MANUAL DE FUNCIONES

SECRETARIA DE GERENCIA

1. CORRESPONDENCIA.
Control de la correspondencia recibida y entregada. Se maneja la
correspondencia recibida para Diego Rizo, Luisa Fernanda García y Moisés
Kattan.
2. ARCHIVO:

Archivo y clasificación de la correspondencia.

- Toda correspondencia enviada de la Gerencia debe llevar un numero
consecutivo el cual se controla según el orden ubicado en el computador
bajo el archivo CONSECUTIVO GERENCIA de Excel, este lo ubica en la
Carpeta Secretaria/consecutivo Gerencia.
Se maneja un archivo referente a:

- BANCOS: existe carpeta para cada banco donde se tiene una cuenta
y es allí donde se archiva toda la documentación referente a cada uno. Los
formatos de cartas más comunes para estos Bancos se encuentran la
carpeta Secretaria/Carpetas: AV VILLAS – GANADERO – OCCIDENTE. Y
los documentos físicos se ubican en el archivador en los Folders
correspondientes a cada Banco.
- FINANCIERA MAZDACREDITO: Se manejan Folders para
correspondencia enviada y recibida de esta empresa, para archivar los
pagos diarios efectuados a la Financiera y para archivo de documentos por
CDT o GARANTIAS BANCARIAS.
- C.C.A.: se manejan folders para correspondencia enviada y recibida -
+ circulares CCA – pedidos CCA – Circulares VPC CCA y pagos CCA. De
compra de vehículos nuevos.
- SUCURSALES: Cada sucursal tiene una carpeta donde se archivan
todos los documentos referentes a cada sucursal.
- CORRESPODENCIA MAZAUTOS: en este Folder se archivan los
documentos de correspondencia enviada y recibida en general y los
memorandos internos de la empresa.
- DELIMA MARSH: en ese folder se archiva todo lo referente a pólizas
de seguros con esta compañía.

3. CUADRE DE BANCOS: El cuadre se realiza partiendo del saldo del Banco

consultado del día anterior, a este valor se le suman todas las consignaciones
reportadas durante el día y se rentan los valores de pagos realizados en
cheque o por transferencias bancarias durante el día. Así tengo el saldo según
un cuadre realizado todos los días a las 5:00 PM.
 Al día siguiente cuadro este valor con el valor que arroja el banco teniendo en
cuenta para este cuadre saldo a saldo, que todas las consignaciones
reportadas hayan sido acreditadas y todos los pagos realizados hayan sido
debitados.

4. CONFIRMACION CONSIGNACIONES:
Confirmar las consignaciones que le hayan hecho a los vendedores y/o cartera,
con los Bancos siempre y cuando sean efectivas o si son hechas en cheques,
esperar a que el Banco confirme que ya son efectivas para confirmarlas.

5. COMPRAS C.C.A:
Las compras a la Compañía colombiana Automotriz S.A. se hacen con pagos
de Contado, la orden de comprar vehículos y los datos de estos, los da a
conocer el Señor Diego Rizo o la Sra. María Elsy Padilla. El procedimiento para
estas compras es el siguiente:
- Diligenciar el FORMATO PARA FACTURACION Y PAGO A CCA.
(Se encuentra en el Folder Formatos CCA). (Original y copia)
Se relaciona en este Formato los datos del vehículo a comprar y su valor. El
valor se ubica en la lista de precios de la CCA, la cual es enviada vía Mail
por la fabrica.
- Enviar esta relación con la consignación (sin sello de Banco) a la
CCA al señor Jorge Sánchez al FAX: 071-4136530 para separar el
vehículo.
- Realizar el cheque dependiendo del Banco donde se encuentre el
dinero. El cheque se realiza a nombre de COMPAÑÍA COLOMBIANA
AUTOMOTRIZ S.A..
- Enviar a consignar el cheque a la Cuenta Corriente No. 1260-
970306-5 de Bancolombia y después de sellada enviarla por fax
nuevamente al señor Jorge Sánchez.
- Informarle a María Elsy los vehículos que se compraron.
- Archivar en el forder de pagos a CCA, el comprobante de Egreso
Rosado, con copia del Formato de pago. Enviar por correo a Jorge Sánchez
el original del formato con copia de consignación a la C.C.A. en Bogotá a la
Carrera 64 No. 18-21.
- Enviar comprobante de egreso Original con copia de consignación a
Contabilidad.

6. COMPRAS FORD:
Las compras a Ford Se hacen generalmente en Horario extendido y se debe
tener en cuenta el valor a girar para cubrirlo al día siguiente. El procedimiento a
seguir es el siguiente.
- Diligenciar el formato de SOLICITUD DE FACTURACION DE VEHICULOS,
relacionando los vehículos a comprar, estos son informados por Diego Rizo o
María Elsy según la asignación del día.
- Enviarla por fax al 071-6184459 a Ford motor a Consuelo y llamar a confirmar
si la recibieron.
- Elaborar cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC. Y mandar a
consignar en la cuenta corriente No. 03929194-3 del Banco de Bogotá en
horario extendido, darle el No. De fax al mensajero para que este la ponga tan
pronto consigne y a la mañana siguiente volverla a enviar y confirmar con
consuelo para que de la orden de despacho.
- Informar a Maria elsy que vehículos se compraron.
- REPUESTOS: los pagos a repuestos Ford los informa Abraham
palacios, se realiza cheque a nombre de FORD MOTOR COLOMBIA SUC.
Y no se hace comprobante de egreso, se consigna a Ford y se envía por
fax.

