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SCHOOL MANAGEMENT 
Manuel de Formation  pour les Directions des Ecoles Secondaires 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                   

GESTION DES FINANCES ET DU PATRIMOINE 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Préparé par le projet MINEDUC‐ School Management 
Kigali, septembre 2008   
 
© NCDC
Auteurs 
 
‐ KANAMUGIRE   Camille: Inspecteur Régional/IGE 
‐ BACUMUWENDA Néhémie : Concepteur chargé des Normes pédagogiques, NCDC 
‐ GAPARAYI André : Coordinateur du Projet MINEDUC‐School Management 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 


 
TABLE DES MATIERES  
 
TABLE DES MATIERES ........................................................................................................................................ 2 
INTRODUCTION ..................................................................................................................................................... 4 
CHAPITRE I: TACHES ET RESPONSABILITES DE L’INTENDANT DANS LA GESTION  DE 
L’ECOLE .......................................................................................................................................... 5 
1.1. LE PERSONNEL DES ECOLES .................................................................................................................. 5 
1.2. L’intendant et le personnel  financier ................................................................................................. 5 
1.2.1. Des tâches de l’Intendant ...................................................................................................................... 5 
1.2.2. Attributions du caissier ......................................................................................................................... 6 
1.2 .3. Attributions du magasinier ................................................................................................................. 6 
1.3. Des incompatibilités avec les fonctions de l’intendant ................................................................ 7 
 
CHAPITRE II : PLANIFICATION  BUDGETAIRE ........................................................................................ 8 
2.1. Identification des besoins ........................................................................................................................ 9 
2.1.1.  Inventaire des besoins en  ressources humaines ...................................................................... 9 
2.1.2. Inventaire des besoins en  ressources matérielles .................................................................... 9 
2.1.3. Inventaire des besoins en   ressources financières ................................................................... 9 
2.2. Catégorisation des dépenses ................................................................................................................. 10 
2.2.1. Frais de fonctionnement ..................................................................................................................... 10 
2.2.2. Dépenses d’investissement ................................................................................................................ 10 
2.3. Prévision des dépenses ........................................................................................................................... 10 
2.4. Prévision des recettes .............................................................................................................................. 17 
2.5. Prévisions budgétaires ............................................................................................................................ 18 
2.6. Procédure de préparation et d’approbation du budget scolaire ........................................... 19 
2.7. Exécution du budget scolaire ................................................................................................................ 19 
2.7.1. Plan de Trésorerie .................................................................................................................................. 19 
2.7.2.  Révision du budget ............................................................................................................................... 20 
 
CHAPITRE III : GESTION DU MATERIEL ET DU PATRIMOINE DE L’ECOLE ............................. 21 
3.1. Gestion des approvisionnements ........................................................................................................ 21 
3.1.1. Définition et portée ............................................................................................................................... 21 
3.1.2. Identification des besoins ................................................................................................................... 21 
3.1.3. Choix du fournisseur ............................................................................................................................. 23 
3.1.4. Documents d’achat et de vente ........................................................................................................ 24 
3.2. Traitement des factures .......................................................................................................................... 28 
3.3. Gestion des stocks ...................................................................................................................................... 30 
3.3.1. Indicateurs de gestion des stocks ................................................................................................... 30 
3.3.2. Documents d’usage du stock ............................................................................................................. 31 
3.3.3. Règles de gestion du  stock ................................................................................................................ 36 
3.4. Gestion de la trésorerie ........................................................................................................................... 36 
3.4.1. Règles de gestion .................................................................................................................................... 36 
3.4.2. Exemples de pièces justificatives .................................................................................................... 36 
3.4.3. Pièces justificatives et fonctionnement des comptes de trésorerie ................................. 37 


 
3.4.4. Règlement des factures ........................................................................................................................ 39 
3.5. Classement des Pièces Comptables .................................................................................................... 41 
3.6. Contrat de travail ....................................................................................................................................... 43 
3.6.1. Contrat de travail.................................................................................................................................... 43 
3.6.2. Principes pour calculer les salaires ................................................................................................ 44 
3.6.3 Bulletin de paie ......................................................................................................................................... 44 
3. 7. Gestion du Patrimoine Immobilier .................................................................................................... 46 
3.7.1. Inventaire .................................................................................................................................................. 46 
3.7.2. Les amortissements .............................................................................................................................. 47 
 
CHAPITRE IV : SYSTEME FINANCIER  ET  COMPTABLE ................................................................... 49 
4.1. Le Plan Comptable ..................................................................................................................................... 49 
4.1.1. Généralités ................................................................................................................................................ 49 
4.1.2. Le Plan Comptable Général ................................................................................................................ 49 
4.2. Saisie des écritures .................................................................................................................................... 52 
4.2.1. Division des comptes ............................................................................................................................ 53 
4.2.2. La préparation des enregistrements et la recherches des erreurs ................................... 57 
4.3. Rapports Financiers .................................................................................................................................. 59 
4.4. Etats Financiers et Audits ....................................................................................................................... 61 
 
CHAPITRE V.  LA RECHERCHE DE FINANCEMENT ............................................................................. 65 
5.1. Contacter les bailleurs de fonds .......................................................................................................... 65 
5.2. Principaux éléments d’un dossier de projet pour la recherche de financement ............ 65 
5.3. Critères d’acceptabilité des projets .................................................................................................... 67 
5.4. Conseils pour une recherche de financement ............................................................................... 67 
 
CONCLUSION ........................................................................................................................................................ 68 
BIBLIOGRAPHIE .................................................................................................................................................. 69 
ANNEXE:… INDICATEUR D’EVALUATION DES PRATIQUES DE GESTION FINANCIERE  
D’UNE ECOLE SECONDAIRE ……………….………………………………….….70 
 
 


 
INTRODUCTION 
 
La  bonne  marche  d’une  école  dépend  de  sa  gestion.  Le  Directeur  étant  le  gestionnaire 
principal, il  a besoin d’un personnel qualifié pour l’aider à bien remplir ses fonctions. L’un 
de son personnel qui  joue un grand rôle dans la gestion est l’intendant. 
C’est dans ce cadre que ce manuel s’intéressera plus spécialement à l’intendant. Il  a pour 
objectif  d’aider   l’intendant à  accomplir  efficacement  son  rôle  dans  la  gestion  notamment 
en le dotant de compétences susceptibles de l’aider à : 
- planifier le budget ;  
- exécuter ou mettre en œuvre le budget ;  
- gérer le matériel et le patrimoine scolaire ; 
- élaborer les rapports financiers ; 
- élaborer les projets générateurs de revenus.  
Dans la suite de ce manuel, nous utiliserons le terme intendant pour désigner tous ceux ou 
celles chargés de la gestion des finances et du patrimoine.  
 
L’administration  d’une  école  publique  comme  tout  service  public  est  tenue  de    respecter 
strictement tous les règlements édictés par la gestion des services publics.    
 
Dans ce manuel, nous n’allons pas distinguer la gestion d’une école publique de celle d'une 
école privée, les principes de gestion des finances et du patrimoine étant pratiquement les 
mêmes.  
 
Cependant,  en  matière  de  procédures,  les  écoles  privées  peuvent  avoir  des  particularités 
consignées dans leur règlement. 
 
La  loi  organique  n°  20/2003  du  03/08/2003  portant  organisation  de  l’Education,  la  loi 
n°22/2002 du 9/7/ 2002 portant statut général de la Fonction Publique Rwandaise, ainsi 
que les lois sur la comptabilité publique et  le code  du travail constituent les bases légales 
de ce manuel.  
 
Après  avoir  parcouru  les  principes  et  passé  en  revue  les  processus  de  gestion  financière 
des  écoles,  le  présent  manuel  propose  des  modèles  de  documents  financiers  que 
l’intendant utilisera comme outils dans la gestion des finances et du patrimoine de l’Ecole. 


 
CHAPITRE I: TACHES ET RESPONSABILITES DE L’INTENDANT DANS LA GESTION  DE 
L’ECOLE 
 
1.1. LE PERSONNEL DES ECOLES 
 
Il existe au sein de chaque école, un personnel composé de :  
• Personnel administratif : Directeur de l’école ; 
                                              Préfet  des études ; 
                                                     Préfet de Discipline ; 
                                              Intendant ; 
                                              Secrétaire. 
• Personnel  pédagogique :  Le  personnel  pédagogique  est  constitué  d’enseignants 
permanents  et  d’enseignants  visiteurs  qui  sont  chargés  des  leçons  théoriques  et 
pratiques.  
 
• Personnel d’appui  composé de : 
        Bibliothécaire ; 
Laborantin ; 
Infirmier ; 
Caissier ; 
Magasinier ; 
Chauffeur ; 
Cuisiniers ; 
       Agent de sécurité ;……… 
 
1.2. L’intendant et le personnel  financier 
 
L’Intendant  d’une  école  secondaire  joue  un  grand  rôle  dans  la  gestion  du  patrimoine 
scolaire tant matériel que financier. Il appuie le Directeur  qui est  le gestionnaire légal de  
l’école et qui supervise toute activité qui se passe à l’école. Dans ce cadre, l’intendant joue le 
rôle de professionnel en matière des finances et du patrimoine tandis que le Directeur en 
assure celui d’ordonnateur du budget.  
 

1.2.1. Des tâches de l’Intendant  
L’Intendant est un agent qui est au service d’une communauté. Il doit travailler  en étroite 
collaboration  avec  d’autres  organes  de  la  communauté  et  ce,  dans  le  respect  des 
attributions de chacun et en toute transparence.      
 
De ce fait, l’Intendant a les attributions suivantes : 
 
-  faciliter  la  planification,  la  centralisation  et  la  coordination  des  opérations  financières, 
comptables  et  administratives  sur  une  base  mensuelle,  trimestrielle,  semestrielle  et 
annuelle; 


 
- aider le Directeur à préparer le budget annuel en conformité avec le plan des activités ; 
- vérifier  toute  pièce  d’engagement  de  dépenses  avant  de  le  soumettre  au  directeur  pour 
approbation ; 
- saisir les données comptables en respectant les imputations ; 
- tenir des livres et registres comptables suivant la réglementation en vigueur ; 
- gérer les approvisionnements ; 
- gérer les stocks des fournitures des approvisionnements ; 
- superviser  la  paie  et  assurer  le  respect  des  obligations  de  l’école    en  matière  de  taxes 
professionnelles sur les rémunérations et la sécurité sociale ; 
- préparer  les  rapports  financiers  de  l’école  sur  une  base  périodique :  trimestrielle, 
semestrielle  et annuelle conformément aux procédures financières de l’Etat; 
- procéder  à  l’inventaire  physique  annuel  du  patrimoine  de  l’école et  tenir  les  fiches 
d’inventaires; 
- classer toutes les archives comptables (documents et pièces justificatives des opérations) ; 
- assurer toute autre tâche lui confiée par le Directeur. 
 
Dans ses  attributions, l’intendant doit aussi superviser le caissier et le magasinier dont les 
postes sont directement liés à la gestion des ressources matérielles et financières. 
En résumé voici leurs attributions : 

1.2.2. Attributions du caissier 
Sous l’autorité de l’intendant, le caissier est chargé de : 
 
‐ tenir la caisse de l’école et en assurer l’approvisionnement ; 
‐ enregistrer quotidiennement les opérations effectuées par la caisse ; 
‐ classer chronologiquement  les pièces justificatives ; 
‐ participer à la saisie des données comptables ; 
‐ exécuter toute autre tâche lui confiée par l’intendant. 

1.2 .3. Attributions du magasinier 
Sous la supervision de l’intendant, le magasinier est chargé de : 
‐ assurer la gestion quotidienne des produits en stock ; 
‐ enregistrer les entrées et les sorties du magasin ; 
‐ tenir les fiches de stock par produit ; 
‐ ranger les articles en magasin ; 
‐ procéder à l’inventaire de stocks ; 
‐ mettre à la disposition de l’intendant les éléments nécessaires à la préparation des   
   rapports de stocks ; 
‐ exécuter toute autre tâche lui confiée par l’intendant. 
 
Dans une école où il n’y a pas de caissier et de magasinier c’est l’intendant qui devient alors  
responsable de ces tâches. Toutefois, il peut se faire aider par une autre personne mais en 
sachant qu’il en est responsable. 
 
 


 
1.3. Des incompatibilités avec les fonctions de l’intendant 
 
Les  incompatibilités  définies  par  l’article  86  de  la  loi  n°  22/2002  du  9/7/2002  portant 
statut général de la Fonction Publique Rwandaise visent la sauvegarde de l’indépendance 
de  la  fonction ;  laquelle  doit  être  à  l’abri  de  pression  tant  de  l’extérieur  (corruption  ou 
menaces) que des agents eux‐mêmes.  
 
 Ces incompatibilités sont notamment : 
- l’exercice d’un mandat politique ; 
- toute participation à la direction permanente ou à l’administration d’une société ou 
d’un établissement commercial ou industriel ; 
- toute  profession,  activité  commerciale  ou  industrielle  ou  toute  autre  occupation, 
même  accessoire,  exercée  soit  par  l’Intendant  lui  même  soit  par  personne 
interposée,  qui  serait  de  nature  à  nuire  à  l’accomplissement  des  devoirs  de  la 
fonction  ou  à  la  dignité  de  celle‐ci  ou  à  assujettir  moralement  ou  matériellement, 
l’intendant  à des intérêts privés ou particuliers. 
 
Dans l’exercice de ses fonctions, il est strictement interdit à tout agent de l’état, y compris 
l’Intendant:  
- de  se  livrer  à  des  activités  en  opposition  avec  les  lois,  les  institutions  ou  l’autorité 
établies ou portant atteinte à la sécurité du pays ; 
- de participer à des mouvements qui se livreraient à de telles activités ; 
- de  demander  ou  d’accepter,  directement  ou  par  intermédiaire,  des  avantages 
quelconques en raison de leurs fonctions ; 
- d’accueillir  ou  de  solliciter  des  recommandations  tendant  à  obtenir  l’application 
d’un traitement de faveur ; 
- de violer le secret professionnel même après cessation de fonction. 
 
Les  manquements  à  ces  interdictions  et  devoirs  constituent  des  fautes  disciplinaires.  
Certains sont réprimés par le code pénal qui les a dressés en infraction (Art 214 du code 
pénal). 
De  plus,  l’action  d’un  gestionnaire  peut  causer  un  préjudice  à  un  tiers ;  lequel  doit  être 
indemnisé  soit  par  le  gestionnaire  lui  même  soit  par  l’administration  que  ce  dernier 
représente. 
Le gestionnaire est donc exposé  à des responsabilités pénales, civiles et disciplinaires. 
 


