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Guía de

Microsoft Excel
SICI 4008

Principios de Procesamiento de Datos en los Negocios

José Juan Díaz Caballero


3/2011
SICI 4008

Tabla de Contenido
Document Properties.........................................................................................................................3
Cómo ponerle nombre a los archivos.................................................................................................4
1. CUENTA CHEQUERA O ATH (Caballero, 2009)....................................................................................5
2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA (Caballero, 2009)..............................................................11
Formato............................................................................................................................................14
Office Button (Office 2007)...............................................................................................................17
3. TEMPERATURA PROMEDIO..............................................................................................................18
4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL...........................................................................................................21
5. Rúbrica para la asignación del Westernbank....................................................................................23
W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES.........................................................24
6. Datos estadísticos con gráficas analíticas.........................................................................................27
7. La planilla de contribución sobre ingresos de Hacienda...................................................................29
8. Registro Escolar (la magia del vlookup)............................................................................................38
9. Contando votos con Excel................................................................................................................40
10. Trabajo ad libitum en Excel............................................................................................................41
11. Trabajo verbal en Excel. El jardinero..............................................................................................41
Ficha bibliográfica.................................................................................................................................41

Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el nombre
del archivo para la cuenta chequera sería:

CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx

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Guía de Excel

Document Properties
Los archivos (files) de Excel se llaman WORKBOOK u Hoja de Cálculo, los de Word se llaman documentos,
los de PowerPoint presentaciones y todos ello poseen Document Properties.

Ilustración 1 Cómo buscar Properties en Office 2010. 1. Dé clic a File, entonces a Info y finalmente a
Properties.

Ilustración 2 Los tres pasos para activar Document Properties en Office 2007.

Office Button

3. Properties

2. Prepare

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SICI 4008

Ilustración 3 Llene el Document Properties con su información personal.

Cómo ponerle nombre a los archivos

Los nombres de sus archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos fueran Díaz Caballero el nombre
del archivo para la cuenta chequera sería:

CuentaChequeraDiazCaballero.xlsx

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Guía de Excel

1. CUENTA CHEQUERA O ATH[ CITATION Jos09 \l 1033 ]


Primera parte. Primero, haremos la chequera y luego la protegemos con Data Validation.

=F2–D3+E3

Use el Comma
Style donde
haya dinero.

Ilustración 4 Esta cuenta corriente sólo usa una fórmula que se copia en toda la columna F.

Excel llama las palabras en la fila 1 labels. Luego de escribirlas


sombréelas y dé clic en Bold. La fecha en la columna A se escribe 5/20 y
Excel lo traduce automáticamente a 20-May. La columna C,
“descripción”, se formateó con Center. La cantidad inicial de $2,500 en
las celdas E2 y F2 se les aplicó el formato de $ o currency. Copie la
fórmula en la celda F3 a todas las celdas de F4 a F15 (Copy & Paste). A
las cantidades en las columnas D, E y F se les aplicó el formato comma
style que es idéntico a currency pero sin el signo de $. Para eliminar
Worksheets busque en el Ribbon de Home el grupo Cells. OJO asegúrese
que está en la hoja que quiere eliminar. Si comete un error siempre
puede dar las teclas [Ctrl]+[Z] o Undo .

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SICI 4008

Ilustración 5 En Home encontrará a la derecha el grupo Cells con las opciones para eliminar. Fíjese en
todos los iconos o comandos de Excel que son los mismos de Word y PowerPoint.

En este ejemplo decidimos cambiar los nombres de Sheet1 y Sheet2. Esa opción la
recomendamos para tener documentos más claros. También recomendamos eliminar
las hojas que no se usan para evitar confundir al usuario.
Cuando necesite añadir hojas dé clic en los iconos que se ven en la ilustración

Ilus
tración 6 Fíjese en las tres formas que se muestran para añadir hojas, dos Insert y las teclas [Shift] con
[F11]. Excel es famoso por ofrecer múltiples opciones para hacer todo.

Segunda parte. Luego de crear la hoja la protegemos de que escriban datos erróneos. Cuando complete
la cuenta en el
Vamos a usar Data Validation para tres cosas: evitar que el usuario escriba números primer worksheet
negativos o palabras en los retiros y depósitos, poner un mensaje de error en español y la copia a otro y le
orientar al usuario de qué debe escribir. Seleccione con el mouse todas las celdas desde la cambia los datos.
D2 a la E15 y dé el siguiente comando: Data… Data Tools… Data Validation… Settings…

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Guía de Excel

Ilustración 7 En Data Validation Settings marque números decimales que sean mayores o iguales a cero.

