Manual de Procedimientos Gerencia Administrativa

MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Octubre 2008
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Octubre 2007 vr.1
CONTENIDO
Gerencia Administrativa 2
Octubre 2007 vr.1
CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN
2. PROPÓSITOS DEL MANUAL
3. NORMATIVIDAD
3.1 Fundamento Legal
3.2 Atribuciones
4. FILOSOFÍA DE LA GERENCIA
4.1 Misión
4.2 Visión
4.3 Valores
5. OBJETIVOS DE LA GERENCIA
5.1 Objetivo General
5.2 Objetivos Específicos
6. INVENTARIOS DE SERVICIOS, DESCRIPCIONES DE PROCESOS Y

DIAGRAMAS DE FLUJO
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
8. AUTORIZACIONES
9. GLOSARIO
10. CATÁLOGO DE FORMATOS
11. ANEXOS
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PRESENTACIÓN
Octubre 2007 vr.1
1. PRESENTACIÓN
El manual de procedimientos, es una herramienta técnica, que representa de manera

gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la
estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas.
Asimismo, es indispensable para asegurar la calidad de los servicios que prestan las
diferentes gerencias del SIAPA, cumpliendo con los ejes rectores trazados por la
presente Administración, los cuales se detallan a continuación:
1. El agua como derecho y como generador de desarrollo.

2. Sustentabilidad ambiental.
3. Honestidad y Transparencia.
4. Efectividad Administrativa.
5. Calidad Total en operación
A través de esta herramienta, será posible identificar los elementos básicos de los
servicios, tipos de servicios, la descripción narrativa de los procedimientos y sus
correspondientes diagramas de flujo, (para que con éste apoyo, sea más fácil su
comprensión y su aplicación). Identifica además, a los responsables de la ejecución de los
procedimientos, en cada área, las entradas e insumos requeridos en cada paso y su
resultado o servicio esperado, lo cual nos permitirá establecer y vigilar el cumplimiento
de los estándares de calidad.
El valor del manual de procedimientos, como herramienta de trabajo, radica en la

información contenida en ellos, por lo tanto mantenerlo actualizado permite que cumpla
con su objetivo, que es proporcionar la información necesaria para el desarrollo de
actividades.
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PROPÓSITOS DEL
MANUAL
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2. PROPÓSITOS DEL MANUAL

El Manual de Procedimientos en su calidad de instrumento administrativo, tiene como
propósitos fundamentales los siguientes:
Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan

dentro de un procedimiento, indicando los documentos utilizados en la realización de las
actividades institucionales.
Otorgar al servidor público una visión integral de sus funciones al ofrecerle la descripción
del procedimiento en su conjunto, así como las interrelaciones de este con otras unidades
de trabajo para la realización de las funciones asignadas.
Implementar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la
realización de las actividades.
Determinar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las

actividades.
Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua.
Servir de consulta a todos los colaboradores de esta área, así como a los usuarios de los
servicios que presta la misma.
Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices tanto de

políticas generales como en los procesos en toda la Gerencia.
Incrementar la productividad de la Gerencia disminuyendo o eliminando las demoras, los

errores y los retrabajos.
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NORMATIVIDAD
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3. NORMATIVIDAD
3.1 Fundamento Legal
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
Constitución Política del Estado de Jalisco
Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco
Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco
Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco
Ley del Agua para Jalisco y sus Municipios
Reglamento de la Administración Pública Municipal de Guadalajara, Zapopan, Tonalá, y

Tlaquepaque.
Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua

potable, drenaje, alcantarillado, tratamiento y disposición final de las aguas residuales,
suscrito por los Municipios de Guadalajara, Zapopan, Tlaquepaque y Tonalá y su
respectivo Addéndum.
Contrato Colectivo de Trabajo SIAPA
Reglamento Interior de Trabajo SIAPA
Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA
3.2 Atribuciones
CONVENIO DE ASOCIACIÓN INTERMUNICIPAL PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

DE AGUA POTABLE, DRENAJE, ALCANTARILLADO, TRATAMIENTO Y DISPOSICIÓN
FINAL DE LAS AGUAS RESIDUALES firmado el 7 de febrero 2002, Certificado en
Guadalajara, Jalisco, a los 27 veintisiete días del mes de mayo del 2002 dos mil dos, y
publicado el 6 junio de 2002, sección II.
DECLARACIONES
IV. Declaran “Los Municipios” que:
a) En las sesiones ordinarias celebradas por los ayuntamientos de Guadalajara, Zapopan,
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Tlaquepaque y Tonalá, de fechas 23 de agosto de 2001, 13 de septiembre de 2001, 28 de

agosto de 2001 y 12 de octubre de 2001, respectivamente, aprobaron la celebración del
presente Convenio en los términos y condiciones que en el cuerpo del presente
instrumento se describen; y
b) Suscriben el presente Convenio de Asociación Intermunicipal, con fundamento en los
artículos 115, fracción III, inciso a) y párrafo tercero de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos; 79 y 81, párrafo segundo de la Constitución Política del
Estado de Jalisco; 94, fracción I y 97 de la Ley del Gobierno y la Administración Pública
Municipal del Estado de Jalisco; y 7, 36, 37, 39, cuarto, quinto y sexto transitorios de la
Ley del Agua para el Estado de Jalisco y sus Municipios.
De conformidad con lo anterior, las partes convienen en sujetarse a las siguientes:
CLAUSULAS
Decimotercera.- El Director General del Organismo será el ejecutor de los acuerdos del
Consejo y el superior jerárquico de todas las dependencias. Será atribución del Director
General nombrar a los gerentes, superintendentes, jefes y subjefes de departamento,
oficinas y secciones, auditores, contadores y ayudantes, y demás personal; y tendrá las
siguientes obligaciones y atribuciones:
VII.-Conocer y resolver de los asuntos de carácter administrativo y laboral relacionados

con los recursos humanos del organismo, otorgando los nombramientos correspondientes
a los funcionarios de las áreas administrativas, técnicas y operativas de la misma;
VIII.-Realizar todos los actos encaminados, directa o indirectamente, al mejor

funcionamiento de los servicios públicos;
XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes

a las modalidades del servicio;
X.- Expedir los instructivos y manuales a los que deberán sujetarse los usuarios para la
obtención de los servicios prestados por el Organismo;
XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes

a las modalidades del servicio;
XII.- Dentro de sus facultades, realizar los actos de administración que le encomienden el
Consejo o el Presidente;
Decimocuarta.- Para la mejor administración del Organismo, funcionarán las Gerencias y