 
CHAPITRE II : PLANIFICATION  BUDGETAIRE  
 
Introduction  
 
La planification est un processus de  réflexion et de décision de ce que l’on veut faire et 
comment le faire pour atteindre un résultat spécifique. 
En d’autres termes, la planification est : 
- une  activité  mentale  qui  doit  précéder  toute  action  afin  de  prévenir  des  décisions 
hâtives ; 
- toujours orientée vers le futur inconnu et tente d’avoir des « visions » souhaitées de 
la situation prochaine ; 
- motivée  par  l’intention  d’agir,  de  faire  quelque  chose  face  à  une  situation  future 
inconnue ; 
- un  processus  orienté  vers  les  objectifs,  visant  à  influencer  une  situation  future  (à 
provoquer des changements). 
 
Budgétiser « est un processus par lequel on prévoit un état des recettes attendues et des 
propositions de dépenses ». Dans le cas d’une école, budgétiser c’est préparer des recettes 
et  des  dépenses.  Le  résumé  de  ce  relevé  constitue  le  budget,  plus  précisément  le  budget 
estimatif. 
 
Le budget guide tous les membres de l’école sur les différentes activités que l’école devra 
entreprendre. Il aide en outre à atteindre les objectifs que l’école s’est assignée surtout en 
se  consacrant  sur  les  domaines  pour  lesquels  l’école  devra  dépenser  l’argent  pour  les 
réaliser.  
 
La planification  budgétaire a pour objet de montrer aux intendants les voies, les principes 
et  les  techniques  à  suivre  pour  élaborer  le  budget  annuel  dans  leurs  établissements 
respectifs. 
 
La planification budgétaire concrétise le plan d’action de l’Ecole qui lui‐même découle du 
plan stratégique. 
 
 En  effet,  l’on  se  rend  compte  que  la  plupart    des  intendants  ont  des  difficultés  dans  la 
gestion des finances et du patrimoine. Il leur est difficile d’établir une  ligne budgétaire  à 
suivre, quelque fois ils mélangent les rubriques budgétaires dans les dépenses  et  ainsi ne 
peuvent pas s’auto ‐ évaluer facilement. 
La  prévision  des  dépenses  ne  suffit  pas ;  il  faut  savoir  avec  précision  d’où  et  comment 
viendront  les  recettes.    Voilà  pourquoi  la  collaboration  avec  le  Directeur  et  les  autres 
membres du personnel de l’école est capitale dans tout ce  processus, surtout au moment 
d’équilibrer les dépenses et les recettes. 
Etant donné que souvent les dépenses sont nombreuses que les recettes, l’intendant doit de 
concert  avec  le  comité  de  gestion,  déterminer  les  priorités  en  fonction  des  besoins  de 
l’école et des recettes attendues. 


 
Aussi,  l’intendant  devra  optimiser  les  dépenses  dans  la  gestion  quotidienne  du  Budget.  
Sans perdre de vue le rendement de l’établissement, l’intendant effectuera  des dépenses de 
façon à n’être ni « avare » ni « dépensier ».   
 
2.1. Identification des besoins 

2.1.1.  Inventaire des besoins en  Ressources humaines 
En collaboration étroite avec le Directeur, le Préfet des études et de discipline, l’intendant 
dresse  la  liste      du  personnel  administratif  et  enseignant  ainsi  que  celle  du  personnel  de 
soutien  dont  l’école  a  besoin.  Il  s’agit  de  faire  la  prévision    du  nombre  de  personnels  qui 
devront être payés en terme  de salaires, d’honoraires, de primes ou autres avantages. 

2.1.2. Inventaire des besoins en  ressources matérielles  
En collaboration avec les autres membres de la direction scolaire, l’intendant  identifie les 
équipements  qui  sont  disponibles  et  ceux  qui  sont  nécessaires  particulièrement  pour  les 
activités d’enseignement/apprentissage. 
Exemple : 
• Livres pour enseignants ; 
• Livres pour élèves ; 
• Matériel didactique concret spécialisé pour chaque branche d’enseignement ; 
• Matériel fongible d’enseignement/apprentissage ; 
• Matériel didactique semi concret (cartes, dessins sur papier bristol…) ; 
• Matériel  consommable  pour  la  direction  (matériel  de  bureau)  pour  enseignants  
(cahiers  de  préparation,  craies,  etc)  pour  les  apprenants  et  pour  le  personnel  de 
soutien. 
 
Enfin, il faut faire l’inventaire des ressources matérielles notamment : véhicule, machines, 
appareils, pompes à eau, groupe électrogène, tondeuse de gazon, équipement de cuisine, de 
magasin……. 

2.1.3. Inventaire des besoins en   ressources financières  
Sur  base  des  besoins  en  ressources  humaines  et  matérielles,  l’intendant  détermine  le 
montant à allouer  à  chaque  dépense.  Il  s’agit  notamment  des  Frais  de  fonctionnement  de 
l’école (salaires, achat de fournitures de bureau, communication, vivres des élèves, eau et 
électricité, transport, ………..). 
 
En conclusion, l’élaboration du budget commence par l’estimation des besoins (humains et 
matériels indispensables à la bonne marche de l’école.  Par après, on identifie les besoins en 
ressources financières en se basant sur les besoins en ressources humaines et matérielles).  
Sans  ressources  additionnelles  nécessaires,  on  reconduirait  le  budget  de  l’année 
précédente,  mais  comme  on  le  sait,  chaque  année  est  un  cas  particulier.  Il  faut  donc  une 
identification chiffrée des besoins en début de chaque année scolaire. 
 


 
2.2. Catégorisation des dépenses 

2.2.1. Frais de fonctionnement  
Outre les salaires, ces dépenses comprennent les primes, les indemnités et les honoraires 
pour  les  administratifs,  le  personnel  enseignant  visiteur  et  les  ouvriers  permanents  ou 
occasionnels. 
Il  faut  considérer  comme  frais  de  fonctionnement  aussi  les  frais  de  mission,  de 
représentation, d’organisation des fêtes. 
Selon  que  le  système  de  gestion  de  l’école  est  d’externat  ou  d’internat,  on  examine  les 
dépenses comme suit : 
 
-  vivres (ou alimentation des élèves) ; 
-  fournitures  scolaires  (craie,  matériel  de  géométrie,  crayon,  cahier, 
registre,………) ; 
-  eau, électricité, gaz, bois de chauffage, téléphone, fax, assurance, etc. 
-  maintenance des bâtiments, des véhicules, des machines et des appareils,…….. 
- frais des soins médicaux et d’assurance maladie ; 
- évaluation pédagogiques : interrogations, tests  et examens ; 
- sport et loisirs ; 
- formation continue ; 
- …………. 
 
Remarque : 
 
Il  existe,  pour  une  année  budgétaire,  des  dépenses  fixes  et  des  dépenses    variables. 
Exemple : les frais de maintenance des bâtiments constituent une dépense fixe parce que 
même  si  l’école    ne  fonctionne  pas,  elle  doit  veiller  à  la  sécurité  des  bâtiments.  Les  frais 
variables sont les dépenses comme les frais pour les soins médicaux. Elles varient au cours 
de l’année suivant les cas de maladies.  

2.2.2. Dépenses d’investissement 
Elles sont aussi appelées dépenses en capital ou  dépenses de développement.  
Ces  dépenses  concernent  essentiellement :  les  achats  de  terrains,  les  activités  de 
construction, de réparation, d’entretien. 
 
2.3. Prévision des dépenses  
Pour  éviter  que  les  dépenses  soient  supérieures  aux  recettes,  il    faut  procéder  à  la 
hiérarchisation des dépenses. Une fois  que les dépenses sont supérieures aux recettes,   on 
choisit celles  qui sont prioritaires. 
Parmi les besoins de l’école il y a ceux qui sont : 
‐Essentiels : Ce sont des besoins sans  lesquels l’école ne peut pas fonctionner, ne peut pas 
réaliser  sa  mission  ou  atteindre  ses  objectifs  (ex :  Achat  des  vivres  des  élèves  pour  les 
écoles à internat) 
 

10 
 
­Très  souhaitables : Ce sont des articles dont l’école a beaucoup besoin mais qui ne sont 
pas essentiels. A titre d’exemple, l’achat des pupitres et des bancs des élèves.  
  
­Souhaitables :  Ce  sont  des  articles  qu’il  est  bon  d’avoir  mais  qui  ne    sont  pas 
indispensables.    Par  conséquent,  ils  peuvent  être  achetés  ou  l’école  peut  s’en  procurer 
quand  les  fonds  le  permettent.  Les  excursions  et  l’aménagement  des  jardins  autour  de 
l’école en sont les exemples. 
En  se  référant  aux  dépenses  identifiées,  classez‐les  en  trois  catégories  selon  le  tableau 
suivant : 
 
Modèle 1 : Hiérarchisation des dépenses 
 

Dépenses essentielles  Dépenses très souhaitables  Dépenses souhaitables 


Salaires du personnel   Primes du personnel  Excursions 
Matériel didactique  Réfections des salles de classes  Construction de la 
salle polyvalente 
Matériel d’entretien     
 
N.B :  Que  faire  quand  les  dépenses  sont  supérieures  aux  recettes ?  Ce  tableau  de 
catégorisation des dépenses vous aidera à choisir les priorités  
 
 
Modèle 2 : Exemple du modèle de prévision des dépenses  
 
A. DEPENSES DE FONCTIONNEMENT 
 
1.0. DEPENSES SALARIALES ANNUELLES 
 
1.1. Personnel administratif  
Libellé  Salaire  Indemnités  Honoraire  Salaire 
Brut  annuel 
Directeur  X1  X2    (X1+X2+X3)  x 
12 
Préfet des Etudes  X1  X2    (X1+X2) x 12 
Préfet de Discipline  X1  X2    (X1+X2) x 12 
Secrétaire   X1  X2    (X1+X2) x 12 
Intendant  X1  X2    (X1+X2) x 12 
 
 

11 
 
1.2. Personnel pédagogiques 
Enseignants  permanents            
1  X1  X2    Idem 
2  X2  X2     
3  X3  X2     
4  X4  X2     
Enseignants visiteurs                 
1  X1  X2  X3  P1 x n. mois 
2  X1  X2    P2 x n. mois 
S/Total      S/Total   
 
1.3. Personnel d’appui 
1. Animateurs                    X1  X2    (X1+X2) x 12 
2. Bibliothécaire  X1  X2    (X1+X2) x 12 
3. Laborantin  X1  X2    (X1+X2) x 12 
4. Cuisinier  X1  X2    (X1+X2) x 12 
5. Magasinier  X1  X2    (X1+X2) x 12 
6. Sentinelles  X1  X2    (X1+X2) x 12 
7. Planton  X1  X2    (X1+X2) x 12 
8. Chauffeur  X1  X2    (X1+X2) x 12 
…  …  …    … 
      S/Total   
 
2. DEPENSES NON SALARIALES 
 
2.1. Vivres par année scolaire  
Genre  Ration  Quantité  Prix  Prix total 
unitaire 
Riz  X gr  n x E  FRW FRW 
Patates  X gr  n x E  FRW FRW 
Bananes  X gr  n x E  FRW FRW 
Pomme de terre  X gr  n x E  FRW FRW 
Légumineuses  X gr  n x E  FRW FRW 
Maïs & sorgho  X gr  n x E  FRW FRW 
      S/Total 
 
 
Légende : y =  n .x gr X 274  =  Quantité consommé par un élève par genre et par année 
             7 
n : nombre de repas par semaine (7 jours) 
274 : nombre de jours de l’année scolaire 
X gr : Quantité de grammes à consommer par un élève par repas 
E : Effectif des élèves de l’Ecole 
 
 

12 
 
2.2. Equipements 
 
2.2.1. Mobilier 
Désignation  Nombre  Prix  Prix total   
unitaire 
Pupitres  X  X  X 
Tables  X  X  X 
Chaises  X  X  X 
    S/Total   
 
2.2.2. Matériel didactique 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Cartes  X  X  X 
Planches  X  X  X 
Projecteur  X  X  X 
Microscopes  X  X  X 
Manuels  X  X  X 
scolaires 
Craies  X  X  X 
    S/Total   
 
2.2.3. Fournitures de bureau 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Papiers  X  X  X 
Encre  X  X  X 
Matériel  de  X  X  X 
bureau 
Matériel       
informatique 
Machine  à  X  X  X 
écrire 
Stencileuse  X  X  X 
Agrafeuse  X  X  X 
Attache – tout  X  X  X 
…  …  …  … 
    S/total   
 

13 
 
2.2.4. Maintenance et entretien 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Entretien  et  X  X  X 
réparation 
Pièces  de  X  X  X 
rechange 
Lubrifiants  X  X  X 
Peintures  X  X  X 
Balais  X  X  X 
Raclettes  X  X  X 
Seaux  X  X  X 
    S/total   
 
2.2.5. Energie et eau 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Bois  de  X  X  X 
chauffage 
Electricité  X  X  X 
Pétrole  X  X  X 
Mazout  X  X  X 
Eau  X  X  X 
    S/total   
 
2.2.6. Evaluation Pédagogique 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Frais  d’examens  X  X  X 
et concours 
Prime  X  X  X 
d’encouragement 
 
 
2.2.7. Communication 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Téléphone fixe  X  X  X 
Téléphone  X  X  X 
Mobile 
Fax  X  X  X 
 

14 
 
2.2.8. Soins médicaux 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Médicaments  X  X  X 
Matériels  X  X  X 
médicaux 
Hospitalisation  X  X  X 
Mutuelle  de  X  X  X 
santé 
    S/total   
 
2.2.9. Equipements sportifs ; Loisirs  culturels 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Tenue de sport  X  X  X 
Vidéo, Radio  X  X  X 
Déplacement  X  X  X 
Théâtres ;  X  X  X 
scénettes 
Danses  X  X  X 
    S/total   
 
2.2.10. Fermes et Jardins scolaires 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Semences  X  X  X 
Intrants  X  X  X 
Petit  et  gros  X  X  X 
bétail 
    S/total   
 

15 
 
2.3. Mission de service 
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Frais de mission  X  X  X 
Déplacement  du  X  X  X 
personnel 
Déplacement  des  X  X  X 
élèves 
Formation  et  X  X  X 
voyages d’études 
    S/total   
TOTAL GENERAL (A) = addition des sous totaux 
 
3. Imprévus = 10% du Total Général   
 
TOTAL GENERAL =  
 
B. DEPENSES D’INVESTISSEMENT 
 
1.0. Constructions  
Désignation   Nombre  Prix  Prix total 
unitaire 
Salles  de  X  X  X 
classes 
Bureaux  X  X  X 
administratifs 
Salle  et autres  X  X  X 
    S/Total  1 
 
Sanitaires  X  X  X 
    S/Total  2 
 
Terrains  de  X  X  X 
jeux   
    S/Total   
 

16 
 
4. Equipements  
Désignation   Nombre  Prix  Prix 
unitaire  total 
Véhicules  X  X  X 
Machines  X  X  X 
Muvélos  X  X  X 
    S/Total   
Imprévus :  10%    TOTAL   
total 
    S/Total   
TOTAL GENERAL: 
 
2.4. Prévision des recettes 
 
Recettes selon leur source, leur nature  
 
Source et/ ou nature  Montant 
1. Frais de scolarité (minerval) basés sur les effectifs des   
élèves  (se  référer  aux  listes  des  élèves)  et  le  montant 
fixé par l’Assemblée Générale des parents. 
2.  Fonds  provenant  du  Budget  ordinaire  et /ou  de   
développement (selon le statut de l’école) 
3.  Contribution  du  propriétaire  de  l’école  en  nature  ou   
en service   (tout convertir en valeur monétaire). 
4.  Organisations  non  Gouvernementales  (subvention,   
bourse, dons,…..)  
5. Frais d’inscription   
6.  Contribution  des  parents  d’élèves  (hors  école  mais   
liée aux conditions de scolarité : uniforme, restauration, 
internat,  fournitures  scolaires,  location  des  manuels, 
assurance, caution, …..) 
7. Dons en nature ou legs   
8. Crédits bancaires.   
9. Activités productives des élèves et/ou des professeurs   
et  autres  personnels  pouvant  générer  des  revenus  ou 
une production en nature.  ………. 
10. Projets de l’école   
 
 
N.B :  
Pour  contribuer  aux  recettes,  chaque  école,  selon  sa  spécificité,  selon  le  milieu  socio‐
économique et culturel, devrait promouvoir des activités génératrices de revenus (fermes 
et  jardins  scolaires,  activités  sportives  ou  culturelles,  ateliers  de  production,  garages, 
internet café,…. 
 

