589 28 √
2 Kodiak Tandem blanco mahler 1563 125 X el vehículo sobrepasa el límite de
30 km. de recorrido
3 Spark A/C rojo ferrari 0569 75 X el vehículo sobrepasa el límite de
30 km. de recorrido
4 Aveo Emotion 5p a/c verde málaga 0325 23 √
5 Aveo Activo 1.4 std azul océano 0478 24 √
6 Grand Vitara 5p 4x2 blanco mahler 5489 25 √
7 Tahoe gris granito 2354 20 √
8 Trailblazer 4x2 plata escuna 2587 23 √
9 Chevytaxi amarillo 3247 21 √
10 Optra 1.8 Limited verde málaga 2369 75 X el vehículo sobrepasa el límite de
30 km. de recorrido

1 El vehículo no cumple

2 El vehículo fue movilizado para instalación de carrocería y la autorización está vencida

 A-5
PROAUTO C.A. Elaborado por: Lilian Cedeño Fecha: 20 de marzo 2009
Revisado por: Yessenia Luna Fecha: 25 de marzo 2009
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2009 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL

ENTREGADO SIN
CLIENTE FACTURA MODELO ACCESORIOS
NOVEDAD
OBSERVACIONES
1 Carrocerías Ibimco sin color FVR 32M 1 √
2 Marco Andrade blanco mahler Kodiak Tandem 1 √
3 Jenny Andrade rojo ferrari Spark A/C 3 X no recibe el vehículo en conformidad

4 Maritza Bermeo verde málaga Aveo Activo 5p a/c 3 X no recibe el vehículo en conformidad

5 Martha Carrillo azul océano Aveo Activo 4p std 2 √

1 Instalación de radio

2 Instalación de aire acondicionado

3 Instalación de vidrios eléctricos

 AUDITORES & AUDITORES CIA. LTDA.
Elaborado: Lilian Cedeño A-5 . 1
Fecha: 20 de marzo del 2009
Revisado: Yessenia Luna
Fecha: 25 de marzo del 2009
AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROAUTO C.A.
AÑO: 2009 ÁREA EVALUADA: DPTO. PRE - ENTREGA
ETAPA O ELEMENTO: ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL
Indicador A-4
tamaño de la muestra 5
%de unidades de
índice # de índice cumplimiento cumplimiento
Cumple con el kilometraje exigido Índice 1 60.00 6.00

6.00
número de índices del indicador 1
suma de unidades de cumplimiento 6
total máximo suma de índices sobre 10 10 5
resultado obtenido por indicador sobre 10 6 3

10
6
 100
60 6.00

100
60.00
 RESULTADOS
AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ENTREGA Y PERMANENCIA DE VEHÍCULOS PROAUTO C.A.
INDICADOR DETALLE MUESTRAMÁXIMO
A-1 RESÚMEN DEL ANÁLISIS AL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE LAS UNIDADES 8 10

A-2 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN DE LA ENTREGA DEL VEHÍCULO 7 10

RESÚMEN DEL ANÁLISIS A LAS AUTORIZACIONES DE EXHIBICIONES O MOVILIZACIONES 3 10
A-3 DE UNIDADES A GMAC
A-4 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DEL KILOMETRAJE DE LAS UNIDADES 10 10
A-5 RESÚMEN DEL ANÁLISIS DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS AL CLIENTE FINAL 5
10
SUMA TOTAL 50
VALOR %
Escala de Valores
0 - 3 Malo
4 - 6 Regular
7 - 8 Bueno
9 - 10 Muy Bueno
ROAUTO C.A.
CALIFICACIÓN
7.50
5.24
3.33

7.00
6.00
29.07
5.81 50 100
29.07 58.14
 Elaborado: Lilian Cedeño
Cédula para la detección y registro de hallazgos y evidencias
Revisado: Yessenia Luna

AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE PRE - ENTREGA DE VEHÍCULOS

AÑO: 2008
ÁREA EVALUADA: PRE - ENTREGA
Nº Ref. Hallazgo Evidencias Aspectos Sólidos
1 A – 1 Los vehículos son facturados y Se comprobó que existen Se verificó la fecha de la
no se realiza un seguimiento de facturas emitidas hace más factura
entrega de un mes y no se ha
entregado el vehículo

2 A – 1 Existen vehículos que no han En la acta de entrega no Se verificaron las actas de

sido autorizada su entrega, pero existe firma de autorización entrega y se comprobó la no
que sin embargo si fueron del Gerente de Sucursal firma de autorización
entregados al cliente final

3 A – 2 Algunos vehículos fueron Se comprobó en el sistema En los archivos del cliente no

entregados a sus clientes sin del SRI que el pago no fue consta el documento de pago.
solicitar a los mismos pago de realizado por el cliente.
matrícula vehicular antes de
retirar su vehículo

4 A – 2 No existen recibos de caja
emitidos por el sistema
correspondientes a la cuota
inicial
Se comprobó que la Cajera Se verificó con una copia del
emitió recibos provisionales recibo provisional y se solicitó
por los ingresos de cuotas se emita un recibo del sistema
iniciales y no ha realizado el
ingreso respectivo en el
sistema