Departamentos que se estimen convenientes, con facultades específicas de tramitar y
resolver lo que les corresponda, contando, en su caso, con el apoyo y colaboración de las
demás que, como mínimo, serán:
……..
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REGLAMENTO ORGANICO DEL SISTEMA INTERMUNICIPAL PARA LOS

SERVICIOS PUBLICOS DE AGUA POTABLE Y ALCANTARILLADO DE LA
ZONA METROPOLITANA DE GUADALAJARA.
Artículo 15.- La Gerencia Administrativa tendrá las siguientes atribuciones:

I. Coordinar con las demás gerencias que integran el S.I.A.P.A., la selección,
contratación y capacitación del personal asignado al servicio del
Organismo;
II. Promover el cumplimiento de las disposiciones que rigen las relaciones
entre el S.I.A.P.A. y sus servidores públicos;
III. Ejecutar el Programa Anual de Adquisiciones;
IV. Coordinar las adquisiciones de los bienes y servicios requeridos por las
distintas áreas que conforman el Organismo;
V. Administrar, en coordinación con las áreas involucradas, los movimientos e
incidencias administrativas de personal;
VI. Negociar el contrato colectivo de trabajo;
VII. Resolver las comisiones y trabajos especiales que le asigne la Dirección
General.
La Gerencia Administrativa para el buen despacho de sus funciones cuenta con el

apoyo de las siguientes áreas:
a) Departamento de Recursos Humanos, con las siguientes atribuciones:

i. Establecer políticas y lineamientos relacionados con la administración
del personal así como verificar su cumplimiento;
ii. Mantener vigentes las políticas generales de trabajo y coordinar las
acciones para verificar el cumplimiento del Reglamento Interior de
Trabajo;
iii. Proporcionar los estímulos económicos y prestaciones que retribuyan el
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rendimiento del capital humano;

iv. Establecer las estrategias que conduzcan a la disminución del índice
de riesgo de trabajo; así como llevar un control, seguimiento y
estadísticas de los mismos;
v. Llevar a cabo la inducción del personal de nuevo ingreso;
vi. Organizar cursos de capacitación y adiestramiento en las áreas del
S.I.A.P.A. de acuerdo al Plan Estratégico de Capacitación autorizado
por la Dirección General, previo diagnóstico de necesidades, así como
dar seguimiento y evaluar los programas ejecutados;
vii. Diseñar programas para mantener la salud y proporcionar atención
médica a los trabajadores del S.I.A.P.A., respecto a los padecimientos
más comunes y su derivación al Instituto Mexicano del Seguro Social;
viii. Coordinar acciones con Sindicatos, Tribunales, Instituto Mexicano del
Seguro Social y demás dependencias para dar cumplimiento a los
ordenamientos legales, en materia laboral;
ix. Administrar el programa de Seguros Médicos para empleados del
S.I.A.P.A.;
x. Administrar las diferentes prestaciones y servicios que se otorgan a los
empleados, así como su actualización y nuevas propuestas;
xi. Coordinar y administrar al personal de servicio social del organismo;
xii. Asesorar al personal para el tramite de jubilación ante la Dirección de
Pensiones y el I.M.S.S.;
xiii. Aplicar por nómina los descuentos y aportaciones al fondo de
Pensiones y realizar los enteros a las instancias correspondientes;
xiv. Efectuar el pago de nomina a todo el personal que labora en este
organismo;
xv. Llevar el registro y control de incapacidades expedidas por el I.M.S.S.;
xvi. Llevar el registro y control de vacaciones del personal;
xvii. Determinar las liquidaciones por las cuotas obrero-patronal al I.M.S.S.;
xviii. Atender las solicitudes de aclaraciones de todos los empleados del
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organismo, con relación al pago de nómina;

xix. Dar mantenimiento al sistema de nominas respecto de obligaciones
fiscales por sueldos, salarios y de seguridad social;
xx. Aplicar descuentos por incidencias del personal y retenciones de
nómina;
xxi. Determinar la prima de grado de riesgo de trabajo;
xxii. Atender a despachos externos, para efecto de la elaboración de
dictámenes del I.M.S.S.;
xxiii. Calcular y elaborar la declaración anual de impuestos para la Secretaria
de Hacienda y Crédito Público, así mismo realizar y entregar las
constancias de retenciones a los empleados que correspondan;
xxiv. Administrar las incidencias de los prestadores de servicio social;
xxv. Brindar apoyo en la organización de eventos culturales, sociales y
deportivos del organismo;
xxvi. Coadyuvar en la instauración de procedimientos de investigación y
sanción administrativa;
xxvii. Llevar el control y registro de incidencias en el control de asistencia del
personal del organismo;
xxviii. Dictaminar junto con el consejo técnico, la posible responsabilidad de
los resguardantes de vehículos, respecto a la normatividad para su uso
y cuidado; así como, el aseguramiento de las unidades propiedad del
S.I.A.P.A.;
xxix. Autorizar la compra de alimentos para el personal que labora tiempo
extra;
xxx. Determinar el calculo del tiempo extra para su respectivo pago;
xxxi. Llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección de personal y
mantener la bolsa de trabajo actualizada;
xxxii. Proponer los movimientos de ascensos del personal a la Comisión
Mixta de Escalafón;
xxxiii. Llevar a cabo la Integración, control y custodia de los expedientes de
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personal;
xxxiv. Actualizar la plantilla de personal;
xxxv. Validar la elaboración de finiquitos y ordenes de pago;
xxxvi. Asignar y actualizar los usuarios en SAP a través de claves de datos del
mismo sistema;
xxxvii. Integrar altas, bajas, cambios de puesto y sueldo, en las áreas y grupos
de personal en SAP;
xxxviii. Presentar las altas, bajas y modificaciones de sueldo ante el I.M.S.S.;
xxxix. Elaborar el examen médico de admisión;
xl. Llevar a cabo la investigación, atención y seguimiento de accidentes y
enfermedades de trabajo;
xli. Llevar a cabo la coordinación con las diferentes dependencias del
Sector Salud;
xlii. Formar parte de la Comisión Central de Seguridad e Higiene;
xliii. Asesorar a las unidades de trabajo en materia de seguridad e higiene
principalmente en trabajos de alto riesgo;
xliv. Determinar la consolidación de uniformes en las áreas operativas, para
su entrega al Departamento de Compras para su adquisición y
suministro;
xlv. Administrar la entrega de uniformes y calzado de seguridad;
xlvi. Llevar el registro y control de resguardo del equipo de protección
personal;
xlvii. Supervisar y administrar las recargas de equipos contra incendio;
xlviii. Elaborar el informe mensual de ST1 informe inicial de accidente ante el
I.M.S.S.;
xlix. Llevar el control y la estadística de los accidentes de trabajo ante el
IMSS, por cada área de trabajo;
l. Llevar la supervisión de los comedores establecidos en los centros de
trabajo de acuerdo a la NOM 091SSA;
li. Elaborar las incapacidades internas y la certificación de cuidados
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maternos; así como las recomendaciones medicas generales del

