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NOVIEMBRE 2008
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 4
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LISTA DE TABLAS
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INTRODUCCIÓN
La identificación clara de los procesos de cara a los clientes y al interior de las empresas
de servicios públicos, obliga a adoptar estrategias que permitan posicionarse dentro de
los estándares de calidad, y garantizar el fortalecimiento de la imagen corporativa, el
cumplimiento con los entes de control, la autosostenibilidad financiera, y más importante
aún, nuestros usuarios.
Es por esto que se quiere definir un esquema que permita asociar todos los temas a dos
áreas principales que son: Área de Servicio al Cliente y el Área de Operación Comercial y
así poder manejar de forma integral los aspectos asociados a la Gerencia Comercial de
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
Todas estas políticas están enmarcadas bajo la Constitución Nacional de 1991, Ley 142
de 1994 (Ley General de los Servicios Públicos Domiciliarios) y sus reglamentarios,
circulares de la CRA y resoluciones de la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios SSPD, con el fin de cumplir a cabalidad con estos requisitos y así estar
enmarcados siempre bajo la normatividad existente y evitar actuar fuera de lo que la ley
nos permite.
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De la misma manera tenemos que basarnos con lo estipulado contractualmente a través
del Contrato de Constructor Operador celebrado entre el Municipio de Otras ciudades y
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA, de fecha agosto 28 de 2008, así como su
anexo técnico – operativo.
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1. PROPUESTA ESQUEMA GENERAL INTEGRAL GERENCIA COMERCIAL DE
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
Con el fin de tener un mayor control de cada uno de los procedimientos es necesario
dividir el tema comercial en dos (2) grandes áreas que son:
• Atención de PQRs
• Atención de Usuarios Preferenciales
• Gestión Social
• Gestión Documental
• Gestión de Reclamaciones y Reportes SUI
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El esquema anterior consolida y resume de manera general los temas a abordar para
implementar de manera completa la estructura comercial cumpliendo con las exigencias
de calidad.
Igualmente los estándares internos aplican inclusive para aquellos eventos que si están
señalados en los documentos mencionados en el párrafo anterior, y en todo caso deben
corresponder a un plazo estrictamente menor a lo estipulado contractualmente.
Otro aspecto que tiene relevancia en toda esta estructura comercial, es la de evitar
sanciones por parte de la Interventoría, el Contratante o los entes de control, por lo que en
el transcurso de este documento se mostrarán las medidas adoptadas para tal fin.
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1.1. ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE
En este proceso de control se administran en primera instancia todas las solicitudes que
los usuarios hacen a EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA, a través de los
diferentes canales que en nuestro caso son atención presencial y oficios, las cuales serán
tipificadas de acuerdo al tipo de requerimiento, al igual que las peticiones de los entes de
control, el manejo de los usuarios preferenciales que los debemos clasificar de acuerdo a
la cantidad de consumo en metros cúbicos y la gestión social comercial que se aplicará en
cada una de las campañas que se lleven a cabo dentro de las estrategias que se definan.
En este subproceso de control garantiza que todas las PQRs estén tipificadas y
enrutadas correctamente; por ejemplo; si un usuario hace una solicitud de suministro de
medidor, esta queda tipificada con esta tipología de requerimiento y a su vez, encaminarla
al personal que en terreno hace esta labor, para garantizar que de fondo se atienda al
usuario.
También se asegura que todas las solicitudes tengan una respuesta oportuna y de calidad
para evitar que nuestras reclamaciones pasen a la Superintendencia de Servicios
Públicos Domiciliarios, o tener reclamaciones de algún ente de control, por no cumplir con
estos requisitos.
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1.1.1.2. Gestión de Recursos
Esta parte es altamente apoyada por nuestro soporte jurídico, y comprende las siguientes
actividades:
Nuestros usuarios preferenciales tienen un trato especial, ya que son los que más
facturan debido a las grandes cantidades de metros cúbicos que consumen en cada
vigencia (se habla de vigencia cada periodo de facturación).
