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Microsoft Excel
SICI 4008
Tabla de Contenido
Document Properties.........................................................................................................................3
Cómo ponerle nombre a los archivos.................................................................................................4
1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009)....................................................................................5
2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009)..............................................................11
Formato............................................................................................................................................14
Office Button (Office 2007)...............................................................................................................17
3. TEMPERATURA PROMEDIO..............................................................................................................18
4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL...........................................................................................................21
5. Rúbrica para la asignación del Westernbank....................................................................................23
W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES.........................................................24
6. Datos estadísticos con gráficas analíticas.........................................................................................27
7. La planilla de contribución sobre ingresos de Hacienda...................................................................29
8. Registro Escolar (la magia del vlookup)............................................................................................38
9. Contando votos con Excel................................................................................................................40
10. Trabajo ad libitum en Excel............................................................................................................41
11. Trabajo verbal en Excel. El jardinero..............................................................................................41
Ficha bibliográfica.................................................................................................................................41
Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el nombre
del archivo para la cuenta chequera sería:
CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx
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Guía de Excel
Document Properties
Los archivos (files) de Excel se llaman WORKBOOK u Hoja de Cálculo, los de Word se llaman documentos,
los de PowerPoint presentaciones y todos ello poseen Document Properties.
Ilustración 1 Cómo buscar Properties en Office 2010. 1. Dé clic a File, entonces a Info y finalmente a
Properties.
Ilustración 2 Los tres pasos para activar Document Properties en Office 2007.
Office Button
3. Properties
2. Prepare
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SICI 4008
Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el nombre
del archivo para la cuenta chequera sería:
CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx
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Guía de Excel
=F2–D3+E3
Use el Comma
Style donde
haya dinero.
Ilustración 4 Esta cuenta corriente sólo usa una fórmula que se copia en toda la columna F.
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SICI 4008
Ilustración 5 En Home encontrará a la derecha el grupo Cells con las opciones para eliminar. Fíjese en
todos los iconos o comandos de Excel que son los mismos de Word y PowerPoint.
En este ejemplo decidimos cambiar los nombres de Sheet1 y Sheet2. Esa opción la
recomendamos para tener documentos más claros. También recomendamos eliminar
las hojas que no se usan para evitar confundir al usuario.
Cuando necesite añadir hojas dé clic en los iconos que se ven en la ilustración
Ilus
tración 6 Fíjese en las tres formas que se muestran para añadir hojas, dos Insert y las teclas [Shift] con
[F11]. Excel es famoso por ofrecer múltiples opciones para hacer todo.
Segunda parte. Luego de crear la hoja la protegemos de que escriban datos erróneos. Cuando complete
la cuenta en el
Vamos a usar Data Validation para tres cosas: evitar que el usuario escriba números primer worksheet
negativos o palabras en los retiros y depósitos, poner un mensaje de error en español y la copia a otro y le
orientar al usuario de qué debe escribir. Seleccione con el mouse todas las celdas desde la cambia los datos.
D2 a la E15 y dé el siguiente comando: Data… Data Tools… Data Validation… Settings…
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Guía de Excel
Ilustración 7 En Data Validation Settings marque números decimales que sean mayores o iguales a cero.
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El tercer comando del Data Validation es el mensaje de error o Error Alert que aparecerá si
el usuario escribe números negativos o letras en las celdas de retiros y depósitos, D2:E15.
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Guía de Excel
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La última mejora que le haremos a la cuenta del banco es que la columna del balance cambie a
rojo si hay un sobregiro. Usamos rojo siguiendo la tradición de contabilidad de decir que los números
están así cuando hay problemas. Esto sucede si hay un pago o retiro mayor que el balance disponible o
se entra un depósito menor al esperado. Usaremos el conditional formatting en las celdas F2:F15.
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Guía de Excel
=B17 * F17
=B18 * F18
=G37 * 1% =G37 * 6%
=SUM(G37:G39)
Ilustración 10 Imagen de cómo quedará la orden de compra. Excel hará todos los cálculos.
Las tablas siguientes muestran celda por celda lo que debe escribir para lograr el ejemplo de
orden de compra.