personal.
b) Departamento de Patrimonio, con las siguientes atribuciones:

lii. Supervisar y controlar el inventario de materiales requeridos en los
almacenes internos del organismo;
liii. Mantener actualizada la información de movimientos y llevar el
inventario general de bienes muebles e inmuebles;
liv. Analizar y determinar los requerimientos de mobiliario y equipo de cada
área de trabajo;
lv. Garantizar que los bienes del Organismo, factibles de aseguramiento,
cuenten con su póliza de seguro vigente;
lvi. Coordinar las peticiones de elaboración y modificación de resguardo de
vehículos, mobiliario, maquinaria y equipo;
lvii. Vigilar que el parque vehicular sea utilizado en el área a la cual fue
asignado;
lviii. Coordinar las enajenaciones de los bienes que se han dado de baja y
no tengan utilidad para el Organismo;
lix. Resguardar los documentos de propiedad como: las escrituras y
facturas originales de los bienes muebles e inmuebles propiedad de la
institución, así como patentes, marcas registradas, entre otras;
lx. Coordinar en conjunto con el Departamento Jurídico la validación de la
documentación que acredite la propiedad del Organismo respecto a los
activos inmobiliarios;
lxi. Vigilar el buen uso y mantenimiento preventivo y correctivo del parque
vehicular así como el estado físico del mismo;
lxii. Validar y gestionar los bienes solicitados por las áreas de S.I.A.P.A. a
través del sistema SAP;
lxiii. Atender las urgencias de suministro de materiales a las áreas técnico-
operativas;
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lxiv. Realizar, verificar y actualizar los resguardos individuales de

herramientas, mobiliarios, equipo de oficina, maquinaria y parque
vehicular;
lxv. Analizar e identificar el inventario de lento movimiento y obsoleto;
lxvi. Recibir los bienes comprados por el Organismo cerciorándose que se
cumplan con las especificaciones requeridas;
lxvii. Notificar al área de control patrimonial de los bienes que se reciben
para su registro correspondiente;
lxviii. Dotar los requerimientos de mobiliario y equipo de las diferentes áreas
con el material disponible en bodega;
lxix. Realizar, verificar y actualizar los resguardos de mobiliario, equipo de
oficina, maquinaria y parque vehicular;
lxx. Mantener actualizado el inventario general o selectivo de los bienes
muebles e inmuebles del organismo;
lxxi. Realizar altas, bajas y traslados de mobiliario, equipo de oficina,
herramientas y parque vehicular, así como de equipos en instalaciones
y plantas;
lxxii. Coordinar y vigilar el mantenimiento preventivo y correctivo al
mobiliario y equipo, así como a los inmuebles en posesión de la
institución;
lxxiii. Realizar los trámites administrativos necesarios ante las diversas
dependencias gubernamentales en los que se involucren vehículos y
predios propiedad del organismo;
lxxiv. Atender y controlar las solicitudes de préstamo de los equipos de audio
y video disponible en este departamento;
lxxv. Recibir, clasificar y ordenar al acomodo de los legajos de archivo
muerto, así como atender las peticiones de consulta y su depuración;
lxxvi. Atender y coordinar la reclamación de siniestros de los bienes muebles
e inmuebles, responsabilidad civil y parque vehicular, ante las
compañías de seguros.
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c) Departamento de Servicios Administrativos, con las siguientes

atribuciones:
i. Establecer comunicación con las áreas de responsabilidad, para que los
servicios generales requeridos se presten de manera eficiente y
adecuada;
ii. Supervisar la correcta aplicación de políticas y normatividades en la
adquisición de bienes y servicios;
iii. Verificar conforme a la normatividad vigente, la correcta aplicación del
gasto en la partida presupuestal correspondiente;
iv. Llevar el control y la supervisión de los equipos de radio
comunicaciones;
v. Administrar la comunicación análoga;
vi. Mantener en óptimas condiciones el funcionamiento del equipo de
transporte y servicio propiedad del organismo;
vii. Autorizar las facturas para el pago de reparaciones en taller mecánico y
servicios generales del parque vehicular;
viii. Realizar el oportuno pago de telefonía análoga y digital, celulares y
radios de comunicación del organismo;
ix. Suministrar y controlar el combustible que requieren los equipos de
combustión del S.I.A.P.A;
x. Definir los programas de mantenimiento preventivo de equipo
especializado de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.;
xi. Ejecutar los programas de mantenimiento preventivo y correctivo a las
unidades de transporte y servicio propiedad del S.I.A.P.A.;
xii. Solicitar a talleres externos al organismo, presupuestos de reparación
cuando el caso lo requiera;
xiii. Verificar los trabajos realizados por talleres mecánicos externos al
organismo;
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xiv. Codificar facturas de servicios y refacciones y determinar el costo de