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Se deben identificar aquí los Constructores y Urbanizadores a los cuales se les atenderá
de manera preferencial sus PQRs; hacer seguimiento a aquellos proyectos que no
concluyeron su trámite; seguimiento a las solicitudes de temporal para obra (TPO);
aumento de diámetro y definitivas rechazadas, y seguimiento y control a las obras con
licencias de construcción aprobadas mensualmente por las curadurías del Municipio de
Otras ciudades (Amazonas).
De la misma manera se identificarán los grandes consumidores los cuales son los predios
industriales y/o comerciales, las entidades oficiales y demás grandes clientes y al igual
que los constructores y urbanizadores, se les debe proporcionar un trato preferencial.
Es necesario hacerle seguimiento a predios con fuentes adicionales de agua y/o que
descargan a la red de alcantarillado cantidades sustancialmente diferentes al consumo.
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1.1.4. Gestión Documental
Las reclamaciones se definen como aquellas solicitudes que los usuarios hacen a
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA y que afectan directamente la factura, y
tienen que quedar identificadas con una tipología clara.
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el fin de no generar reclamaciones que pasen a la Superintendencia de Servicios Públicos
Domiciliarios SSPD.
Desde el punto de vista del Sistema de Información de Servicios Públicos SUI, se hace
necesario establecer una tipología de todas las solicitudes sincronizada con el sistema de
información y así generar los reportes necesarios en cualquier momento y que además
estos reportes sirva para hacer los análisis y seguimientos necesarios buscando siempre
atender a los usuarios para que estos sientan pertenencia hacia EMPRESAS DE
SERVICIOS PÚBLICOS AAA y ayudando esto a cumplir con las expectativas de la
comunidad y que sirva de incentivo para el aumento del recaudo.
Así mismo se garantizará que todas las solicitudes de los usuarios sean atendidas y más
aún si se tratan de reclamaciones ya que esto afecta o beneficia directamente la imagen
corporativa de la Empresa.
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1.2. ÁREA DE OPERACIÓN COMERCIAL
Antes de empezar con el desarrollo de esta área, es necesario definir las clases de
instalaciones de los usuarios de EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA, las cuales
se mencionan a continuación:
• Activo
• Suspendido
• Cortado con dispositivo
• Cortado desde la red
• En cobro jurídico
• Predio demolido
• Suspendido a solicitud del usuario
• Cortado a solicitud del usuario
• Acometida por instalar
• Inhabilitada dada de baja.
Estas clases de instalación mencionadas anteriormente, son una de las bases principales
para las actuaciones tanto en terreno como en el Sistema de Información dentro de toda
la Operación Comercial.
Es de anotar que todos los trabajo ejecutados en terreno, tienen que ir acompañados de
la respectiva acta de terreno y firmado por el usuario como recibo a satisfacción. Este
documento es un soporte importante para los casos de reclamaciones y los
requerimientos de los entes de control.
Todas las ejecuciones en terreno tendrán como soporte adicional unas normas técnicas
las cuales serán establecidas por EMPUAMAZONAS S.A. E.S.P, y así se implementarán
prácticas de calidad en los procesos.
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Sin excepción, en todos los trabajos que se ejecuten en terreno, se toma la lectura y
demás parámetros de facturación como son: número de medidor, clase de uso, unidades
habitacionales, etc.
En este subproceso de control se llevan a cabo las labores asociadas a los predios con
conexiones clandestinas y fraudulentas y comprende las siguientes actividades:
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• Garantizar el correcto cargue de valores en el sistema de facturación del sistema
de información.
Dentro del Anexo Técnico – Operativo están definidas las metas en la reducción del
porcentaje que aplica para el Índice de Agua no Contabilizada IANC, y se aplican todas
las estrategias que sean óptimas para este procedimiento.
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• Recuperar el espacio público por intervención de estas actividades operativas
cuando se afecte andén o vía pública.
• Mantener actualizado el balance de medidores discriminados por sustitución,
reposición y nuevas conexiones.
• Ejecutar las suspensiones o cortes por solicitud así como su cargue correcto de
los valores en el sistema de información.