No se pueden poner negativos ni palabras en las columnas D y E pues dañaría la fórmula


del balance en la columna F. Luego de activar el Data Validation pruebe escribir retiros y
depósitos corruptos para probar cómo trabaja este comando. Recuerde primero sombrear las
celdas de retiros y depósitos, D2:E15 antes de aplicar Data Validation.

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SICI 4008

Ilustración 8 En Data Validation… Input Message escriba un mensaje al usuario que


aparecerá automáticamente cuando el usuario de clic a los retiros o depósitos.

El tercer comando del Data Validation es el mensaje de error o Error Alert que aparecerá si
el usuario escribe números negativos o letras en las celdas de retiros y depósitos, D2:E15.

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Ilustración 9 En Data Validation… Error Alert escriba su mensaje de error en español si se


ponen datos erróneos como palabras o negativos en los retiros o depósitos.

[9]
SICI 4008

La última mejora que le haremos a la cuenta del banco es que la columna del balance cambie a
rojo si hay un sobregiro. Usamos rojo siguiendo la tradición de contabilidad de decir que los números
están así cuando hay problemas. Esto sucede si hay un pago o retiro mayor que el balance disponible o
se entra un depósito menor al esperado. Usaremos el conditional formatting en las celdas F2:F15.

Dar clic a Home… Styles… Conditional Formatting…


Highlight Cells Rules… Less Than… y escribimos 0.

Esos retiros causaron un sobregiro. Las


celdas cambian automáticamente a rojo
gracias al Conditional Formatting.

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2. PURCHASE ORDER, ORDEN DE COMPRA[ CITATION Jos09 \l 1033 ]


=TODAY()

=B17 * F17
=B18 * F18

El – significa que al no haber nada la


multiplicación da cero.
Para llenar automáticamente los
números del 1 al 20 escriba 1 y 2 Use el Comma Style
en las celdas A17 y A18 entonces en las celdas donde
sombrea AMBAS celdas y estire va dinero, columnas
hasta celda A36 . F y G.

precio unitario lleva Data


Validation para evitar
precios negativos
=SUM(G17:G36)

=G37 * 1% =G37 * 6%
=SUM(G37:G39)

Ilustración 10 Imagen de cómo quedará la orden de compra. Excel hará todos los cálculos.

Las tablas siguientes muestran celda por celda lo que debe escribir para lograr el ejemplo de
orden de compra.

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SICI 4008

Tabla 1 Todas las etiquetas o labels que lleva la orden de compra.

celda contenido celda contenido


A1 Tienda El Palmar Feliz G1 =TODAY()

A2 Era en una playa de mi tierra tan querida… G2 2025

F1 fecha: G3 1230025

F2 P.O. #: E6 Enviar a:
F3 Núm. Cliente: F6 Sr. Blanco Prieto
F7 Tienda El Palmar Feliz
A6 Cliente: F8 Urb. La Playita
C6 Sra. Lambestoy F9 Marginal El Condado
C7 Ferretería La Mía F10 Santurce, Puerto Rico 00734
C8 Parque Industrial Minillas F11 (787)257-4979
C9 170 Carretera 174
C10 Bayamón, Puerto Rico 00959 F37 Subtotal

C11 (787)630-6330 F38 IVU ELA

F39 IVU municipal

A13 Manera de envío: F40 Total

D13 Termino de Envío: E44 Autorizado por


F13 Fecha de envío: G44 fecha
B16 Qty
Item # Póngale Data Validation (como
C16
Descripción
en el ejercicio anterior) a la
D16
columna F para evitar precios
F16 Precio unitario
unitarios negativos.
G16 Subtotal

Proceda a escribir toda esa información en las celdas indicadas. Si comete algún error
salga dando [Enter] y vuelva a escribir la información. En la Tabla 2 están todas las fórmulas o
ecuaciones. No hay un orden particular de qué escribir primero si labels o fórmulas. Hasta que
no haya números el resultado de las fórmulas será cero ó - . Dé constantemente las teclas de
[Ctrl] [S] a la vez para grabar su trabajo, puede llamarlo purchase order.xlsx (puede
haber espacios en el nombre del archivo).

