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AUDITORIA DE

MANTENIMIENTO
INDUSTRIAL

Mantenimiento Industrial
Edgardo Renard Zeppa

Isaac Vernet Rodríguez

2010/2011

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Índice de contenido
1. INTRODUCCION............................................................................................................................4
2. ¿QUE ES UNA AUDTORIA DE MANTENIMIENTO?.................................................................7
3. ¿PARA QUE SIRVE UNA AUDITORI ADE MANTENIMIENTO?..............................................9
4. ¿COMO SE REALIZA LA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO?...........................................10
4.1 COMITE DE AUDITORIA:....................................................................................................11
4.2 DEFINICION DE POLITICAS ESTANDARES ...................................................................12
4.3 RADAR DE MANTENIMIENTO :........................................................................................13
4.4 CUESTIONARIO DE AUDITORIA :.....................................................................................15
4.4.1 Gestión de personal y Subcontratas................................................................................16
4.4.2 Programación y planificación de trabajos.......................................................................18
4.4.3 Gestión de activos y recambios........................................................................................20
4.4.4 Costes y compras.............................................................................................................22
4.4.5 Mantenimiento.................................................................................................................24
4.4.6 Documentos.....................................................................................................................28
4.4.7 Mejora continua...............................................................................................................29
4.4.8 Seguridad.........................................................................................................................31
4.5 Evaluación y presentación de resultados.................................................................................32
5. Proceso de aplicación de auditoria.................................................................................................33
6. CONCLUSION..............................................................................................................................41

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1. INTRODUCCION

Los cambios en el mantenimiento están haciendo variar también actitudes y habilidades en todos
los tipos de industria. El personal de mantenimiento está adoptando nuevas formas de pensar y
actuar, como los ingenieros y los gerentes. A su vez, las limitaciones de los sistemas de
mantenimiento cada vez son más importantes, sin importar qué estén automatizadas o
computarizadas .

Cada vez más los fallos tienen serias consecuencias en seguridad industrial o medio ambiente,
mientras que los estándares en estas áreas están incrementándose rápidamente. En algunas partes
del mundo, la atención se centra en empresas que manejan la seguridad de la sociedad y las
expectativas del medio ambiente, o en empresas que dejan de operar. Esto agrega un orden de
magnitud a nuestra dependencia de los activos de la empresa, porque éstos se convierten en un
simple asunto de supervivencia organizacional, yendo más allá de los costos.

Al mismo tiempo que nuestra dependencia de los activos físicos está incrementándose, el costo de
operarlos y de poseerlos también se incrementa. Para asegurar el máximo retorno de la inversión
que los activos representan, éstos deben permanecer trabajando eficientemente tanto tiempo como
sea posible. Finalmente, el costo de mantenimiento está también incrementándose, en términos
absolutos y como una proporción del total de gastos. En algunas industrias, el mantenimiento
representa el segundo elemento más alto o incluso el más alto de los costos operativos. Como
resultado, en sólo 35 años el mantenimiento ha llegado a ocupar en la actualidad el más alto nivel
de prioridad en control de costos.

Por todas estas razones y cambios, la gestión de Mantenimiento es cada vez más importante para la
empresa y recibe mayor atención y control. La auditoría a la gestión de mantenimiento es un
mecanismo de control necesario si se quiere lograr una gestión eficiente.

En el marco actual de globalización , se percibe una situación en la cual los clientes buscan
calidad, precio y servicio; los inversionistas buscan mayor rendimiento y seguridad para su
inversión; el personal solicita mejores condiciones de trabajo; asimismo la sociedad exige el
respeto de las empresas hacia su entorno ; el estado cada vez más se concentra en la actividad
fiscalizadora y recaudadora; por otro lado la competencia ya nos es solo interna sino también

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externa, por lo que la competencia dejo de ser local, para en la actualidad ser de carácter global.

Ahora bien, ¿Cómo satisfacer a cada uno de los actores y como en este contexto se ubica la función
del mantenimiento? Analizaremos entonces desde el punto de vista de la función de mantenimiento
como aportar para satisfacer dichas expectativas, para lo cual deberemos cambiar el concepto
antiguo de mantenimiento y ubicarlo en el contexto de los distintos procesos de la empresa actual.

Dentro de una empresa, se ven distintas funciones, cada una de las mismas aporta algo al resultado
sino no existirían en el caso de empresas industriales, comerciales y de servicios ese resultado son
las utilidades en el negocio donde se desarrolle, por lo tanto la orientación de los mismos debe ser
hacia los negocios.

En este marco , debemos tener el objetivo a cumplir, que es la competitividad .Para ser más
competitivos existen algunos factores claves que no se discuten hoy en día como son la Calidad,
debemos de brindar a nuestros clientes productos y/o servicios que satisfagan sus necesidades, pero
también debemos entre estas necesidades satisfacer el precio que los clientes están dispuestos a
pagar por el producto y/o servicio que les brindamos, es decir debemos tener una buena
Productividad en nuestro proceso. Estos factores debemos cumplirlos sin descuidar las exigencias
legales y normativas en cuanto a temas de Seguridad y medio ambiente que en la actualidad son
conceptos claves para la competitividad tanto como los mencionados líneas arriba.