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SICI 4008
F1 fecha: G3 1230025
F2 P.O. #: E6 Enviar a:
F3 Núm. Cliente: F6 Sr. Blanco Prieto
F7 Tienda El Palmar Feliz
A6 Cliente: F8 Urb. La Playita
C6 Sra. Lambestoy F9 Marginal El Condado
C7 Ferretería La Mía F10 Santurce, Puerto Rico 00734
C8 Parque Industrial Minillas F11 (787)257-4979
C9 170 Carretera 174
C10 Bayamón, Puerto Rico 00959 F37 Subtotal
Proceda a escribir toda esa información en las celdas indicadas. Si comete algún error
salga dando [Enter] y vuelva a escribir la información. En la Tabla 2 están todas las fórmulas o
ecuaciones. No hay un orden particular de qué escribir primero si labels o fórmulas. Hasta que
no haya números el resultado de las fórmulas será cero ó - . Dé constantemente las teclas de
[Ctrl] [S] a la vez para grabar su trabajo, puede llamarlo purchase order.xlsx (puede
haber espacios en el nombre del archivo).
Tabla 2 Todas las fórmulas o ecuaciones que lleva la orden de compra. El signo de = es necesario
escribirlo.
1
El IVU es un impuesto fijado sobre toda transacción de ventas al detal, uso, consumo o
almacenamiento de una partida tributable en Puerto Rico.
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Ilustración 11 Imagen que muestra los datos y ecuaciones en las columnas quedeben ir.
Formato
Siguiendo las tablas 1 y 2 ya tenemos nuestra orden de compra trabajando.
Simplemente, ponga algunas cantidades bajo Qty en la columna B junto con sus precios en la
columna F y verá como Excel ya calcula todo automáticamente. Para finalizar la hoja nos faltan
detalles de formato. La columna A, donde van los números del 1 al 20, debe ser bastante
angosta o estrecha como un 2.5 aproximadamente. La columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las
demás columnas no se cambiaron del formato original o default.
Las columnas F y G deben tener formato Comma Style y la F además debe tener Data
Validation para evitar precios unitarios negativos o letras y palabras. La celda del “Total” en la
columna G debe tener el formato de Currency, $.
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Guía de Excel
Ilustración 12 Note como el menú de Format además de las opciones de ancho de las columnas tiene las
opciones de altura (height) y de ocultar columnas con el Hide & Unhide
No importa cuán finita sea una columna el Formula Bar siempre muestra su contenido
como si fuera una radiografía de lo que oculta la celda. Por ejemplo la columna G muestra los
resultados de las ecuaciones pero el Formula Bar enseña las fórmulas. Vea las opciones de
AutoFit donde Excel achica o agranda automáticamente. Con Hide & Unhide podemos tapar
filas o columnas que tengan datos privados como nombres o número de seguro social para
evitar que el usuario las vea o sean impresas en papel. El comando de Rename Sheet sirve para
cambiar el nombre de Sheet1 por Purchase Order.
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SICI 4008
Ilustración 13 El menú de poner bordes también se encuentra en Word. El lector, si desea, puede
aplicar los demás comandos de formato como negritas y colores a nuestro orden de compra.
El último detalle de formato que vamos a usar en esta hoja es el Merge & Center que
permite unir celdas para escribir mejores labels. Queremos lograr que la palabra Descripción
quede centralizada sobre las columnas D y E. Escribimos la palabra Descripción en la celda D16
y con Merge & Center hacemos que se “estire” desde la columna D a la E. Vea la ilustración
siguiente.
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Guía de Excel
Ilu
stración 5 Además del Print Preview explicado arriba el Save As en el Office Button permite guardar la
hoja en el formato del Office viejo.
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SICI 4008
3. TEMPERATURA PROMEDIO
Narrativa:
Requisitos:
Funciones:
MAX( )
MIN( )
AVERAGE( )
MEDIAN( )
MODE( )
Icono de Sort:
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Guía de Excel
Ejemplo:
Use Data
Validation
[19]
SICI 4008
sort
sort
sort
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Guía de Excel
4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL
Narrativa:
Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven
en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes diseñar las fórmulas
usando la función de Relación Absoluta en referencia a la celda que contiene la
población total.
