RESUMO ARQUIVOLOGIA (Teoria)

GLOSSÁRIO:

Informação = IDÉIA ou CONHECIMENTO

Suporte = MEIO pelo qual a informação é REGISTRADA

Documento = INFORMAÇÃO REGSTRADA em um suporte

ARQUIVO = Acumulação ORDENADA dos documentos, em sua

maioria textuais, CRIADOS por uma instituição ou pessoa, no
CURSO de sua ATIVIDADE, para a CONSECUÇÃO de seus
OBJETIVOS, visando à utilidade que poderá oferecer no futuro

PRINCIPA FUNÇÃO = TORNAR DISPONÍVEL AS INFORMAÇÕES

CONTIDAS NO ACERVO DOCUMENTAL DE SUA GUARDA

FINALIDADE DO ARQUIVO = É SERVIR A ADM, CONSTITUINDO-SE COM

O DECORRER DO TEMPO EM BASE DE CONHECIMENTO DA HISTÓRIA

DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, MUSEU E BIBLIOTECA

ARQUIVO (FINALIDADE FUNCIONAL E CULTURAL)


PRODUZIDOS EM ÚNICA VIA OU EM NÚMERO LIMITADO

Conjunto de documentos CRIADOS OU RECEBIDOS por uma instituição NO

EXERCÍCIO DE SUA ATIVIDADE, preservados para garantir a consecução de seus
objetivos

BIBLIOTÉCA (FINALIDADE CULTURAL)

NUMEROSOS EXEMPLARES PARA ATENDER SUA NECESSIDADE

Conjunto de MATERIAL em sua maioria impresso e NÃO PORDUZIDOS PELA

INSTITUIÇÃO em que está inserido, de forma ordenada para estudo, pesquisa e
consulta. Normalmente constituído por COLEÇÕES TEMÁTICAS e seus documentos
são adquiridos por meio d COMPRA, DOAÇÃO OU PERMUTA.

MUSEU (FINALIDADE CULTURAL)

É uma instituição de interesse púbico crida com a finalidade de CONSERVAR,

ESTUDAR, E COLOCAR A DISPOSIÇÃO DO PÚBLICO conjuntos de peças e
OBRAS DE VALOR CULTURAL

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

ETAPAS DE ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS

- LEVANTAMENTO DE DADOS

- ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

- PLANEJAMENTO

- IMPLEMENTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS

Quanto à:

Entidade Mantenedora:
PÚBLICOS
PRIVADOS

Natureza do Documento:
ESPECIAL
ESPECIALIZADO

Estágio de Evolução:
CORRENTES
INTERMEDIÁRIOS
 PERMANENTES

Extensão de sua Atuação:

SETORIAIS
CENTRAIS

ARQUIVO: CORRENTE / INTERMEDIÁRO / PERMANENTE

A arquivologia adota a TEORIA DAS TRÊS IDADES ou CICLO VITAL DOS

DOCUMENTOS para classificar os ESTÁGIOS do documento ou FASES pelas quais
os documentos passem DENTRO DA INSTITUIÇÃO

ARQUIVO CORRENTE / 1ª IDADE = documentos EM CURSO ou

CONSULTADOS FREQUENTEMENTE. Conservados em locais PRÓXIMOS ou nos
ESCRITÓRIOS e dependências que os RECEBERAM ou PRODUZIRAM.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO / 2 ª IDADE = documentos que DEIXARAM de ser

consultados FREQUENTEMENTE, mas cujos órgãos que o receberam ou produziram
ainda podem solicitá-los para tratar de IDÊNTICO ASSUNTO ou RETORMAR UM
PROBLEMA novamente focalizado. Não há necessidade de serem guardados próximos
aos escritórios. São por isso tb chamados de LIMBO ou PURGATÓRIO.

ARQUIVO PERMANENTE / 3 ª IDADE = constituído de documentos que perderam

seu valor administrativo e adquiriram valor HIRTÓRICO ou DOCUMENTAL e que
,por isso, constituem meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os
ARQUIVOS PRORIAMENTE DITOS, pois ali os documentos são ARQUIVADOS DE
FORMA PERMANETE.