Tabla 2 Todas las fórmulas o ecuaciones que lleva la orden de compra. El signo de = es necesario
escribirlo.

celda contenido celda contenido


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G17 =B17 * F17 G37 =SUM(G17:G36)  Las celdas de la G17 a la G36


lo que hacen es multiplicar la
G18 =B18 * F18 G38 =G37 * 6% cantidad de artículos, Qty,
G19 =B19 * F19 G39 =G37 * 1% que se encuentran en la
columna B por el precio por
G20 =B20 * F20 G40 =SUM(G37:G39) unidad que se encuentra en
la columna F. Todas las
G21 =B21 * F21 fórmulas y funciones
=B22 * F22 =TODAY( ) comienzan con el signo de = .
G22 G1
 La multiplicación es * .
G23 =B23 * F23  La celda G37 suma todos los
subtotales desde la celda
G24 =B24 * F24 G17 a la G36.
La función TODAY pone
G25 =B25 * F25 automáticamente la fecha de  La celda G38 multiplica la
suma anterior por 6% para
hoy en la celda. Si tiene que
G26 =B26 * F26 calcular el IVU1 estatal.
poner otra fecha sencillamente
 La celda G39 multiplica la
G27 =B27 * F27 escríbala en vez de usar suma anterior por 1% para el
=TODAY(). IVU municipal.
G28 =B28 * F28
 La celda G40 suma las tres
G29 =B29 * F29 celdas anteriores
Cuando complete la tiendapara
calcular el Total.
en el primer worksheet la
G30 =B30 * F30
copia a otro y le cambia los
G31 =B31 * F31 Para evitar escribir todas las datos pero sin modificar
fórmulas de la G17 a la G36 las ecuaciones ni formatos.
G32 =B32 * F32
simplemente copie la fórmula de
G33 =B33 * F33 la celda G17 a todas las celdas
hasta la G36 (Copy & Paste) y
G34 =B34 * F34
Excel ajustará automáticamente
G35 =B35 * F35 el número de la fila.
G36 =B36 * F36

1
El IVU es un impuesto fijado sobre toda transacción de ventas al detal, uso, consumo o
almacenamiento de una partida tributable en Puerto Rico.
[13]
SICI 4008

Ilustración 11 Imagen que muestra los datos y ecuaciones en las columnas quedeben ir.

Formato
Siguiendo las tablas 1 y 2 ya tenemos nuestra orden de compra trabajando.
Simplemente, ponga algunas cantidades bajo Qty en la columna B junto con sus precios en la
columna F y verá como Excel ya calcula todo automáticamente. Para finalizar la hoja nos faltan
detalles de formato. La columna A, donde van los números del 1 al 20, debe ser bastante
angosta o estrecha como un 2.5 aproximadamente. La columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las
demás columnas no se cambiaron del formato original o default.

Las columnas F y G deben tener formato Comma Style y la F además debe tener Data
Validation para evitar precios unitarios negativos o letras y palabras. La celda del “Total” en la
columna G debe tener el formato de Currency, $.

[14]
Guía de Excel

Para finalizar la hoja nos faltan detalles de


formato. La columna A donde van los
números del 1 al 20 debe ser bastante angosta
o estrecha como un 2.5 aproximadamente. La
columna B de cantidad o Qty un 5.0. Las
demás columnas no se cambiaron del formato
original o default.

Ilustración 12 Note como el menú de Format además de las opciones de ancho de las columnas tiene las
opciones de altura (height) y de ocultar columnas con el Hide & Unhide

No importa cuán finita sea una columna el Formula Bar siempre muestra su contenido
como si fuera una radiografía de lo que oculta la celda. Por ejemplo la columna G muestra los
resultados de las ecuaciones pero el Formula Bar enseña las fórmulas. Vea las opciones de
AutoFit donde Excel achica o agranda automáticamente. Con Hide & Unhide podemos tapar
filas o columnas que tengan datos privados como nombres o número de seguro social para
evitar que el usuario las vea o sean impresas en papel. El comando de Rename Sheet sirve para
cambiar el nombre de Sheet1 por Purchase Order.

[15]
SICI 4008

Los cuadritos alrededor de “Manera de


Envío”, “Termino de Envío” y “Fecha de
envío” se dibujan sombreando las celdas,
como en el ejemplo de la F13 a la G14, y en
el menú de bordes se escogió Outside
Borders. Y así sucesivamente con las
demás.

Ilustración 13 El menú de poner bordes también se encuentra en Word. El lector, si desea, puede
aplicar los demás comandos de formato como negritas y colores a nuestro orden de compra.

El último detalle de formato que vamos a usar en esta hoja es el Merge & Center que
permite unir celdas para escribir mejores labels. Queremos lograr que la palabra Descripción
quede centralizada sobre las columnas D y E. Escribimos la palabra Descripción en la celda D16
y con Merge & Center hacemos que se “estire” desde la columna D a la E. Vea la ilustración
siguiente.

