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DOCUMENTO ADMINISTRATIVO.

GESTIÓN Y ARCHIVO

1.- Documento Informativo

Etimológicamente la palabra documento proviene del verbo latino docere, que significa
enseñar, instruir. La palabra documentum será tomada, en el s. XVIII por el Diccionario
castellano con las voces de ciencias y artes y sus correspondientes en las tres lenguas
francesas, latina e italiana (Esteban de Terreros y Pando); con el sentido moderno de
escrito probatorio de algo. (LÓPEZ GÓMEZ, P. y GALLEGO DOMÍNGUEZ, O.;
2007: 13).

Genéricamente, el documento es un producto de la actividad humana reflejada en él.

Esta actividad queda plasmada como información y es de esa manera como nos llega, si
se trata de tiempo pasado y como conocimiento actual si se habla del presente.

Es importante conocer que, documento es información asociada a un soporte.

En todo documento aparecen tres elementos:

• el soporte material: duro –piedra, arcilla, bronce- o blando –papiro, pergamino,


papel, lienzo, celuloide, cinta de poliéster-
• el medio de fijación operativo o lenguaje elegido para fijar el mensaje: escritura
alfabética; imagen analógica; escritura digital.
• La información: mensaje, contenido, noticia – carta, testamento, ley-

Según esta perspectiva, serían documento igualmente: un papiro egipcio, una


moneda, una pintura rupestre, una crónica, pues en todos ellos se conjugan los tres
elementos necesarios para conformar uno.

Ya se ha dicho que un documento es información asociada a un soporte, que es el medio


material sobre el que se registra la información. El papel, que es el más antiguo y
frecuente en las administraciones públicas de nuestro país, contiene la información
percibida por el ojo, sin necesidad de la mediación de aparatos.

Luego están los documentos audiovisuales: películas en soporte magnético y grabados


en soporte digital.

En este grupo se incluyen los que contienen y reproducen sonidos e imágenes, estáticas
o dinámicas, desde discos y cintas magnéticas hasta películas fotográficas y
cinematográficas. Su abundancia ha dado objeto a depósitos especiales, con
problemáticas también especiales de conservación.

Documentos electrónicos: se llama así a los que resultan de la aplicación de la


informática y que usualmente vemos mediante la computadora.

En la década de los sesenta, con el descubrimiento del rayo láser y su aplicación en la


confección documental dio lugar al surgimiento de los llamados soportes ópticos, en
principio analógicos, inmediatamente después, digitales.

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Lo que los distingue está en las condiciones del medio, del uso de lenguaje codificado
para cuya escritura y lectura se necesita la mediación de aparatos especiales.

Los componentes característicos del documento electrónico son.

• Medio – portador físico del mensaje;


• Contenido – mensaje que se comunica;
• Forma física e intelectual – reglas de representación para comunicar el mensaje;
• Personas – autor, destinatario, redactor y creador;
• Vínculo serial – que lo determina como documento de archivo: relación con el
documento anterior y con el siguiente;
• Contexto – marco jurídico- administrativo, procedimental en que se ha creado el
documento.

Al mensaje incluido en el documento se puede acceder por medios visuales sin


aparatos: escritos, gráficos, imágenes fijas (fotografías); o mediante aparatos: lectora de
microfilm, computadora, reproductor de DVD.

Documento Administrativo

Documento administrativo es el que se genera en la gestión de asuntos públicos o


privados, por personas físicas o jurídicas en el ejercicio de sus funciones. Surge
como reflejo material de los actos de la Administración.

En general, el documento administrativo es el que llega a los archivos, ya que su


génesis es producto de una necesidad de la administración que lo emplea. Es decir,
no nace aislado ni de forma caprichosa, se va produciendo uno a uno y con el
tiempo constituye series. (CRUZ MUNDET, J. 2001: 99).

El documento administrativo se produce dentro de un proceso natural de actividad.


