ORIENTACIONES PARA PREPARAR UN PLAN DE TRABAJO

Una herramienta clave de la gestión participativa

Resumen:

Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principios orientativos

para redactar planes de trabajo de seis meses o un año. Este documento se
enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un
entorno en el que el personal y los dirigentes puedan trabajar juntos para
producir el plan de trabajo.

El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de los días

siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA), esto significa
después de la revisión anual (RA). Lo principal es que el plan se imprima y
reparta entre todos los participantes pocos días después de haber sido
elaborado. La transparencia es vital para la gestión comunitaria.

Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a excepción

de que el presupuesto general debe haber sido ya aprobado, o debe estar
condicionado al plan de trabajo.

Como en cualquier planificación, ya sea un proceso de grupo o no, usted debe

(1) pensar hacia atrás, comenzando por dónde quiere estar al final del
periodo, y generando los pasos necesarios para llegar ahí desde donde se
encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro preguntas clave de la gestión,
usándolas como base para sus discusiones y reflexiones. Un plan de trabajo
es una herramienta para planificar durante un periodo de tiempo específico
(6 o 12 meses) , que señala los problemas a solucionar y las formas de
resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestión. Cuando el personal
participa en la gestión, necesitan aprender qué es. Al crear un entorno
adecuado para que el personal participe en la elaboración de un plan,
también crea un proceso de aprendizaje.

1. Introducción:

Esta introducción consta de dos partes:

 Quién puede utilizar este documento y

 Qué NO son los planes de trabajo.
1.2: What Work Plans are NOT:

Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes, para facilitar su

trabajo con el personal o sus clientes. Sin embargo, la redacción de planes
de trabajo no es específicamente única, y las orientaciones que aquí se dan
pueden ser útiles para planificadores, administradores e implementadores
de ministerios gubernamentales, ONG y organizaciones del sector privado.

Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan, puede

entregarles este documento para que les ayude a aprender lo necesario para
iniciar un proceso participativo de gestión. El plan es la guía para la
organización, y cuando el personal participa en su preparación, es más
probable que sientan que «es suyo» y lo utilicen en la implementación.

1.2: Qué NO son los planes de trabajo:

Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones sobre

los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo en un
presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un calendario.
Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo
rechazados por haberse basado en estas dos falsas conjeturas.

Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan de trabajo

para poder justificar la concesión de fondos para el periodo en cuestión. Por
esta causa, muchos administradores asumen que el presupuesto es el
elemento esencial (o único) del plan de trabajo. Nada más lejos de la
realidad. El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los
componentes del presupuesto tienen que estar justificados. Esta
justificación es el texto del propio plan de trabajo (mientras que es mejor
incorporar el presupuesto como apéndice del plan de trabajo), tema de este
documento.

La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo. Un

coordinador puede esforzarse en preparar un calendario, listando las tareas
a hacer, día a día, para el periodo en cuestión. Aunque un calendario es útil,
por supuesto, no es un plan de trabajo (es decir, no establece los objetivos
y resultados que se quieren conseguir, ni cómo, ni por qué). Aún más, aunque
se pretenda que un calendario sea una lista de actividades día a día, en la
vida real una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Pueden surgir otras
tareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por ejemplo,
donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir
retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o visitantes inesperados,
etc, etc. En lugar de un calendario rígido, este documento recomienda que
se adjudique a cada uno de los resultados u objetivos un periodo de tiempo
en el que se puede esperar su conclusión, lo que resulta en un planteamiento
natural y flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de un
calendario.

Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible comenzar a

preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan
orientaciones para hacerlo.

2. ¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear las

actividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer de su
aprobación a los que toman las decisiones, luego como documento guía de las
actividades a efectuar durante ese periodo. Este capítulo tiene tres partes:

 ¿Para qué redactar planes de trabajo?

 ¿Qué es una exposición? y
 Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.

2.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principal se

olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y
gestión que proporciona las condiciones para planificar el trabajo, y es la
guía para llevar a cabo ese trabajo durante el periodo en cuestión. También
lo utilizan las agencias financiadoras y ejecutoras como documento para
justificar la concesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su
propósito principal: algunos administradores lo ven como un inconveniente
necesario, en lugar de una útil herramienta para su propio trabajo). También
es un documento que contribuye activamente a la transparencia, ya que se
pueden repartir copias del plan de trabajo a las personas u organizaciones
que tengan la necesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué,
durante el periodo determinado.

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La

diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un proyecto ya aprobado, y
determina un segmento de tiempo dentro del proyecto o programa.
Identifica (como metas) los problemas a solucionar, los convierte en
objetivos precisos y verificables, indica los recursos necesarios y los
obstáculos a contrarrestar, esboza una estrategia e identifica las acciones
que hay que emprender para conseguir los objetivos y completar los
resultados. Una propuesta tiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo
total del proyecto, y se redacta antes de la aprobación del proyecto para
justificar esta aprobación.