Pero la Calidad la Productividad, el respeto del Medio Ambiente, el cumplimiento de temas en


Seguridad no son cosas que sean suficientes hacerlas un día o dos, ni durante un mes o un año ,
esto tiene que darse de forma continua y para ello necesitamos el aporte de otro factor clave : la
Confiabilidad, que es lo que nos va a permitir asegurar los anteriores factores clave a lo largo del
tiempo y por tanto asegurar la Competitividad de nuestros productos y/o servicios.

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Ahora bien, para la obtener Confiabilidad de nuestros procesos solo es posible con el correcto
Mantenimiento, es aquí donde se ubica en la actualidad la función de mantenimiento y su
importancia dentro de la empresa se hace evidente tal que se puede decir que el paradigma del
mantenimiento “mal necesario” ha cambiado por el de “Factor Clave dentro del proceso
productivo”. Es más para asegurarnos de que el mantenimiento sea llevado de la forma correcta se
hace necesario gestionar este proceso y una medida de esta gestión nos la dan las auditorías que
realicemos a este proceso.

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2. ¿QUE ES UNA AUDTORIA DE MANTENIMIENTO?

En términos generales, toda auditoria constituye una forma de control que, ajustándose a una serie
de principios y criterios, se puede y se debe efectuar sobre cualquier sistema instalado en una
estructura organizada.

Dentro de las auditorias de mantenimiento podemos distinguir de dos tipos:


– auditoria técnica.
– auditoria de gestión del mantenimiento.
Auditoria técnica.
Una auditoria técnica o evaluación técnica del estado de una instalación analiza la degradación que
ha sufrido una instalación con el paso del tiempo. Es una especie de fotografía instantánea del
estado técnico en que se encuentra el conjunto de una instalación y de cada uno de los equipos que
la componen. Puede decirse que una auditoria técnica sirve para determinar todos los fallos que
presenta una planta industrial en un momento determinado. Con esos datos, es posible determinar
que equipos necesitan ser sustituidos completamente, por haber llegado al final de su vida útil, y
que reparaciones habría que efectuar en la instalación para que volviera a estar en un estado técnico
aceptable.

Auditoria de Gestión de Mantenimiento.

Cuando la dirección de una empresa o el responsable del departamento se plantea si la gestión que
se hace del mantenimiento es la adecuada, la respuesta puede ser si, no o regular. Claro està que
cualquiera de las tres insatisfactoria, porque entre cada una de ellas hay muchos puntos
intermedios de respuesta, y porque no informa sobre que cosas habría que cambiar para que la
gestión del departamento puediera considerarse excelente. La mejor solución cuando quiere
conocerse si la gestión que se realiza es la mejor situación actual con un departamento modélico,
ideal y determinar que cosas separan la realidad de ese modelo.

El objetivo que se persigue al realizar una auditoria no es juzgar al responsable de mantenimiento,


no es cuestionar su forma de trabajo: es saber en que situación se encuentra un departamento de
mantenimiento en un momento determinado, identificar puntos de mejora y determinar que
acciones son necesarias para mejorar los resultados.

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Claro está que hay que diferenciar entre auditorias técnicas y las auditorias de gestión de
mantenimiento. Ambas estudian el mantenimiento que se hace en una empresa, pero desde un
punto de vista muy diferente: las primeras tratan de determinar el estado de una instalación. Las
segundas tratan de determinar el grado de excelencia de un departamento de mantenimiento y de su
forma de gestionar. En este trabajo nos centraremos en las auditorias de gestión del mantenimiento.

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3. ¿PARA QUE SIRVE UNA AUDITORI ADE MANTENIMIENTO?
Una auditoria de mantenimiento permite:
• Verificar el estado de la gestión del proceso;
• Verificar el estado de mantenimiento de los equipos e instalaciones ;
• Mejorar significativamente en costos de mantenimiento y efectividad operacional;
• Establecer un plan de acciones para corregir las deficiencias , asesorando en las fases de
mejora; evidenciar el grado de madurez del proceso de mantenimiento;
• Nos permite tener una visión de la estructura, relaciones, procedimientos y personal relativo a
una buena práctica de mantenimiento.

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4. ¿COMO SE REALIZA LA AUDITORIA DE MANTENIMIENTO?

Hay muchos instrumentos para auditar el mantenimiento cuya selección o diseño depende de la
estrategia definida para la organización en primer lugar, y para el departamento de mantenimiento
en segundo; sin embargo, el foco central de la herramienta, que se aplica por primera vez, debe
apuntar a una auditoría global.

El contenido de la auditoría debe cubrir las áreas que van desde la identificación y descripción del
departamento de mantenimiento hasta el uso de herramientas de gestión. La importancia de este
recorrido por todos los aspectos involucrados en la gestión del mantenimiento es tener las bases
para más adelante, cuando llegue el momento de plantear alternativas de soluciones a los
problemas detectados durante la auditoría.

Hay que destacar que, una vez que se deciden implementar acciones para el mejoramiento de
aquellos aspectos del mantenimiento que no estaban de acuerdo con los estándares esperados, la
herramienta de auditoría debe incluir en su estructura las preguntas necesarias para medir, al
momento de aplicar nuevamente la encuesta, el estado del área en proceso de mejoramiento. Esto
indica que el instrumento no es algo estático en el tiempo, sino que debe seguir la dinámica de la
evolución que le da el administrador para lograr los objetivos impuestos.

La auditoria se puede dividir en ocho aspectos y de esta manera cubrir todos los campos que una
buena gestión del mantenimiento debería tener en cuenta. Se comienza con la caracterización del
tipo de mantenimiento que se practica en la empresa , información clave para el auditor, en especial
si es externo, a fin de que las acciones de mejoramiento que recomiende sean acorde con la
estructura, forma y prácticas de mantenimiento de la organización auditada.