operación por cada unidad;
xv. Proporcionar servicio de limpieza a las oficinas centrales, plantas y
recaudadoras del S.I.A.P.A.;
xvi. Efectuar el mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de aire
acondicionado, a puertas, ventanas y pisos;
xvii. Elaborar construcciones ligeras en tabla roca y proporcionarles
mantenimiento a las mismas;
xviii. Verificar que el equipo de comunicación por radio opere eficientemente
y controlar sus costos de operación;
xix. Controlar el uso del aula de la Academia del Agua y la Unidad
Deportiva; y atender el mantenimiento y limpieza de sus instalaciones;
xx. Especificar las áreas de oportunidad para abatir costos, dentro de las
funciones establecidas;
xxi. Auxiliar a otras áreas en la adquisición de enseres menores, mediante
el uso del fondo revolvente;
xxii. Controlar los ingresos y las salidas del personal y los visitantes a las
instalaciones del Organismo;
xxiii. Aplicar sistemas de seguridad que garanticen el resguardo de
vehículos, mobiliario, equipo e infraestructura propiedad del organismo;
xxiv. Vigilar que los vehículos propiedad del S.I.A.P.A. se encuentren en las
áreas destinadas al resguardo.
d) Departamento de compras, con las siguientes atribuciones:

i. Abastecer oportunamente los requerimientos de bienes y servicios a las
unidades organizacionales del S.I.A.P.A., cuidando los principios de
calidad, precio, garantía y financiamiento de pago;
ii. Llevar a cabo las adquisiciones en cada una de las modalidades
autorizadas por el Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones, así
como, las políticas de compra del S.I.A.P.A.;
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iii. Conformar y actualizar un Padrón de Proveedores;

iv. Controlar y dar seguimiento de cada expediente de compras desde la
Solicitud de pedido, orden de compra hasta la entrada al almacén o el
finiquito del contrato;
v. Coordinar la vinculación entre proveedores y áreas del S.I.A.P.A.;
vi. Auxiliar en la integración del Programa Anual de Aprovisionamiento;
vii. Validar la ejecución del Programa Anual de Adquisiciones;
viii. Cotizar bienes y servicios en el mercado, así como, generar y analizar
el cuadro comparativo de los precios de los bienes y servicios;
ix. Integrar la información y documentación correspondiente al proceso de
compra que el Comité de Adquisiciones y la Dirección General requiera;
x. Vigilar, en coordinación con los almacenes y las áreas solicitantes, el
seguimiento y cumplimiento de los tiempos y firmas de la entrega de los
bienes y de la prestación de los servicios;
xi. Reducir, al mínimo posible, el tiempo de trámite de cualquier Solicitud
de Pedido dentro de la normatividad vigente.
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FILOSOFÍA DE LA
GERENCIA
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4. FILOSOFÍA DE LA GERENCIA
4.1 Misión
Implementar y promover la innovación de procesos y sistemas de medición y mejora

continua, que permita optimizar la calidad de los servicios prestados por el organismo,
mediante la planeación y estandarización de herramientas de gestión y control con un
equipo de trabajo efectivo y comprometido.
4.2 Visión
Ser un equipo de excelencia e innovador que implemente las mejores prácticas en los
procesos y servicios del Organismo.
4.3 Valores
Efectividad
Responsabilidad
Calidad
Honestidad
Equidad
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OBJETIVOS DE LA
GERENCIA
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5. OBJETIVOS DE LA GERENCIA
5.1 Objetivo General
Asegurar que todas las áreas del Organismo cuenten de manera oportuna con los
recursos necesarios autorizados, tanto humanos como materiales para desarrollar sus
labores.
5.2 Objetivos Específicos
I. Administrar adecuadamente los recursos humanos del organismo, de acuerdo a

las disposiciones legales y políticas de seguridad que fomenten un clima de
trabajo eficiente y productivo.
II. Elaborar y controlar la nómina del personal actualizando de forma permanente el

banco de datos de los mismos, para mantener así el registro y control de las
obligaciones, retenciones y pagos.
III. Vigilar el cumplimiento estricto del Contrato Colectivo de Trabajo, la Ley Federal
del Trabajo y Reglamento Interior de Trabajo, así como la aplicación de sanciones
y descuentos por faltas y otros conceptos en nómina.
IV. Reclutar, seleccionar y contratar el personal requerido y solicitado por las

diferentes áreas que integran el Organismo, que además contribuya al logro de los
objetivos institucionales, así como promover su desarrollo dentro de la institución.
V. Detectar, evaluar y controlar los factores de riesgo a los que están expuestos los
trabajadores, así como el fomento a la salud coordinando todas las áreas del
Organismo.
VI. Controlar los equipos y recursos materiales asignados, necesarios para que la
realización de actividades de las áreas incremente su eficacia y productividad.
VII. Abastecer, suministrar y controlar los materiales, equipos y herramientas

solicitados por las distintas áreas de responsabilidad del Organismo, con el fin de
apoyarlos en la realización de sus actividades.
VIII. Actualizar permanentemente el inventario general de los bienes muebles e

inmuebles propiedad del Organismo, así como conservar vigente el archivo
general.
IX. Coordinar los programas orientados a proporcionar de manera eficaz y racional los
servicios de mantenimiento de vehículos, aseo y comunicación analógica, así
como radio comunicaciones y servicios requeridos por las distintas unidades
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organizacionales que conforman el Organismo del SIAPA.
X. Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de transporte y

servicio propiedad del Organismo y verificar la oportuna aplicación del reglamento
para su uso y cuidado.
XI. Proporcionar oportunamente los servicios de radio, telefonía, mantenimiento y

aseo en general.
XII. Asegurar la integridad de las instalaciones del SIAPA, a través de sistemas de

vigilancia.
XIII. Coordinar los programas orientados a proporcionar de manera eficaz y racional los
bienes y servicios requeridos por las distintas unidades organizacionales que
conforman el Organismo.
XIV. Adquirir oportunamente y en las mejores condiciones, los bienes y servicios

requeridos por las diferentes áreas que conforman el Organismo, aplicando
adecuadamente los recursos presupuéstales con apego a las normas y
disposiciones establecidas.
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Gerencia
Administrativa
Inventario de Procesos 1 pág.