Para conseguir los recursos, incluyendo la financiación necesaria indicada en

el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión
de fondos. Cuando se aprueba, el plan de trabajo sirve como guía de las
acciones a emprender para alcanzar los objetivos (por escrito para que sean
transparentes para todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa,
para describir estos objetivos y resultados, y justificar las acciones.

Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los

implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes,
planificadores, comités y juntas, a los donantes, no sólo de proyectos, sino
también de programas, y a las organizaciones que trabajan
independientemente en documentos de programas.

2.2 ¿Qué es una exposición?

Un plan de trabajo es una exposición. Una exposición es un orden lógico de

enunciados enlazados, donde cada uno se deriva de forma lógica del
anterior. La lista de capítulos que se describe a continuación es una lista de
tipos de enunciados vinculados que forman en su conjunto la exposición
completa.

Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer, en el texto del

plan de trabajo se escribe sólo la exposición, y todos los detalles anexos se
añaden como apéndices al final del documento.

El plan de trabajo, como exposición, se puede describir de la manera

siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por razones lógicas);
(b) necesitan una solución; (c) la solución es el plan de trabajo, que incluye
una lista de metas, objetivos y acciones que forman parte de una estrategia;
(d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los
recursos disponibles que se van a invertir en su solución, además de los
obstáculos que se esperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son
los resultados del proyecto, mientras que los recursos (cuando se utilicen)
son las aportaciones, y el propósito de la estrategia es convertir
aportaciones en resultados.
2.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo?

El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o doce

meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto, considerando
la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan. Uno de veinticuatro
meses sería demasiado largo, porque muchas condiciones cambian a lo largo
de un año, y al final de este año, los objetivos y prioridades pueden ser
diferentes. Debe seguir a las revisiones anuales.

Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden darse

razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más
largo que lo dicho.

3: La estructura y contenido de un plan de trabajo:

Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan de trabajo y

cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:

 Resumen o sumario ejecutivo

 Introducción y antecedentes (problemas)
 Metas y objetivos (resultados)
 Recursos e impedimentos (aportaciones)
 Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)
 Apéndices (presupuesto, calendario y otros)

3.1: Resumen o sumario ejecutivo:

Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es un sumario, no

una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media
página. (Ver las orientaciones sobre propuestas o redacción de informes).

La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio cuando

se escribe así, pero muchos planificadores y gerentes se dejan llevar por
introducciones largas, históricas y analíticas que desaniman o aburren a los
lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de
trabajo. No repita ni copie mucho texto de la propuesta, limite su
introducción sólo al material relevante al periodo que abarca el plan de
trabajo.
3.2: Introducción y antecedentes:

En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden

combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será
mejor (y es más probable que las lean) si se separan en dos capítulos.

Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la

selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante
el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los problemas y
cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo. Las
circunstancias no tienen que ser un largo análisis o reseña histórica,
mencione sólo los temas que justifican la elección de objetivos en el periodo
en cuestión.

Los antecedentes deben contar con:

1. información recogida durante los seis meses previos o del informe

trimestral, especialmente las recomendaciones
2. cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya
afectado al proyecto, o pueda hacerlo
3. cualquier efecto o resultado importante de las actividades del
proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto
4. párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o
los documentos del programa y
5. cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y
resultados para el periodo planificado

El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se utilice para

justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y
abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse
a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La sección
de antecedentes de su plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas
de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros.

No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece

en el documento central (documento del proyecto o del programa, propuesta
o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o
programa en general, pero no para el segmento específico de tiempo de su
plan de trabajo. En la sección de antecedentes, sólo debe incluir la
información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y
objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.

3.3: Metas y objetivos:

En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señalado que

metas, objetivos y resultados son conceptos diferentes pero relacionados.
Una meta es amplia y general, la resolución del problema que se ha
identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha
conseguido porque no es específica, finita, concreta o verificable. Por
contra, una meta puede señalar un objetivo, porque éste es más específico,
es finito, tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos
se derivan de las metas y se generan a partir de ellas.

Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos»,

en el que se explican con más detalle las similitudes y diferencias entre
metas y objetivos.

El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la

introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras
que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver, las
metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son
productos de las metas más precisos, finitos y verificables.

Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas

mencionados en la sección de antecedentes, deben especificarse en esta
sección, y luego utilizarse para generar los objetivos específicos.

Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento
del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se ha mencionado) , o
deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan
identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la sección de
antecedentes de su plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta.
Se deben escribir aquí, especificando la fecha prevista para su consecución
dentro del periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART.