Es reflejo de las tareas de su productor. Su carácter se manifiesta en una
diagramación, formato y contenido distintivos y esto sirve para clasificarlo y
describirlo. (VÁZQUEZ, M.; 1987: 7).

Así, según sea su contenido serán dispositivos: en ellos la autoridad competente


dicta su voluntad. Estos son: leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, sentencias.

Testimoniales o probatorios: aquellos en que la autoridad asienta o acepta una


información, de modo que de fe y tenga valor legal.

Informativo: en éstos hay información relacionada con la tramitación. A diferencia


de las categorías anteriores, que debían ser emitidos o aceptados oficialmente por la
autoridad, éstos últimos pueden provenir de cualquier nivel del organigrama (de la
Entidad), o del exterior del mismo.

De enlace, algunos autores llaman así a los pases que son notas que indican el paso
siguiente que debe dar un expediente mientras busca la solución de un asunto.

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La Norma de Calidad ISO 15489-1: 2001;7 establece características para el
documento administrativo:

- Autenticidad: documento auténtico es el que puede probar que es lo que


pretende ser; que ha sido creado o enviado por la persona que se presume y que
ha sido creado o enviado en el tiempo que se pretende.;
- Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como representación exacta y
completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y
seguridad.
- Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, representado e
interpretado. (LÓPEZ GÓMEZ. Op Cit.: 33).

Documento de archivo

El documento de archivo, tal como lo considera la Archivología es el testimonio


material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas
jurídicas o físicas, públicas o privadas de acuerdo con sus características de tipo
material y forma. (Diccionario de Terminología Archivística del Consejo
Internacional de los Archivos).

La característica esencial del documento de archivo es que debe ser producido por una
necesidad de la Institución que lo genera, para cumplimentar sus funciones. No se
asienta el nacimiento de un bebé para que haya un acta de nacimiento, se hace porque el
Estado necesita saber la cantidad de personas que hay en su territorio para administrar
sus planes y proyectos.

2.- Gestión de Documentos:

Si bien la acepción del Diccionario de la Lengua Castellana define gestión


como “diligencias para conseguir un negocio”, los teóricos aluden a ella como:

“La gestión de documentos es el proceso de reducir selectivamente a proporciones


manejables el volumen de los documentos […] para la civilización moderna, de tal
manera que se conserven permanentemente aquellos que tengan un valor cultural
futuro…” (Ricks, 1985: 179- 189).

La gestión de documentos es la traducción de la expresión angloamericana records


Management que equivale a administración de documentos.
El objetivo del proceso es asegurar los documentos adecuados, evitar los no -
esenciales, simplificar los sistemas de creación y uso de los papeles, mejorar la
forma de organizarlos y de recuperar los documentos. La aplicación de estas
acciones asegurar; evitar lo no- esencial; simplificar; mejorar y recuperar, tiene
ámbito en todo el ciclo vital de los documentos. Ciclo Vital es el período
comprendido entre la creación – o recepción- del documento hasta su eliminación o
paso al Archivo para ser conservado permanentemente.
Lograr la eficacia con economía es el desafío más importante que debieron – y deben -
afrontar las administraciones.
Los siguientes objetivos contribuyen a esa eficacia:

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• Diseño normalizado de documentos
• Evitar la creación de documentos innecesarios (duplicidad y versiones caducas)
• Simplificar los procedimientos
• Controlar el uso y la circulación de los documentos
• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para servir mejor a la
gestión
• Conservar los documentos instalados a bajo costo cerca de las administraciones
• Valorar y seleccionar los documentos, eliminando los que carezcan de valor
futuro.
Pudiendo trabajar sobre estas premisas habría un mayor control sobre las tareas con los
documentos en las oficinas.