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4.1 COMITE DE AUDITORIA:

Formación de una comisión/comité multidisciplinario con la suficiente autoridad para presentar


propuesta y tomar decisiones que afecten al proceso a auditar; cabe mencionar que este comité
podrá estar asesorado por una consultoría especializada en el área a se evaluada.

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4.2 DEFINICION DE POLITICAS ESTANDARES

Los estándares de mantenimiento son los niveles que se desea alcanzar con los indicadores de
gestión .Por ejemplo, se podría indicar no tener menos del 80% de mantenimiento programado ;
una disponibilidad de planta no menor a alguna empresa del mismo rubro o con similares procesos.

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4.3 RADAR DE MANTENIMIENTO :
en función al rubro de la empresa se realiza un listado con temas relacionados a la gestión de
mantenimiento para separar los temas y hacer una ponderación de cada punto ,

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Para el caso se toman como referencia los siguientes puntos:
Política de Mantenimiento y de la empresa
Seguridad Industrial
Organización y desarrolle del personal
Manejo de trabajos Correctivos
Planeamiento
Registro del Trabajo
Análisis de Fallas
Manejo de paradas de Planta
Manejo de contratistas
Gestión de materiales
Presupuesto y control de costos
Indicadores de Gestión
Mantenimiento preventivo
Mantenimiento Predictivo / TPM / RCM
Talleres, Herramientas y equipos auxiliares
Proyectos de mantenimiento
Documentación técnica y planos
Procesamiento de datos/software
Medio ambiente
Logística
Organización del proceso
Sectorización de la planta
Criticidad de equipos
Procedimientos de mantenimiento
Integración del proceso de producción
capacitación/motivación del personal
Control de Dispositivos de Medición y control
Mantenimiento de Instalaciones

De este último listado se elegirá los puntos a evaluar en la auditoria de mantenimiento.

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4.4 CUESTIONARIO DE AUDITORIA :

El cuestionario se puede englobar entorno a ochos bloques a partir los puntos de referencia que se
han enumerado en el apartado anterior:
– Gestión personal y subcontratas.
– Programación y planificación de trabajos.
– Gestión de Activos y Recambios.
– Costes y compras
– Mantenimiento.
– Documentación
– Mejora continua
– Seguridad.

Cada uno de estos bloques viene desglosado en unas tablas donde se formulan una serie de
preguntas con el fin de realizar una evaluación final sobre el estado del departamento.

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4.4.1 Gestión de personal y Subcontratas

Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestión de personal y subcontratas


sobre el puesto de trabajo y objetivos:

No aplicable
No disponible
Poco
Medio

Avanzado
El puesto de trabajo
¿Existe una definición del puesto de trabajo para cada operador?
¿Existe una matriz detallada sobre los conocimientos requeridos para cada
puesto de trabajo?
¿Estas matrices se revisan periódicamente?
¿Se utiliza esta matriz para identificar las necesidades de formación, así
como para definirlas?
¿La definición y contenido de la matriz, obedece a un objetivo establecido
del departamento en base a una estrategia de funcionamiento futura?
¿Se utiliza la matriz de conocimientos para definir los niveles del personal
y asignar trabajos?
¿Se conoce la carga de trabajo pendiente del personal?
¿Se conoce donde se distribuyen diariamente la jornada laboral del
operador (tareas)?
¿Existe un sistema de control de entradas y salidas del personal?
¿Se evalúan los resultados de la formación y se siguen?
Objetivos
¿El trabajo del personal tiene como misión focalizarse en la disponibilidad
de la instalación/equipo?
¿Esta el personal concienciado de este objetivo?
¿Se realizan reuniones periódicas con el fin de informar de los objetivos
del departamento y estado de los mismo?

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Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestión de personal y subcontratas
sobre la motivación y las empresas subcontratas.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio

Avanzado
Motivación
¿Existe un trato equitativo y justo del personal?
¿Se da reconocimiento y o feedback (postivo o negativo) cuando se da la
ocación?
¿Se establece un clima de respeto y escucha generalmente?
¿Se realizan reuniones periódicas con el personal para comunicar los
resultados del departamento versus objetivos y evolución o planes de
futuro del mismo?
¿Hay un sistema de sugerencia eficaz y un sistema de gestión de las
mismas?
¿Existe un sistema de evaluación y desarrollo?
¿Se utiliza este sistema para detectar las necesidades de formación?
¿Se utiliza este sistema para establecer unos objetivos a cumplir por el
trabajador?
¿Se utiliza este sistema para gratificar o no en base a objetivos a
cumplimiento de tareas y responsabilidades?
Empresa Subcontratas
¿Se subcontratan servicios por falta de personal cualificado y previa
revisión de cargas de trabajo?
¿Se consideran los costes de subcontratar un servicio frente a gestionarlo
con personal propio?
¿Existe algún proceso de evaluación de proveedores en base a know how,
tiempo de respuesta, coste, experiencia, cumplimiento normativa de
seguridad, etc?
¿Existe un tipo de contrato estándar definido?
¿Existe un manual de seguimiento de la empresa subcontratada?

