LAS REUNIONES

En casi cualquier organización se realizan frecuentemente reuniones de trabajo, las cuales

consumen tiempo de los participantes. Por esta razón es necesario considerar los siguientes puntos
referentes al tema, de tal forma que internamente se pueda mejorar la realización de las mismas en
términos de eficacia y eficiencia.

• Toda reunión puede y debe mejorarse.

• Toda reunión es un gasto o una inversión
dependiendo de cómo se maneje.
• El trabajo en equipo y las reuniones son
un medio, no un fin es sí mismas. Se deben
utilizar como herramientas para
alcanzar un objetivo mayor.

Los principales beneficios obtenidos al realizar reuniones son: mayor compromiso

(participación), mejor comunicación, mayor eficacia (por el contacto personal), permite
conocer diferentes puntos de vista, disminuye el conflicto y la resistencia al cambio, produce el
efecto de sinergia (donde todos los participantes juntos producen más, que la suma del trabajo de
cada uno) y usualmente mejora la calidad de las decisiones que se toman.

TIPOS DE REUNIONES

Los diferentes tipos de reuniones que se pueden dar son los siguientes:
1) Informativa: Su fin es informar sobre algún tema en especial.
2) Exploratoria: Para examinar o analizar un problema en términos de las causas que lo
generan.
3) Solución de problemas: Convocada para dar respuesta inmediata a un problema
específico.
4) Creativas: Utilizada para encontrar nuevas ideas, productos o servicios.
5) Casual: Realizada generalmente entre jefes y empleados en forma espontánea.
6) De Capacitación: Realizada para dar o recibir algún entrenamiento específico y con
un objetivo determinado.

¿CUANDO NO CITAR A REUNIÓN?

Es conveniente acatar algunas recomendaciones acerca de cuando no se debe convocar a

una reunión.
• No se tiene objetivo específico que alcanzar
• Los asuntos requieren un tratamiento individual
• No se tiene una agenda previamente establecida
• Los problemas se deben discutir en privado
• Existe otra mejor forma de comunicación
• Ya se tomó la decisión
• No se cuenta con la información requerida
• No estarán presentes las personas claves

Las reuniones deben ser una herramienta que facilite el trabajo, no se pueden convertir
en un elemento negativo que más bien lo dificulte.
 Para poder realizar reuniones eficaces es necesario considerar las siguientes
actividades.

1) Antes de la Reunión:

• Definir objetivo a alcanzar con la realización de la reunión

• Identificar participantes requeridos para alcanzar el objetivo de la reunión

• Definir duración máxima de la misma (tan corta como sea posible)

• Informar a los participantes del objetivo y de la agenda a seguir

2) Durante la reunión:

El líder de la reunión, es el responsable de que los objetivos propuestos se cumplan

durante el desarrollo de la misma

• Concentración en el tema a tratar (no desviarse)

• Todos los acuerdos tomados o actividades a realizar deben estar definidas con fechas
de cumplimiento y responsables de ejecución

• Analizar las actividades en términos de prioridades

• Puntualidad
• Cortesía y respeto

• Tomar las decisiones con base en datos y hechos

3) Después de la reunión:

Debe estar definido un responsable para el seguimiento cada acuerdo tomado.

La evaluación es la clave del perfeccionamiento, por lo que la reunión, como instrumento
de mejoramiento, debe evaluarse.

Algunos de los parámetros de acuerdo a los cuales se puede evaluar una reunión son los
siguientes:

1. Aprovechamiento del tiempo

2. Participación balanceada
3. Claridad del objetivo de la reunión
4. Cumplimiento de las tareas asignadas
5. Liderazgo de dirección de la reunión
6. Eficacia en la solución a los problemas planteados
 MITOS SOBRE LAS REUNIONES

Algunos mitos que se han creado en el tiempo deben identificarse (si están
ocurriendo) y eliminarse.

1) Cuantos más seamos, mejor será nuestro equipo

2) A mayor número de reuniones, la comunicación mejorará

3) La reunión será un éxito mientras todos los participantes tengan la oportunidad de

expresar su opinión

4) Lo único que se tiene que hacer es reunir a la gente, plantear buenas preguntas y las
respuestas requeridas surgirán por sí mismas

5) Las reuniones son buenas porque despejan la atmósfera y producen consenso

6) El líder de la reunión es en última instancia el responsable de la acción

7) Creer que todo se debe resolver o decidir en equipo.

Por todas estas razones, no perdamos de vista el objetivo final del negocio como tal
(competítividad), desaprovechando el tiempo en reuniones que no contribuyen con alcanzar
esta meta.