PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

PENDIDIKAN JASMANI DAN SUKAN

TAJUK :
Prosedur Pengendalian Mesyuarat
Apa itu mesyuarat?
Satu perhimpunan kumpulan ahli
sesebuah pertubuhan bagi
menggabungkan idea untuk mencapai
matlamat persatuan.
Pertukaran idea dan pengaliran maklumat
berlaku antara ahli-ahli dalam kumpulan.
Mesyuarat mesti dihadiri oleh sekurang-
kurangnya dua orang ahli atau lebih.
Ciri-ciri mesyuarat
Panggilan untuk mengadakan mesyuarat
dilakukan oleh setiausaha.
Setiap mesyuarat mesti mempunyai pengerusi
yang akan mengarah dan mengawasi
pengaliran maklumat.
Setiausaha mencatat dan merekod segala
perbincangan.
Mesyuarat hendaklah mempunyai program
mesyuarat yang dipanggil agenda.

Tujuan Mesyuarat
Untuk menetapkan objektif kerja dan hala
tuju yang perlu dicapai oleh sesuatu
projek.
Dapat mempercepatkan persiapan kerja.
Untuk menentukan tugas dan rancangan
yang telah disusun dapat dilaksanakan
dengan teratur.
Untuk menyebarkan maklumat,
rancangan baru dan membuat perubahan.
 ASAS PENGENDALIAN MESYUARAT
YANG BERKUALITI

WAKTU OBJEKTIF
MESYUARAT PERWAKILAN

TEMPAT
MESYUARAT MESYUARAT

ORGANISASI

MAKLUMAT
KEPIMPINAN
Persediaan Mesyuarat
1) Perbincangan.
 Setiausaha berbincang dengan pengerusi untuk
menetapkan tempat, tarikh, masa dan juga agenda
mesyuarat.
2) Tempahan bilik.
 Tempahan dilakukan secara bertulis.
3) Persediaan kemudahan.
 Bilik mensyuarat disediakan mengikut pelan
mesyuarat.
 Bilik dalam keadaan bersih dan kemass.
 Peralatan dalam bilik mensyuarat sempurna.
4) Penentuan kertas kerja.
5) Agenda.
 Pengerusi akan berbincang dengan setiausaha
 Tentang isi dan kandungan agenda sebelum
ditetapkan, dicetak dan diedarkan kepada
ahli. ( jika perlu )
 Dalam keadaan biasa, pengerusi akan
memberitahu setiausaha perkara yang harus
dimasukkan dalam agenda mesyuarat.
Notis.
 Setiausaha perlu menyediakan dan mengedarkan
notis kepada semua yang akan hadir untuk
mesyuarat.
 Kaedah yang biasa digunakan daalm
menyampaikan notis ialah :
 Perkhabaran mulut.
 Akhbar.
 Poster.
 Kertas notis.
 Papan notis.
Susunan Tempat Duduk

Kriteria penentuan

i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling

hampir dengan pengerusi di sebelah kanan
(bersetentangan)

ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang-

selikan, berasaskan keutamaan dan
kekananan mereka
 iii) *Ahli yang berfungsi (membuat
persembahan) duduk di kerusi terakhir
bersetentangan dengan pengerusi di sebelah
kiri)

iv)* Setiausaha duduk di meja khas

 Pengerusi mempunyai kuasa untuk

merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv)

 Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi

Peraturan mesyuarat.
1) Pemberitahuan.
Pemberitahuan untuk berbincang sebelum
diadakan mesyuarat.
Notis mesyuarat diedarkan kepada semua
ahli.
2) Penggantian.
Sekiranya pengerusi tidak hadir, dapatkan
pengganti sebelum mesyuarat dijalankan.
3) Bidang kuasa.
Pengerusi berkuasa untuk menangguhkan
mesyuarat sekiranya perlu bagi menjaga
kepentingan persatuan. Pengerusi juga berhak
membuat teguran dan kritikan.
4) Korum.
Sebelum mesyuarat dijalankan, pastikan bilangan
korum yang paling minima ditetapkan terlebih
dahulu.
Mesyuarat ditangguhkan sekiranya bilangan korum
tidak mencukupi.
5) Atur cara.
Ditetapkan terlebih dahulu bagi
melicinkan perjalanan mesyuarat.
6) Usul.
Bentuk usul bagi sesuatu mesyuarat
ditetapkan terlebih sama ada dengan
perkataan atau dalam bentuk tulisan.
Mesyuarat juga menentukan penerimaan
usul atau sebaliknya.
7)Ketetapan.
Ketetapan adalah dalam bentuk bertulis dan diedarkan
kepada semua ahli.
Setelah ketetapan diluluskan dalam mesyuarat
jawatan kuasa dan ditandatangani oleh semua
pegawai, baharulah ketetapan itu dianggap sah.