[16]
Guía de Excel

Office Button (Office 2007)

El Office Button o la bolita arriba a la izquierda es un


comando nuevo de Office 2007. Es lo que antes se
conocía como File… Aquí mostramos la opción de Print
Preview que permite ver como quedaría la hoja si se
imprime. Con Print Preview creamos la bonita imagen
del Purchase Order con que empieza este capítulo.

Ilu
stración 5 Además del Print Preview explicado arriba el Save As en el Office Button permite guardar la
hoja en el formato del Office viejo.

Ejemplo de cómo sumar


con Excel

Ilustración 14 Cómo sumar con Excel.

[17]
SICI 4008

3. TEMPERATURA PROMEDIO

Narrativa:

Utilice el programa Excel para organizar los siguientes datos y determinar la


temperatura promedio de varias ciudades según una serie de fórmulas
especificadas en este ejercicio.

Requisitos:

1. Crearán los siguientes Labels: Ciudad, Temperatura mínima, Temperatura


máxima y Temperatura promedio. Deben colorear cada uno de los labels.
2. Localicen la temperatura mínima y máxima para un total de 6 ciudades en un periodo
específico de tiempo (puede ser un día). Pueden buscar la información en Internet o en
algún periódico. Es importante que incluyan copia del documento donde encontraron la
información o la ficha bibliográfica en APA o MLA.
3. Organicen los datos y diseñen la fórmula o funciones para determinar la temperatura
promedio por cada una de las 6 ciudades o estados.
4. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha y
cualquier otro dato pertinente. 
5. Ordenar (sort) los datos por Ciudad, temperatura mínima y temperatura máxima en 3
hojas separadas. Nunca entregue hojas (worksheet) vacías.
 Herramientas o funciones a utilizar:

Funciones:

MAX( )

MIN( )

AVERAGE( )

MEDIAN( )

MODE( )

Icono de Sort:

[18]
Guía de Excel

Ejemplo:

Ejemplo mostrando las fórmulas:

Use Data
Validation

[19]
SICI 4008

Ejemplos ordenados (sort) por Ciudad, Mínima y Máxima:

sort

sort

sort

[20]
Guía de Excel

4. DISTRIBUCIÓN POBLACIONAL

Narrativa:

Utiliza el programa Excel para determinar el porcentaje de las personas que viven
en los diferentes pueblos del estado de Nueva Jersey. Debes diseñar las fórmulas
usando la función de Relación Absoluta en referencia a la celda que contiene la
población total.

Requisitos:

1. Crearán los siguientes labels: Pueblo, Población y porcentaje. Deben aplicar color a toda
la tabla. Hagan una combinación de entre dos a tres colores. La idea es que los colores
mejoren el aspecto estético de la tabla y por ende su interpretación.
2. Los pueblos y sus respectivas poblaciones son:
Atlantic- 206,300 Burlington- 382,500 Camden- 492,900
Cape May- 92,900 Cumberland- 136,500 Gloucester- 210,700
Salem- 65,500
3. Indica la población total mediante una fórmula y la celda que contenga este dato será la
referencia absoluta para determinar el porcentaje de la población de cada ciudad.
4. Incluyan una gráfica de barra con los resultados.
5. Muestren la hoja con los resultados y en otra hoja muestren las fórmulas ([Ctrl]+[~]).
6. Ordenar, (DataSort), la tabla por Pueblo y por Población.
7. En el Document Properties de Excel escriban su nombre, número de estudiante, fecha y
cualquier otro dato que solicite el profesor.

Herramientas o funciones a utilizar:

Funciones:

MAX( )

MIN( )

AVERAGE( )

MEDIAN( )

MODE( )

Icono de Sort:

[21]
SICI 4008

Ejemplo con datos y sus fórmulas. Use el formato de porcentaje %:

Población lleva Data


Validation para evitar
población negativa

celd
a

Ejemplos por orden alfabético y por población. Note que no importa el orden
los datos de cada ciudad no cambian.
sort
:

sort

[22]
5. Rúbrica para la asignación del Westernbank.
Creará n los siguientes cuatro informes en Excel para el W HOLDING COMPANY, INC.
1. Consolidated Statements of Financial Condition
2. Consolidated Statements of Income
3. Consolidated Statements of Changes In Stockholders' Equity and of Comprehensive
Income
4. Consolidated Statements of Cash Flows

Los datos para cada hoja los encuentran en


1. Westernbank.htm
2. Westernbank2.htm
3. Westernbank3.htm
4. Westernbank4.htm

Pueden buscar los datos originales directamente al Westernbank en la siguiente pá gina


web http://www.w-holding.com/financials/10QSeptember2001/ConsolidatedFC.html .