17 
 
2.5. Prévisions budgétaires  
 
A la fin du calcul des recettes et des dépenses prévues, un document de synthèse  
dit "Prévision Budgétaire" est produit.  
 
 
Modèle 3 : Exemple d’un budget d’une école secondaire  
 
Recettes  Dépenses 
Libellés  Montant  Libellés  Montant 
       
Report à nouveau  500 000     
Frais de scolarité    Matière et fournitures   
Minerval  (600  18 000 000  Eau et électricité  2000 000 
élèves    x  30000 
Frw/élève) 
Autres produits  600 000  Carburant  1 200 000 
Dons reçus  4 500 000  Imprimés et  600 000 
reprographie 
Subsides  10 000 000  Vivres  23 000 000 
d’exploitation 
Intérêts reçus  100 000  Transport   
    Transport vivres et  1 500 000 
autres 
    Déplacement  des  600 000 
élèves 
    Missions et  1 000 000 
Déplacements du  
personnel 
 
    Autres services   
    Frais bancaires  100 000 
    Frais poste  100 000 
    Frais de représentation 300 000 
    Entretien et réparation  800 000 
    Communication  300 000 
    Charges  et  pertes   
diverses 
    Frais du personnel  800 000 
    Impôts et taxes  30 000 
    Intérêts payés  2725 0 
    Imprévus (5%)  1 332 750 
Total    33 700 000    31 987 750 
 

18 
 
2.6. Procédure de préparation et d’approbation du budget scolaire 
 
Lors de la préparation du budget, il est très important de suivre une procédure propre, qui 
permettra  à  l’intendant  de    collaborer    avec  le  personnel  administratif  de  l’école.  Cela 
l’aidera à éviter les conflits et à travailler en transparence. 
Voici les étapes qu’il faut suivre : 
‐ identification  et catégorisation des dépenses et des recettes ; 
‐ préparation d’un budget provisoire ; 
‐ présentation du budget provisoire au personnel de l’école  pour  discussion ;  
‐ soumission du budget provisoire au comité de gestion de l’école ;  
‐ approbation du budget par le  comité de gestion de l’école ;  
‐ transmission du budget final aux autorités de tutelle. 
 
2.7. Exécution du budget scolaire  
 
Une fois que le budget est approuvé par le Comité de gestion, il devient la base pour toutes 
les décisions à prendre en rapport avec les finances. Les dépenses doivent être exécutées 
tel  qu’approuvées  pour  chaque  article  du  budget. Après  chaque  trimestre,  une  évaluation 
doit être faite sur l’état d’exécution du budget. 
Dans  l’exécution  du  budget,  il  faut  faire  en  sorte  que  les  dépenses  n’excèdent  pas  les 
recettes  prévues.  Pour  cela,  il  est  conseillé  qu’avant  toute  dépense,  l’intendant  vérifie  si 
l’argent disponible est suffisant pour couvrir la dépense en question. 

2.7.1. Plan de Trésorerie 
Il ne suffit pas d’avoir un budget. Il faut prévoir aussi avant de commencer, que l’argent ne 
manquera à aucun moment pour les activités prévues. Chaque mois les sorties de caisse et 
de banque ne doivent donc pas dépasser les sommes disponibles durant ce mois. 
Pour cela, on fait ce qu’on appelle un « plan de trésorerie ». C’est prévoir les dépenses et les 
recettes pour chaque mois, de façon que l’argent ne manque jamais. Le plan de trésorerie se 
fait tout au long de l’année mois par mois. A la fin de chaque mois, on prépare le plan de 
trésorerie du mois suivant et ce plan est revu  chaque mois 
 
Modèle 4 : Exemple du plan de trésorerie 
 
Ecole de :  
Date : 
Plan de trésorerie  
Mois  Entrées  Sorties  Soldes  Justifications  
1         
2         
3         
4         
5         
6         
 

19 
 
2.7.2.  Révision du budget 
Durant l’année scolaire, il peut arriver des circonstances qui exigent la révision du budget 
en incluant des lignes budgétaires qui n’étaient pas prévues ou le cas échéant en opérant 
des transferts internes d’une ligne à une autre.  Par exemple, un vent violent peut emporter 
le  toit  des  locaux  de  classe,  les  prix  sur  le  marché  peuvent  augmenter  ou  les  recettes 
attendues  peuvent  ne  pas  être  réalisées.  Dans  ce  cas,  le  Comité  de  gestion  procède    à    la 
révision  du budget.     
 
 

20 
 
CHAPITRE III : GESTION DU MATERIEL ET DU PATRIMOINE DE L’ECOLE  
 
3.1. Gestion des approvisionnements 

3.1.1. Définition et portée   
L’approvisionnement consiste en un processus d’acquisition de marchandises, matières ou 
produits  en  tenant  compte  des  quantités  nécessaires,  à  la  date  requise  et  de  la  qualité 
souhaitée. 
Généralement, les besoins en matière d’approvisionnement au sein de l’Ecole concernent : 
 
♦ les achats des biens d’équipement ; 
♦ les achats de petits matériels et fournitures de bureau ; 
♦ les approvisionnements en fournitures de production ; 
♦ l’approvisionnement en carburant et autres fournitures d’entretien ; 
♦ les denrées alimentaires.  
 
Sur le plan opérationnel, les étapes suivantes sont préconisées: 
♦ identification des besoins de l’école; 
♦ choix du fournisseur ; 
♦ passation de la commande ; 
♦ réception du matériel. 

3.1.2. Identification des besoins 
L’intendant est chargé de centraliser tous les besoins de l’école en matière de fournitures et 
d’équipements.  
L’identification  de  ces  besoins  se  fait  sur  base  d’un  document  appelé  « Bon  de 
réquisition du matériel ». Ce même bon de réquisition est utilisé en cas de demande du 
matériel ou de fourniture disponible en stock. 
 
 

21 
 
Modèle 5 : Exemple du modèle réquisition du matériel  
 
NOM DE L’ECOLE       
ADRESSE                   
                 
BON DE REQUISITION DU MATERIEL N°………………… 
Service demandeur :……………………………… 
Date :………………………………… 
 
No   Libellé  Quantité  Prix Unitaire  Coût Total 
         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                Nom et signature du demandeur 
 
 
        Visa du responsable des Stocks 
 
        Approbation de l’Intendant 
 
Le  bon  de  réquisition  approuvé  est  transmis  au  responsable  du  stock,  celui‐ci  vérifie  les 
disponibilités au magasin. En cas où il ne reste qu’un stock de sécurité, le responsable du 
stock établit une «Demande d’achat » visée par l’intendant et approuvé par le Directeur de 
l’Ecole. 
La demande d’achat est remplie en deux copies : 
‐ l’original est donné au fournisseur ; 
‐ la souche est classée à l’intendance. 
 

22 
 
Modèle 6 : Exemple du modèle de demande d’achat  
 
NOM DE L’ECOLE                 
ADRESSE 
   
DEMANDE D’ACHAT N°……………………….. 
 
Service demandeur :……………………………………… 
Date : ………………. 
No   Libellé  Quantité   Prix Unitaire  Coût Total 
         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Visa de l’intendant                                               Approbation du Directeur 
 

3.1.3. Choix du fournisseur 
Lorsque la demande d’achat est approuvée par le Directeur de l’Ecole, l’Intendant procède à 
la  prospection  du  marché  en  vue  de  choisir  le  fournisseur  le  mieux  offrant  en  terme  de 
qualité et de prix. Il faut négocier le prix si possible. 
L’Ecole distingue les petits achats des gros achats : 
♦ les  achats  d’un  montant  inférieur  à  100.000  Frw  dits  « petits  achats »    se  font  sur 
consultation des fournisseurs disponibles ; 
♦ les  achats  d’un  montant  supérieur  à  100.000  Frw  (non  compris  dans  la  catégorie  des 
valeurs immobilisées dits « gros achats  ») requièrent une collecte préalable d’au moins 
trois  factures  pro  forma  pour  comparaison  avant  l’établissement  d’un  bon  de 
commande. 
Le  choix  du  fournisseur  pour  les  gros  achats  se  fait  sur  base  d’un  « Tableau  de 
comparaison  des  prix »  avec  un  procès‐verbal  expliquant  le  choix  de  tel  ou  tel  autre 
fournisseur  par  la  commission  interne  d’attribution  des  marchés  de  l’école.  La 
responsabilité  finale  du  choix  du  fournisseur  est  du  ressort  de  l’intendant  (visa)  et  du 
Directeur de l’Ecole  (approbation). 
 

23 
 
Modèle 7 : Exemple du modèle de tableau du comparaison  
 
NOM DE L’ECOLE         
ADRESSE                                                                                                          
 
TABLEAU DE COMPARAISON DES PRIX 
 
 
Intitulé de  Prix du  Prix  du  Prix du  Prix du  Observations 
l’article  Fournisseur 1  Fournisseur 2  Fournisseur 3  Fournisseur 4 
1           
2           
3           
4           
5           
6           
7           
8           
TOTAL           
 
Conclusions de la commission d’attribution des marchés : 
………………………………………………………………………………. 
………………………………………………………………………………. 
……………………………………………………..................................... 

Noms des membres de la commission          Date et signature        

3.1.4. Documents d’achat et de vente 

a) Passation de la commande  
L’intendance établit «  le bon de commande » à faire signer par le Directeur de l’Ecole. Le 
bon de commande doit contenir les éléments  qui sont :  
• le N° du bon de commande ; 
• le nom du fournisseur/client ; 
• l’intitulé des articles ; 
• la quantité des biens à livrer ; 
• la description sommaire des biens;  
• les prix unitaire et total ; 
• les conditions de livraison. 
Ce bon de commande est établi en quatre exemplaires dont : 
‐ l’original  et  la  deuxième  copie  adressés  au  fournisseur,  qui  devra  nécessairement 
annexer l’original à la facture ; 
‐ La copie et la souche restent à l’intendance. 

24 
 
Modèle 8 : Exemple d’un modèle  d’un Bon de commande 
 
Nom de l’école………………………………………………… 
Adresse : ………………………………….…………………….. 
Fournisseur :                                                                                    
Adresse :                                                                                                                                            
Bon de Commande n° : 
Date :………………. 
N°  Quantité  Désignation  Prix 
d’article  unitaire 
       
 
 
 
 
 
Délais de paiement :…………………... 
Conditions de paiement :…………… 
                                                                                                                    
                                                                                                                   Direction (signature et          
                                                                                                                                   cachet) 
 

b) Le bon de livraison et la facture 
Quand le fournisseur accepte le bon de commande, il s’engage à livrer les marchandises. De 
ce fait, il établit le bordereau de livraison qui accompagne les marchandises.  
Très  souvent, ces deux documents sont établis en même temps : 
‐ le bon de livraison est remis à l’acheteur avec marchandises. Il permet de contrôler la 
conformité des articles et des quantités. Un exemplaire visé est gardé par le transporteur 
comme preuve de la livraison ; 
‐ la facture indique le prix à payer et le mode de règlement. 
 
  Demande  Commande  Livraison  Facturation  Règlement de 
d’achat  la facture 
 
 
 
 
A la réception, le gestionnaire du stock vérifie en présence du fournisseur la conformité de 
la qualité et de la quantité des marchandises livrées sur base du bordereau de livraison et 
du bon de commande. Une fois la conformité vérifiée, le gestionnaire de stock signe sur le 
bordereau de livraison qui est en deux exemplaires  
 
 

25 
 
Le bordereau de livraison comprend  les éléments suivants : 
• numéro du bordereau ;  
• nom du fournisseur ; 
• numéro du Bon de commande ; 
• description des articles ; 
• la quantité ; 
• le prix unitaire ; 
• le prix total. 
 

26 
 
Modèle 9 : Exemple du modèle de bordereau de livraison 
 
Nom de L'école:                                                                                         
Adresse :                                                                                          
Bordereau de Livraison   No......................... 
Date : …………………………… 
Nom du Fournisseur …………………        Bon de Commande No …………………….. 
 
    
No  Description des articles  Quantité  Prix unitaire   Prix total 
         
         
         
         
         
         
         
         
         
                                   
Expéditeur : Nom    Prénom                                                Date et Signature 
 
Pour réception : Le magasinier :                                        Date et Signature 
 
Visa de L'intendant:                                                            Date et Signature 
        
 L’original  est  remis  au  fournisseur  pour  qu’il  l’annexe  à  l’original  du  bon  de  commande 
avec    la  facture  pour  paiement ;  la  première  copie  est  remise  à  l’intendant  et  est  classée 
avec une copie du bon de commande ; 
Il convient de mentionner qu’avant la réception de tout article commandé, l’intendant doit 
d’abord vérifier si les articles livrés correspondent aux quantités et aux spécifications qui 
sont mentionnées sur le bordereau de livraison du fournisseur  et sur le bon de commande. 
Lorsque  les  non  conformités  sont  constatées ;  l’Intendant  établit  un  procès‐verbal  de 
vérification en présence de la personne qui a livré la marchandise et qui doit y apposer sa 
signature. Dans de telles circonstances, il n ‘est fait réception que de la marchandise jugée 
conforme  à  la  commande.    Une  copie  du  procès‐verbal  de  vérification  est  réservée  au 
fournisseur.  
L'intendance tient  un « Registre des Achats ». 