5 A – 3 Las autorizaciones de GMAC se Se comprobó que las Se verificó en el sistema de

encuentran vencidas en su fecha autorizaciones de exhibición autorizaciones Smartlink y no
de autorización o movilización están vencidas se encuentran autorizadas

6 A – 4 Los vehículos sobrepasan el Existen vehículos que Se revisaron las unidades y

límite permitido del kilometraje
de las unidades
7 A – 5 Los accesorios en los vehículos
instalados presentan problemas
para los clientes
sobrepasan el límite de fueron verificadas el
kilometraje para la entrega al kilometraje sobrepasado
cliente
Existen vehículos que no se Se revisó y se comprobó según
han instalados los accesorios documentos que las unidades
correctamente presentan problemas de
instalación de accesorios
 Fecha: 20 de marzo 2009
Fecha: 25 de marzo 2009

REGA DE VEHÍCULOS
2008
ENTREGA
Aspectos por mejorar
Sugerir que los vehículos sean
facturados con la seguridad de que se
van a entregar en un plazo máximo
de 3 días luego de su facturación

Debería existir mayor comunicación

entre Dpto. de Pre - Entrega y
Gerencias respectivas para notificar
las actas que no cuentan con la
autorización respectiva del Gerente
Se
de debería
Sucursaltener control sobre los
vendedores para solicitar a los
clientes el pago de matrícula,
requisito solicitado mediante oficio a
todos los concesionarios por el SRI y
en caso de incumplimiento se
aplicarían multas al concesionario
que incumpla esta norma
Sugerir que al momento de entregar
el vehículo un requisito indispensable
es que el cliente deba completar la
cuota inicial en su totalidad; y si en
algún caso dado no existe sistema,
solicitar autorización al Gerente de
Sucursal para la entrega del vehículo

Se sugiere que exista mejor control

sobre las autorizaciones a
exhibiciones, instalaciones de
accesorios y sea una sola persona la
encargada de realizar las mismas
llevando un control minucioso para
evitar el pago de unidades a GMAC y
que aún no han sido vendidas.
Se sugiere que se debe contar con
una niñera para la movilización de las
unidades desde la planta GM hasta
los patios de Proauto
Se sugiere cambiar de proveedor de
aire acondicionado ya que presenta
muchas falencias al momento de que
éste es instalado en el vehículo y en
cuanto al aire acondicionado, indicar
al cliente los riesgos que se corre al
instalar este tipo de accesorio en el
vehículo
 Elaborado: Lilian Cedeño
CÉDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES
Revisado: Yessenia Luna
AUDITORIA ADMINISTRATIVA DE LA ENTREGA DE VEHÍCULOS
AÑO: 2008

ÁREA EVALUADA: DPTO. DE PRE - ENTREGA

ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS

PROCEDIMIENTOS TOMADOS PARA LA No existe un procedimiento La persona encargada del área indica que está en el puesto
ENTREGA DE VEHÍCULOS establecido para la entrega de alrededor de 3 meses y ha realizado lo que ha podido y que está
vehículos recién estableciendo sus procedimientos.
AUTORIZACIONES DE MOVILIZACIÓN DE No existen autorizaciones No existe una sola persona que lleve un control sobre el tema
VEHÍCULOS actualizadas y no están siendo
controladas por alguna persona en
especial
KILOMETRAJES MÁXIMOS PERMITIDOS Los vehículos están sobrepasando Los vehículos son movilizados por tierra y a cargo de conductores
los límites permitidos por GMAC de la empresa quienes se acercan a la fábrica directamente a
retirar los vehículos y movilizarlos hasta los patios de Pre - Entrega

INSTALACIÓN DE ACCESORIOS Existen muchos inconvenientes La empresa que provee de los accesorios y realiza la instalación
con la instalación de los accesorios no es la adecuada; pues, por abaratar costos la calidad no es muy
en los vehículos buena
 Fecha: 20/03/09
Fecha: 01/05/09
ULOS

OMENTARIOS RECIBIDOS
da del área indica que está en el puesto
s y ha realizado lo que ha podido y que está
sus procedimientos.
rsona que lleve un control sobre el tema

ovilizados por tierra y a cargo de conductores

nes se acercan a la fábrica directamente a
movilizarlos hasta los patios de Pre - Entrega

vee de los accesorios y realiza la instalación

ues, por abaratar costos la calidad no es muy
 SEGUIMIENTO
Elaborado: Lilian Cedeño
Revisado: Yessenia Luna
AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PROCESO DE ENTREGA Y PERMANENCIA DE UNIDADES
AÑO: 2008
Las conclusiones y recomendaciones de la Auditoría Administrativa del proceso de entrega y permanencia de
los vehículos de PROAUTO C.A., fueron discutidas con la Gerencia General y con el Jefe de Pre - Entrega, las
recomendaciones fueron aceptadas y existe un compromiso de analizar y dar seguimiento a dichas
recomendaciones.

Para una futura auditoría se debe realizar el seguimiento del nivel de cumplimiento los estos aspectos.