Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

EXECUTIVE SUMMARY

1. Latar Belakang

Audit Operasional dilakukan sesuai dengan Annual Internal Audit Plan tahun 2010.

Tujuan dilakukannya audit operasional ini adalah untuk melakukan review atas proses kerja operasional di kantor cabang
Sribhawono :
a) Apakah kebijakan dan peraturan perusahaan telah didokumentasikan, dikomunikasikan kepada seluruh karyawan
dan tetap up-date.
b) Kewenangan, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban telah ditetapkan secara jelas dan berjalan sebagaimana
mestinya.
c) Praktek kerja telah dilaksanakan sesuai dengan kebijakan dan peraturan perusahaan dan tidak ada penyimpangan
yang dapat menimbulkan tidak tercapainya tujuan perusahaan dan menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

2. Ringkasan Hasil Audit

1. Penyimpangan atau kelemahan TEMUAN

prosedur akuisisi 1.1. Sampling pengecekan 60 berkas aplikasi konsumen OD, ditemukan :
a) 15 Berkas dokumen tidak terdapat NPP (Nota Persetujuan Pencairan)
karena terpisah disimpan di outner. Konsumen OD 34-412 hari.
b) 5 Berkas dokumen tidak terdapat KTP pemohon/pasangan karena berkas
berasal dari fax terselip dan aplikasi berada di pos purbolinggo.
Konsumen OD 52-212 hari.
c) 9 Berkas dokumen tidak terdapat KK karena aplikasi masih berada di pos
purbolinggo dan yang di fax untuk input PO hanya lembar 1 dan 2 serta
KTP pemohon dan pasangan. Konsumen OD 34-121 hari.
d) 9 Berkas dokumen tidak terdapat PBB/Rek.listrik/Tlp/Air karena aplikasi
asli masih di pos purbolinggo. Konsumen OD 34-121 hari.
e) 2 Berkas dokumen tidak terdapat slip gaji untuk yang berprofesi sebagai
pegawai negri/swasta karena slip gaji terselip serta terdapat konsumen
yang tidak mengambil slip gajinya. Konsumen OD 34-212 hari
f) 30 Berkas dokumen tidak terdapat SKU untuk yang berprofesi sebagai
wiraswasta karena konsumen malas mengurusnya. Konsumen OD 34-
412 hari.
g) 3 Berkas dokumen LAHS tidak terdapat tanda tangan Kepala Cabang
karena aplikasi terselip. Konsumen OD 112-412 hari.
h) 10 berkas dokumen tidak terdapat LAHS karena aplikasi asli masih di pos
purbolinggo serta yang di fax hanya lembar 1 dan 2 serta KTP pemohon
dan pasangan. Konsumen OD 34-121 hari.
i) 10 Berkas dokumen tidak terdapat perjanjian pembiayaan. Karena
aplikasi asli berada di pos Purbolinggo. Konsumen OD 34-121 hari
j) 4 Berkas dokumen belum di batching karena masih mengerjakan
batching aplikasi yang lain. Konsumen OD 51-105 hari.
1.2. Dari hasil kunjungan survey, ditemukan 1 konsumen a/n Saidin (1030900870)
tidak disurvey oleh AO a/n Yuli Darmawan. (surat pernyataan terlampir)

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
Pengecekan berkas aplikasi konsumen :
1.1. Pengecekan berkas aplikasi konsumen :
a) Perhatikan validitas dokumen konsumen serta tindak lanjut atas