27 
 
Modèle 10 : Exemple du modèle de registre des achats 
 
NOM DE L’ECOLE                                    
ADRESSE 
REGISTRE DES ACHATS N˚…. 
 
Date  N°  du  Description des  Quantités   Fournisseur  N°  du  Bon  Signature 
B.C  articles  commandées  d’Entrée  en 
stock 
 
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
 
3.2. Traitement des factures 
 
La procédure comprend les opérations suivantes : 
a) Réception et enregistrement de la facture 
       Dès la réception de la facture, l’Intendant enregistre la facture dans le registre ouvert     
       spécifiquement à cet effet. 
b) Certification et liquidation de la facture. 
      Sur instruction du Directeur,  cette opération est effectuée par l’intendant qui : 
‐ vérifie  l’authenticité  des  pièces  jointes  à  la  facture  en  les  confrontant  avec  les  copies 
gardées  par la  comptabilité ou au contrat de fournitures de services ; 
‐ effectue un contrôle arithmétique des montants sur la facture ; 
‐ vérifie la concordance des quantités et des prix entre le bon de commande et la facture 
du fournisseur ; 
‐ vérifie les quantités réellement livrées et celles figurant sur la facture ; 
‐ ordonne le paiement dans le cas d’un contrôle positif. Dans le cas où des discordances 
sont observées, le fournisseur est contacté pour corrections ou compléments de pièces 
éventuelles. 
 

28 
 
Modèle 11 : Exemple du modèle de la facture 
 
Nom du Fournisseur                      
Adresse                         
TIN n° 
TVA n°                                                                                                                                
 
                 
                                                          FACTURE N° :                                                           
                  Date : 
                                                           
                                                                                          
Quantité  Libellé  Prix  Prix Total
Unitaire 
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
       
  Total     
 
  Mode de paiement : au comptant / chèque 
                                  
  Nous disons : « ….. francs rwandais » en lettres ( …frw) en chiffres 
 
                                                             Nom de l’émetteur de la facture 
                                                             Cachet et Signature 
 
 

29 
 
3.3. Gestion des stocks 
 
L’objectif de la gestion des stocks est de réduire les coûts de possession (stockage, 
gardiennage,…) et de passation des commandes, tout en gardant un niveau de stocks 
nécessaire pour éviter toute rupture de stocks. Pour cela, il faut définir des indicateurs 
précis, et contrôler le mieux possible les mouvements de stocks et leur état réel. 
 

3.3.1. Indicateurs de gestion des stocks 
Stock  minimum :  Le  stock  minimum  est    fonction  du  délai  de  réapprovisionnement  du 
fournisseur et de la consommation correspondante. C’est un stock permettant de faire face 
à la demande pendant le délai de livraison. Il est calculé en prenant la demande annuelle 
(Q)  divisé  par  le  nombre  de  jours  de  l’année  (n)  multiplié  par  le  délai  de  livraison  du 
fournisseur (T).  
Stock minimum : (Q/n) x T 
Prenons  l’exemple  d’une  école  de  Kigali  qui  s’approvisionne  en  haricots  auprès  des 
fournisseurs du district  de Musanze. 
Quelque soit le mode d’approvisionnement adopté, il s’écoule un temps où le responsable du 
stock  décide  d’enclencher  la  commande  et  le  moment  où  la  commande  est  effectivement 
disponible dans le stock de l’école : C’est le délai de livraison  
L’école  doit tenir compte de ce délai dans la gestion de stocks. 
 
Lorsque  la  consommation  (ou  les  ventes)  a  un  rythme  relativement  régulier  (ce  qui  est 
souvent le cas pour le restaurant de l’école), ce délai peut être traduit par un niveau de stock 
équivalent. C’est le stock critique minimum. 
L’école doit tenir compte de ce délai dans la gestion de stocks. 
 
Le  stock  de  sécurité :  c’est  le  stock  en  dessous  duquel  on  ne  peut  pas  descendre  sans 
risque  d’arrêter  les  activités  et  de  causer  des  préjudices  graves  à  l’organisation.  Il  est 
constitué pour faire face a un retard de livraison pendant les périodes d’augmentation de la 
consommation  ou  des  ventes.  C’est  aussi  un  niveau  de  stock  qui  permet  d’éviter  ou 
minimiser les risques de rupture. Il est calculé en prenant la demande annuelle (Q) divisé 
par le nombre de jours de l’année (n) multiplié par le délai de la marge de sécurité (t).  
Stock de sécurité: (Q/n) x t 
 
Le stock d’alerte appelé également stock critique ou point de commande : est le niveau 
de stock qui nécessite de passer une commande de façon à être livré au moment où le stock 
atteint  le  niveau  de  stock  de  sécurité.  Il  s’agit  d’un  indicateur,  par  excellence,  du 
déclenchement  de  la  commande.  Il  correspond  au  stock  critique  minimal  augmenté  du 
stock de sécurité.  
Stock d’alerte : (Q/n) x T+ (Q/n) x t 
 
Une bonne gestion de stock doit donc tenir compte de ces trois indicateurs précités. Pour ce 
faire,  le  gestionnaire  de  stock  doit  passer  la  commande    au  temps    bien  déterminé  pour 
éviter une rupture de stock éventuelle ou un stock inutilisé ce qui pourrait coûter cher  à 
l’école. 
30 
 
3.3.2. Documents d’usage du stock 
Chaque fourniture ou matériel acquis doit nécessairement passer par le magasin pour  être 
enregistré avant toute distribution au service utilisateur.  
Les  entrées  et  les  sorties  de  stock  sont  inscrites  chronologiquement  dans  un  registre 
approprié qui doit reprendre les éléments suivants : 
‐ date d’entrée des articles ; 
‐ quantité livrée ; 
‐ signature pour livraison ; 
‐ quantité sortie ; 
‐ solde du stock ; 
‐ signature du bénéficiaire ; 
‐ observation. 
 
a) Fiche de stock  
Chaque article entré en stock doit comporter sa fiche de stock sur lequel on enregistre tous 
les mouvements d’entrée et  de sortie. 
 

31 
 
Modèle 12 : Exemple du modèle de Fiche de stock 
 
NOM DE L’ECOLE                      
 
ADRESSE 
 
 
FICHE DE STOCK  N°…………  (Valable pour un seul article). 
 
N°  N° de la   Date  Quantité      Entrée  Sortie     Solde  Nom & signature  Observations 
commande   du réceptionniste 
                 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
b) Bon d’entrée en stock 
Toute entrée d’un article en stock doit être matérialisée par le bon d’entrée en stock dont le 
modèle est ci‐après : 
 

32 
 
Modèle 13 : Exemple du modèle de Bon d’entrée en stock 
 
NOM DE L’ECOLE                         
ADRESSE 
 
BON D’ENTREE  EN STOCK N°………… 
          
                     
Fournisseur :………………………………………… 
Bon de Commande….N°…………………………. 
Bordereau de livraison  N°………………… du………………… 
 
 
N°  Quantité  Description des articles  Prix  Prix Total 
unitaire   
         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pour réception                  Pour livraison 
Nom du Magasinier :……………...                                Nom du fournisseur:……………... 
Signature……………………………....                                Signature :………………... 
Date                                                                                   Date 

33 
 
 
b) Bon de sortie de stock  
Pour sortir un article du magasin, il faut remplir un bon de sortie du stock sur base d’un 
bon de réquisition visé par l’Intendant. Le bon de sortie est préparé en trois exemplaires 
par le responsable  du stock qui le fait signer en même temps que le registre du magasin 
par le bénéficiaire pour réception des articles réquisitionnés. 
Les trois exemplaires du bon de sortie sont distribués de la façon suivante : 
‐ l’original est remis au bénéficiaire de l’article ; 
‐ la copie n° 1 est destinée à l’intendance ; 
‐ la  2ième  copie  est  une    souche  gardée  dans  le  carnet  pour  la  mise  à  jour  des  fiches  de 
stock. 
Pour ce qui est des produits périmés ou détériorés, ils sont isolés dans le magasin et font 
l’objet d’un procès‐verbal conjointement signé par l’Intendant et le Directeur. La décision 
de destruction ou de vente publique incombe entièrement au Directeur. 
  

34 
 
Modèle 14 : Exemple du modèle de bon de sortie de stock 
 
NOM DE L’ECOLE                       
ADRESSE 
BON DE SORTIE DE STOCK N°……………… 
 
  Service :…………………………………………………………………………… 
  Date : 
 
N°  Articles   Quantité  Prix Unitaire  Prix Total   Observations 
           
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
 
 
 
  Pour livraison               Pour réception 
  Nom, signature+date                                                                          Nom, signature+date 
 
 
 
 
d) Rapport de stock 
Au cours de la première semaine qui suit la clôture du trimestre, le responsable du stock 
fait  un  examen  du  stock  qui  consiste  à  vérifier  si  les  quantités  physiques  du  stock 
concordent avec les quantités théoriques figurant sur les fiches de stock. Ainsi, il établit un 
rapport de stock en deux copies. Ce rapport synthétise aussi par catégorie d’articles, tous 
les mouvements de stocks. 

35 
 
3.3.3. Règles de gestion du  stock 
Les objectifs principaux liés à une bonne gestion des stocks sont les suivantes : 
‐ être en permanence au courant de la situation du stock en quantité et en qualité ; 
‐ être en mesure de localiser les différents articles du magasin grâce à leur rangement; 
‐ être  en  mesure  de  maîtriser  le  rythme  de  réapprovisionnement  par  la  définition  du 
stock de sécurité ; 
‐ effectuer la valorisation des éléments du stock ; 
‐ conserver les stocks dans les conditions assurant une bonne sécurité. 
 
Un  inventaire  exhaustif  des  stocks  doit  être  effectué  une  fois  par  trimestre  et 
obligatoirement à la fin de l’année. Cet inventaire doit aller de paire avec un contrôle des 
fiches  de  stock.  Il  ne  peut  y  avoir  d’entrée  ni  de  sortie  de  stock  pendant  la  période 
d’inventaire physique.  
C’est  la  raison  pour  laquelle  cette  opération  doit  être  préparée  et  connue  de  tous  les 
partenaires  
(y  compris  les  agents  de  l’école)  en  vue  de  leur  permettre  de  s’approvisionner  en  temps 
opportun.  L’équipe  d’inventaire  doit  comprendre  le  responsable  du  stock  et  être  dirigée 
par l’intendant. 
A  la  fin  du  travail  d’inventaire,  le  responsable  du  stock  doit  marquer  sur  chaque  fiche  de 
stock la date d’inventaire et la quantité trouvée en stock. L’équipe chargée de l’inventaire 
doit enfin faire un rapport d’inventaire à l’adresse du Directeur de l’Ecole. 
 
3.4. Gestion de la trésorerie 

3.4.1. Règles de gestion 
Les procédures de trésorerie ont trait aux opérations de caisse et de banque. Le principe 
est  que  chaque  opération  financière  doit  être  appuyée  par  des  pièces  justificatives 
probantes. 
Une pièce justificative doit remplir certaines caractéristiques : 
¾ une pièce justificative doit exister pour chaque opération financière ; 
¾ une pièce justificative doit être unique ; 
¾ une  pièce  justificative  doit  être  conforme  aux  procédures.  On  doit  se  poser  les 
questions  suivantes :  est‐ce  le  bon  exemplaire ?  Est‐ce  l’original ?  Est‐il  visé  par  le 
responsable ? 
¾ une  pièce  justificative  doit  être  authentique :  preuve  de  faits  réels  en  accord  avec 
l’objet de l’école. 

3.4.2. Exemples de pièces justificatives  
Pièces externes (créées par des tiers) : 
‐ émanant des clients : chèques, ordre de paiement,… 
‐ émanant des fournisseurs : facture ou quittances, 
‐ émanant des banques : avis de crédit, extraits de comptes, reçus d’espèces ou de chèque 
‐ émanant des organismes fiscaux et sociaux : avis, avertissement 
Pièces internes (créées par l’école elle‐même) 
 

36 
 
Pièces destinées à des tiers : 
‐ clients : factures, reçus ; 
‐ Organismes fiscaux : déclarations d’impôts ; 
‐ Banques : remise de chèque, ordre de virement ; 
‐ Salariés : bulletins de paie ; 
‐ Fournisseurs : chèques. 
 
Pièces à usage interne : 
‐ inventaire (état des stocks en fin de période) ; 
‐ Pièces de caisse (dépenses et recettes) ; 
‐ Calculs de certains éléments (par exemple les amortissements). 
 
Toutes  les  pièces  justificatives :  les  chéquiers,  les  carnets  et  ordres  de  paiement  sont 
conservées  par  l’intendant.    Un  registre  de  remise  de  chèques  dans  lequel  les    différents 
bénéficiaires signent la décharge est tenu au niveau de la comptabilité ; une photocopie du 
chèque ou de l’ordre de paiement est également signée pour acquit et annexé au document 
du dossier payé. L’intendant  effectue chaque fin du mois les rapprochements bancaires des 
différents comptes tenus par l’Ecole. 

3.4.3. Pièces justificatives et fonctionnement des comptes de trésorerie 
Une école a généralement deux types des comptes :  
 
a) un  compte Caisse.   
L’Ecole  gère  une  petite  somme  d’argent  à  montant  fixe (Caisse)  servant  à  effectuer 
certaines  menues  dépenses  inférieures  ou  égales  à  20 000  Frw  qui  doivent  être  payées 
immédiatement. 
Le  plafond  de  la  caisse  est  de  100.000  Frw  et    cette    caisse  est    régulièrement 
approvisionnée par l’intendant sur autorisation du Directeur. 
Sur  base  de  la  « Demande  d’autorisation  de  paiement  par  caisse »  approuvée  par  le 
Directeur, l’intendant exécute l’ordre donné;  
Le Directeur doit faire un contrôle régulier de la petite caisse. 
Le compte caisse est toujours débiteur. 
 

37 
 
Modèle 15 : Exemple du modèle de demande de paiement  
 
NOM DE L’ECOLE                                           
ADRESSE 
 
 
DEMANDE DE PAIEMENT PAR CAISSE N˚ 
 
 
Je soussigné, ……………... demande l’autorisation d’être payé par caisse, 
 la  somme  de  ……………………………………………..  (en  lettres  et  en  chiffres)  pour 
(motifs)……………………… . 
 