Requisitos:
1. Crearán los siguientes labels: Pueblo, Población y porcentaje. Deben aplicar color a toda
la tabla. Hagan una combinación de entre dos a tres colores. La idea es que los colores
mejoren el aspecto estético de la tabla y por ende su interpretación.
2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son:
Atlantic- 206,300 Burlington- 382,500 Camden- 492,900
Cape May- 92,900 Cumberland- 136,500 Gloucester- 210,700
Salem- 65,500
3. Indica la población total mediante una fórmula y la celda que contenga este dato será la
referencia absoluta para determinar el porcentaje de la población de cada ciudad.
4. Incluyan una gráfica de barra con los resultados.
5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las fórmulas ([Ctrl]+[~]).
6. Ordenar, (DataSort), la tabla por Pueblo y por Población.
7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha y
cualquier otro dato que solicite el profesor.
Funciones:
MAX( )
MIN( )
AVERAGE( )
MEDIAN( )
MODE( )
Icono de Sort:
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SICI 4008
celd
a
Ejemplos por orden alfabético y por población. Note que no importa el orden
los datos de cada ciudad no cambian.
sort
:
sort
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5. Rúbrica para la asignación del Westernbank.
Creará n los siguientes cuatro informes en Excel para el W HOLDING COMPANY, INC.
1. Consolidated Statements of Financial Condition
2. Consolidated Statements of Income
3. Consolidated Statements of Changes In Stockholders' Equity and of Comprehensive
Income
4. Consolidated Statements of Cash Flows
3. Hay hojas que hacen referencia a cantidades en otras hojas (por ejemplo el Net
Income en la cuarta hoja se calcula desde la segunda) para que el nú mero le
aparezca copiado automá ticamente le recomiendo usar nombres propios para las
celdas (Named Ranges). Recibir los datos automá ticamente de un Sheet a otro
cuenta como fó rmula.
4. Puede darle colores diferentes a las columnas de los añ os para que se vea má s claro
su trabajo.
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Guía de Excel
Ejemplo de cómo
multiplicar con Excel
[26]
Guía de Excel
Este trabajo consiste en crear unos datos en Excel, calcular unas estadísticas usando las funciones
usadas en los trabajos anteriores, para hacerle tres gráficas analíticas (pie chart, línea y columnas).
Use el Data Validation en los datos para evitar errores de letras o palabras.
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SICI 4008
eje de x u horizontal
Ilustración 16 En la gráfica de línea el eje de X (la horizontal) tiene que ser tiempo, como los trimestres
aquí.
Este trabajo de hacer gráficas se explica bien detalladamente en el capítulo 7 del libro Nuevo
Excel ¡Rapidito! y en la página Excel 91 del libro Aplicaciones Office [ CITATION Bat07 \l 1033 ]. Ambos
libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en Borders donde los puede leer
libremente.
Tiene que entregar tres gráficas: pie, columnas o barras y lineal cada una en su propia hoja. Junto con
los datos. No debe entregar las mismas gráficas que se muestran aquí, use otros datos.
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Guía de Excel
I
lustración 18 Encasillado 2 va en el Sheet 1. Este trabajo se explica en el capítulo 9 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito!
que se encuentra en Reserva en la Biblioteca.
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SICI 4008
http://www.hacienda.gobierno.pr/planillas_y_formularios/individuos.html
Ilustración 19 Para bajar la Planilla desde la página Web use la del 2007 que es la usada en este
ejemplo y en el libro Nuevo EXCEL ¡Rapidito!