Hal 1 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono
2. Penyimpangan atau kelemahan
penerimaan angsuran
3. Penyimpangan atau kelemahan
prosedur penagihan
kekurangan/ketidakvalidan data.
b) Pada saat menerima tagihan dealer, admin NPP wajib mengecek
kelengkapan dan persyaratan penagihan. Kekurangan harus langsung
minta dilengkapi dealer.
1.2. Setiap pengajuan kredit oleh konsumen harus dilakukan survey terlebih
dahulu ke rumah konsumen sehingga pengajuan kredit dapat dipertanggung
jawabkan.
TEMUAN
Total pemeriksaan kwitansi kasir (CF) periode Oktober-Desember 2009 sebanyak
1.831 lembar ( 496 MAF & 1335 MCF) tidak terdapat temuan.
TEMUAN
3.1. Dari pemeriksaan kwitansi kolektor periode Oktober-Desember 2009
sebanyak 2.962 lembar (1763 MCF & 1199 MAF)
a) Terdapat 1.510 lembar kwitansi kolektor tidak dicantumkan tanggal
terima kolektor karena acuan cabang adalah tanggal terima kolektor
sama dengan tanggal bayar konsumen.
b) 14 lembar kwitansi kolektor batal tanpa dibuat berita acara pembatalan
yang ditanda tangani oleh Kepala Cabang karena admin tidak
mengetahui jika ada kwitansi batal harus dibuat berita acara, kwitansi
batal di arsip dengan kwitansi kolektor yang lain. (admin a/n Temi Indri
Sumanti).
c) 8 lembar kwitansi kolektor selisih tanggal bayar dengan tanggal setor >
3hari karena konsumen bayar di cabang Metro dan kolektor pos
Purbolinggo tidak setiap hari ke cabang Metro untuk mengambil
angsuran. (Lampiran A).
3.2. Area cover Sribhawono :
Cover area konsumen ditangani oleh 11 orang kolektor. Pembagian wilayah
berdasarkan posisi kecamatan masing-masing konsumen.
3.3. OD (Infostation – OD mulai 1 hari) per tanggal 4 januari 2010 : 20.93%.
Hal 2 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

3.4. Terdapat 3 angsuran konsumen yang dipending oleh kolektor a/n

Hermansyah :
a) Shodikun (1030800009), angsuran ke 18 bayar tanggal 26/7/2009,
disetorkan tanggal 7/9/2009. ( selisih hari 43 hari)
b) Siswadi (5030800385), angsuran ke 12 bayar tanggal 23/9/2009,
disetorkan tanggal 9/10/2009. (selisih hari 16 hari)
c) Daeng Marua (1030800262), angsuran ke 18 bayar tanggal 19/9/2009,
disetorkan tanggal 21/10/2009. (selisih hari 32 hari)
3.5. Terdapat lapping uang angsuran konsumen oleh Eko Budi Santoso (Kepala
Pos Purbolinggo) sebesar Rp95.385.000,- dan belum termasuk denda.
(Lampiran B)

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
3.1. Kwitansi kolektor :
a) Kepala Cabang harus melakukan edukasi kepada kolektor maupun kasir
mengenai kelengkapan pengisian kwitansi.
b) Setiap kwitansi yang batal harus dibuatkan Berita Acara Pembatalan
kwitansi yang ditandatangani oleh Kepala Cabang dan harus diarsip.
3.2. Tindak lanjut konsumen OD dan maksimalkan sosialisasi kepada konsumen
mengenai pembayaran angsuran melalui kantor pos.

Untuk departemen RMC dan OAC :

Sosialisasikan kembali ketentuan penagihan, penggunaan dan pengontrolan
kwitansi serta ketentuan penyetoran angsuran di cabang.

TINDAK LANJUT
3.1. Masalah kelengkapan pengisian kwitansi sudah diberitahukan oleh team audit
dan sudah mulai dijalankan oleh cabang per tanggal 18 Januari 2010.
3.2. Eko Budi Santoso sudah membayar sebesar Rp.109.429.000,- kepada
PT.MCF dan MAF.

4. Penyimpangan atau kelemahan TEMUAN

prosedur penarikan dan penjualan 4.1. Opname tarikan tanggal 4 Januari 2010 ditemukan selisih kurang 2 unit
kendaraan tarikan tarikan MCF dan 1 unit tarikan MAF karena 2 unit MCF dan 1 unit MAF berada
di Pos Purbolinggo.
4.2. Pengecekan terhadap sampling 30 lembar BAPK dan SKS, ditemukan :
a) 29 BAPK tidak dicantumkan tgl terima kantor.
b) 23 BAPK “KM saat tarik” dan “KM di pool” tidak di isi lengkap.
c) 2 BAPK MCF digunakan untuk konsumen MAF karena kehabisan stock
BAPK MAF.
d) 7 BAPK MAF digunakan untuk konsumen MCF karena kehabisan stock
BAPK MCF.
4.3. Umur stock kendaraan tarikan tertinggi adalah 41 hari a/n Budi Santoso
(503900777) karena belum dilakukan lelang.
4.4. Kendaraan tarikan a/n Budi Hartono (5030900777) digunakan cabang sebagai
kendaraan inventaris tanpa mengajukan SPP inventaris karena sebelumnya
motor inventaris yang lama telah dilakukan lelang oleh cabang dengan
Wahana Motor. Berhubung cabang belum mengajukan lagi unit untuk
inventaris kantor maka unit a/n Budi Hartono dipakai untuk inventaris karena
untuk keperluan operasional kantor. (kendaraan tesebut digunakan oleh

Hal 3 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

cabang sejak 28 desember 2009 – 9 Januari 2010).