 
 
 
 
Visa de l’intendant          Pour approbation : 
 
              Le Directeur de l’école 
Date                                                                                       Date 
 
 
b) Un ou plusieurs comptes « Banque » 
Une  école  doit  obligatoirement  ouvrir  un  compte  dans  une  banque  et  des  nombreux 
règlements  doivent  être  faits  par  chèques.  Un  compte  « Banque »  peut  être  créditeur, 
lorsque la banque l’autorise (lorsqu’elle accorde un « découvert ») 
Le  fonctionnement  du  compte  « Banque »  s’accompagne  toujours  des  pièces  émises  par 
l’école et par la banque : 
 
 1. Encaissements 
¾ Enregistrer chronologiquement les encaissements à partir des avis de crédits émis 
par les banques ; exemple : le minerval. 
¾ Toutes les recettes doivent entrer par les comptes banques avant d’être utilisées. 
 
2. Déboursements 
Les déboursements bancaires sont effectués par chèque ou par ordre de virement. 
Tous  les  déboursements  bancaires  doivent  être  signés  par  les  personnes  autorisées  à 
savoir le Directeur, l’Intendant et /ou une autre personne habilitée selon le statut de l’école. 
De plus, la banque envoie périodiquement un extrait de compte de l’école.  

38 
 
Le fonctionnement du compte « Banque » s’accompagne de charges, et parfois de produits 
que l’on peut résumer ainsi : 
 
  
Charges  Produits 
Commissions prélevées  Intérêts en faveur de l’école 
Intérêts à charge de l’école   
 
L’école reçoit régulièrement de la banque un relevé de ses opérations financières. Souvent, 
le solde du compte bancaire est différent de celui indiqué sur le relevé en question. Il est 
pour cela nécessaire d’établir un état de rapprochement bancaire 
 
c) Rapprochement bancaire 
Le  rapprochement  bancaire  consiste  à  comparer  le  relevé  de  compte  de  la  banque  et  le 
relevé du livre (journal) de banque. Ce rapprochement a pour but de vérifier si toutes les 
opérations qui se trouvent sur le  relevé bancaire sont les mêmes que celles qui se trouvent 
dans le journal de banque. 
Idéalement  les  deux  relevés  sont  les  mêmes  après  y  avoir  ajouté  les  frais  et  les  intérêts 
bancaires. 
 
Modèle 16: Modèle  de rapprochement bancaire 
 
Date  Nom de l’école  Date  Nom de la banque 
  Opérations  Débit  Crédit    Opérations  Débit  Crédit 
(entrées)  (Sorties)  (sorties)  (entrées) 
  Solde        Solde     
antérieur  antérieur 
journal  banque 
               
               
               
               
  Total      Total   
  Solde à rapprocher      Solde à rapprocher   
 

3.4.4. Règlement des factures 
¾ Règles de gestion 
‐ le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire ; 
‐ seules les factures remplissant les conditions  doivent faire l’objet d’un règlement ; 
‐ l’intendant  tient  un  registre  de  remise  de  chèques  dans  lequel  les  bénéficiaires  des 
chèques signent, avec des références permettant de les identifier facilement. 

39 
 
 
¾ Description de la procédure 
1) Edition des factures en instance 
L’intendant  dresse    la  liste  des  factures  en  instance  de  règlement  qu’il  fait  viser  par  le 
Directeur afin d’obtenir le bon à payer.  Il l’accompagne de la situation de trésorerie pour le 
mois en cours comprenant : 
‐ les dépenses  en instance ; 
‐ les fonds disponibles ; 
‐ les remboursements en instance . 
 
2) Contrôle et choix des factures à payer 
Le Directeur examine les situations de la trésorerie et des factures en instance et détermine 
les factures à mettre en paiement. 
 
3) Préparation de paiement et signatures 
L’intendant    établit  le  chèque  ou  l’ordre  de  paiement  qui  accompagne  tout  le  dossier  en 
instance de paiement qu’il fait  signer selon les prescriptions en la matière. 
 Après  signature,  les  chèques  sont  retournés  à  l’intendant  qui  les  enregistre  dans  un 
registre ad hoc avant  leur remise à qui de droit. 
 
4) Paiement des fournisseurs 
Les fournisseurs : 
‐ reçoivent les chèques  de la comptabilité; 
‐ signent la décharge dans le registre de remise de chèques et des OP. 
La comptabilité : 
‐ appose le cachet « payé » sur les factures et mentionne : 
¾ la date de paiement ; 
¾ la référence du chèque de paiement. 
Lorsque les paiements sont effectués par caisse, un reçu est délivré  
 

40 
 
Modèle 17 : Exemple d’un Modèle de Reçu. 
 
 
Nom de l’école  
                                                                                           
Adresse                                                                                               
 
                                                       
REÇU     No ………………………………                                                            
Date :             
 
 
Reçu de la part de ...............................................................................  
 
Montant en chiffres  .................................................................... frw 
 
Montant en lettres ..............................................................................    
 ....................................................................................................................  
Motif de paiement  .............................................................................  
 ....................................................................................................................        
 
Reçu par : 
 
Nom et Prénom   
 
Signature 
 
 
3.5. Classement des Pièces Comptables 
 
‐ La comptabilité classe les factures réglées dans le dossier des « Factures Payées » ; 
‐ Les factures non encore réglées sont classées  dans le dossier « Factures Impayées ». 
 
Le classement des pièces comptables se fait selon la nature du journal qui a enregistré les 
opérations comptables et suivant les différents programmes. 
Les  pièces  comptables  de  la  banque  font  l’objet  d’une  numérotation  et  d’un  classement 
chronologique.  En  cas  de  pluralité  de  banques,  à  chacune  correspond  un  classement 
approprié  

41 
 
Modèle 18: Exemple du modèle de journal Banque 
 
PREMIERE PAGE DU COMPTE BANQUE                                  
 
N˚ de  compte  010/00614/01 ………………    Banque  populaire………….. 
 
 
Date  N˚ d'ordre  imputation  libellés  crédit  débit  solde 
1/1/05  9  12.1  report      18745 
6/5/05  10  71.1  minerval  10000    28745 
7/8/05    57  Approvisionnement caisse    15000  13745 
             
             
             
             
 
La caisse : compte tenu du principe de l’unicité de la caisse préconisé dans la gestion des 
liquidités  d’une  part  et  du  fait  que  cette  même  caisse  reçoit  les  approvisionnements  en 
provenance de plusieurs programmes d’autre part, il est recommandé au responsable de la 
caisse de : 
‐ tenir un livre de caisse unique appelé « Caisse principale». A cette  caisse correspond un 
livre de caisse unique appelé « livre de caisse» ; 
‐ enregistrer dans le livre de caisse tous les  mouvements débiteurs et créditeurs sur base 
des pièces comptables préalablement et correctement autorisées ; 
‐ numéroter chaque pièce comptable et  reporter correctement ce numéro dans le livre 
de caisse;  
‐ garder les copies du journal de caisse et faire un classement des pièces originales. 
 

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Modèle 19 : Exemple du modèle de journal Caisse 
 
PREMIERE PAGE DU COMPTE  CAISSE                                
N˚ d’ordre  Date  libellés  Entrées  Sorties  Solde 
1  1/1/05  Report      23 
2  4/1/05  Approvisionnement  caisse  381 800    381 823 
chèque n˚ 0822046 
3    Entretien :  bon  de  dépense    300 000  81 823 
n˚001 
           
 
3.6. Contrat de travail  

3.6.1. Contrat de travail 
 
a) Définition 
Le contrat de travail est un accord écrit par lequel deux parties s’engagent ; d’une part, à 
offrir des services (employés) et, d’autre part, à utiliser ces services (employeur) 
moyennant une rémunération. Il permet de délimiter les devoirs et les droits aussi bien de 
l’employé que de l’employeur. Ce document contient un certain nombre de dispositions et 
de clauses particulières qui définissent les droits et obligations de chaque partie. Son 
importance est capitale car il détermine les contraintes à respecter aussi bien dans l’intérêt 
de l’employé que dans celui de l’employeur. 
 
b) Clauses du contrat 
Les clauses du contrat dépendent des parties contractantes et peuvent différer d’une 
organisation à une autre. Dans un contrat, il faut signifier explicitement quelles sont les 
parties contractantes. En l’occurrence, il s’agit du nom de l’organisation et du nom de 
l’employé ainsi que le titre du poste occupé. De façon générale, on trouve les clauses 
suivantes 
Durée du contrat : Les deux parties s’accordent sur la durée  du contrat : durée 
déterminée ou indéterminée, temps partiel ou temps plein. 
Durée de l’essai :  
Description sommaire de l’emploi 
Heures de travail 
Salaire : Il faut préciser le taux de salaire payable à l’employé et les échéances de la paie : 
hebdomadaire ? bimensuelle ? mensuelle ? 
Promotion : Il s’agit d’indiquer les critères de promotion au sein de l’organisation 
(rendement, ancienneté, etc) 
Avantages sociaux : Soins médicaux, logement, indemnité de transport, mutation, etc 
Congés : Congés légaux et congés de circonstance, congé de naissance, mariage, maladie, 
etc. 
Clause de renouvellement : Elle précise le moment à partir duquel les deux parties 
peuvent entreprendre les échanges pour le renouvellement du contrat de même que les 
modalités de ces échanges. 

43 
 
Mesures disciplinaires : Le contrat peut préciser quelles sont les actions interdites et 
leurs sanctions. 
Causes de résiliation du contrat : Elle indique la procédure à suivre en cas de désaccord. 
Le contrat peut se terminer soit par la démission de l’employé, soit par son licenciement 
par l’employeur. 
Durée du préavis : Elle indique le temps que chacune des parties va donner comme 
préavis lorsque l’initiative de rompre le contrat vient d’elle. 
Dispositions particulières : Pour des points non explicités dans le contrat, on doit se 
réferer à la loi, au statut et règlement intérieurs. 
Clause d’acceptation : Elle indique que les deux parties ont signé le contrat de plein gré et 
de commun  accord. Le contrat n’entre en vigueur qu’après sa signature par les contrants. 
Dans le cas de travailleurs bénévoles, il est souhaitable de rédiger une lettre d’entente 
entre le bénévole et le responsable de l’école. Cette lettre doit être signée par les deux 
parties. 

3.6.2. Principes pour calculer les salaires 
- Salaire de base = Valeur indiciaire x indice 
- Logement = salaire de base x 1/7 
- Transport = salaire de base x 1/7 
- Salaire brut = salaire de base + logement + transport 
- TPR = (salaire brut – 100000) x 30% +14.000 
- CSR patronale = (salaire de base + logement) x 5% 
- CSR personnelle =  (salaire de base + logement) x 3% 
- RAMA = salaire de base x 7.5% 
- FARG = salaire de base x 1% 
- Net à payer = salaire brut – TPR – CSR personnelle – RAMA personnelle – FARG 
 

3.6.3 Bulletin de paie 
La  libération  des  salaires  doit  être  organisée  via  le  circuit  bancaire  et  de  ce  fait  tous  les 
paiements  des  salaires  doivent  être  justifiés  par  les  ordres  de  paiement  et  une  liste  de 
paie.  

44 
 
Modèle 20 : Exemple du modèle de Liste de paie 
                                                                                                             
 Mois de ……………… 
   CSR  RAMA   
N°  Nom et Prénom  Salaire  Transport  Logement  Salaire  TPR  Part  Part  Part  Part  FARG  Net  à  Nocompte 
de Base  Brut  Personnelle  Patronale  Personnelle  Patronale  1%  Payer  
5%  7.5% 
  3%  7.50%   
1  SANDE Jean  20000  2857  2857 25714 1143 1143 1500 1500 200 22871
2  JURU Theo            70000  10000  10000 90000 12000 4000 4000 5250 5250 700 68050
3  KARANI Paul  120000  17143  17143 154286 30286 6857 6857 9000 9000 1200 106943
                      
   TOTAL  210000  30000  30000 270000 42286 12000 12000  15750 15750 2100 197864
 
 
N.B. : Total à imputer à l’école = salaire de base + transport +logement + part  patronale à la CSR+ part patronale à la RAMA 
 
                                                      = 210 000 frw + 30 000 frw + 30 000 frw + 12 000 frw + 15 750 frw = 297 750 frw 
 
Certifiée sincère, véritable et arrêtée à la somme de Deux Cent Nonante Sept Mille Sept Cent Cinquante Francs rwandais (297 750 frw) 
 
Signature intendant(e)                                                                                                                          Pour approbation 
  
 Date :                                                                                                                                                  Le   Directeur de l’Ecole 
 
Les pièces justificatives de la paie du mois doivent être mensuellement comptabilisées et classées dans un classeur prévu à cet effet. 

45 
 
3.6.3. Paiement des frais de mission 
Pour les missions à l’intérieur du pays, les frais y relatifs sont  débloqués en général sur la 
caisse  ou  par  voie  bancaire  selon  les  montants  à  payer.  Une  copie  de  l’autorisation  de 
paiement  par  caisse  ou  par  chèque  est  jointe  à  l’ordre  de  mission  et  fait  l’objet  d’un 
classement  par  la  comptabilité.  Pour  bénéficier  des  frais  de  mission,  l’agent  doit    avoir 
effectué un déplacement d’au moins 30 km de son lieu de travail. L’ Arrêté Présidentiel No 
32/01 du 16/10/2003 portant réglementation des missions officielles des agents de l’état à 
l’intérieur du pays détermine le montant pour les différentes catégories. Selon cet  arrêté, à 
titre d’exemple, le montant de l’indemnité journalière de mission est fixé comme suit :  
 ·  5000frw par jour pour un cadre  ayant  le grade  administratif de directeur ; 
 ·    4000frw  par  jour  pour  les  professionnels  (les    enseignants  se  retrouvent  dans  cette 
catégorie) ; 
 ·  2500frw pour les agents occupant les postes d’emploi d’exécution (plantons, chauffeurs 
…). 
Toutefois,  lorsque  la  mission  oblige  l’agent  à  passer  la  nuit  en  dehors  de  son  lieu 
d’affectation,  les  frais  de  mission  sont  fixés  par  nuitée    respectivement  à  15000,13000  et 
10000frw pour les catégories d’agents susmentionnées. 
 
3. 7. Gestion du Patrimoine Immobilier  

3.7.1. Inventaire 
Tout  bien  immobilier  (bâtiments  et  autres  constructions,  matériel  roulant,  matériel  de 
bureau,  mobilier  de  bureau,  matériel  informatique  et  autres  équipements  de    l’école)  fait 
l’objet d’un enregistrement dans un dossier dit «Registre  des Immobilisations ».   
Outre ce registre des immobilisations, il doit être tenu, pour chaque élément du patrimoine 
immobilisé, une fiche individuelle d’inventaire.  
 