Creará n un archivo en Excel que se llamará WESTERNBANK.XLS y que contendrá


cuatro hojas (worksheets), una para cada Statement. Sus hojas en Excel tendrá n los mismos
datos del banco pero con TODAS las fó rmulas necesarias para calcular todos los totales,
subtotales, et cetera.
Esta asignació n vale 40 puntos.
El trabajo del Informe Financiero del banco debe tener:

1. Los Sheet Tabs cambiados:


sheet título modelo necesita crear 90 fórmulas
Sheet 1 Financial Condition Westernbank.htm 4 fó rmulas x 2 añ os = 8
Sheet 2 Statement Of Income Westernbank2.htm 11 fó rmulas x 4 periodos = 44
Sheet 3 Consolidated Statements Westernbank3.htm 13 fó rmulas x 2 añ os = 26
Sheet 4 Cash Flow Westernbank4.htm 6 fó rmulas x 2 añ os = 12

2. Las cantidades de fó rmulas en cada hoja son:


Sheet 1 - Financial Condition 4 fó rmulas x 2 añ os = 8.

Sheet 2 - Statement Of Income 11 fó rmulas x 4 periodos = 44.


SICI 4008

Sheet 3 - Consolidated Statements 13 fó rmulas x 2 añ os = 26.

Sheet 4 - Cash Flow 6 fó rmulas x 2 añ os = 12.

Si usted descubre má s fó rmulas NO es error, pero si tiene de menos SÍ.

3. Hay hojas que hacen referencia a cantidades en otras hojas (por ejemplo el Net
Income en la cuarta hoja se calcula desde la segunda) para que el nú mero le
aparezca copiado automá ticamente le recomiendo usar nombres propios para las
celdas (Named Ranges). Recibir los datos automá ticamente de un Sheet a otro
cuenta como fó rmula.

4. Puede darle colores diferentes a las columnas de los añ os para que se vea má s claro
su trabajo.

El siguiente ejemplo muestra la parte 1. Consolidated Statements of Financial Condition


con las celdas donde van fórmulas sombreada a color. A usted le corresponde descubrir todos los
lugares que llevan cálculos y cuál fórmula o función es, para cada uno de las cuatro tablas.
Pueden trabajar esta asignación en parejas si desean pero escriben la información de ambos en el
Document Properties.

Ejemplo del Consolidated Statements of Financial Condition�

Part I. Financial Information        


Item I. Financial Statements        

W HOLDING COMPANY, INC. AND SUBSIDIARIES


CONSOLIDATED STATEMENTS OF FINANCIAL CONDITION (UNAUDITED)
(DOLLARS IN THOUSANDS, EXCEPT SHARE DATA)
     
September December
    30,   31,
    2001   2000
ASSETS        
Cash and due from banks   $49,940   $45,936
Money market instruments:        
Federal funds sold and securities purchased under
agreements to resell   139,508   169,309
Interest bearing deposits with banks   14,398   11,305
Trading securities, at fair value   50   2,161
Investment securities available for sale, at fair value   73,552   27,806
Investment securities held to maturity, with a fair value
of        
$2,029,514 in 2001 and $1,620,264 in 2000   2,023,361   1,656,687

[24]
Guía de Excel

Federal Home Loan Bank stock, at cost   38,450   29,800


Mortgage loans held for sale, at lower of cost or market   3,127   4,640
Loans, net of allowance for loan losses of $38,282 in
2001        
and $28,928 in 2000   2,670,270   2,203,660
Accrued interest receivable   35,473   46,951
Premises and equipment, net   40,254   41,738
Other assets   40,427   20,864
Total Crear una fórmula   $5,128,810   $4,260,857
         
LIABILITIES AND STOCKHOLDERS' EQUITY        
         
LIABILITIES:        
Deposits   $2,988,345   $2,636,695
Securities sold under agreements to repurchase   1,560,655   1,179,073
Advances from Federal Home Loan Bank   120,000   120,000
Term notes   48,000   48,000
Other liabilities   34,326   26,471
Total liabilities  
Crear una fórmula 4,751,326   4,010,239
         