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
a) Formulir MCF dan MAF tidak boleh tertukar penggunaannya karena
merupakan 2 perusahaan yang berbeda.
b) Lembar BAPK harus diisi lengkap untuk pengontrolan kendaraan tarikan oleh
Kepala Cabang.

TINDAK LANJUT
Masalah kelengkapan pengisian lembar BAPK sudah diberitahukan oleh team
audit pada saat opname.

5. Penyimpangan atau kelemahan TEMUAN

prosedur BPKB 5.1. Berdasarkan hasil opname BPKB tanggal 7 Januari 2010, ditemukan :
a) 71 BPKB belum diinput out sejak 7-804 hari.
b) 2 BPKB belum diinput in sejak 44-155 hari.
5.2. Terdapat 2 BPKB yang tidak ditemukan di cabang a/n Suwaji (5030800260) &
a/n Suhendri (1030901215).
5.3. OD BPKB per tanggal 7 Januari 2010 : 5,34%

• 1-30 hari = Masih diproses dealer.

• 31-60 hari = Masih diproses dealer.
• 61-90 hari = Dealer sudah dihubungi berkali-kali dan BPKB belum selesai
diproses.
• 91-180 hari = Sedang diproses dealer.
5.4. Sampling pengecekan 30 berkas BASTD BPKB, ditemukan :
a) 10 berkas tidak dilengkapi dengan kartu piutang karena sepengetahuan
kasir hanya pelunasan dipercepat saja yang dilengkapi kartu piutang.
b) 1 berkas tidak terdapat KTP pemohon karena lupa meminta KTP. (admin
a/n Tina Oktaviana)
c) 17 berkas tidak terdapat tanda tangan Kacab, hanya tanda tangan admin
saja karena pada saat mengambil BPKB Kacab sedang tidak ada di
tempat.
d) 1 berkas tidak dilengkapi dengan kartu amortisasi untuk pelunasan
dipercepat karena belum dicetak.

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
5.1. Cabang harus segera menginput Out BPKB yang seharusnya sudah Out
sehingga tidak terjadi selisih antara fisik dengan sistem. Lihat SOP BPKB di
Helpdesk (Login – Solutions – SDA Department – SOP BPKB).
5.2. BPKB yang sudah datang harus di input In segera paling lambat keesokan
harinya setelah BPKB diterima. Lihat SOP BPKB di Helpdesk (Login –

Hal 4 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

Solutions – SDA Department – SOP BPKB).

5.3. Tindak lanjut terus BPKB yang OD ke dealer dan area.
5.4. Untuk pengeluaran BPKB, lihat SOP BPKB di Helpdesk (Login – Solutions –
SDA Department – SOP BPKB).

TINDAK LANJUT
5.1. BPKB sudah di input Out sebanyak 43 BPKB per tanggal 7-14 Januari 2010.
5.2. BPKB yang belum diinput Out masih diusahakan oleh cabang meminta
fotocopy BPKB ke konsumen karena admin lama (resign) tidak mengarsip
fotocopy BPKB sehingga tidak bisa diinput Out.
5.3. BPKB sudah diinput In sebanyak 2 BPKB per tanggal 11 Januari 2010.
5.4. 1unit BPKB a/n Suhendri sudah ditemukan masih terdapat di cabang
Pringsewu sedangkan 1 unit BPKB a/n Suwaji masih dalam pencarian.

6. Aktiva Tetap TEMUAN

6.1. Hasil opname tanggal 4 Januari 2010 terdapat selisih aktiva tetap cabang :

6.2. Cabang belum menempelkan barcode aktiva tetap karena barcode dari GA
belum diterima oleh cabang.

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
6.1. Rekonsiliasikan selisih aktiva tetap dengan GA dan Accounting pusat.
6.2. Segera tempelkan label aktiva tetap sehingga memudahkan pengontrolan
aktiva cabang. Jika ada barcode yang kurang minta ke GA pusat segera.