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4.4.2 Programación y planificación de trabajos
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de programación y planificación de
trabajos sobre generalidades, orden de trabajo y planificación de la producción diaria/semanal.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Generalidades
¿Existen peticiones de trabajo al departamento?
¿Se priorizan los trabajos?
¿Existe una carga de trabajo conocida según trabajos pendientes?
¿Se programan estos trabajos?
¿Se planifican estos trabajos?
¿Existe un control de la ejecución y de los resultados obtenidos?
¿El 95% de los trabajos de mantenimiento se programan y planifican como
muy tarde 1 día antes de que se realicen?
¿Se preparan recambios, herramientas, equipos necesarios y documentación
adecuada para la realización de estos trabajos?
¿Sabe el personal un dia antes lo que realizará al día siguiente?
¿Esta definida la función de planificador?
Orden de Trabajo
¿Existe un sistema de ordenes de trabajo?
¿Se analiza este sistema para todas las actividades de mantenimiento
(predictivo, preventivo, correctivo)?
¿ Se cumplimenta correctamente la OT?
¿Se indican claramente las personas y tiempos de realización necesarios, así
como el día de realización?
¿ Se indican claramente las personas y tiempos de realización necesarios, así
como el día de realización?
¿Se indican también las herramientas y componentes a sustituir, claramente?
¿ Se indican claramente las instrucciones de seguridad a cumplir?
¿Aparecen instrucciones o procedimientos para la realización del trabajo?
¿Se utiliza el sistema de OT para todo tipo de trabajo (mecánico, eléctrico,
mejoras, etc...)?
¿Contempla la OT procedimientos como consignación de maquina, trabajos
en altura , corte y soldadura zonas de riesgo de incendio,etc? Según trabajo a
realizar?

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio

Avanzado
Orden de trabajo
¿Existen prioridades definidas en la OT?
¿Se informa al planificador de Ots de cuando se ha finalizado la OT?
¿Se archivan las Ots según equipo y componente?
¿ Es posible para la persona o las personas que realizan la OT, indicar en la
OT observaciones resultado del trabajo realizado? (tales como) problemas
detectados?
¿Es posible para el que realiza la OT, hacer comentarios complementarios,
ya sea sobre el estado de la maquinaria o sobre las posibles mejoras a
implementar?
¿Se gestiona la OT a través de un GMAO?
Planificación de la producción diaria/semanal.
¿Existe un plan de producción diaria?
¿Existe un programa de mantenimiento semanal acordado con producción?
¿Contempla este programa paros planificados y cambios de formato?
¿Existen tiempos de referencia y obligados cumplimiento para estas
paradas y cambios de formato?
¿Se revisa este programa diariamente por producción y mantenimiento?
¿Existe a largo plazo un plan de producción el cual contempla actividades
importantes de mantenimiento?

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4.4.3 Gestión de activos y recambios.
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de gestión de activos y recambios sobre
generalidades, GMAO, renovación de instalaciones, equipos y recambios.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio

Avanzado
Generalidades
¿Se han listado y codificado todos los activos de la empresa?
¿Han sufrido un análisis de criticidad con el fin de enfocar los recursos a
aquellos activos mas críticos?
¿Se han analizado cada uno de los activos desde el punto de vista de
normativa a cumplir?
¿Cumplen todos ellos la normativa vigente?
¿Existen una ficha técnica para cada equipo?
GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistida por Ordenador?
¿Se utiliza un GMAO o similar?
¿Se utiliza un GMAO para la imptación de horas según operarlo de
instalación?
¿Están los planes/fichas de mantenimiento registrados en este sistema y se
generan periódicamente de forma automática?
¿Se utiliza el mismo para la planificación de trabajos y control de trabajos
pendientes?
Renovación de instalaciones
¿La decisión de renovar equipos/instalaciones considera los costes de
mantenimiento?
¿Se calcula el coste y beneficio de los diferentes escenarios (reparar,
comprar)?
¿Las previsiones de modificaciones/reparaciones se consideran en la
preparación de presupuestos?

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Recambios
¿Existe un procedimiento de gestión de recambios?
¿Existe una política de estandarización de recambios?
¿El procedimiento define donde hay que almacenar los recambios, si en
almacén o en punto de uso?
¿Existe acuerdos con proveedor para tener stock en consignación en casa de
proveedor?
¿Existe un análisis de riesgos y criticidad para definir el stock mínimo?
¿Existe un control ecónomico de los pedidos realizados?
¿Se tienen en cuenta los costes del pedido al determinar la fecha de entrega
óptima?
¿Existe un sistema de control para gestión del recambio:ubicación, cantidad,
rotación,etc?
¿Existe alguna guía o procedimiento que defina si un componente se repara o
se sustituye por uno nuevo?
¿Se han realizado acuerdos con otras empreas para compartir recambios?
¿Se conoce la calidad del servicio, es decir el % de las ocasiones que
mantenimiento obtiene correctamente el recambio solicitado?
¿Se realizan inventarios periódicamente?
¿Existe un catálogo de repuestos?
¿Se ha definido en que condiciones se deben almacenar los recambios
(temperatura, rotación, humedad, etc)?