COMMITMENTS AND CONTINGENCIES        
         
STOCKHOLDERS' EQUITY:        
Preferred stock $1.00 par value per share (liquidation
preference $25 per share);        
20,000,000 shares authorized; 1,219,000 shares of
7.125% Non-cumulative,        
Convertible Preferred Stock, 1998 Series A, issued
and outstanding; 2,001,000        
shares of 7.25% Non-cumulative Monthly Income
Preferred Stock, 1999 Series  
B, issued and outstanding; 2,208,000 shares of 7.60%
Non-cumulative Monthly  
Income Preferred Stock, 2001 Series C, issued and
outstanding and  
1,791,999 shares of 7.40% Non-cumulative Monthly
Income Preferred Stock,        
2001 Series D, issued and outstanding   7,220   3,220
Common stock - $1.00 par value per share; authorized
300,000,000        
shares; issued and outstanding 41,501,700   41,502   41,502
Paid in capital   187,654   95,313
Retained earnings:        
Reserve fund   21,901   17,302
Undivided profits   119,907   93,241
Accumulated other comprehensive income (loss), net
of income        
[25]
SICI 4008

tax of $209 in 2001 and $10 in 2000   -700   40


         
Total stockholders' equity
Crear una fórmula
  377,484   250,618
         
TOTAL   $5,128,810   $4,260,857
Crear una fórmula
See Notes to Consolidated Financial Statements.        

Ejemplo de cómo
multiplicar con Excel

Ilustración 15 Ejemplo de cómo multiplicar con Excel

[26]
Guía de Excel

6. Datos estadísticos con gráficas analíticas.

Este trabajo consiste en crear unos datos en Excel, calcular unas estadísticas usando las funciones
usadas en los trabajos anteriores, para hacerle tres gráficas analíticas (pie chart, línea y columnas).

Informe de distritos por trimestres


trimestre trimestre trimestre trimestre porcentaje
distritos 1 2 3 4
total máx. mín. mean
del total
Arecibo 50 76 63 65 254 76 50 63.5 11.9%
Bayamón 62 74 45 63 244 74 45 61.0 11.4%
101.
Carolina 110 95 105 94 404 110 94 18.9%
0
Guayama 65 65 58 45 233 65 45 58.3 10.9%
Humacao 45 78 69 65 257 78 45 64.3 12.0%
Mayagüez 48 89 58 86 281 89 48 70.3 13.2%
Ponce 59 96 65 60 280 96 59 70.0 13.1%
San Juan 48 95 21 19 183 95 19 45.8 8.6%
213
total 487 668 484 497        
6
máximo 110 96 105 94          
mínimo 45 65 21 19          
promedio 60.9 83.5 60.5 62.1          
porcentaj
e del total
22.8% 31.3% 22.7% 23.3%          
Tabla 3 Todas las estadísticas se calculan con las funciones de Excel. Los porcentajes no son una
función, para ellos hay que dividir cada total entre la celda del gran total, la que se ve en rojo con el
valor 2136.

Use el Data Validation en los datos para evitar errores de letras o palabras.

Aquí se van a usar los datos de


Arecibo (una serie sola) para hacer una
gráfica circular o Pie y los datos de varios
distritos (varias series) para hacer una
gráfica de línea y otra de barras
(column). Vea los ejemplos a
continuación.

Note que los datos están


ordenados alfabéticamente por Distritos.
También los datos tienen Data
Validation para evitar letras y palabras.

[27]
SICI 4008

eje de x u horizontal

Ilustración 16 En la gráfica de línea el eje de X (la horizontal) tiene que ser tiempo, como los trimestres
aquí.

Ilustración 17 En la gráfica de barras no hay restricciones de cuántas series o de qué va en el eje de X


En la horizontal pueden ir Trimestres o Distritos..

Este trabajo de hacer gráficas se explica bien detalladamente en el capítulo 7 del libro Nuevo
Excel ¡Rapidito! y en la página Excel 91 del libro Aplicaciones Office [ CITATION Bat07 \l 1033 ]. Ambos
libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en Borders donde los puede leer
libremente.

Tiene que entregar tres gráficas: pie, columnas o barras y lineal cada una en su propia hoja. Junto con
los datos. No debe entregar las mismas gráficas que se muestran aquí, use otros datos.

[28]
Guía de Excel

7. La planilla de contribución sobre ingresos de Hacienda

Este trabajo consiste en crear en Excel la Sheet 1 Encasillado 2 5 fórmulas


planilla de contribuciones sobre ingresos Sheet 2 Encasillado 3 10 fórmulas
del Departamento de Hacienda. De las Sheet 3 Anejo A parte I 3 fórmulas
docenas de encasillados y anejos de la
Planilla solamente tienen que hacer los Sheet 4 Anejo A parte II 3 fórmulas
siguientes: Sheet 5 Anejo I parte I 12 fórmulas

Este trabajo consiste en pasar a Excel todas las líneas


de la planilla. El usuario escribe los números y su hoja
de Excel hará los cálculos. La propia planilla indica
exactamente qué cálculo hay que realizar (Hacienda
nos dice qué restar o sumar). Debería tener abierta la
planilla en la computadora o en papel a su lado.