Untuk departemen GA dan Accounting pusat :

a) Rekonsiliasikan dan mencari penyebab selisih.
b) GA pusat membuat daftar aktiva yang mencatat seluruh aktiva cabang untuk
pengontrolan aktiva cabang, termasuk yang tidak tercatat di Accounting
(Accounting mengakui aktiva tetap dengan kategori nilai perolehan di atas Rp.
1 juta dan masa manfaat lebih dari 1 tahun).

TINDAK LANJUT
Barcode aktiva tetap sudah diterima dan ditempel cabang per tanggal 25 Januari
2010.

7. Administrasi dan lain-lain TEMUAN

7.1. Petty cash operasional dan materai cabang Sribawono per tanggal 7-8 Januari
2010 tidak terdapat selisih yang signifikan.
7.2. Petty cash dan angsuran pos Purbolinggo per tanggal 5 januari 2010 :
a) Terdapat selisih lebih pada Petty cash operasional sebesar Rp 626.250

Hal 5 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

dikarenakan pengeluaran kas di pos Purbolinggo lebih dari plafon yang

diberikan, sehingga pengeluaran kas sementara menggunakan uang
karyawan. (kasir a/n Gilang Hawari).
b) Terdapat selisih lebih pada angsuran sebesar Rp152.031,- dikarenakan
petty cash tercampur dengan angsuran pada saat audit dilakukan.(kasir
a/n Gilang Hawari).
7.3. Lampu deteksi sinar UV rusak sejak 1 tahun yang lalu dan belum diganti
dengan lampu yang baru.
7.4. Penyimpanan dokumen kredit tidak rapi (disimpan di kardus) karena filling
cabinet sudah penuh dan sedang dalam pemesanan.
7.5. Terdapat berkas aplikasi belum di batching (313 konsumen) karena banyak
aplikasi asli dari Pos Purbolinggo dan admin lama kurang mengontrol hal
tersebut.
7.6. Terdapat 2 klaim asuransi umur > 90 hari belum cair :

* Umur adalah selisih tgl kirim berkas dengan tgl audit (tgl opname : 7 januari
2010).

REKOMENDASI
Untuk Cabang :
a) Pengajuan reimburse petty cash operasional harus rutin. Cabang harus
melakukan kontrol saldo petty cash yang cukup dari selama pengajuan
sampai dengan petty cash dicairkan
b) Lampu deteksi harus dipergunakan setiap kasir menerima uang dari
konsumen, hal ini dilakukan untuk menghindari penerimaan uang palsu.
Segera ajukan pembelian lampu deteksi baru.

TINDAK LANJUT
7.1. Pembelian lampu deteksi sedang dititip oleh Kacab ke Bandar Lampung per
tanggal 3 februari 2010.
7.2. Sebagian besar aplikasi sudah di batching dan masih dalam proses tetapi
belum dikirim.
7.3. Filling Cabinet sudah dikirim ke cabang Sribhawono per tanggal 1 februari
2010.

3. Sumber Daya Manusia dan Penjualan

3.1. Cabang memiliki 29 orang karyawan per tanggal januari 2010. Terdiri dari :
• 1 orang Kepala Cabang (Kacab menjabat mulai tanggal 1 Agustus 2007).
• 1 orang kepala pos Purbolinggo.
• 1 orang Koordinator kolektor.
• 3 orang Admin.
• 2 orang Kasir.( 1 orang kasir cabang Sribawono dan 1 orang kasir pos Purbolinggo)
• 10 orang AO.
• 11 orang Kolektor.
Dan terdapat 1 orang karyawan outsource sebagai security dan 1 Tenaga lepas harian (TLH) sebagai office boy.
3.2. Rata-rata produktivitas penjualan 3 bulan terakhir adalah 15 PO / AO :

Hal 6 dari 7
Laporan Hasil Audit Operasional Cabang Sribhawono

------------------------------selesai------------------------------

Benny Gunawan Sagala Vivi Stefania

Staf Audit CA Head

Hal 7 dari 7