21
4.4.4 Costes y compras.
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de costes y compras sobre compras y
costes.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Costes
¿Existe un presupuesto para el departamento previamente aprobado?
¿Existe una estructura de costes de mantenimiento bien definida?
¿Están los costes definidos por áreas de producción?
¿Están los costes definidos por equipo así como para cada uno de los
componentes del equipo?
¿Hay un control mensual de estos costes?
¿Existe un control del coste con referencia a unos Kpls previamente
establecios?
¿Los resultados del control periódico versus Kpls, llegan a la línea de mando
intermedia (supervisores, encargados) tanto de mantenimiento como de
producción?
¿Se conocen los costes de compra de los componentes principales de los
equipos?
¿Se conocen los costes de mantenimiento de los componentes principales de
los equipos?
¿Se conocen los costes de producción (pérdidas por una pieza principal de un
equipo)?
¿Se contempla el coste total al comprar una nueva pieza de un equipo?
¿Se conocen los costes derivados del paro de cada una de las instalaciones?
¿Existen costes desglosados como fijos y/o variables?Fijos (personal,
mantenimiento planificado, inversiones). Variables (personal, recambios,
energía, alquiler)

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Compras
¿Existe un procedimiento de compras? Se aplica?
¿Especifica este procedimiento los niveles de autorización requeridos en
relación con la cuantía del pedido?
¿El procedimiento de compras cumple con las necesidades de flexibilidad
y velocidad?
¿Se comprueba cada orden de compra con la especificación técnica?
¿Participa el departamento de compras en la definición de especificaciones
de compra?
¿Existe un procedimiento de homologación/aceptación de proveedores?
¿Existe un proceso formal para acuerdos generales con los proveedores?
¿Se aplican estos acuerdos?
¿Las negociaciones con el proveedor las realizan conjuntamente compras y
mantenimiento?
¿Existe una evaluación de proveedores (servicio/precios) periódica?

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4.4.5 Mantenimiento.
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de mantenimiento sobre generalidades,
mantenimiento de primera línea, mantenimiento basado en condición de estado, método y rutinas
de mantenimiento, estrategia de mantenimiento, mantenimiento en el diseño (diseño para la
mantenibilidad) y mantenimiento en la recepción y aceptación de la instalación.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Generalidades
¿Existe el mantenimiento de primera línea realizado por el personal que conduce
la línea y con formación adecuada?
¿Existen rutas claramente definidas (limpieza, engrase, inspección) para el
mantenimiento de primera línea?
¿Existe un mantenimiento preventivo basado en la condición/estado del
componente?
¿Existe una visión y objetivos del departamento claramente conocida y
entendida?
¿Se reconoce más el trabajo preventivo del personal que se anticipa a problemas
importantes que el trabajo correctivo?
Estrategia de mantenimiento
¿Está mantenimiento integrado en el plan de negocio de la compañía?
¿Hay objetivos específicos medibles para mantenimiento?
¿Están estos objetivos específicamente integrados en los objetivos generales del
negocio?
¿Entiende todo el personal los objetivos establecidos así como la necesidad de su
involucración para consecución de los mismos?
¿Se verifica los resultados obtenidos versus objetivos establecidos regularmente?
¿Se toman e implementan acciones de mejora para mejorar la eficiencia del
mantenimiento?
¿Se mide la efectividad de estas acciones?
¿Existe una coherencia en la estrategia de mantenimiento entre las diferentes
plantas?

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Mantenimiento de primera línea
¿El personal es consciente de la importancia del orden y limpieza de la
instalación?
¿Trabaja producción y mantenimiento conjuntamente de acuerdo con el plan de
mantenimiento establecido?
¿Los operarios de la instalación, son responsables del orden y limpieza de la
misma?
¿Esta el equipo directivo concienciado sobre la importancia de la aplicación del
plan de mantenimiento?
¿Dispone cada una de las instalaciones de su plan de mantenimiento claramente
definido y visible en la instalación?
¿Se audita tanto la realización (modo) como el cumplimento (periocidad) del plan
de mantenimiento?
¿Existe una lista tipo cheklist (comprobación de puntos) para la realización de
tareas definidas?
¿Ha recibido el personal formación referente al trabajo a realizar, así como la
normativa de seguridad a cumplir?
¿Existe una programación diaria donde se incluya todas las actividades de
mantenimiento?
¿Se revisa diariamente esta planificación con producción y comunicada al
personal/área afectada?
¿Existe algún sistema para registrar la realización de estas actividades?
¿Existe un seguimiento de acuerdo a unas Kpls establecidos?
¿Se realizan reuniones diarias breves para revisión y control de las tareas
programadas?
¿Existen acciones correctoras definidas y asignadas al personal, resultado de los
problemas detectados en las intervenciones diarias de mantenimiento?
¿Existe un seguimiento de estas acciones correctoras definidas y asignadas?
Mantenimiento en la recepción y aceptación de la instalación
¿Existe un procedimiento de aceptación de la maquinaria comprada e instalada?
¿Se verifican las prescripciones de compra de la máquina?
¿Participa en esta aceptación personal de mantenimiento, producción e
ingeniería?