Las estrategias de la gestión de los documentos se basan en desarrollar y adoptar


políticas, procedimientos y prácticas, además del diseño y la realización de sistemas que
cumplan las necesidades operativas dentro de un entorno normativo.
Esas estrategias deben determinar qué documentos son necesarios y en qué momento,
cómo y dónde deben ser captados en un sistema de archivos.
Los sistemas de gestión de documentos deben ser diseñados de manera que puedan
crear y capturar documentos como parte rutinaria de su trabajo. Entre sus
requerimientos, se pueden destacar los siguientes:
• Fiabilidad, donde reflejen las actividades de la entidad y protejan los
documentos de alteraciones o eliminaciones;
• Integridad, que garantice medidas de control sobre acceso y autorizaciones de
destrucción.
• Exhaustividad que resulte de la gestión de todos los documentos gestionados por
una entidad. (CRUZ MUNDET, 2006: 67)
Por supuesto, para lograr la implementación de Sistemas de Gestión es necesaria la
aplicación de políticas que garanticen la permanencia de éstos en el tiempo y a través de
los cambios en las conducciones de las organizaciones.

Poner en marcha un sistema de gestión significa un gran impacto técnico y humano.


Técnico porque al simplificar normalizando las tareas, éstas se desarrollarán más
fluidamente. Humano, porque la aplicación del sistema implicará la adecuación de la
estructura organizativa de la entidad. No es un desafío menor instituir un sistema que
puede ser técnicamente impecable, sino en instituirlo con la participación de los
individuos que trabajan en el organismo. Si las personas no sienten la necesidad de tal
sistema y no están convencidas de las ventajas que presenta, no tendrán motivación para
establecerlo o para mantenerlo.
Es una cuestión que debe abordarse desde con una perspectiva lo más amplia posible,
no sólo desde el ángulo técnico profesional. (COUTURE y ROUSSEAU, 1990: 100)
Del diseño organizativo dependerán las funciones principales y complementarias y las
actividades de ellas. Todas estas deberán estar reflejadas en un Manual de
Procedimientos que garantizará su realización.

3.- El Expediente

Historia del expediente

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Los múltiples órganos de gestión, propios de un Estado evolucionado, trajeron como
consecuencia el nacimiento del expediente. Porque se hizo necesario un trámite
administrativo complejo al tiempo que debieron mantenerse unidos los documentos que
formaban parte del mismo, para responder consultas y reclamos.
Encontramos al expediente en la época medieval, donde los primeros diplomatistas
determinaron partes en la génesis documental. Llamaron petitio al pedido, que entonces
se hacía mayormente de forma oral, o aún cuando se hiciera por escrito era poco tiempo
conservado. Luego seguía la interventio o intercesión, que no es otra cosa que el, o los,
informes de un expediente actual.
El expediente se configura a partir de los Reyes Católicos cuando adquiere importancia
el procedimiento administrativo por sobre las actio – actuaciones- y las conscriptio -
redacción de éstas-, plagadas de fórmulas diplomáticas. El procedimiento
administrativo se traduce en la tramitación de un documento tras otro formando un
entramado material y orgánico que constituye el expediente. Pero, no es cuando éste se
forma como lo conocemos actualmente, pues las actuaciones de los diferentes
organismos intervinientes en la formación del expediente solían archivarse de forma
independiente. Esto significó, que documentos relativos a un mismo asunto se
encontrasen dispersos en diferentes archivos (Consejos: de Indias, Real de Castilla, de
la Cámara del Real Patronato de Aragón, de Italia, de Flandes y Borgoña, de Cruzada,
de Hacienda y de Gabinete; en los expedientes de concesión de hábitos de las Órdenes
Militares; etc.).

La importancia del expediente en la actualidad está dada porque sus componentes


reflejan el procedimiento administrativo, que responde a instrumentos legales muy
claros en los diferentes niveles que componen la administración pública: municipal,
provincial y nacional.

El expediente es la unidad archivística fundamental en un archivo corriente.