Descripciones de Procedimientos 5 pág.
Diagramas de Flujo 5 pág.
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Departamento de
Recursos Humanos

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Sección de Nóminas

Octubre 2007 vr.1
Sección de
Relaciones Laborales

Octubre 2007 vr.1
Sección de Personal

Octubre 2007 vr.1
Sección de Seguridad
e Higiene

Octubre 2007 vr.1
Departamento de
Patrimonio

Octubre 2007 vr.1
Sección de Almacén

Octubre 2007 vr.1
Sección de Control de
Bienes

Octubre 2007 vr.1
Departamento de
Servicios
Administrativos

Octubre 2007 vr.1
Sección de Taller
Mecánico

Octubre 2007 vr.1
Sección de Servicios
Generales

Octubre 2007 vr.1
y Vigilancia

Octubre 2007 vr.1
Sección de
Adquisiciones

Octubre 2007 vr.1
HISTORIAL DE
CAMBIOS
Octubre 2007 vr.1
7. HISTORIAL DE CAMBIOS
7.1 Historial de cambios
Registrar los cambios y modificaciones efectuadas al manual de procedimientos, se

realiza con el fin de conocer qué servicio fue afectado, quien es el responsable y cual es
la magnitud del cambio.
La información que debe de contener este historial de cambios se debe presentar bajo el
siguiente formato:
Sistema Intermunicipal para los servicios de Agua Potable y Alcantarillado

1. GERENCIA: FORMATO:
2. SUBGERENCIA O DEPARTAMENTO:
GDO/DII/F006
3. SECCIÓN:
HISTORIAL DE CAMBIOS
5. CÓDIGO DEL
4. ÁREA ESPECÍFICA
SERVICIO:
6. FECHA: 7. NÚMERO:
8. ORIGEN DEL CAMBIO
9.ACCIONES:
10. RESPONSABLE (S) DEL CAMBIO:

11. NOMBRE: 12. PUESTO:
17. AUTORIZACION (ES)

18. NOMBRE: 19. PUESTO 20. FIRMA:
21. NOMBRE: 22. PUESTO: 23. FIRMA:
24. NOMBRE: 25. PUESTO: 26. FIRMA:
Vr.07.01
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AUTORIZACIONES
Octubre 2007 vr.1
8. AUTORIZACIONES
ELABORACIÓN
GERENCIA ADMINISTRATIVA
LIC. PAULO EDUARDO COLUNGA PERRY
FIRMA
FECHA DE ELABORACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008
DICTAMINACIÓN
GERENCIA DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
LIC. RAMÓN ALEJANDRO REYES GÓMEZ
FIRMA
FECHA DE DICTAMINACIÓN:_____DE_________________________ DE 2008
APROBACIÓN
DIRECTOR GENERAL
LIC. C.P. RODOLFO GUADALUPE OCAMPO VELÁZQUEZ
FIRMA
FECHA DE SESIÓN:____________DE_________________________ DE 2008
Octubre 2007 vr.1
GLOSARIO GENERAL
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9. GLOSARIO
Actividades: Es la suma de tareas o labores específicas que debe realizar una persona,
departamento, unidad. También puede definirse como una o más operaciones afines y
sucesivas que forman parte de un procedimiento ejecutado por una misma persona o una
misma unidad administrativa. Ej. Cotizar materiales.
.
Área: Unidad de trabajo que se hace responsable de un proceso o fase de proceso.
Atribuciones: Son las facultades otorgadas a una unidad administrativa como de su

exclusiva competencia, por un ordenamiento legal (Constitución, Leyes, reglamentos,
circulares, acuerdos).
Departamento: Es el área responsable de coordinar y controlar determinados procesos.

Es el conjunto de operaciones que forman parte de un proceso dentro de una estructura
orgánica.
Gerencia: Es aquella institución pública subordinada en forma directa al Titular del

SIAPA, en el ejercicio de sus atribuciones y para el despacho de los negocios del orden
administrativo que tienen encomendados.
Diagrama de Flujo: Es una gráfica que muestra la secuencia ordenada de actividades a

seguir en el procedimiento y la interrelación que hay entre todas las personas o
departamentos involucrados.
Estructura organizacional: Modelo que representa y describe las relaciones que se

establecen entre los miembros de la organización y que a la vez sirve para limitar, orientar
y anticipar las actividades organizacionales, con el propósito de elevar la efectividad en
las operaciones y resultados.
Función: Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los

objetivos de un organismo social. Con la función se identifican las atribuciones que se
confieren a un órgano y consiste en una transcripción textual y completa de las facultades
conferidas a la entidad o a sus unidades administrativas de acuerdo con las disposiciones
jurídicas que dan base legal a sus actividades.
Guía Técnica: Es una herramienta administrativa que contiene las políticas, reglas,
procedimientos e información general que orienta las actividades de una persona o grupo
de personas para lograr un fin determinado.
Instructivo de Llenado: Es la guía que se utiliza para elaborar en forma adecuada y

correcta un formato.
Manual de Procedimientos: Es una herramienta técnica que representa de manera

gráfica y descriptiva las actividades específicas de los procedimientos, buscando la
estandarización en su ejecución, teniendo como fin los objetivos fijados por las normas.
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Método: Es una guía detallada que muestra secuencial y ordenadamente las actividades
que sigue una persona para realizar un trabajo.
Normatividad: Desde un concepto jurídico, es la regla o mandato que establece la forma

en que debe ordenarse un determinado grupo social. La norma es la que prescribe,
prohíbe, autoriza o permite determinada conducta humana.
Procedimiento: Serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión

cronológica y la manera de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin
determinado.
Proceso: Secuencia de actividades que tienen la finalidad de lograr un resultado,