8)
Pengundian.
Melalui tiga cara iaitu – mengangkat tangan.
 - pungutan suara.
 - kertas undi.
9) Minit
Disimpan dengan baik dan perlu ada yang
bertanggungjawab dengan minit
mesyuarat tersebut.
Pengendalian Mesyuarat.
a) Penentuan.
Pengerusi mesti memastikan sama ada bilangan korum
mencukupi atau tidak.
Bagi mesyuarat jawatan kuasa, korum tidak boleh
kurang 50 peratus daripada ahli-ahli yang ada dalam
jawatan kuasa penuh.
Pengerusi boleh tunggu tidak lebih daripada 15 atau 30
minit untuk korum dipenuhi oleh ahli jawatan kuasa.
Sekiranya bilangan korum masih tidak mencukupi,
maka mesyuarat mesti dibatalkan.
Setiausaha harus merekodkan bahawa bilangan korum
tidak mencukupi.
b) Pembukaan.
Edarkan agenda dan minit mesyuarat yang
lepas kepada ahli-ahli agar mereka bersedia
untuk berbincang.
Selepas korum mencukupi, pengerusi akan
mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan
rasmi.
Pengerusi mengucapkan kata aluan.
Jika mesyuarat kali pertama diadakan,
pengerusi akan menyatakan tujuan mesyuarat.
Seterusnya, pengerusi akan membaca
agenda mesyuarat kepada ahli-ahli.
Setiusaha membaca minit mesyuarat yang
lalu.
Seterusnya, pengerusi akan meminta
pandangan para ahli tentang minit
mesyuarat itu dan meminta ahli-ahli
mencadangkan sebarang pembetulan
kepada minit yang lau sekiranya ada.
c) Pengesahan.
Setiap pembetulan yang dibuat mesti
ditandatangani oleh pengerusi.
Selepas itu, pengerusi mempelawa
cadangan dan seterusnya sokongan minit
itu disahkan dengan betul.
d) Perkara berbangkit.
Meneliti perkara yang bercetak dalam minit
satu persatu dan ahli-ahli boleh
membangkitkan soalan-soalan untuk dijawab
oleh setiusaha atau orang yang berkenaan.
Hanya dibenarkan meminta maklumat sahaja
dan tidak dibenarkan perbincangan tambahan.
Selepas itu, baharu pengerusi akan beralih
kepada perkara yang lain.
e)Panduan.
Seseorang yang bercakap dalam mesyuarat
harus melalui pengerusi dengan menggunakan
panggilan yang betul sebagai tanda
penghormatan.
Sesiapa dahulu yang dapat ‘ menarik
perhatian’ pengerusi berhak bercakap terlebih
dahulu.
Masa bagi setiap orang yang bercakap tidak
melebihi 3 minit.
Seseorang boleh mengemukakan
cadangannya dan menjawab cadangannya itu.
Bagi mereka yang tidak mengemukakan
cadangan tetapi hanya memberi pandangan
terhadapa cadangan orang lain, mereka
dibenarkan bercakap sekali sahaja dan tidak
berhak menjawab.
Mesyuarat sepatutnya menerima cadangan
yang bernas dan terbaik.
Pengerusi harus bijak mengawal keadaan.
Pengerusi harus menentukan agar
penyokong tidak bercakap berturut-turut.
Apabila keputusan dicapai, catatkan
keputusan itu dengan serta-merta untuk
direkodkan.
Jika mesyuarat dijalankan secara
demokrasi, perjalanan mesyuarat akan
lebih lancar.
Usul
Cadangan yang dikemukakan untuk
dibincangkan dan diputuskan dalam
mesyuarat.
Setiap usul yang dikemukakan mesti
mendapat sokongan daripada ahli
mesyuarat.
Format Minit Mesyuarat
Kandungan
Tajuk
Kehadiran
Yang tidak hadir dengan bersebab
Perutusan pengerusi.
Pengesahan minit.
 CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT
YANG BERKUALITI
Minit Mesyuarat …………………….