Los documentos de archivo o unidades documentales pueden ser documentos simples o
documentos compuestos, a los que también se llama unidades archivísticas según
contengan un único o un conjunto de actos administrativos. Estos no pueden separarse
porque corresponden a un trámite administrativo que debe respetarse. El ejemplo típico
es el expediente.
¿A qué se llama archivo corriente?
Primero, la definición de archivo, según el Consejo Internacional de los Archivos que
depende de la UNESCO y que dice: “Conjunto de documentos sean cuales sean su
fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o
moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad
y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias
necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su
valor archivístico”.
(CRUZ MUNDET, 2001: 90).
La definición anterior alude a documentos “producidos o recibidos”, es decir aquellos
que han concluido su tramitación y por eso deben ir al archivo.
No debe olvidarse, sin embargo, que la organización de los documentos comienza en las
oficinas, cuando se están produciendo y que la diferencia entre archivo corriente y
archivo es artificial – establecida para su tratamiento-, porque son los mismos
documentos que luego irán al archivo.
Entonces, puede decirse que archivo corriente es lo mismo que archivo de oficina.
El documento de archivo nace con dos fines: disponer y servir de testimonio o prueba.

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Dispositivos son aquellos en los que la autoridad expresa su voluntad para ser
obedecida: leyes; ordenanzas; resoluciones; sentencias, según sea su esfera de
competencia.
Testimonio o prueba: de una gestión o actividad para los autores productores o para los
ciudadanos en sus relaciones con la administración.
Por ejemplos: * un niño no nace para que haya un acta de nacimiento, ésta existe
porque es una necesidad de la institución Estado: registrar la cantidad de habitantes para
administrar sus planes sociales;
*No se adquiere un boleto de colectivo por placer, sino porque debe quedar constancia
de que no se ha viajado gratis, para la empresa cuyo fin es un servicio por el que cobra y
para el usuario, porque ese comprobante le asegura el derecho de viajar y la cobertura
de un seguro por accidentes (si le sucedieran mientras está en la unidad de transporte); *
Las boletas de pago por prestación de servicios, luz, agua, gas, etc., con el sello de
pagado prueban que se ha cumplido con una obligación.

Los expedientes están integrados por documentos de archivo y por documentos de


apoyo informativo, son los que sirven a los fines del procedimiento administrativo,
facilitan las tareas en las instituciones y son comunes en todas ellas. Entre estos
documentos se cuentan: todo tipo de correspondencia, informes técnicos, documentos
contables -no avalados con requisitos legales – como son los tickets de compra,
comprobantes de caja chica, presupuestos. (VAZQUEZ, 1997: 19).

Entre las muchas definiciones que hay sobre expediente:


• Reunión ordenada de los actos de un determinado asunto, que entra en la esfera
de competencias de un órgano de la Administración Pública;
• Conjunto de procedimientos administrativos indispensables para preparar una
resolución;
• Conjunto de documentos de tipologías diferentes cuya reunión es obligatoria
para la consecución de un acto administrativo;
• Conjunto de documentos diferentes secuencialmente reunidos para que se
complete un acto administrativo.
• Conjunto de documentos donde quedan reflejadas las actuaciones que sirven
como antecedente y fundamento a una resolución administrativa.

La palabra expediente proviene del latín expedire que significa resolver, apartar
obstáculos del camino.
Mientras que los documentos de una Institución testimonian de las actividades y
competencias de ella, el expediente tiene por objeto un asunto en particular.
Se lo encuentra en carpetillas en cuyo encabezamiento destaca: la Institución
productora; el asunto; el lugar; la fecha y el iniciador.
En el expediente se refleja documentalmente un procedimiento administrativo (judicial,
gubernamental, fiscal, eclesiástico), que se inicia y resuelve en el organismo que tiene la
competencia específica relacionada con el asunto de que se trate, aún cuando
intervengan para su resolución diferentes organismos administrativos del mismo lugar o
de varios lugares a distancia. (LÓPEZ GÓMEZ y GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007:
157).
Los documentos que integran el expediente son agregados en riguroso orden
cronológico. El último documento debe ser el que acredite la resolución de que se trata,
si se resuelve o el que lo envía a archivar si la autoridad competente así lo decide.