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Guía de Excel
=count(G2:G5)
I
lustración 20 Encasillado 3 va en el Sheet 2
10
fórmulas o
funciones
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SICI 4008
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Guía de Excel
sumar
sumar
sumar
I
lustración 21 Anejo A parte I va en el Sheet 3
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SICI 4008
3 fórmulas
o
funciones
sumar
sumar
I
lustración 22 Anejo A parte II va en el Sheet 4
Sheet 4
Anejo A Lleva Data Validation en las líneas:
parte II 1. Total aportaciones a cuentas de retiro individual
6. Intereses de préstamo de automóvil
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Guía de Excel
=if( )
=if( )
50%
sumar
=if( )
=if( )
sumar
sumar
3%
=min( ) I
lustración 23 Anejo i va en el Sheet 5
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SICI 4008
Los nombres de los archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos son Díaz Caballero el nombre
del archivo para el trabajo de las Planillas de Hacienda sería:
PlanillasHaciendaDiazCaballero.xlsx
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Guía de Excel
Este trabajo consiste en crear un registro escolar donde se va a usar la poderosa función vlookup para
determinar automáticamente la nota y otra información adicional.
2
Data Validation y Conditional Formatting están explicados en el trabajo 1. Cuenta chequera o ATH.
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SICI 4008
=vlookup(G7,
=vlookup(G7, curva,
curva,
Sumar
Sumar las
las notas
notas
de
de todos
todoslos
los
estudiantes.
estudiantes. =vlookup(G10,
=vlookup(G10, curva,
curva,
Este trabajo del Registro Escolar se explica detalladamente en el capítulo 15 del libro Nuevo Excel
¡Rapidito! y en los ejercicios E2 y E3 del libro Aplicaciones Office [ CITATION Bat07 \l 1033 ]. Ambos
libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en la librería Borders donde los
pueden leer libremente. Pueden entregar el trabajo explicado aquí en esta Guía como cualquiera de las
otras tres versiones explicadas en los libros de referencia.
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Guía de Excel
=SUM(B19:E19)*4
La columna H se conoce como base y es el máximo de puntos que se hubiera obtenido si todos los votos h
=SUM(G19:G25
puntos
=SUM(H19:H25
base
=PUNTOS/BASE
Esta hoja sirve para sumar o tabular cuántos puntos tiene una evaluación como se muestra. La ecuación
o fórmula en cada celda de la columna G consiste en multiplicar los votos recibidos en cada fila por los
puntos que vale. Por ejemplo, en la primera pregunta el voto anotado en 4 (B19) se multiplica por los
cuatro puntos que vale y el voto anotado en 2 (D19) se multiplica por dos.
Su trabajo consiste en alterar esta hoja con una pregunta más (8. en vez de 7.) y otra columna más:
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SICI 4008
Este trabajo consiste en crear su propia hoja de Excel. Puede ser un ejercicio de sus cursos de
contabilidad o de finanzas, de su empleo o de su vida social. El trabajo tiene que tener:
funciones o ecuaciones
imágenes y colores
dos o más hojas o worksheets
gráficas analíticas y
data validation
Este trabajo consiste en calcular usando Excel Su hoja hará todos los cálculos necesarios y
cuánto dinero puede costar recortar la grama mostrará el área de recortar grama y el costo
de un negocio. El empleado puede recortar 5.3 del trabajo.
pies cuadrados de grama por segundo. El área
del terreno es rectangular pero contiene un Su hoja debe evitar que las áreas del
hermoso edificio y un amplio estacionamiento edificio y el parking sean mayores que el propio
ambos rectangulares también. terreno. Para evitar eso puede usar =if( ), Data
Validation o Conditional Formatting, el que
Su hoja debe mostrar claramente dónde desee utilizar. Pruebe su hoja con los datos
escribir las dimensiones del terreno, el edificio y siguientes: para un lote de 1,000’ x 2,000’ con
el parking. También en la hoja se verá la un edificio de 400’ x 550’ y un estacionamiento
constante de 5.3 pie2/seg. por si la deseamos de 600’ x 600’ el costo de recortar la grama es
cambiar y el jornal ($) por hora del empleado. $1,153.56 con un jornal de $15.50 por hora.
Ficha bibliográfica
Batista, N. D. (2007). II. Segundo Ejemplo - Gráfica de los totales de ventas. En N. D. Batista, Aplicaciones
Office (pág. Excel 91). Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von Neumann Inc.
Díaz Caballero, J. J. (2009). Nuevo Excel ¡Rapidito! Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von
Neumann Inc.
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Guía de Excel
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