Documentos permanentes INDICAM:

- ORÍGEM E CONSTITUIÇÃO
- COMO A INSTITUIÇÃO FUNCIONOU
- NORMAS E REGULAMENTOS
- CARACTERIZEM-SE COMO HISTÓRICOS P/ INSTITUIÇÃO

VALORAÇÃO DO DOCUMENTO

- ADMINISTRATIVO / PRIMÁRIO
- HISTÓRICO / SECUNDÁRIO

Valor Administrativo

- Valor que o documento apresenta para o FUNCIONAMENTO da INSTITUIÇÃO

- É o valor pelo qual FOI CRIADO (todo documento nasce com um objetivo
administrativo)

- É um VALOR TEMPORÁRIO, pois todo documento em determinado momento perde

esse valor

Valor Histórico

- Possibilidade de USO DISTINTO daquele para o qual foi criado.

- Passa a ser considerado como FONTE DE PESQUISA E INFORMAÇÃO para a Adm

particulares

- Pode ou não adquirir esse valor

- Guardado DEFINITIVAMENTE

PRAZO DE GUARDA DO DOCUMENTO

Prazo de Guarda = período em que o documento deverá ficar armazenado nos arquivos
CORRENTE e INTERMEDIÁRIO, não há prazo de guarda nos arquivos permanentes
já que eles permanecem lá definitivamente.

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS

Ocorrerá no momento em que o documento PERDER SER VALOR

ADMINISTRATIVO, e pode ser:

ELIMINAÇÃO (via reciclagem ou fragmentação)

RECOLHIMENTO (levado para o arquivo permanente)

TABELA DE TEMPORALIDADE

- É o INTRUMENTO resultante da ETAPA DE AVALIAÇÃO dos documentos que

DETERMINA O PRAZO DE GUARDA dos documentos nas fases corrente e
intermediária além de sua DESTINAÇÃO FINAL

- Elaborado por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) ou

Comissão de Análise de Documento (CAD)

- APROVADO POR AUTORIDADE COMPETENTE

- ALTERAÇÕES ou INCLUSÕES deverão ser submetidas à COMISSÃO.

- Cada documento terá SEU PRÓPRIO PRAZO

CONSIDERAÇÕES:
Recolhimento

ARQUIVO ARQUIVO ARQUIVO

CORRENTE Intermediário PERMANENTE

Transferência Recolhimento
Valor Adm. Valor Adm Valor Histórico
ou ou ou
PRIMÁRIO PRIMÁRIO SECUNDÁRIO

Eliminação

- Todo documento será criado na fase corrente

- A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais localizados nos próprios setores
que produzem os documentos e pelo arquivo central, tb chamado arquivo geral que
estará localizado próximo aos setores
- Após cumprir seu prazo da fase corrente, os documentos poderão de acordo com a
tabela de temporalidade da instituição serem eliminados, transferidos ou recolhidos
- Após cumprir seu prazo na fase intermediária de acordo com a tabela de temporalidade
da instituição o documento poderá ser eliminado ou recolhido
- Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão
eliminados
- A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente e
intermediária) e nunca na terceira (permanente)

SELEÇÃO DE DOCUMENTOS

A seleção = SEPARAÇÃO FÍSICA de documentos de acordo com SUA

DESTINAÇÃO

ELIMINAÇÃO
DESCARTE (fase corrente e intermediária)

TRANSFERENCIA
DO CORRENTE P/ ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

RECOLHIMENTO
ENVIO PARA ARQUIVO PERMANENTE

GESTÃO DE ARQUIVOS CORRENTES

Visa aumentar a:

EFICÁCIA ADM
FACILITAR A RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO (documento);
RACIONALIZAR SUA GUARDA E CONSERVAÇÃO

O conjunto de OPERAÇÕES técnicas que CARACTERIZAM A GESTÃO DE

DOCUMENTOS CORRENTES É:

CLASSIFICAÇÃO
REGISTRO
AUTUAÇÃO e CONTROLE de TRAMITAÇÃO
EXPEDIÇÃO
ARQUIVAMENTO

PROTOCOLO

GESTÃO DE DOCUMENTOS INTERMEDIÁRIOS

Os depósitos de armazenagem temporária constituem uma alternativa cujo objetivo

principal é MINIMIZAR O CUSTO PÚBLICO DE GUARDA DE DOCUMENTOS
INTERMEDIÁRIO, racionalizando espaço físico, equipamentos e recuperação da
informação.