• Comunicación de la aprobación o rechazo del corte o suspensión por
solicitud; aquí se obliga a aplicar un estándar interno para que en un máximo de
cuatro (4) días se le responda al usuario la viabilidad de ejecutar este
requerimiento.
• Retiro de medidor para revisión por solicitud.
• Corrida de cajilla.
• Nivelación de Cajilla.
• Suministro de cajilla
• Cambio de tapa de cajilla.
• Cambio de taladro.
• Revisión interna de acueducto a solicitud.
• Cambio de uso del servicio por solicitud.
• Instalación de medidor por hurto.
Dentro de este proceso de Control se establecen las causales que ameritan un cambio,
revisión o sustitución del aparato de medida, ya que las anomalías se definen como
aquellos eventos detectados en terreno que afectan de forma directa o indirecta la toma
de la lectura real, el estado de un predio o del medidor.
En ciertos casos estos eventos podrían afectar la toma de lectura y posterior facturación.
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cinco (5) días hábiles, ya que esto garantiza una mejor medición y toma de lectura en el
predio.
Cuando se retire el medidor, se deja uno provisional que continúe con la medición de los
consumos, mientras se remite a un laboratorio de medidores certificado con el fin de tener
un resultado definitivo y tomar la decisión de cambiarlo cuando sobre registro o sub
registre, cuando este trabado o cuando pierda su vida útil.
Todos los medidores tienen una garantía respaldada por el fabricante que en términos
generales es de 3.000 metros cúbicos o tres (3) años.
Siempre en todos estos trabajos se notifican por escrito al usuario de la causal por la cual
se retira o se cambia un medidor de manera provisional o definitiva.
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Si el usuario no permite realizar el cambio de medidor se procede a realizar suspensión
del servicio de acuerdo con el contrato de condiciones uniformes, por lo que se
recomienda tener en cuenta esta situación en este documento antes de enviar para su
aprobación ante La Comisión de Regulación de Agua Potables y Saneamiento Básico
CRA.
Antes del reparto, es necesario hacer los procedimientos necesarios para evitar que
salgan a terreno aquellas facturas millonarias que por algún error humano se generen,
con el fin de que queden atrapadas, se corrijan y por último se programan para su entrega
al usuario en terreno.
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1.2.5. Medición de consumos
En esta parte están incluidas todas las actividades relacionadas con la lectura de todos
los suscriptores y se deben efectuar las siguientes actividades:
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1.2.6. Facturación de consumos
Se hace revisión del cálculo de los metros cúbicos facturados a los usuarios por los
conceptos de acueducto y alcantarillado, y de acuerdo a los demás parámetros de
facturación; sin embargo, el Sistema de Información permitirá asegurar que los cobros a
los usuarios en cuanto a su consumo y demás costos sean cobrados de manera correcta;
pero deben hacerse muestreos como forma de auditoría interna y así tener la certeza de
esta operación.
1.2.6.1. Crítica
Son todas las revisiones que se efectúan a causa de las desviaciones significativas de
consumo detectadas y que comprenden de manera general los aumentos o reducciones
en los consumos, en el periodo de facturación correspondiente.
Estas visitas se realizan como máximo a los tres (3) días después de tomada la lectura en
el predio y cumplirá con unos requisitos técnicos como son: el ingreso al predio, la toma
de lectura, la revisión de fugas perceptibles e imperceptibles, etc.
Para realizar estas visitas, es necesario que el Sistema de Información, genere órdenes
de visitas automáticas con el fin de ser programadas al personal de terreno y así efectuar
las revisiones internas necesarias a los predios que se programen.
Es importante tener en cuenta que una revisión interna por crítica bien atendida en terreno
y en el Sistema de Información, evita que los usuarios presenten reclamaciones a
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
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1.2.6.2. Liquidación de Consumos
Es muy importante que a través del documento de la factura se les haga el cobro a los
usuarios de todos los bienes y servicios suministrados por EMPRESAS DE SERVICIOS
PÚBLICOS AAA, con el fin de asegurar que el usuario se entere de manera formal de
aquellos costos que está obligado a cancelar en cada periodo, y siempre evitando
incumplir con el artículo 150 de la Ley 142 de 1994 “De los cobros inoportunos. Al cabo
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de cinco meses de haber entregado las facturas, las empresas no podrán cobrar bienes o
servicios que no facturaron por error, omisión, o investigación de desviaciones
significativas frente a consumos anteriores. Se exceptúan los casos en que se compruebe
dolo del suscriptor o usuario”.