46 
 
Modèle 21 : Exemple du modèle de Fiche d’inventaire 
 
NOM DE L'ECOLE                                                                                             
ADRESSE 
 
                           FICHE INDIVIDUELLE D'INVENTAIRE N˚… 
 
1. Description du bien : .......................................................................................  
2. Date d'acquisition  du bien : .........................................................................  
3. Valeur  d'acquisition : .....................................................................................  
4. Localisation du bien dans l'organisation : .............................................  
5. L'état du bien : ....................................................................................................  
6. Les amortissements antérieurs : ................................................................  
7. La dotation de l'exercice : ..............................................................................  
8. Les amortissements cumulés : ....................................................................  
9. La valeur résiduelle : .......................................................................................  
 
Préparé par :                                                           Visa de l'intendant 
  
Date : 
 
Ces fiches sont régulièrement mises à jour à la clôture de chaque exercice comptable. 

3.7.2. Les amortissements 
La plupart des biens se déprécient avec le temps ou l’usage. C’est la raison pour laquelle les 
entreprises  (écoles)  sont  obligées  de  constater  des  amortissements  lors  de  l’inventaire 
annuel  des  biens.  L’amortissement    est  la  dépréciation  comptable  jugée  irréversible, 
répartie sur une période déterminée, du montant porté à certains postes du bilan. 
L’amortissement doit figurer dans les documents de fin d’exercice, c’est‐ à‐ dire le bilan, le 
compte  de  résultat  et  l’annexe.  Les  modes  d’amortissement  sont  essentiellement  au 
nombre de deux : 
‐ l’amortissement linéaire ; 
‐ l’amortissement dégressif. 
Dans  le  présent  manuel,  nous  allons  expliciter  l’amortissement  linéaire  qui  est  beaucoup 
utilisé. 
 
L’amortissement linéaire 
L’amortissement linéaire consiste à appliquer pour chaque exercice une dotation constante 
aux  biens  amortis.  Dans  la  mesure  où  le  bien  est  souvent  acquis  en  cours  d’exercice 
comptable, il est nécessaire de pratiquer un amortissement partiel lors de la première et de 
la dernière annuité (amortissement dit prorata temporis). 
Les règles à respecter sont les suivantes : 
‐  le  point  de  départ  de  l’amortissement  linéaire  est  le  jour  de  la  mise  en  service  de  
    l’immobilisation (ou à défaut la date de facturation) ; 
‐  la base d’amortissement est la valeur d’acquisition ; 

47 
 
‐  le taux d’amortissement constant se calcule comme suit : 
Taux  d’amortissement  =  100/durée  de  vie  (La  loi  précise  pour  chaque 
bien la durée d’amortissement) 
‐  l’annuité d’amortissement se calcule de la façon suivante : 
Bien acquis en début de l’exercice  Bien acquis en cours d’exercice 
Valeur d’origine x t/100  Valeur d’origine x t /100 X n/12 (*) 
 
(*) n : est le nombre de mois  
      t : taux d’amortissement 
Lorsqu’un  bien  est  totalement  amorti,  on  ne  doit  pas  le  faire  disparaître  des  comptes.  Sa 
valeur nette dans le plan comptable sera alors nulle.  Exception : les frais d’établissement. 
Les frais d’établissement (immobilisation incorporelle) sont amortissables obligatoirement 
en linéaire sur une durée maximale de 5 ans. La règle du prorata temporis ne joue pas (on 
prendra  uniquement  des  dotations  entières).  Lorsqu’ils  sont  totalement  amortis,  il  faut 
solder les comptes 201 et 2801 car les frais d’établissement représentent des actifs fictifs. 
Exemple : Soit un matériel industriel acquis le 19 mars N pour un montant hors taxes de 
98000 Frw, auquel s’ajoutent des frais d’installation d’un montant hors taxes de 2000, mis 
en service le premier avril N. Sa durée de vie est estimée à 5 années. 
Base amortissable : Prix d’acquisition = 98 000 Frws +  2000 Frws = 100 000 Frws 
Taux d’amortissement : 100/5 ans = 20 % par an 
Amortissement annuel = 100 000 x 20% = 20 000 Frws 
Point  de  départ  de  l’amortissement :  date  de  mise  en  service,  soit  le    01/04/N  (9  mois 
d’amortissement, du 01/04/N au «31/12/N). 
Prorata temporis pour le premier exercice : 100 000 x 20 % X 9/12 = 15 000 
Prorata temporis pour le dernier exercice : 100 000 x 20 % X 3/12 = 5000 
 
Tableau (ou plan) d’amortissement linéaire 
 
Exercices  Valeur  Amortissements  de  Cumul  des  Valeur  en  fin 
d’origine  l’exercice (dotations)  amortissements  d’exercice 
N  100 000  15 000  15 000  85 000 
N+1  100 000  20 000  35 000  65 000 
N+2  100 000  20 000  55 000  45 000 
N+3  100 000  20 000  75 000  25 000 
N+4  100 000  20 000  95 000  5 000 
N+5  100 000  5 000  100 000  0 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

48 
 
CHAPITRE IV : SYSTEME FINANCIER  ET  COMPTABLE  
 
Introduction 
  
Il est du devoir de l’intendant de mettre en place un système comptable et financier 
susceptible de produire à tout moment et avec exactitude les informations comptables et 
financières de tout le patrimoine  de l’école. 
 
Sur  le  plan  de  l’information  comptable,  le  processus  comptable  devrait  distinguer  deux 
phases : en cours et en fin de période. 
 
Durant  l’année  scolaire,  l’intendance  se  penche  sur  la  comptabilité  générale.  Le  système 
génère  les  données  qui  permettront  la  préparation  des  rapports  financiers  lors  de  la 
clôture mensuelle, trimestrielle, semestrielle  et annuelle.  
 
4.1. Le Plan Comptable  

4.1.1. Généralités 
Le  plan  comptable  de  l’école  est  organisé  en  fonction  des  possibilités  des  Logiciels 
Comptables communément utilisés. La conception du plan se fait de manière à  respecter 
les  principes  de  la  comptabilité  générale  conformément  aux  normes  du    plan  comptable 
national  tout  en  répondant  aux  spécificités  des  opérations  de  l’école.  Les  opérations 
comptables  de  cette  dernière  sont  caractérisées  par  deux  éléments :  les  dépenses  et   les 
recettes.   Ainsi,  le  plan  comptable  doit  intégrer  dans  sa  structure,  des  comptes  généraux 
ayant des sous comptes correspondant aux diverses rubriques budgétaires exigées pour la 
gestion de l’école.   

4.1.2. Le Plan Comptable Général 
La comptabilité de l’établissement  est structurée à travers le plan comptable : 
Le  plan comptable est  organisé en fonction des spécificités de chaque recette ou dépense 
et il est créé autant de comptes généraux que  nécessaire.  
 
Les budgets sont à priori utilisés pour les comptes de la classe 6 (charges) et de la classe 7 
(produits).    On  peut  aussi  les  utiliser  pour  les  comptes  de  la  classe  2  (immobilisations) 
(voir plan comptable National Modèle  22). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

49 
 
Modèle 22 : Exemple du modèle d’un plan comptable  
 
 
PLAN COMPTABLE   SCOLAIRE                                                                    
 
LIBELLES 
COMPTE  A. COMPTES DE MOUVEMENTS/SITUATION 
  CLASSE 1 : COMPTE DE CAPITAUX A LONG ET A MOYEN TERME 
100  CAPITAL 
101  Fonds de dotation 
102  Capital social 
130  Ecart de réévaluation 
131  Ecarts de réévaluation Légales 
132  Ecarts de réévaluation Libres 
140  Subvention d’équipement 
141  Etat 
143  Organismes privés 
144  Organismes internationaux 
145  Autres subventions d’équipement 
170  Emprunt à Long et à Moyen terme 
019  Provisions pour pertes et charges 
191  Provision pour risques 
  CLASSE 2 : VALEURS IMMOBILISEES 
200  Frais et valeurs incorporelles immobilisés 
210  Terrains 
211  Terrains nus 
212  Terrains bâtis 
220  Constructions 
221  Locaux de classe 
222  Autres constructions 
223  Matériel de transport 
224  Mobilier et fourniture de bureau 
225  Matériels et équipements 
230  Autres immobilisations en cours 
240  Avances et acomptes sur commandes d’autres immobilisations 
250  Prêts et autres créances à long et à moyen terme 
280  Amortissements des immobilisations 
029  Provision pour dépréciation des immobilisations 
  CLASSE 3 : COMPTE DE STOCKS 
311  Stock des vivres 
312  Stock des matières et fournitures 
313  Autres stocks 
039  Provision pour dépréciation des stocks 
   

50 
 
CLASSE 4 : Comptes de tiers et de régularisation 
400  Fournisseurs 
410  Clients 
420  Personnel 
421  Rémunérations dues au personnel 
422  Avances et acomptes au personnel 
423  Oppositions sur traitement et salaires 
430  Etat 
431  T.P.R (Taxes  professionnelles sur les rémunérations des employés) 
432  CSR 
46  Créditeurs et débiteurs divers 
47  Comptes de régularisation de gestion de la période 
471  Charges à payer 
472  Produits perçus d’avance 
480  Régularisations Actif 
481  Produits à recevoir 
482  Charges payées ou comptabilisées d’avance 
049  Provisions pour dépréciation des comptes de la classe 4 
  CLASSE 5 : COMPTES FINANCIERS 
500  Emprunt à court terme 
560  BANQUES 
561  BACAR 
562  BCDI 
57  CAISSE 
58  Virements internes (Approvisionnement de caisse) 
059  Provision pour dépréciation des comptes financiers 
  B. COMPTES DE GESTION 
  CLASSE 6 : CHARGES DE FONCTIONNEMENT 
610  Matières et fournitures consommées 
611  Eau et électricité école 
612  Carburant et lubrifiants 
613  Combustibles et gaz 
614  Petits outillages 
615  Produits d’entretien et de répartition 
616  Imprimés et Fournitures de Bureau 
617  Reprographie 
618  Autres fournitures utilisées 
620  Transports consommés 
630  Autres services consommés 
631  Frais bancaires 
632  Frais de postes 
633  Frais de représentation 
634  Entretien et réparation 
635  Honoraires et frais d’actes 

51 
 
636  Autres 
640  Charges et pertes diverses 
641  Assurances 
642  Vol 
643  Incendie 
644  Responsabilité civile 
645  Autres charges et pertes 
650  Frais de personnel 
651  Rémunérations directes 
652  Charges Sociales (CSR (part patronale), Frais médicaux) 
653  Indemnités de fin de contrat 
660  Impôts et taxes 
661  RRA (Rwanda Revenue Authority) 
662  Autres taxes 
670  Intérêts à payer 
680  Dotations aux Amortissements et provisions 
681  Dotations aux Amortissements 
682  Dotations aux provisions 
  CLASSE 7 : COMPTES DES PRODUITS 
710  Produits de fonctionnement 
711  Frais de scolarité 
712  Autres produits 
740  Produits et profits divers 
741  Dons reçus 
760  Subvention d’exploitation 
770  Intérêts reçus 
780  Reprise sur les amortissements et provisions 
  CLASSE 8 : LES SOLDES CARACTERISTIQUES DE GESTION 
 
4.2. Saisie des écritures 
Il  existe  un  plan  comptable  national  qui    constitue  un  élément  de  base  pour  une  bonne 
synthèse  de  l’information  financière.  Ce  plan  comptable  permet  de  regrouper  les 
opérations de même nature étendues sur une longue période et d’en faire une synthèse.  
Il appartient à l’école de  déterminer le niveau de subdivision de ce plan en fonction  de ses 
besoins d’information. Il lui appartient également de mettre sur pied les différents registres 
et  autres  supports  de  la  comptabilité.  Ci‐après  sont  présentés  quelques  principes  sur  la 
division  des  comptes,  la  tenue  de  quelques  documents  comptables,  la  recherches  des 
erreurs dans la comptabilisation et comment on établit le rapport financier et l’audit. 
 
 
 
 

52 
 
4.2.1. Division des comptes 
a) Principes 
1. Comptes des tiers (Clients, fournisseurs,…) 
Le chef d’Etablissement a besoin de connaître  à tout moment le montant des ses créances 
sur les clients et de ses dettes envers les fournisseurs. Mais les fournisseurs et les clients 
sont très nombreux. Pour satisfaire cette double exigence d’analyse (comptes individuels) 
et de synthèse (compte global) on utilise en même temps : deux Grands livres auxiliaires, 
l’un  des  comptes  individuels  des  clients  et  l’autre  des  comptes  des  fournisseurs,  ensuite 
deux comptes collectifs : CLIENTS ET FOURNISSEURS dans le grand Livre Général. 
Exemples : 
Grands livres auxiliaires :  Comptes collectifs correspondants : 
‐ des fournisseurs  400 fournisseurs 
‐ des clients internes (personnel enseignant) 410 clients internes 
‐ des clients étrangers  411 clients étrangers 
‐ des représentants (fondateurs de l’école)  412 représentants  
2. Autres comptes  
L’analyse et la synthèse sont également souhaitables pour d’autres comptes de situation ou 
de gestion :  
Exemple : Il est souvent intéressant de connaître à la fois : 
‐ le montant global des ventes des marchandises (compte 70) ; 
‐ le détail de ces ventes par produits. 
Deux procédés sont alors utilisés : 
- utiliser simultanément un compte général dans le Grand livre Général et un ensemble des 
comptes  analytiques    constituant  un  Grand  livre  auxiliaire :  c’est  le  procédé  de 
ventilation en profondeur utilisé lorsque les subdivisions sont très nombreuses ; 
-  Utiliser  seulement  un  compte  global  dont  le  tracé  est  complété  par  des  colonnes  de 
ventilation permettant une analyse : c’est le procédé de ventilation horizontale. 
 
Exemple : 
Le 10/1, j’adresse les factures suivantes : 
- facture  n°  149  au  client  Laurent :  marchandises  8400  frws,  il  est  professeur  dans  notre 
établissement ; 
- Facture  n°  150  au  client  Emmanuel :  marchandises  13000  frws,  il  ne  travaille  pas  dans 
notre établissement ; 
- Facture n° 151 au client Sultan : marchandises 53500 frws, il est membre des fondateurs 
de notre établissement. 