I
lustración 18 Encasillado 2 va en el Sheet 1. Este trabajo se explica en el capítulo 9 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito!
que se encuentra en Reserva en la Biblioteca.

[29]
SICI 4008

http://www.hacienda.gobierno.pr/planillas_y_formularios/individuos.html

Ilustración 19 Para bajar la Planilla desde la página Web use la del 2007 que es la usada en este
ejemplo y en el libro Nuevo EXCEL ¡Rapidito!

Funciones especiales adicionales para el trabajo de la planilla de contribuciones


Sheet 1
Encasillado 2 Lleva la function =COUNT( ) en la línea:
Total de comprobantes con esta planilla
5 fórmulas o
funciones

[30]
Guía de Excel

=count(G2:G5)

Sumar la retenida y los salarios

I
lustración 20 Encasillado 3 va en el Sheet 2

Sheet 2 La línea 5. Ingreso Bruto Ajustado


Encasillad se debe copiar automáticamente del Sheet 1 Encasillado 2
o3

10
fórmulas o
funciones

La línea 7. Total deducciones detalladas


se copia automáticamente del Sheet 3 Anejo A parte I

La línea 9. Total deducciones adicionales


se copia automáticamente del Sheet 4 Anejo A parte II

[31]
SICI 4008

Lleva la function =MAX( ) en la línea:


8. Deducción fija o deducciones detalladas (Anote la mayor de la
línea 6 ó 7)

Para escribir como si


Lleva Data Validation en las líneas: fuera un párrafo use
6. DEDUCCION FIJA: el botón de wrap
11. EXENCION PERSONAL:

Para escribir como si


fuera un párrafo use
el botón de wrap

Van multiplicaciones en la línea:


12. EXENCION POR DEPENDIENTES

La línea 14. INGRESO NETO SUJETO A CONTRIBUCION


lleva la función =IF( )

[32]
Guía de Excel

sumar

sumar

sumar

I
lustración 21 Anejo A parte I va en el Sheet 3

Sheet 3 Lleva Data Validation en la línea:


Anejo A 3. Gastos incurridos en el cuido de hijos
parte I

[33]
SICI 4008

3 fórmulas
o
funciones

sumar

sumar
I
lustración 22 Anejo A parte II va en el Sheet 4

Sheet 4
Anejo A Lleva Data Validation en las líneas:
parte II 1. Total aportaciones a cuentas de retiro individual
6. Intereses de préstamo de automóvil

3 fórmulas La línea 5. To Gastos ordinarios y necesarios


o se copia automáticamente del Sheet 5 Anejo I parte I
funciones

[34]
Guía de Excel

=if( )

=if( )

50%

sumar

=if( )

=if( )

sumar

sumar
3%

=min( ) I
lustración 23 Anejo i va en el Sheet 5

[35]
SICI 4008

Sheet 5 Lleva la función de =IF( ) en:


Anejo I 1. Comidas y entretenimiento
parte I C. y D.
2. Otros gastos
J. y K.
12
Lleva la function =MIN( ) en la línea:
fórmulas o
8. Deducción por gastos ordinarios y necesarios
funciones
www.hacienda.gobierno.pr
Este trabajo se encuentra explicado en su totalidad en el capítulo 9 del libro Nuevo Excel ¡Rapidito! que
se encuentra en Reserva en la Biblioteca y en Borders donde lo puede leer sin comprarlo. También
puede bajar de Hacienda en el Internet esta Planilla del 2007 con su libro de instrucciones.

Los nombres de los archivos de Excel van a ser una mezcla del nombre del trabajo y sus
apellidos (sin acentos ni diéresis). Por ejemplo si sus apellidos son Díaz Caballero el nombre
del archivo para el trabajo de las Planillas de Hacienda sería:

PlanillasHaciendaDiazCaballero.xlsx

[36]
Guía de Excel

8. Registro Escolar (la magia del vlookup)

Este trabajo consiste en crear un registro escolar donde se va a usar la poderosa función vlookup para
determinar automáticamente la nota y otra información adicional.

Rúbrica del trabajo a realizar:


1. Expandir la lista a 20 estudiantes
2. Expandir el registro a cuatro asignaciones o trabajos
3. Tiene que usar la función VLOOKUP para crear: Nota, Mensaje y Escala de 4 puntos
4. Debajo de las asignaciones poner las funciones estadísticas: MAX, MIN, AVERAGE y MEDIAN
5. Use Data Validation para evitar poner datos erróneos (negativos o letras y palabras). 2
6. Use Conditional Formatting para destacar con color rojo si el estudiante lleva F. En la columna
del porcentaje se aplica el conditional formating si éste es menor de 0.5
7. No olvide llenar el Document Properties
8. Tener dos secciones cada una en su propia hoja o worksheet con los nombres de los Sheet Tabs
cambiados y las hojas vacías eliminadas

2
Data Validation y Conditional Formatting están explicados en el trabajo 1. Cuenta chequera o ATH.
[37]
SICI 4008

Sumar todas las claves.