Hay dos (2) actividades importantes en este proceso de Control que son impresión de
facturas y reparto de facturas siendo igualmente de alta importancia ya que así se
garantiza como se mencionó anteriormente el cobro a los usuarios de los bienes y
servicios que EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA presta.
Es esencial asegurarse que todos los usuarios que tengan las condiciones facturables se
les imprima la factura respectiva; adicionalmente garantizar que la factura tenga una
resolución mínima de impresión (600 x 600 puntos por pulgada cuadrada), al igual que la
cantidad de tintas utilizadas en la impresión variable; cumplir con un gramaje del papel (90
gramos) y troquelados y hacer pruebas de validación sobre la lectura del código de
barras.
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• Impresión de todos los elementos de la factura como logos, líneas, sombreados,
datos variables, textos fijos, gráficos, firmas, código de barras, utilizando los dos
lados de una misma hoja (dúplex).
• La información variable sea a una sola tinta, sobre formatos preimpresos que
podrían ser hasta de cuatro (4) tintas.
• Publicidad que se contrate con EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
De acuerdo al calendario de facturación que se defina y que tiene que ser de estricto
cumplimiento, es necesario establecer los días de reparto de factura a todos los predios
que estén en estado facturable y así mismo diseñar unas rutas que cubran todos los
usuarios suscriptores.
No se permite distribuir con las facturas correos masivos que no hayan sido autorizados
por EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
Se investigará y establecerá, antes de la fecha límite de pago, las razones por las cuales
no se pudo entregar una factura.
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1.2.8. Catastro de Usuarios
Dos bases principales para que EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA empiece
sus operaciones son el Catastro de Redes y el Catastro de Usuarios, ya que son el punto
de partida esencial y para el área comercial es el soporte que define todos los aspectos
tratados en este informe.
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parámetros de sectorización (sector, manzana, etc,.), estrato, ruta actual, ruta propuesta,
localización de cajilla, existencia de registro de corte.
También muy importante agrupar los usuarios por la edad de mora para aplicar las
acciones respectivas en 30, 60, 90 y más días.
Dentro de las estrategias están las de implementar campañas de recaudo que motiven al
usuario en estado de mora a acercarse al punto de atención y efectúe su pago,
estableciendo políticas viables que no afecten las finanzas de EMPRESAS DE
SERVICIOS PÚBLICOS AAA y así mismo divulgarlas a los usuarios para su respectivo
conocimiento.
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Se hacen sondeos bimensuales sobre los factores que limitan el pago de facturas con el
fin de adoptar igualmente estrategias que permitan que estos usuarios se pongan al día
en sus pagos.
Esto garantiza unos cobros a los usuarios dentro de la factura y que estén alineados en
las leyes y normas vigentes.
Estas mismas actividades aplican para la cartera que el municipio de Otras ciudades
entrega dentro de la liquidación de la anterior empresa de servicios públicos.
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1.2.10.1. Suspensiones
Se entiende por suspensión aquella interrupción temporal del servicio por común acuerdo,
por interés del servicio, o por incumplimiento o por otra de las causales previstas en la
"Ley 142 de 1994", en el "Decreto 229 de 2002", en las condiciones uniformes del contrato
de servicio público y en las demás normas concordantes.
Es por esto que el sistema de información genera las órdenes de trabajo de suspensión
con base en los pagos atrasados, y estás serán enrutadas de acuerdo a la organización
que se haga y el cual será detallada en el manual de funciones y procedimientos.
Los datos mínimos que tienen estas órdenes son: dirección, fecha de vencimiento de la
obligación, fecha de pago asociado, fecha de creación de la orden de suspensión, número
de orden, clase de actividad, clase de instalación.