53 
 
b) Ventilation en profondeur 
a) Pré totalisation (Enregistrement des factures de ventes de marchandises n° 149 à 
151) 
      Débiter  Créditer 
Fact. n°  Client n°  Nom  clients  clients  représentants  Vente 
client  internes  étrangers 412  70 
410  411 
n° 149  41012  Laurent  8400      8400 
n° 150  41114  Emmanuel    13000    13000 
n° 151  41215  Sultan      53500  53500 
      8400  13000  53500  74900 
b) Journal 
N° compte  Libellé  Débit  Crédit 
410    ____________ 10/1______________  8400   
Clients internes Laurent fact. n°149 
411    clients étrangers Emma fact n° 150  13000   
412    Client Représentant Sultant fact n° 150  53500   
 
  70   A ventes de marchandises (n°s 149‐151    74900 
 
c) Report dans le Grand Livre Général 
   411 Clients étrangers       
410 Clients  interne               
Débit  Crédit               Débit  Crédit  
      8400                           
13000             
 
142 Clients représentant 
70 Ventes de marchandise 

  Débit  Crédit  
 
Débit  Crédit   53500   
                          74900 

54 
 
d) Reports dans les Grands Livres Auxiliaires 
 
- Grand Livre Auxiliaire des Clients internes ; 
- Grand Livre Auxiliaire des Clients étrangers ; 
- Grand livre Auxiliaire des Clients représentant. 
 
NB : Numérotation des comptes des tiers 

Exemple : Client Laurent    41012 
 
  Classification, du plan comptable général pour client 

 
Classification, du plan comp. de l’entrepr. pour 
  clients internes

  12(numéro d’ordre) du client interne inscrit dans le livre  
 
b) Ventilation horizontale dans le Grand Livre 
 
Le  compte  global  ou  collectif  ou  de  synthèse  est  seul  utilisé  dans  le  journal ;  les  comptes 
analytiques  correspondants  sont  portées  à  coté  du  compte  global  dans  des  colonnes 
adjacentes. 
Exemple : Enregistrons les opérations suivantes du 3/10 : 
- envoi d’une facture de vente n° 49 au Client Delta (n° 41239) relative à : 
- marchandises A 14120 Frs ; 
- des marchandises B, 1833 Frs ; 
- des marchandises D, 2370 Frs. 
- Reçu  en  mémoire  de  M  Kalisa,  plombier  (n°  40491)  total  8170  Frs  (réparation  des 
installations sanitaires) ;  
- Reçu une facture de Kagina (n° 40432), 1630 Fr (réparation d’une machine à écrire). 
NB :  Nous  utiliserons  les  comptes  globaux  «   70.  Ventes  des  marchandises »  et  « 634 
Entretiens et réparations ». 
 
a) Journal  
 
N° compte  Libellé  Débit  Crédit 
41    ____________ 3/1______________  18323   
Clients  
  70  Vente des marchandises n° 49 Delta    18323 
634    Entretien et réparation  9800   
 
  40  Fournisseur mémoire Kalisa, fact Kagina   9800 
55 
 
b) Grand Livre 
 

41 Client               40 Fournisseur 

 
Débit  Crédit   Débit  Crédit  
70  Ventes  de  Marchandise 
                                         9800 
18323            

Date  Libellés  Contre  Totaux  comptes  Ventilation du crédit 


partie  (70) 

      Débit  Crédit  701  702  704 


Marchandise  Marchandise  Marchandise 
A  B  D 

3/1  N°491  412    18323  14120  1833  2370 

Date  Libellés  Contre  Totaux  comptes  Ventilation des débits 


partie  (634) 

      Débit  Crédit  6440  Entr  et  6442  6443  


reparat.  Réparation  Réparation 
Constr.  matériel  mat. bureau 

3/1  Kalisa  40491  9800      8170  1630 


Kagina  40432 
 

Cette  présentation  fournit  simultanément,  les  enseignements  synthétiques  et  leur  détail 
analysé dans les colonnes, évitant ainsi la multiplication des fiches de comptes. 
Le contrôle est immédiat : en fin de période les totaux des colonnes des comptes d’analyse 
doivent être égaux aux totaux du compte de synthèse. 

56 
 
4.2.2. La préparation des enregistrements et la recherches des erreurs  

a)  Les erreurs 
1. Des erreurs peuvent être commises : 
- dans les documents de base : imputables aux facturier, caissier, magasinier, etc.. 
- dans  le  journal :  erreur  portant  sur  les  comptes  et  les  sommes,  sur  les  reports  des 
totaux d’une page à la suivante ; 
- dans le Grand Livre : à l’occasion des reports, dans les totalisations des comptes ; 
- dans la Balance : à l’occasion des reports des totaux des comptes ; 
- dans le calcul des soldes ou dans la totalisation de la balance. 
D’où  le  comptable  doit  s’assurer,  avant  tout,  de  l’exactitude  des  calculs  arithmétiques 
depuis les documents de base. 
 
2. Incidence des erreurs 
- Certaines erreurs ont une incidence arithmétique apparente : 
X Erreurs dans l’inscription des sommes ; 
X Erreurs de totalisation ; 
X Report d’un débit au crédit et réciproquement ; 
X Omission de report ou double report. 
- D’autres n’ont pas d’incidence arithmétique apparente : 
X Omission  de  l’enregistrement  d’opération  dans  le  journal  ou  double 
enregistrement ; 
X Erreur  d’imputation  dans  le  journal  en  débitant  ou  créditant  un  autre  compte 
que le compte adéquat ; 
X  Erreur  de  report  dans  le  Grand  Livre :  on  a  reporté  dans  le  compte  autre  que 
celui qui est inscrit dans l’article du journal. 
- Conséquences des erreurs. 
 
Toute  erreur  non  corrigée  se  répercute  dans  tous  les  documents  et  fausse  toute  la 
comptabilité, surtout les erreurs commises dans le Journal. 
 
3. La recherche des erreurs 
a) Erreurs n’ayant pas d’incidence arithmétique apparente :  
‐ces erreurs sont le plus souvent réveillées par leurs conséquences extra‐comptables. 
Exemple : protestation d’un client débité par erreur 
- une  imputation  erronée  dans  un  compte  de  charge  débité  à  la  place  d’un  autre  est 
rarement révélée par ses conséquences. 
b) Inégalités des totaux du Journal 
Exemple : totaux des débits : 847537, totaux des crédits : 824722 
- vérifier les totaux de  la dernière page ; 
- rechercher ensuite si un crédit de 847537‐824722 = 22815 n’a pas été omis dans un 
article ; 
- sinon vérifier chaque imputation à partir des documents de base ; 
- Balance inexacte ; 
- s’il y a plusieurs, il faut vérifier tout le travail comptable dans l’ordre suivant : 
57 
 
 
X vérification des soldes et des totaux de la balance ; 
X pointage des reports des totaux des comptes dans la balance ; 
X vérification des totaux dans les comptes ; 
X enfin,  pointage  des  reports  du  journal  ou  des  pièces  de  précomptabilisation  au 
Grand Livre. 
- s’il y a une seule erreur, elle provient souvent :  
X d’un report du Journal au Grand Livre, omis ou effectué 2 fois ; 
X d’un report inexact de somme ; 
X d’un calcul inexact. 
 
4) Rectification des erreurs 
a)  Dans  le  journal :  une  des  techniques  de  rectification  des  erreurs  dans  le  journal  est  la 
contre­passation 
 
On  annule  d’abord  l’article  erroné  en  le  contre‐passant  c’est  à  dire,  en  écrivant  l’article 
opposé. On présente ensuite l’article correct. 
 
Exemple 
 
écriture  30                               __ 11/3__  102300   
erronée  Stock de marchandises 
   à 
  40       Fournisseur Royal s/fac n°98    102300 
annulation  40                         __17/3___  102300   
par la contre  Fournisseur Royal 
passation    à 
  30  Stock  de  marchandises    102300 
(annulation  de  l’article  erroné  du 
11/3 
écriture  22                  __17/3___  102300   
exacte  Machine et autre matériel  
   à 
  40  Fournisseur Royal    102300 
           
 
c) Dans le Grand Livre on rectifie les comptes par : 
- inscription du nombre négatif opposé en rouge ; 
- surcharge très lisible. 

58 
 
 
4.3. Rapports Financiers 
 
Les rapports financiers doivent notamment contenir les éléments suivants : 
- l’état de la trésorerie de l’école; 
- l’état des dépenses réalisées jusqu’à la date du rapport en question ; 
- l’état des recettes réalisées jusqu’à la date du rapport en question ; 
- l’analyse  budgétaire  afin  de  présenter  le  niveau  de  réalisation  du  budget  initialement 
prévu par sous compte (Voir  Modèle 23). 

59 
 
Modèle 23 : Exemple du modèle de rapport financier périodique 
 
NOM DE L'ECOLE                                                                                                
              
ADRESSE                                                                
RAPPORT FINANCIER PERIODIQUE (Trimestriel)   
                                                                                                                                 
Recettes  Sorties 
Comptes  Libellées  Montant Comptes Libellées Montant  Solde
 
12  Report  à  100.000  
nouveau 
7110  Frais  de    6100 Matières  et   
scolarité  fournitures 
7111  Minerval  5.000.000 6110 Eau et électricité 500.000   
  Autres produits  300.000 6120 Carburant 400.000   
7410  Dons reçus  4.500.000 6130 Imprimé  et  200.000   
reprographie 
76  Subsides  3.000.000 6140 Vivres 6.000.000   
d’exploitation 
77  Intérêts reçus  20.000  6200 Transport   
      6210 Transports  500.000   
vivres 
      6220 Déplacement  600.000   
élèves 
      6230 Déplacement   300.000   
personnel 
      6300 Autres services   
      6310 Frais bancaires 20.000   
      6320 Frais poste 30.000   
      6330 Frais  de  100.000   
représentation 
      6340 Entretien  et  200.000   
réparation 
      6350 Autres 50.000   
      6400 Charges  et   
pertes diverses 
      6500 Frais  du  300.000   
personnel 
      6600 Impôts et taxes 20.000   
      6700 Intérêts payés 25.000   
    12.920.000      9.245.000  3.675.000 
 
Etat de la Trésorerie : ‐ Liquidité dans la caisse : 43.500                        
                                              ‐ Liquidité dans les banques : 3.631.500 
 
 

60 
 
4.4. Etats Financiers et Audits  
 
L’exercice  comptable  de  l’école  commence  le  1er  janvier  et  prend  fin  le  31  décembre  de 
chaque année. L’Intendant est tenu d’assurer la disponibilité du bilan financier de l’exercice 
avant le 31janvier de l’année civile qui suit (Voir modèle 24). 
 
Modèle 24 : Exemple du modèle d’un Bilan 
 
NOM DE L'ECOLE                                                                                                
             
ADRESSE                                                      
                       
                                                                                                                                                                                                             
BILAN AU 31/12/……                                                                                                                                              
BILAN 
ACTIF  Montant  PASSIF  Montant 
Immobilisations    Capital propre   
- Terrains  xxxxx  - Parts sociales  xxxxx 
- Bâtiments  xxxxx  - Cotisations  xxxxx 
- Meubles  xxxxx  - Réserves  xxxxx 
- Machines‐outils  xxxxx  Capital étranger  xxxxx 
- Matériel de  xxxxx  - Emprunt  xxxxx 
bureau  xxxxx  - Subvention d’équipement  xxxxx 
- Animaux   xxxxx  Fournisseurs (créditeurs)  xxxxx 
Stocks    xxxxx  ‐ Dettes de fournisseurs   xxxxx 
- vivres  xxxxx     
- Productions  xxxx  RESULTAT  xxxxx 
Clients (débiteurs)  xxxx   
- Dettes des clients  xxxxx   
Banque  xxxxx   
Caisse    
 
TOTAL ACTIF  xxxxx  TOTAL PASSIF  xxxxxx 
 
Ces états financiers comprennent obligatoirement : 
• la situation du patrimoine de l’école au 1er janvier (Voir modèle 25) ; 
• le compte des charges et des produits de la période ; 
• l’état des ressources et des emplois de fonds ; 
• l’exécution budgétaire à la date de clôture ; 
• la situation par catégorie des dépenses au 31décembre. 
 
 

61 
 
Modèle 25 : Exemple du modèle d’inventaire du patrimoine 
 
NOM DE L'ECOLE                 
 
ADRESSE      
                                                           
INVENTAIRE DU PATRIMOINE    
                                    
LIBELLES  QUANTITES                        Etat   
    Excellent  Bon  Mauvais  Observation 
Biens immobiliers           
Bâtiments           
Salles de classe           
Laboratoire           
Salle d’informatique           
Bâtiments           
administratifs 
Direction           
Préfecture  des           
études 
Préfecture de           
discipline 
Bibliothèques           
Autres bâtiments           
Salles polyvalentes           
Dortoirs           
Logements  des           
Professeurs 
Réfectoire           
Stocks           
Cuisine           
Etables           
Toilettes           
Douches           
……..           
Les biens           
mobiliers 
Chaises           
Etagères           
Classeurs           
Trieurs           
Pupitres           
Bancs           
Bureaux           

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Tables de travail           
Tableaux portatifs           
Ustensiles de cuisine           
Marmites (mouvelo)           
Casseroles           
Plats de service           
Louches           
Bassins           
Seaux           
Jerricans           
Tuyaux en plastic           
Pelles           
………………           
Matériel pour           
l’hygiène 
Balais           
Raclettes            
Coupe‐coupe           
Machettes           
…………….           
Matériel de           
transport 
Véhicules           
Moto           
Vélo           
…………………           
Equipement           
Ordinateurs           
Machines à écrire           
Stencileuse           
Photocopieuse           
Téléviseurs           
Magnéto           
Radio           
Uniforme  pour           
ballets et troupes 
Maillots de sport           
Ballons de foot ball           
Ballons  de  basket           
ball 
Ballons  de  volley           
ball 
……………………..           
 

63 
 
Chacune de ces situations doit être accompagnée des notes explicatives appropriées. 
 
Afin de s’assurer de la véracité des informations contenues dans le rapport financier, il est 
procédé  à  un  audit.  L’intendant  doit  être  capable  de  justifier  tous  les  états  financiers  de 
l’école avec les pièces comptables à l’appui. 
 
 

64 
 
CHAPITRE V.  LA RECHERCHE DE FINANCEMENT 
 
Toute  organisation  a  des  potentialités  propres  de  financement  qu’elle  ignore.  Le 
gestionnaire  doit  recenser  tous  les  moyens  générateurs  de  revenus.  Si  ces  ressources 
s’avèrent  insuffisantes,  il  peut  se  retourner  vers  le  financement  extérieur.  Il  doit 
constamment s’interroger sur les moyens disponibles pour accroître son autofinancement. 
 
Il  faut  explorer  ses  propres  moyens  avant  de  s’adresser  aux  bailleurs  de  fonds.  Toute 
organisation doit viser l’indépendance et l’autonomie financières car cela évite le sentiment 
de  dépendance  et  d’impuissance  qu’éprouve  toute  organisation  assistée  face  à  son 
financeur. 
 
5.1. Contacter les bailleurs de fonds 
 
Dans la recherche de financement, une relation doit s’établir entre les donateurs (bailleurs 
de fonds) et ceux qui reçoivent et consomment les fonds. 
 
