BIL.

PERKARA MUKA SURAT

1. ISI KANDUNGAN 1

2. PENGHARGAAN 2

3. DOKUMEN TERPERINGKAT 3

4. PERATURAN PENGURUSAN MESIN PENYALIN 4

5. PENUTUP 5

6. LAMPIRAN 6

Bersyukur ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah kurnia-Nya, saya berjaya

menyiapkan tugasan individu bagi Kursus Induksi SSM Kumpulan 1, Ambilan 1 Tahun

1
2011. Sesungguhnya, untuk menyiapkan tugasan ini memerlukan komitmen yang

tinggi. Namun, sumbangan maklumat daripada pelbagai pihak yang terlibat telah

banyak membantu saya untuk melaksanakan tugasan ini tepat pada waktunya.

Tugasan ini secara tidak langsung memberi saya pengetahuan selain

pendedahan berguna untuk masa hadapan mengenai bagaimana sesebuah organisasi

itu ditadbir.

Jutaan terima kasih buat barisan urusetia KISSM KPM di atas kesudian mereka

memberikan panduan dalam proses menyiapkan tugasan ini. Jutaan terima kasih juga

saya kalungkan buat rakan-rakan yang banyak memberikan kerjasama sewajarnya

dalam membantu menyumbangkan maklumat yang diperlukan untuk tugasan ini.

Segala kekurangan dan kecelaan dalam tugasan ini, saya pohon beribu

kemaafan. Sesungguhnya, segala yang baik itu datangnya dari Allah S.W.T manakala

yang buruk itu dari kelemahan diri saya sendiri. Wassalam

DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan.

Pengurusan Dokumen Terperingkat

2
 Semua jabatan yang mengurus dokumen–dokumen terperingkat hendaklah

mewujudkan satu system bagi menerima,memproses,menyimpan dan menghantar

dokumen–dokumen tersebut supaya ianya diuruskan berasingan daripada dokumen–

dokumen tidak terperingkat. Sistem itu hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian

terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia (Seorang penjawat awam dalam jawatan

tetap)..Didalam keadaan–keadaan tertentu selain daripada menubuhkan Pendaftaran

Rahsia,satu atau lebih Pendaftar Kecil Rahsia boleh diwujudkan diJabatan–Jabatan.

Rujukan kepada Pengawai Keselamatan Kerajaan hendaklah dibuat didalam perkara

ini.

Dokumen terperingkat juga mempunyai prosedur-prosedur tertentu ketika proses

seperti membawa keluar dokumen, pemusnahan dokumen, dan kehilangan dokumen.

Setiap keadaan tersebut hendaklah mendapat kebenaran atau dipantau oleh seseorang

yang berjawatan seperti ketua jabatan, Pegawai Keselamatan Kerajaan,

KSU/Setiausaha Kerajaan Negeri atau kerajaan Malaysia.

PERATURAN-PERATURAN PENGURUSAN MESIN PENYALIN DI BAHAGIAN

YANG MENGURUSKAN DOKUMEN TERPERINGKAT.

3
 Penggunaan mesin-mesin penyalin yang dibekalkan kepada jabatan kerajaan

harus sentiasa diawasi terutama sekali apabila mengeluarkan dokumen-dokumen

terperingkat. Terdapat enam peraturan penggunaan mesin penyalin yang perlu dipatuhi.

Peraturan pertama ialah Ketua Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai

yang bertanggungjawab bagi mengawasi mesin penyalin. Sebuah buku daftar

hendaklah diwujudkan bagi merekodkan setiap kali penggunaan mesin penyalin.

Peraturan kedua ialah semua mesin penyalin hendaklah disimpan di bilik yang

berkunci.

Peraturan ketiga ialah kakitangan yang dibenarkan ekses kepada perkara-

perkara terperingkat sahaja boleh ditugaskan untuk membuat salainan dokumen-

dokumen terperingkat. Peraturan keempat ialah jumlah salinan yang dibuat merupakan

jumlah salinan yang diluluskan sahaja. Salinan yang rosak mesti dibinasakan.

Peraturan keenam ialah membuat semakan ke atas buku daftar bagi

menentukan bahawa semua salinan dokumen terperingkat adalah dibuat mengikut

peraturan. Peraturan terakhir ialah semua penyelewengan dan penyalahgunaan mesin-

mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan.

PENUTUP

Semua Arahan Keselamatan perlu dipatuhi agar keselamatan jabatan dapat

dipelihara dengan baik melalui prinsip perlindungan keselamatan yang merangkumi

4
keselamatan perlindungan fizikal, keselamatan perlindungan dokumen dan

keselamatan perlindungan peribadi.

Namun, terdapat beberapa kelemahan manusia yang telah dikenalpasti hingga

menyebabkan kecuaian dalam mengurus hal-hal berkaitan segala bentuk arahan

keselamatan. Misalnya, terdapat kakitangan yang mempunyai sifat suka menunjuk-

nunjuk atau bercakap besar dalam pengurusan dokumen-dokumen terperingkat yang

tidak boleh diketahui oleh orang lain. Selain itu, ada dikalangan kakitangan yang suka

berbincang tentang perkara-perkara berbangkit melalui telefon. Hal ini menyebabkan

kerahsiaan dokumen terdedah kepada ancaman keselamatan.

Ketua Jabatan berhak mengambil tindakan jika berlaku sebarang ancaman

keselamatan terhadap semua perkara berkaitan pengurusan arahan keselamatan. Jadi,

semua kakitangan organisasi kerajaan perlu sentiasa berwaspada dalam menguruskan

segala hal yang tertakluk di bawah arahan keselamatan.