Os documentos SÓ DEVEM SER ACEITOS QUANDO FOR CONHECIDO SEU

CONTEUDO, O PRAZO D GUARDA E A DATA DE ELIMINAÇÃO OU
RECOLHIMENTO

APENAS A UNIDADE ADM QUE TRANSFERE SEUS DOCUMENTOS

CONSERVA SEUS DIREITOS SOBRE ELES, PODENDO CONSULTÁ-LOS OU
TOMÁ-LOS POR EMPRÉSTIMOS E SÓ A ELA CABE AUTORIZAR QUE
OUTROS SETORES OU INSTITUIÇÕES TENHAM ACESSO A ESSES
DOCUMENTOS.

Geralmente os depósitos de arquivos intermediários estão localizados fora dos centros

urbanos, mas em locais de fácil acesso.

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

PROCESSO EM QUE SÃO ESTABELECIDOS OS PRAZOS DE GUARDA E A

DESTINAÇÃO FINAL DOS DOCUMENTOS, na prática é o ATO DE CRIAR A
TABELA DE TEMPORALIDADE, realizado pela Comissão Permanente de Avaliação
de Documentos (CPAD)

A aplicação dos CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO se efetivam NA FASE CORRENTE.

Deve-se evitar a transferência ao arquivo intermediário de documentos que não tenham

sido avaliados anteriormente, pois o desenvolvimento do processo de avaliação na fase
intermediária é extremamente oneroso do ponte de vista técnico e gerencial

VANTAGENS DA AVALIAÇÃO:
- POSSIBILITA A ELIMINAÇÃO
- DIMINUI OS GASTOS COM RH E MATERIAL
- FACILITA A RECUPERAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

PROTOCOLO

Conjunto de operações VISANDO AO CONTROLE dos documentos que ainda

TRAMITAM no órgão de modo ASSEGURAR SUA IMEDIAA LOCALIZAÇÃO E
RECUPERAÇÃO. TÍPICO DA FASE CORRENTE

ATIVIDADES DO PROTOCOLO

- RECEBIMENTO (Rei)
- REGISTRO E AUTUAÇÃO (Roberto)
- CLASSIFICAÇÃO (Carlos)
- EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO (Erasmo)
- CONTROLE / MOVIMENTAÇÃO (Carlos)
- LOCALIZAÇÃO (Loucos)
RECEBIMENTO

É a etapa de recebimentos dos documentos, tantos os produzidos internamente

quanto os encaminhados à instituição por outras empresas

REGISTRO E AUTUAÇÃO

É o procedimentos no qual o protocolo CADASTRA o documento em um

sistema de controle informatizado ou manual, atribuindo ao mesmo UM NÚMERO DE
ACOMPANHAMENTO (autuação ou protocolização)

CLASSIFICAÇÃO

Análise afim de identificar os assuntos dos documentos classificando-os de

acordo com os códigos existentes no PLAO DE CLASSIFICAÇÃO da instituição. Os
documentos que por ventura forem recebidos em envelopes DEVERÃO SER
ABERTOS PELO PROTOCOLO PARA QUE SEJA REALIZADA CLASSIFICAÇÃO
dos mesmo, desde que NÃO SEJAM PARTICULARES OU SIGILOSOS. Documentos
particulares ou sigilosos deverão ser ENCAMINHADOS diretamente aos respectivos
DESTINATÁRIO sem a necessidade de serem protocolizados ou classificados
Os documentos de natureza OSTENSIVA deverão ser ABERTOS E
ANALISADOS,CLASSIFICADOS de acordo com o assunto antes de serem
encaminhados para seus destinatários

EXPEDIÇÃO / DISTRIBUIÇÃO

Consiste em enviar o documento ao seu destinatário;

DISTRIBUIÇÃO = INTERNA;
EXPEDIÇÃO = DIRECIONADA A OUTRA INSTITUIÇÃO

CONTROLE DE TRAMITAÇÃO / MOVIMENTAÇÃO

Consiste em identificar os setores pelos quais passaram os documentos, de forma

a recupera-los com rapidez, quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos
em sua tramitação

NÃO SÃO ATIVIDADES DO PROTOCOLO:

AVALIAÇÃO
ELIMINAÇÃO
EMPRÉSTIMO
ARQUIVAMENTO
DESCRIÇÃO
DESTINAÇÃO
 ORGANIZAÇÃO

DOCUMENTOS SIGILOSOS E OSTENSIVOS

Quanto a NATUREZA do ASSUNTO, os documentos podem ser:

OSTENSIVOS
SIGILOSOS

GRAUS DE SIGILO:

ULTRA-SECRETO
SECRETO
CONFIDÊNCIAL
RESERVADO

ULTRA-SECRETOS (30+30):

Só devem ser de conhecimento das pessoas INTIMANETE LIGADAS AO SEU

ESTUDO E MANUSEIO
São aqueles da POLÍTICA GOVERNAMENTAL DE ALTO NÍVEL E
SEGREDOS DO ESTADO

SECRETOS (20+20):

Podem ser do conhecimento de pessoas SEM ESTAREM INTIMAMENTE

LIGADAS ao estudo ou manuseio, SEJAM AUTORIZADAS a deles tomar
conhecimento funcionalmente
 São planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de
matérias ultra-secretas que sem comprometer o excepcional grau de sigilo
NECESSITAM DE MAIOR DIFUSÃO QUE OS ULTRA-SECRETOS

CONFIDENCIAIS (10+10):

Seu conhecimento por pessoa não autorizada pode causar EMBARAÇO A UM

INDIVÍDUO OU CRIAR EMBARAÇOS ADMINISTRATIVOS.
São referentes a PESSOAS, MATERIAIS FINANANÇAS e outros cujo sigilo
deva ser mantido por INTERESSE DAS PARTES

RESERVADOS (5+5):

NÃO devem ser do conhecimento DO PÚBLICO EM GERAL

MICROFILMAGEM
AUTOMAÇÃO

Técnicas de INFORMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS principais:

WORKFLOW
Sistema que PERMITE DIZER exatamente onde está CADA

DOCUMENTO QUE TRAMITA DENTRO DA ORGANIZAÇÃO

GED
Gerenciamento Eletrônico de Documentos, usa tecnologia da informática para

CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR VERSÕES DIGITAIS de
documentos em papel
*** A implantação do GED não assegura à instituição a eliminação completa de
seus arquivos em suporte papel, pois muitos deles devem ter seus originais arquivados
ara fins de prova documental ou mesmo pelo valor histórico

DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Os documentos são CONVERTIDOS

PARA O FORMATO ELETRONICO POR SCANNER

SISTEMA COLD
Computer Output Laser Disk, onde o armazenamento de sistemas

de informação e feito em DISCOS ÓTICOS

SISTEMA COM
Computer Output Microfilm, sistema onde o armazenamento de

sistemas de gestão da informação é feito em microfilme
PRESRVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE
DOCUMENTOS

A PRESERVAÇÃO envolverá as atividades de:

- CONSERVAÇÃO
- ARMAZENAMENTO
- RESTAURAÇÃO

CONSERVAÇÃO
ESTENDER A VIDA ÚTIL DO DOCUMENTO

RESTAURAÇÃO
REVITALIZAR A CONCEPÇÃO ORIGINAL DO

DOCUMENTO (LEGIBILIDADE)

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFICAM O DOCUMENTO

FÍSICOS:

- LUMINOSIDADE
- TEMPERATURA
- UMIDADE

QUÍMICOS:

- POLUIÇÃO ATMOSFÉRICA
- GORDURA E OLIOSIDADE
- OBJETOS METÁLICOS

BIOLÓGICOS:

- INSETOS
- MICROORGANISMOS
- ROEDORES
- HOMEM

CUIDADOS GERAIS NA CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EM PAPEL

- ESTANTES E ARQUIVOS DE METAL REVESTIDOS DE PINTURA

- MÃOS LIMPAS
- EVITAR QUALQUER TIPO DE COMIDA

- NÃO UTILIZAR FITAS ADESIVAS, DUREX, FITA CREPE, COLA BRANCA

(PVA), esses matérias possuem alta acidez causando MANCHAS IRREVERSÍVEIS

- NÃO ESCREVER NOS DOCUMENTOS

- NÃO DOBRAR AS PÁGINAS

- NÃO APOIAR OS COTOVELOS OU BRAÇOS

- NÃO UMIDECER OS DEDOS COM SALIVA OU QUALQUER OUTRO

MATERIAL

- REMOÇÃO DE PÓ VIA ASPIRADOR, INCLUSIVE NOS LIVROS E

DOCUMENTOS (por fora)