generalmente crear un valor agregado para el ciudadano, utilizando los recursos que
transforman elementos de entrada (insumos) en elementos de salida (servicios). Los
recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos.
Producto: Son los resultados de valor para los usuarios emitidos después de haber
realizado la transformación de los insumos.
Puesto: conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que

forman una unidad de trabajo específica e impersonal.
Requisitos: Son todas aquellas especificaciones cuantitativas y cualitativas que el

ciudadano o el usuario requiere específicamente para ser dotado de un producto o
servicio.
Responsable: Es la persona encargada de editar, revisar, y actualizar periódicamente el

documento controlado que le fue asignado.
Servicio: Efecto de satisfacer las necesidades públicas.
Servicio Interno: La satisfacción de las necesidades que están dentro de las

dependencias del ayuntamiento.
Servicio Externo: La satisfacción de las necesidades públicas que requieren los usuarios
(ciudadanos).
Subprocesos: Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar

útil para aislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientos
dentro de un mismo proceso.
Ubicación: la ubicación expresará la dirección, departamento y coordinación en que se

desarrolle el trabajo, esto sirve para localizarlo y observarlo.
Octubre 2007 vr.1
GLOSARIO
Octubre 2007 vr.1
Gerencia
Administrativa
Octubre 2007 vr.1
Comisión: Participación en un evento a realizarse fuera de la Zona Metropolitana de

Guadalajara, relacionado con las funciones propias del área interesada.
Comprobante de gasto: factura, recibo o nota de remisión que demuestre la erogación

de efectivo para la adquisición de un bien o servicio.
Fondo revolvente: Mecanismo que la Dirección del SIAPA autoriza a través de su

Tesorería que permite a las áreas cubrir los compromisos de carácter urgente o gastos
menores relacionados con la actividad propia del organismo, derivado del ejercicio de sus
funciones, programas y presupuestos autorizados.
Octubre 2007 vr.1
Departamento de
Recursos Humanos
Octubre 2007 vr.1
Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus
actividades dentro del organismo de manera permanente.
Instrumento de detección de necesidades: Cuestionario, encuesta, entrevista o medio

aplicado para orientar la estructuración y desarrollo de planes y programas para el
establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los
participantes de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la
misma.
PIC: Programa Institucional de Capacitación
SADA: Sistema de enlace entre el Organismo y la Dirección de Pensiones del Estado,

mediante el cual se cargan las altas, bajas y modificaciones de los empleados.
Octubre 2007 vr.1
Sección de Nóminas
Octubre 2007 vr.1
Cédula de diferencias: Documento emitido por el IMSS en el que se reportan diferencias

de cuotas obrero-patronales.
Compulsa: Acción de cotejar.
Concepto de nómina: Nombre que se le da a los diversos movimientos que afectan la

percepción salarial del trabajador, los cuales se muestran a continuación.
• Tiempo normal • Tiempo extra triple

• Tiempo extra doble • Domingos
• Turnos adicionales • Prima vacacional
• Compensación • Despensa
• Gratificación entrega recibos • Ayuda de transporte
• Día de cumpleaños • Ajuste de cheque
• Estimulo de productividad • Aguinaldo
• Complemento de sueldo • Días laborados por licencia
• Turnos compuerteros • Bono del 10 de mayo
• Estímulo al trabajador SIAPA • Complemento aguinaldo
• Sábados • Días festivos
• Prima dominical • Quinquenio de antigüedad
• Apoyo al transporte • Ajuste contable por días del año
• Faltas • Permisos sin goce de sueldo
• Sanciones por día • Retardos
• Permisos por hora • Seguro de gastos médicos
• Descuentos de comedor • Descuento sábados, domingos y
• Remuneración eventual días festivos
Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del

patrón ante el IMSS.
DEM: Declaración Empresarial Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos.
DIM: Declaración Informativa Múltiple, software utilizado para declaración de impuestos.
FONACOT: Fondo de Fomento y Garantía para el Consumo de los Trabajadores.
Prestaciones: Las estipuladas en el Contrato Colectivo de Trabajo
RCV: Retiro, cesantía, vejez.
Riesgo de trabajo: Son los accidentes y enfermedades a que están expuestos los
trabajadores en ejercicio o con motivo del trabajo.
SIVEPA: Sistema de Verificación de Pagos
SUA: Sistema Único de Autodeterminación
Octubre 2007 vr.1
Sección de
Relaciones Laborales
Octubre 2007 vr.1
CCT: Contrato Colectivo de Trabajo.
Incidencias: Se refieren a los hechos que se suscitan como resultado de los registros o
no registros de entrada y salida de labores, entre los cuales tenemos los siguientes.
• Permiso sin goce de sueldo.- Consisten en las ausencias de labores con

permiso del Jefe Inmediato sin que estos perciban salario alguno.
• Falta injustificada.- Se refiere a la ausencia del trabajador en su área de

trabajo sin que este presente justificación alguna.
• NRE.-No registro entrada de labores
• NRS.- No registro salida de labores
• Registro de entrada después de los 20 minutos.- Son aquellos ingresos

que se dan después de transcurridos los 20 minutos de tolerancia para
iniciar sus labores de trabajo.
• Pases de salida.- Son los permisos de ausentarse afuera de su área de

trabajo con permiso de su Jefe Inmediato, estos pueden ser por motivos
personales, por asistencias al Seguro Social (IMSS) o por comisión.
• Vacaciones.- Es el disfrute de días con goce de sueldo y las cuales se

encuentran contempladas en el CCT.
• Incapacidades.- Son las ausencias de los trabajadores que se dan por

motivos de enfermedad o por alguna otra discapacidad temporal causada
por alguna enfermedad o accidente laboral o de casa.
• Comisiones.- Son labores que realiza el trabajador en un área o centro de

trabajo diferente a la cual fue asignado originalmente, estas comisiones
pueden ser laborables o sindicales.
• Cambios de horario.- Son los cambios de horario que se le efectúan al