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Los documentos integrantes de un expediente no pueden ser separados porque tienen
sentido en tanto y en cuanto están unidos al conjunto.
Las definiciones de expediente aluden de una u otra forma a procedimiento
administrativo y a acto administrativo.
¿Qué es acto administrativo? Toda declaración de voluntad de la Administración
Pública en el ejercicio de una atribución legal y en los límites de su competencia
orgánica, de carácter unilateral y concreto que tiende a producir de manera directa e
inmediata efectos jurídicos subjetivos con referencia a la esfera de los administrados.
El poder público -sea el ejecutivo, el legislativo, el judicial- necesita del apoyo de una
organización administrativa para poder funcionar.
En el acto administrativo confluyen varios elementos:
• Sujeto: que es siempre una Administración pública que actúa a través de un
órgano competente;
• Objeto: declaración de voluntad, conocimiento o juicio, posible y lícito;
• Causa: razón o circunstancia que justifica el acto;
• Fin: es siempre el interés del servicio público, razón de ser de la Administración;
• Forma: que es la manera en que la voluntad del órgano se manifiesta y el camino
a seguir para producir tal voluntad (procedimiento administrativo).
Declaración de voluntad supone la existencia de un organismo en ejercicio de una
función administrativa que expone formalmente la determinación adoptada por la
Administración con referencia a la materia administrativa sujeta a resolución.
No hay acto administrativo válido si el organismo no actúa en el ámbito de sus
atribuciones y en el límite de los poderes que las normas le han conferido.
La Administración se encuentra en situación de sujeción para cumplir las competencias
que se le han asignado mediante potestades públicas (ILDARRAZ y Otr, 2006:439).

Procedimiento administrativo: desarrollo de un conjunto de actividades conexas que


cumplen etapas que llevan a la declaración administrativa.
Esas actividades son funcionalmente unitarias con vistas a la realización de un único
interés con referencia al ejercicio de una misma autoridad administrativa.
La validez del acto administrativo está condicionada al cumplimiento de los requisitos
de forma y como todo acto jurídico, el administrativo debe exteriorizarse mediante
caracteres perceptibles que garanticen su valor como acto externo. Requisitos son la
protección de los derechos e intereses de los particulares y garantía de la buena gestión
de la Administración. Su incumplimiento acarrea la nulidad del acto.

En el expediente se reflejan mediante documentos, todos los pasos del procedimiento


administrativo y se mantiene en movimiento (yendo de una a otra oficina), hasta llegar a
la resolución buscada o a su envío al archivo. En algunos momentos de la vida del
mismo, puede permanecer detenido y es en esas circunstancias que permanece en las
oficinas (esperando algún documento necesario), por esta razón es que se dice que es la
unidad archivística fundamental en un archivo corriente o de oficina.-

Tipos de expedientes:
En 1385 (Edad Moderna), con la creación del Consejo Real –España- se cristaliza la
disociación entre materias de administración de gobierno, en éste y administración de
justicia, en las Audiencias. Esta reforma es la base de todas hasta nuestros días, ya que
desde entonces se hablará de Ministerios por un lado y Tribunales por el otro.
Diferentes autores establecen tipos de expedientes según variados criterios, por ejemplo:

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Uno, fundado en la diversidad de organismos, daría tantos tipos de expedientes como
actividades específicas tramitaran las unidades administrativas de un organismo;
Otro, atendiendo a los procedimientos administrativos establecidos por Ley, daría
expedientes de expropiación, de administración financiera, sumarios, licitaciones, etc.
En nuestro medio, no es frecuente encontrar una variedad muy diferenciada de los
expedientes.
Las partes de un expediente están determinadas por los trámites que lo conforman.
El expediente se inicia a instancia de parte, es decir a solicitud del administrado; o de
oficio, por iniciativa de la Administración.
En el primer caso, el particular expresa su petición por escrito ante la Administración
competente y su contenido y fórmulas está regulado en casi todas las normas de
procedimiento.
En el segundo caso, de oficio “es la Administración la que acuerda resolverlo previa
orden de un superior…o denuncia de un agente de autoridad”. (LÓPEZ GÓMEZ y
GALLEGO DOMÍNGUEZ, 2007: 179).
La solicitud, una vez registrada su entrada, es examinada por la unidad administrativa
competente. En adelante pueden pasar dos cosas, según sea la naturaleza del pedido.
Si el objeto del reclamo está claramente comprendido en la reglamentación vigente, su
resolución es sencilla.
No sucede así cuando el asunto requiere interpretación de la Ley, o en las solicitudes en
las que consta oposición de derechos; entonces habrá lugar a una serie de trámites que
se reflejarán en el agregado de documentos.
Esta agregación se hace en orden cronológico- correlativo, por lo cual es necesaria una
correcta foliatura que, además permitirá el estricto control del procedimiento que se
está llevando a cabo.
Cuando hay que hacer un desglose, se debe dejar en el lugar de los folios retirados uno
donde se explique la razón del mismo y consten, con el sello característico, todos los
folios desglosados “uno por uno”. Es decir, que si se han retirado cuatro fojas –o folios-
deben quedar cuatros sellos con los números que correspondan en el pase explicativo.
Los pases, que algunos autores llaman documentos de enlace, indican a qué oficina
debe ir ese actuado en el siguiente paso según sea el organigrama del trámite en
cuestión.
En el COMDOC II, se alude a una Lista de Etapas, que son las distintas instancias por
las que debe pasar el trámite. Obviamente, ésto se hace de manera electrónica y queda
registrado así el pase o movimiento de la documentación. ES IMPORTANTE
comprender que los registros electrónicos deben reflejar fielmente las acciones
materiales que se apliquen al expediente.-

4.- Técnicas de archivo de oficina

Aún antes de llegar a los archivos, es posible tener los documentos ordenados. Dentro
de cada dependencia, la agrupación en series documentales y su ordenación comenzará
en las oficinas.
La clasificación, en un archivo de oficina distinguirá claramente los expedientes como
resultado de diferentes actividades. Por ejemplo: compras; licitaciones; concursos.
Además, los diferentes instrumentos legales como Resoluciones; Ordenanzas; Decretos
deben ser agrupados en orden cronológico- correlativo a medida que llegan a las
oficinas, siempre debidamente identificados y separados para su fácil acceso.

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Los documentos que están en trámite, y los de uso frecuente para la gestión de asuntos
corrientes están bajo la responsabilidad de las unidades administrativas, por eso se los
conoce como archivo de oficina. No hay un plazo de tiempo exacto para conservar los
documentos allí. Dependerá de los tipos documentales de que se trate. Tan pronto como
dejan de ser consultados con frecuencia por la administración, las oficinas los remiten al
Archivo. Puede suceder que, aunque los trámites estén concluidos, un recurso puede
hacerlos regresar a su fase anterior, son los que se consideran en pre- archivo (antes del
Archivo permanente).
Los documentos que están es esta fase deben ser tratados de manera especial. Para ello,
se consideran algunos elementos básicos.
El 1º: radica en la certeza de que son propiedad exclusiva de la unidad administrativa
que los creó que, aunque delegue parte de sus responsabilidades en un Archivo
intermedio –si lo hubiera- conserva el derecho de consultarlos o reactivarlos.
2º elemento: es que no puede modificarse en modo alguno la organización interna de los
documentos, ni se les puede agregar algo sin el acuerdo formal de la unidad
administrativa productora.
3º elemento fundamental: es la rapidez de acceso a los documentos semi activos.
La conservación de los documentos debe responder a criterios de seguridad y
rentabilidad para lo cual hay que disponer locales provistos del equipo necesario.
Para su elección hay que tomar en cuenta varios factores. La localización de estos
espacios es muy importante ya que deben estar cerca de las oficinas productoras, contar
con un acceso eficaz, red de comunicaciones: teléfono, servicio de mensajería o correo
interno. También la seguridad es básica: deben estar protegidos del fuego, por lo cual es
inadecuado que pasen por ellos cables de corriente eléctrica, tuberías de gas. Tampoco
conviene que pasen por estos locales, tuberías de agua, etc.
La iluminación en los depósitos debe ser controlada, lo mismo que la ventilación.