- NAS FOLHAS INTERNAS TRNCHAS, ESCOVAS MACIAS E FLANELAS DE

ALGODÃO

- SE FOR NECESSÁRIO FAZER OBSERVAÕES NOS DOCUMENTOS VIA LÁPIS

MACIO

FOTOGRAFIAS:

- PROTEÇÃO INDIVIDUAL

- MANUSEADAS COM LUVAS DE ALGODÃO

- ARQUIVADAS EM MOBILIÁRIO DE AÇO

- ESCREVER O NECESSÁRIO SOMENTE NO VERSO COM LÁPIS MACIO

DIAPOSITIVOS:

- ACONDICIONAMENT EM CARTELAS FLEXÍVEIS DE POIETILENO OU

POLIPROPILENO

- MOBILIÁRIO METÁLICO

- PRODUZIR DUPLICATAS PARA PROJEÇÕES FREQUENTES

MICROFILMES:

- ARMAZENADOS EM COFRES, ARQUIVOS OU ARMÁRIOS À PROVA DE

FOGO
- COLOCADO EM LATAS VEDADAS À UMIDADE

- DEVEM SER FEITAS DUPLICATAS

- A SUJEIRA DEVE SER REMOVIDA COM UM PANO LIMPO QUE NÃO SOLTE
FIAPOS

DISQUETES E CD-ROM

- DISQUETES DE BOA QUALIDADE

- DEIXAR LONGE DO MICRO

- PROTEGER OS CDS CONTRA ARRANHÕES E POEIRA

CAIXAS DE ARQUIVO

- CAIXAS DE PAPELÃO AO INVÉS DE PLÁSTICOS (pq estas transpiram em altas

temperaturas)

- DEVERÃO SER MAIORES QUE OS DOCUMENTOS

- UTILIZAÇÃO DE CALÇOS, evitando que os documentos se dobrem dentro delas

- IDENTIFICAÇÃO com ETIQUETAS AUTO-ADESIVAS IMPRESSAS

ELETRONICAMENTE, evitando as escritas com caneta hidrográficas ou esferográficas
que esmaecem com o tempo

LIMPEZA DO ASSOALHO:

- SOMENTE COM ASPIRADOR E PANO ÚMIDO

- NADA DE VASSOURAS OU ESPANADORES

- NADA DE ÁGUA

TÉCNICAS DE RESTAURAÇÃO E CONSERVAÇÃO DE

DOCUMENTOS

DESINFESTAÇÃO
Método de combate a insetos, o mais eficiente é a FUMIGAÇÃO (documento é
inserido em uma câmara com vácuo e aplicação de produtos químicos entre 48 e 72
horas)
LIMPEZA
FASE POSTERIOR A FUMIGAÇÃO

ALISAMENTO
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço expondo ao ar com forte
porcentagem de UMIDADE e EM SEGUIDA são PASSADOS A FERRO

BANHO DE GELATINA
Consiste em mergulhar o documento em BANHO DE GELATINA OU COLA,
que aumente sua resistência e não afeta a visibilidade e flexibilidade e proporciona a
passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos

TECIDO
PROCESSO DE REPARAÇÃO em que são usadas folhas de u TECIDO
MUITO FINO, APLICADAS COM PASTA DE AMIDO. A durabilidade do papel
aumenta, porém propicia o ataque por fundos e insetos além de reduzir a flexibilidade e
a legibilidade do documento

SILKING
Utiliza TECIDO DE GRANDE DURABILIDADE (crepeline ou musseline de
seda), devido ao adesivo utilizado a base de amido afeta suas qualidades permaentes,
legibilidade e flexibilidade. Procedimento MUITO CARO

LAMINAÇÃO
O documento é envolvido nas DUAS FACES COM PAPEL DE SEDA E
ACETATO DE CELULOSE e colocado em PRENSA HIDRÁULICA. O documento s
torna imune a insetos, fungos e manchas, podendo estas ser removidas com água e
sabão

LAMINAÇÃO MANUAL
Semelhante a laminação POREM O DOCUMENTO NÃO É SUBMETIDO A
PRESSÃO NEM A CALOR. PROCESSO MAIS BARATO

ENCAPSULAÇÃO
PELÍCULAS DE POLIESTER E FITA ADESIVA DE DUPLO
REVESTIMENTO. O documento é colocado em duas lâminas de poliéster fixadas nas
margens externas por fita adesiva. É O PROCESSO MAIS MODERNO DE
RESTAURAÇÃO DE DOCUEMENTOS