En la ejecución de las suspensiones, se debe colocar el dispositivo para este fin como lo
es la chapeta u otro que persuada al usuario a acercarse a los diferentes canales de
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA con el fin de cancelar sus obligaciones.
Algo muy importante y que se debe tener en cuenta es que dentro de la gestión de cartera
y recaudo, es importante hacer seguimiento a las suspensiones que han sido ejecutadas
en terreno con el fin de identificar que usuarios se han reinstalado de manera fraudulenta,
y esto se sabe visitando el predio posteriormente y verificando que el dispositivo de
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suspensión no se encuentra ya que fue retirado por el usuario, o después de la segunda
visita se encuentra diferencias de lectura.
En este caso dentro del contrato de condiciones uniformes se estipula que después de la
segunda reinstalación fraudulenta, EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA, estará
facultado para efectuar el corte del servicio.
1.2.10.2. Reinstalaciones
El sistema de información al igual que las suspensiones, genera las órdenes de trabajo de
reinstalación una vez el usuario cancele sus obligaciones, ya que para este caso, el
usuario no puede hacer acuerdo de pago, por no encontrarse en cobro jurídico.
Es necesario primero cumplir con el total de órdenes de aquellos usuarios que cancelen
sus obligaciones y adicionalmente estos trabajos están obligados a ejecutarse antes de
un (1) día, ya que si bien es cierto en el Anexo Técnico - tabla número dos (2) está
establecido el tiempo para las reconexiones, esto nos obliga a tener herramientas muy
ágiles para que los pagos sean descargados de manera oportuna y el tiempo estándar
interno para la Empresa será antes de 12 horas.
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1.2.10.3. Cortes
El corte se hace con un dispositivo que puede ser un registro antifraude, o un dispositivo
de expansión que se introduce dentro de la tubería antes del medidor, con el fin que el
usuario tenga mayor dificultad en retirar cualquiera de los dos; sin embargo, la intención
es persuadirlo a acercarse a los canales de atención de EMPRESAS DE SERVICIOS
PÚBLICOS AAA, para cancelar sus obligaciones o efectuar acuerdo de pago.
Al igual que las suspensiones, se hace visita en terreno para identificar que el usuario no
haya retirado el dispositivo, o que no exista diferencia de lecturas entre el corte y la
segunda visita.
Para este caso se definen las clases de corte, ya que dependiendo de la causal se
ejecutará el trabajo; es decir; si el usuario se reconecta de manera fraudulenta, se debe
estipular en el contrato de condiciones uniformes, que EMPRESAS DE SERVICIOS
PÚBLICOS AAA, después de evidencia esta situación, procederá ha efectuar el corte
desde la red.
1.2.10.4. Reconexiones
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Se entiende por reconexión el restablecimiento del servicio de acueducto a un inmueble al
cual le había sido cortado.
Dentro de las tarifas que se cobran al usuario es importante tener en cuenta que si el
corte es con dispositivo y de manera sencilla debe existir un cobro básico, y si es desde la
red, es necesario definir si el trabajo a ejecutar va a ser sobre recebo o tierra, en anden o
concreto, o con reparación de vía, ya que aquí debe incluirse entre otros el
desplazamiento del personal, la obra civil, la recolección de escombros, y el Plan de
Manejo de Tránsito PMT si es una atravesada o es necesario intervenir una vía.
Una observación que es importante tener en cuenta es cuando los cortes son desde la
red, y es necesaria una intervención de andén o concreto o una vía donde es
imprescindible tener autorizado un PMT, y todo esto en un (1) día es imposible de cumplir.
1.2.11. Recaudo
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En principio los niveles de recaudo son bajos y más aún teniendo en cuenta que se entra
en un Municipio donde se presume que hay poca cultura de pago y esto se comprueba
estando en el sector para conocer más a fondo esta situación.
Otra labor importante es inculcar un alto sentido de pertenencia para que la población fija
y flotante de Otras ciudades sienta a EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA como
su empresa, lo cual nos facilita implementar una mejor cultura de pago.