Los equipos necesarios para la conservación de los documentos semi activos son pocos:
• estanterías metálicas dobles;
• cajas estandarizadas;
• carritos;
• sistema de detección de humo;
• sistema de control de humedad y temperatura.

Es importante destacar que en nuestro medio, el Archivo intermedio existe dentro del
mismo Archivo – General, Central, Histórico- de las instituciones.

Mantener organizados los documentos es imprescindible para garantizar una pronta


recuperación de los mismos. Para ésto se parte de un principio archivístico de
ordenación fundamental: el de Procedencia, que establece que todo documento debe
conservarse dentro del grupo de origen. Es decir, que si llega un documento procedente
de la Secretaría Académica, debe guardarse con los de esa unidad. Y allí, en la serie
correspondiente. La serie está determinada por el tipo documental: no es igual una
Resolución que un Programa de materias y no guardaríamos una entre los otros y a la
inversa.
A diferencia de los documentos no electrónicos, que conservan su autenticidad si se les
mantiene en igual forma y estado de transmisión en que fueron creados y guardados, los
electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migración
periódica.

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Esto implica la reproducción completa, tanto del contenido como de los elementos
formales de los documentos.
Para conservar los documentos electrónicos hay que determinar dónde se tienen y de
qué forma están estructurados y organizados, conforme a un cuadro de clasificación.

4.- Técnicas archivísticas en la oficina:

La producción documental crece a ritmo vertiginoso y es importantísimo mantener bajo


control los documentos que se producen o se reciben en las oficinas.
La gestión y el control de la información debe ser el objetivo primordial en una oficina.
Para conseguirlos es imprescindible la aplicación de tres factores básicos:
• Una buena organización de los documentos
• Una perfecta coordinación con las demás oficinas de la Institución
• Programas informáticos adaptados a la realidad de la Institución.

Puede considerarse a los archivos de oficina como subsistemas integrados en un sistema


global – el de la Institución- por lo cual hay que cuidar de ellos con vista al futuro. La
finalidad de los documentos es esta fase de oficina es la de estar al servicio de la toma
de decisiones y la rapidez y calidad de las mismas dependen de la cantidad y calidad de
la información que las sustente; así como de su disponibilidad y de las posibilidades de
acceso cuantas veces sea necesario. (CRUZ MUNDET, 2001: 149).
La aplicación de técnicas para el tratamiento adecuado de los documentos, en la oficina
está en función directa con la complejidad y volumen de la cantidad de éstos.
Hay que elaborar un esquema ordenado de los diversos elementos que conforman el
servicio, considerando las actividades propias del mismo.
Para ello será muy útil el conocimiento del organigrama de la Institución que refleja sus
actividades y los tipos de documentos producidos como consecuencia del ejercicio de
las mismas.
Los documentos quedarán reflejados en el Cuadro de Clasificación que es: “una
estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de una
organización…Se trata de un sistema que organiza intelectualmente la información y
que permite situar a los documentos en sus relaciones unos con otros” (CRUZ
MUNDET, op cit: 243).
Es común que las oficinas conserven los documentos y expedientes en cajas
archivadoras, que llevan en su lomo una tira de papel indicando su contenido mediante
términos significativos. Este sistema no plantea dificultades cuando se trata de
administraciones pequeñas, pero a medida que subimos en la escala, también lo hace el
volumen de documentos. A fin de evitar el exceso de trabajo/ tiempo en búsquedas
existe una solución sencilla: la descripción mediante inventario.
En él se asientan los documentos describiéndolos mediante algunos elementos con la
finalidad de conocer su contenido y su localización física.