Pour  chercher  et  obtenir  un  financement  extérieur,  il  faut  de  la  méthode,  de  la 
persévérance et, bien souvent, de l’imagination. 
 
‐Il  faut  d’abord  s’informer  du  genre  de  projets  par  l’organisme  donateur  visé,  afin  de 
s’assurer que le projet puisse l’intéresser ; 
 
- Il faut ensuite  planifier une stratégie : 
 
X bien rédiger le projet à soumettre ; 
X contacter le représentant local ou écrire à l’organisme financeur pour prendre rendez‐
vous afin de présenter le projet ; 
X présenter le projet et en déposer une copie ; 
X établir de bonnes relations avec le représentant de l’organisation ; 
X assurer le suivi du projet en contactant régulièrement le représentant local. 
 
5.2. Principaux éléments d’un dossier de projet pour la recherche de financement 
 
Le canevas du projet qui est proposé ici ne doit pas être perçu comme un cadre rigide pour 
la  simple    raison  que  la  présentation  d’un  projet  varie  en  fonction  de  sa  nature,  de  son 
envergure et des fois des caractéristiques propres de son promoteur et même du bailleur 
de fonds. 
Pour  de  petits  projets  les  éléments  essentiels  dans  la  présentation  d’un  projet  sont  les 
suivants : 
‐ une page couverture comportant le titre du projet, le nom de l’organisation qui présente 
le projet, son adresse et la date ; 
‐ Quelques pages qui présentent l’organisation. 
 

65 
 
Si le projet  contient plus de cinq pages, il faut faire une table des matières,  
 
‐ Une introduction qui décrit en quelques lignes ce qui a incité l’organisation à élaborer ce 
projet 
‐  Une  analyse  de  la  situation  à  la  quelle  le  projet  apporte  une  ou  plusieurs  solutions.  Les 
objectifs  visés  par  le  projet  doivent  illustrer  comment  le  projet  va  répondre  aux  besoins 
identifiés.  Ainsi,  il  faut  préciser  les  problèmes  et  leurs  causes.  Enfin,  il  faut  identifier  les 
bénéficiaires du projet ; 
 
Présentation du plan de travail et du budget. Il est intéressant de présenter sous forme de 
tableau les principales étapes du programme et les coûts prévus et ce, sur un échéancier. 
De plus, il faut annexer un plan de versement des fonds. 
A partir des objectifs du projet, il faut définir un plan d’évaluation. 
Il faut parfois ajouter  des annexes pour compléter l’information 
 
S’il s’agit d’un projet de grande envergure, le canevas descriptif suivant peut être utilisé. 
- Titre du projet (il doit refléter de façon claire l’action à entreprendre) ; 
- Promoteur :  
- Nom de l’organisation ; 
- Adresse : B.P, Tel, Fax, e‐mail; 
- Nom de la personne de contact. 
- Résumé du projet : On y décrit de façon succincte les objectifs, les résultats, les activités et 
coûts, les indicateurs d’évaluation ; 
- Présentation de l’organisation  
- Nom ; 
- Statut juridique ; 
- Date de création, historique ; 
- Raison d’être/Mission ; 
- Structure organisationnelle ; 
- Groupes cibles de l’organisation ; 
- Domaines d’intervention, courte description des expériences (les acquis), etc 
- Contexte et justification du projet 
‐ Cadre général dans le lequel se situe le projet ; 
‐ Contexte géographique, social, économique, politique, etc. ; 
‐ Analyse de la situation problématique à laquelle le projet va apporter 
la contribution ; 
‐ Potentialités de la région (que le futur projet pourra exploiter) ; 
‐ Expliquer l’idée de naissance du projet ; 
‐ Expliquer pourquoi les stratégies choisies paraissent les meilleures ; 
‐ Montrer  comment  le  projet  s’insère  dans  les  priorités  nationales  ou 
régionales (NB : le projet doit s’intégrer dans la logique des politiques 
du pays). 
‐Description technique du projet 
‐ Durée du projet ; 
‐ Rayon d’action du projet (zone de rayonnement) ; 
‐ Groupes cibles visés par le projet ; 
66 
 
‐ Objectif  global,  objectif  spécifique,  résultats  attendus  et  activités  du 
projet ; 
‐ Coûts du projet ; 
‐ Description de la contribution locale (financière et/ou en nature) ; 
‐ Impact escompté à la fin du projet. 
‐ Mécanismes de mise en œuvre du projet 
‐ Structure organisationnelle pour exécuter le projet ; 
‐ Collaboration avec d’autres acteurs/partenaires ; 
‐ Mécanismes de suivi évaluation ; 
‐ Mesures pour assurer la pérennisation du projet. 
‐ Annexes 
‐ Organigramme ; 
‐ Cadre logique ; 
‐ Autres informations pertinentes. 
 
 
5.3. Critères d’acceptabilité des projets 
 
Les critères d’acceptabilité  des projets diffèrent d’un bailleur de fonds à l’autre. Cependant, 
le  projet  a  de  bonnes  chances  d’être  accepté  si  les  aspects  suivants  ont  été  pris  en 
considération : 
- les objectifs doivent être explicités et précis ; 
- l’analyse coûts/résultats doit offrir une certaine garantie d’efficacité ; 
- le  responsable  du  projet  doit  avoir  la  compétence  et  la  qualification  nécessaire  pour 
mener à bien les activités du projet ; 
- le projet doit être adapté aux réalités du pays, au contexte socio‐économique ; 
- la participation de la population locale aux décisions et à l’élaboration du projet constitue 
souvent un facteur positif quand il s’agit d’une organisation sans but lucratif ; 
- enfin,  il  faut  démontrer  au  bailleur  de  fonds  l’intérêt  qu’il  a  à  participer  au  projet.  Cet 
aspect relationnel est important dans la recherche de financement. 
 
5.4. Conseils pour une recherche de financement 
 
Au niveau du fond : 
- bien mûrir son projet avant de le soumettre à un bailleur de fonds ; 
- s’assurer qu’il a un caractère social ou économique ; 
- vérifier que les objectifs visés correspondent à la mission de l’organisme sollicité 
Au niveau de la forme : 
- bien rédiger le projet et le soumettre en plusieurs exemplaires ; 
- se faire parrainer par un partenaire local ; 
- adresser la demande  au bailleur de fonds par courrier postal ; 
- si possible, rencontrer le bailleur de fonds. 
 
 
 

67 
 
CONCLUSION 
 
Ce que nous attendons des Directeurs et des Intendants futurs utilisateurs de ce manuel de 
formation,  est  qu’ils  soient  à  mesure  de  gérer  efficacement  le  budget  et  le  patrimoine  de 
leurs  écoles  et  qu’ils  soient  capables  de  remplir  les  documents  permettant  comment  le 
budget a été utilisé. 
 
Ce manuel de formation s’est penché sur les points suivants : 
- les attributions de l’intendant ; 
- la prévision et l’utilisation du budget de l’école ; 
- la gestion du matériel et du patrimoine de l’école en mettant un accent particulier sur : 
• la gestion des approvisionnements ; 
• le traitement des factures ; 
• la gestion des stocks ; 
• la gestion de la trésorerie ; 
• la gestion du patrimoine immobilier. 
 
Il  a  également  abordé  le  système  financier  et  comptable  ainsi  que  la  création  des  projets 
permettant l’auto financement. 
 
A  la  fin  de  ce  manuel  de  formation,  il  est  prévu  une  fiche  d’auto‐évaluation  dont  le 
Directeur devra se servir pour vérifier si les différents aspects qui ont été abordés dans ce 
manuel sont en train d’être réalisés. 
 
Grâce  à  l’auto‐évaluation,  le  Directeur  connaîtra  les  aspects  pour  lesquels  un  effort 
particulier devra être fourni et ceux qui marchent bien et dont l’école devra se féliciter. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

68 
 
BIBLIOGRAPHIE 

 
1. ADRA, School Financial Management, Kigali 2003 
 
2. MINECOFIN, Manuel des Procédures de Gestion Financière de l’Administration      
                           Centrale, Kigali 2003 
 
 
3. OAG, Manuel des Procédures de Gestion Financière des Unités Décentralisées, Kigali     
              2004 
 
4. MINALOC, Manuel des Procédures de Gestion Financière et Administrative des   
                         Unités Décentralisées, Kigali 2001 
 
5. MINECOFIN, Barème de taxation 2003, Kigali 2003 
 
6. Loi n° 22/2002 du 9/7/2002 portant statut général de la Fonction Publique 
 
7. Loi organique n° 20/2003 du 3/8/2003 portant organisation de l’Education 
 
8. Loi n° 29/2003 du 30/8/2003 portant organisation et fonctionnement de l’éducation   
   pré‐scolaire, primaire et secondaire. 
 
9. Ngarambe V., Contribution à l’amélioration des procédures et outils de  gestion des  
                            ressources matérielles et financières des écoles secondaires publiques et  
                            libres subsidiées au Rwanda, Mémoire de licence, ULK, Kigali, 2004.    
 
10. Okumbe J.A, Education Management, Theory and Practice;  
                            Nairobi University Press, 1999 
 
 

69 
 
ANNEXE: INDICATEUR D’EVALUATION DES PRATIQUES DE GESTION FINANCIERE D’UNE ECOLE SECONDAIRE 
GESTION FINANCIERE
1. Budget de l’école  ‐ Budget disponible et basé sur un programme (ou projet) éducatif Consultation et analyse du 
‐ Budget équilibré, couvrant tous les aspects de la vie de l’école et indiquant clairement les   budget 
   recettes et les dépenses  Entretien avec les 
‐ Procédures d’élaboration du budget impliquant les principaux partenaires et acteurs   enseignants, les élèves et  
  concernés (parents, enseignants, élèves )  les représentants des 
‐ Exécution du budget conforme aux prévisions  parents 
2. Comité de gestion  ‐ Un comité de gestion représentatif des différents acteurs est mis en place (direction,  Voir les rapports de réunion 
   parents, enseignants, élèves)  du comité 
Entretiens  
3. Procédures de  trésorerie  ‐ Les recettes entrent par les comptes avant d’être utilisées  Vérification des procédures 
‐ Les débours bancaires sont effectués par chèque ou ordre de virement signés par le   de gestion à travers 
  directeur et l’intendant et appuyés par des pièces justificatives,  l’examen des documents 
‐ Il existe un plafond fixe pour la petite caisse destinée aux menues dépenses 
‐ Les demandes de paiement par petite caisse sont approuvées par le directeur après  
   justification par l’intendant des montants approvisionnés antérieurement 
‐ Chéquiers, carnets et ordres de paiement sont conservés par l’intendant 
4. Règlement des factures  ‐ Seules les factures certifiées et liquidées font l’objet d’un règlement Consultation des documents 
‐ Un registre de remise de chèques existe  et pièces comptables 
‐ Les chèques sont signés par l’intendant et contresignés par le directeur   
‐ Les fournisseurs signent le décharge sur le registre de remise de chèques  Entretien avec le directeur, 
‐ Les fournisseurs acquittent les factures par signature sur les photocopies de chèques  l’intendant et (si possible) 
‐ Au paiement, le cachet « payé » est apposé sur les factures  les fournisseurs 
‐ Un classeur « factures payées » est disponible 
6. Gestion du patrimoine  ‐ Un registre des immobilisations est disponible et les biens suivants y sont enregistrés :   Consultation du registre des 
   bâtiments et autres constructions, équipements et matériels didactiques, matériel de  immobilisations et des 
bureau, le mobilier, le matériel informatique, le matériel roulant, …  fiches des différents 
‐ Une fiche pour chaque élément du patrimoine immobilisé est disponible et comprend : la  éléments du patrimoine 
description du bien, la date d’acquisition, la localisation du bien au sein de l’école, l’état du 
bien, les amortissements antérieurs, la dotation de l’exercice, les amortissements cumulés, la 
valeur résiduelle (valeur nette comptable) 
‐ Ces fiches sont mises à jour à la fin de l’année   
 
 
70 
 
7.  Gestion des   ‐ Les étapes suivantes sont respectées pour l’approvisionnement : Consultation des documents 
       Approvisionnements      ∙  Collecte des besoins : bons de réquisition remplis par les services, visés par le    et pièces comptables  
       directeur et centralisés par l’intendant   
    ∙  Choix du fournisseur : existence d’un comité d’attribution des marchés, respect des lois en  Entretiens 
la matière, établissement de procès verbaux  
    ∙  Passation de la commande : bon de commande signé en deux exemplaires par le  
      directeur 
    ∙  Réception des biens et matériels : bon de livraison du fournisseur accompagné du bon de 
commande de l’école, bon de réception établi par l’intendant, bon d’entrée en stock 
  Les documents suivants sont disponibles et utilisés : Consultation des documents 
8.  Gestion de stocks      ∙  Fiche de stock pour chaque article : indiquant les mouvements d’entrées et sorties   et pièces comptables 
    ∙  Bon d’entrée en stock : pour la réception des marchandises en stock 
    ∙  Bon de sortie de stock : en trois exemplaires pour chaque sortie (bénéficiaire,  
       intendant, souche gardée dans le carnet) 
    ∙  Rapport de stock : établi mensuellement par le responsable du magasin 
9.  Projets rentables   ‐ L’école a des projets générateurs de revenus Consultation des fiches 
‐ Chaque projet dispose d’une fiche explicative indiquant : le titre, le contexte et la   explicatives et des fiches de 
   justification, les objectifs, les résultats attendus, la description du projet, les moyens mis  en  gestion 
œuvre et le coût estimatif du projet 
‐ Chaque projet dispose d’une fiche de gestion indiquant : les dépenses engagées pour  
   l’implantation et le démarrage du projet, les différentes dépenses injectées   
   mensuellement dans le projet, les productions mensuelles du projet et leur valeur 
10.  Rapports financiers  ‐ Rapports mensuels, trimestriels et annuels sont établis par l’intendant en indiquant pour la  Consultation des copies de 
période concernée : l’état de la trésorerie, l’état des dépenses réalisées, l’analyse  budgétaire  rapports établis par l’école 
présentant le niveau de réalisation du budget initialement prévu sous compte 
‐ Les rapports sont approuvés par le directeur et transmis à qui de droit à temps opportun :  
au cours de la semaine qui suit la clôture de la période concernée par le rapport 
11.  Bilan  Le bilan de l’exercice annuel est disponible et comprend :   Examen du bilan de l’année 
    ∙  La situation patrimoniale de l’école au 31 décembre  écoulée 
    ∙  Le compte des charges et produits de la période 
    ∙  l’état des ressources et des emplois de fonds 
    ∙  L’exécution budgétaire à la date de la clôture  
    ∙  La situation par catégorie des dépenses au 31 décembre 
       Ces différentes situations sont accompagnées de notes explicatives 
Source : Inspection Générale de l’Education 
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