El Sistema de Información debe permitir diseñar unas facturas que dentro de nuestras
políticas tiene que mantener una claridad en todos los costos directos e indirectos de
conexión, las cuotas de financiación y demás servicios que a través del contrato de
condiciones uniformes, el usuario suscriba con EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS
AAA
En esta factura van mensajes de motivación para que los usuarios se acerquen a cancelar
sus obligaciones implementando así estrategias que de manera efectiva, permita subir el
nivel de recaudo.
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En los primeros meses de operación se deben tener unos indicadores de recaudo que nos
permitan tener un punto de partida el cual nos va a servir para irlo mejorando periodo a
periodo.
Por otro lado están los costos directos de conexión que comprenden aquellos bienes y
servicios que se le suministran a los usuarios y que serán cobrados en la factura aparte
de los costos indirectos.
Para estos costos directos de conexión se establecen los costos unitarios, es decir; para
un suministro cajilla completa, los costos unitarios serían la tapa, el marco y la cajilla en
concreto; esto con el fin de llegar a un valor suficiente que permita realizar de manera
eficiente los cobros a los usuarios por estos conceptos.
Adicional a esto es necesario identificar cuales son los costos directos de conexión que
EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA debe cobrar a los usuarios en el momento
de ejecutar en terreno las labores comerciales.
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Las siguientes tablas muestran un esquema general de los costos directos de conexión;
sin embargo; es necesario que sea evaluado por EMPRESAS DE SERVICIOS
PÚBLICOS AAA, para su aprobación respectiva:
Tabla No. 2 Conceptos Tarifas para Nuevas Conexiones por Tipos de Instalación
Nuevas acometidas con tapa y marco en hierro dúctil o en poliuretano reforzado para
cajillas unitarias en concreto
Tipo 1. Acometida en recebo o tierra instalación masiva
Tipo 2. Acometida en recebo o tierra instalación dispersa
Tipo 3. Acometida en instalación masiva o dispersa con rotura y reparación de andén y/o
calzada de bajas especificaciones
Tipo 4. Acometida con rotura y reparación de andén y/o calzada de altas especificaciones
Nuevas acometidas acueducto > 1/2" con tapa y marco en hierro dúctil o en poliuretano
reforzado para cajillas unitarias en concreto
Diámetro
3/4"
1"
1 1/2"
2"
3"
4"
6"
Se entiende como instalación masiva aquella que atiende una única solicitud de 20 o más
acometidas en un mismo barrio.
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Tipos de acometidas alcantarillado
Tipo 1: Domiciliaria 6" en recebo o tierra
Tipo 2: Domiciliaria 6" con rotura y reparación andén o calzada
Tipo 3: Domiciliaria 8" en recebo o tierra
Tipo 4: Domiciliaria 8" con rotura y reparación andén o calzada
Tipo 5: Domiciliaria 10" en recebo o tierra
Tipo 6: Domiciliaria 10" con rotura y reparación andén o calzada
Suministro de medidores
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Al igual que las nuevas conexiones, se establecen los tipos por los cuales se les debe
cargar estos costos a los usuarios.
Se deben separar los tipos de trabajo cuando son en piso, muro o nicho.
Otros Conceptos
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Redes Locales: Para el caso de acueducto se cobra por estratos del 1 al 6 y para el caso
de Alcantarillado igualmente se cobra estratificado pero adicionalmente tiene que tenerse
en cuenta por un lado el Alcantarillado Pluvial y por el otro el Alcantarillado Sanitario.
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2. REQUERIMIENTOS INICIALES PARA LA GESTIÓN COMERCIAL DE EMPRESAS
DE SERVICIOS PÚBLICOS AAA
Para tener claridad acerca de los elementos suficientes para una buena gestión comercial
en Otras ciudades (Amazonas), es necesario hacer presencia física en el lugar y verificar
la situación actual, para realizar un diagnóstico ágil e identificar los requerimientos
esenciales.
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El Sistema de Información (INTELLIGENT SOLUTION) tiene la opción de comunicarse en
línea a través de Internet con el servidor que posee INSERGRUP S.A. E.S.P. en la sede
de Bogotá D.C., lo que representa una ventaja importante para tener actualizado los datos
asociados a toda la gestión comercial.
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