La descripción es la tarea que engloba las diversas actividades para elaborar


instrumentos que faciliten la recuperación de los documentos.
Ya hemos mencionado al inventario, el más sencillo llamado somero incluye:
- Título
- Fechas (desde – hasta)
- Nivel de descripción: se indica si es expediente, serie, etc.
Inventario analítico: ofrece, además de la información consignada en el anterior, la
suficiente para localizar al documento en el tiempo y en su ubicación física.

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Existe una Norma Internacional de Descripción Archivística: ISAD (G) que se rige por
las siguientes reglas:
- descripción de lo general a lo específico
- información pertinente a nivel de descripción
- interconexión de las descripciones
- no repetición de la información.
Esta norma es aceptada y aplicada en todo el mundo y ha dado pruebas de ser excelente
en cuanto a la consecución de su finalidad.

En los documentos electrónicos, la información, la procedencia y el contenido no varían


respecto de los otros formatos, por lo tanto su descripción deberá recoger datos
necesarios para su manejo. Habrán de agregarse:
- Condiciones de acceso
- Condiciones de reproducción
- Lengua/ escritura de los documentos (indica lenguaje de programación
empleado y el software necesario para su manejo)
- Características físicas y requisitos técnicos (tamaño, medio empleado, memoria
requerida, periféricos necesarios).

5.- Sistemas de ordenación en archivos de oficina

Ordenación es la operación de unir los elementos o unidades de un conjunto


relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una unidad- orden establecida de
antemano. (HEREDIA HERRERA, 1991: 285).

Una vez realizado el Cuadro de Clasificación de la oficina se consideran tres etapas


interrelacionadas:
• La ordenación –orden establecido por Cuadro de Clasificación y de las unidades que
forman series-
• La recuperación
• La instalación
Orden establecido por Cuadro de Clasificación: siguiendo la secuencia establecida por
la clasificación intelectual. Para esto es imprescindible que el cuadro esté codificado, de
ese modo las carpetas o cajas de archivo pueden llevar la codificación escrita en el lomo
o marbete.
Ordenación de las unidades que forman series: según la unidad- orden establecida de
antemano, pueden considerarse dos niveles.
1º Nivel:
Orden cronológico
Orden alfabético
Este nivel pertenece a una ordenación natural que no requiere un ejercicio intelectual
previo.
2º Nivel:
• Orden numérico – se siguen los guarismos a partir del 1 en adelante. Si
no se relacionan con la fecha pueden dar lugar a confusión. Trabajar
con número muy altos motiva errores de escritura y de archivo.
• Orden numérico –cronológico, es muy extendido y se aplica a series
muy voluminosas. Facilita el trabajo y la instalación de los
documentos.

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• Orden alfanumérico, primero la letra (puede ser la que comience el
contenido del expediente, o actuación que refleje), o se puede elegir
una letra y atribuirle un significado, donde A signifique “expediente de
solicitud de licencia” y B, “solicitud de obra para un edificio”, por
ejemplos.
• Orden por asuntos: dentro de una misma serie, los documentos se
ordenan de acuerdo a un índice previamente confeccionado. Los
documentos se agrupan por asuntos y dentro de ellos por orden
cronológico. Ejemplo: En la serie Correspondencia, se puede agrupar *
Recibida; * Emitida; *con Asociaciones Deportivas; * con
Asociaciones Profesionales, etc. (FERNANDEZ GIL, 1999: 104)

Prof. Arch. Aurora Ludueña

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