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Método y rutinas de mantenimiento
¿Se han definido procedimientos de operación de mantenimiento?
¿En el mantenimiento de primera línea, se realizan tareas básicas de limpieza,
inspección y engrase?
¿Existen procedimientos de mantenimiento definidos para inspecciones
periódicas (checklist,descripciones,pasos a seguir, frecuencia, etc)?
¿Se sigue filosofía “Poka Yoke” al realizar procedimientos para evitar errores en
la realización del procedimiento?
¿Se especifica en los procedimientos las capacidades, materiales y herramientas,
necesarias?
¿Se analizan las diferencias entre el plan teórico y el práctico, subsanando las
anomalías detectadas?
Mantenimiento en el diseño. Diseño para la mantenibilidad.
¿Existe un procedimiento de “modificación” de instalaciones/equipos?
¿El procedimiento de modificación tiene en cuenta cuestiones de
mantenimiento?
¿El procedimiento de modificación explica como actualizar la documentación
técnica existente?
¿Se audita la modificación?
¿Se tiene presente a mantenimiento en la selección de equipos nuevos,
modificaciones, diseño, instalación o proceso de compra?
¿Se utiliza la experiencia del departamento de mantenimiento al seleccionar
nuevo equipo o realizar modificaciones en el actual?
¿Se tiene presente la mantenibilidad y fiabilidad en la compra o diseño de
nuevos equipos?
¿Se tiene en cuenta la accesibilidad, a cada uno de los componentes de la nueva
máquina, instalación para poder realizar adecuadamente inspecciones u otras
tareas de mantenimiento?
¿Hay un procedimiento de estandarización de componentes?
¿Se tiene presente la estandarización de componentes al comprar o diseñar un
nuevo equipo?
¿Participa mantenimiento en el análisis FMEA utilizado en el proceso de
selección y recepción del equipo?
¿Se analiza el coste de mantenimiento en el ciclo de vida del equipo en la etapa
del diseño?

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No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Mantenimiento basado en condición de estado.
¿La mayor parte de las tareas de mantenimiento se realizan con máquina en
marcha a través de una ruta de inspección?
¿Existen rutinas de mantenimiento predictivo para todos los equipos críticos?
¿Existen rutinas de mantenimiento predictivo para los componentes del equipo?
¿Existe una frecuencia definida para estas rutinas?
¿Existe un procedimiento de operación para cada una de estas rutinas?
¿Existe un análisis en base a los resultados obtenidos sobre mantenimiento
predictivo (tendencia futura) versus a datos de producción?
¿Se emprenden acciones de mantenimiento preventivo en base a ese análisis?
¿Existe algún mecanismo para mejorar o añadir rutinas de mantenimiento
predictivo?
¿Existe un seguimiento de acuerdo a unos Kpls establecidos?
¿Se realizan reuniones diarias breves para revisión y control de las tareas
programadas?
¿Existen acciones correctoras definidas y asignadas al personal, resultado de los
problemas detectados en las intervenciones diarias de mantenimiento?
¿Existe un seguimiento de estas acciones correctoras definidas y asignadas?

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4.4.6 Documentos.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Documentos
¿Existe un diagrama del proceso de la instalación?
¿Existen diagramas para las canalizaciones de las instalaciones?
¿Existen diagramas tipo PID para la instrumentación y el proceso?
¿Se actualiza esta documentación de manera sistemática y periódica?
¿Se tiene fácil acceso a esta información?
¿Existe un listado y numeración de los equipos perteneciente a cada proceso?
¿Los componentes de un equipo así como sus subcomponentes, disponen de
numeración o código?
¿Se utiliza esta numeración de forma habitual como parte de la documentación
técnica, solicitud de recambio y/o orden trabajo?
¿Existe un despiece para cada equipo y sus componentes con su código
perfectamente especificado?
¿Existe algún procedimiento para conservar y actualizar esta información?

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4.4.7 Mejora continua.
Cuestiones de la auditoria de mantenimiento en el bloque de mejora continua sobre generalidades,
Benchmarking, SIGMA, indicadores de gestión (Kpls, Key Perfomance Indicators), control de
rendimientos, equipos de mejora multidepartamentales, FMEA y RCM.

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Generalidades
¿ Se analizan los paros de producción más importantes y las causas de las
mismas mediante FMEA estableciendo acciones correctoras?
¿Se analizan las causas que producen a una disminución de producción por
disminución de velocidad de la línea?
¿Se analizan los rechazos de producto?
¿Se actualiza plan de mantenimiento cada 1-2 alis de acuerdo con horas
trabajadas y resultados obtenidos?
¿Se aplican técnicas estadísticas avanzadas?
¿Se realizan auditorias periódicas del departamento y su funcionamiento?
Benchmarking
¿Existe una política de mejora basada en el Benchmarking?
¿El departamento de mantenimiento regularmente pasa por un proceso de
benchmarking con otras departamentos de fabricas del grupo?
¿Se revisan y comunican los resultados de Benchmarking?
¿Se utilizan estos resultados para implementas planes de mejora
SIGMA
¿Se utilizan la filosofía 6 SIGMA como herramienta de mejora continua?
Indicadores de gestión (Kpls, Key Perfomance Indicators)
¿Hay establecidos indicadores de gestión operativos y financieros?
¿Especifican las definiciones de estos indicadores métodos de cálculo, fuentes de
información, frecuencia y responsabilidades?
¿Conocen todas las áreas y personal implicado estos indicadores y su definición
particular?
¿Se han establecido objetivos para cada uno de los indicadores en cuestión?
¿Se realiza “benchmarking” de estos indicadores?
¿Se utiliza estos indicadores como base para tomar decisiones?
¿Se comunican los indicadores alcanzados, periódicamente, al personal?