No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento

del proyecto. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de
tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como se justifica en la sección de
antecedentes (identificación de problemas) ya descrita.

Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son más

específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales
de este plan. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los
costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dónde quiere
llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.

3.4: Recursos y obstáculos:

Al igual que en la introducción y los antecedentes, los recursos y obstáculos

pueden constituir un capítulo o dos, dependiendo de la longitud total del plan
de trabajo.

La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento

que pueda dificultar la consecución de los objetivos. Incluya también una
corta descripción de cómo planea superarlos.

La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales) se han

identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados
y seleccionados. No insista en los recursos financieros, en lugar de ello,
remita al lector al apéndice que trata del presupuesto. Aquí puede incluir
recursos que no sean necesariamente dinero en efectivo: refiérase al
personal y otros trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios
(organizaciones y personas), asesores, tierra, capital, suministros,
equipamientos, los objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o
negociar, y cualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la
consecución de los objetivos identificados.

3.5: Estrategia y acciones:

Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia
y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos. Juntas, explican cómo
se pretende convertir las aportaciones en resultados.

La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se

proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos, utilizando esas
aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los
resultados especificados en el capítulo anterior.

En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias alternativas, se

escoge una y se dan las razones para esta elección. Su plan de trabajo puede
ser corto, y dejar fuera las alternativas mencionadas. Decida si le conviene
incluirlas o no.

De forma estricta, las acciones corresponden más a las aportaciones que a

los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque
son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Mientras que
las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del
proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones (las
inversiones) al proyecto.

Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia, lo que explica

cómo las aportaciones se convierten en resultados. Cada acción indicada en
esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos,
metas), y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir
su objetivo correspondiente.

3.6: Apéndices, incluyendo presupuesto y calendario:

El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los puntos

entre el 3.1 y el 3.5. El propósito de los apéndices, ahora, es complementar
este texto, es decir, proporcionar los detalles que apoyan el argumento que
se expone. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles.

El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice, no el el

texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del
argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles que apoya este
argumento. Puede constituir un primer apéndice.

Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o
más objetivos (resultados). Algunos de los elementos del presupuesto (como
transporte, correo, fotocopias, teléfono, correo electrónico) se tienen que
dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados, puesto que son
necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningún elemento del
presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de
trabajo.

El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen

que deben planificar cada día del periodo. Lo que se recomienda aquí es que
se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o
resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo
razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana
concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las
fechas para emprender las acciones son opcionales.

Si hay algún otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto (el
cuerpo del plan de trabajo), se pueden incluir también como apéndices,
donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. Esto es opcional.

Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apéndice

correspondiente. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione.
En resumen, los apéndices proporcionan los detalles necesarios, pero se
ponen al final del plan de trabajo donde no entorpecen la lectura ni la
continuidad de la argumentación general, ni la conexión de cada capítulo de
los arriba descritos con el siguiente.

4: El flujo del conjunto del plan de trabajo:

Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del plan de

trabajo. Son partes esenciales del conjunto del plan, especialmente el
presupuesto, pero se colocan en apéndices al final del plan de trabajo por
una importante razón.

El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos (introducción,

antecedentes, metas, objetivos, resultados, recursos, obstáculos,
estrategias, acciones). Todos juntos, comprenden una sola exposición, y
cada capítulo está relacionado con todos los demás.

 Los antecedentes identifican el (los) problema(s), luego

 La meta define la(s) solución(es), luego
 Los objetivos (resultados), específicos y verificables, concretan las
metas, luego
 Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no se puede
utilizar para alcanzar los objetivos, y luego
 La estrategia, junto con una serie de acciones concretas y detalladas,
indican cómo se van a convertir las aportaciones en resultados.

La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición.

Dicha exposición debe ser fácil de seguir, tiene que estar redactada en un
estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo, y tiene que enlazar
fácilmente un capítulo con el siguiente. Para hacer una exposición más fluida
y transparente, los detalles, en especial los relacionados con la financiación
(el presupuesto) y otras listas detalladas, se ponen como apéndices.
Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una sola exposición
simple, con cada capítulo enlazando con el anterior y el siguiente. Los
apéndices proporcionan detalles que apoyan la exposición, pero no se
incluyen en el texto, evitando así que la obstruyan.

5. Conclusión:

Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la planificación,

ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier
conjunto ordenado de actividades, sea proyecto o programa. Se compone de
una exposición lógica que forma el texto, y de una serie de apéndices
adjuntos que apoyan la exposición lógica.

Este documento de orientación ha proporcionado algunos detalles sobre la

forma y el contenido de un plan de trabajo, y pueda leerse conjuntamente
con otras orientaciones relacionadas.

Investigando se aprende y cuando es tan interesante debes compartirlo.