PAGOS A FINANCIERA MAZDACREDITO.

a- VEHICULOS: Fredy Arcos diariamente genera un informe de la
Financiera donde se reportan los vencimientos de las facturas de
vehículos por pagar y los valores. Estas se deben cancelar dentro de las
fechas de vencimientos para evitar intereses.
El procedimiento es el siguiente:
- Diligenciar el formato de pago a Financiera mazdacredito (ubicado en
Folder de formato F.M.C.) relacionando la forma de pago, el valor total y
las facturas a pagar.
- Realizar cheque a nombre de FINANCIERA MAZDACREDITO S.A. y
consignar en la cuenta corriente No. 048-045057-01 de Bancolombia.
Esta consignación con la relación se deben enviar vía fax al 071-
6226241 antes de las 3:00 PM y confirmar con la señora YUDI CASTRO
AL 071-6106411.
- Al día siguiente revisar si efectuaron el pago contra el nuevo listado
de la financiera.
- Archivar el egreso rosado - consignación - relación de pago – listado
de mazdacredito en folder de Pagos Financiera.
- Enviar el Egreso original y la consignación a contabilidad.

Cuando se paga por ACH BCO. SUDAMERIS o por OCCIRED la

consignación es reemplazada por el documento impreso de la transferencia,
los procedimientos de estas transferencias no se depositan en este manual
por cuestiones de seguridad. Se explica directamente a la persona que
reemplaza en el cargo.

NOTA: Cuando en comercial (Maria Elsy) solicita los documentos de

un vehículo no cancelado por la empresa a la financiera. Se tienen 2
días hábiles para cancelar la factura sin importar el vencimiento de
esta.
b- REPUESTOS: Los vencimientos de los pagos de repuestos los informa
el señor Abraham Palacios y se debe cancelar dentro de la fecha limite
de pago. Sin embargo, en ocasiones se realizarán pagos adelantados a
 solicitud de Gerencia de Pos venta, en este caso, se le solicita a
Abraham las facturas a cancelar por el valor que se va a abonar. El
procedimiento es el siguiente:
- se realiza el cheque pero no se hace comprobante de egreso porque
este lo hace Abraham por Proveedores. Se realiza el cheque a nombre
de la FINANCIERA MAZDACREDITO S.A. se hace consignación en
Bancolombia y se envía reporte de pago antes de las 3:00 PM.

7. PRESTAMOS A BANCOS:
Cuando la empresa requiera de dinero, se realizan prestamos de tesorería con
los Bancos Ganadero, Occidente o AV Villas. Se debe llamar a cada representante
y cotizar la tasa según los días a los cuales se va a adquirir el préstamo. Los
formatos de cartas para estos prestamos se encuentran en sistemas en las
carpetas de cada banco en el archivo de Secretaria. Después de cotizar tasa y
acordar el préstamo con el banco que ofrezca la mejor tasa se realiza carta y se
envía por fax al banco correspondiente.
- Se debe enviar al mensajero con la carta original al banco para que le
entreguen el cheque de gerencia a nombre de la entidad a la que se le va a
realizar el pago.
- Se debe anotar en la libreta de vencimientos y estar pendiente para realizar
abonos o pagos con la finalidad de liberar cupo.
- Con el banco de occidente los abonos se deben informar al Gerente Jhon Jairo
Jaramillo un día antes.

8. PAGOS DE SERVICIOS: Estar pendientes de las fechas de vencimientos de

los recibos de pagos de los servicios y girar cheque para mandar a pagar. Los
servicios de Emcali, Agua y Luz o Teléfonos se deben pagar por Internet por el
Banco Megabanco de la cuenta corriente No. 7114-700147, esto solamente
para los recibos de Maz autos. Los recibos de la Estación de Servicios, se
pagan con chequera de la Estación.

9. EMAIL: Entrar al sistema a las 10AM y a las 4PM para revisar los correos que
llegan e imprimir los del señor Diego rizo y los Reportes de las sucursales de
Tulúa y Popayan.

10. Elaborar cartas a la C.C.A., a la Ford y a la F.M.C. y demás entidades según la

necesidad.

11. Elaborar pago de Proveedores de contado, que se hacen a diario y entregar los
cheques Los días viernes de 4 a 6 y sábados de 9 a 12 M.

12. Estar pendiente del papel del fax, no dejarlo acabar y de todos los fax que
lleguen y repartirlos.
13. Entregar los días viernes, los cheques a los proveedores, de 4 a 6 PM.
Elaborar consignaciones a los proveedores de fuera de Cali, mandar a
consignar y colocar por fax. Estos proveedores generalmente se pagan de la
cuenta de Davivienda Estos cheques solo se entregaran los días viernes y
sábados, el resto de la semana no se entregaran proveedores, guardar los
cheques en el fuelle hasta el siguiente viernes.

14. Recibir todas las llamadas y comunicar con las diferentes personas
solicitadas. (D.R. – L.F.G. – L.A.G. – M.K. )

ENTREGA: JACKELINNE CARDONA

RECIBE: MARTHA LUCIA QUINTERO.

FECHA: MAYO 7 DE 2004.