29
No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Equipos de mejora multidepartamentales
¿Se utilizan equipos formados por personal de diferentes departamentos para la
solución de problemas importantes?
¿Las prácticas y métodos de análisis de fallos utilizan Equipos de Mejora
Multidepartamentales?
¿Existen reuniones periódicas así como una planificación para estos equipos?
Control de rendimientos
¿Existe algún sistema para registrar tiempos de paro o rendimiento de las
instalaciones?
¿Los tiempos de paro y rendimiento, se registran para cada máquina/línea de
producción?
¿Los tiempos de paro (paros de larga duración) son analizados, así como sus
causas?
¿Mide mantenimiento y producción conjuntamente los costes generados por los
paros importantes de los equipos críticos?
¿Se miden las pérdidas en tiempo y volumen generados por estos paros?
¿Se registran las causas de las reducciones de rendimiento de los equipos críticos?
¿Se implementan acciones correctoras para eliminar esas causas?
FMEA y RCM
¿Mantenimiento, producción, compras e ingeniería, comprenden los conceptos de
FMEA?
¿Se realiza formación en FMEA?
¿Se utilizan técnicas de FMEA al desarrollar planes preventivos para equipos
críticos?
¿Se cuantifica económicamente el valor de los resultados de FMEA?
¿Se utiliza FMEA al implementar mejoras y modificaciones técnicas?
¿Se utiliza FMEA al diseñar nuevos equipos?
¿Se ha analizado el mantenimiento actual y valorado la implamantación de un
RCM?
¿Está implantado el RCM?
¿Se comprenden los principios de RCM?
¿Se utilizan los históricos (datos de equipo) para mejorar la fiabilidad de los
equipos críticos?

30
4.4.8 Seguridad

No aplicable
No disponible
Poco
Medio
Avanzado
Seguridad
¿Existe una política de seguridad permanente implantada y respetada.
“Seguridad Primero”?
¿Se han evaluado los riesgos según el puesto de trabajo?
¿Se han establecido procedimientos y normativa especifica para el desempeño
seguro de los trabajo de mantenimiento?
¿Es ´”el cumplimento de la normativa de seguridad” el objetivo prioritario del
departamento?

31
4.5 Evaluación y presentación de resultados.

Cada pregunta se valora con un puntaje de 1 cuando la situación es no aplicable, con nota 2 para
situaciones no disponibles, con nota 3 poca implantación, con nota 4 media implantación y 5
cuando esta está bien implementada es decir avanzada , en el momento de aplicar la encuesta.
Esta valoración tiene una fuerte componente de la apreciación que realiza el auditor sobre el estado
del ítem que se esta calificando, por lo cual en el espacio destinado a observaciones y comentarios
debe dejar la sustentación del valor consignado. El valor promedio del conjunto de preguntas
para cada aspecto global considerado se presenta en un gráfico acompañado de una calificación
descriptiva. De esta forma el auditor tiene una apreciación relativa de todos los aspectos y los
puede comparar. Así, enfoca la atención en aquellos aspectos mal calificados y tiene una guía para
comenzar a estudiar el detalle del porqué se da esta situación.

El criterio que se uso para definir la calidad del mantenimiento fue:


ƒ 1,0 ≤ puntaje ≤2,6 : aspecto con deficiencias.
ƒ2,6 < puntaje ≤ 4,5 : aspecto regular.
ƒ4,5 < puntaje ≤5,0 : aspecto bien implementado.

Lo importante de esta asignación de puntajes es tener un valor de referencia para, primero tener
una idea acerca del estado actual del mantenimiento y segundo poder comparar bajo una misma
escala distintos aspectos involucrados en la mantenimiento, más que el valor en si mismo.

32
5. Proceso de aplicación de auditoria.

Llevar a cabo una auditoria no es solamente aplicar un cuestionario pre-elaborado, como


herramienta operativa, sino que necesita de varias etapas previas y/o complementarias para obtener
un resultado que sea de utilidad para la toma de decisiones de la administración del
mantenimiento. Dentro de estos estudios se pueden nombrar:

RESUMEN DE LA AUDIORIA.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 Gestión personal y subcontratas 2,5 con deficiencias
2 Programación y planificación de trabajos 2,8 regular
3 Gestión de Activos y Recambios 3,5 regular
4 Costes y compras 4,6 bien implementado
5 Mantenimiento 2 con deficiencias
6 Documentación 3,6 regular
7 Mejora continua 1,5 con deficiencias
8 Seguridad 4,6 bien implementado

Auditoria de mantenimiento
5

4,5

3,5

3
Valor

2,5

1,5

0,5

0
1 2 3 4 5 6 7 8

Aspectos a considerar

33
Estrategia, Visión y Misión.

Revisar y entender, desde el nivel corporativo hasta la organización del mantenimiento, cual es la
estrategia, visión y misión de cada nivel en la organización de la empresa. ¿Cuáles son los planes y
las acciones tácticas realizados en cada nivel para apoyar la estrategia, visión y misión del
siguiente nivel superior dentro de la organización? Las declaraciones para la estrategia, visión y
misión deben ser definidas desde arriba hacia abajo. En el nivel del mantenimiento, los planes
estratégicos y tácticos deben apoyar las metas y objetivos corporativos y de aquellos sistemas
relacionados claramente. El auditor debe ser capaz de definir como las metas de mantenimiento
apoyan las metas de los niveles superiores y los relacionados y como mantenimiento recibe soporte
de aquellos que deben entregárselo.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 El puesto de trabajo 2 con deficiencias
2 Objetivos 2,5 regular
3 Motivación 2 regular
4 Empresa subcontratada 3,5 bien implementado