Titular a la celda F3
como total

=vlookup(G7,
=vlookup(G7, curva,
curva,
Sumar
Sumar las
las notas
notas
de
de todos
todoslos
los
estudiantes.
estudiantes. =vlookup(G10,
=vlookup(G10, curva,
curva,

Dividir la suma de cada


estudiante entre total.
Nombrar
Nombrar alal grupo
grupo
Esta columna lleva
de
de celdas
celdas como
como
conditional formatting.
curva
curva además
además de de
cambiarle
cambiarle elel color.
color.
Debajo de las columnas de
asignaciones y el porcentaje van las
funciones estadísticas de: MAX, MIN, nota
AVERAGE y MEDIAN. mensaje
escala de 4 puntos

La tabla de la curva debe


estar en su propio Sheet.

Este trabajo del Registro Escolar se explica detalladamente en el capítulo 15 del libro Nuevo Excel
¡Rapidito! y en los ejercicios E2 y E3 del libro Aplicaciones Office [ CITATION Bat07 \l 1033 ]. Ambos
libros están disponibles en Reserva en la biblioteca de la Universidad y en la librería Borders donde los
pueden leer libremente. Pueden entregar el trabajo explicado aquí en esta Guía como cualquiera de las
otras tres versiones explicadas en los libros de referencia.

[38]
Guía de Excel

9. Contando votos con Excel

=B19*4 +C19*3 + D19*2 + E19

=SUM(B19:E19)*4

La columna H se conoce como base y es el máximo de puntos que se hubiera obtenido si todos los votos h

=SUM(G19:G25
puntos

=SUM(H19:H25
base

=PUNTOS/BASE

Esta hoja sirve para sumar o tabular cuántos puntos tiene una evaluación como se muestra. La ecuación
o fórmula en cada celda de la columna G consiste en multiplicar los votos recibidos en cada fila por los
puntos que vale. Por ejemplo, en la primera pregunta el voto anotado en 4 (B19) se multiplica por los
cuatro puntos que vale y el voto anotado en 2 (D19) se multiplica por dos.
Su trabajo consiste en alterar esta hoja con una pregunta más (8. en vez de 7.) y otra columna más:

excelente bueno satisfactorio deficiente muy deficiente


5 4 3 2 1

[39]
SICI 4008

10. Trabajo ad libitum en Excel

Este trabajo consiste en crear su propia hoja de Excel. Puede ser un ejercicio de sus cursos de
contabilidad o de finanzas, de su empleo o de su vida social. El trabajo tiene que tener:
 funciones o ecuaciones
 imágenes y colores
 dos o más hojas o worksheets
 gráficas analíticas y
 data validation

11. Trabajo verbal en Excel. El jardinero.

Este trabajo consiste en calcular usando Excel Su hoja hará todos los cálculos necesarios y
cuánto dinero puede costar recortar la grama mostrará el área de recortar grama y el costo
de un negocio. El empleado puede recortar 5.3 del trabajo.
pies cuadrados de grama por segundo. El área
del terreno es rectangular pero contiene un Su hoja debe evitar que las áreas del
hermoso edificio y un amplio estacionamiento edificio y el parking sean mayores que el propio
ambos rectangulares también. terreno. Para evitar eso puede usar =if( ), Data
Validation o Conditional Formatting, el que
Su hoja debe mostrar claramente dónde desee utilizar. Pruebe su hoja con los datos
escribir las dimensiones del terreno, el edificio y siguientes: para un lote de 1,000’ x 2,000’ con
el parking. También en la hoja se verá la un edificio de 400’ x 550’ y un estacionamiento
constante de 5.3 pie2/seg. por si la deseamos de 600’ x 600’ el costo de recortar la grama es
cambiar y el jornal ($) por hora del empleado. $1,153.56 con un jornal de $15.50 por hora.

Ficha bibliográfica
Batista, N. D. (2007). II. Segundo Ejemplo - Gráfica de los totales de ventas. En N. D. Batista, Aplicaciones
Office (pág. Excel 91). Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von Neumann Inc.

Díaz Caballero, J. J. (2009). Nuevo Excel ¡Rapidito! Carolina, Puerto Rico: Editorial John Louis von
Neumann Inc.

[40]
Guía de Excel

[41]

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