trabajador de acuerdo a las necesidades del área en la cual labora y que
estos pueden ser definitivos o temporales.
• Permiso con goce de sueldo.- Se refiere a los permisos que son

otorgados a los trabajadores por el Jefe inmediato y que están plenamente
justificadas por labores de tiempo extra o guardias que los trabajadores
previamente laboraron.
• Registro dentro de los 20 minutos de tolerancia (Retardo).-Estos

registros son los que se dan dentro del tiempo de tolerancia (20 minutos) y
que son aplicables para descuento.
Octubre 2007 vr.1
Personal de sifones: Personal adscrito a la Gerencia de Agua Potable y Alcantarillado

cuya función es la limpieza de sifones
Programa contra la Adicciones:- Es un programa que existe en el Organismo con el fin

de apoyar al personal que tiene alguna adicción a las drogas o al alcohol.
Pruebas toxicológicas:- Son pruebas que efectúa la Sección de Seguridad e Higiene

con el fin de detectar a personal que consume estupefacientes.
Reloj 0: Se refiere al personal cuya asistencia no se regula mediante tarjeta de registro de

entrada y salida, si no mediante listas de asistencia.
RIT: Reglamento Interior de Trabajo.
Unidad: Se refiere a los vehículos propiedad del SIAPA.
Octubre 2007 vr.1
Sección de Personal
Octubre 2007 vr.1
Credencial de registro patronal: Documento que identifica a los representantes del

patrón ante el IMSS.
IDSE: IMSS Desde su Empresa (Software).

Incapacidad permanente: Estado físico del trabajador que le impide desarrollar sus
actividades dentro del organismo de manera permanente.
Documento de baja laboral: Documento donde se asienta la terminación de la relación

laboral con el empleado, puede ser un convenio, renuncia, rescisión de contrato, dictamen
de incapacidad permanente.
Promoción: Se refiere a un movimiento ascendente del personal.
Reclutamiento: Proceso de creación de una reserva de candidatos para un determinado

puesto de trabajo
Octubre 2007 vr.1
e Higiene
Octubre 2007 vr.1
EPP: Equipo de Protección Personal.
Esfigmomanómetro: Instrumento médico usado para la medición de la presión arterial.
Estetoscopio: un aparato acústico para la auscultación o para oír los sonidos internos del
cuerpo humano. Generalmente se usa en la auscultación de los ruidos cardíacos o los
ruidos respiratorios, aunque algunas veces también se usa para objetivar ruidos
intestinales o soplos por flujos anómalos sanguíneos en arterias y venas.
Examen antropométrico: Examen mediante el cual se obtienen medidas corpóreas

(Cintura, cadera, pliegues bicipital, tricipital, sub-escapular, peso, talla).
Prueba hidrostática: Mecanismo para determinar el espesor y la resistencia del metal

del cual el cilindro está fabricado.
Reactivo: Substancia que se emplea para reconocer la naturaleza de ciertos cuerpos por
medio de la acción que produce sobre ellos, en este caso es utilizado para la
determinación de uso de sustancias ilícitas (cocaína, anfetamina y marihuana).
Sistema Control de equipo: Software utilizado para controlar el inventario de equipo de

protección personal, así como el suministro del mismo.
Octubre 2007 vr.1
Departamento de
Patrimonio
Octubre 2007 vr.1
Querella: Acto por el que el fiscal o un particular ejercen ante un juez o un tribunal la
acción penal contra quienes se estiman responsables de un delito.
Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía
aseguradora.
Octubre 2007 vr.1
Sección de Almacén
Octubre 2007 vr.1
Datos fiscales: Requisitos que de acuerdo al código Fiscal de la Federación que debe
contener una factura (nombre, domicilio, teléfono, ciudad, código postal, cédula de
registro federal de contribuyentes, CURP, caducidad de la factura.)
Inventario selectivo: Documento que se genera diariamente de todos los artículos que
tuvieron movimiento en ese dicho periodo (entrada o salida).
Maestro de materiales: Listado donde se puede visualizar todos los materiales ya sea
material de alto movimiento (código 1) o material de bajo movimiento (código 9) creados
en el sistema SAP.
Material de alto movimiento (código 1): Se refiere a los artículos que por su alto
movimiento o consumo se manejan de stock, es decir que la Sección de Almacén debe
tener siempre dichos artículos en existencia.
Material de bajo movimiento (código 9): Se refiere a los artículos de poco movimiento
que solicitan las áreas de acuerdo a sus necesidades.
Material de regularización: Son los artículos que son recibidos directamente por las
áreas usuarias, es decir que no entran físicamente a Almacén, sin embargo requieren
entrada y salida del almacén en sistema para control contable, por lo que son regulados
mediante la entrega de factura con visto bueno del área y salida de almacén.
PEPS: Primeras entradas-primeras salidas, la distribución de la mercancía en el almacén

aplica este principio colocando el material con mayor tiempo de almacenamiento en la
parte frontal del anaquel y el más nuevo en la parte posterior.
Reserva: Movimiento generado en el sistema SAP por las áreas para poder retirar
material de alto movimiento (código 1) del Almacén
Octubre 2007 vr.1
Sección de Control de
Bienes
Octubre 2007 vr.1
Documento de resguardo: Contrato de comodato de bienes propiedad del SIAPA que se

genera en SAP, integrado por los datos del resguardante así como las características de
los activos a su resguardo.
SCT: Secretaría de Comunicaciones y Transportes.
Siniestro: Daño de cualquier importancia que puede ser indemnizado por una compañía
aseguradora.
SVT: Secretaría de Vialidad y Transporte.
Octubre 2007 vr.1
Sección de Taller
Mecánico
Octubre 2007 vr.1
Equipo de combustión interna: tipo de máquina que obtiene energía mecánica

directamente de la energía química producida por un combustible que arde dentro de una
cámara de combustión.
Prueba estática: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria sin movimiento para verificar
su correcto funcionamiento.
Prueba dinámica: Prueba aplicada al vehículo o maquinaria en movimiento para verificar