1. Gestión personal y Subcontratas


4

3,5

2,5
Valoración

1,5

0,5

0
1 2 3 4

Aspectos a considerar

34
Reconocimiento del lugar.

El auditor debe conocer en terreno la planta completa o donde se concentran los recursos
destinados al mantenimiento, los almacenes de repuestos y los usuarios de los servicios que entrega
mantenimiento. Un contacto en directo provee indicaciones de cómo opera el mantenimiento en
la áreas de trabajo a cargo del grupo de mantenimiento.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 Generalidades 3,1 regular
2 Orden de Trabajo 2,75 regular
3 Planificación de la producción diaria/semanal 2,6 regular

2. Programación y planificación de trabajos


3,2

3,1

2,9

2,8
Valor

2,7

2,6

2,5

2,4

2,3
1 2 3

Aspectos a considerar

35
Entrevistas.

La auditoria no es solamente completar el formulario de preguntas, sino que se debe aprovechar la


oportunidad para realizar una serie de entrevistas con un número significativo de gente de
mantenimiento y conjuntamente con personas que reciben atención o interactúan con
mantenimiento. Hay temas comunes que afloran durante la auditoria los cuales a menudo
conducen a otras áreas de investigación. Los temas comunes como entrenamiento, abastecimiento
de partes, sobre-tiempos y comunicaciones internas son los más recurrentes durante el proceso de
auditoría. Tales situaciones se dejan anotadas en el espacio destinado a observaciones en la planilla
de toma de datos y evaluación, para un análisis posterior al proceso de evaluación.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 Generalidades 3,8 regular
2 GMAO 3,1 regular
3 Renovación de instalaciones 3,1 regular
4 Recambios 4 regular

Gestión activos y recambios


4,5

3,5

2,5
Valor

1,5

0,5

0
1 2 3 4

Aspectos a considerar

36
Recolección de datos.

El auditor debe juntar los datos mediante la auditoria del mantenimiento. Estos datos deben ser una
revisión representativa de los registros históricos del equipamiento, del costeo del trabajo y
materiales, movimientos de inventarios, índices para medir la eficiencia, etc. Es importante que
cualquier dato ingresado a la planilla debe ser validado a fin de que este antecedente refleje
fielmente la situación actual, o sea el auditor debe profundizar en el concepto y no asumir la
primera impresión acerca del desempeño del factor medido Sistema de mantenimiento.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 Costes 5 bien implementado
2 Compras 4,2 regular

4. Costes y compras
5,2

4,8

4,6
Valor

4,4

4,2

3,8
1 2

Aspectos a considerar

37
Una revisión del flujo de trabajos de mantenimientos y como se relacionan con los manuales de
procedimientos, órdenes de trabajo y sistemas computarizados usados por mantenimiento es la
llave de entrada para la auditoria. A menudo un auditor puede, literalmente, caminar a través del
proceso usado en mantenimiento para determinar cuales áreas están débiles y cuales están fuertes.

Un proceso de auditoria del mantenimiento incluye seguir una orden de trabajo a medidas que se
completa, desde su emisión, su programación, determinación de requerimientos de repuestos y
mano de obra hasta que se entrega conforme el trabajo.

Aspectos a considerar Valor Cualificación


1 Generalidades 3,1 regular
2 Estrategia de mantenimiento 3,2 regular
3 Mantenimiento de primera línea 1,1 con deficiencias
4 Mantenimiento en la recepción y aceptación en la instalación 1 con deficiencias
5 Método y rutinas de mantenimiento 2 con deficiencias
6 Mantenimiento en el diseño. Diseño para la mantenibilidad 2 con deficiencias
7 Mantenimiento basado en condiciones de estado 1,5 con deficiencias

5. Mantenimiento
3,5

2,5

2
Valor

1,5

0,5

0
1 2 3 4 5 6 7

Aspectos a considerar

38
Aspectos a considerar Valor Cualificación
1 Generalidades 2,7 regular
2 Benchmarking 2,6 regular
3 SIGMA 0,9 con deficiencias
4 Indicadores de gestión 0,9 con deficiencias
5 Equipos de mejora multidepartamentos 1,2 con deficiencias
6 Control de rendimientos 1,2 con deficiencias
7 FMEA y RCM 1,2 con deficiencias

7. Mejora continua
3

2,5

2
Valor

1,5

0,5

0
1 2 3 4 5 6 7

Aspectos a considerar

39
Además, una revisión del actual proceso de tratamiento de una orden de trabajo revela si hay un
sistema de codificación adecuado, si la priorización de trabajos está definida, si el personal
entiende la información allí contenida, si la orden es complementada apropiadamente y finalmente
si la orden es un instrumento válido para recoger información real desde la planta.

Compilación y análisis.

Realizados los pasos anteriores corresponde ahora colocar todos los antecedentes juntos, llenar las
planillas y organizar todas las observaciones anotadas, complementándolas con lo que el auditor
pudo apreciar en terreno. El informe final, aparte de las planillas, debe contener un análisis de las
causas que llevan a las actuales situaciones con deficiencias, aspectos mejorables y
recomendaciones para el cambio, y una secuencia de recomendaciones con prioridades para
ayudar a la administración del mantenimiento a abordar los problemas que la auditoria detectó.

40
6. CONCLUSION.

El modelo presentado para auditar la gestión del mantenimiento fue dividido en cinco aspectos,
con la finalidad de abarcar todo el espectro de actividades dentro de una organización para el
mantenimiento, pero hay que tener presente que toda organización es dinámica, por tanto se
recomienda aplicar este cuestionario con una periodicidad regular y a la vez introducir aquellos
aspectos que la tecnología y la competencia así lo requieren.

41