(catatkan nama mesyuarat)

Bil…………………….Tahun……….

(catakan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :
Masa :
Tempat :
Urusetia :

(Senaraikan nama pegawai yang menjadi

urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah
mengikut kekananan).
Kehadiran :

Senaraikan nama ahli yang menghadiri

mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama
Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli
mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut
kekananan.
Turut hadir :

Senaraikan nama pegawai yang bukan

merupakan ahli tetapi dijemput khas untuk
menghadiri mesyuarat atau turut menghadiri
mesyuarat. Sususnan hendaklah mengikut
kekananan.
 Agenda

1. Perutusan Pengerusi

a. Ruang ini mengandungi catatan perkara-

perkara yang penting yang dibangkitan oleh
pengerusi mesyuarat. Perkara penting ini tidak
semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada
awal mesyuarat.
Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat
membincangkan perkara berbangkit atau
semasa membincangkan kertas kerja ataupun
pada akhir mesyuarat.
2. Pengesahan minit mesyuarat.

b. Catatkan keputusan minit mesyuarat

yang lepas iaitu sama ada diterima tanpa
pindaan atau diterima tertakluk kepada
pindaan
3. Perkara berbangkit

c. Ruangan ini mengandungi catatan perkara

yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang
lepas.
c. Tajuk utama perkara berbangkit yang
dibincangkan hendaklah dicatatkan.

d. Untuk memudahkan rujukan dibuat

muka surat dan perenggan minit
mesyuarat yang lepas yang
membincangkan perkara yang sama
hendaklah dicatatkan.
e. Jika perkara berbangkit itu masih
memerlukan tindakan, catatkan juga
agensi atau pegawai yang perlu
mengambil tindakan.
4. Perbincangan :

f. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baru

yang dibincangkan oleh ahli mesyuarat. Susunan
tajuk mengikut agenda mesyuarat yang telah
ditetapkan.
5. Perbincangan kertas kerja

g. Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas

kerja dibentangkan untuk
perbincangan.Perkara- perkara yang perlu
direkodkan di dalam ruangan ini ialah :
Tajuk kertas kerja

Agensi yang menyediakan kertas kerja

berkenaan

Tujuan kertas kerja disediakan

 Pandangan / komen ahli mesyuarat berkenaan
isu-isu yang dibangkitan di dalam kertas kerja
berkenaan

 Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam

kertas kerja berkenaan

 Keputusan mesyuarat tentang isu-isu yang

dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu
diambil.
6. Hal-hal lain

h. Ruangan ini merekodkan perkara lain

yang dibincangkan di dalam mesyuarat
yang pada mulanya tidak termasuk di
dalam agenda mesyuarat.
7. Penutup

i. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara :

 Bila mesyuarat itu ditamatkan atau

ditangguhkan

 Ucapan terima kasih daripada Pengerusi dan

tarikh mesyuarat yang akan datang jika
tarikhnya telah ditentukan
Urusetia

catatkan nama agensi/bahagian/unit yang

bertanggung jawab dalam mengendalikan
mesyuarat.

Tarikh

catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan

disediakan.
Menamatkan Mesyuarat
Sebelum menangguhkan mesyuarat, pengerusi
akan menggulung mesyuarat dengan menyatakan
perkara yang berlaku dalam mesyuarat.
Pengerusi akan bertaanya secara bergilir-gilir
setiap ahli jika ada yang hendak mereka
perkatakan.
Apabila segala urusan telah selesai, pengerusi
akan menjemput seorang pencadang dan
penyokong supaya mesyuarat ditamatkan.
.
Bagi melicinkan perjalanan pertubuhan,
pengerusi akan menetapkan tarikh
mesyuarat akan datang terlebih dahulu
sebelum menangguhkan mesyuarat.
Bagi menutup mesyuarat, pengerusi akan
berkata “ Dengan ini, saya menangguhkan
mesyuarat ini dengan rasminya”.
 Sekian, terima kasih…

Ahli kumpulan :
Syazwan Bin Mohd Fadzil
Mohd Rashidee Bin Abdul Manaf
Saiful Adib Bin Abdul Halim
Muhamad Syafiq Bin Ismail