su correcto funcionamiento.
Octubre 2007 vr.1
Sección de Servicios
Generales
Octubre 2007 vr.1
Consumibles: Materiales de uso diario como lo son el jabón, papel higiénico,

entre otros.
Sistemas de telecomunicación analógica: Mecanismo de comunicación

mediante señales analógicas-digitales que logran una comunicación directa, sin un
tercero como enlace.
Sistemas de radiocomunicación convencional: Mecanismo de comunicación

entre dos líneas mediante un conmutador.
Octubre 2007 vr.1
y Vigilancia
Octubre 2007 vr.1
Irregularidad: Cualquier evento o situación extraordinario que ponga en riesgo las

instalaciones, activos o personal del SIAPA.
Rondín: Recorrido a las instalaciones con el fin de identificar irregularidades y garantizar

la seguridad en las mismas.
Octubre 2007 vr.1
Sección de
Adquisiciones
Octubre 2007 vr.1
Comité de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA: Órgano colegiado de consulta,

asesoría, análisis, opinión, orientación y resolución, que tiene por objeto intervenir como
instancia administrativa en el procedimiento de adquisiciones de bienes muebles,
arrendamientos y contratación de servicios.
Concurso por invitación: Es el procedimiento mediante el cual el SIAPA podrá de

manera restringida invitar a participar a cuando menos tres o a seis participantes para la
adquisición de bienes o servicios.
Enajenación: Proceso mediante el cual los bienes muebles que resulten inútiles,
obsoletos o de lento movimiento son desincorporados del organismo, cediendo los
derechos a un tercero que retribuye económicamente la adquisición de los mismos.
Licitación pública: Es la convocatoria abierta a todas las personas, físicas o jurídicas

que tengan la idoneidad, capacidad técnica y económica para proveer al Organismo de
los bienes y servicios que así lo requieran.
Octubre 2007 vr.1
CATÁLOGO DE
FORMATOS
Octubre 2007 vr.1
ANEXOS

Manual de Procedimientos Gerencia Administrativa

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MANUAL DE

2. PROPÓSITOS DEL MANUAL

3.1 Fundamento Legal

5.1 Objetivo General

5.2 Objetivos Específicos

6. INVENTARIOS DE SERVICIOS, DESCRIPCIONES DE PROCESOS Y

10. CATÁLOGO DE FORMATOS

El manual de procedimientos, es una herramienta técnica, que representa de manera

1. El agua como derecho y como generador de desarrollo.

El valor del manual de procedimientos, como herramienta de trabajo, radica en la

2. PROPÓSITOS DEL MANUAL

Extractar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan

Determinar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las

Fortalecer la cultura en la organización orientada a la mejora continua.

Mantener el orden organizacional a través de respetar y cumplir las directrices tanto de

Incrementar la productividad de la Gerencia disminuyendo o eliminando las demoras, los

3.1 Fundamento Legal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

Constitución Política del Estado de Jalisco

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Jalisco

Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del Estado de Jalisco

Ley de Transparencia e Información Pública del Estado de Jalisco

Ley del Agua para Jalisco y sus Municipios

Reglamento de la Administración Pública Municipal de Guadalajara, Zapopan, Tonalá, y

Convenio de Asociación Intermunicipal para la prestación de los servicios de agua

Contrato Colectivo de Trabajo SIAPA

Reglamento Interior de Trabajo SIAPA

Reglamento de Adquisiciones y Enajenaciones del SIAPA

CONVENIO DE ASOCIACIÓN INTERMUNICIPAL PARA LA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

Tlaquepaque y Tonalá, de fechas 23 de agosto de 2001, 13 de septiembre de 2001, 28 de

De conformidad con lo anterior, las partes convienen en sujetarse a las siguientes:

VII.-Conocer y resolver de los asuntos de carácter administrativo y laboral relacionados

VIII.-Realizar todos los actos encaminados, directa o indirectamente, al mejor

XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes

XI.- Someter a la consideración del Consejo los anteproyectos de reglamentos referentes

Decimocuarta.- Para la mejor administración del Organismo, funcionarán las Gerencias y

REGLAMENTO ORGANICO DEL SISTEMA INTERMUNICIPAL PARA LOS

Artículo 15.- La Gerencia Administrativa tendrá las siguientes atribuciones:

La Gerencia Administrativa para el buen despacho de sus funciones cuenta con el

a) Departamento de Recursos Humanos, con las siguientes atribuciones:

rendimiento del capital humano;

organismo, con relación al pago de nómina;

maternos; así como las recomendaciones medicas generales del

b) Departamento de Patrimonio, con las siguientes atribuciones:

lxiv. Realizar, verificar y actualizar los resguardos individuales de

c) Departamento de Servicios Administrativos, con las siguientes

xiv. Codificar facturas de servicios y refacciones y determinar el costo de

d) Departamento de compras, con las siguientes atribuciones:

iii. Conformar y actualizar un Padrón de Proveedores;

Implementar y promover la innovación de procesos y sistemas de medición y mejora

5.1 Objetivo General

5.2 Objetivos Específicos

I. Administrar adecuadamente los recursos humanos del organismo, de acuerdo a

II. Elaborar y controlar la nómina del personal actualizando de forma permanente el

IV. Reclutar, seleccionar y contratar el personal requerido y solicitado por las

VII. Abastecer, suministrar y controlar los materiales, equipos y herramientas

VIII. Actualizar permanentemente el inventario general de los bienes muebles e

organizacionales que conforman el Organismo del SIAPA.

X. Mantener en óptimas condiciones de funcionamiento el equipo de transporte y

XI. Proporcionar oportunamente los servicios de radio, telefonía, mantenimiento y

XII. Asegurar la integridad de las instalaciones del SIAPA, a través de sistemas de

XIV. Adquirir oportunamente y en las mejores condiciones, los bienes y servicios

Inventario de Procesos 1 pág.

Inventario de Procesos 3 pág.

FECHA DE ELABORACIÓN:_DE_____________________ DE 2008

FECHA DE DICTAMINACIÓN:_DE_____________________ DE 2008

FECHA DE SESIÓN:DE_____________ DE 2008